MØTEINNKALLING 2/12 12/255 ARBEIDSREGLEMENT FOR ANSATTE I KARMØY KOMMUNE 3/12 12/93 HELTID, DELTID OG ARBEIDSTID I OMSORGSTJENESTEN

Utvalg: Hovedutvalg administrasjon Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 25.01.2012 Tid: Kl. 18:00 MØTEINNKALLING Eventuelle forfall må meldes på telefon 52 85 74 19 /21 eller til valg@karmoy.kommune.no. Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/12 12/156 DELEGASJONSREGLEMENT PERSONALSAKER 2/12 12/255 ARBEIDSREGLEMENT FOR ANSATTE I KARMØY KOMMUNE 3/12 12/93 HELTID, DELTID OG ARBEIDSTID I OMSORGSTJENESTEN 4/12 12/363 MEDARBEIDERUNDERSØKELSER - RESULTATER FRA 2011 5/12 12/186 PROSJEKT - REKRUTTERING TIL MANGFOLD 6/12 12/434 "SAMAN OM EIN BETRE KOMMUNE" - KORT ORIENTERING OM STATUS FOR PROSJEKTET 7/12 12/489 FRAVÆRSSTATISTIKK 2011 8/12 12/281 REFERATLISTE Karmøy rådhus, 16.01.2012 Einar R. Endresen (s) leder Wenche Håvik personalsjef

Sak 1/12 DELEGASJONSREGLEMENT PERSONALSAKER Saksbehandler: Wenche Håvik Arkiv: 044 Arkivsaksnr.: 12/156 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 1/12 Hovedutvalg administrasjon 25.01.2012 Forslag til vedtak: Hovedutvalg administrasjon tar gjennomgangen av utvalgets saksfelt til orientering og avventer ny sak om delegasjonsreglementet, jfr saksfremlegget.

SAKSFRAMSTILLING Saksorientering Sak vedrørende gjeldende delegasjonsreglement i personalsaker var på sakskartet i Hovedutvalg administrasjon sitt møte den 23.11.2011, sak 1/11. Hovedutvalget ba om at ny sak ble lagt fram for utvalget. De fullmakter som kommunestyret har gitt det lovbestemte partsammensatte utvalget i kommunen, kalt Hovedutvalg administrasjon, er gitt i henhold til de rammer/bestemmelser som fremkommer i kommuneloven 25 og Hovedavtalen del B 4. Kommuneloven sier at det i alle kommuner og fylkeskommuner skal opprettes et eller flere partssammensatte utvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen eller fylkeskommunen som arbeidsgiver og de ansatte med mindre partene avtaler at slike saker skal behandles på en annen måte. Hovedavtalen sier følgende om hvilke saker som skal behandles i dette uvalget: Det partssammensatte utvalget foreslår og behandler overordnede retningslinjer for kommunens personalpolitikk, herunder tiltak for likestilling og inkluderende arbeidsliv. Utvalget drøfter dessuten kvalitets-, fornyings- og utviklingstiltak, oppfølging og implementering av nasjonalt vedtatte reformer, resultat fra KS sine kontakter med statlige myndigheter samt oppfølging av saker fra sentralt kontaktmøte. Eksempler på overordnede retningslinjer og reglement som behandles i utvalget er: ansettelsesreglement, permisjonsreglement, arbeidsreglement, etiske retningslinjer, fleksitidsreglement m.m. Videre fremdrift Alle delegasjonsreglementene i kommunen ble gjennomgått i 2011 og behandlet av det forrige kommunestyret den 29.september 2011. Det er planlagt ny sak om delegasjonsreglementene i løpet av forholdsvis kort tid, slik at også det nye kommunestyret får behandlet disse. Slik sak vil bli forelagt i 2012, mest sannsynlig før sommeren. Eventuelle endringer i gjeldende reglement. Når det gjelder fullmakter til å forta ansettelser i kommunene er det kun for rådmannstillingen det er lovbestemmelse om tilsettingsorgan. Rådmannen skal ansettes av kommunestyret selv og kan ikke delegeres. Andre ansettelser har kommunene i all hovedsak delegert til rådmannen/egne ansettelsesutvalg å foreta. I Karmøy kommune er det pr. dato fremdeles en del stillinger som ansettes av politisk organ, således er det arbeidsgiverpolitisk utvalg som ansetter økonomisjef, etatssjefer, personalsjef, formannssekretær og næringsrådgiver. Side 3 av 38

Rådmannen vurderer å foreslå tilsvarende delegert myndighet til å foreta ansettelser og lønnsfastsettelse for disse stillingene som for andre stillinger i kommunen når reglementet nå skal gjennomgås. Personalsjefen i Karmøy, 09.01.2012 Wenche Håvik sign. Side 4 av 38

Sak 2/12 ARBEIDSREGLEMENT FOR ANSATTE I KARMØY KOMMUNE Saksbehandler: Wenche Håvik Arkiv: 404 &00 Arkivsaksnr.: 12/255 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 2/12 Hovedutvalg administrasjon 25.01.2012 Forslag til vedtak: Hovedutvalg administrasjon vedtar forslaget til nytt Arbeidsreglement med virkningstidspunkt fra 1.februar 2012.

