HEKSEBERGÅSEN VEL INNKALLING TIL GENERALFORSAMLING 2014 Tid: Onsdag 02. april kl 20.00 Sted: Frogner Grendehus, Storsalen 1. Konstituering Godkjenning av innkallelsen. Valg av møteleder, sekretær, samt to til å undertegne protokollen. 2. Styrets beretning for 2013 3. Gjennomgang og godkjenning av regnskap for 2013 4. Gjennomgang og godkjenning av budsjett for 2014 5. Forslag til endring av vedtekter (Forslag til nye vedtekter vedlagt denne innkalling) 6. Valg Leder: Nestleder/kasserer Sekretær: Varamedlemmer: Varamedlemmer: Carl Fredrik Krogh Vidar Elshøy Per Tore Olsen Jan Martin Ryen Per Christian Stensgård Berit Thoresen Sindre Williksen Monica Pettersen Olav Hansen ikke ikke ikke Styret konstituerer seg selv på 1. Styremøte etter generalforsamlingen. Styremedlemmer velges for 2 år av gangen. 7. Eventuelt Saker som ønskes behandlet under pkt. 7 Eventuelt, ønskes innlevert til styreleder Carl Fredrik Krogh i Skarvegen 11., eller være mottatt i vår postboks nr 59 på Kiwi Frogner senest 25. mars. Heksebergåsen 04. mars 2014 Carl Fredrik Krogh Leder 1
HEKSEBERGÅSEN VEL STYRETS ÅRSBERETNING FOR 2013 Styret har i 2013 bestått av: Leder: Carl Fredrik Krogh Nestleder/ Kasserer: Vidar Elshøy Sekretær: Per Tore Olsen Jan Martin Ryen Per Christian Stensgård Berit Thoresen Sindre Williksen Varamedlemmer: Monica Pettersen Varamedlemmer: Olav Hansen Følgende møter og arrangementer er avholdt: 7 styremøter i Heksebergåsen vel 2 styremøter i Vestre Sørum storvel 1 dugnad rundt ballplassen/basketballbanen 1 adventsarrangement Styret har i perioden arbeidet med følgende hovedsaker: Oppgradering / Vedlikehold av lekeplassene Barking av lekeplasser samt ny sand i sandkasser skulle vært utført mai 2012. Pga sykdom hos entreprenør ble ikke dette utført som avtalt, og kostnad ved bytte av entreprenør ble vurdert som for høy siden det var gjort en avtale om delbetaling av jobben over to år Dette arbeidet ble omsider utført sent 2013. Det er også pusset opp noe rundt fotballbanen, etablert nytt uteareal nedenfor basket bane, samt pusset opp rundt trafostasjon ved innkjøring til Vesleringen. Disse arealene skal sås til våren, og det skal også kjøpes inn en benk til plassen nedenfor basketbanen. Styret oppfordret til dugnadsarbeid i de enkelte tun i 2013, og det er satt opp huskestativ på dugnad i Vesleringen og Rudvegen. Huskestativene er bekostet av velforeningen. I mai 2014 vil samtlige lekearealer bli inspisert av godkjent aktør, velforeningen vil etter befaring motta lister på arbeider er som må utføres for å få lekearealene godkjent. Dette arbeidet må utføres på dugnad av de enkelte tun, der nødvendig materiell vil bli dekket av velforeningen. Det oppfordres på det sterkeste fra 2
styret sin side at de enkelte tun engasjerer seg i denne saken, slik at vi får alle lekearealer godkjent. Konsekvensen kan bli at arealene må stenges inntil dette blir ordnet. For øvrig vil styret også i 2014 prioritere søknader til midler for de tunene som ønsker å utføre arbeider på dugnad. Ballplassen / Islegging av ballplassen Det ble også i vinter lagt ned mange dugnadstimer for å få til skøytebane, dessverre har ikke værgudene vært på vår side i vinter, så sesongen ble derfor noe kort, men i de ukene banen var åpen ble den flittig brukt og styret vil derfor rette en stor takk til alle ildsjeler som har stilt opp for å få til dette. Det er kjøpt inn nye nett til håndballmålene som blir montert når snøen er borte. Basketball banen Asfaltdekke på basketballbanen er i dårlig stand og har behov for nytt dekke. Styret har i 2013 søkt to aktører om midler for å utbedre dette. Gjensidigestiftelsen ga dessverre ikke noe i 2013. Styret har også samarbeidet med Sørum kommune for å sende inn en søknad om spillemidler til Akershus fylke. Søknadsfristen var november 2013, og det foreligger pr 11. februar 2014 ikke noe svar på søknaden. Styret ønsker å fortsette å søke om midler til å utbedre fellesområdene til vellet i 2014.Det er også kjøpt inn nye kurver som vil bli montert så snart snøen er borte. Økonomi Årets resultat viser et underskudd i Heksebergåsen Vel på 43.320,- mot et budsjettert underskudd på 27.550,-. Vi har lykkes å holde «øvrige kostnader» nede og brukt 20.388,- mindre enn budsjettert her, noe som i hovedsak skyldes lavere utgifter til regnskapsfører og snømåking. I 2013 opprettet Heksebergåsen Vel et tredje fond «Drift fellesområder», i tillegg til de to andre «VA Sikringsfond» og «Leketun». Vi står overfor flere betydelige kostnader rundt vedlikehold og oppgradering av fellesområder og et eget fond for drift av fellesområder gjør det mulig å overføre midler fra et år til et annet for kostnader som er større enn at de kan dekkes innenfor et årsbudsjett. Det ble derfor overført 70.000,- fra budsjettet for 2012 og 80.000,- fra 2013, slik at «Drift Fellesområder» til sammen disponerte 150.000,- i 2013. I 2013 har det blitt gjort tre utbedringer som har kostet penger. Vi har barket alle lekeplasser slik vi er pålagt å gjøre (kostnad ca 90.000,-), utbedret områder rundt basketbanen samt Tunringen (kostnad ca 55.000,-) og i tillegg dekket utgifter til trapp mellom Skarstubben og Rudvegen oppført på dugnad (kostnad ca 12.000,-). Resterende pengebruk fra «Drift fellesområder» er knyttet til dugnad, noe innkjøp og annet. Til sammen er det et overforbruk på til sammen ca 37.000,- fra «Drift Fellesområder» som er belastet Heksebergåsen Vels egenkapital. Det har også blitt belastet «Leketunfond» penger for et par lekeapparater oppført på dugnad, samt «VA Fond» har hatt utgifter i 2013 også. 3
Heksebergåsen Vel har hatt mer eller mindre samme kontantbeholdning de senere årene. Men i løpet av de 3-4 siste år har Heksebergåsen Vels «Egenkapital» og «Leketunfond» gått ned med ca 100.000,-, mens «VA fond» har økt tilsvarende. Vi vet at lekeapparatene som ble satt opp for snart ti år siden nå vil trenge mer og mer vedlikehold og vi kan ikke fortsette å bruke penger fra egenkapital i det uendelige. En vel fungerende velforening med god økonomi påvirker eiendomsverdien til medlemmene positivt. Styret legger derfor opp til en økning av kontingenten med 200,- pr husstand fra 2014. Vi gjør dette fordi vi ikke ønsker å finansiere fremtidige utbedringer ved å redusere egenkapitalen. I stedet ønsker vi å bygge opp fondet «Drift Fellesområder» til å kunne tåle fremtidige kostnader knyttet til oppgradering. (Eksempelvis asfaltering av basketballbanen og oppgradering av andre områder, slik området rundt basketballbanen har blitt oppgradert). For 2014 ønsker styret å opprettholde størrelsen på innbetaling til VA-fond, men ser for seg å redusere denne fra 2015. Vi har tidlig i 2014 tilbakeført i underkant av 100.000,- til beboere med strømmåler og det ser ut som om dette vil bli en årlig kostnad på ca 25.000,- i årene som kommer. Det er noen mulige kostnader (i størrelsesorden ca 50.000,-) til utbedringer av dagens anlegg som vi ønsker litt mer klarlagt før vi reduserer innbetalinger, men vi mener at et «VA fond» på ca 160-180.000,-i kombinasjon med egenkapital vil være tilstrekkelig. Med mindre uforutsette kostnader skulle dukke opp i løpet av 2014 vil altså betalinger til VA fond bli redusert i 2015. Skulle Generalforsamlingen vedta forslaget om at Heksebergåsen Vel påtar seg ansvar for å kreve inn utgifter til belysning i garasjeanlegg så vil dette være et eget regnskap og utenom budsjett.. Parkering generelt Det oppfordres til alle å vise hensyn og parkere på oppmerkede plasser eller egen parkering. Gateparkering er ikke tillatt, og dette forbudet håndheves av kommunen Adventsarrangement Styret arrangerte adventsarrangement med julegrantenning på basketballbanen. Det var tenning av julegran, musikk fra "Stasen", servering av gløgg og pepperkaker, gang rundt juletreet, og nissen delte ut godteposer til barna. Det var bra fremmøte av barn og voksne. Tusen takk til KIWI Fjellbo for støtten denne gangen også. Lys i parkeringsområdet Jutulvegen/Tussevegen I dette området har det vært flere ønsker om bedre belysning. Det skulle monteres 2 stk gatelys i parkeringsområdet. Velforeningen presser fortsatt på kommunen her men dette viser seg å dra noe ut i tid. 4
