Rapport fra UG Administrasjon

Rapport fra UG Administrasjon Forslag til organisering av administrasjonen ved det fusjonerte universitetet Tromsø og Alta, 24. mars 2013 1

Innhold 1. Bakgrunn... 3 1.1. Organisering og mandat... 3 1.1.1. Organisering... 3 1.1.2. Mandat... 3 1.1.3. Forutsetninger og avgrensninger... 4 1.1.4. Om stedsdimensjonen... 5 2. Beskrivelse av dagens administrasjoner ved HiF og UiT... 6 2.1. Høgskolen i Finnmark... 6 2.1.1. Høgskoleadministrasjonen... 7 2.1.2. Instituttadministrasjon... 8 2.2. Universitetet i Tromsø... 8 2.2.1. Sentral administrasjon... 8 2.2.2. Fakultetsadministrasjon... 9 2.2.3. Instituttadministrasjon... 10 3. Organisering av administrasjonen ved det nye universitetet... 10 3.1. Forslag til organisering av fakultetsadministrasjonen ved Finnmarksfakultetet... 10 3.2. Forslag til organisering av instituttadministrasjonen ved Finnmarksfakultetet... 11 3.3. Forslag til organisering av instituttadministrasjonen ved øvrige institutter... 12 3.4. Forslag til organisering av administrasjonen på institusjonsnivå... 13 3.4.1. Styrking av ressurser tilknyttet avdelinger og seksjoner ledet fra Tromsø... 13 3.4.2. Mulige fellesfunksjoner som kan ledes fra Alta... 17 4. Videre arbeid... 20 2

1. Bakgrunn Fra 1. august 2013 organiseres Høgskolen i Finnmark og Universitetet i Tromsø som én institusjon under navnet Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet. Styrene ved UiT og HiF har opprettet en styringsgruppe som ivaretar den overordnede styringen av fusjonsprosessen. 1.1. Organisering og mandat Styringsgruppen har i møte av 4. februar 2013 vedtatt mandat og sammensetning av arbeidsgruppen Integrering, med tilhørende undergrupper, jf framdriftsplan (SG sak 05-13) og prosjektorganisering (SG sak 3-13). 1.1.1. Organisering Undergruppa Administrasjon (UG Administrasjon) er oppnevnt med følgende sammensetning: Personal- og organisasjonsdirektør Odd Arne Paulsen (leder), UiT Personal- og organisasjonsdirektør Rune Sundelin, HiF Seksjonsleder Ann-Sofie Rydningen, UiT Økonomidirektør Catrine B. Christensen, HiF Kontorsjef Ann Karin Tobiassen, UiT, sekretær Tillitsvalgtorganisasjoner og Studentparlamentet har oppnevnt følgende representanter: Tillitsvalgt Inger Elin Utsi, NTL, HiF Tillitsvalgt Marit Martinsen Dahle, NTL, UiT Studentrepresentant Terje Petter Leiros, UiT Undergruppa rapporterer til AG Integrering. Rapport for gruppas arbeid leveres arbeidsgruppen innen 22. mars 2013. Undergruppa har avholdt 4 møter, hvorav 2 videomøter. Fusjonssekretariatet har deltatt på alle møtene med tale- og forslagsrett. Studentrepresentanten ved UiT har meldt forfall. 1.1.2. Mandat UG Administrasjon skal utrede og foreslå organisering av administrasjonen ved det fusjonerte universitetet. Det skal gis forslag til organisering av en felles administrasjon, og organisering av fakultets- og instituttadministrasjon(er) ved Finnmarksfakultetet. Undergruppa skal beskrive organisering av fakultetsspesifikke funksjoner ved Finnmarksfakultetet, og behov for øvrige stedlige funksjoner og samordning av disse. Undergruppa skal vurdere arbeidsdeling mellom fakultetsadministrative og instituttspesifikke funksjoner. Undergruppa skal foreslå minst én administrativ fellesfunksjon som kan ledes fra Alta, og beskrive hvordan administrative funksjoner lokalisert ved dagens HiF kan inngå i avdelinger ledet fra Tromsø. I mandatet forutsettes at gruppa beskriver hva som må gjøres av arbeid fram mot fusjonstidspunktet (1.8.2013), og hvilke oppgaver som kan tas etter dette tidspunktet. Det er ønskelig at gruppa peker på mulige utviklingsoppgaver etter 1.8.2013, og legger til rette for faglige synergier ved fusjonen. 3

1.1.3. Forutsetninger og avgrensninger Undergruppa har drøftet forståelse av mandatet i første møte 21. februar 2013 og senere møter. Det er forutsatt at tilrådingene skal bygge på mandat og sentrale mål i Felles politisk plattform for fusjonen. Det nye universitetet skal ha en gjennomgående enhetlig administrasjon med universitetsdirektøren som øverste leder. Organiseringen av den administrative virksomheten skal sikre brukernærhet til de administrative tjenestene, og administrative utviklingsoppgaver kan organiseres i matrise på tvers av campuser. Fusjonen skal ikke i seg selv ha en omfordelende effekt mellom campusene. Den faglige driften ved campusene, som administrative og tekniske funksjoner skal understøtte, skal være på minst tilsvarende nivå som i dag. Undergruppa har lagt til grunn at forslagene skal kunne gjennomføres uten geografisk flytting av medarbeidere. I tilknytning til dette har undergruppa lagt til grunn at: På kort sikt skal samlet omfang på administrative og tekniske stillinger være på samme nivå som i dag. Dagens administrasjoner ved UiT og HiF antas å være riktig dimensjonert for å understøtte de faglige aktivitetene som blir videreført inn i det nye universitetet. På lengre sikt vil det være mulig å justere omfang, organisering og lokalisering av både faglige og administrative funksjoner, som del av ordinære utviklingsprosesser ved UiT. Oppgaven består derfor i å foreslå en best mulig organisering av dagens ressurser tilpasset det nye universitetet, og gi forslag til mulige utviklingsoppgaver på sikt. Den overordnede arbeidsgruppa AG Integrering har i møte 5. mars 2013 gitt følgende tilbakemeldinger til UG Administrasjon: Se på ansvarsdeling mellom de tre nivåene i administrasjonen. Ressursene må følge oppdraget og det må være nærhet av ressurser til det faglige oppdraget. Den relative andel av administrative ressurser må stå i forhold til den operasjonelle delen av virksomheten, herunder størrelsen på studiene. Gjennomgående tilbakemelding fra instituttlederne ved Høgskolen i Finnmark er at dagens sentraliserte ordning av administrative ressurser ikke fungerer godt. Studentene ønsker nærhet til administrative tjenester. AG Integrering ba øvrige undergrupper om å gi innspill til UG Administrasjon om mulige fellesfunksjoner. Undergruppa har lagt disse føringene til grunn for arbeidet, og har også fått innspill fra avdelingslederne i de to administrasjonene. Gitt den tidsrammen som har vært til rådighet, har undergruppa ikke hatt mulighet for å gjøre en samlet vurdering av alle administrative og tekniske funksjoner ved det nye universitetet, som er en mulig tolkning av første ledd i mandatet. Vi har sett det som viktigst å gi forslag som er direkte knyttet til de enhetene som blir mest berørt av fusjonen. Det vil si Finnmarksfakultetet med tre underliggende institutter, tre institutter og fakulteter ved UiT som får ansvar for faglig virksomhet i Alta og Hammerfest, og behov for styrking av administrative og tekniske funksjoner på institusjonsnivå som følger av at det nye universitetet blir en større institusjon. 4

