TILBUDSFOREESPØRSEL ENERGISPAREKONTRAKT (EPC) Pens AS Revisjonsnummer: 01 Kjøpmannsgata 25 Revisjonsdato: 10.10.13 7013 Trondheim Forfatter: Leidulf Husjord Tlf; 40 03 36 56 Kontrollert av: Ole Martin Føll
Innhold 1 OPPDRAGSGIVER... 2 1.1 Organisering... 2 2 ANNSKAFFELSENS INNHOLD... 2 2.1 Bakgrunn for anskaffelsen... 2 2.2 Omfang eiendommer... 2 2.3 Tilbud på deler av oppdraget... 2 2.4 Alternative tilbud... 2 2.5 Anskaffelsens verdi... 2 2.6 Opsjoner... 3 2.7 Fase 1: Energi- og miljøanalyse... 3 2.8 Fase 2: Gjennomføring av tiltak... 3 2.9 Fase 3: Resultat og prosjektoppfølging... 3 2.10 Oppstart, fremdrift og varighet... 3 3 JURIDISKE, ØKONOMISKE, OG TEKNISKE OPPLYSNINGER... 3 3.1 Kontraktsvilkår... 3 3.2 Kvalifikasjonskrav... 4 4 PROSEDYRE... 5 4.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 4.2 Dokumenter... 5 4.3 Tildelingskriterier... 6 4.4 Forhandlinger... 6 4.5 Krav til komplett tilbud og forbehold... 6 4.6 Tidsfrister... 7 4.6.1 Frist for påmelding... 7 4.6.2 Tilbudsbefaring... 7 4.6.3 Tilbudsfrist... 7 4.6.4 Vedståelsesfrist... 7 4.7 Tilbudsåpning... 7 4.8 Levering av tilbud... 7 4.9 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse... 7 5 SUPLERENDE OPPLYSNINGER... 7 5.1 Tilleggsopplysninger... 7 Side 1 av 7
1 OPPDRAGSGIVER Skaun kommune ligger langs E39-aksen Trondheim Orkanger med kommunesenteret Børsa ca. 30 km fra Trondheim sentrum. Befolkning og kommunale eiendommer er for øvrig konsentrert i bygdesentrene Buvika, Viggja og Skaun. Kommunen har et økende innbyggertall som i april 2013 var vel 7.000. 1.1 Organisering Drift og vedlikehold av kommunale eiendommer er i dag organisert gjennom enheten Driftskontor. Driftskontoret ved enhetsleder Ole Martin Føll er også kommunens representant for denne anskaffelsen. Pens AS ved Leidulf Husjord er engasjert som rådgiver for denne anskaffelsen. 2 ANNSKAFFELSENS INNHOLD Formålet med anskaffelsen er å oppnå en vesentlig reduksjon av energibruk og kostnader i kommunens bygningsmasse. Tiltak og aktiviteter som forespørres skal være økonomisk lønnsomme. Besparelsene skal oppnås samtidig som en opprettholder eller forbedrer standarden for eiendommene og deres anlegg. Likeledes skal tiltak og aktiviteter gjennomføres på en slik måte at klimagassutslipp reduseres og at andre negative miljøkonsekvenser ikke øker. Oppdragsgiver ønsker å inngå en energisparekontrakt med en tilbyder for planlegging, prosjektering og gjennomføring av energieffektiviseringstiltak. Tilbyder skal stå for hele prosessen og garantere energibesparelser og økonomisk lønnsomhet, samtidig som det forutsettes kompetanseoverføring fra tilbyder til kommunens driftsorganisasjon. Konseptet innebærer at tilbyder gis incentiver til å utnytte sin kompetanse og kreativitet til å sy sammen en tiltakspakke med størst mulig lønnsomhet for oppdragsgiver. 2.1 Bakgrunn for anskaffelsen Oppdragsgiver fikk i 2012 til 13 gjennomførte energimerking og enkel kartlegging av tiltak i de aktuelle byggene. Kommunestyret har behandlet resultatet av kartleggingen og ønsker enøktiltak gjennomført på en effektiv måte gjennom en EPC anskaffelse. Energiattestene og rapporten «Enøktiltak i kommunale bygg» er tilgjengelig for tilbyderne ved forespørsel. Kartleggingsarbeidet ble støttet av Enova. 2.2 Omfang eiendommer Forespørselen omfatter 13 eiendommer med et samlet areal på om lag 34.000 m². Det vises her til vedlegg G «Bygningsoversikt EPC». Oppdragsgiver forbeholder seg imidlertid retten til mindre endringer i eiendomsomfang. 2.3 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.4 Alternative tilbud Alternative tilbud tas ikke i betraktning. 2.5 Anskaffelsens verdi Alle arbeider, inklusiv opsjoner er vurdert til å ha en samlet verdi på mellom 5 og 20 millioner kroner. Side 2 av 7