Strømbokser til varmekabler for vav Alle kartlagte strømmålere tilknyttet varmereguleringen av vannet inn til leilighetene er gjennomgått. Vi har deaktivert målerne på våren og aktivert dem igjen på høsten for at de ikke skal være påslåtte og trekke strøm mens det er varmegrader ute. Forbruket på den enkelte boks er avlest og reelt forbruk for vinteren 2012/2013 registrert. Ut fra et gjennomsnittlig prisnivå, hentet fra SSB for perioden 2007-2012 og gjennomsnittlig forbruk for samme periode (basert på reell avlesning), er det beregnet hvor mye som skal tilbakebetales den enkelte involverte husstand. Dette varierer naturlig nok en del fra strømboks til strømboks, men totalt sett beløp det seg til ca 90.000,-. Tilbakebetalingen er nå utført til de berettigede og fremover blir utbetalingene foretatt snarest etter "vår-registreringen". Alle målerne som er registrert er listet opp på hjemmesidene og det oppfordres til at man tar kontakt dersom man mener det finnes bokser ute som ikke er listet. Merk at det kan finnes strømmålere i garasjer og boder, ikke bare på utendørs husvegg. Vestre Sørum storvel Heksebergåsen er med og vil delta på møter og diskusjoner fremover. Snøbrøyting / strøing på velets områder Vi har hatt avtale med Erik Klemetsrud og styret er meget godt fornøyd med jobben i år også. Snømåking på egen tomt: styret ber alle om å holde snøen på egen tomt og ikke kaste det over til naboen, ut i veien eller på fortauet Tunkontakter Styret ønsker kontaktinfo fra samtlige tunkontakter, dette blir i år spesielt viktig med tanke på dugnadsarbeidet som kommer i etterkant av godkjenning av lekearealer Vel nytt Det er i 2013 utgitt 1 stk av informasjonsskrivet Vel Nytt. Dette leveres direkte i postkassene til alle husstander. Det gis her informasjon om de aktuelle sakene som velforeningen er engasjert i, og utgis etter behov. Velkommen til generalforsamling kl 20:00, onsdag 02. april 2014 Hjemmesiden; www.heksebergasen.no På hjemmesiden er de viktigste informasjoner vedrørende velforeningen å finne. Blant annet vedtekter, parkeringsreglement, Vel Nytt, osv. Det finnes også en e-post adresse for å kontakte velforeningens styre: 5
styre@heksebergasen.no. Heksebergåsen, Mars 2014 Carl Fredrik Krogh Vidar Elshøy Jan Martin Ryen Per Tore Olsen Berit Thoresen Per Christian Stensgård Sindre Williksen 6
HEKSEBERGÅSEN VEL Forslag til endrede vedtekter for Heksebergåsen Vel. For generalforsamlingen **. mars 2014. 1 Velforeningen har disposisjons- og forvaltningsrett over fellesareal gnr. 82, bnr. 332, på vegne av velforeningens medlemmer. Velforeningen skal ivareta medlemmenes interesser hva angår disponeringen og vedlikehold av fellesarealene, samt ivareta nærmiljøet i Heksebergåsen. For bruk av parkeringsarealer på fellesområdene finnes eget reglement, Parkeringsreglement for Heksebergåsen Vel. Alle beboere plikter å gjøre seg kjent med og rette seg etter dette. 2 Heksebergåsen Vel omfatter totalt 252 boliger. Hver eier av boligene i Heksebergåsen Vel har rett og plikt til å være medlem av velforeningen. Medlemsskapet tinglyses i skjøtet ved eiedomsoverdragelse og regnes som en servitutt (ikke pengeheftelse) på eiendommen. Eier av den enkelte bolig plikter å følge de vedtak som besluttes av velforeningen samt betale medlemskontingent fastsatt av generalforsamlingen. Ved valg av - og evt. avstemninger om - disponering av fellesarealene har hver eier 1 stemme. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. 3 7
A : Medlemmene innenfor hvert enkelt tun er forpliktet til å velge en tunkontakt. Dette for å ivareta velforeningens interesser for tunet, samt forestå nødvendige dugnader for vedlikehold. Samtlige medlemmer er forpliktet til dugnadsarbeide på fellesarealer. B : Vedlikeholdsutgifter knyttet til tekniske anlegg som kun er til nytte for - eller brukes av - det enkelte medlem, dekkes av vedkommende selv. C : Velforeningen er forpliktet til avsette midler over kontingenten hvert år til et vedlikeholds- og risikofond. Risikofondet opparbeides som sikkerhet i forbindelse med felles V/A ansvar for alle Moelven oppsatte hus. Denne del av kontingenten blir øremerket til dette formålet. Fondet disponeres av styret. Det enkelte medlem er forpliktet til å motta valg til styret. Styret består av minimum 6 medlemmer: 4 Leder, nestleder, sekretær, kasserer og 2 - to - styremedlemmer - samt 2 varamedlemmer. Disse velges for en periode på 2 - to - år. En del av styret er hvert år slik at; Leder og kasserer + et styremedlem og 2 varamenn velges det ene året Nestleder og sekretær + et styremedlem velges påfølgende år. Styret konstituerer seg selv ved 1. styremøte etter generalforsamlingen. Styrets sammensetning skal primært gjenspeile de 3 ulike boligkategorier innen boligområdet, rekkehus, eneboliger i rekke, samt frittstående eneboliger. 8
