Dato: 5. juli 2005 FULLMAKTSSAK /05. Ny hovedbrannstasjon. Valg av tilbyder. BBE Hva saken gjelder:

Transkript

1 Dato: 5. juli 2005 FULLMAKTSSAK /05 Ny hovedbrannstasjon. Valg av tilbyder. EITO BBE Hva saken gjelder: Etter avholdt arkitektkonkurranse i 2000 har BBE KF først prosjektert og høsten 2003 innhentet tilbud på oppføring av brannstasjon med kontorbygg på Nygårdstangen. Etter at dette prosjektet ble utsatt i tid ved budsjettbehandlingen, ble det våren 2004 vedtatt å gå videre med et revidert prosjekt uten kontorbygg. Etter ny prosjektering og innhenting av tilbud var prosjektkostnadene så høye at brannstasjonen ikke kunne realiseres innen budsjettrammen. BBE KF har derfor forhandlet med tilbyderne om endringer i prosjektet og reduksjoner i tilbudene. Etter sluttførte forhandlinger er det oppnådd vesentlige reduksjoner, men kostnadene er fremdeles over vedtatt budsjett. Det er derfor fremmet egen søknad om bevilgning til prosjektet utover budsjettrammen. Denne saken gjelder valg av tilbyder forutsatt at nødvendig bevilgning blir gitt av bystyret. Vedtakskompetanse: 3) Slutte kontrakt (velge leverandører): Gjeldende økonomihåndbok, pkt III B 1. Investeringer i fast eiendom Styrene kan - uten beløpsbegrensning - treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning for investeringsprosjekter, samt slutte de nødvendige kontrakter, innenfor rammen av det investeringsbudsjett som bystyret har vedtatt for foretaket. Fullmakt til å treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning, kan delegeres til foretakets administrative leder når kostnadene for det enkelte prosjekt ikke overstiger 5 mill. (Se også kommentarer vedr. låneopptak under punkt I Generelle bestemmelser innledningsvis). Videre kan styret uten beløpsbegrensning delegere til foretakets administrative leder fullmakt til å slutte nødvendige kontrakter når bevilgning foreligger. I den grad administrativ leder utøver delegert myndighet som medfører beslutninger av prinsipiell art, forutsettes at avgjørelsen legges frem for styret. Det skal i forbindelse med alle saker om gjennomføringsvedtak til styre i kommunalt foretak også orienteres om prosjektets driftsmessige konsekvenser. Slik informasjon skal følge med 1

2 "prosjektbestillingen" fra bykassen, og vil bl.a. inneholde følgende data i et eget standardisert skjema, som legges ved saksfremlegget til styret: Anslått tidspunkt for innslag av driftskonsekvenser Størrelsesorden på driftskonsekvensene Sammensetning, i form av husleie og øvrige driftskonsekvenser Fordeling av driftskonsekvenser på tjenesteområde/byrådsavdeling/bydel Det vises forøvrig til omtalen av "Foreløpige husleieavtaler" i punkt 4 under. Styret har i sak 75/01 delegert fullmakter til administrativ leder som nevnt over. Direktøren har i medhold av fullmakt sitert ovenfor gjort følgende vedtak: 1 Under forutsetning av at nødvendig bevilgning blir gitt, sluttes det kontrakt med Skanska Norge as om oppføring av hovedbrannstasjonen i generalentreprise Bergen.. Bergen Bygg og Eiendom KF Dagfinn Øvrebotten Direktør Olav Ytre-Arne Trykte vedlegg: Kostnadsskjema Skjema for driftskonsekvenser Utrykte vedlegg: Innstilling dat fra Erstad & Lekven Bergen as 2