2.6 Opsjoner Oppdraget omfatter tre Faser. Fase 2 og 3 er opsjon for oppdragsgiveren. Dette innebærer at oppdragsgiver kan velge og ikke gjennomføre tiltakene dersom lønnsomhet og/eller miljøgevinst ikke møter forventningene, eller av andre årsaker. Se vedlegg B «Avtale Eiendomsutviklingsprosjekt». 2.7 Fase 1: Energi- og miljøanalyse Fase 1 omfatter gjennomgang av aktuelle bygg. En skal kartlegge og analysere bygningsmassen for å avdekke aktuelle energieffektiviseringstiltak. Tiltakene skal beskrives og det skal angis energi/-effekt besparelser med investeringskostnader og lønnsomhetsberegninger. Eventuelle miljøpåvirkninger med tiltakene skal også beskrives. Tiltak kan omfatte både rene investeringer og driftstiltak inklusive nødvendige opplærings- og motivasjonstiltak i oppdragsgivers organisasjon. Prosjektet skal også innbefatte vurderinger av konvertering av olje/el-fyring til andre energibærere der dette er aktuelt - samt vurdering av fornybare energibærere generelt. For Fase 1 vises til «Avtale om prosjektutvikling» vedlegg C. 2.8 Fase 2: Gjennomføring av tiltak Gjennomføringen omfatter prosjektering, prosjektledelse og utførelse. Det utarbeides en felles tidsog prioriteringsplan for gjennomføring av tiltak. I løpet av Fase 2 utføres i tillegg nødvendig kunnskapsoverføring/opplæring til kommunens driftspersonell. Det vises til egen «Avtale om prosjektgjennomføring» vedlegg D. I tillegg skal Sør-Trøndelags fylkes prosjekteringsveiledninger gjelde for riktig utførelse og kvalitet. Avvik kan avtales med oppdragsgiver der dette er hensiktsmessig. Fase 2 er en opsjon for oppdragsgiver. Oppdragsgiver kan, om ønskelig, gjennomføre hele eller deler av tiltakene utviklet i Fase 1 i egen regi. 2.9 Fase 3: Resultat og prosjektoppfølging Oppfølgingen skal sørge for at de garanterte energibesparelsene blir dokumentert på en etterprøvbar måte. Om oppdragsgiver velger å gjennomføre Fase 2 vil en automatisk gjennomføre Fase 3. Oppfølgingen i Fase 3 vil kunne inkludere energiovervåking, drift- og energiservice på tekniske anlegg. Tilbyder garanterer energibesparelser og driftskostnader for tiltakene og ivaretar utviklingen av disse. «Avtale om prosjektoppfølging» vedlegg E, regulerer Fase 3. 2.10 Oppstart, fremdrift og varighet Det er ønskelig at Fase 1 starter rett etter avtaleinngåelse og avsluttes inne 3 måneder. Om en velger å bruke opsjonen på Fase 2 og 3, er planlagt oppstart av Fase 2 senest 6 måneder etter avsluttet Fase 1. Fase 3 starter umiddelbart etter at Fase 2 er avsluttet. I utgangspunktet skal Fase 3 vare like lenge som inntjeningstiden for valgt tiltakspakke. 3 JURIDISKE, ØKONOMISKE, OG TEKNISKE OPPLYSNINGER 3.1 Kontraktsvilkår Kontraktarbeidet skal reguleres av følgende dokumenter: Avtale eiendomsutviklingsprosjekt (Vedlegg B), også betegnet som «Hovedavtalen» Avtale om prosjektutvikling (Vedlegg C) Side 3 av 7
Avtale om prosjektgjennomføring (Vedlegg D) Avtale om prosjektoppfølging (Vedlegg E) NS 8401 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag. NS 8407 Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser. Anskaffelsen skal starte med inngående av en «Avtale eiendomsutviklingsprosjekt» og en «Avtale om prosjektutvikling». Avtale om prosjektgjennomføring og oppfølging (Vedlegg D og E) vil inngås dersom oppdragsgiver velger å benytte opsjonen for Fase 2 og 3. Prosjektutviklingen (Fase 1) skal gjennomføres iht. NS 8401 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag. Prosjektgjennomføringen (Fase 2) skal gjennomføres som en totalentreprise iht. NS 8407 Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser. 