Undergruppa har på denne bakgrunn forutsatt at hovedtrekkene i den gjeldende administrative organiseringen ved UiT skal videreføres. Det innebærer at: Avdelings- og seksjonsorganiseringen i den sentrale administrasjonen ved UiT videreføres, med eventuelle tillegg. UiTs tre-nivå organisering av administrative funksjoner, og «standardmodellen» for ansvarsog arbeidsdeling mellom nivåene legges til grunn også for nye enheter, med mindre det er klare grunner for å fravike denne. Standard ansvars- og arbeidsdeling på ulike administrative områder er beskrevet i vedlegg 4. Det enkelte fakultet skal ha innflytelse på sin interne administrative organisering, med hensyn til enheter i fakultetsadministrasjonen, oppgavefordeling mellom fakultets- og instituttnivå, og fordeling av ressurser til ulike oppgaver. Ut fra dette har undergruppa sett det som viktig å foreslå en administrativ organisering for det fusjonerte universitetet og de enhetene som er mest berørt, slik at tilgjengelige ressurser blir anvendt til å understøtte de faglige aktivitetene på en god måte. Det er et gjennomgående prinsipp at ressurser skal følge ansvar og oppgaver i linja, men det skal tas hensyn til at stedsdimensjonen kan ha betydning for funksjonaliteten til ulike organisatoriske løsninger. 1.1.4. Om stedsdimensjonen Undergruppas forslag til organisering er omtalt i kapittel 3, men vi vil her knytte noen generelle kommentarer til stedsdimensjonen. Det nye universitetet vil ha virksomhet på flere steder i et stort geografisk område. Det vil i større grad enn i dag være behov for ledelse og samhandling mellom enheter og personer som er lokalisert på ulike campus. Dette gjelder særlig for: o o o o o Lærerutdanningene med støttefunksjoner ved campus Alta som skal organiseres som en del av HSL-fak/Institutt for lærerutdanning og pedagogikk Helsefaglige utdanninger ved campus Hammerfest med støttefunksjoner i Hammerfest og Alta som skal organiseres som en del av Helsefak/Institutt for helse- og omsorgsfag Utdanninger innenfor økonomi og administrasjon med støttefunksjoner ved campus Alta som skal organiseres som en del av BFE-fak/Handelshøgskolen i Tromsø Utdanninger innenfor sosialfag og idrettsfag ved campus Tromsø som skal organiseres som en del av Finnmarksfakultetet Administrative og tekniske funksjoner på institusjonsnivå ved campus Tromsø og Alta som skal utgjøre en felles og enhetlig administrasjon I tillegg vil det være behov for samhandling på ulike ledernivå, som ikke omtales nærmere i denne rapporten. I plattformen er det stadfestet at stedlig faglig ledelse for kulepunkt 1-3 skal ivaretas gjennom en ordning med assisterende instituttleder. Grunnprinsipper om at det nye universitetet skal fungere som én institusjon der disponering av ressurser skal følge formelle ansvarslinjer, tilsier at lederfunksjoner vil måtte utøves overfor medarbeidere som er lokalisert på ulike steder, såkalt fjernledelse. Tilsvarende vil ledere på ulike nivåer i organisasjonen ha behov for samhandling på tvers av stedsdimensjonen, og medarbeidere vil ha kolleger som har sin arbeidsplass et annet sted. Det er et klart utgangspunkt at de organisatoriske løsningene må være begrunnet i hva som er best for den nye institusjonen, det vil si ikke for de to tidligere institusjonene, ikke for enkeltpersoner og ikke på for kort sikt. Organisering og styrings- og 5

ledelsesstruktur må være hensiktsmessig og ikke innebære for høye transaksjonskostnader. Dette tilsier at det vil bli et visst omfang av fjernledelse ved det nye universitetet, og at det må arbeides med å få det til å fungere på gode måter. En fordel med fjernledelse vil være at enkeltmedarbeidere blir knyttet opp på en tydelig måte til den faglige linja og kolleger som arbeider med lignende oppgaver. Det gir rom for faglig integrasjon, synergier og bedre utviklingsmuligheter for den enkelte medarbeider. Noen utfordringer ved fjernledelse er knyttet til å sikre tilstrekkelig kontakt, og ivareta og utvikle den enkelte når leder og medarbeider til daglig er på forskjellig sted. Studier fra Arbeidsforskningsinstituttet (1/2007) tilsier at det særlig er utfordringen ved å opprettholde og ha tilstrekkelig kontakt med medarbeiderne som trekkes fram. For å få fjernledelse til å fungere godt, må både ledere og medarbeidere være bevisste på utfordringene, og arbeide med tiltak som kan bidra til at avstanden oppleves som mindre. Det må legges opp til jevnlige møter, god integrering av medarbeidere i faglige og kollegiale sammenhenger, deltakelse i teamarbeid, prosjektgrupper og utviklingsoppgaver på linje med kolleger, og å innarbeide nye arbeids- og kommunikasjonsformer og bruk av delingsverktøy, videomøter, e-post og telefon. Fjernledelse tilsier at det må stilles krav til at medarbeidere har en viss grad av selvstendighet i sitt daglige arbeid. Den enkelte bør ha delansvar for daglig prioritering av arbeidsoppgavene. Dette er i stor grad i samsvar med gjeldende praksis ved UiT, og med alminnelige krav i arbeidslivet til ansvar og selvstendighet hos medarbeidere. Leder og medarbeider må konkret avtale hvordan den daglige samhandlingen skal fungere, og evaluere og justere samhandlingen etter behov. Studien fra Arbeidsforskningsinstituttet indikerer at den personlige kontakten med leder likevel er viktig, og at selvstendige medarbeidere også trenger direkte oppfølging fra leder og har behov for å bli sett. Det må derfor legges opp til jevnlige kontaktpunkter mellom leder og medarbeider. Undergruppa anbefaler at enheter og ledere som har medarbeidere ved flere lokasjoner legger særlig stor vekt på å få samhandlingen til å fungere godt i en etableringsfase. Dissens: Gruppemedlem Inger Elin Utsi har anført følgende: Punktet om fjernledelse har ikke undertegnede vært med å diskutere i gruppa og dette er noe jeg mener ikke tilhører mandatet vi er gitt av arbeidsgruppa. I tillegg er det oppnevnt en arbeidsgruppe styring og ledelse, hvor dette tilhører deres mandat. 2. Beskrivelse av dagens administrasjoner ved HiF og UiT Beskrivelser av administrative funksjonsområder ved dagens administrasjoner følger vedlagt (vedlegg 1 og 2). UiT har en gjennomgående administrasjonsstruktur med administrative ressurser på institusjons, - fakultet- og instituttnivå. For HiF er de administrative ressursene i all hovedsak sentralisert i høgskoleadministrasjonen, med unntak av instituttrådgivere og praksiskoordinatorer. 2.1. Høgskolen i Finnmark Høgskolen i Finnmark (HiF) er en statlig høgskole, organisert med institutter direkte under institusjonsnivået. HiF har en todelt styringsstruktur med rektor og direktør, og der høgskoledirektøren er øverste leder for den samlede administrative virksomheten, jf lov om universiteter og høgskoler 10-3. 6