3 Saksutredning 1.0 Tidligere vedtak Styret i BBE KF gjorde i møte slikt vedtak: Forslag til innstilling til byrådet om å legge fram for bystyret følgende forslag til vedtak: 1 Bystyret godkjenner at ny hovedbrannstasjon oppføres på Nygårdstangen slik det fremgår av saken med bruttoareal ca m2. 2 Til gjennomføring av prosjektet bevilger bystyret kr. 227,8 mill, i tillegg til tidligere bevilget kr. 22,2 mill, i alt kr. 250 mill inkl. byggelånsrenter 3 Prosjektet belastes med andel i utfyllingskostnadene på Nygårdstangen med kr. 10 mill for tilbakeføring av tidligere gitt bevilgning, beløpet er inkludert i pkt. 2 4 Budsjett og finansiering av bevilgning gitt i pkt 2 framgår av følgende tabell: År Tjeneste Budsjettavsetning / forslag til endring Finansiering Tidl ,6 mill Lån/ fond / 50 mill Lån / fond ,4 / 100 mill Lån / fond / 55,4 mill Lån / fond Sum 231 / 250 mill 5 Finansiering av bevilgning gitt under pkt. 2 skjer i henhold til finansieringsplan i gjeldende årsbudsjett. 2.0 Tidligere arbeid På bakgrunn av bystyrets vedtak om bygging av brannstasjon med kontordel foretok Bergen Bygg og Eiendom KF (BBE) i samråd med Innkjøpsavdelingen kunngjøring av konkurranse med forhandlinger etter Forskrift om offentlige anskaffelser og prekvalifiserte 6 firma/ grupperinger for deltakelse i konkurransen. Det ble utarbeidet et konkurransegrunnlag med bla. forslag til salgskontrakt for kontorblokk med tomt og leiekontrakter for tilbakeleie av lokalene, i tråd med bystyrets vedtak. Det var dessuten en omfattende teknisk del med tegninger og beskrivelser av begge bygg, utomhusanlegg og teknisk tilknytning, pluss en fremdriftsplan som anga byggestart i slutten av 2003 og ferdigstilling sommeren Ved fristens utløp i slutten av august 2003 var det kommet 5 tilbud, et firma ga ikke tilbud. 3

4 Evalueringen den gang viste at tilbudene på generalentreprisen var relativt gunstig, med enhetspriser til dels under antatt markedspris, svært liten avstand mellom tilbudene, og en sannsynlig kontraktsum innenfor budsjettrammene. Ingen av tilbyderne ga tilbud på kjøp av kontorbygget uten leiekontrakt med kommunen. Tilbudene på kjøp med leiekontrakt synes å gi ugunstigere økonomisk resultat enn om Bergen kommune selv eide kontorbygget. Den usikre og vanskelige budsjettsituasjonen gjorde at en den gang ikke kom lenger med saken og i vedtatt økonomiplan var brannstasjonen utsatt med 2 år med ferdigstilling i Anbudskonkurransen ble derfor avlyst, og melding om dette sendt tilbyderne vedtok bystyret at det skulle arbeides videre med et revidert prosjekt uten kontordelen. 3.0 Om prosjektet Det opprinnelige prosjektet besto av to bygninger med et samlet bruttoareal på ca m2. Brannstasjonsdelen var i 3 etasjer med garasjer og verksteder i 1. etasje, 2. etasje med mannskapsrom, garderober, gymsal og oppholdsrom, og en 3 etasje med kontorer og alarmsentral. Kontorbygget var på 5 etasjer og kjeller, og inneholdt også fellesfunksjoner som resepsjon/ vestibyle med heis og trapp, kantine og møterom pluss noen kontorer for brannvesenet. I det reviderte prosjektet er kontordelen sløyfet, og de aktuelle brukerne ( VA-etaten og Samferdsel) har fått nye kontorer andre steder. Det består nå av ett bygg i 3 etasjer med samme fordeling i etasjene og samme hovedform som tidligere. Får å få plass til de fellesfunksjonene som tidligere lå i kontorbygget er bygget blitt lengre, og 3. etasje er delt opp med inntrukne terrasser bla. for å få bedre dagslysforhold og flere cellekontorer. Bruttoarealet er nå ca m2. Hovedkonstruksjonene er som før i betong og stål, mens takkonstruksjonen er forenklet og tidligere overlys/takryttere er utgått. Tak og yttervegger er kledd med falset kobbertekking, vinduer og mindre fasadefelt er i tre. Innvendig er det hovedsakelig brukt gipsplater og finert kleding på vegger og himlinger, og parkett på golv i kontorer og oppholdsrom. I tillegg er det etter avtale med Bergensprogrammet / Hordaland vegkontor tatt med en midlertidig bro fra Nygårdstangen til sirkustomten for å få bundet sammen gang- og sykkelstien rundt Store Lungegårdsvann, og for å lede vekk gangtrafikk over brannstasjonstomten. Den er forutsatt finansiert over Bergensprogrammet, men utføres av entreprenøren for Hovedbrannstasjonen. Kostnader til broene er derfor ikke medtatt i denne bevilgningssøknaden. 4.0 Kontrahering Etter bystyrets vedtak ble prosjektering av et revidert prosjekt startet opp, og etter byrådsvedtaket ble åpen anbudskonkurranse kunngjort Det meldte seg 6 tilbyderer, 3 trakk seg underveis og ved tilbudsfristens utløp var det bare kommet inn 2 tilbud. 4