SAKSFRAMSTILLING Saksorientering Det er foretatt en gjennomgang av gjeldende arbeidsreglement med bakgrunn i behov for oppdatering til gjeldende lov-og avtaleverk. Arbeidsmiljøloven har bestemmelser om at det i enhver virksomhet med over 10 arbeidstakere skal være et arbeidsreglement. Hovedtyngden av de bestemmelser som inngår i arbeidsreglementet er også regulert/omtalt i lov-og avtaleverk, samt i andre kommunale reglement. Det er derfor i stor grad gjort henvisninger til andre bestemmelser, men en rekke forhold er også omtalt nærmere i dette reglementet. Høringsuttalelser Utarbeidd forslag til reglement har vært ute på høring hos arbeidstakerorganisasjonene, og det er kommet en del innspill. Disse er i all hovedsak tatt til følge og innarbeidet i det endelige forlaget som nå legges frem. Det har kommet høringsuttalelser fra Skolenes landsforbund, Sykepleierforbundet og Fagforbundet. Innspill fra hovedtillitsvalgt i Skolenes landsforbund : I 9 kunne jeg tenkt meg at det stod "pålagt av/avtalt med leder med slik fullmakt." Har opplevd at uttrykket "pålagt" lett blir misforstått. Har hendt at folk mener det ikke er pålagt hvis arbeidstaker og arbeidsgiver er enig om overtiden. Innspill fra hovedtillitsvalgt i Sykepleierforbundet: 7 Arbeidstaker som er sykemeldt, skal levere sykemelding til nærmeste leder umiddelbart. Kommentar: Ikke lett hvis man for eksempel blir akutt syk og innlagt på sykehus over tid. Kan umiddelbart erstattes med snarest mulig eller lignende. 9. NSF stiller seg bak forslag fra SL. 13 Arbeidstaker plikter å gjøre seg kjent med branninstruks og rømningsveier, samt kjenne plassering for nærmeste brannvarsler(e), slukningsmidler og førstehjelpsutstyr. Kommentar: Er dette arbeidstakers ansvar? Forslag til ordlyd: Arbeidsgiver plikter å gjøre arbeidstaker kjent med branninstruks.. osv 15. Taushetsplikt Alle arbeidstakere plikter å underskrive taushetserklæring, jfr Forvaltningsloven. Kommentar: Gjelder dette alle arbeidstakere? Har samtlige arbeidstakere i Karmøy taushetsplikt? Side 6 av 38

Andre kommentarer: 1. Kan det være nyttig å ha med kjøreregler for hvordan en ansatt i Karmøy kommune omtaler arbeidsplassen på sin private profil på sosiale medier som f.eks facebook? En slag Vær varsom -plakat. (Eller finnes det slike retningslinjer i andre dokumenter?) 2. Arbeidsreglementet viser til AML 14-17. Der kommer det fram siste ledd: (3) Reglementet skal slås opp på ett eller flere iøynefallende steder i virksomheten og deles ut til hver arbeidstaker som reglementet gjelder for. Kommentar: Hvilken praksis/rutiner har Karmøy kommune for å følge opp at arbeidsreglementet blir gjort kjent for arbeidstakerne? Eks. Sendes ut med nyansettelsespapirer, signeres at de er lest. 3. Arbeidsreglementet viser til Etiske retningslinjer for ansatte i Karmøy kommune. Bør de også gjennomgås nå? Til orientering så har kommuen rutiner for at Arbeidsreglementet vedlegges arbeidsavtalen til alle som ansettes i kommunen. Tilsvarende vedlegges taushetserklæring for underskriving. For øvrig har kommunen egne retningslinjer for Individuell opptreden i sosiale medier for ansatte i Karmøy kommune og for Publisering av informasjon på sosiale medier på vegne av karmøy kommune. Fagforbundet har for øvrig stilt spørsmål med 5 der det heter at Arbeidstaker kan ikke uten tillatelse inneha bistilling eller ta ekstraarbeid av varig karakter. Denne paragrafen er ikke foreslått endret da rådmannen mener det et behov for slik klarering. Dette kan gå på ulike forhold som habilitet, belastninger som vil kunne ha innvirkninger på jobben i kommunen, andre kryssende hensyn som arbeidstid med mer. Forholdet er for øvrig også regulert i de Etiske retningslinjene der det i 3.3 heter at: Ingen ansatte kan inneha bistillinger eller ta ekstraarbeid av varig karakter uten tillatelse av rådmannen, eller den han bemyndiger. Det vises for øvrig til punktene under. Enhver ansatt kan disponere sin fritid til kortvarig ekstraarbeid når dette kan skje uten at det : går ut over vedkommendes arbeid i kommunen på noen måte komme i konflikt med kommunens interesser ved at - den ansatte er i en slik stilling i kommunen at ekstra-arbeidet ikke er forenlig med de interesser vedkommende skal ivareta for kommunen - den ansatte driver virksomhet/har økonomiske interesser i virksomhet som selger tjenester til kommunen - ekstra-arbeidet kan komme i konflikt med den ansattes lojalitetsplikt overfor kommunen - den ansatte i sitt ekstra-arbeid må ta standpunkt til saker som senere skal behandles i kommunen av vedkommende selv eller underordnede medarbeidere Det må være åpenhet om ansattes ekstraverv og bierverv som kan ha betydning for tjenesteutøvelsen i Karmøy kommune. Ansatte skal gi opplysninger om bierverv dersom det kan reises spørsmål eller tvil om adgangen til å inneha slike verv. Side 7 av 38

Virkningsdato Virkningsdato for nytt reglement foreslås til 1.februar 2012. Personalsjefen i Karmøy, 09.01.2012 Wenche Håvik sign. Side 8 av 38

Sak 3/12 HELTID, DELTID OG ARBEIDSTID I OMSORGSTJENESTEN Saksbehandler: Stine K. Bjelland Arkiv: 032 Arkivsaksnr.: 12/93 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 3/12 Hovedutvalg administrasjon 25.01.2012 Forslag til vedtak: Hovedutvalg administrasjon tar vedlagte saksfremstilling om heltid, deltid og arbeidstid i omsorgstjenesten til orientering.

