BERGEN OG OMLAND HAVNEVESEN Dato: 23. mars 2011

Transkript

1 BERGEN OG OMLAND HAVNEVESEN Dato: 23. mars 2011 BGHAS /11 Bergen og Omland Havnevesen. Styret Oppfølging av PWC-rapporten KRL HAV BAKGRUNN Bergen og Omland havnestyre behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: "Havnestyret viser til den fremlagte oppfølging av rapport fra PwC. Havnestyret ber om at statusrapport oppdateres med realistiske tidsfrister på de foreslåtte prosjekt. Statusrapporten legges frem på hvert styremøte." Havnestyret ber administrasjonen spesielt prioritere følgende prosjekt fremover: Virksomhetsstyring Implementering av et internkontrollsystem som sikrer nødvendige risikoanalyser, tilstrekkelig periodisk rapportering innenfor vesentlige felt samt nødvendig avviksrapportering og forslag til tiltak. Det skal leveres kvartalsvise tiltaksrapporter fra hver avdeling som legges frem for styret - hvor disponering av budsjett- og kostnadsestimater fremkommer. Innkjøp: Gjennomgå organisering av innkjøp, roller, ansvar og fullmakter. Vedlikehold og investering: Utarbeide en helhetlig kartlegging av nødvendig årlig vedlikeholdsbehov i BOH. Økonomi: Utarbeide en overordnet økonomisk styringsmodell som sikrer en hensiktsmessig økonomistyring av BOH. Økonomisk rapportering på prognose ift hvor man til enhver tid står kvartalsvis. Personal: Sikre at Bergen kommune sitt ansettelsesreglement er implementert og forstått av relevant personell, samt implementere nye rutiner for bruk av overtid. Havnestyret ber konstituert havnedirektør holde fokus på å redusere det høye sykefraværet. 1

2 Havnestyret viser til styrevedtak den i sak 7-10 pkt. 4 vedrørende nærmere undersøkelser knyttet til ansvarsforhold når det gjelder brudd på lov- og regelverk og ber om at dette følges opp og avklares og rapporteres tilbake til styret. Havnedirektøren rapporterte tilbake til havnestyret i sak Havnestyret behandlet saken i møte og fattet enstemmig følgende vedtak: "Havnestyret viser til tidligere vedtak i sak 15/10 den 17.februar 2010 hvor styret ber om å bli løpende orientert om videre oppfølging av PWC-rapporten. Havnestyret synes rapporteringen har vært mangelfull og er heller ikke tilfreds med den framlagte oversikten som skal vise hvordan PWC-rapportens tiltak er blitt fulgt opp. Havnestyret ber derfor havnedirektøren utarbeide grundigere sak hvor tiltakene som er beskrevet i hst.sak 07/10 punkt 4, og de prioriterte prosjektene i hst.sak 20/10 blir presentert på en mer omstendelig måte. Saksutredningen fremlegges for de tillitsvalgte og AMU for uttale før styrebehandling. Havnestyret ber i tillegg om at forbedringstiltak som fremkommer i PWC-rapporten inngår i rapporteringen i handlingsplanen." OPPFØLGINGSPUNKTER Virksomhetsstyring Implementering av et internkontrollsystem som sikrer nødvendige risikoanalyser, tilstrekkelig periodisk rapportering innenfor vesentlige felt samt nødvendig avviksrapportering og forslag til tiltak. Det skal leveres kvartalsvise tiltaksrapporter fra hver avdeling som legges frem for styret - hvor disponering av budsjett- og kostnadsestimater fremkommer. PWC-rapporten anbefaler at det må sikres at det blir utarbeidet og implementert en helhetlig strategi som ivaretar BOHs fremtidige utfordringer og oppgaver på kort og lang sikt og som ivaretar hele organisasjonens aktiviteter, slik at disse blir gjennomført i henhold til vedtatte interne og eksterne rammebetingelser. Det må etableres og implementeres et tilfredsstillende rammeverk for eierstyring og oppfølgning, styrets kontroll og oppfølgningsansvar, sikre implementering av et internkontrollsystem gjennom hele organisasjonen (merkantil, teknisk og maritim) med tilfredsstillende oppfølgning, avviksrapportering og forslag til tiltak. Tiltak Den helhetlige strategien fremgår av den vedtatte strategiplanen for perioden Planen bygger på balansert målstyring som et grunnleggende prinsipp for helhetlig utvikling, styring og kontroll av virksomheten. Tjenestetilbud Havnedrift Forvaltning av lovverk Bergen fremtidsrettet internasjonal miljøhavn Hovedstrategier Utvikle viktige områder for å realisere visjonen Markeds-og kundeorientering Eiendomsforhold Utvikling av havneareal og logistikk Miljøhavn Aktivt påvirke og tilpasse nye rammebetingelser Ny havne- og farvannslov Kommunedelplan Bergen indre havn NTP og ny seilingsled Fylkesdelplan for ny godshavn Kundesegment og brukere Containere Ro-ro Logistikk Cruise Ferge Hurtigbåter Offshore Arealforvaltning Forbedre virksomhetsstyring, interne prosesser og systemer Virksomhetsstyring 2 Effektive og gode interne prosesser Effektive og gode systemer Øvrige båter Leietagere Passasjerer

3 En av de tre hovedstrategiene er nettopp å Forbedre virksomhetsstyring, interne prosesser og systemer. Virksomhetsstyringen, de interne prosessene og systemene representerer på mange måter grunnmuren i virksomheten. For å kunne realisere de strategiske hovedfokusområdene og være aktiv i tilpasning til nye rammebetingelser er det en forutsetning at virksomhetsstyringen er godt utviklet. Som det fremgår av PWC-rapporten har BOH flere utfordringer knyttet til dette området For å oppnå denne hovedstrategien og dermed lede og drive BOH vellykket, ble det vedtatt å etablere et kvalitetssystem som en del av BOHs styringssystem. Etablering av et kvalitetssystem ved BOH Havnestyret besluttet å etablere et eget prosjekt som skulle utarbeide et helhetlig kvalitetssystem for BOH. Prosjektet som helhet har som målsetting å dokumentere selskapets arbeidsprosesser, avklare ansvarsforhold mellom roller og funksjoner, bedre effektivitet og kvalitet i arbeidsprosessene, bedre etterlevelse av eksterne rammebetingelser, og bedre datakvalitet. Det er stilt krav om at kvalitetssystemet skal være bygget på en systematisk tenkning omkring metodikk for arbeidsprosesser, risikovurderinger og avvikshåndtering med tanke på kontinuerlig forbedring. BOH sitt behov for internkontroll skal være dekket, og begreps- og systemforståelse skal være bygget på uttrykk i NS-EN ISO 9000 serien. Kvalitetssystemet skal være prosessorientert, dvs. vise sammenhenger mellom aktivitetene som utføres i organisasjonen. Det skal videre bygge på kundefokus, lederskap, personellets engasjement, prosesstankegang, systemtankegang ved styring og kontinuerlig forbedring. Beslutninger skal være basert på faktiske hendelser og gjensidig samarbeid med leverandører. Oversiktsbilde av kvalitetssystemet fremgår av figuren under: Styrendeprosesser 1.0 Strategi og mål Hovedprosesser 2.0 Organisasjon og ansvar 3.0 Virksomhetsplaner 4.0 Ledelsens gjennomgang og oppfølging 5.0 Dokument-styring og registrering Havnedrift Forv. havn- og farvanns.l 6.0 Utvikling 7.0 Markedsføring og salg 8.0 Ordre håndtering 9.0 Tjeneste leveranse 10.0 Registrering og fakturering 11,0 Evaluering Arealforvaltning Støtteprosesser 11.0 HMS 12.0 Beredskap 13.0 Sikkerhet (ISPS) 14 0 Innkjøp 15.0 Økonomi 16.0 IKT 17.0 HR/personal 18.0 Administrative 19.0 Informasjon og k ik j 20 0 Ytre miljø 21 0 Kvalitet 3

