200600079-7 STYREPROTOKOLL Styremøte mandag 24. april 2006 Trondheim Til stede: Forfall: Styreleder Karl Arne Utgård Nestleder Helge Aarseth Styremedlem Jan Fougner Styremedlem Kjersti Graver Styremedlem Ole Henrik Magga Styremedlem Anne S. Nordmo Styremedlem Kirsti Ramberg Styremedlem Magne Reiten Styremedlem Turid Moldenæs Varamedlem Ranveig Frøiland Til stede fra administrasjonen: Direktør Knut Sæther Avdelingsdirektør Willy Nesset Avdelingsdirektør Anne Mari Borgersen (sak 06/24) Seniorrådgiver Ingrid Olsen (06/24) Avdelingsdirektør Anton Bachke (sak 06/28, 06/29 og 06/30) Seniorrådgiver Merethe Ranum (sak 06/31) Førstekonsulent Wenche Venås (sak 06/31) Avdelingsdirektør Jann Ola Berget (sakene 06/32, 06/33, 06/34 og 06/35) Førstekonsulent Tone Øhrbom, styresekretær Til stede fra domstolene under sak 06/23: Lagdommer Arild Kjerschow Sorenskriver Erik Elstad Sorenskriver Geir Engebretsen Sted: Domstoladministrasjonen, Trondheim Tid: Kl. 10.30-16.30 Domstoladministrasjonen, 7485 Trondheim. Besøksadresse: Dronningensgt. 2. Tlf. 73 56 70 00. Faks 73 56 70 01. Tlf. brukerstøtte 815 33140. E-post: postmottak@domstoladministrasjonen.no Organisasjonsnr. 984 195 796.
DA STY06 styremøte03 protokoll Side 2 av 8 Sak 06/22 Sak 06/23 Godkjenning og underskriving av protokollen fra styremøtet 13. mars 2006 200600079-5 Protokollen fra styremøtet 13. mars 2006 er godkjent ved sirkulasjon. Den ble underskrevet av de møtende. LOK: Avlevering av rapportene. Redegjørelse fra og spørsmål til delprosjektlederne. Orienteringssak. Delprosjektlederne Erik Elstad, Arild Kjerschow og Geir Engebretsen redegjorde for rapportene fra LOK-prosjektet innen områdene Ledelse, Organisering og arbeidsprosesser og Kompetanse. Delprosjektlederne svarte deretter på spørsmål fra styret. Rapportene er formelt overlevert fra LOK-prosjektet til DA. Sak 06/24 LOK: Samlet oversikt over direktørens forslag til tiltak og anbefalinger med angivelse av forslag til videre behandling. Vedtakssak. Det er overfor styret fremlagt en samlet oversikt over forslag og anbefalinger fra LOK-prosjektet. Når det gjelder forslagene til tiltak innenfor områdene ledelse og kompetanse, anser Direktøren det som nødvendig med en bred drøfting i styret, både med hensyn til den grunnleggende tenkningen rundt fremtidig ledelse og kompetansearbeid i domstolene, det konkrete innholdet i forslagene, og den videre behandling av disse. Direktøren vil legge frem en samlet saksfremstilling knyttet til disse forslagene for styret i henholdsvis september og oktober. Direktøren vil i løpet av våren 2006 legge frem sin innstilling til styret når det gjelder oppfølgingen av forslag og anbefalinger fra LOK-prosjektet som gjelder delegering og spesialisering. Når det gjelder de øvrige forslag og anbefalinger i tilknytning til organisering og arbeidsprosesser i domstolene, er de av en slik karakter at det ikke anses som nødvendig for styret å ta konkret stilling til disse. Styret slutter seg til direktørens anbefalinger med hensyn til videre fremdrift og videre behandling av forslag og anbefalinger fra LOK-prosjektet. 1. Rapportene sendes på høring til de alminnelige domstolene og jordskifterettene og til de ansattes organisasjoner. 2. Administrasjonen forelegger saken på ny til styremøtet i september 2006. 3. Administrasjonen utreder også de økonomiske sidene ved de ulike forslagene.