SAKSFRAMSTILLING Sammendrag av saken: Omsorgstjenesten i Karmøy kommune har arbeidet med å redusere bruken av deltidsstillinger og øke sysselsettingsgraden (gjennomsnittlig stillingsstørrelse) siden 2002. Et langsiktig og målrettet arbeid har gitt resultater og mange ansatte har fått øket stillingene sine. Når stillingsstørrelsene skal økes innen de rammene man har, krever det at de ansatte bidrar med flere arbeidstimer i helgene enn den tradisjonelle hver 3. helg - ordningen. For å få til dette, har kommunen hatt et tett samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene og endret arbeidstidsordningene slik at den enkelte ansatte har øket antall arbeidstimer på lørdager og søndager. I tillegg har nye årsverk og omgjøringer fra ekstravaktmidler til faste stillinger, delvis blitt brukt til å øke deltidsstillingene. Siden 2002 har partene utarbeidet og inngått ulike arbeidstidsavtaler. Vedlagt er siste redigerte arbeidstidsavtale fra 2011 samt avtale om heltid/deltid fra 2009. Partene er enige om at det er viktig å opprettholde et kvalitativt godt tjenestetilbud til brukerne, også i helgene. To av målene i heltid/deltid-avtalen er at gjennomsnittlig stillingsstørrelse i omsorgstjenesten skal være minst 70 % innen utløpet av 2012 og det opprettes ikke stillinger under 40 %. Alle virksomheter skal jobbe aktivt for å øke antall stillinger mellom 75-100 %. En annen viktig målsetting i avtalen, som knyttes særlig opp mot rekruttering, er å jobbe aktivt for å få inn studenter og elever på kommunens stipendavtale, der de forplikter seg på minst 10 arbeidshelger pr år samt arbeid i sommeravviklingsperioden. Fakta/saksopplysninger: Bakgrunn for saken Karmøy kommunestyre vedtok 5. mai 1998: Det er et mål for Karmøy kommune at ingen nyopprettede stillinger er mindre enn 37,4% (14 timer pr uke). Ved ledighet i stilling skal ansatte som har mindre enn 37,4% få mulighet til å utvide sine stillinger. I hovedtariffavtalen kap. 1 2.3.1 heter det: Det skal som hovedregel tilsettes i full stilling. Unntak drøftes med de tillitsvalgte med mindre det er åpenbart unødvendig. Ved ledig stilling skal deltidstilsatte ved intern utlysning i kommunen/virksomheten tilbys utvidelse av sitt arbeidsforhold inntil hel stilling, dersom vedkommende er kvalifisert for stillingen. Arbeidsgiver skal informere og drøfte prinspippene for bruk av deltidsstillinger med de tillitsvalgte minst en gang i året. Det skal utarbeides retningslinjer med formål om å øke antall heltidstilsatte. Side 10 av 38

Det finnes også et eget vedlegg 2 (lokale retningslinjer) i hovedtariffavtalen som omtaler bruk av uønsket deltid. I Arbeidsmiljøloven 14-3 heter det: (1) Deltidstilsatte har fortrinnsrett til utvidet stilling fremfor at arbeidsgiver foretar ny ansettelse i virksomheten. (2) Fortrinnsretten er betinget av at arbeidstaker er kvalifisert for stillingen og at utøvelse av fortrinnsretten ikke vil innebære vesentlige ulemper for virksomheten. Stortingsmelding nr. 25 Mestring, muligheter og mening beskriver framtidas omsorgsutfordringer frem mot år 2015. Et av tiltakene i meldingens kapittel 8.2.3., er å øke andelen personell som arbeider heltid. Sysselsettingsgrad (gjennomsnittlig stillingsstørrelse): Rekrutteringsmodellen er et verktøy for framskrivning av kompetansebehov på bakgrunn av demografisk utvikling fram til år 2020. Modellen baserer seg på historikk i form av innrapporterte data til PAI registeret og KOSTRA tall, samt tall fra SSB og egen befolkningsfremskrivning. Det er ikke tatt høyde for organisatoriske endringer som ved for eksempel samhandlingsreformen. Det er betydelige kostnader forbundet med å ha en lav sysselsettingsgrad i etaten, og ikke minst går det ut over kontinuiteten, og dermed kvaliteten på tjenestene som brukerne mottar, da de får unødvendig mange ansatte å forholde seg til. Ifølge Rekrutteringsmodellen var sysselsettingsgraden i omsorgstjenesten 66,3 % i 2010. Den største ansattgruppen i etaten er fagarbeiderne som teller noe over 600 ansatte. Sysselsettingsgraden i denne gruppen er 63,4 % (2010), og trekker dermed ned snittet i etaten. Til sammenligning er landsgjennomsnittet for denne faggruppen på 68,0 % (2010). De ufaglærte har en enda lavere sysselsettingsgrad på 56,0 % (2010) og teller ca 236 ansatte. I helse- og omsorgsetaten opererer vi internt med tall som er noe høyere (68.8 % januar 2012). Dette skyldes at vi teller med lederne i våre beregninger. Disse er ikke inkludert i tallene fra Rekrutteringsmodellen. En annen årsak kan være at våre tall er noenlunde oppdatert januar 2012, mens Rekrutteringsmodellens beregninger er fra 2010. Det er uansett ikke så store forskjeller, og det essensielle må være at det er kontinuerlig forbedring på dette området. Ved gradvis å øke sysselsetningen til 75 % i 2015, vil en kunne foreta ca 500 færre rekrutteringer fram mot 2020, enn om en beholder samme sysselsettingsgrad som i dag. Oppnår en målsetningen om en sysselsettingsgrad på 80 % innen 2020, vil det bety ca 590 færre rekrutteringer i helse- og omsorgsetaten i perioden frem til 2020. Dette vil bety at antall fast ansatte vil være ca 1330 i 2020. Til sammenligning vil en ha 1610 fast ansatte i 2020 gitt samme sysselsettingsgrad som i dag, altså dersom man ikke gjør noe med å øke stillingsprosentene. Side 11 av 38