4 Kvalitetssystemet skal bidra til at BOH når sine mål. Prosjektet skal kartlegge målene BOH har ifht kvalitet i tjenestene og kundetilfredshet. Det skal defineres konkrete mål for de viktigste prosessene i BOH. Det skal gjennomføres en risikokartlegging for å identifisere forhold som kan påvirke BOHs måloppnåelse. Risikoene skal analyseres og det skal vurderes sannsynlighet og konsekvens for at en hendelse inntreffer. Kontrollaktiviteter som bidrar til å redusere risikoene skal innarbeides i prosessene. Det skal gjennomføres en overordnet kartlegging av alle prosessene i BOH, dvs. de styrende prosessene, hovedprosessene og støtteprosessene. Gjennom kartleggingsarbeidet skal mulige forbedringsområder identifiseres, og forslag til forbedrede prosesser utarbeides. For prosesser med høy risiko skal det gjennomføres en detaljert beskrivelse av hvert trinn i prosessen, med tilhørende skjemaer og verktøy Prosjektet skal gjennomføres med involvering av de ansatte. Ansatte skal delta i arbeidsmøter og intervjuer og bidra til etableringen av kvalitetssystemet. Alle ansatte skal få den nødvendige opplæring i hvordan kvalitetssystemet skal brukes i hverdagen. Dette vil være viktig for å sikre en god implementering. Havnestyret skal bli holdt løpende orientert om status for prosjektet. Den opprinnelige fremdriftsplanen for prosjektet ble fulgt frem til Det ble deretter gjort omprioriteringer for på en mer konkret måte å følge opp PWCrapportens krav om at det ble utarbeidet skriftlige prosedyrer for avviksbehandling, ansettelser og overtid. I et tidsrom fra januar 2011 har det videre vært nødvendig å prioritere arbeidet med å konkretisere og implementere ny organisering av havneadministrasjonen i tråd med havnestyrets vedtak 5. november For å få til en god omorganiseringsprosess er det viktig å få til medvirkning fra de ansatte, noe som vil medføre ekstra ressursbruk utover de daglige ordinære driftsoppgavene. Høy arbeidsbelastning for havneadministrasjonen i denne perioden tilsier derfor at arbeidet med kvalitetssystemet nedprioriteres noe. På denne bakgrunn er det besluttet at fremdriftsplanen for kvalitetsprosjektet justeres, og at ny dato for å ha implementert en første versjon av et kvalitetssystem ved BOH blir Utarbeide prioritert handlingsplan for 2011 Havnestyret og Havnerådet har vedtatt Handlingsplanen og Budsjettet for Handlingsplanen er utarbeidet i excel-format og lagt på virksomhetens fellesområde. Havneadministrasjonen har utpekt en spesialrådgiver som ansvarlig for oppfølgingen av handlingsplanen. Avdelingene og stabsmedarbeiderne utarbeider i tillegg oversikt over viktige driftsoppgaver i det samme excel-skjemaet. 4

5 Månedlig oppføling av handlingsplan og budsjett. En gang i måneden er statusrapportering på handlingsplanen tema på ledermøte i havneadministrasjonen. Det er fortsatt behov for opplæring i regnskapssystemet Agresso for å kunne hente ut de nødvendige økonomi-rapportene og for å dyktiggjøre medarbeiderne i riktig føring av inntekts- og kostnadstyper etter hvor de etter sin art hører hjemme. Utarbeide driftsrapport hvert kvartal Det er utarbeidet en veileder for driftrapportering ved BOH Driftsrapport for BOH hensikt, utarbeidelse og ansvar. Driftsrapporten for 4. kvartal 2010 ble utarbeidet av havneadministrasjonen uten rådgivning fra eksternkonsulent. Administrasjonen bruker mye ressurser og tid på å utarbeide driftsrapporten i nåværende form. Ressursbruken medfører imidlertid at avdelingsledere og andre medarbeidere som fremskaffer nøkkeltall får god innsikt i hva som er virksomhetens nøkkeltall og utviklingen i disse tallene. Utarbeide prosedyre for avviksrapportering Det er utarbeidet prosedyre for avvikshåndtering i virksomheten. Prosedyren er lagt frem for havnestyret. Prosedyren skal beskrive hvordan den enkelte medarbeider kan melde inn: Forbedringsforslag Farlige forhold Avvik