2.1.1. Høgskoleadministrasjonen Administrasjonen har 5 avdelinger som ledes av avdelingsdirektører, som er underlagt høgskoledirektøren. Høgskolestyret Rektor Høgskoledirektøren Direktørens enhet Fellesadministrasjonen (Biblioteket) Studie- og forskningsadministrativt kontor Personal- og organisasjonskontor Økonomikontor IT og driftskontor SEOPP Energi Campus HIF på nett Fleksibiliseringsprosjekt Institutter Figur 1 Organisering av høgskoleadministrasjonen ved HiF Den faglige virksomheten er lokalisert i Alta og Hammerfest. Institutt for helsefag, med sykepleierutdanningen har sin virksomhet i Hammerfest. I tillegg har Institutt for sosialfag studentaktiviteter i Tromsø, og Institutt for økonomiske og reiselivsfag har studentaktiviteter i Kirkenes. De fem avdelingene har følgende inndeling og forvalter en oppgaveportefølje som nevnt i vedlegg 1 - Tekniske og administrative funksjonsområder ved HiF: Avdeling Seksjoner/prosjekt Årsverk Fellesadministrasjonen - Biblioteket 5,5 Studie- og forskningsadministrativt kontor 21 Personal- og organisasjonskontor 8 Økonomikontor 11 It og driftskontor 31,1 Direktørens enhet Sentre for oppdragsforskning (SEOPP) 2 HiF på nett (prosjekt) 1 Energi Campus (prosjekt) - Fleksibilisering (prosjekt) 1 Høgskoledirektør 1 Administrasjonen leverer tekniske og administrative tjenester og støttefunksjoner til institutter. Eksempelvis funksjoner innenfor studie- og forskningsadministrasjon, personal og økonomiforvaltning, tekniske tjenester innen telefoni, sentralbord, brukerstøtte, drift og renholdstjenester. Administrasjonen har 81,6 årsverk ved utgangen av 2012, se vedlegg 2 - Oversikt over teknisk og administrativ ressursfordeling ved Høgskolen i Finnmark. 7

2.1.2. Instituttadministrasjon Instituttleder har daglig ledelse av den samlede faglige og administrative virksomheten ved instituttet. Tekniske og administrative støttetjenester er lagt til høgskoleadministrasjonen, med unntak av instituttrådgivere som utøver fagadministrativ støtte på instituttnivået. To av instituttene, Institutt for sosialfag og Institutt for lærerutdanning har i tillegg én praksiskoordinator hver. Administrativ omorganisering I 2012 gjennomførte HiF en omorganisering av den faglige virksomheten, med mål om å tydeliggjøre den faglige profilen. I den forbindelse ble de administrative ressursene på instituttnivået organisert inn i høgskoleadministrasjonen. 2.2. Universitetet i Tromsø Universitetet i Tromsø (UiT) følger en todelt styring og ledelsesstruktur på institusjonsnivået, med valgt rektor og åremålstilsatt administrerende direktør. Universitetsdirektøren er øverste leder for den samlede administrative virksomheten ved universitetet, jf lov om universiteter og høgskoler 10-3. 2.2.1. Sentral administrasjon Den sentrale administrasjonen har sju avdelinger, ledet av avdelingsdirektører, direkte underlagt Universitetsdirektøren. Administrative stabsfunksjoner er etablert for rektor og direktør. Universitetsstyret Rektor Universitetsdirektøren Stab Avdeling for bygg og eiendom Avdeling for forsknings- og utviklingsarbeid Avdeling for utdanning Avdeling for IT Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt Avdeling for personal og organisasjon Avdeling for økonomi Fakulteter Institutter Figur 2 Organisering av sentral administrasjon ved UiT Avdelingene har følgende seksjonsinndeling og forvalter en oppgaveportefølje som beskrevet i vedlegg 3 og 4: 1 Avdeling Seksjoner Årsverk Avdeling for personal og organisasjon (POA) Seksjon for personal og organisasjon Seksjon for lønn Seksjon for arkiv 39,4 1 Vedlegg 3: Administrative funksjonsområder ved UiT sentral administrasjon Vedlegg 4: Beskrivelse av administrative funksjoner ved UiT 8

Avdeling Seksjoner Årsverk Avdeling for kommunikasjon og Senter for karriere og arbeidsliv 25,9 samfunnskontakt (KSA) Seksjon for marked og kommunikasjon Avdeling for økonomi (ØA) Regnskapsseksjonen 25,1 Økonomiseksjonen Avdeling for utdanning (UTA) Seksjon for internasjonalisering av studier 30,6 Seksjon for studiekvalitet Seksjon for studieinformasjon og opptak Avdeling for forskning og 10 utviklingsarbeid (AFU) Avdeling for IT (ITA) Administrasjon og fellestjenester 90,8 Seksjon for infrastruktur Seksjon for applikasjoner og tjenester Seksjon for prosesstøtte og integrasjon Seksjon for klientdrift Seksjon for brukerstøtte Avdeling for bygg og eiendom (BEA) Prosjektseksjonen 121,7 Driftsseksjonen Renholdsseksjonen Universitetsledelsen/Stab Administrasjonen leverer tjenester til fakultet- og instituttnivået, og bidrar gjennom oppgaveporteføljen til å sikre en god forvaltning. I tillegg har administrasjonen et overordnet systemog utviklingsansvar. Administrasjonen disponerer 360 årsverk ved utgangen av 2012. 2.2.2. Fakultetsadministrasjon Administrative ressurser ved fakultetene er i stor grad organisert inn i fakultetsadministrasjonen, men dette varierer noe mellom fakultetene. Hvert fakultet har ansvar for å forvalte sine ressurser, og har innflytelse på den interne organisering og bemanning av støttefunksjoner. Fakultetsadministrasjonene er inndelt i følgende seksjoner: Fakultet Seksjoner Årsverk Helsefak Seksjon for forskningstjenester 71,1 Seksjon for utdanningstjenester Seksjon for formidlingstjenester Seksjon for personal- og økonomitjenester Faglige fellesressurser 2 NT-fak Seksjon for studieadministrasjon 23,9 Seksjon for forskning og formidling Seksjon for personalforvaltning Seksjon for økonomiforvaltning HSL-fak Stab 36,6 Seksjon for forskningstjenester Seksjon for utdanningstjenester Seksjon for økonomitjenester BFE-fak * Personal- og økonomiavdeling (Personalseksjonen, Økonomiseksjonen) Studie- og forskningsavdeling (Forskningsseksjonen, Studieseksjonen) 49,7 2 Faglige fellesressurser er faglige og tekniske tjenester 9

