Møtereferat Samarbeidsorganet mellom Helse Midt-Norge og høgskolene, 20.02.2014 Tilstede: Dekan Heidi Haavardsen (leder) Dekan Solrun Valen, for Anne Tveit Dekan Elin Margrethe Aasen Instituttleder Hallgerd Conradi Helsefaglig sjef Grete O. Samstad Helsefaglig rådgiver Hanne Svejstrup Elde Rådgiver Astrid Stamnes Organisasjonsdirektør Sveinung Aune Seniorrådgiver Karin Isaksen Steen Forfall: Dekan Kristin Bratseth Rådgiver Silje Paulsen Høgskolen i Molde Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskolen i Ålesund Høgskolen i Volda St. Olavs Hospital HF Helse Møre og Romsdal HF Helse Nord-Trøndelag HF HMN RHF HMN RHF Høgskolen i Nord-Trøndelag HMN RHF Fra: Sekretariatet v/ May Britt Kjelsaas Møtetid: 20.02.2014 Møtested: Molde, Stjørdal og Volda pr telefon Sak nr. Sak 01-14 Vedtakssak Sakstittel Samarbeidsorganets funksjon og arbeidsform Godkjenning av innkalling og referat fra møte 28.11.2013 Dekan Heidi Haavardsen ønsket velkommen til møtet som ny leder for Samarbeidsorganet. Det var ingen kommentarer til innkalling og dagsorden, ingen saker ble meldt til eventuelt. Kommentarer til referat forrige møte: - Det kom kommentarer på faktaopplysninger for høgskolen i Ålesund, St. Olavs Hospital og til deltakerlista, under sakene 58-13, 59-13 og 62-13, som innarbeides av sekretariatet. Det ble i tillegg diskutert hvor resten av årets møter skal avholdes. Innkalling og dagsorden ble godkjent. Referat fra forrige møte ble godkjent med de revisjonene som ble meldt. Møtene for resten av 2014: møtet 15. mai avholdes på Stjørdal, møtet 18. september i Ålesund i forbindelse med utdanningskonferansen, og møtet 20. november avholdes på Stjørdal. Side 1 av 7
Sak 02-14 Forventninger til Samarbeidsorganet Det var lagt opp til en diskusjon om medlemmenes roller og forankring i egen institusjon, bruk av arbeidsgrupper, og bruk av nettsiden. Det kom flere innspill. - RHF har forventninger til det regionale samarbeidet. Det er ønskelig å fange opp det som skjer i miljøene og kunne samkjøre det på en god måte. Viktig referansegruppe for strategiarbeidet som skal starte. Årsmeldingen gir oversikt over faglige aktiviteter og hva som skal videreføres. - Nettside: Samarbeidsorganets nettside må oppdateres og det bør diskuteres hva som skal ligge der. For tiden har hverken Silje Paulsen eller May Britt tilgang til å redigere siden, men det skal endres slik at det blir mulig å legge ut ting der. Nettsiden bør inneholde dokumentasjon; både historiske dokumenter og strategiske dokumenter. - Informasjon: Samarbeidsorganet gir nyttig erfaringsutveksling og informasjon. Bra med et felles forum for å diskutere aktuelle saker. Det er en møteplass som gir kunnskap og informasjon om hva som skjer innen utdanningene. Det er et godt dialogforum. - Forankring: Medlemmene har ulikt ansvar i institusjonene og det kan være utfordrende å forankre saker i egen institusjon. Noen benytter avdelingsledernettverk for å diskutere temaene. Det ble foreslått at møteinnkalling kan sendes ut tidligere for å få bedre tid til forankring, kanskje en tentativ saksliste. - Funksjon: Samarbeidsorganet bør fungere også som en referansegruppe. SO skal være rådgivende organ. Det stilles krav til arbeidet med sjeldne møter, møteforfall og kort hukommelse. Det kan føre tid at mye tid går med til å orientere. - Oppgaver: Mandat og rammeavtale er kommende saker hvor det bør nedsettes arbeidsgrupper. Slike grupper er en god måte å organisere arbeidet på. En bør også få til bedre kobling mellom utdanning og FoU. - Andre samarbeidsarenaer: hvilke saker og tema skal opp her, hvilke skal opp i