DA STY06 styremøte03 protokoll Side 3 av 8 Sak 06/25 Direktøren orienterer Status planlegging Domstolledermøtet og dommermøtet 2006 Programmet for Domstolledermøtet og dommermøtet 2006 er i all hovedsak på plass. Det gjenstår å avklare innledere i forhold til noen få programposter. Nytt personal- og lønnssystem (SAP HR) - status På grunn av at SSØ ser behov for en nærmere koordinering av SAP HR og EFB, samt en bedre kvalitetssikring av løsningen i SAP for DA/domstolene, vil opplæring og utrulling i domstolene starte høst 2006 i stedet for vår 2006. Sykefraværsstatistikk i DA 1. kvartal 2006 Fraværsprosenten på 5,57 % ligger en god del lavere enn i første kvartal 2005, da det totale fraværet var på 8,4 %. Det har vært en god del egenmeldt fravær i årets tre første måneder, samtidig som noen få langtidsfravær er med på å trekke opp fraværsprosenten. Ved utgangen av første kvartal var det kun én av de langtidssykemeldte som fortsatt var fraværende. Ingen av fraværene er oppgitt å være arbeidsrelatert. Tvistesak tinghus i Haugesund, unntatt offentlighet, offl. 5 annet ledd b Årsmeldingen Årsmeldingene frem til 2002 ble produsert av Justisdepartementet, og var i hovedsak kun en statistikkoversikt. DA produserte den første årsmeldingen i sin nåværende form for året 2003, og ønsket at årsmeldingen i større grad skulle gi en status for domstolene, samtidig som den skulle være et levende dokument som forteller om utviklingen i domstolene og DA, derav tittelen Domstolene i Norge. Den formen som er valgt, skal gi grunnlag for at årsmeldingen skal kunne brukes som et oppslagsverk i løpet av året, også for de som ikke virker i domstolene, som for eksempel publikum og presse. Derfor er det valgt å omtale også Tilsynsutvalget og Innstillingsrådet. Merknad fra styret: Fremdriften for årsmeldingen vurderes i rammeplanen. Status Bergen tinghus Det er påkrevd med en intern flytting i tinghuset for å oppnå en god driftssituasjon for de sammenslåtte tingrettene. Dette har vært en langvarig prosess, hvor flere alternativ har vært vurdert. DA har på nytt hatt en grundig vurdering av de ulike alternativene, og er fortsatt av den oppfatning at det alternativet som også omfatter lagmannsretten, er den beste løsningen samlet sett, på tross at den medfører ulemper for lagmannsretten. DA står derfor fast på den beslutningen som er fattet, og gjennomfører en flytting i henhold til det valgte alternativet. Det er viktig at man holder fremdriften i denne saken, slik at flyttingen kan gjennomføres før etableringen av de nye domstolene 1. september 2006. Møte mellom styret i DnD og ledelsen i DA Kort muntlig orientering fra gjennomført møte mellom styret i DnD og ledelsen i DA 19. april 2006.