Sikkerhetsbrudd Uønskede hendelser Videre skal prosedyren beskrive hvordan organisasjonen BOH håndterer rapporterte hendelser eller forslag slik at man kan forebygge hendelser/avvik, eller treffe tiltak som vil forebygger at hendelsene ikke oppstår på nytt. Prosedyren gjelder for alle ansatte i BOH samt for de som er fast innleide og som gjør et arbeid i regi av BOH (bl.a. vektertjenesten). Det er et mål at melding om forbedringsforslag, farlige forhold, avvik, sikkerhetsbrudd og uønskede hendelser skal skape positive holdninger til sikkerhet og årvåkenhet i bedriften. Havnedirektøren er ansvarlig for at prosedyren for avviksbehandling er kjent i organisasjonen. Det er den enkelte avdelingsleder som skal formidle prosedyren på vegne av havnedirektøren og sørge for at den etterleves i tråd med prosedyrebeskrivelsen. Alle ledere er ansvarlige for å behandle avvik innen sitt ansvarsområde. Ansatte har plikt til å melde fra til leder om forbedringsforslag, farlige forhold, avvik, sikkerhetsbrudd og uønskede hendelser. Avviksrapporteringen er i gang og det er etablert en egen avvikslogg som er gjenstand for oppfølging under ledermøtene en gang pr. måned. INNKJØP PWC-rapporten avdekket brudd på regler om offentlige anskaffelser og anbefalte å utarbeide prosedyre for innkjøp. 5

6 Tiltak: BOH har startet arbeidet med å kartlegge gjeldende avtaler for å sikre at disse fornyes/lyses ut i samsvar med regelverket. Arbeidet med å utarbeide prosedyre for innkjøp i BOH er startet. Inntil videre har to spesialrådgivere fått et særlig ansvar for dialog og samarbeid med Bergen kommune slik at overholdelse av innkjøpsreglementet er ivaretatt ved aktuelle innkjøp. Når BOHs prosedyre for innkjøp er utarbeidet, planlegges det opplæring i denne for avdelingsleder og andre aktuelle innkjøpere. Innkjøpsfunksjonen i BOH vil bli nærmere avklart gjennom den nye organiseringen. ISPS PWC sine anbefalinger Internkontrollsystem som sikrer at avvik fra eller brudd på interne og eksterne rammebetingelser/regelverk rapporteres og følges opp Tiltak Fra og med 1. februar 2010 har det vært ansatt fast sikkerhetssjef ved BOH, stillingen er plassert i stab. Sikkerhetssjef er i første omgang ansvarlig for oppfølging og utvikling innen ISPSregelverket, men er også i stor grad involvert direkte i utøvelsen av sikkerhetsarbeidet. Adgangskontrollsystemene er oppdatert og som system er disse noe av det aller beste i Europa. Det har vært gjennomført en intern revisjon på rutiner omkring adgangskort. Dette har medført endrede rutiner og sletting av over 1000 kort. Ingen får adgangskort uten et minimum av opplæring i ISPS-regelverket. Også alle tidligere kortinnehavere kurses i disse dager. For å få kontroll med inn- og utpasseringer, særlig mot midlertidig besøkende byttes i disse dager adgangsportene (personell) til rundeller. Informasjon/opplæring omkring ISPS-regelverket er gitt til brukere og leietaker, noe som øker forståelsen for adgangskontroller, gjerder, porter med mer. Sikkerhetsplan for Skolten og Dokken er oppdatert og ny versjon godkjent av Kystverket. Det settes mye fokus på etterlevelse av regelverk, det er her vi pr i dag har de største utfordringene. Det er god fremdrift på ISPS-sikkerheten. Ved ny oppstart av kvalitetsprosjektet, regner vi også med å raskt få på plass et kvalitetssystem som ivaretar krav til internkontroll Ansettelser Implementere Bergen kommune sitt ansettelsesreglement samt at dette inngår i internkontrollsystemet med avviksrapportering. 6