andre fora? Hva er hovedfokus for dette samarbeidsorganet sett mot de andre møteplassene? Innspillene tas med i videre arbeid. Vedtak som fattes i Samarbeidsorganet bør gi føringer på hvordan ting kan tas videre. Strategier, innovasjon og referansegrupper er sentrale arbeidsområder for samarbeidsorganet. Deltakelse krever involvering fra medlemmene. Både referater og tidligere saker bør ligge tilgjengelig på nettsiden sammen med styrende dokumenter. Leder og sekretariat lager forslag til hva som bør ligge på nettsida og legger dette fram på neste møte. Sak 03-14 Organisering av de regionale samarbeidsorganene jf. Sak 55-13 Sveinung Aune orienterte om bakgrunnen for oppdraget og arbeidet. Dette er basert på den reviderte instruksen og etter oppdrag for ledelsen i HMN. De to samarbeidsorganene har ulik innretning og ulikt hovedarbeidsområde. Samarbeidsorganet med NTNU er fornøyd med dagens organisering. Samarbeidsorganet med NTNU fordeler regionale forskningsmidler og forskningssaker er i flertall der. Samarbeidsorganet med høgskolene har mest utdanningssaker, men ønsker mer strategisk påvirkningsmulighet også innen FoU. Det er innført gjensidig observatørstatus. Arbeidsgruppen som er nedsatt har hatt et møte og diskuterte ulike måter å organisere samarbeidet på. Gruppen diskuterte om en kunne vurdere å ha ett organ for forskning og ett for utdanning, men mente det ville bli for snevert da man ønsker en kobling mellom utdanning og FoU. Arbeidsgruppen har foreløpig landet på at man bør videreutvikle dagens modell og innføre større gjensidig representasjon gjennom å utvide antallet observatører. Side 2 av 7
Sak 03-14 Organisering av de regionale samarbeidsorganene jf. Sak 55-13, forts. Medlemmene ga en rekke innspill til denne saken. - Kommunene: Noen tok til orde for at en bør vurdere å inkludere også kommunene. Kommunene bør kunne delta som observatører. Hovedpoenget er å ivareta de samlede behovene. Andre mente det ville bli for omfattende og mer komplisert om de skal møte fast, selv om de er viktige samarbeidspartnere. En bør heller ha egne møter med dem. Midt-Norsk Samarbeidsutvalg vil også kunne ivareta noe samarbeid med kommunene. - Størrelse: Man har egentlig en felles oppgave og på sikt bør det være ett felles samarbeidsorgan. Det er mange arenaer totalt sett. Men Samarbeidsorganet kan bli for stort om det skal slås sammen. Samtidig kan det også bli problematisk med observatørrolle, da er det bedre med ett overordnet utvalg på strategisk nivå. - Innretning: Det er ikke ønskelig å dele opp FoU og utdanning. Det vil være en fordel om man kunne diskutere sakene i fellesskap. Forskning bør kunne ha et bredere fokus. Man kan risikere at utdanning kommer i skyggen av FoU om man etablerer et felles SO. - Strategiske muligheter for høgskolene: Det er ikke alle høgskolene som synes dagens ordning er god nok. Man ønsker en endring som bedre dekker behovet for FoU, og mer innflytelse over forskningsmidler og forskningstema. Det handler om å delta i diskusjon om hvordan midlene tildeles. Høgskolene er ikke like store forskningsaktører, men kompetansen har økt betydelig de senere år. - Det er instruksen som styrer samarbeidet, og man må se på hvilke oppgaver som skal løses. Synes konklusjonen fra arbeidsgruppen med å forsøke en gjensidig representasjon er god, og man kan gjerne prøve det ut. Samarbeidsorganet har diskutert saken og gitt innspill. Sentrale tema i diskusjonen var a) utdanning og status for utdanning sett mot status for forskning, b) økonomi og tenking rundt forskningsressursene og hvordan de strategiske midlene styres, og