www.pwc.com Sourcing Survey Innkjøp i offentlig sektor 2017 Modenhet og muligheter for innovative anskaffelser i kommunale virksomheter
14% Virksomheter av kommunale virksomheter har i stor eller svært stor grad søkt innovative løsninger i sine anskaffelser de siste 2-3 årene Virksomheter som har forankret innkjøpsstrategien i hele virksomheten søker i større grad innovative løsninger i anskaffelser som har innført kategoristyring har i større grad søkt innovative løsninger November 2017 2
tar pulsen på innkjøpsarbeidet i offentlig sektor og innkjøpshjulet gir et helhetlig perspektiv Rammevilkårene for å gjennomføre innkjøpsstrategien Føringene og den strategiske retningen for innkjøpsarbeidet for å sikre effektiv prioritering og gjennomføring De operative stegene i anskaffelsesprosessen November 2017 3
Det er fortsatt fokus på administrative prosesser, selv om tidlig behovsplanlegging og tett oppfølging av leverandører gir store gevinster Oppsummering av resultatene fra undersøkelsen Effekt på gevinstrealisering Nåværende fokus for anskaffelser Avklare behov og forberede konkurransen De operative stegene i anskaffelsesprosessen Konkurransegjennomføring Kontraktsoppfølging November 2017 4
Kommunale virksomheter nærmer seg statlige, men er fortsatt umodne innenfor måling, kategoristyring og strategi Oppsummering av resultatene fra undersøkelsen 82% 72% 25% 11% 19% 4% 19% 33% Digitalisert en eller flere prosesser Måleindikatorer for innkjøp Formalisert kategoristyring Innkjøpsstrategi som strategisk virkemiddel November 2017 5
43% av kommunale virksomheter beskriver området innovasjon i innkjøpsstrategien, noe som er en sterk økning, Andel virksomheter som beskriver området innovasjon i innkjøpsstrategien Statlige virksomheter Kommunale virksomheter 25% 39% 16% 43% 2013 2017 2013 2017 November 2017 6
men utfordrende å realisere bare 14% følger opp at leverandørene utvikler seg på innovasjon Andel virksomheter som sikrer at leverandøren utvikler seg på området innovasjon Statlige virksomheter Kommunale virksomheter 18% 14% 14% 14% 2013 2017 2013 2017 November 2017 7
og bare 14% har i stor eller svært stor grad søkt innovative løsninger de siste 2-3 årene Har virksomheten de siste 2-3 årene aktivt søkt innovative løsninger i sine anskaffelser? Statlige virksomheter Kommunale virksomheter 26% I svært liten eller liten grad 25% 50% I noe grad/delvis 61% 25% I stor eller svært stor grad 14% November 2017 8
Likevel er det få som nevner innovasjon som en av de viktigste utfordringene for innkjøpsfunksjonen Hva ser du på som de tre viktigste utfordringene innenfor din innkjøpsfunksjon de nærmeste årene? n=111 Kompetanse, kompetanseheving, kunnskap 32 Ressurser, kapasitet, bemanning, tid 27 Oppfølging, kontraktsoppfølging, leverandøroppfølging, leverandørstyring Organisasjon, organisering 16 18 Digitalisering, elektroniske, ehandel Ledelsesforankring, forankring, ledelse Innkjøpsstrategi, strategisk Innovasjon, utvikling Regelverk Samfunnsansvar, miljøkrav, miljø 13 12 10 10 9 8 Kategoristyring 6 juli 2017 9
Tre spørsmål for å vurdere modenhet og muligheter for innovative anskaffelser 1 I hvilken grad er innkjøpsarbeidet forankret i hele virksomheten? 2 I hvilken grad er det et tverrfaglig samarbeid i innkjøpsarbeidet? 3 Hvor modne er kommunale virksomheter i samarbeidet med leverandører? November 2017 10
I hvilken grad er innkjøpsarbeidet forankret i hele virksomheten? 50% av kommunale virksomheter har i stor eller svært stor grad forankret innkjøpsstrategien i hele organisasjonen November 2017 11