7 Tiltak: Prosedyre for ansettelser er utarbeidet og behandlet av styret. Hovedregelen er ekstern utlysning, avvik fra hovedregelen krever at det innhentes dispensasjon fra HR-seksjonen i Bergen kommune. For innleie av personell fra bemanningsbyrå benyttes Bergen kommunes rammeavtaler. Nærmeste leder har det overordnede ansvaret for at ansettelser gjennomføres ihht. prosedyren. I prosedyren er ansvar og deltagere definert for hvert trinn i prosedyren. Prosedyren for ansettelser er implementert i organisasjonen og inkludert i kvalitetssystemet. HMS Implementere interkontrollsystem som inkluderer HMS og som sikrer at avvik rapporteres og følges opp Tiltak Prosjekt Kvalitetssystem ble startet opp i september måned. Videre har det vært gjort mye arbeid med tanke på beskrivelser av arbeidsoppgaver og eksisterende instrukser og prosedyrer. Det har også vært laget en struktur for hvordan et kvalitetssystem skal bygges opp. Arbeidet med anskaffelse av "verktøy" for kvalitetssystem og avvikssystem er startet, kun små justeringer må gjøres før dette kan legges ut på anbud. Det er videre beskrevet arbeidsoppgaver for en konsulent/kvalitetsansvarlig som skal videreføre arbeidet med å få på plass et helhetlig system for kvalitet og HMS. I forbindelse med omorganiseringen er det viktig å få på plass ansvar, roller, myndighet og oppfølging. Dette vil igjen medføre at vi i et fremtidig kvalitetssystem enkelt kan plassere inn prosessansvarlige personer. Det er planen at en "HMS-håndbok" skal bli en del av kvalitetssystemet. Det betyr at kravet til internkontroll, HMS blir ivaretatt i kvalitetssystemet til BOH. Det er foreslått kvalitets- og HMS mål for BOH. Disse skal det arbeides litt mer med før de behandles av ledergruppen. Bl.a. er prosedyrer på avviksrapportering, overtid, mobbing og trakassering samt ansettelser på plass. Avvikslogg er på plass, og det er god rapportering av avvik og andre hendelser. Det er gjort en stor kartlegging for å avdekke faremomenter i terminalområdene (risikovurdering HMS/brann). Denne kartleggingen er gjort sammen med de største brukerne av havnen. Her gjenstår oppfølging med beskrivelser av tiltak, ansvar med mer. Mindre HMS tiltak er gjennomført med godt resultat opp mot håndtering av cruisepassasjerer på, og ved kaiene. Det er også gjort fartsreduserende tiltak inne på Dokken. Dokken Vest Fullstendig gjennomgang av prosjektet og gi anbefalinger for behandling hos Bergen kommune Tidligere saksbehandling har vært gjennomgått, og mangler er rettet opp. Bergen og Omland havnestyre behandlet saken i møtet sak og fattet enstemmig følgende vedtak: 7

8 "1. Havnestyret godkjenner den fremlagte utbyggings- og finansieringsplanen for Dokken Vest. 2. Saken oversendes Havnerådet med anmodning om godkjenning av utbyggings- og finansieringsplan, jfr. Vedtektenes 10, pkt Havnestyret ber om at Havnerådet deretter oversender saken til Bergen bystyre via Byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling for endelig avgjørelse, jfr. Vedtektenes 11, siste ledd". Byrådet behandlet saken i møtet og innstilte følgende til bystyret i sak 10-11: "Bergen kommune godkjenner vedtak i sak av i Havnerådet om utbygging av Dokken Vest og søknad om låneopptak inntil kr 90 mill i Bergen kommunes lånefond. Det kreves ikke sikkerhet for lånet fordi Havnevesenet er en del av Bergen kommune og ikke eget rettsubjekt. Byrådet gis fullmakt til å avtale lånevilkår i samsvar med vedlagt utkast til gjeldsbrev og til å foreta endringer i lånefondsbudsjettet som følge av lånet. I forbindelse med de løpende forhandlingene mellom Bergen kommune og BOH om disposisjonsretten over Bergen kommunes eiendommer i havnen, har det fremkommet fra BOH' side at ved ferdigstillelse av Dokken (Vest) vil ikke lenger BOH ha