c) kommuner og hvordan de kan representeres på en god måte. På lokalt nivå fungerer det godt å ha utdanning og forskning samlet, men det kan bli for stort om det gjøres på regionalt nivå. En bør bygge videre på det som fungerer godt. Samarbeidsorganet ser HMNs dilemma med å ivareta mange samarbeidsorganer, men har forståelse for arbeidsgruppens foreløpige konklusjon og støtter denne. Sak 04-14 Rapportering på samarbeidsmidler Saken er diskutert tidligere og det er konkludert med at man ønsker en tydeligere bestilling samt at rapport i større grad bør reflektere fordeling av midler i tråd med føringer fra KD og en fordeling mellom spesialisthelsetjeneste og primærhelsetjeneste. Det var utsendt et forslag til mal for rapportering på samarbeidsmidlene. Temaet samarbeidsmidler og malen for rapportering ble drøftet. - Det er forventninger i primærhelsetjenesten om å diskutere bruken av samarbeidsmidlene, men er usikker på om det er mulig sett i lys av føringene for midlene. Det kommer ikke mange søknader fra kommunene. - Samarbeidsmidlene bør synliggjøres i større grad, slik at en lettere ser forskjell på samarbeidsmidler og forskningsmidler. - Flere mente at den foreslåtte malen kunne fungere. Tidligere er rapportene presentert på ulike måter, det vil bli lettere å få oversikt med en slik mal. Innvilget beløp må synliggjøres, og en bør også synliggjøre det totale budsjettet, dvs. sette inn en rubrikk for totalt budsjett i tillegg. Side 3 av 7
Sak 04-14 Rapportering på samarbeidsmidler (forts.) Noen høgskoler avsetter midlene som en øremerking, andre forvalter dem som en del av rammen. Høgskolene kan bygge på det de skriver i sin blå bok når de skal rapportere på midlene. En bør rapportere også på historiske tall, siste tre år er tilstrekkelig. Solrun Valen ønsket å bearbeide begrepsbruk og overskrifter i tabellen, og oversender forslag på dette til sekretariatet. Mal for rapportering vedtas med innspill som kom i møtet, og en skal ta med historiske tall, for siste tre år. Innspill til malen oversendes til sekretariatet, som deretter sender ut malen til alle medlemmer. Sak 05-14 Årsrapport 2013 for Samarbeidsorganet Forslag til årsrapport var utarbeidet på bakgrunn av referatene. Det er ønskelig at samarbeidsorganets medlemmer gir innspill på denne. Det kom flere innspill. - Det bør lages en tekstlig forklaring på hvorfor SO har brukt så mye tid på orienteringer, som f.eks. deltakelse i nasjonale grupper og gjensidig orientering. Det kan f.eks. gjøres i en innledning til årsrapporten eller i en oppsummering. - Det er viktig at rapporten brukes, hvem er målgruppen for rapporten, og bør den legges fram for ledelsen i RHF? - Mål for arbeidet i samarbeidsorganet bør vektlegges i større grad. - Til satsingsområde 2 bør også sake 59-13 tas med i årsrapporten - Diskusjoner om videreutdanning og mastergrad som har foregått i SO bør også refereres i rapporten. Kanskje også informasjon om nye utdanningstilbud. - Årstallet i satsingsområde 4 må rettes opp. - Det bør tas med at SO er orientert om arbeidet med felles doktorgradsutdanning i Møre og Romsdal Det utarbeides et nytt forslag som sendes ut til samarbeidsorganets medlemmer. Grete Samstad går igjennom utkastet og lager en innledning til rapporten og legger til tekst ellers i henhold til innspillene som kom i møtet. Deretter kan årsrapporten vedtas. Samarbeidsorganets strategiske rolle Sak 06-14 Strategi 2020 for HMN RHF og planlagt strategiarbeid i 2014 Sveinung Aune orienterte om ulike satsingsområder i HMN RHF. Det er jobbet aktivt med 2020- strategien i Helse Midt-Norge. Denne overordnede