Styret leder velforeningens virksomhet og representerer det utad. Styret kan engasjere forretningsfører/regnskapsfører og juridisk rådgivning ved behov. 5 Styret kan ikke treffe avgjørelser av økonomisk betydning for medlemmene utover nødvendige utgifter som kan utredes av medlemskontingenten, respektive avsatte fonds. Styret har rett til å føre kontroll med at vedtektene og parkeringsreglementet overholdes. Styret kan ilegge bøter til medlemmene ved brudd på parkeringsreglementet, begrenset til maksimum størrelse 1 gange kontingent for angjeldende hustype. Skriftlig varsel om forholdet skal gis før bot kan ilegges. Ved stemmelikhet i styret har styrets leder dobbeltstemme. Ordinær generalforsamling avholdes hvert år medio mars, dog senest innen utgangen av mai måned. 6 På ordinær generalforsamling skal følgende behandles: 1. Styrets årsberetning og revidert regnskap 2. Anvendelse av overskudd eller dekning av tap 3. Budsjettforslag og fastsettelse av medlemkontingent 4. Valg av styret 5. Øvrige saker som nevnt i innkallelsen Innkalling til ordinær generalforsamling skal skje skriftlig og minimum 14 dager før møtet finner sted. Ordinær generalforsamling avholdes på det sted styret bestemmer. 9
Ekstraordinær generalforsamling avholdes for øvrig så ofte styret finner det nødvendig - eller når minimum 10% av medlemmene ber om det. Innkalling skjer på samme måte som for ordinær generalforsamling, men med minimum 7 - sju - dagers skriftlig varsel. Kun saker som nevnt i innkallelsen kan behandles på ekstraordinær generalforsamling. På ordinær og ekstraordinær generalforsamling har hvert medlem 1 stemme. Ved stemmelikhet har styrets leder dobbeltstemme. Ordinær generalforsamling har besluttende myndighet dersom minimum 10 medlemmer, inklusive medlemmer av styret som er stemmeberettigede, er representert. Alle avgjørelser av økonomisk betydning for medlemmene skal treffes av generalforsamlingen. 7 De til en hver tid gjeldende vedtekter er styrets styringsverktøy. Vedtektene kan ikke endres med mindre dette behandles på generalforsamlingen. En endring av vedtekter krever minimum 2/3 flertall av de fremmøtte stemmeberettigede på generalforsamlingen. For omdisponering av fellesarealer kreves 2/3 flertall av totale antall medlemmer, og skal behandles og vedtas på 2 generalforsamlinger, herunder ekstraordinære generalforsamlinger, for å være gyldige. Stemmeavgivning kan gis skriftlig til styret minimum 7 sju dager før generalforsamlingen, og teller på linje med de fremmøtte på generalforsamlingen. 8 Fra og med 01.05.14 tar Heksebergåsen Vel over ansvar for drift av elektrisk anlegg tilknyttet utebelysning til garasjeanlegg for følgende adresser: Jutulvegen 1,3,5,7,9,11,13,15,17,19,21, 23,25,27,29,31,33,35,37,39,41,43,45,47,49,51,53,55,57,59,61,63,65,67,69,71,73 og Tussevegen 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,27,29,31 10
Heksebergåsen Vel vil kreve inn kostnader knyttet til drift og vedlikehold av anlegget fra beboere på adressene nevnt over gjennom økning av kontingent for husstandene på disse adressene. Økningen skal gjenspeile de reelle kostnadene knyttet til kostnader forbundet med det elektriske anlegget. Heksebergåsen Vels ansvar er begrenset til drift og vedlikehold av utelysanlegget. Medlemmer av Heksebergåsen Vel som ikke bor på en av de aktuelle adressene er fritatt for et hvert økonomisk ansvar knyttet til dette anlegget. Det er ikke reservasjonsrett for boliger med garasje i anlegget fra ordningen og beboere plikter å legge til rette for at Heksebergåsen Vel skal kunne etterse og vedlikeholde anlegget. Beboere er selv ansvarlig for innkjøp og skifte av lyspære på den garasjeplass de eier og disponerer. *** 11