5 Etter gjennomgang og kontroll av tilbudene viste det seg at kostnadene lå ca 25% over budsjett. Grunnlaget for budsjett var priser pr. m2 fra tilbudene i 2003, og et antatt bruttoareal før det forelå et konkret prosjekt. Etter BBEs vurderinger er det flere forhold som førte til avviket i kostnader: Antatt bruttoareal underestimert i budsjettgrunnlaget Kostnadene ved omprosjektering ble større enn forutsatt Reell prisstigning fra 2003 til 2005 større enn det som fremgår av SSB indeks Ugunstigere markedsforhold i 2005 enn i 2003 Kostnadsøkning pga endrete utførelser / produktvalg i fht. tidligere prosjekt MVA økt fra 24 til 25% Kostnadene var uansett så langt over budsjettrammen at prosjektet ikke kunne realiseres uten vesentlige reduksjoner. Dette kunne gjennomføres på to måter, enten ved forhandlinger med tilbyderne, eller ved omprosjektering og ny anbudsutsendelse. Den siste løsningen ville kreve økt tidsbruk og prosjekteringskostnader, i tillegg til at det ville være tredje gang brannstasjonen ble sendt ut. BBE KF vedtok derfor å omgjøre fra anbudskonkurranse til konkurranse med forhandlinger, og tilbyderne ble innbudt til slike forhandlinger. Grunnlaget for forhandlingene har delvis vært endringer som er foreslått av prosjekteringsgruppen, og delvis forslag fra tilbyderne. Det er holdt forhandlingsmøter og med tilbyderne, og det er oppnådd reduksjoner i kostnadene i størrelsesorden kr. 20 mill eks mva, men prosjektkostnadene er fremdeles over budsjettrammen, se pkt Det er videre konkludert med valg av tilbyder, men oppretting av kontrakt forutsetter nødvendig bevilgning. Det vises ellers til vedlagte innstilling dat fra prosjektleder. 5.0 Kostnader og budsjett 5.1 Prosjektkostnader Det vises til vedlagte kostnadsskjema. Som det fremgår av dette er prosjektkostnaden nå anslått til kr Det gjøres spesielt oppmerksom på at i post 9.4 Inventar og utstyr er det som i tidligere kostnadsoppstillinger ikke medtatt brannteknisk utstyr i verksteder og lignende eller utstyrdelen i alarmsentralen. Disse må derfor finansieres på annen måte når omfang og kostnader er nærmere klarlagt. Det kan fremdeles være mindre reduksjoner som er mulig å oppnå gjennom en videre detaljert gjennomgang av prosjektet, men ytterligere vesentlige reduksjoner forutsetter mindre bruttoareal / vesentlig omprosjektering og redusert funksjonalitet for brannvesenet. Dersom det skal være mulig å komme ned på budsjettrammen på kr. 231 mill må den avholdte konkurransen avlyses, og et nytt redusert prosjekt med eventuelt annen entrepriseform sendes ut på anbudskonkurranse. 5.2 Medgåtte kostnader Det fra 1999 og til nå medgått ca. kr. 45 mill inkl. mva til brannstasjonsprosjektet, og hovedpostene i dette er: Programmering og arkitektkonkurransen kr. 2,7 mill Dypkomprimering av hele tomten, omlegging av eksisterende pumpeledning og kabler over tomten kr. 5,8 mill 5