Virksomheter med en forankret innkjøpsstrategi søker i større grad innovative løsninger I hvilken grad er innkjøpsstrategien forankret i hele virksomheten? Andel virksomheter som i stor eller svært stor grad de siste 2-3 årene aktivt har søkt innovative løsninger i sine anskaffelser? I liten eller svært liten grad I noe grad/ delvis 7% 50% 7% I stor eller svært stor grad 43% 38% Kommunale virksomheter juli 2017 12
Der det er en ansvarlig for innkjøp er innkjøpsstrategien i større grad forankret i virksomheten Har virksomheten en ansvarlig for innkjøp? 10% Nei I hvilken grad er innkjøpsstrategien forankret i hele virksomheten? I noe grad/ delvis I liten eller svært liten grad 67% 33% 90% Ja 62% 35% 4% Kommunale virksomheter I stor eller svært stor grad juli 2017 13
og de har i større grad søkt innovative løsninger i anskaffelser de siste årene Har virksomheten en ansvarlig for innkjøp? Har virksomheten de siste 2-3 årene aktivt søkt innovative løsninger i sine anskaffelser? 12% Nei 33% 67% 88% Ja 30% 35% 35% Kommunale virksomheter I stor eller svært stor grad I noe grad/ delvis I svært liten eller liten grad juli 2017 14
Virksomheter som har innkjøpsstrategier med mål og KPIer har i større grad forankret innkjøpsstrategien i hele virksomheten Innkjøpsstrategi og styring mål, KPIer, forankring, 2017 Inneholder innkjøpsstrategien mål eller KPI? 100% Nei, ingen 35% mål eller 24% KPIer I hvilken grad er innkjøpsstrategien forankret i hele virksomheten? I stor eller svært stor grad I noe grad/ delvis 64% I svært liten eller liten grad 12% 41% Ja, mål uten KPIer 45% 45% 10% 24% Ja, mål med KPIer 79% 14% 7% 100% juli 2017
I virksomheter der det er iverksatt en handlingsplan for å følge opp strategien, er innkjøpsstrategien i større grad forankret Innkjøpsstrategi og styring plan, forankring, 2017 Er det iverksatt en handlingsplan for å følge opp innkjøpsstrategien? I hvilken grad er innkjøpsstrategien forankret i hele virksomheten? 100% 37% Nei, ingen handlingsplan 25% 55% 20% 24% Ja, men ikke formalisert 52% 42% 39% Ja, og dette er formalisert 59% 35% 7% 100% juli 2017
I virksomheter som rapporterer fremdrift på handlingsplanen er innkjøpsstrategien i større grad forankret i hele virksomheten Innkjøpsstrategi og styring forankring, 2017 Rapporteres fremdrift på strategiens handlingsplan til virksomhetens ledelse? 100% I hvilken grad er innkjøpsstrategien forankret i hele virksomheten? I stor eller svært stor grad I noe grad/ delvis I svært liten eller liten grad 44% Nei, ingen rapport på fremdrift 21% 63% 15% 27% Ja, men ikke formalisert 56% 34% 9% 29% Ja, og dette er formalisert 71% 26% 3% 100% juli 2017
I hvilken grad er det et tverrfaglig samarbeid i innkjøpsarbeidet? setter i svært stor eller stor grad sammen et tverrfaglig anskaffelsesteam ved gjennomføring av anskaffelser 56% 50% Te per dolorem del ectus ad duis con clud aturque, non umes his. Id natum mediocrem. Ei qui esse ignota, viris maiorum. som har innført kategoristyring som arbeidsform har i stor eller svært stor grad søkt innovative løsninger i anskaffelser Quem graecis quali sque no nam, cu enim necessi tatibus usu. Aeque urb anitas delicatissimi amet, consect etu ipsum dolor. November 2017 18
Fortsatt bare 56% som i stor eller svært stor grad setter sammen tverrfaglige team I hvilken grad settes det sammen et tverrfaglig anskaffelsesteam ved gjennomføring av anskaffelser? Statlige virksomheter Kommunale virksomheter 5% 24% 14% 22% I svært liten eller liten grad I noe grad/delvis 8% 15% 38% 30% 71% 64% I stor eller svært stor grad 53% 56% 2013 2017 2013 2017 juli 2017 16
