Dato: 11.juli 2003 Fullmaktsak /03 Bergen Bygg og Eiendom KF Tertnes skole, utvidelse/ombygging. Søknad om bevilgning. ASAM BBE-1632-200105138-48 Hva saken gjelder: I henhold til skolebehovsplanen og gjeldende økonomiplan skal Tertnes skole utvides til en fullverdig 2-parallellers barneskole 1-7. Skolen har over lengre tid slitt med overbelegg (18 klasser) i tillegg til at mange av klasserommeme er små. Flere av spesialrommene har en vært nødt til å bruke som klasserom og i tillegg er gamle Tertnes skole i bruk som SFO-base i kombinasjon med klasserom. Når utvidelsen av Tertnes skole står ferdig, skal gamleskolen fases ut. Det vil bli etablert ca. 950 m2 brutto nybygg i prosjektet, fordelt på 2 bygg som bygges inntil den ene av de eksisterende undervisningsfløyene. I tillegg vil deler av eksisterende bygningsmasse bli ombygget i varierende grad. Bl.a. vil det bli etablert nye SFO-arealer i eksisterende bygg. Nybyggene vil i hovedsak inneholde alment læringsareal inkl. garderober og toaletter, men også spesialisert læringsareal i form av nytt musikk/dramarom og mediatek/bibliotek. Utvidelsen/ombyggingen av Tertnes skole er kostnadsberegnet til 26 mill eks. inventar, utstyr, og byggelånsrenter. I vedtatt økonomiplan er det avsatt 2 mill tidligere, 13 mill er foreslått i 2003 og 8 mill er foreslått i 2004. I tillegg er det avsatt for bruk 3 mill av inneklimamidler til Tertnes skole, tidligere bevilget. Denne saken gjelder søknad om bevilgning til prosjektet. Prosjektet er behandlet i Åsane bydelsstyre/amu og merknader vil bli innarbeidet i prosjektet så langt dette er mulig teknisk og økonomisk. Vedtakskompetanse 1. I byrådssak 1004/02, 16.01.02, heter det: Byrådet viser til sitt vedtak av 05.09.01, sak 0434/01: Budsjettfullmakter for kommunale bedrifter og foretak i Bergen kommune, og vedtar nytt punkt III.B.1 i trykt vedlegg som får slik ordlyd: 1
Investeringer i fast eiendom Styrene i BBE KF og BBB kan uten beløpsbegrensning treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning for investeringsprosjekter, samt slutte de nødvendige kontrakter, innenfor rammen av det investeringsbudsjettet som bystyret har vedtatt for bedriften/ foretaket. Fullmakt til å treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning, kan delegeres til bedriftens/ foretakets administrative leder når kostnadene for det enkelte prosjekt ikke overstiger 5,0 mill. Videre kan styret uten beløpsbegrensning delegere til bedriftens / foretakets administrative leder fullmakt til å slutte nødvendige kontrakter når bevilgning foreligger. I den grad administrativ leder utøver delegert myndighet som medfører beslutninger av prinsipiell art, forutsettes at avgjørelsen legges frem for styret. Vedtak av 05.09.01, sak 0434/01, i trykt vedlegg pkt. III.B.1 utgår. Supplering ifb. med revisjon av av budsjettfullmaktene vedtatt i byrådet 28.05.03: Det skal i forbindelse med alle saker om gjennomføringsvedtak til styre i kommunalt foretak/bedrift også orienteres om prosjektets driftsmessige konsekvenser. Slik informasjon skal følge med prosjektbestillingen fra bykassen, og vil bl.a. inneholde følgende data i et eget standardisert skjema, som legges ved saksframlegget til styret: Anslått tidspunkt for innsslag av driftskonsekvenser Størrelsesorden på driftskonsekvensene Sammensetning, i form av husleie og øvrige driftskonsekvenser Fordeling av driftskonsekvenser på tjenesteområde/byrådsavdeling/bydel Det vises for øvrig til omtalen av Foreløpige husleieavtaler i punkt 5 under. 