behov for kaiområdene Wiesekaien og Møhlenpriskaiene for havnevirksomhet. Låneavtalen betinges av at Havnevesenets disposisjonsrett over eiendommene gnr. 164, bruksnumre , , , 395 og 421, Bergen, (Wiesekaien og Møhlenpriskaiene,) frafalles vederlagsfritt og tilbakeføres til bykassen når Dokken Vest er ferdigstilt og senest innen 3 år fra lånet er innvilget. Bystyret konstaterer at saksbehandlingen av utbygging av Dokken Vest ikke har vært i samsvar med Havnevesenets vedtekter 6,10 og 11, siste avsnitt. Bystyret forutsetter at beslutninger som gjelder større investeringer, salg eller makeskifte av eiendommer og andre prinsipielle spørsmål foretas av bystyret selv og tar Havnevesenets egen beklagelse av saksbehandlingen til etterretning". Saken er foreløpig utsatt i påvente av eiendomssaken. Overtid Implementere arbeidsmiljølovens regler for overtidsbruk og inkludere overtid i internkontrollsystemet og avviksrapporteringen. Tiltak Det er utarbeidet prosedyre for overtid og prosedyren er godkjent av havnestyret. Prosedyren bygger på arbeidsmiljølovens 10-6 som beskriver reglene for overtid. Overtid i følge arbeidsmiljøloven er arbeid ut over lovens grenser for alminnelig arbeidstid. For ansatte med fast arbeidstid (37,5 t/uke) og fleksitidsordningen (sommer = 35,25, vinter = 38,75 per uke), er grensene 9 timer i løpet av et døgn og 40 timer i løpet av en uke. For ansatte som har turnus ordning(35,5t), er grensene 9 timer i løpet av et døgn og 36 timer i løpet av en uke. Det er kun arbeid utover grensene som regnes som overtidsarbeid i følge lovens definisjon. 8

9 Dersom det blir arbeidet ut over avtalt arbeidstid, men innenfor lovens grenser for alminnelig arbeidstid, vil dette være såkalt merarbeid, det er opp til bedriften om dette arbeidet skal avlønnes som overtid. Overtid og merarbeid er kun tillatt dersom det er et særlig og tidsavgrenset behov for det. Med andre ord kan ikke overtid eller merarbeid brukes som en fast ordning. Begrepet samlet arbeidstid omfatter både alminnelig arbeidstid, merarbeid og overtidsarbeid. Dersom en ansatt har anledning til å forlate arbeidsplassen i lunsjpausen og ikke behøver å være tilgjengelig for arbeidsgiver, beregnes ikke pausen som en del arv arbeidstiden. Det er utarbeidet eget verktøy for føring av, og for å ha oversikt og kontroll med bruk av overtid. Prosedyren er implementert i virksomheten. Det gjenstår noe opplæring i bruk av de nye verktøyene for registrering og oppfølging av overtidsbruken. Prosedyren er tatt inn i arbeidet med et nytt kvalitetssystem. Økonomistyring / regnskapsgjennomgang Vurdere ledelse, kapasitet og kompetanse Sikre at implementeringen er i overensstemmelse med Bergen kommunes regnskapsprinsipper og metodikk Implementere internkontrollsystem og avviksrapportering Tiltak: Det er rekruttert ny økonomileder. Kommunale regnskapsprinsipper er innført. Det er utarbeidet et årshjul for budsjettprosessen i BOH. Høsten 2010 ble det gjennomført en budsjettprosess med medvirkning fra avdelingene. Foreløpig er det budsjettrapportering i forbindelse med utarbeidelse av driftsrapporten hvert kvartal. Målet er at det i løpet av første halvår 2011 er innført løpende budsjettovervåkning med rapportering hvert kvartal. Det er utarbeidet anleggsregister for BOH. Havnestyret vedtok anleggsregisteret i sak 11/11 på møtet Utarbeidet budsjett med utgangspunkt i avdelingene Det gjenstår å utarbeide beskrivelse av en helhetlig økonomistyringsmodell. Økonomi- og regnskapsprosedyrer og rutiner skal innarbeides i det nye kvalitetssystemet. Oppfølging av ansvarsforhold PWC sin anbefaling: Gjennomgang av BOH med fokus på ansvar knyttet til de avdekkede kritikkverdige forhold og handlinger Tiltak Kommunerevisjonen gjennomfører for tiden forvaltningsrevisjon ved BOH. 9