Virksomheter som bruker tverrfaglige team har i noe større grad søkt innovative løsninger I hvilken grad settes det sammen et tverrfaglig anskaffelsesteam ved gjennomføring av anskaffelser? Har virksomheten de siste 2-3 årene aktivt søkt innovative løsninger i sine anskaffelser? I svært liten eller liten grad 14% 14% 71% I noe grad/delvis 25% 25% 50% I stor eller svært stor grad 22% 41% 37% I stor eller svært stor grad I noe grad/ delvis I svært liten eller liten grad juli 2017 17
Kun 25% av kommunale virksomheter har innført kategoristyring, noe lavere andel nå enn i 2013 Innføring av kategoristyring som arbeidsform Har virksomhetene innført kategoristyring som arbeidsform? Statlig virksomhet Kommunal virksomhet 53% 59% Nei 68% 75% 28% 22% 20% 19% Ja, men ikke formalisert Ja, og det er en vedtatt styringsform for innkjøp 20% 11% 21% 4% 2013 2017 2013 2017 juli 2017
Virksomheter som har innført kategoristyring har i større grad søkt innovative løsninger Har virksomheten innført kategoristyring som arbeidsform? Har virksomheten de siste 2-3 årene aktivt søkt innovative løsninger i sine anskaffelser? I stor eller svært stor grad I noe grad/ delvis I svært liten eller liten grad I svært liten eller liten grad 17% 26% 57% I noe grad/delvis 33% 56% 11% I stor eller svært stor grad 50% 50% juli 2017 18
Hvor modne er kommunale virksomheter i samarbeidet med leverandører? 22% har høy kompetanse om leverandørsamarbeid og bare 14% fokuserer på verdiskapende leverandørsamarbeid i innkjøpsplanen November 2017 23
Kun 22% mener de i stor eller svært stor grad har tilstrekkelig kompetanse i leverandørsamarbeid I hvilken grad har virksomheten tilstrekkelig kompetanse innenfor 59% relevante lover og regler? 28% 13% 46% leverandørsamarbeid? 2% 30% 22% I svært liten grad I liten grad I noe grad/delvis I stor grad I svært stor grad November 2017 20
Virksomheter med kompetanse om leverandørsamarbeid søker innovative løsninger I hvilken grad mener virksomheten at den har tilstrekkelig kompetanse innenfor leverandørsamarbeid? Har virksomheten de siste 2-3 årene aktivt søkt innovative løsninger i sine anskaffelser? I stor eller svært stor grad I noe grad/ delvis I svært liten eller liten grad I svært liten eller liten grad 14% 36% 50% I noe grad/delvis 19% 29% 52% I stor eller svært stor grad 40% 40% 20% November 2017 25
Å avdekke nye verdiskapende leverandørsamarbeid inngår svært sjeldent i innkjøpsplanen Hva inngår i planen? Reforhandling/ny konkurranse på eksisterende rammeavtaler/kontrakter som utløper Forlengelse av eksisterende rammeavtaler/kontrakter Nye driftsbehov/manglende avtaler 83% 81% 87% Investeringsbehov 60% Reforhandling/konkurranse på ikke konkurransedyktige rammeavtaler/kontrakter 34% Nye verdiskapende leverandørsamarbeid avdekket 14% November 2017 26
Tre anbefalinger for å motivere og legge til rette for innovative anskaffelser 1 Klargjøre ansvaret for innkjøp og etablere en forståelig innkjøpsstrategi som er relevant for hele virksomheten 2 Etablere tverrfaglige kategoriteam med et tydelig mandat og mål om å legge til rette for innovative anskaffelser 3 Klargjøre muligheter og rammer for samarbeid med leverandører og etablere klare roller mellom innkjøp, fagavdelinger og leverandører November 2017 27
www.pwc.com Sourcing survey Innkjøp i offentlig sektor 2017 Modenhet og muligheter for innovative anskaffelser i kommunale virksomheter