2. Budsjettjusteringer Styrene i BBE KF og BBB gis i investeringsbudsjettet fullmakt til - innenfor sitt rammeområde og innenfor hver tjenesteområde - å overføre bevilgninger fra ett prosjekt til bruk for planlegging, prosjektering eller gjennomføring av andre prosjekter, når beløpet som overføres ikke overstiger 5 mill. Dette er justeringer som har sin dekning i mindreutgifter eller merinntekter på prosjekter. Øvrige justeringer, som evt. innebærer at prosjekter blir forkjøvet i tid eller blir beskåret, må fremmes for byråd/bystyre. Forslag til vedtak: 1. Styret i BBE KF ombudsjetterer innenfor tjenesteområde 1 Barnehage og skole, 0,8 mill fra post Generell rehabilitering og trivselstiltak til utvidelse av Tertnes skole, slik at samlet budsjettavsetning til Tertnes skole blir 23,8 mill. 2. Styret i BBE KF bevilger 21,8 mill til å dekke prosjektkostnad inkl. byggelånsrenter, men ekskl. inventar og utstyr ved utvidelsen/ombyggingen av Ternes skole. Sammen med tidligere bevilgede kr. 2.000.000,-, er det med dette bevilget til sammen 23,8 mill til prosjektet 2
3. Budsjett og finansiering framgår av følgende tabell: ÅR TJENESTE BUDSJETT FINANSIERING 2003 22210 13 mill Lån 2004 22210 8 mill Lån 2003 22210 0,8 mill omdisponert i denne sak av 8 mill totalt Lån 21,8 mill 3. Finansiering av bevilgning gitt i pkt. 2 skjer iht. finansieringsplan i gjeldende årsbudsjett. BERGEN BYGG OG EIENDOM KF Dagfinn Øvrebotten Direktør Olav Ytre-Arne Utbyggingssjef Trykte vedlegg: Driftskonsekvensskjema Bestillingsbrev fra BTMB Brev av 03.07.03 fra Byrådsavdeling for barnehage skole og idrett. Kostnadsskjema Vedtatt i medhold av Kommunelovens 71 grunnet hastemomentet for å kunne bestille arbeidene og derved ferdigstille prosjektet til skolestart august 2004. Bergen.03 Dagfinn Øvrebotten Direktør 3
Saksutredning: 1.0 Tidligere politiske vedtak.1 Bystyret behandlet Byrådets forslag til økonomiplan for perioden 2003-2006 den 16.12.02. Utbyggingen av Tertnes skole inngår i denne økonomiplanen..2 Styret BBE KF gjorde i møte 28.05.02 følgende vedtak: (Sitat) Styret har dermed fattet følgende entemmige vedtak: 1. Styret i BBE KF bevilger til sammen 7 mill til prosjektering av Garnes skole, Alvøen skole og Tertnes skole, fordelt med 3 mill til Alvøen skole og 2 mill hver til de øvrige prosjekt. 2. Budsjett og finansiering av bevilgning gitt i pkt. 1 framgår av følgende tabeller: Garnes skole År Tjeneste Budsjettavsetning Finansiering 2001 2210 2,0 mill av 3,0 mill totalt 2,0 mill Alvøen skole År Tjeneste Budsjettavsetning Finansiering 2001 2210 3,0 mill av 10,0 mill totalt 3,0 mill Tertnes skole År Tjeneste Budsjettavsetning Finansiering 2001 2210 2,0 mill av 2,0 mill totalt 2,0 mill 3. Finansiering av bevilgning gitt i pkt 1 skjer iht. finansieringsplan i gjeldende årsbudsjett..3 Følgende vedtak ble gjort av direktøren i BBE KF, på fullmakt 28.08.02: Direktøren har i medhold av fullmakt fra Styret i BBE KF gjort følgende vedtak: 1. Det inngås kontrakt med firma SCC Norman as som ansvarlig for totalprosjektering og prosjekteringsledelse ved gjennomføringen av utvidelsen av Tertnes skole i 2003, iht. vedlagte innstilling. 2. Dersom det ikke oppnås enighet med nevnte firma, gis administrasjonen tillatelse til å opprette kontrakt med nest beste tilbyder iht. vedlagte innstilling..4 Følgende vedtak ble gjort av direktøren i BBE KF, på fullmakt 28.08.02: Direktøren har i medhold av fullmakt fra Styret i BBE KF gjort følgende vedtak: 4
1. Det inngås kontrakt med firma Erstad og Lekven as som ansvarlig for prosjekt- og byggeledelse ved gjennomføringen av utvidelsen av Tertnes skole i 2003, iht. vedlagte innstilling. 2. Dersom det ikke oppnås enighet med nevnte firma, gis administrasjonen tillatelse til å opprette kontrakt med nest beste tilbyder iht. vedlagte innstilling. 2.0 Bakgrunn for saken Tertnes skole består av 3 bygninger hvorav 2 er undervisningsbygg (inkl. adm del) og en gymsal med garderober. I tillegg er gamleskolen i bruk for både SFO og enkelte klasser. Skolen har i dag 14 klassebaser for 18 klasser (overbelegg). Dette betyr at skolen har vært nødt til å benytte enkelte av spesialrommene til baseareal. Byggeprogrammet for utvidelsen av Tertnes skole er utarbeidet i samsvar med skolens behov for areal, økonomisk ramme, tidsaspektet for ferdigstillelse, iht. ny organisering for gjennomføring av skoleprosjekter. Byggeprogrammet er utarbeidet av en gruppe bestående av representanter fra Åsane bydel, Tertnes skole, BBSI og BBE KF, og er undertegnet av alle parter, samt vedtatt av styringsgruppen for skole- og barnehageutbygging iht. fullmakt fra Byrådet. Vedtatt byggeprogram omfatter et nettoareal på ca. 950 m² for nybygg fordelt på to nybygg som tilknyttes eksisterende undrevisningsfløy. I tillegg er det medtatt ombygging av deler av eksisterende bygningsmasse. 