Status i arbeidet pr januar 2012: Siden januar 2008 har flere virksomheter startet opp ordninger med lange vakter i helgene eller en kombinasjon av lange/delte/korte vakter. Både boliger, hjemmetjenester og delvis sykehjem/aldershjem har innført ordninger med lange vakter og/eller kombinasjoner med lange og korte vakter. De fleste har da inntil 13 timers vakter hver 4. helg, men det finnes andre løsninger. I boliger har man stort sett innført lange vakter hver 3. helg, og her får de også bedre resultater med økte stillingsstørrelser. Det søkes dispensasjon fra Arbeidstilsynet til å ha inntil 13 timers vakter. Det har vært en del skepsis til innføring av lange vakter på institusjoner da en del ansatte mener det er for lenge å være på jobb med tunge pleieoppgaver, mens andre ansatte ønsker å arbeide lange vakter fordi de da kan jobbe sjeldnere helg men likevel totalt sett få høyere stilling. Kommunen har ment at man bør prøve ut langvakter over et lengre tidsperspektiv før man konkluderer med at det ikke fungerer. Det må evalueres jevnlig i forhold til helsemessige belastninger og ha tett dialog med HMS-avdelingen og Arbeidstilsynet. De fleste virksomheter som har ordning med langvakter i helgene, er svært fornøyde med ordningen. Få av de ansatte ønsker å gå tilbake til slik det var før. Det er innført bedre ordninger i forbindelse med frihelger, for eksempel langfri. Uansett hvilken arbeidstidsordning som velges, er dialogen og samarbeidet med tillitsvalgte og ansatte viktig. Organisasjonene har som kjent vært skeptiske til økt helgearbeid. I denne sammenheng må nevnes at LO og Fagforbundet høsten 2011 gikk ut med at de aksepterer mer helgearbeid dersom man får flere hele stillinger. Norsk Sykepleierforbund og Delta har vært uenige i dette, men det finnes eksempler på kommuner der også disse har godkjent mer helgearbeid. I Trondheim kommune har Norsk Sykepleierforbund akseptert flere helger i turnusen. Her har imidlertid kompensasjonen for lørdag/søndag-arbeid, økt. Forklaring på hvordan antall timer helgearbeid virker inn på stillingsstørrelsen: Her beskrives et tenkt eksempel på hvordan dette fungerer i praksis: Det tas utgangspunkt i en liten enhet (f.eks en liten demensavdeling) der det er behov for 2 personer på dagvakt og 2 personer på kveldsvakt alle ukedager også lørdager og søndager (nattevaktene er ikke tatt med). Man har 6,11 årsverk til disposisjon, og det er dette som må til av årsverk dersom turnusplanen skal gå opp uansett hvor ofte de ansatte jobber helg. Det finnes ulike turnusordninger man kan velge og her illustreres 3 eksempler på hvordan bemanningskabalen kan organiseres: EKSEMPEL 1: Hver 3. helg med 7,5 timers vakter (240 timer lørdag/søndag pr år) Dersom alle ansatte i enheten skal jobbe hver 3. helg, er det behov for 12 personer for å få helgene på plass, gjennomsnittlig stillingsstørrelse på 51 %. EKSEMPEL 2: Hver 2. helg med 7,5 timers vakter (352,5 timer lørdag/søndag pr år) Dersom alle ansatte skal jobbe hver 2. helg, er det behov for 8 personer for å få helgene på plass, gjennomsnittlig stilllingsstørrelse på 76 %. EKSEMPEL 3: Hver 3. helg med lange vakter på 13 timer (416 timer lørdag/søndag pr år) Dersom alle ansatte jobber lange vakter hver 3. helg, trengs det 6 personer for å få helgene på plass, gjennomsnittlig stillingsstørrelse på 100 %. Side 12 av 38

Det kommer her tydelig frem at eksempel 3 gir best uttelling i forhold til stillingsstørrelse og antall ansatte. Det finnes flere turnusordninger i omsorgstjenesten enn de som nevnes i de 3 eksemplene. Arbeidsmiljølovens 10-8 (4) gir muligheter for å arbeide hver 2. søndag. Resultater i omsorgstjenesten: Omsorgstjenesten har økt antall stillinger mellom 75-100% fra 216 i 2002 til 418 i 2012. Noe av dette skyldes nye årsverk som er opprettet i perioden samt omlegging av arbeidstidsordningene med flere helgetimer pr ansatt. Man har dessuten klart å redusere stillingene i omsorgstjenesten under 40% fra 178 i 2002 til 71 i 2012. Det har vært et ønske å beholde noen av småstillingene med tanke på rekruttering av studenter. I denne sammenheng må det nevnes at antallet studenter på stipendavtale har økt fra 5 i 2007 til 26 i 2012. Denne ordningen er en god investering både i forhold til å sikre helgebemanningen og sommeravviklingen, samt rekruttere tilstrekkelig personell på sikt. Gjennomsnittlig stillingsstørrelse i omsorgstjenesten har økt fra 55% i 2002 til ca 68,8% (inkl ledere) i 2012. Resultatene tar kun utgangspunkt i faste stillingshjemler. Ekstravakter som de ansatte jobber i forbindelse med sykdom, permisjoner og ekstra innleie, tas ikke med i beregningen. Dersom disse tas med, vil tallet bli høyere. Arbeidet må sees i et langsiktig perspektiv der resultatene kommer gradvis. Videre fremdrift: I Strategisk kompetanseplan for helse- og omsorgsetaten, som vil bli politisk behandlet i løpet av våren 2012, vil det bli foreslått å øke sysselsettingsgraden til 75% innen 2015 og 80% innen 2020. Dette er ambisiøse mål, og for å nå disse målene, må man ha en kontinuerlig justering av arbeidstidsordningene, bruke eventuelle nye årsverk til å øke opp deltidsstillingene og årlig vurdere muligheten til å omgjøre ekstravaktmidler til faste stillinger. Det bør videre overveies andre alternativer, som for eksempel å omgjøre sykevikarmidler til faste stillinger. En konsekvens av en slik løsning blir økt grunnbemanning slik at man ikke kan leie inn vikarer ved sykdom. En slik omgjøring, vil kreve en grundig gjennomgang og forberedelse i forkant. Det smarteste er sannsynligvis å ha et prøveprosjekt i en virksomhet for å høste erfaringer. Side 13 av 38

Personalsjefens kommentarer: Arbeidet med å øke sysselsettingsgraden, må sees i et helhets- og langtidsperspektiv. Her må man både ta hensyn til brukernes behov for kontinuitet og kvalitet, og til de ansattes arbeidsvilkår. Statistiske beregninger om arbeidskraftbehovet mot 2020 til helse- og omsorgsyrkene, viser at kommunene vil få store utfordringer med å få tilstrekkelig personell. Ved å øke sysselsettingsgraden, vil behovet for antall ansatte i tjenesten, reduseres betraktelig. Det er også i tråd med Arbeidsmiljøloven og Hovedtariffavtalen og sentrale føringer forøvrig, å øke andelen som arbeider heltid. Personalsjefens konklusjon: Karmøy kommune fortsetter arbeidet med å øke sysselsettingsgraden i omsorgstjenesten, herunder arbeide videre med arbeidstidsordninger og omgjøring av ekstravaktmidler til faste stillinger. Det jobbes videre med ulike fremtidige løsninger i samarbeid med aktuelle arbeidstakerorganisasjoner. Personalsjefen i Karmøy, 12.01.2012 Wenche Håvik sign. Side 14 av 38

Sak 4/12 MEDARBEIDERUNDERSØKELSER - RESULTATER FRA 2011 Saksbehandler: Turid Sønstabø Arkiv: 431 &32 Arkivsaksnr.: 12/363 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 4/12 Hovedutvalg administrasjon 25.01.2012 Forslag til vedtak: Hovedutvalg administrasjon tar saken til orientering.