6 Prosjektering to ganger frem til anbudsmateriale kr. 30,5 mill Prosjektadministrasjon kr. 2,5 mill Kopiering etc. kr. 0,6 mill Tilknytningsavgift VA og gebyrer byggesak kr. 0,8 mill Byggelånsrenter kr. 2,1 mill Merkostnad ved hele prosessen med to prosjekteringsrunder og tilbudsinnhentinger kan vanskelig beregnes eksakt, men anslås til å være ca. kr. 20 mill. Kostnadene er inkludert i prosjektkostnadene og bevilgningssøknaden. 5.3 Tomtekostnader Det vises også til kostnadsskjemaet pkt 9.1 Tomtekostnader/Utfyllingskostnader. Bergen bystyre gjorde slikt vedtak i BSAK 18/99, Budsjettrapport nr. 1/99, under pkt 2 e (ikke sitert i sin helhet): "Bystyret viser til de påplussinger som ble vedtatt i bykassens investeringsbudsjett i bystyrets budsjettmøte , og gir rådmannen fullmakt til å fordele disse midlene på de respektive budsjettkonti, men der det justeres for følgende forhold: (a, b, c, d) e Bystyret vedtar å forskottere en avsetning på 15,3 mill. til utfylling i Store Lungegårdsvatnet med dekning i bruk av likviditetsreserven. Rådmannen gis fullmakt til nødvendige budsjettjusteringer." I tillegg har styret i BBE KF i møter og bevilget henholdsvis kr. 3 mill og kr. 5,8 mill til utfyllingsarbeidene, slik at det i alt er bevilget kr mill. Samlet kostnad ved utfyllingen er ca. kr. 23,6 mill, som var forutsatt tilbakeført ved salg av de aktuelle tomtene i reguleringsplanen fra BBE KF har lagt til grunn at kostnadene skulle fordeles forholdsmessig på badelandstomten og brannstasjonstomten. I tidligere budsjett var det medtatt kr. 10 mill som brannstasjonens andel i utfyllingskostnadene på Nygårdstangen, og dette er opprettholdt også i denne saken. Det var tidligere også aktuelt å belaste brannstasjonsprosjektet med en andel av kostnadene til teknisk infrastruktur basert på gjeldende reguleringsplan for Nygårdstangen. I forbindelse med ny kommunedelsplan for Store Lungegårdsvann er dette grunnlaget endret. I det foreliggende prosjektet er det derfor medtatt all nødvendig tilknytning for brannstasjonen med veg, vann og avløp, fjernvarme, el-og tele-datanett. Dette er anlegg som også kan bli nyttet av andre når den endelige utbyggingen på Nygårdstangen blir fastlagt. 5.4 Driftskonsekvenser Som det fremgår av vedlagte standardsskjema er internhusleien beregnet til kr. 18,7 mill pr. år, øvrige driftskonsekvenser er under utredning fra byrådsavdelingen. 6

7 5.5 Budsjett Kostnadene forutsettes finansiert slik ( forslag til endring er lik innspill fra BBE KF til rullering av økonomiplan ) : År Tjeneste Budsjettavsetning / forslag til endring Finansiering Tidl ,6 mill Lån/ fond / 50 mill Lån / fond ,4 / 100 mill Lån / fond / 55,4 mill Lån / fond Sum 231 / 250 mill 6.0 Fremdrift og videre arbeid BBE KF vil på bakgrunn av denne saken fullføre kontraktsforhandlingene med den valgte tilbyder og gjøre klart for byggestart straks nødvendig bevilgning foreligger. Forutsatt vedtak i tråd med styrets innstilling i bystyrets møte i september-05 regner vi med oppstart i oktober. Med 16 mnd. byggetid kan ny hovedbrannstasjon da stå ferdig i februar

8 Saksutredning: 8