3.0 Om prosjektet Tertnes skole er vedtatt utbygget til fullverdig 2-parallellers barneskole med plass til en normalkapasitet på 14 klasser. Da skolen ifb. med utbyggingen er planlagt å romme en del fleksible areal, tilpasset ny læreplan (L-97), vil det i en overgangsfase bli mulig å romme 18 klasser. Dette er muliggjort ved at areal som er planlagt benyttet til et fleksibelt fellesområde, må midlertidig øremerkes til baseareal, i en periode med overbelegg. Det ene nybygget vil bestå av et undervisningsbygg i 2 etasjer som rommer 4 elevbaser med fellesareal, grupperom og toaletter/garderober. Bygget vil i stor grad bli tilpasset designet til eksisterende bygningsmasse, og de nye arealene vil ha innvendig og nær forbindelse til undervisningsareal i eksisterende bygg. Det andre nybygget er også på 2 plan og vil bli den nye kjernen i undervisningsarealene. 1. etg. vil inneholde sal for musikk og drama inkl. garderobe, toaletter og lagerrom. Dette arealet er også tilrettelagt for nærmiljøaktiviteter. 2. etasje er en mezzanin i forhold til storsalen og vil inneholde mediatek og bibliotek. Denne bygningen har en rund form og vil via en innebygget gangbro i 2. etg. ha direkte adkomst til de sentrale delene av eksisterende undervisningsbygg. Når det gjelder ombygging av eksisterende bygninger er det i hovedsak tilpasning av arealene til den nye læreplanen i form av at det åpnes opp og innføres mer fleksibilitet i arealene. Korridorer vil i stor grad bli innlemmet i undervisningsarealet mot at det lages egne garderober m/ toaletter i nærheten av trapperom. Nye lærerarbeidsplasser vil bli forsøkt desentralisert. Heimkunnskapsrom vil bli flyttet til en mer senral beliggenhet i bygget med nærhet bl.a. til musikk/dramasal, med muligheter for sambruk ved større arrangementer bl.a. i nærmiljøet. 5
Personalet vil få et nytt og større personalrom innenfor gjeldende arealnorm. SFO vil få nye lokaler i 1.etg. i eksisterende personalfløy og skolehelsetjenesten vil få arealer i 1. etg. av undervisningsfløy. Da skolen i stor grad vil få nye toaletter ifb. med garderober i nybygg og i ombyggede garderober, vil eksisterende fellestoalett i tilknytning til skoleplass fases ut. Skolen har tilgjengelighet for funksjonshemmede idet den allerede har rullestolheis. Kroppsøvingsundervisningen vil foregå i eksisterende gymsal og vil ikke bli berørt av utbyggingen. Nye tekniske rom vil bli etablert på begge sider av portal inn til skolen og skolens nye lokaler vil få balansert ventilasjonsanlegg. Utomhusanlegget vil bli tilpasset utbyggingen, bl.a. vil det bli laget et amfi mellom øvre- og nedre skoleplass. Samtidig med utvidelsen av Tertnes skole i regi av Utbyggingsavdelingen, skal BBE KF v/ Drifts- og vedlikeholdsavdelingen gjennomføre arbeider ifb. med Inneklimaprosjektene. Dette medfører at eksisterende undervisningsareal vil få oppgradert ventilasjonsforholdene i den grad dette lar seg gjøre innenfor inneklimamidlene som er avsatt til denne skolen (jfr. vedlagte brev av 03.07.03 fra Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett). Ved å gjøre disse arbeidene nå, ønsker vi å oppnå en koordinering som er kostnadseffektiv, samt at hele skolen da kan bli godkjent ihht. forskrift om miljørettet helsevern. 