Havnekonferanse 17. mars 2010 Kst. havnedirektør Eli Glambek Utviklingsarbeid i Bergen og Omland havnevesen Oppfølging av PWC-rapporten Arbeidet med å implementere strategiplanen
Generelle betraktninger i rapporten fra PwC Ikke tilstrekkelig dokumentert at eierne har hatt en tilfredsstillende eierstyring og oppfølging av BOH I revisjonssammenheng lite fokus på spørsmål angående internkontrollsystem, risikovurderinger, eierstyring og oppfølgning av aktivitetene, samt budsjettkontroll og avviksrapportering med tilhørende analyser Havnerådet har ikke hatt en aktiv rolle i kontroll og oppfølging av den virksomhet som drives i regi av BOH BOH har i stor grad vært styrt av administrasjonen og Havnestyret har unnlatt å stille kritiske spørsmål til og krav om vesentlige forhold ved BOH's virksomhet. Det bemerkes likevel at det sittende styret i forhold til tidligere styrer har vist evne og vilje til å ta tak i problemene Den daglige ledelsen i havnen beskrives som svak og med dårlig kontroll på virksomhetens aktiviteter. Dette har gitt uformelle enkeltgrupperinger en uheldig maktposisjon i organisasjonen.
Bergen havnevesen. Organer og ansatte i 1857 Havnekommisjonen Havnefogd Utdypningskommisjonen Sekretær Prammester Kasserer 1 havneassistent 2 havnebetjenter Kvartermester (styrmann) Dagleiere til konkrete bygge- og reparasjonsarbeider Pram- og skutearbeidere
Bergen havnevesen. Organer og ansatte 1900 Departementet for de offentlige arbeider Havnedirektorat/havnedirektør Bergen bystyre Havnekommisjonen Stadsingeniørkontoret Havnefogd Havneingeniør kontorist Kasserer Fyrvokter Oppsynsmann Kontorpersonale havnebetjenter Fyrvoktermedhjelper Skipper og maskinist på Havnebaaden Løsarbeidere Faste arbeidsformenn og fagarbeidere
To sideordnede etater Havnekontoret og Havneingeniørkontoret Instruks for havnefogd (ansatt av departementet): Under havnestyrets oppsyn leder havnefogden havnens daglige drift og forvaltning i henhold til gjeldende hvanelov og bestemmelser. Han er fortesatt for samtlige funksjonærer og arbeidere som er beskjeftiget ved Havnens drift (kranførere unntatt). Unntatt fra havnefogdens forvaltningsområde er førselen av havnevesenets regnskap samt ledelse av de tekniske arbeider i havnen og havnefogden er ikke foresatt for de til disse grener av havnens forvaltningknyttede funksjonæerer og arbeidere. Instruks for havneingeniør (ansatt av havnestyret): Havneingeniøren forestaar som ansvarlig leder havnevesenets tekniske arbeider baade for nye anlægs vedkommende og vedlikeholds- og mudringsarbeider samt tillike den tekniske forberedelse og utførelse av vandbygningsarbeider for bykassens regning, hvorhos han har at utføre det øvrige arbeide, magistrat og formannsskap til enhver tid måtte bestemme.
Utviklingen fra 1970 - milepæler Vedtak i Bergen bystyre: Stillingene som havnefogd og havneingeniør ble opphevet, og det ble opprettet en havnesjefstilling De to etatene ble slått sammen (maritim sektor og teknisk sektor) Kassa- og regnskapsføringen ble overført til havnevesenet (merkantil sektor) 01.01.85: Kommunalisering av havnedriften (ny lov) 1. september 1990 ble Bergen og Omland havnevesen etablert som en interkommunal bedrift med 11 medlemskommuner. Mars 2009: Ny strategiplan for BOH
Dagens organisering av Bergen og Omland havnevesen
Eierstyring og oppfølging av BOH BOH er en relativt ny organisasjon med gamle og sterke tradisjoner: Eierkommunene har stilt seg positive til samarbeidet og ønsker å videreføre dette Behov for å gjennomgå rammebetingelser og styringsverktøy Organisasjonsmodell Vedtekter Møteplasser for eierrepresentanter God informasjonsflyt og kommunikasjon mellom BOH og eierne
Revisjon I revisjonssammenheng lite fokus på spørsmål angående internkontrollsystem, risikovurderinger, eierstyring og oppfølgning av aktivitetene, samt budsjettkontroll og avviksrapportering med tilhørende analyser: Kommunerevisjonen er i gang med revisjon av bilutgifter for 2009 Kontrollutvalget i Bergen kommune har bedt om at det blir gjennomført en forvaltningsrevisjon i BOH våren 2010. Starter opp etter påske Arbeid med internkontrollsystem er påbegynt Det vil bli ansatt ny medarbeider med kompetanse på økonomistyring og internkontroll
Havnerådet har hatt en for lite aktiv rolle Hvilken rolle skal Havnerådet spille? Havnerådets rolle reguleres av vedtektene Rådets rolle er relatert til havne- og farvannsloven, beslutninger om økonomi, låneopptak samt ansettelse av havnedirektør Rådet forholder seg til styret gjennom saker styret legger frem Rådet skal avholde møter fast to ganger i året og ellers når det forlanges av styret, ordføreren eller av et medlem av BOH Hvilken rolle bør Havnerådet spille? Dette spørsmålet må drøftes av eierkommunene og sees i sammenheng med diskusjonen om fremtidig selskapsform
Forholdet mellom Havnestyret og administrasjonen Fra PwC-rapporten:...det ikke har vært noen fast struktur for å sikre at alle vesentlige forhold knyttet til BOHs aktiviteter innen tekniske, maritime og merkantile områder, er blitt behandlet tilfredsstillende i styret Havnestyrets oppgaver og ansvar er regulert i vedtektene Det er ikke beskrevet i vedtektene hva som er administrasjonens selvstendige oppgaver Frem til 1993 fastsatte departementet veiledende normalinstruks for stillingen som administrativ leder av havneforvaltningen ( 13 i tidl. havne og farvannslov). Bestemmelsen ble opphevet i forbindelse med tilpasningen av loven til ny kommunelov.