DA STY06 styremøte03 protokoll Side 4 av 8 Evaluering av funksjonen for Innstillingsrådet for dommere Funksjonen for Innstillingsrådet for dommere skal evalueres før det blir valg av nye medlemmer høsten 2006. Det ble kort orientert om at er innkalt til et møte i Justisdepartementet og at nærmere sakliste ventes. Vedtak for orienteringssakene: Sak 06/26 Styreleder orienterer 1. Lederavtale mellom direktør Knut Sæther og DAs styre 2006 er inngått. 2. Besøk i København er gjennomført med leder/nestleder i bestyrelsen for Domstolsstyrelsen. 3. Styrets besøk til Nederland, 11.-13. september 2006. Styret og representanter fra administrasjonen deltar under besøket. Besøket skal omfatte styremøte, besøk i kompetansesenteret i Zutphen, besøk i den nederlandske domstolsadministrasjonen og om mulig én eller to domstoler. 4. Øvrig internasjonalt arbeid i. Gjenvisitt fra domstolsadministrasjonen i Irland. Representanter fra styret og administrasjonen i DA deltar under besøket. ii. Gjenvisitt i Sarajevo i løpet av høsten 2006. Representanter fra styret og administrasjonen i DA deltar under besøket. iii. (ENCJ). Styreleder og eventuelt ett styremedlem, samt avdelingsdirektør Anne Mari Borgersen deltar på konferanse i EUropean Network of Councils for the Judiciary (ENCJ). Spørsmål om assosiert medlemskap i organisasjonen vurderes senere. 5. Tema til møtet med justiskomiteen 8. mai 2006. Vedtak for orienteringssakene: Sak 06/27 Sak 06/28 Rammeplan for styret til drøfting, unntatt offentlighet, offvl. 5, annet ledd Jordskifterettene gjennomgang av årsrapporter orienteringssak Jordskifterettene hadde en rimelig god produksjon i 2005. Tallet på foreliggende saker gikk ned fra 1912 til 1868 det vil si med 44 saker eller 2,3 %. Det er flere tiår siden tallet på foreliggende saker har vært så lavt. Likevel utgjør den foreliggende saksmengden om lag 1,8 års arbeid.
DA STY06 styremøte03 protokoll Side 5 av 8 Direktøren mener det er viktig å arbeide for en fortsatt reduksjon i tallet på foreliggende saker og har sin oppmerksomhet rettet mot dette. Reduserte restanser vil medvirke til redusert saksbehandlingstid. Det må være ett hovedmål for jordskifterettene. Sak 06/29 Jordskifterettene informasjon om overingeniører med allment løyve orienteringssak 200600909 Jordskiftekandidater kan av kontorleder gis allment løyve til styring av jordskiftesaker, jf. jordskifteloven 7 fjerde ledd. Det stilles samme krav til utdanning som for jordskiftedommere, jf. jordskifteloven 7 femte ledd. Kandidatene ansettes som overingeniører, men også andre stillingskoder kan brukes, for eksempel senioringeniør. Det er anslagsvis 15 kandidater med allment løyve i jordskifterettene i dag. Som følge av endring i jordskifteloven 20. februar 2004 ble løyveperioden tidsbegrenset til 3 år med mulig forlenging 1 år. Ordningen ligner derfor i hovedsak på dommerfullmektigordningen i de ordinære domstoler. Tidligere var det ingen tidsbegrensning i løyvet. Merknad fra styret: Styret merket seg at det er tatt initiativ til å begrense tilsettingsperioden til tre-fire år, i samsvar med tidsbegrensningen for det allmenne løyvet. Sak 06/30 Jordskifterettene fastsetting av lønn for dommerne vedtakssak 200600283-3 En arbeidsgruppe er satt sammen av representanter fra DA og Tekna for å se på jordskiftedommernes lønnsforhold og rekruttering til dommerstillinger. Statistikker viser at det er stor lønnsforskjell mellom dommerne i jordskifterettene og de alminnelige domstolene. Dette kan være en viktig negativ faktor for rekrutteringen til dommerstillinger i jordskifterettene. Direktøren foreslår derfor at styret vedtar tiltak for å bedre situasjonen.