4.0 Tilbudsinnhenting.1 Konkurranseform BBE KF har innhentet pristilbud på utvidelsen av skolen etter modell konkurranse med forhandling iht. Lov om offentlige anskaffelser, del III (under EØS-terskelverdier) i form av delte entrepriser for tekniske fag og grunn- og betongarbeider. Arkitektfagene er samlet i en hovedentreprise. Til sammen for alle fag leverte 26 entreprenører tilbud..2 Evaluering Tilbudene er evaluert etter på forhånd oppgitte kriterier. Disse er: Pris, funksjonalitet, fleksibilitet, materialbruk, estetikk mm. 5.0 Kostnad budsjett - bevilgning.1 Kostnad Prosjektet er kostnadsberegnet til 26 mill ekskl. byggelånsrenter. Dette skal dekke både nybygg og ombygging av eksisterende bygningsmasse. Av de 26 mill skal 3 mill benyttes til utbedring av inneklima i eksisterende bygningsmasse. Disse pengene er tidligere bevilget sammen med de øvrige inneklimaprosjektene (jfr. vedlagte brev av 03.07.03 fra Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett). 6
Pristilbud for ombygging i eksisterende bygningsmasse er innhentet som opsjonspriser, og og vil bli tatt med i prosjektet i den grad dette viser å være mulig innenfor den økonomiske rammen..2 Budsjett I vedtatt årsbudsjett for 2003 er det avsatt 13 mill til dette prosjektet. I forslag til årsbudsjett for 2004 er det avsatt 8 mill. Tidligere er det avsatt 2 mill, til sammen 23 mill. I det investeringsprogram som bystyret vedtok i desember 02 var ikke byggelånsrenter medtatt under de enkelte prosjektavsetningene når det gjaldt skole- og barnehageinvesteringene. Byggelånsrenter for utbygging av Tertnes skole, som er beregnet til 0,8 mill, er således ikke medregnet i prosjektets budsjett på 23 mill, men må dekkes innenfor samlet ramme for tjenesteområde 1, Barnehage og Skole. I innspill fra Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett til revidert investeringssbudsjett våren 2003 har byrådsavdelingen foreslått å sette av midler til samlet avsetning til byggelånsrenter bl.a. ved å redusere post for "Generell rehabilitering og trivselstiltak" fra 8 til 1 mill. Dette reviderte investeringsbudsjettet er imidlertid, såvidt en kjenner til, ikke ennå vedtatt. For de prosjektene der en har fått inn prisgunstige tilbud, har byggelånsrenter blitt dekket innenfor prosjektets opprinnelige ramme. I andre prosjekt er byggelånsrenter dekket ved å benytte tilgjengelige midler i fellesbevilgning i 2002. Når det gjelder Tertnesprosjektet er dette dessverre ikke mulig. I tråd med intensjon i forslag til revidert investeringsbudsjett foreslås det derfor å dekke byggelånsrenter for Ternesprosjektet ved å ombudsjettere 0,8 mill fra "Generell rehabilitering og trivselstiltak", slik at denne posten reduseres fra 8,0 mill til 7,2 mill. Posten ligger innenfor BBEs budsjettområde. ÅR TJENESTE BUDSJETT FINANSIERING Tidligere 22210 2 mill lån 2003 22210 13 mill lån 2004 22210 8 mill lån 2003 0,8 omdisponert i denne sak lån 23,8 mill.3 Bevilgning Gjennomføring av prosjektet på bakgrunn av innhentede pristilbud i samsvar med vedtatt byggeprogram, medfører en bevilgning på totalt 21,8 mill i denne sak eks. inventar og utstyr. I tillegg kommer 2 mill bevilget tidligere og 3 mill bevilget tidligere til inneklimatiltak, til sammen for hele prosjektet 26,8 mill. 6.0 Internleie For prosjekter med ferdigstillelse etter 01.01.03. legges det opp til at internleie beregnes utifra prosjektkostnad pluss byggelånsrenter, minus evt. tilskudd. En utbygging/ombygging av Tertnes skole med i alt 23,8 mill inkl. byggelånsrenter vil føre til en økning i internleie pålydende: 7
For nybygg (950m2) kr. 1.644,-/m2 = kr. 1.562.209,- For ombygging (basert på invest.sum ca. 5 mill) = kr. 375.045,- Til sammen pr. år: kr. 1.937.254,- 7.0 Fremdrift Rammetillatelse ble gitt 20.04.03. Grunn og betongarbeider kan starte når bevilgning og igangsettingstillatelse er gitt. Byggearbeidene må foregå etappevis som følge av full skoledrift gjennom hele byggetiden. Arbeidene igangsettes medio ultimo august- 03, under forutsetning av at igangsettingstillatelse er gitt. Hele utbyggingsprosjektet er planlagt ferdigstilt til august 2004. 8.0 Brukermedvirkning Byggeprogram er utarbeidet og undertegnet av representanter fra Tertnes skole, Åsane bydel, Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett og Bergen Bygg og Eiendom KF. 8