10 Vedlikehold og investeringer PWC sin anbefaling: Utarbeide en helhetlig plan for utvikling og vedlikehold av havneareal og logistikk Tiltak Det er etablert et prosjekt som får til oppgave å implementere og utvikle et FDV-system ved BOH. Prosjektet har følgende målsettinger: Innføre og ta i bruk dataverktøyet Facilit som et felles hjelpemiddel for å etablere et systematisk FDV arbeid ved BOH. FDV verktøyet skal brukes både til å lagre informasjon og for å støtte og dokumentere arbeidsprosesser Utvikle forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdsarbeidet slik at BOH sine anlegg fungerer godt gjennom hele levetiden innenfor de planlagte økonomiske rammer. FDV systemet skal bidra til at anleggets verdi opprettholdes over lang tid. Dette krever god planlegging og systematisk arbeid. Anlegget skal fungere godt for alle ytre belastninger og planlagt bruk gjennom året. FDV systemet skal føre til en mer kostnadseffektiv forvaltning, drift og vedlikehold av BOH sine anlegg. Når FDV prosjektet er gjennomført skal arbeidet gå over i en driftsfase, der FDV systemet ved hjelp av et felles dataverktøy er en integrert del av forvaltningen driften og vedlikeholdet av BOHs anlegg. Prosjektgruppen har plukket ut fem av BOH sine bygninger til å være "Pilot-bygg" ved innføring av FDV-systemet. Skur 22, 23, 26, 30 og 40. Det er utarbeidet kontrollplaner med hensyn til områdene brann, elektrisitet, VVS og bygg for disse byggene. Kartleggingsfasen har tatt noe lengre tid enn det som er beskrevet i milepælsplanen for prosjektet. Dette har gjort det nødvendig å endre milepælsplanen. Kartleggingsfasen og forbedringsfasen vil pågå frem til mai Deretter vil opplæringsfasen starte, før prosjektet går over i en implementeringsfase som vil strekke seg fra juni 2011 frem til prosjektets sluttdato FDV-systemet skal da levere grunnlagsdata til budsjettprosessen for 2012 med tanke på investeringer, behov for vedlikehold og driftsoppgaver. FDV-systemet vil være en sentral del av BOH sitt kvalitetssystem. I havne- og farvannsloven står det blant annet om utpekte havner: "Departementet utpeker havner som er særlig viktige for å utvikle effektiv og sikker sjøtransport av personer og gods. Departementet kan ved enkeltvedtak eller i forskrift fastsette nærmere krav til slike havner, herunder krav om organisering, samarbeid med andre havner og representasjon i havnens styrende organer. Utpekte havner etter første ledd skal utarbeide en plan som ivaretar krav til arealtilgang og effektivitet som er nødvendig som operativt transportknutepunkt. Planen skal følge kravene til rullering som kommuneplan." Det er fem utpekte havner i Norge: Oslo Havn, Kristiansand Havn, Stavanger Havn, Bergen Havn og Tromsø Havn. 10

11 Kystverket etablerer i disse dager et forum for de utpekte havnene. Første møte gjennomføres i Bergen Forumet skal blant annet tilrettelegge for en langsiktig og forutsigbar arealpolitikk som gir de utpekte havnene et godt grunnlag for å utvikle seg videre som logistikknutepunkt. På denne bakgrunn skal BOH i løpet av året utarbeide en arealplan for effektiv utnyttelse av arealer som øremerkes til havneformål. Arealplanen vil så danne grunnlag for å utarbeide en helhetlig plan for uvikling og vedlikehold av haveareal og logistikk. Disse planene vil også inngå som viktige styringsverktøy i BOH sitt kvalitetssystem. OPPSUMMERING Hensikten med denne gjennomgangen er å gi havnestyret en tilbakemelding på vedtak fattet i møte i sak 