Bakgrunn Karmøy kommune har satt som mål å styrke sin attraktivitet som arbeidsgiver ved å kommunisere at kommunen tilbyr gode og trygge arbeidsplasser samt at kommunen tar vare på sine ansatte og gir gode utviklingsmuligheter. Det er videre vedtatt at det skal tas i bruk en medarbeiderundersøkelse for å kunne si noe om kommunens attraktivitet som arbeidssted kontra andre kommuner. Medarbeiderne er den viktigste enkeltfaktor når det gjelder å utvikle og effektivisere tjenesteproduksjonen. Ved å få innsikt i de ansattes arbeidssituasjon og trivsel har vi et grunnlag for å utvikle forbedringstiltak. Verktøy Karmøy kommune benytter medarbeiderundersøkelsen fra KS Effektiviseringsnettverkene. Medarbeiderundersøkelsen er en av flere undersøkelser. Undersøkelsen er tilrettelagt for å svare via web, men det er også mulig å skrive ut papirskjema dersom det er ønskelig. I 2011 gav vi bare mulighet til å svare elektronisk. Tema i undersøkelsen I medarbeiderundersøkelsen er tilfredsheten kartlagt gjennom ca 50 spørsmål som omfatter følgende: Organisering og tilrettelegging av arbeidet Innhold i jobben Fysiske arbeidsforhold Samarbeid og trivsel med kollegene Nærmeste leder Overordnet ledelse Faglig og personlig utvikling Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger For hvert av disse temaene er det stilt konkrete spørsmål om hvordan medarbeiderne vurderer enkeltforhold, mens tilfredsheten er kartlagt i form av et spørsmål om hvor tilfredsmedarbeiderne alt i alt er innenfor hvert av disse temaene. I tillegg er det stilt spørsmål om: Mobbing, diskriminering og varsling Stolthet over egen arbeidsplass Medarbeidersamtale Helhetsvurdering av hvor fornøyd medarbeideren er med arbeidssituasjonen. Det er mulig å bruke standard bakgrunnskjennetegn som kjønn, alder, ansiennitet og utdanningsnivå. Vi har valgt å ikke bruke dette av hensynet til anonymitet. For hvert spørsmål er svaralternativene gitt på en gradert skala fra en til seks, fra svært liten grad til svært stor grad og en egen kategori for vet ikke. Side 16 av 38

Rapportering Data i kartleggingen er registrert på enhetsnivå (den enkelte barnehage, skole osv.). Rapportene viser medarbeidertilfredshet og svarfordeling både for enkeltspørsmål og summeringen av enkeltspørsmål. Det er også mulig å hente ut Excel-rapporter med grafiske framstillinger av: Utvalgsprosenten i medarbeiderundersøkelsen Andelen av medarbeidere med og uten medarbeidersamtale Andel av medarbeiders som har svart vet ikke pr spørsmål Gjennomsnittlig medarbeidertilfredshet pr dimensjon Andel svar pr svaralternativ både pr dimensjon og spørsmål. Egne resultater kan sammenlignes over tid (når en har kjørt undersøkelsen flere ganger). Det er også mulig å sammenligne resultatene med de kommuner om har benyttet medarbeiderundersøkelsen (samlet resultat, ikke enkeltvis) Arbeidsplasser som gjennomførte undersøkelsen i 2011 Følgende arbeidsplasser gjennomførte medarbeiderundersøkelsen i 2011: Alle barnehager (Avaldsnes, Skudeneshavn, Åkra sokneråds, Vea, Bygnes, Vormedal, Kolnes, Sevland og Storesund) Skoler (Skudeneshavn, Ferkingstad, Skudenes U, Åkra, Tuastad, Kvos og kulturskolen) Brann og redningsvesenet (heltid og deltidsmannskap) Bu- og behandlingsheimar (Åkra og Skudenes) Hjemmetjenesten (Litlabjørgveien) Administrasjon (økonomiavdelingen, rektorer, styrere og staben oppvekst- og kultur). Alle arbeidsplasser har fått mulighet til å gjennomføre medarbeiderundersøkelsen. Noen arbeidsplasser hadde planlagt å gjennomføre temperaturmåleren (metode for å kartlegge arbeidsmiljø), men ble tilbydd denne i stedet. Noen enheter ble spurt om å delta, andre enheter ønsket selv å delta. Gjennomføringsperioden var fra mai til desember med svarfrister fra 2 til 4 uker. Oppslutning Vi har hatt god oppslutning. Av 717 medarbeidere som ble invitert til å delta, gjennomførte 532 (74 %). Dette mener vi er en god oppslutning. Samlet sett er det i underkant av 25 % av kommunens ansatte som ble bedt om å delta i 2011. Presentasjon av resultater Den enkelte leder har fått tilgang til resultatene for sin enhet. Lederne er ansvarlige for å gjøre resultatene kjent for sine medarbeidere og HMS/IA-grupper. Side 17 av 38

Bruk av resultatene handlingsplaner Lederne er ansvarlige for en oppfølgingsprosess i egen enhet. Medarbeiderne har medvirkningsplikt i arbeidet med forbedring og utvikling av arbeidsplassen. HMS/IA-gruppene er sentrale i dette arbeidet Handlingsplanen angir konkrete tiltak, tidsfrister og hvem som har gjennomføringsansvaret. Det blir ofte fokus på områder som kommer dårlig ut. Det å vektlegge områder som får en god score kan også være verdifullt. Å videreutvikle det positive kan være like effektivt som å fokusere på de vanskelige områdene. Planen må være realistisk i forhold til hva det er mulig å gjennomføre fram til neste kartlegging. Også på kommunenivå er det viktig med oppfølging i form av en tiltaksplan. Resultater pr hovedtema Siden dette er første gang vi gjennomfører denne undersøkelsen, kan vi ikke sammenligne resultatene med tidligere års resultater. Vi kan sammenligne med samlet resultat fra andre kommuner ( snitt land ). I 2011-tallet er det resultatet fra 133 kommuner. Resultatene i Karmøy kommune er svært likt landsgjennomsnittet. Samarbeid og trivsel med kollegene samt stolthet over egen arbeidsplass er temaene med høyeste score, begge på 5,0. Medarbeidertilfredsheten i Karmøy er like høy, eller høyere, som landsgjennomsnittet på de ulike hovedtemaene. Ansatte i Karmøy er mer stolt av sin arbeidsplass og opplever høyere faglig og personlig utvikling, også i helhetsvurderingen gir våre medarbeidere høyere score. Hovedtema: Karmøy Snit t land Organisering av arbeidet 4,5 4,4 Innhold i jobben 4,9 4,9 Fysiske arbeidsforhold 4,1 4,1 Samarbeid og trivsel med kollegene 5,0 5,0 Mobbing, diskriminering og varsling 4,9 4,9 Nærmeste leder 4,5 4,5 Medarbeidersamtale 4,8 4,7 Overordnet ledelse 3,9 3,9 Faglig og personlig utvikling 4,4 4,2 Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger 3,9 3,9 Stolthet over egen arbeidsplass 5,0 4,7 Helhetsvurdering 4,7 4,5 Snitt totalt: 4,5 4,5 Side 18 av 38