Teknisk avdeling Fartøyavdeling Kunstfak Ingen seksjonsinndeling 9,1 Jurfak Stabs og forskningsseksjonen Studieseksjonen 17 Fakultetsadministrasjonen tilbyr tjenester og støttefunksjoner innen forskning, utdanning, formidling, personal- og økonomi. Utover disse funksjonene bistår administrasjonen fakultetsledelsen med utredning og saksforberedelse. Ansatte i fakultetsadministrasjonen samarbeider nært med den sentrale administrasjonen og med instituttadministrasjonene. 2.2.3. Instituttadministrasjon Instituttleder har daglig ledelse av den samlede faglige og administrative virksomheten ved instituttet. En gjennomgående ordning ved UiT er at institutter har tilsatt kontorsjef med delegerte oppgaver fra instituttleder. De øvrige administrative ressursene på instituttene er ulikt fordelt, ut fra institutters størrelse og prioriteringer. De største instituttene med opp mot 2-300 ansatte har etablert omfattende administrative og tekniske funksjoner for å støtte opp under den faglige aktiviteten, mens mindre institutter kan ha 2-3 årsverk inkludert kontorsjef. Arbeidsdelingen mellom fakultet og institutt varierer, og behovet for ressurser på instituttnivå er også avhengig av fagområde og type virksomhet. Administrativt utviklingsarbeid UiT er i gang med et administrativt utviklingsarbeid, hvor målet er å etablere smidige og forutsigbare arbeids- og saksbehandlingsprosesser, likt tjenestenivå for brukere og bedre kvalitet på de administrative tjenestene i en helhetlig og gjennomgående administrasjon. Arbeidet har et langsiktig perspektiv, der måloppnåelse fordrer en kontinuerlig utvikling av de administrative forvaltnings- og servicefunksjonene på alle nivåer. Undergruppa vil anbefale at også utviklingsoppgaver som følger av fusjonen blir inkludert i det opplegget som er etablert for forbedringsprosesser ved UiT. 3. Organisering av administrasjonen ved det nye universitetet Prinsipper og avgrensninger for Undergruppas tilrådinger følger av kapittel 1. Undergruppa presenterer her forslag til administrativ organisering og bemanning for institutt-, fakultets- og institusjonsnivå. 3.1. Forslag til organisering av fakultetsadministrasjonen ved Finnmarksfakultetet Det ligger til Undergruppas mandat å foreslå organiseringen av fakultet- og instituttadministrasjon ved Finnmarksfakultetet. UiT har praksis for at fakultetene har ansvar for å forvalte egne ressurser, og innflytelse med hensyn til hvilke funksjoner som ivaretas på fakultetsnivået. Det betyr at Finnmarksfakultetet bør ha innflytelse på intern organisering og ressursfordeling. Tilrådingene som gis fra Undergruppa må derfor sees på som mulige løsninger som fakultetet kan arbeide videre med innenfor den ressursrammen som blir besluttet. Normalmodellen ved UiT er at fakultetsnivået tilbyr tjenester innen forskning, utdanning, formidling, personal og økonomi. Fakultetsadministrasjonen yter service til instituttnivået, og bistår fakultetsledelsen med utredning og saksforberedelse til fakultetsstyret. Undergruppa har diskutert funksjonsområder som må være til stede for at Finnmarksfakultetet skal kunne drive forsvarlig. Undergruppa foreslår at normalmodellen også bør gjelde for fakultetsadministrasjonen ved 10

Finnmarksfakultet. Til dette følger en organisatorisk seksjonsinndeling av administrasjonen. Undergruppa tilrår at Finnmarksfakultetet ser hen til øvrige fakulteter ved UiT med hensyn til intern organisering av administrative og tekniske funksjoner, og hvilken seksjonsinndeling som eventuelt skal velges for fakultetsadministrasjonen. Ut fra en vurdering av fakultetets størrelse og behov for støttefunksjoner, foreslår Undergruppa at Finnmarksfakultetet bemannes med 25 årsverk i administrative og tekniske funksjoner. Som en mulig modell foreslås vi fakultetsadministrasjonen kan bestå av 17 årsverk, inkludert fakultetsdirektør, og at dette inkluderer 2 årsverk som kan utføre praktiske støtte-/driftsoppgaver overfor instituttene, samt ressurser til felles personal-, økonomi- og studieforvaltning for fakultetet. 3.2. Forslag til organisering av instituttadministrasjonen ved Finnmarksfakultetet Universitetet skal ha en gjennomgående administrasjon som sikrer brukernærhet til de administrative tjenestene. Til dette følger det administrativ nærhet til den faglige virksomheten. Gjeldende prinsipp om at ressurser følger ansvar og oppgaver, vektlegger at institutter er operative enheter med behov for tilstrekkelig teknisk og administrativ støttefunksjoner for å kunne utføre sine oppgaver. Kjerneaktiviteten av universitetets faglige virksomhet tilhører instituttene, og det er her studentaktivitet og samordning mellom undervisning og forskning skjer. Normalmodellen ved UiT sikrer dagens institutter tilgang til brukernære og stedlige administrative og tekniske funksjoner. Personal- og økonomiansvaret er lagt til en kontorsjef med delegert daglig personalforvaltning og drift av instituttet. Det følger av modellen at operative og studierelaterte funksjoner som studentkontakt, administrasjon av studieprogram og eksamen, daglig og systematisk arbeid med studieprogramporteføljen og kvalitetsarbeid utføres på instituttnivået. Utgangspunktet er å sikre en faglig kompetent administrasjon som avlaster fagmiljøene til å kunne konsentrere seg om primærvirksomheten. Undergruppa foreslår at institutter ved Finnmarksfakultetet får tilgang til samme nærhet til støttetjenester som er vanlig ved øvrige institutter ved UiT. En mulig løsning er å rigge en administrasjon som er knyttet opp mot den faglige linjen, og som sikrer stedlige tjenester til fagmiljøene. Undergruppa anbefaler en minimumorganisering med til sammen 8 årsverk som kan bidra til å sikre tilstrekkelige instituttnære funksjoner. En mulig fordeling av de administrative ressursene kan være: Forslag fra Undergruppa Institutt Årsverk Administrative ressurser Institutt for idrettsfag 2 Kontorsjef og én studieadministrativ stilling Institutt for sosialfag 4 Kontorsjef og tre studieadministrative stillinger, inkl praksiskoordinator Nytt institutt: 2 Kontorsjef og en studieadministrativ (reiseliv, regional stilling utvikling) Total 8 Dagens instituttressurs 1 instituttrådgiver 1 instituttrådgiver 1 praksiskoordinator 1 instituttrådgiver Stillingen som kontorsjef følger av normalmodellen ved UiT. Kontorsjefen ivaretar den daglige personalforvaltningen og driften av instituttet, sammen med andre brukernære tjenester innen forsknings- og studieadministrasjonen, studentrettede tjenester og driftsoppgaver. 4 av årsverkene 11

foreslås overført fra dagens høgskoleadministrasjon, mens de øvrige 4 årsverkene ligger til aktuelle institutter i dag. Undergruppa legger til grunn at Finnmarksfakultetet vil gjøre nærmere vurderinger av ressursfordeling og oppgaver mellom fakultets- og instituttnivå, men vil anbefale at instituttene sikres tilstrekkelige ressurser til å ivareta studentkontakt, det faglige oppdraget og driftsoppgaver. Undergruppa ser at det kan være behov for å gi bedre studieadministrativ støtte til studenter i idrettsfag og sosialfag som har studiested i Tromsø. Denne ressursen finnes i dag ved høgskoleadministrasjonen og må tas hensyn til i det videre arbeidet. 3.3. Forslag til organisering av instituttadministrasjonen ved øvrige institutter Andre enheter ved det nye universitetet vil ha faglig virksomhet og ansatte ved campus Alta og campus Hammerfest. Det gjelder særlig for: HSL-fak/Institutt for lærerutdanning og pedagogikk med lærerutdanningen ved campus Alta Helsefak/Institutt for helse- og omsorgsfag med helsefaglige utdanninger ved campus Hammerfest BFE-fak/Handelshøgskolen i Tromsø med utdanninger innenfor økonomi og administrasjon Modellen som er lagt til grunn for Finnmarksfakultetet, med brukernære tjenester på instituttnivå, bør gjelde tilsvarende for den øvrige virksomheten i Finnmark. HiF har i dag ressurser som yter tjenester inn mot de ulike utdanningene, og Undergruppa anbefaler at de administrative ressursene som i dag er på instituttnivå blir videreført. Ut over dette foreslår Undergruppa at Helsefak/IHO, HSL-fak/ILP og BFE-fak/HHT tilføres ressurser fra dagens høgskoleadministrasjon, for å styrke støttefunksjonene inn mot den faglige virksomheten. Dette begrunnes med at en stor andel av den faglige virksomheten ved HiF vil ligge til andre fakulteter, at dette bør innebære en viss overføring av ressurser, og at dagens høgskoleadministrasjon antas å være dimensjonert for å ivareta disse oppgavene. På denne bakgrunn anbefaler Undergruppa en minimumorganisering med til sammen 13 årsverk som kan bidra til å sikre tilstrekkelige instituttnære funksjoner, og som støtter opp under den faglige primærvirksomheten. Disse årsverkene bør disponeres av de aktuelle fakulteter og institutter, og ha god samhandling med instituttets kontorsjef og den stedlige assisterende instituttlederen. En mulig fordeling av de administrative ressursene ved campus Alta og Hammerfest kan være: Forslag fra Undergruppa Fakultet Institutt Årsverk Helsefak Administrativ fakultetsressurs ved campus Alta 1 Institutt for helse- og omsorgsfag, avd. Hammerfest 4 HSL-fak Administrativ fakultetsressurs i Alta 2 Institutt for lærerutdanning og pedagogikk, avd. Alta 4 BFE-fak Administrativ fakultetsressurs i Alta 1 Handelshøgskolen i Tromsø, avd. Alta (økonomifag) 1 Sykepleierutdanningen har i dag 4 årsverk med plassering i Hammerfest og som yter brukernære støttefunksjoner overfor den faglige virksomheten. Disse ressursene bør videreføres. Undergruppa foreslår at Helsefak i tillegg skal disponere 1 årsverk ved campus Alta. Til sammen utgjør dette 5 12