DA STY06 styremøte03 protokoll Side 6 av 8 1. DA går inn for at jordskifte(over)dommerne tas ut av Hovedtariffavtalen. 2. DA er bekymret over den svake rekrutteringen til jordskifte(over)dommerstillingene, og ser behovet for lønnsøkning. 3. Arbeidsgruppens rapport vil bli administrativt behandlet av DA før saken fremmes for styrebehandling høsten 2006. Som innstilt. Sak 06/31 Ansettelse avdelingsdirektør ØKE vedtakssak, unntatt offentlighet, offl. 6, 1. ledd nr 4 200600695 Sak 06/32 Regnskapet for 2005 avsluttende oppstilling. Analyse av regnskapet 2005. Budsjettfordeling domstolene orienteringssak Sak 06/33 Anvendelse av ubundne midler fra overføringene 2005 vedtakssak Styret ble forelagt forslag til endringer i budsjettet for 2006 gjennom anvendelsen av ubundne midler fra 2005. Styret sluttet seg til forslagene om endringer i budsjettet for 2006. Som innstilt. Sak 06/34 Regnskap for domstolene og DA pr. 1. kvartal 2006 vedtakssak Det er etter første kvartal ikke bemerkninger til regnskapsrapportene for Høyesterett, lagmannsrettene, tingrettene og jordskifterettene. Det bør gjennomføres en revisjon av budsjettet for DA. Styret tar regnskapsrapportene for Høyesterett, lagmannsrettene, tingrettene og jordskifterettene til etterretning.
DA STY06 styremøte03 protokoll Side 7 av 8 Det foretas en revisjon av budsjettet for DA som gir rom for en tilfredsstillende reserve. I den grad dette ikke kan gjennomføres uten betydelige endringer i budsjettet, forelegges budsjettrevisjonen styret. Som innstilt. Sak 06/35 Tekst St.prp. nr. 1 (2007/2008) vedtakssak Styret ble forelagt forslag til tekster i St.prp. nr. 1 (2006-2007). Styret sluttet seg til forslaget til tekster i St.prp. nr. 1 (2006-2007) som oversendes Justisdepartementet. Styret sluttet seg til forslaget til tekster i St.prp. nr. 1 (2006-2007) med de endringer som fremkom i styremøtet. Sak 06/36 Behandling av arbeidsrettssaker orienteringssak Styreleder tar kontakt med justisministeren. Sak 06/37 Overprøving av avgjørelser fra Trygderetten orienteringssak 200600254 Gulating lagmannsrett har på vegne av samtlige lagmannsretter avgitt en høringsuttalelse om tilpassing av andre lover som følge av ny tvistelov. I høringsuttalelsen foreslår lagmannsrettene at overprøving av Trygderettens kjennelser bringes inn for tingretten som første instans. Forslaget begrunnes i hovedsak i at tvisteloven bygger på en rendyrking av instansenes funksjoner, hvor lagmannsrettenes rolle er overprøving og kvalitetssikring i forhold til tingrettene. Det vises også til endrede forutsetninger, bl.a. hva gjelder saksmengde og sakenes karakter. Direktøren anbefaler at DA støtter forslaget. DA gir en uttalelse til Justisdepartementet ved Lovavdelingen der det gis tilslutning til lagmannsrettenes forslag om at overprøving av Trygderettens kjennelser bringes inn for tingretten som første instans.
DA STY06 styremøte03 protokoll Side 8 av 8 Saken utsettes til styremøtet 7. juni 2006. Sak 06/38 Erstatningsansvar for DAs styre orienteringssak 200600080 Domstolloven inneholder ingen bestemmelser om erstatningsansvar for Domstoladministrasjonens styre, og det finnes heller ikke uttalelser om dette i lovens forarbeider. I NOU 1991:26 kommer Styreformutvalget med uttalelser som kan gi grunnlag for å anta at styremedlemmer i offentlige organer kan pådra seg erstatningsansvar ved utøvelsen av vervet etter generelle erstatningsrettslige regler. Styremedlemmenes risiko for å pådra seg erstatningsansvar kan avdekkes ved en skadeløseerklæring fra Justisdepartementet eller ved en styreansvarsforsikring. Dekning av forsikringspremie vil bli ansett som skattbar fordel. Administrasjonen ber om at staten gir styret en skadeløseerklæring. Sak 06/39 Eventuelt Protokollen godkjent: Karl Arne Utgård Helge Aarseth Jan Fougner styreleder nestleder Kjersti Graver Ole Henrik Magga Anne S. Nordmo Kirsti Ramberg Magne Reiten Protokollen sett: Turid Moldenæs