Resultater pr spørsmål Første hovedtema er organisering av arbeidet. Våre medarbeider gir høyere score på flere av spørsmålene. Organisering av arbeidet [Graf] I hvilken grad Karmøy får du tilstrekkelig informasjon til å gjøre en god jobb? 4,6 4,5 er du kjent med målene dine for din arbeidsplass? 4,9 4,8 er du med på å utarbeide målene for din arbeidsplass? 4,3 4,2 bidrar du selv aktivt til at arbeidsplassen når sine mål? 4,9 4,9 har du nok tid til å gjøre jobben din? 3,8 3,8 har du utstyr til å få gjort jobben din (for eksempel data, verktøy, hjelpemidler)? 4,5 4,4 alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med hvordan jobben din er tilrettelagt? 4,5 4,4 Snitt land Snitt: 4,5 4,4 Neste tema er innhold i jobben. Våre medarbeidere gir høy score på innhold i jobben, spesielt på mestring og muligheten for å jobbe selvstendig. Innhold i jobben [Graf] I hvilken grad Karmøy har du nok utfordringer i jobben? 4,9 4,8 har du nødvendig kompetanse for å utføre dine arbeidsoppgaver? 4,8 4,8 har du mulighet til å jobbe selvstendig? 5,0 5,1 mestrer du jobben din ut fra forventningene som stilles til deg? 5,0 4,9 alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med innholdet i jobben din? 4,8 4,8 Snitt land Snitt: 4,9 4,9 Standarden på arbeidslokalene oppleves som litt lavere, men litt mer fysisk trygt enn snitt land. Fysiske arbeidsforhold [Graf] I hvilken grad Karmøy er du fornøyd med inneklimaet på arbeidsplassen din? 3,7 3,7 er du fornøyd med standarden på arbeidslokalene dine? 3,8 3,9 opplever du at det er fysisk trygt på arbeidsplassen din? 4,8 4,7 alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med de fysiske arbeidsforholdene i jobben din? 4,3 4,2 Snitt land Snitt: 4,1 4,1 Side 19 av 38

Våre medarbeidere trives sammen med kollegane, spørsmålet med høyest score. Samarbeid og trivsel med kollegene [Graf] Karmøy i hvilken grad trives du sammen med dine kolleger? 5,3 5,2 løser dere felles arbeidsoppgaver på din arbeidsplass på en god måte? 4,8 4,8 alt i alt, hvor fornøyd er du med samarbeidet med dine kolleger på arbeidsplassen? 5,0 4,9 Snitt land Snitt: 5,0 5,0 Medarbeiderne gir uttrykk for høy score integrering og på fravær av mobbing. Mobbing, diskriminering og varsling [Graf] I hvilken grad Karmøy er arbeidsmiljøet på din arbeidsplass uten mobbing?(1 = mye mobbing, 6 = ingen mobbing) 5,1 5,0 er din arbeidsplass integrerende når det gjelder kjønn, etnisk tilhørighet, religion osv? 5,0 4,9 er det lagt til rette for mulighet til at du kan melde fra om kritikkverdige forhold på din arbeidsplass? 4,7 4,7 Snitt land Snitt: 4,9 4,9 Nærmeste leder får score som snitt land eller høyere med unntak av det som går på tilbakemelding som er litt lavere. Nærmeste leder [Graf] Karmøy I hvilken grad opplever du at din nærmeste leder gir klart uttrykk for hva som forventes av deg i jobben? 4,6 4,5 gir deg tilstrekkelig tilbakemelding på den jobben du gjør? 4,1 4,2 har innsikt i den jobben du gjør? 4,3 4,3 er lydhør overfor dine synspunkter? 4,6 4,6 tar spørsmål om etikk på arbeidsplassen alvorlig? 4,8 4,7 alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med din nærmeste leder? 4,8 4,7 Snitt land Snitt: 4,5 4,5 Litt høyre score enn snitt land når det gjelder oppfølging av medarbeidersamtalen, både hos medarbeideren og lederen. Medarbeidersamtale [Graf] Karmøy har din leder fulgt opp det dere ble enige om i samtalen? 4,7 4,6 har du fulgt opp det dere ble enige om i samtalen? 4,9 4,8 Snitt land Snitt: 4,8 4,7 Side 20 av 38

