Referat Hovedstyremøte 19.02.2015 Info fra leder Diskusjonskveld på fredag Alle må bleste til komitéene sine Saksliste Snakke om økonomiting? Har sendt ut mail til nominerte kandidater Frist for å stille er 19.feb Holde det internt frem til sakspapirene kommer ut? Trym: tviler på at det blir holdt veldig hemmelig Hallén: lov å svare hvis noen spør? HS har en passiv rolle frem til sakspapirene kommer ut. Trenger Abakus medlem til å stille til Fondet Kan ikke være ex HS medlem. Jeg sender ut info til alle kandidater imorgen Odd blir ordstyrer på genfors. Han hadde veldig lyst. WS på søndag Begynner kl 11.15 i KJL24 Fond statutter Strategidokument Sosialkveld på Lyche etterpå Nye HS blir med på møtene fra og med neste uke Hallen sender ut infomail til dem iløpet av de neste dagene.
Ris og ros Ros til Pöetene for Git kurs!! Ros til alle som tenker å stille. Ros til nye komitéledere. Ros til alle som stilte på WS med interkom. Ros til alle fordi dette er siste møte. Runde rundt bordet Fagkom: Hatt WS med bedkom, backup og PR for å se om de kan gjøre ting annerledes. Forteller mer om det etterpå på eventuelt. Kurs med Poetene, veldig vellykket. Ledervalg, veldig spennende. Webkom: Så si ferdig med /vote, skal skrive blogpost så det blir klart til diskusjonskveld Jobber med nye abakus.no readme: Inspirasjonskveld Fikk siste utgave av readme på nett Begynt med et nytt anonymt google form. Håper det blir lettere å få tilbakemeldinger. Gjerne nevn det i komiteene deres. Første arbeidsdag på søndag Bedkom: Workshops og mange møter med Trym Ny leder. Facebook var her på tirsdag. Virket som folk likte det. Litt annerledes bedpres nesten et kurs. Fått gode tilbakemeldinger fra facebook også, stor sjanse for at de kommer tilbake. backup: Ikke så mye nytt å melde Skal ha en større WS på lørdag diskutere engasjementssamarbeid med HS osv. Arrkom: Arrangerer X fest på torsdag Alt ordnet med Helgesamling, påmelding starter på mandag Begynt å se på 17. mai frokost
Labamba: Oppussing håper det nærmer seg slutten. Jubileum: bordkart osv Hallén: Hvor mange æresmedlem/ordensmedlem er påmeldt? Hege: rundt 10 Møte med Tone, ny leder, for å snakke om Heges posisjon opp mot SiT. PR: Har hatt arbeiskveld. Mye brainstorming. Føler seg inne i en god periode. Tenkt mye på påmeldingstrøbbel. Holder på med en A2 kalender Erfaringsskriv for daljebestillinger. MFUF og fadder t skjorte. Økonomi: Begynner å bli ferdig nå, ferdig med HS. Forberedelse til genfors sendt mail til tidligere kasserere for å lage excel ark. Litt usikker på hvordan man skal vise regnskap vs budsjett. Noen datoer blir litt rare. Inntekter for 2015 mot utgifter i 2014. Kristine: Vært i ledervalg med kontorgjengen. Ingrid ble valgt. Hallén: Hun har vist stort engasjement. Kristine: Har lovet henne å få buddy. Litt usikker på om backup skal ordne det eller om Kristine tar det. Emilie: Legg henne inn i buddy programmet så fikser vi det? Hallén: Ikke så mange nye ting. Skal i linjeledermøte etter neste HS møte. Dagsorden Økonomi regnskap (Fincken) Alle forventede inntekter for desember 2014 kom i 2015. Sånn sett har vi tjent sykt mye penger i år. Litt usikker på hvordan vi skal fremstille dette? Hallén: foreslår at trioen ser på dette. Kanskje to grafer? Ellers går det meste veldig greit. Snakket med Drivenes angående føringen av regnskap veldig mye feil. Mye som er gjort feil før. Blant annet diskutert (fordi det er ny programvare), er det verdt å investere i kurs i programmet for nye øk.ansvarlige? Mye som har blitt gjort feil tidligere og blitt lært videre til de nye. Hallén: Sett på slike kurs? Hvis nei, sjekk ut. Fincken: nei.