årsverk rettet inn mot sykepleierutdanningen, hvorav 1 årsverk anbefales overført fra dagens høgskoleadministrasjon i Alta. Lærerutdanningen disponerer i dag administrative ressurser tilsvarende 2 årsverk i Alta. Undergruppa anbefaler å styrke denne støttefunksjonen med 2 årsverk på instituttnivå. Vi anbefaler også at HSL-fak i tillegg skal disponere 2 årsverk ved campus Alta. Til sammen utgjør dette 6 årsverk rettet inn mot lærerutdanningene, hvorav 4 årsverk anbefales overført fra dagens høgskoleadministrasjon i Alta. Den studieadministrative funksjonen på instituttnivå som i dag understøtter økonomi- og reiselivsfagene er tidligere foreslått overført til det nye instituttet ved Finnmarksfakultetet. Undergruppas tilråding er at det overføres 2 årsverk fra høyskoleadministrasjonen i Alta til BFE-fak, og at minst 1 av disse årsverkene knyttes direkte til instituttnivå/hht. 3.4. Forslag til organisering av administrasjonen på institusjonsnivå Med de forutsetninger og forslag som er angitt ovenfor, er Undergruppas premisser for vurdering av administrative og tekniske funksjoner på institusjonsnivå at: Samlet omfang på administrative og tekniske ressurser skal videreføres som i dag Av i alt 88,6 årsverk til administrative og tekniske funksjoner ved HiF skal 50,6 årsverk anvendes til å styrke fellesnivået ved det nye universitetet, og være underlagt universitetsdirektøren Disse årsverkene skal dels inngå i enheter ledet fra Tromsø, ved at en eller flere medarbeidere i Alta blir tilknyttet aktuelle avdelinger og seksjoner, og dels inngå i en eller flere administrative fellesfunksjoner som kan ledes fra Alta, hvor mer enn en medarbeider per funksjon utgjør en gruppe som blir tilknyttet den sentrale administrasjonen. Det er mulig å foreslå utviklingsoppgaver, som på sikt kan endre fordeling av funksjoner og årsverk mellom campuser og administrative områder Undergruppas forslag på institusjonsnivå er mindre avklart enn på institutt- og fakultetsnivå. En hovedgrunn til det er at vi ikke har hatt tilstrekkelig grunnlag og tid til å gjøre detaljerte vurderinger av konkrete funksjoner. Vi mener også at fastsetting av framtidig organisering og oppgavefordeling innenfor administrasjonen må vurderes nærmere av fagavdelingene og universitetsledelsen. Undergruppa mener også at det vil være tid til å gjøre slike vurderinger, ettersom det ikke synes realistisk å ha slike fellesfunksjoner fullt ut operative i løpet av 2013. Undergruppa har imidlertid mottatt flere innspill og diskutert behov og muligheter, og vil fremme foreløpige forslag til hvordan administrasjonen på institusjonsnivå bør styrkes. 3.4.1. Styrking av ressurser tilknyttet avdelinger og seksjoner ledet fra Tromsø I dette punktet gis det forslag til årsverk som skal inngå i enheter ledet fra Tromsø, som direkte styrking av det nye universitetets felles administrasjon. Universitetsbiblioteket (UB) Ved HiF er det 5,5 årsverk knyttet til bibliotekfunksjoner, hvorav 4 i Alta og 1,5 i Hammerfest. Undergruppa foreslår at disse knyttes til UB. Jf. også forslag fra AG Sikker drift/ug Bibliotekstjenester. 13

Avdeling for bygg og eiendom (BEA) Renhold: Ved HiF er det 14 årsverk knyttet til renhold, hvorav 12,5 i Alta og 1,5 i Hammerfest. Undergruppa foreslår at renholderne knyttes til BEA/Renholdsseksjonen og at teamet i Alta skal ha en renholdsleder, som er i tråd med praksis for øvrige renholdsteam ved UiT. Drift: Ved HiF er det 8,1 årsverk knyttet til driftsfunksjoner, hvorav 7,1 i Alta og 1 i Hammerfest. Teamet i Alta ivaretar blant annet førstelinjetjeneste i bygget, trykkeri, teknisk bistand og bygningsmessige driftsoppgaver ut over det Statsbygg har ansvar for. Vi foreslår at denne ressursbruken og disse oppgavene videreføres inn i det nye universitetet. Driftsfunksjonene i Hammerfest bør knyttes direkte opp mot BEA/Driftsseksjonen. Driftsmiljøet i Alta har fremmet forslag om at funksjonene rundt servicetorg m.m. bør bestå som en gruppe som i dag, med en leder som kan være underlagt campusledelsen eller BEA. BEA har primært ment at ressursene bør knyttes til den ordinære linja for driftsfunksjoner ved UiT, det vil si BEA/Driftsseksjonen, men ha tydelige kontaktpunkter mot stedlige brukere, og kunne anvendes fleksibelt. Undergruppa mener at modellen med primær linjetilknytning bør velges, slik at årsverkene også i Alta knyttes til BEA/Driftsseksjonen. Dette vil være i tråd med driftsmodellen for UiTs øvrige bygg. Vi foreslår at BEA skal gi nærmere forslag til organisering og ivaretakelse av brukerkontakt og faglig koordinering innenfor renhold og drift, som skal godkjennes av universitetsdirektøren. Avdeling for IT (ITA) Ved HiF er det 9 årsverk knyttet til IT-funksjoner, hvorav 8 i Alta og 1 i Hammerfest. Undergruppa foreslår at IT-funksjonene i Hammerfest knyttes direkte opp mot ITA. IT-miljøet i Alta har fremmet forslag om at IT-gruppen bør bestå med en stedlig leder, og ment at det vil være uheldig å spre fagfolkene på flere IT-seksjoner ved UiT. Det er hevdet at kompetanse og overlapping av arbeidsoppgaver best kan opprettholdes gjennom enhetlig samhandling som i dag i IT-gruppen, at det vil gi bedre rom for å ta ansvar for oppgaver horisontalt i organisasjonen, og at en egen IT-seksjon ved campus Alta vil kunne integreres inn i en helhet på flere måter. IT-avdelinga ved UiT har ment at alle de 9 årsverkene bør integreres i ITA, i tråd med den sentraliserte organiseringen av IT-funksjoner ved UiT. Det er antatt at 5 av årsverkene bør ha oppgaver innenfor klientdrift, mens 4 kan ivareta horisontale oppgaver. ITA mener at det vil være mulig å finne gode løsninger på hvilke oppgaver disse skal ivareta, men at det vil kreve noe mer tid. En av mulighetene er å knytte ett eller flere årsverk opp mot et team som arbeider med identitetsforvaltning (IDM), som inngår i Seksjon for prosesstøtte og integrasjon. Undergruppa mener at modellen med primær linjetilknytning bør velges, som for alle øvrige ITfunksjoner og lokasjoner ved UiT, og i tråd med den sentraliserte modellen for IT-funksjoner som nylig er gjennomgått ved UiT. Vi mener at slik organisering vil gi best muligheter for faglig integrasjon, synergier og utviklingsmuligheter for medarbeiderne, også slik at gode løsninger og kompetanse ved dagens HiF blir tilgjengelig for hele det nye universitetet. Vi foreslår at ITA skal gi nærmere forslag til organisering og ivaretakelse av brukerkontakt og faglig koordinering innenfor IT-funksjoner, som skal godkjennes av universitetsdirektøren. Som del av dette 14