Overordnet ledelse er definert som rådmann og hans ledergruppe. Her er resultatene helt likt med snitt land. Overordnet ledelse [Graf] Karmøy I hvilken grad synes du den overordnede administrative ledelse er tydelig i forhold til kommunens retning og mål? 3,9 3,8 bidrar til å skape et positivt bilde av kommunen blant innbyggerne? 3,9 3,9 tar spørsmål om etikk i kommuneorganisasjonen alvorlig? 4,0 4,0 alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med den overordnete ledelsen i kommunen? 3,8 3,8 Snitt land Snitt: 3,9 3,9 Våre medarbeidere gir høyere score på tilrettelegging for kompetanseutvikling og læring enn snitt land. Faglig og personlig utvikling [Graf] I hvilken grad Karmøy lærer du noe nytt gjennom jobben din? 4,6 4,4 legger din arbeidsgiver til rette for kompetanseutvikling som er viktig for jobben din? 4,3 4,1 alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med mulighetene for læring i jobben? 4,3 4,2 Våre medarbeidere er mindre fornøyd med arbeidsordninger og muligheten for tilpasset stillingsstørrelse enn snitt land, men gir høyre score på individuell lønnsfastsetting. Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger [Graf] I hvilken grad er du fornøyd med Snitt land Snitt: 4,4 4,2 Karmøy lønnen din i forhold til jobben du gjør? 3,4 3,4 måten din individuelle lønn blir fastsatt? 3,6 3,4 arbeidstidsordningen i jobben (flexitid, turnus, vaktplan, arbeidshelger)? 4,3 4,4 muligheten for å få en stillingsstørrelse som er tilpasset dine behov? 4,4 4,5 alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med lønns- og arbeidstidsordningene i jobben din? 3,9 3,9 Snitt land Snitt: 3,9 3,9 Våre medarbeidere er stolte over egen arbeidsplass! Høyere score på alle punkt i dette tema. Stolthet over egen arbeidsplass [Graf] Karmøy I hvilken grad tror du din arbeidsplass har et godt omdømme blant innbyggerne i kommunen? 4,9 4,5 tror du brukerne er fornøyd med tjenestene fra din arbeidsplass? 4,9 4,6 vil du anbefale andre å søke jobb på din arbeidsplass? 5,1 4,8 tror du at du jobber i kommunen om 3 år? 4,9 4,7 alt i alt, i hvilken grad er du stolt av arbeidsplassen din? 5,0 4,8 Snitt land Snitt: 5,0 4,7 Side 21 av 38

I en helhetsvurdering gir medarbeiderne uttrykk for at de er mer fornøyd med arbeidssituasjonene enn snitt land. Helhetsvurdering [Graf] Karmøy alt i alt, hvor fornøyd er du med arbeidssituasjonen din? 4,7 4,5 Snitt land Snitt: 4,7 4,5 Snitt totalt: 4,5 4,5 Resultater vet ikke Et svaralternativ er vet ikke. Følgende spørsmål har flest vet ikke svar: Overordnet ledelse: I hvilken grad synes den overordnede administrative ledelsen o Tar spørsmål om etikk i kommuneorganisasjonen alvorlig? (32,8 %) o Er tydelige i forhold til kommunens retning og mål? (22,6 %) o Bidrar til å skape et positivt bilde av kommunen blant innbyggerne? (18 %) Alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med den overordnete ledelsen i kommunen? (18,9 %) Sammenligning Undersøkelsen gir mulighet for å sammenligne resultatene for et tjenesteområde med snitt land innenfor samme tjenesteområde. Strukturen er bygget opp om KOSTRA som benyttes av kommunene. Neste tabell viser score for barnehagene i Karmøy sammenlignet med score for snitt land barnehage. I disse tallene ligger resultatene for alle kommunale barnehager. Barnehager Karmøy barnehager Snitt land Organisering av arbeidet 4,5 4,4 Innhold i jobben 4,8 4,9 Fysiske arbeidsforhold 4,3 4,1 Samarbeid og trivsel med kollegene 5,0 5,0 Mobbing, diskriminering og varsling 4,9 4,9 Nærmeste leder 4,6 4,5 Medarbeidersamtale 4,7 4,7 Overordnet ledelse 4,2 3,9 Faglig og personlig utvikling 4,5 4,2 Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger 4,1 3,9 Stolthet over egen arbeidsplass 5,0 4,7 Helhetsvurdering 4,8 4,5 Snitt totalt: 4,6 4,5 Side 22 av 38

Videre så kan tilsvarende tabell settes opp slik at vi kan sammenligne våre barnehager. Dette er informasjon som bare gis på avdelingssjefs-nivå. Den enkelte barnehage kjenner bare sitt resultat og ikke resultatene for de andre barnehagene. Dette har vært et viktig element for å få en god og trygg gjennomføring. KS anbefaler også at resultater fra medarbeiderundersøkelsen ikke offentliggjøres på virksomhetsnivå. Veien videre Målet for 2011 var å bli kjent med verktøyet, få erfaringer som gjør oss bedre rustet til å planlegge og gjennomføre undersøkelsen i hele kommunen i 2012. Personalsjef i Karmøy, 12.01.2012 Wenche Håvik sign. Kilder: Verktøy for måling av medarbeidertilfredshet faglig veileder. Side 23 av 38

Sak 5/12 PROSJEKT - REKRUTTERING TIL MANGFOLD Saksbehandler: Stine K. Bjelland Arkiv: 410 Arkivsaksnr.: 12/186 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 5/12 Hovedutvalg administrasjon 25.01.2012 Forslag til vedtak: Hovedutvalg administrasjon tar saken til orientering.

SAKSFRAMSTILLING Sammendrag av saken: Karmøy helse- og omsorgsetat, NAV Karmøy og Karmøy Voksenopplæringssenter, inngikk i 2010 en samarbeidsavtale om prosjektet Rekruttering til mangfold. Høsten 2010 startet 14 elever et opplæringsløp der målet var at alle skulle klare fagbrev innen helsefag. Prosjektet har så langt vært vellykket og hatt god fremdrift. Prosjektets filosofi er at kvalifiserte ansatte, vil gi positive effekter for brukerne ved økt kvalitet på tjenestene. Videre ønsker kommunen å møte fremtidens utfordringer med et større mangfold i ansattgruppen fordi det er et kommende større mangfold i brukergruppen. I et økonomisk helhetsperspektiv er det besparende for kommunen å være arbeidsgiver i stedet for stønadsgiver. Fakta/saksopplysninger: Bakgrunn for saken Karmøy kommunes Arbeidsgiverstrategi 2020 har som et av tiltakene å kartlegge status og se på mulige tiltak til å rekruttere flyktninger og innvandrere. Dette fordi et stramt arbeidsmarked, stor avgang i sektoren og kommunenes omdømme vil gi kommunene store utfordringer i rekrutteringsarbeidet fremover. Fra 2020 vil de demografiske endringene bli tydelige og behovet for kommunens tjenester vil øke, noe som fordrer økt bemanning og nye måter å håndtere arbeidskraftsituasjonen på. Kommunene må derfor gjøre en markert innsats for å rekruttere, forvalte eksisterende arbeidskraft og utnytte arbeidskraftreserven. Det er videre ønskelig å profilere Karmøy som en god integreringskommune. I denne forbindelse ble det i 2010 startet prosjektet Rekruttering til mangfold. Prosjektgruppens medlemmer bestod av 2 ansatte fra Karmøy helse- og omsorgsetat, 2 fra NAV Karmøy og 2 fra Karmøy Voksenopplæringssenter. Gruppen utarbeidet en samarbeidsavtale som ble signert i august 2010 (vedlegg). Det var bred enighet i prosjektgruppen om at man ønsket å lykkes med prosjektet. Det ble derfor gjort avtaler med 14 aktuelle elever som hadde gode norskkunnskaper og mulighet til å klare opplæringsløpet. Elevene kom fra Eritrea, Etiopia og Thailand. En av elevene sluttet tidlig og hadde gode grunner for det. Side 25 av 38