3.2 Kvalifikasjonskrav For å bli nærmere vurdert som leverandør må tilbydere dokumentere at de tilfredsstiller kravene som er oppgitt under. En tilbyder har anledning til å støtte seg på andre foretaks kompetanse og kapasitet. I så fall skal tilbyderen dokumentere i tilbudet at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring om dette fra disse foretakene. Kvalifikasjonskrav nevnt under må også dokumenters for eventuelle underleverandører. Tilbydere som ikke leverer dokumentasjon i henhold til kravene, blir ikke nærmere vurdert Krav til juridisk og økonomisk stilling Leverandøren skal ha et lovlig etablert foretak Leverandøren skal ha oppfylt sine forpliktelser med hensyn til innbetaling av skatt og trygdeavgifter Leverandøren skal ha oppfylt sine forpliktelser med hensyn til innbetaling av merverdiavgift. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge til helse, miljø og sikkerhet (HMS). Leverandøren skal oppfylle lovpålagte lønns- og arbeidsvilkår. Leverandøren skal ha tilstrekkelig soliditet til å gjennomføre oppdraget. Det stilles krav om minimum kredittverdighet A med en kreditt-limit på minimum 5 % av sum prisoverslag fase 2 og fase 3. Eventuelt vil bankgaranti for tilbudt entreprise med opsjoner godkjennes. Dokumentasjon Attest fra foretaksregistret Attest på betalt skatt og avgift fra kemnerkontoret (skjema RF-1244 bør benyttes). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Dersom det er restanser må dette begrunnes. Attest for betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (skjema RF-1244 bør benyttes). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Dersom det er restanser må dette begrunnes. HMS-egenerklæring, jf. Vedlegg G Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår, jf. Vedlegg H til konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver vil på egen hånd sjekke tilbyders kredittverdighet hos godkjent ratingbyrå. Side 4 av 7
Krav til faglig kvalifikasjon og kapasitet Leverandøren eller hans samarbeidspartnere må ha gjennomført større energispareprosjekt innen eiendom med dokumenterte resultater. Leverandøren eller hans samarbeidspartnere må dokumentere kompetanse og erfaring med automatisk energioppfølging og energiregnskap Leverandøren eller hans samarbeidspartnere må dokumentere kompetanse og erfaring med Enovas støtteordninger Bekreftelse på at tilbyder er godkjent for de arbeider tilbudet omfatter Dokumentasjon Det skal fremvises referanser og dokumentasjon over resultat fra minimum 1 relevante prosjekt de siste 5 år. Det skal fremvises referanser og dokumentasjon fra minimum 1 relevante prosjekt de siste 5 år, utført i regi av leverandør/samarbeidspartner Det skal fremvises referanser og dokumentasjon fra minimum 1 relevante prosjekt de siste 5 år, utført i regi av leverandør/samarbeidspartner. Attest(er) sentral godkjenning eller dokumentasjon som sannsynliggjør lokal godkjenning. 4 PROSEDYRE 4.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlig anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser ( anskaffelsesforskriften ) av 7. april 2006 nr. 402 del I (alminnelige bestemmelser) og del II. Det legges til grunn at konkurransen gjelder bygg- og anleggskontrakt der EØS-terskelverdien er 40 mill. NOK eks. mva. Anskaffelsesprosedyre er konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring etter anskaffelsesforskriften 14-3. Som en del av tilbudet skal det utføres en kompetanse- og kreativitetstest av ett bygg. 4.2 Dokumenter Tilbudet skal baseres på dette underlag med vedlegg, befaring og eventuelle tillegg i form av skriftlige notater etc. fra oppdragsgiver i tilbudstiden. Side 5 av 7