strategien er nå rullert og vedtatt. Kvalitet og pasientsikkerhet er en viktig sak for styret som skal følges opp i 2014, også på grunn av det nasjonale programmet for pasientsikkerhet. Helse Midt-Norge skal lage en handlingsplan for IKT, herunder nytt pasientjournalsystem. Det er gjort et arbeid med kompetanseplaner allerede, og det er nå bestemt at det skal utarbeides to nye strategiplaner. En strategi for utdanning og kompetanse, og en strategi for forskning og innovasjon. De regionale samarbeidsorganene skal være referansegruppe for dette strategiarbeidet. Samarbeidsorganet drøftet kort hvordan samarbeidsorganene kunne delta i arbeidet ut over å fungere som referanse, noe medlemmene ønsket. Det er fra HMN s side tenkt at man skal etablere arbeidsgrupper med deltakelse fra institusjonene i regionen, til dette strategiarbeidet. Informasjonen tas til orientering. Det forutsettes at SO tas med i arbeidet med som referansegruppe, og at institusjonene involveres i arbeidsgrupper. Side 4 av 7
Sak 07-14 Oppdragsdokument 2014 Saken omhandlet generell informasjon fra oppdragsdokumentet og konkret oppfølging av vedlegg om antall studieplasser. Sveinung Aune orienterte om Oppdragsdokumentet. Dette er det konkrete oppdraget fra HOD til helseforetakene, og det er gjennom dette dokumentet at de midlene som Stortinget har bevilget til HMN RHF stilles til disposisjon. Her er det både generelle føringer og mer konkret hva Departementet ønsker at RHF skal arbeide med på kort og lengre sikt. Det forutsettes eksempelvis en likeverdig dekning av helsetjenester. Kapitlene 6 og 7 er sentrale for de regionale samarbeidsorganene og ble gjennomgått litt mer grundig. Samarbeidsorganets medlemmer diskuterte Oppdragsdokumentet på generelt grunnlag og berørte tema som utdanningsstillinger, om hvordan sosialfagene tas inn i tjenesten, om rus- og avhengighetsmedisin og om habiliteringstjenesten. Oppdragsdokumentet gjelder for alle fag, også sosialfagene. Innovasjon ble også løftet som tema; hvordan kan høgskolene involveres i innovasjonsarbeid? Det ble vist til eksempler som fast-track, forskning på faste før operasjon, m.v. Høgskolene har også innovasjon som fag. Deretter ble det vist til årshjulet for Samarbeidsorganet. Her står det at SO skal orienteres om Oppdragsdokumentet, og man skal drøfte antall studieplasser, jf. Vedlegg 1 i Oppdragsdokumentet. Her står det også at endelig antall studieplasser gis i oppdragsbrev til høgskolene. Det antall studieplasser som refereres i Oppdragsdokumentet er i år beregnet på en annen måte enn tidligere, og tallene er derfor lavere for noen utdanninger. For høgskolene er det kapittel 260 i tildelingsbrevet som er førende. Den endringen som KD har gjort, er at det nå vises til kandidatmåltall, mens det tidligere ble referert til aktivitetskrav. Kandidatmåltall er et gjennomsnitt av 1.-3. år på antall kandidater som fullfører studiene. Tallet sier derfor noe om hvor mange som blir ferdig uteksaminert, men praksis i helsetjenesten kommer på et tidligere tidspunkt i studiene. Kandidatmåltall er et minstekrav, og høgskolene må rapportere reelle tall til helseforetakene, ifølge Årshjulet. Samarbeidsorganet drøftet om høgskolene skulle rapportere inn antall studenter (kandidatmåltall) til helseforetakene. Fra helseforetakenes side var det usikkert om en rapportering var tilstrekkelig eller om man da mistet den reelle innflytelsen på antallet. Høgskolene må uansett se i sine tildelingsbrev og sjekke om antallet stemmer. Det ble diskutert om dette burde følges opp mot departementene, at antall studenter nå er beregnet på en annen