skal behovene for stedlige lederfunksjoner for klientdrift-team og/eller team for fellesfunksjoner vurderes nærmere. Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt (KSA) Ved HiF er det 1 årsverk knyttet til webløsning, 1 årsverk knyttet til studentrekruttering, 1 årsverk knyttet til informasjon/kommunikasjon, og 2 årsverk knyttet til kontakt med arbeids- og næringsliv og etter- og videreutdanning (SeOpp). Til sammen utgjør dette 5 årsverk på områder som KSA har ansvar for ved UiT. Samfunnskontakt og EVU: Undergruppa foreslår at 2 årsverk knyttet til SeOpp blir videreført og tilknyttet KSA/Senter for karriere og arbeidsliv (SKA). Disse årsverkene kan ha særlig ansvar for kontakt med samfunnsaktører i Finnmark. Undergruppa foreslår videre at KSA skal vurdere mulighetene for på noe lengre sikt å opprette en faggruppe i Alta underlagt SKA som kan ha ansvar for oppfølging av bedrifters og organisasjoners kompetansebehov på vegne av hele UiT, innenfor hele fagporteføljen til SKA. Forslag til etablering av en slik funksjon skal godkjennes av universitetsdirektøren. Øvrige områder: Undergruppa foreslår at 3 årsverk innenfor informasjon/kommunikasjon, web og studentrekruttering ved HiF blir integrert i KSA, og videreføres med et særlig ansvar for virksomheten i Finnmark. Avdeling for utdanning (UTA) Ved HiF er det 21 årsverk tilknyttet Studie- og forskningsadministrativt kontor. Av disse er 3 årsverk i Hammerfest, og 1 årsverk knyttet til forskningsadministrative oppgaver, som omtales under punktet om forskningsadministrasjon nedenfor. Studieområdet er omfattende, og oppgavene må løses i samhandling mellom alle tre nivåer ved institusjonen. Etter undergruppas vurdering er det behov for å styrke oppgavene på institusjonsnivå med følgende funksjoner og ressurser: opptak minst 1 årsverk; studieinformasjon og studiepublisering/web 1 årsverk; studieplanarbeid, studiekvalitetsarbeid og utredninger for styret minst 2 årsverk; internasjonalisering minst 2 årsverk. Til sammen utgjør dette minst 6 årsverk, som foreslås knyttet til UTA. De 2 årsverkene innenfor internasjonalisering bør innrettes mot nasjonale studentprogrammer, forvaltning av avtaler og eventuelt utveksling av studenter. Det må legges opp til god samhandling med ressurser innenfor KSA med hensyn til studentrekruttering, med sikte på gode synergier. Undergruppa forutsetter at oppgaver innenfor eksamen, vitnemål, studieveiledning og superbrukerfunksjon i FS skal ivaretas på fakultetsnivå. Avdeling for forskning og utviklingsarbeid (AFU) Ved HiF i Alta er det 1 årsverk knyttet til forskningsadministrative oppgaver. Det er et mål for det nye universitetet å styrke forskningsvirksomheten i landsdelen, og videreutvikle den kompetansen som er opparbeidet med praksisrettet FoU. Undergruppa mener de forskningsadministrative ressursene i Alta bør videreføres og knyttes til AFU, som fakultetsovergripende ressurser. På sikt er det ønskelig å styrke ressursene rettet mot Alta og Hammerfest med ytterligere 1-2 årsverk med bred rådgiverkompetanse for å kunne levere et godt 15

forskningsadministrativt tilbud. Oppgavene vil blant annet omfatte ekstern finansiering, mobilitet, samarbeidsavtaler, kontrakter, BOA, IPR, ph.d.-utdanning, og å bidra til utvikling av eksisterende og nye forskningsprosjekter. Avdeling for økonomi (ØA) Ved HiF i Alta er det 10 årsverk knyttet til økonomifunksjoner. I tillegg er det 1 årsverk knyttet til lønn, som omtales i punktet nedenfor. Økonomiavdelingene ved HiF og UiT har vurdert hvordan funksjonene på institusjonsnivå bør styrkes som følge av at det nye universitetet blir en større institusjon, og de funksjonene som i dag utføres ved høgskoleadministrasjonen skal videreføres. Foreløpig vurdering av fordelingen på ulike oppgaver er: budsjett 0,5 årsverk, rapportering 0,5 årsverk, BOA 0,2 årsverk, regnskapsføring 1 årsverk, sentralt fakturamottak og fakturabehandling 0,5 årsverk, systemdrift og brukerstøtte 1 årsverk, og inn- /utbetalinger, bank og remittering 0,3 årsverk. Undergruppa støtter de vurderingene som er gjort, og foreslår at 4 årsverk fra økonomifunksjonene ved HiF skal inngå i ØA ved Seksjon for regnskap og Seksjon for økonomi. Avdeling for personal og organisasjon (POA) Ved HiF i Alta er det 8 årsverk knyttet til personal, organisasjon, HMS og arkiv, pluss 1 årsverk knyttet til lønn. Personal, organisasjon og HMS: Undergruppa mener at kompetanse og ressurser på disse områdene bør fordeles til fellesnivå for UiT, Finnmarksfakultetet og evt. øvrige berørte fakulteter. Ut fra at det nye universitetet blir en større institusjon, mener Undergruppa at det er behov for å styrke fellesnivået med minst 1 årsverk, med kompetanse som kan inngå i rådgiverfunksjoner på institusjonsnivå for hele UiT. Arkiv: HiF benytter 1-1,5 årsverk til arkivfunksjoner, med en dokumentproduksjon på 4500-5000 dokumenter per år. Med ca 47000 dokumenter per år har UiT i stor grad sentralisert arkivfunksjonene under POA/Seksjon for arkiv, men to av fakultetene har egne ressurser innenfor daglig arkivdrift. Undergruppa mener at ressursbruken må videreføres på samme nivå som i dag, og at de organisatoriske alternativene er enten å knytte ressursene til Seksjon for arkiv, eller legge dem til Finnmarksfakultetet. Undergruppa anbefaler å knytte 1 årsverk til POA/Seksjon for arkiv, men mener at begge alternativene er mulige. Grunner til anbefalingen er at dette vil gi best muligheter for helhetlige arkivfunksjoner ved universitetet, faglig utvikling og synergier, og at en vesentlig del av dagens dokumentproduksjon ved HiF er tilknyttet virksomhet som ikke vil inngå i Finnmarksfakultetet, men tilhøre Helsefak, BFE-fak og HSL-fak. Lønn: Lønnsfunksjoner ved HiF er lagt til Økonomikontoret, men vil faglig sett tilhøre POA/Seksjon for lønn ved det nye universitetet. Etter gjeldende normering utgjør 250 ansatte ved HiF inkludert bilagslønn ca 450 lønnslipper per måned pluss rådgivnings-/støttefunksjoner. Det tilsvarer 1 årsverk, som må videreføres. Lønnsfunksjonene ved UiT er sentraliserte, og Undergruppa mener at ressursene ved HiF bør knyttes til Seksjon for lønn. Hvert fakultet må i tillegg ha attestantfunksjoner på fastlønn, variabel lønn og reiseoppgjør. 16