72/10. Gjennomgangen av status for oppfølgingsarbeidet etter PWC-rapporten viser at mye forbedringsarbeid er gjennomført, men at det fortsatt gjenstår arbeid før BOH har etablert en god virksomhetsstyring. Havneadministrasjonen anbefaler styret å fatte vedtak om at det videre oppfølgingsarbeidet av PWC-rapporten sees i sammenheng med den ordinære virksomhetsstyringen gjennom handlingsplanen og den etablerte driftsrapporteringen. Vedlagt følger en skjematisk oppstilling av status for oppfølgingen av PWC-rapporten med kobling til handlingsplanen. 11

12 Oppfølging av PwC rapporten - status Utfordring Foreslåtte tiltak i PwC rapporten Planlagte tiltak Handlings -plan Status 1 Virksomhetsstyring Utarbeide og implementere helhetlig strategi Rammeverk for eierstyring og oppfølging Internkontroll system Risikoanalyser Strategiplan Utarbeide prioritert handlingsplan for 2011 Ta i bruk handlingsplan på ledermøter og avdelingsmøter Utarbeide driftsrapport hvert kvartal Månedlig oppføling av handlingsplan og budsjett Prosjekt for kvalitetssystem Utarbeide rutine for avviksrapportering Ikke startet Ikke startet 2 Innkjøp Kartlegge alle avtaler der det kan foreligge brudd og evt. reforhandling Opplæring i gjeldende regelverk Utarbeide rutiner for innkjøp, herunder opplæring Organisering av innkjøpsfunksjon Ikke startet 3 Kystverket Internkontrollsystem som sikrer at avvik fra eller brudd på interne og eksterne rammebetingelser/regelverk rapporteres og følges opp Ansette sikkerhetsleder Prosjekt for kvalitetssystem Organisering med tydelige roller og ansvar Ansettelser Implementere BKs ansettelsesreglement samt at dette inngår i internkontrollsystemet med avviksrapportering 5 HMS Implementere interkontrollsystem som inkluderer HMS og som sikrer at avvik rapporteres og følges opp Utarbeide rutiner for ansettelser Rutine inkluderes i kvalitetssystemet Utarbeide mål, plan, oppfølging og rapportering HMS Utarbeide og følge opp risikoanalyse for HMS og brann Innarbeide HMS rutiner og avviksrapportering i kvalitetssystemet

13 Oppfølging av PwC rapporten - status Utfordring Foreslåtte tiltak i PwC rapporten Planlagte tiltak Handlings -plan 6 Dokken Vest Fullstendig gjennomgang av prosjektet og gi anbefalinger for behandling hos Bergen kommune 7 Overtid Implementere arbeidsmiljølovens regler for overtidsbruk og inkludere overtid i internkontrollsystemet og avviksrapporteringen 8 Økonomistyring / regnskapsgjennomgang 9 Oppfølging av ansvarsforhold 10 Vedlikehold og investeringer Vurdere ledelse, kapasitet og kompetanse Sikre at implementeringen er i overensstemmelse med BK regnskapsprinsipper og metodikk Implementere internkontrollsystem og avviksrapportering Gjennomgang av BOH med fokus på ansvar knyttet til de avdekkede kritikkverdige forhold og handlinger Utarbeide rutiner for overtid Innarbeide overtidsrutiner og avviksrapportering i kvalitetssystemet Innføre kommunale regnskapsprinsipper Utarbeide budsjett med utgangspunkt i avdelingene Utarbeide anleggsregister Utarbeide rutiner for månedelig oppfølging av budsjett Rekruttere ny økonomileder Utarbeide beskrivelse av økonomistyringsmodell Innarbeide økonomi/regnskapsrutiner i kvalitetssystemet Forvaltningsrevisjon fra Kommunerevisjonen Utarbeide en helhetlig plan for utvikling og vedlikehold av havneareal og logistikk FDV-system Status Ikke startet Ikke startet startet Forslag til vedtak: Havnestyret tar status for oppfølgingsarbeidet etter PWC-rapporten til orientering. Havnestyret ber om at oppfølgingsarbeidet av PWC-rapporten inngår som del av handlingsplanen og rapporteres i driftsrapporten. Kjell-Rune Linga Fung. havnedirektør 13