måte. Kandidatmåltall for første studieår er det viktigste for antallet i praksis. Samarbeidsorganet må finne en måte å håndtere dette på siden man nå har ulike tall og beregningsmåter. Det ble enighet om å ha en dialog om antallet studenter, gjennom å ta utgangspunkt i tabellen i oppdragsdokumentet fra HOD og deretter sette opp en rubrikk til for den enkelte høgskole for endelige måltall, samt planlagt opptakstall, inkludert overbooking. Det ble foreslått at både måltall og reelle opptakstall rapporteres i mars, siden det kandidatmåltallet som oppgis i Oppdragsdokumentet ikke stemmer med det antall studenter som tas opp. Helseforetakene mente at forpliktelsen ikke lenger er synlig i vedlegget, og ønsker innflytelse på det antallet som skal tas opp til sommeren. Dette stiller enda større krav til samarbeid. Informasjonen om Oppdragsdokumentet tas til etterretning. Høgskolenes egne måltall og planlagte opptakstall kartlegges så man har utgangspunkt for videre drøfting og samarbeid. Alle høgskoler melder inn sine tall fra kap. 260 i tildelingsbrevet. Saken settes deretter opp på neste møte i mai. Side 5 av 7
Samarbeid om utdanning og praksis Sak 08-14 HMNs regionale utdanningskonferanse i 2014 Helse Møre og Romsdal er lokal arrangør av konferansen i 2014, som avholdes 17.-18. september i Ålesund. Grete Samstad orienterte om fjorårets konferanse og til at den i fjor ble arrangert i et samarbeid mellom SO-ene. Det var nedsatt en arbeidsgruppe og inngått en avtale med NTNU Videre om det praktiske. Erfaringene er at man kom sent i gang; det er viktig å orientere om konferansen og avsette dato i god tid. Det er også lurt å sette påmeldingsfrist før ferien så man vet omtrentlig antall som kommer i september. Det bør lages et budsjett så man kan planlegge bruken av midlene som er bevilget. I fjor var det ikke beregnet honorar til foredragsholdere, kun en oppmerksomhet. Dette må man være tydelig på overfor de man kontakter. Målet må være at programmet blir ambisiøst og tidsriktig og med et overordnet perspektiv. Det ble bestemt at det ikke skulle være parallelle sesjoner, og man arrangerte heller ikke en paneldebatt, da dette krever en dreven konferansier. Det er ikke gjort en systematisk evaluering, men man erfarte at programmet ble veldig tett første dag, det bør være litt mer luft i programmet. Hanne S. Elde orienterte om programmet så langt en er kommet. Det er nedsatt en arbeidsgruppe på 6 personer fordelt på Høgskolen i Molde, Høgskolen i Volda, Høgskolen i Ålesund, Kristiansund kommune og Helse Møre og Romsdal. Har inngått avtale med Kontor for Etter- og Videreutdanning i Volda, som tar det praktiske med betaling, hotell og annonsering. Foreløpig tittel på konferansen er Utdanning for framtidig arbeidsliv. Tre hovedtema planlegges: 1. Kompetansebehov og rekruttering, 2. Forskning i samarbeid med helseforetak og kommuner, 3. Arbeidsliv og praksisstudier. Det ble gjennomgått hvilke foredragsholdere som er klare pr i dag. Arbeidsgruppen ønsker innspill til programmet samt en oversikt over personer som har fått FoU-midler (sekretariatet oversender) og samarbeidsmidler (høgskolene melder inn). Følgende innspill kom i møtet: - Det ble foreslått at Lena Engfeldt sier noe om status for arbeidet - Det ble foreslått at Grete Samstad orienterer om delprosjektet kvalitet i praksis, og at Kristin Ravnanger orienterer om det andre delprosjektet etter Meld. St. 13. - Det ble foreslått at noen som har fått samarbeidsmidler eller FoU-midler inviteres til å orientere om sine prosjekter - Rekruttering til studier ble foreslått som aktuelt tema. Det jobbes