Til sammen foreslår Undergruppa at 3 årsverk fra disse funksjonene ved HiF legges til de aktuelle seksjonene ved POA. Se også forslag til fellesfunksjoner nedenfor. Samlet oversikt over årsverk som foreslås lagt til ulike avdelinger ved det nye universitetet: Avdeling/enhet Antall årsverk Universitetsbiblioteket 5,5 Avdeling for bygg og eiendom 22,1 Avdeling for IT 9 Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt 5 Avdeling for forskning og utviklingsarbeid 1 Avdeling for utdanning 6 Avdeling for økonomi 4 Avdeling for personal og organisasjon 3 Sum 55,6 Disponibelt (jf. foreslått ressursdisponering til fak./instituttnivå) 50,6 Summen av behov for direkte styrking av universitetets felles administrasjon er høyere enn disponible ressurser. Forslagene må vurderes i sammenheng med etablering av mulige fellesfunksjoner i Alta, som omtales nedenfor. På 1-2 års sikt vil det være mulig å etablere fellesfunksjoner som kan ivareta oppgaver som i dag blir utført ved den felles administrasjonen ved UiT, slik at ressurser kan frigjøres i avdelingene for å kunne utføre oppgaver som er omtalt ovenfor. 3.4.2. Mulige fellesfunksjoner som kan ledes fra Alta Mandatet gir ikke nærmere føringer på omfanget av administrative fellesfunksjoner som kan ledes fra Alta, når slike funksjoner skal være operative, og på hvilke nivå i organisasjonen de skal plasseres. Undergruppa legger til grunn at slike fellesfunksjoner skal være en del av universitetets sentrale administrasjon, og at funksjoner kan plasseres på stabsnivå, avdelingsnivå, seksjonsnivå eller faggruppenivå, ut fra hva som er mest hensiktsmessig for den enkelte funksjon. Vi legger også til grunn at fellesfunksjoner kan bygges opp over tid, og at det samlet sett skal velges de mest rasjonelle løsningene for universitetet. Etter Undergruppas vurdering bør en fellesfunksjon som legges til en annen lokasjon enn flertallet av universitetets ansatte være definert for et avgrenset område, ikke være avhengig av direkte personlig kontakt, og samhandlingen bør kunne utføres i hovedsak skriftlig/digitalt. Undergruppa vil her legge fram innspill som er mottatt til mulige fellesfunksjoner, gi en foreløpig vurdering knyttet til disse, og foreslå hvordan forslagene kan tas videre. Etter- og videreutdanning Under punktet som gjelder Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt ovenfor, er det omtalt å etablere en faggruppe i Alta underlagt KSA/Senter for karriere og arbeidsliv som kan ha ansvar for oppfølging av bedrifters og organisasjoners kompetansebehov på vegne av hele UiT, innenfor hele fagporteføljen til SKA. Faggruppa kan omfatte dagens ressurser tilknyttet SeOpp, og gis ansvar for oppfølging av virksomheter som henvender seg til UiT med kompetansebehov. Undergruppa foreslår at KSA kan bes om å gjøre en nærmere vurdering av en slik fellesfunksjon, og legge fram forslag til godkjenning hos universitetsdirektøren. 17

Internasjonalisering Det er gitt innspill om å etablere en fellesfunksjon i Alta som kan videreføre og forvalte nasjonale og internasjonale stipendordninger og lærerutveksling opp mot Barents+, North to North-ordninger for EU, samt øvrige satsinger mot Nordvest-Russland. Innspillet inkluderer internasjonalisering på bachelor- og masternivå, rettet mot samarbeidspartnere i arktiske områder. HiF har gode erfaringer med samarbeid mot Nordvest-Russland, og er den utdanningsinstitusjonen som har størst andel russiske studenter. En slik fellesfunksjon vil kunne bestå av 2-3 årsverk med mulig styrking til 4-5 årsverk. En foreløpig vurdering fra Undergruppa er at den kompetansen som HiF har opparbeidet seg på disse områdene må videreføres og gjerne styrkes, og komme hele universitetet til gode. En eventuell fellesfunksjon bør knyttes til UTA og Seksjon for internasjonalisering av studier. Det må etableres en tydelig arbeidsdeling, valgt organisering bør ta utgangspunkt i fagområder og oppgaver, og en slik fellesfunksjon må ikke være avhengig av omfattende personlig kontakt med mange ansatte ved UiT. Det må sees hen til de anbefalinger som AG Utdanningsvirksomheten vil gi med hensyn til internasjonalisering av studier. Undergruppa foreslår at UTA kan bes om å gjøre en nærmere vurdering av en slik fellesfunksjon, og legge fram forslag til godkjenning hos universitetsdirektøren. Fleksibilisering av utdanning I plattformen for fusjon heter det at det vil være viktig å bygge videre på HiFs kompetanse innen utvikling og drift av fleksible studier. Det er også en intensjon for det nye universitetet å etablere flere fleksible utdanninger i Finnmark. Det er gitt innspill om å etablere en fellesfunksjon i Alta som kan arbeide med tilrettelegging, utvikling, brukerstøtte og opplæring rettet mot fleksible studier, bestående av 2-3 årsverk med mulighet for videre oppbygging etter behov. Det er også gitt innspill om å etablere et pilotprosjekt over 3 år, et prosjekt med spesialansvar for å utvikle nettstøttede grunnskolelærer- og sykepleierutdanninger. Dette arbeidet vil kunne drives i samarbeid med UB/Ressurssenter for undervisning, læring og teknologi (RESULT) som har ansvar for forskning og utviklingsarbeid innen feltet fleksibel læring, fleksible studier og universitetspedagogikk. En foreløpig vurdering fra undergruppa er at den nylige etableringen av RESULT, og de nye samarbeidsformene mellom UTA, ITA og fakultetene som er under utvikling ved UiT også må komme fagmiljøene ved dagens HiF til gode. Det bør velges en likeartet modell for samhandling og støtte overfor disse fagmiljøene som den som gjelder generelt ved universitetet. Konkret bør fagene ved dagens HiF inkluderes i universitetets satsing på fleksibilisering av studier, kompetanse og ressurser ved dagens UiT bør komme disse fagene til gode, og kompetansen bør benyttes på den samlet sett mest hensiktsmessige måten for det nye universitetet. Undergruppa foreslår at UB/RESULT i samarbeid med UTA og ITA kan bes om å gjøre en nærmere vurdering av hvordan dette kan gjennomføres, og legge fram forslag til godkjenning hos universitetsdirektøren. Grafisk sørvissenter Det er gitt innspill om å samorganisere universitetets ressurser i et grafisk sørvissenter som kan ledes fra Alta. Innspillet vil innebære at UiTs 12-14 årsverk innenfor grafisk arbeid pluss ressurser fra HiF samles under felles ledelse, men slik at medarbeiderne fortsatt har fysisk tilhørighet og brukernærhet til ulike enheter. Det er antatt at dette vil kunne gi bedre anvendelse av de samlede 18