Den daglige ledelsen Den daglige ledelsen i havnen er beskrevet som svak og med dårlig kontroll på virksomhetens aktiviteter. Uformelle enkeltgrupperinger har fått en uheldig maktposisjon i organisasjonen. Ukultur Manglende styring og kontroll Mangelfull kompetanse i forhold til arbeidsoppgaver og utfordringer En organisasjon som synes å ha vært i en konstant krisesituasjon over lang tid med alvorlige konsekvenser både for driften og enkeltindivider Dette er forhold som det arbeides med: Utvikling av tiltaksliste (administrasjonen) Styrets prioriteringer Intern møtestruktur: Faste interne møter med særlig fokus på prioriterte områder/styresaker Faste møter med de tillitsvalgte i forkant av styremøtene Faste informasjonsmøter med de ansatte
BOHs misjon hva er begrunnelsen for at vi finnes? BOHs misjon gir rammene for hvilke oppgaver organisasjonen skal løse: BOH skal være en fremtidsrettet internasjonal miljøhavn som fremmer sjøtransporten BOH skal ivareta forvaltningsmessige oppgaver etter havne- og farvannsloven BOH skal ivareta kundenes, eiernes og samfunnets interesser i utviklingen av havnen Dette beskriver havnens hovedoppgaver og vil være et utgangspunkt for en videre konkretisering av oppgaver og ansvarsfordeling mellom administrasjon og styre
Oppfølging - tiltak I Det er behov for en beskrivelse av havnedirektørens (administrasjonens) ansvarsområde med tydeliggjøring av oppgaver og fullmakter II Administrasjonen er godt i gang med å identifisere organisatoriske og styringsmessige utfordringer med forslag om adekvate tiltak Utfordringene er mange Ressursene er begrensede Ikke tilstrekkelig kompetanse på alle områder som bør forbedres Umulig å gape over alt på en gang III Havnestyret er en aktiv medspiller og gir god støtte m.h.t. å gjøre de riktige prioriteringene
Styremøte 12.03.10 Styret ber administrasjonen prioritere: Internkontrollsystem som sikrer: Nødvendige risikoanalyser Tilstrekkelig periodisk rapportering innenfor vesentlige felt Nødvendig avviksrapportering Innkjøpsområdet gjennomgå: organisering roller, ansvar og fullmakter Vedlikehold og investering: Utarbeide en helthetlig kartlegging av nødvendig årlig vedlikeholdsbehov Økonomi: Utarbeide en overordnet økonomisk styringsmodell som sikrer en hensiktsmessig økonomistyring av BOH Personal: Sikre at ansettelsereglementet er implementert og forstått Implementere nye rutiner for bruk av overtid Dokken Vest: Få saken på et riktig spor og sikre at saksbehandlingen er korrekt
BOHs visjon: Bergen fremtidsrettet internasjonal miljøhavn Det har vært arbeidet godt med implementering av strategiplanen i 2009 PwC-rapporten har for en periode stilt strategiplanen litt i skyggen Implementering av strategiplanen vil være et viktig tiltak for å endre de negative trekk ved organisasjonen som påpekes i rapporten Strategiplanen er et svært sentralt dokument i arbeidet med å endre organisasjonens fokus, retning og arbeidsmåter og denne vil stå sentralt i utviklingsarbeidet for at BOH skal kunne: tilby moderne og funksjonelle løsninger som bidrar til effektive og gode logistikkløsninger for kundene være en internasjonal havn med en betydelig andel internasjonale anløp og være anerkjent som en attraktiv godshavn og cruisedestinasjon være en samfunnsaktør som fokuserer på en miljøvennlig drift av havnen og være en aktiv pådriver for å fremme sjøtransporten