allerede med dette. - Forskningssamarbeid, det kan orienteres om en svensk modell for samarbeid (forskningssirkler). - Brukermedvirkning kan også være aktuelt som tema. I fjor var det kun studenter som var «brukere», ikke pasienter. Alle medlemmer bes om å gi innspill til programmet. Sekretariatet oversender en oversikt/status til medlemmene i samarbeidsorganet, som kan benyttes som grunnlag. Sekretariatet oversender lister over personer som har fått FoU-midler og høgskolene sender oversikt over hvem som har fått samarbeidsmidler. Alt oversendes direkte til Hanne S. Elde før neste møte i komiteen, 18. mars. Side 6 av 7
Sak 09-14 orientering Oppfølging av Meld. St. 13 kvalitet i praksisstudier Grete Samstad orienterte. Hun er leder for praksisprosjektet, dvs. prosjektet Kvalitet i praksisstudier, og er frikjøpt i 50 % for å lede dette. Silje Paulsen på RHF deltar også, i tillegg til flere fra Midt-Norge. Dette er en av flere grupper som arbeider med oppfølging av stortingsmeldingen. HOD samler også innspill ved siden av arbeidsgruppene. Arbeidet går langs tre hovedlinjer: 1. Omfang og type praksis, 2. Forslag til kriterier og indikatorer for kvalitet og relevans i praksisstudiene, og 3. Godkjenningsordninger for praksissteder. Det gjennomgående oppdraget er tverrprofesjonell samarbeidslæring. Denne arbeidsgruppen skal ikke se på f.eks. lovfesting av utdanning i kommunene, så oppfølgingsgruppene må holde kontakt med hverandre. Samtidig skal NIFU gjøre en gjennomgang av kriterier og indikatorer, volum, kompetanse, infrastruktur, avtaler, finansiering, veiledning og veiledningskompetanse. Samarbeidsorganets medlemmer er opptatt av temaet og det ble tatt til orde for at SO kan være referansegruppe. Det ble også diskutert om SO burde arrangere et seminar eller avsette en dag til fordypning i dette temaet, kanskje i tilknytning til neste møte, 15. mai. Dette møtet må i så fall forberedes av Grete Samstad, kanskje det kan innrettes som et innspillsmøte for Samarbeidsorganet som referansegruppe. Samarbeidsorganet ønsker å være referansegruppe for arbeidet og medlemmene bes om å undersøke om 14. mai fra lunch og utover kan avsettes til et eget møte om praksisprosjektet. Grete Samstad oversender presentasjonen til medlemmene i Samarbeidsorganet. Sak 10-14 Oppfølging av meld. St. 13 hvordan involvere hverandre i arbeid med utdanninger Saken handler om samarbeid om fagplaner og hvilke innspillsarenaer som finnes. Saken bør behandles på en god måte og det kan forberedes ved at medlemmene gir innspill på forhånd. Saken utsettes til neste møte. Medlemmene bes om å gi innspill før neste møte. Sak 11-14 Samarbeid om FoU oppfølging av meld. St. 18 Tema: hvordan bidra til styrking av høgskolegruppenes forskerkompetanse og helseforskningen, jf. sak 62-13 Temaet bør diskuteres bredt da det både kan inngå i strategiarbeidet i regi av HMN RHF (jf. sak 06-14) og samtidig i Samarbeidsorganets egen strategi om forskning. Saken utsettes til neste møte. Sak 12-14 Utlysning av FoU-midler, jf. sak 63-13 Revidert forslag til utlysningstekst var utsendt som grunnlag for diskusjon og vedtak. Samarbeidsorganet hadde noen spørsmål som ble svart ut. Det ble presisert at utlysningen gjelder alle utdanningsgrupper i hele regionen, innen helse- og sosialfag. Kanskje dette kan gjentas under avsnittet om søknadsvurdering. Utlysningsteksten ble vedtatt med de innspill som kom i møtet. Utlysningen skal sendes til postmottak ved alle høgskoler og helseforetak i regionen. Grete Samstad ble til slutt takket av for sin innsats som leder av Samarbeidsorganet gjennom to år. Side 7 av 7