ressursene, bedre kvalitet gjennom arbeidsdeling og spesialisering, og bedre helhetlig profilforvaltning for universitetet. Undergruppas foreløpige vurdering er at en slik eventuell fellesfunksjon kan utredes nærmere. Det må i så fall klargjøres på en tydelig måte hvordan de ønskede effektene skal kunne oppnås, og hvordan den samhandlingen mellom enheter og det grafiske sørvissenteret skal organiseres. Undergruppa foreslår at KSA kan bes om å gjøre en nærmere vurdering av hvordan dette kan gjennomføres, og legge fram forslag til godkjenning hos universitetsdirektøren. Identitetsforvaltning Identitetsforvaltning (Identity Management, IDM) ved UiT utgjør et arbeidsområde innenfor ITA/Seksjon for prosesstøtte og integrasjon. Det er gitt innspill om at deler av arbeidet med IDM kan organiseres som en fellesfunksjon ledet fra Alta, som i dag har gode løsninger innenfor identitetsforvaltning og «sanntidssystem» med selvaktivisering av studenter. Undergruppas foreløpige vurdering er at identitetsforvaltning ved det nye universitetet må skje på en enhetlig måte, og at den kompetansen som ansatte ved HiF har på dette området bør komme hele universitetet til gode og utgjøre en integrert del av arbeidsområdet ved ITA. Undergruppa foreslår at ITA kan bes om å gjøre nærmere vurderinger av om det bør etableres en slik eller annen type fellesfunksjon i Alta, og legge fram forslag til godkjenning hos universitetsdirektøren. Refusjonsarbeid Innenfor personalområdet er det gitt innspill om å etablere refusjonsarbeid for hele det nye universitetet som en fellesfunksjon i Alta. Refusjonsarbeid omfatter innkreving og forvaltning av refusjoner fra NAV i forbindelse med sykefravær, fødselspermisjoner, uførhet og diverse tiltak med støtte fra NAV. Ved UiT utføres dette arbeidet ved Avdeling for personal og organisasjon, og utgjør 1,8 årsverk som samlet sett bringer inn over 50 mill kroner i årlige refusjoner fra NAV, som kommer enhetene til gode. Inkludert HiF kan samlet ressursbehov beregnes til 2 årsverk. Undergruppas foreløpige vurdering er at refusjonsarbeidet kan etableres som en mulig fellesfunksjon i Alta. En slik etablering vil også bidra til å frigjøre ressurser, som kan anvendes til å styrke øvrige arbeidsområder innenfor lønn og personal, jf. omtale under Avdeling for personal og organisasjon ovenfor. Undergruppa foreslår at POA kan bes om å gjøre nærmere vurderinger av om det bør etableres en slik fellesfunksjon i Alta, og legge fram forslag til godkjenning hos universitetsdirektøren. Internrevisjon og internkontroll Innenfor økonomiområdet er det gitt innspill om å styrke det nye universitetets arbeid med intern revisjon og intern kontroll gjennom å etablere en fellesfunksjon i Alta med ansvar for hele det nye universitetet. Det er også gitt innspill om å styrke økonomistyringen ved UiT gjennom å etablere en controller-gruppe med medarbeidere i Tromsø og Alta. Undergruppas foreløpige vurdering er UiT har behov for styrking av ressursbruken innenfor internrevisjon og internkontroll. Det er ønskelig å etablere en helhetlig kontrollmetodikk, dokumentasjon, og sikre at måtene kontrollhandlinger utføres på er ensartet, nøytral og systematisk. I dag ligger dette ansvaret til fagavdelingene, særlig Avdeling for økonomi og Avdeling for personal og organisasjon. Undergruppa mener at fagavdelingene fortsatt skal ha ansvar for internkontroll, men 19

støtter forslaget om å etablere en tydelig fellesfunksjon som kan knyttes til Avdeling for økonomi. Vi mener også det kan være behov for å styrke controller-funksjonene ved UiT. Undergruppa foreslår at ØA kan bes om å gjøre nærmere vurderinger av om det bør etableres en fellesfunksjon innenfor internrevisjon/internkontroll i Alta, og legge fram forslag til godkjenning hos universitetsdirektøren. En samlet oversikt over Undergruppas forslag følger i vedlegg 5. 4. Videre arbeid Undergruppa mener at det på kort sikt er viktigst å få på plass den administrative organiseringen på institutt- og fakultetsnivå. Det vil si å ta beslutning om administrative og tekniske ressurser som skal knyttes til de enhetene som skal være etablert fra 1.8.2013, med sikte på at disse skal ha nødvendige støttefunksjoner på plass så snart som mulig. Ved UiT er det praksis for at det enkelte fakultet skal ha innflytelse på intern organisering og dimensjonering av administrative og tekniske funksjoner. Det vil si hvilke ressurser som skal være tilknyttet institutt- og fakultetsadministrasjonene, hvor mange årsverk som skal knyttes til ulike oppgaver, hvordan fakultetsadministrasjonen skal være organisert, og hvordan samhandlingen skal fungere mellom nivåer og enheter. Dette bør også gjelde for de enhetene som er mest berørt av fusjonen, det vil si Finnmarksfakultetet, BFE-fak/HHT, HSL-fak/ILP og Helsefak/IHO, med de føringer som gjelder, blant annet om at ingen skal måtte flytte eller sies opp som følge av fusjonen. Undergruppa foreslår at disse enhetene skal bes om å utarbeide nærmere organisasjons- og bemanningsplaner, som skal drøftes med tjenestemannsorganisasjonene og legges fram for universitetsdirektøren for beslutning så snart det er mulig. Det bør være gode prosesser ved hver enhet, der ansatte og ledere kan medvirke, og slik at organisasjons- og bemanningsplaner styrebehandles før oversending til universitetsdirektøren. På institusjonsnivå mener Undergruppa at gjeldende arbeidsdeling mellom institusjonene i hovedsak bør videreføres ut 2013, ut fra at høsten 2013 vil være preget av overgangsordninger og ivaretakelse av løpende driftsoppgaver. Undergruppa foreslår at det i løpet av høsten 2013 blir gjort nærmere vurdering og beslutninger om mulige fellesfunksjoner i Alta. Dette bør avstemmes mot behovene for styrking av universitetets felles administrasjon, med sikte på etablering av organisatoriske løsninger fra 1.1.2014. Dissens: Gruppemedlem Rune Sundelin har anført følgende: Den foreslåtte modellen medfører at omfanget av fjernledelse blir for omfattende. Formelt vil det kun være de ansatte i fakultetsadministrasjonen som har sin nærmeste leder plassert på Campus i Alta. - Dette vil være utfordrende for arbeidsmiljøet - Tilgang på leder og beslutningstakere er en avgjørende ressurs i utviklingsarbeidet - Det er liten beslutningsmyndighet i Alta innen administrative spørsmål 20