Økonomi færre arrangementer Hallén: Som dere har sett, så har påmeldingstallene holdt seg relativt stabile. Avmeldingstallene har økt de siste årene. Trym: Ønsker å fjerne mandagsarrangementer fordi dette er den dårligste dagen. Inntektene kommer til å bli mindre. Tanken er ikke å presse arrangementer inn i midtuka, men heller skape et pusterom. Usikker på arrangementer som kommer utenom, som poetene, lightning talks osv. Åpen for arrangement på mandag, men begrenset. Vurderer å forlenge sesongen, men ser flere ulemper enn fordeler med det. Bedkom vil pushe litt på flere lunsj bedpreser. Dette vil føre litt ekstra inntekter. Kristine: +1 på lunsj preser. Sikkert bedrifter som ikke har råd til vanlige bedpreser. Fincken: Synes det er altfor mye å kutte hver mandag. Dette er ikke inntekter vi ønsker å spare, men heller bruke på studentene. Hva skjer dersom IT boblen sprekker? Lurt å ha spart. Ellers må alle arrkom arrangementet ha store billettpriser. Hallén: i utgangspunktet positiv til forslaget. Uromoment: opplever at det er studenter som drar på andre bedriftspresentasjoner i regi av bindeleddet, teknologiporten osv. Har det positiv eller negativ effekt at vi "mister" greper på våre egne studenter? Trym: Litt vanskelig å se interkoms sak utenfra. Ser ikke så dårlig ut på tallene, men handler mer om interessene. Dersom bedriftene ser nedgangen, vil det ta tid å få deres interesse tilbake igjen. Finck: Mye annet vi burde prøve før vi kutter mandager. PR kan jobbe mer med dette. Kun abakus.no som kanal nå. Emilie: Tenker at grunnen til dårlige påmelding kommer av flere ulike ting: For full kalender Selve produktet vi selger, kan vi endre på dette? Har dere inntrykk av at indøk, osv stjeler abakuler? Dette har aldri vært et stort problem, vi har alltid hatt bra tak på våre egne studenter? Trym: ser på antall plasser vi fyller. Bedriftene ønsker flere folk. Kuttnivået har vært for stort. Klarer ikke fylle 20 personer engang Kulturen i abakus har blitt uheldig, må ha tiltak på overflaten for å endre dette også. Jobbet med dette på WS. Prøver å få til en helt ny pakke. Hallén: Fra 12/13 til 13/14 gikk kapasitet ned 20% på pres/kurs. Utnyttelse gikk opp, men antall deltakere gikk ned
Angående bespisning: kan hende at bespisningssted må annonseres. Trym: det blir gjort fra nå av. Ek: Kanskje gjøre noe for å skille bedriftene? Har ingen forhold til de ulike bedriftene. Er mat og goder som stikker hver bedrift ut. Trym: Enig i at vi må få hver bedrift til å skille seg ut, men veldig vanskelig når det er så sykt mange bedrifter. Ek: Ikke alltid mulig å skille bedriftene, da kan man trekke frem bespisning. Fincken: skaffe infoskjerm i vinduet, evt enda en infoskjerm på kontoret som alltid viser upcoming presentasjoner. Hallén: når det gjelder hvordan interkom kan bleste, kan de sende ut en form til HS så kan vi heller skrive ting der. Ønsker heller å diskutere om vi burde kutte evt rutiner. Mats: Hjelper ikke på påmeldingsproblemet. Trym: Ønsker å overføre til nye HS at det er greit å ikke gå 400k i overskudd. Mats: Kan ikke budsjettere med å gå i 0? Alt blir dyrere. For sikkerhet burde man alltid budsjettere med 100k i overskudd. Folk er enige. Finck: Oppussing og liknende i forbindelse med LaBambajubileum koster 150k rett ut av fondet. Slike ting kan skje flere år. Hvis man går i 0 hvert år og hvis bedriftene mister interesse, går vi i minus. Da er det et stort problem. Emilie: Abakus mangler en overordnet strategi om hvordan man skal håndtere økonmoien i organisasjonen. Se på utgiftene også. Vi har ingen enhetlig økonomisk strategi. Hallén: Foreslår at dette blir et fokus i overgangsperioden. Jobbe med et forslag til økonomisk strategidokument. Hallén: angående luksusen: det ene er luksusen at vi kan ha pizza på arbeidskveld og sånne ting. Den andre delen som er viktig å beholde er at vi har økonomisk frihet. Vi har mulighetene til å gjøre kule nye ting. Kristine: personlig ønsker jeg å gi tillatelse til å kutte slik at vi har maks 3 arrangementer i uka. Hallén: da kjører vi avstemning om vi skal gi Interkom tillatelse til å kutte til maks 3 arrangementer i uka. Resultat: 8 for at de kan kutte. 2 blank. 0 nei. Konklusjon: de kan kutte til maks 3 arr. i uka. HS kan endre dette siden. Trym: ønsker ikke å si til neste HS at dersom dette ikke viser resultater, så går vi tilbake til dagens modell. Ønsker ikke at dette er en prøveordning. Trym: Motivasjon for denne endringen er at utviklingen vil bli negativ hvis ingen tok denne kampen nå.