4.3 Tildelingskriterier Tildeling skjer til de av tilbyderne som er kvalifiserte (j.fr Kap.1.10) og samlet sett har det økonomisk mest fordelaktige tilbud Nr. Beskrivelse Vekting 1 Analyse og garantier for testbygg Venn skole og Flerbrukshuset. 30 % 30 % Evne til å finne relevante tiltaksforslag 35 % Nåverdi av foreslåtte tiltak NOK 35 % Garantert energibesparelse kwh/år 2 Pris Fase 1 Kostnader analyser inkl. testbygg 15 % 3 Lønnsomhet Fase 2 og 3 50 % Nåverdi av forventede tiltak i NOK 50 % Forventet besparelse av energi i kwh 4 Nøkkelpersoners kompetanse og erfaring energiprosjekt Nøkkelpersoner per Fase, der alle faser teller likt 15 % 20 % 5 Oppgaveforståelse og gjennomføringsevne Innhold og metodikk Ressurstilgang Risiko/plikter på oppdragsgiver Hvert kriterie vil få poeng fra 1 til 10 og vektes før summering. 20 % 4.4 Forhandlinger I henhold til tildelingskriterier velger oppdragsgiver de 2-5 mest interessante tilbyderne, som inviteres til forhandlinger. Det kan her forhandles om alle sider ved de inngitte tilbud, inkludert tekniske løsninger og pris. Det endelige reviderte tilbudet slik de framstår etter forhandlingene vil være grunnlag for tildelingen. 4.5 Krav til komplett tilbud og forbehold Komplett tilbud skal være utfylt og signerte i henhold til vedlegg A «Tilbudsformular». Tilbudet skal inneholde et skriftlig eksemplar og kopi på CD eller minnepenn. Tilbudet skal sendes/leveres i lukket og konvolutt/pakke, merket «Energisparekontrakt Skaun kommune». Tilbud sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk kommunikasjon aksepteres ikke. Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter eller vedlegg. Dersom det er avvik mellom tilbudsbrev og underliggende dokumenter vil tilbudsbrevet være gjeldene. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiveren kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist Side 6 av 7
4.6 Tidsfrister 4.6.1 Frist for påmelding For å få tilgang til alle dokumenter må tilbydere melde sin interesse senest 25. oktober 13. 4.6.2 Tilbudsbefaring Som en del av konkurransen må tilbyder delta i en kompetanse og kreativitetstest. Testen består i å gjennomføre en analyse av Venn skole og Flerbrukshuset i henhold til beskrivelse i vedlegg A. Oppmøte befaring 23. oktober 13 klokken 09 i hovedinngang Venn skole. Det gjennomføres en felles tilbudsbefaring men den enkelte tilbyder vil få tilgang til flere befaringer etter nærmere avtaler. Referat fra felles befaring vil bli distribuert og inngår i konkurransegrunnlaget. 4.6.3 Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er kl. 13 den 26. november 13. Tilbyder er selv ansvarlig for at tilbud kommer frem i rett tid. 4.6.4 Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå sitt tilbud i inntil 60 dager fra tilbudsfrist. 4.7 Tilbudsåpning Offentlig åpning vil ikke finne sted. Tilbudene vil bli påført tidspunkt for mottakelse og åpnet innen 2 virkedager etter tilbudsfristens utløp. Det vil minst være to representanter fra oppdragsgiver tilstede. 4.8 Levering av tilbud Tilbud sendes/leveres til: Pens AS med post- og besøksadresse Kjøpmannsgata 25, 7013 TRONDHEIM. Att.: Leidulf Husjord Tilbudet skal sendes/leveres i lukket og konvolutt/pakke, merket «Energisparekontrakt Skaun kommune». 4.9 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 5 SUPLERENDE OPPLYSNINGER 5.1 Tilleggsopplysninger Spørsmål om tilleggsopplysninger vil bli besvart skriftlig på epost til alle mottakere av dette dokument. Kontakt: Leidulf Husjord leidulf@pens.no Leverandører oppfordres til å stille spørsmål om det er uklarheter i konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder vesentlige feil skal i henhold til regelverk avvises. Side 7 av 7