Hallén: Supert, da fikk vi en konklusjon på dette. Diskusjonskveld Ønsker at vi pusher litt på komitémedlemmene. Finck: Er på jobb, kommer ikke. Hvem kjøper pizza? Hvordan ligger vi an budsjettsmessig? 2000 kr til pizza. Foreslår at vi sender ut pizzabestilling på rundt 10 pizzaer. Trym er ansvarlig. Trym: når ønsker vi pizza? Hallén: 17:30 Hvem er ordstyrer? Er det greit at Hallén er? Kristine: Best at en i backup kan. Hallén: Spør Odd Booking av rom: KJL24 eller ITV454 Hallén: Tenkt å sende ut mail til abakom med info. Emilie: blir det kaffe? Ja, Trym fikser. Blir diskusjon om kontorgruppa og /vote. Betaling av daljene (Markus) Markus: Ble såvidt nevnt i høst. PR har ingen budsjettspost til daljene. Hva er den beste måten å gjøre dette på? Fond? føre det opp som en post på 2015? Fincken: naturlig at det blir en fond søknad. Hallén: Fonden godkjenner stort sett ikke driftsutgifter. Trym: kanskje problematisk at det går til abakom og ikke abakus? Ble ikke med i budsjett fordi vi ikke visste hvor mye det skulle koste. Hallén: Konklusjon: Send søknad til fond. Markus: søknad er ferdig, sender ut asap. Påmelding til LaBamba jubileum (Hege) Plutselig meldte mange seg av rett før avmeldingsfristen. Problemet er bare at daljene er betalt. Snakk om 13 daljer. Sendt mail til kjellerstyrene, ingen respons. Hallén: kan vi sende invitasjon til andre linjestyrer? Sende mail til Online og Omega. Hallvard: juks å selge daljer til folk som ikke er der. Trym: Har alle pushet ny leder? Jeg tvang Mats til å bli med. Alle pusher. Konklusjon: Alle er fornøyde, Hege sender mail til Online og Omega. Eventuelt Overgangspils med BEKK
Må ha det etter genfors. Se på dato? tirsdag 10. mars, mandag 9. mars. torsdag. 12. mars. (4dagers, ros). Mats: Overgangsmiddag. Etter påske hos Trym og Markus. Pizza eller tapas. Tar det når det nærmer seg. Emilie: Abakus.no, mailinglister er et kaos, kan det fikses? Kristine: som helhet eller backup? Kristine: jeg kan hjelpe deg. Har hatt et system, men Ørjan har rotet det til. Emilie: Tenkt litt på den malen fra Drivenes angående øk. Kanskje ha et opplegg for å melde fra om at man har for mye å gjøre, eller at man føler press? Kanskje et tilbud vi burde ha? Hallén: +1 Hallén: Innad i komite eller for hele foreningen? Hvordan skal det gjøres? Emilie: Spesielt for Abakom. Tenkte å ta på WS med backup. Andreas: påmelding helgesamling, på mandag kl 15, informer komitemedlemmer. Hallén: opprette egen e post til facebook, typ facebook@abakus.no, markus fikser. Foreslår at alle pr ansvarlige i komite + pr og abakusleder står på den. Trym: deler referat fra WS med HS TODO fra forrige møte ALLE: Hvilken innstilling skal vi ha til budsjettet og inntjening? Se på mailen fra Drivenes. Alle gjør seg opp en mening. Hallén/Kristine: Svare Drivenes Markus: Endre passord på abakus brukeren. ALLE: Sjekke at sosialmedieansvarlig er oppdatert på wiki TODO til neste møte Hallén: masse småting Trym: bestille pizza, kaffe Evaluering av møtet Sladder