Prosjektets status pr januar 2012 13 elever har fullført et år (2010/2011) norskkurs på Karmøy Voksenopplæring med fagterminologi knyttet til helsearbeiderfaget. 12 elever begynte høsten 2011 på AOF Helsearbeiderskolen dagtid. Klassen teller fremdeles 13 personer, men 1 har fått utsatt skolen på grunn av helseproblemer. AOF gir gode tilbakemeldinger på elevene og er optimistiske i forhold til eksamen til sommeren 2012. Videre fremdrift Fra høsten 2012 skal elevene arbeide og opparbeide seg praksis på institusjoner, i hjemmetjensten og boliger i Karmøy helse- og omsorgsetat. Det legges opp til 2,5 års praksis på institusjon, 2 år i hjemmetjenesten og 0,5 år i bolig. I hele perioden vil elevene få veiledning i virksomheten, og det vil det bli oppfølging av den enkelte elev med underveisvurdering med gjennomgang av målene i fagplanen. Det foretas en kartlegging av kvaliteten på undervisningsopplegget hvert år. Målet er at alle elevene kvalifiseres til fagbrev innen helsearbeiderfaget innen 2017. Flere av elevene har allerede begynt å jobbe som ekstravakter/ferievikarer i kommunen med gode tilbakemeldinger fra virksomhetene. Økonomi Elevene er voksne med rett til videregående opplæring i forhold til paragraf 4A-3 i opplæringsloven "opplæringen i offentlig videregående skole eller i lærebedrift er gratis. Det skal ikke kreves penger fra voksne elever med rett etter denne paragrafen". AOF helsearbeiderskolen er den største utgiftsposten. Kostnaden pr elev er kr 51 900,-. Fylket har dekket kr 27 310,- pr elev, og Karmøy kommune har fått dekket størsteparten av det resterende beløp via Kompetanseløftet 2015. Se ellers vedlegg. Personalsjefens kommentarer: Arbeidskraftbehovet i pleie- og omsorgssektoren vil, ifølge prognosene, bli stort de kommende årene. Kommunen må finne nye måter å rekruttere på, blant annet ved å gjennomføre opplæring selv for å skaffe tilstrekkelig og riktig kompetanse. Videre er det av stor betydning at også innvandrere får muligheter til å kvalifisere seg for et yrke slik at de blir i stand til å forsørge seg selv og mestre livene sine. Dersom prosjektet lykkes og elevene klarer fagprøven, bør kommunen vurdere behovet for å sette i gang flere lignende prosjekter. Personalsjefen i Karmøy, 10.01.2012 Wenche Håvik sign. Side 26 av 38

Sak 6/12 "SAMAN OM EIN BETRE KOMMUNE" - KORT ORIENTERING OM STATUS FOR PROSJEKTET Saksbehandler: Lene Pilskog Arkiv: 430 Arkivsaksnr.: 12/434 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 6/12 Hovedutvalg administrasjon 25.01.2012 Forslag til vedtak: Hovedutvalg administrasjon tar informasjon om omdømmeprosjektet knyttet til utviklingsprogrammet Saman om ein betre kommune til orientering.

SAKSFRAMSTILLING Partsammensatt utvalg stilte seg 15.6.2011 bak søknad til utviklingsprogrammet Saman om ein betre kommune (se vedlegg). 11.10.2011 kom det melding fra KRD om at de ønsket Karmøy kommunes deltagelse i programmet (se vedlegg). Gjennom deltagelse i programmet ønsker Karmøy kommune å styrke omdømme til kommunen, spesielt omdømme til kommunens ledelse, samt kommunens omdømme som arbeidsgiver i aldersgruppen 15-29 år. Målsetningene er satt ut fra rammene i utviklingsprogrammet, Arbeidsgiverstrategi mot 2020 for Karmøy kommune, omdømme analyse for Karmøy kommune utført av Apeland informasjon i 2007, og kommunens informasjonsstrategi. Kommunens administrative ledelse skal gjennom prosjektet styrkes gjennom et lederutviklingsprogram med fokus på kvalitet og kommunikasjon. Oppstart av lederutviklingsprogrammet er foreløpig satt til begynnelsen av 2013. Omdømme blant aldersgruppen 15-29 år skal styrkes gjennom et e-dialogprosjekt som skal bedre dialogen mellom kommunen og innbyggerne. Gjennom utviklingsprogrammet har Karmøy kommune forpliktet seg til å gjennomføre en forstudie som skal se på erfaring fra tidligere tiltak, samt kartlegge beste praksis fra andre kommuner. Utviklingsprogrammet er et samarbeidsprosjekt mellom regjeringen ved KRD, KS og arbeidstakerorganisasjonene. Deltagelse innbærer kunnskapsdeling i nettverk med andre kommuner som også jobber med omdømme, henholdsvis: Strand kommune, Meland kommune, Ørland kommune og Gamvik kommune. Første nettverkssamling blir 16. og 17. februar 2012. Som deltagerkommune får Karmøy kommune kr. 300.000,- i årlig støtte fra 2012 til 2015. Midlene for fra KRD for 2012 vil gå til å gjennomføre en omdømmeundersøkelse, samt utgifter forbundet med deltagelse ved nettverkssamlinger. Kommunen står i tillegg fritt til å søke midler fra andre kilder, som for eksempel OU-midler til lederutvikling. Prosjektgruppen har oppstartmøte 16. januar 2012. Hovedutvalg administrasjon vil bli holdt løpende orientert om framdrift i prosjektet, og ny orientering vil komme i løpet av første halvdel av 2012. Personalsjef i Karmøy, 13.01.2012 Wenche Håvik sign. Side 28 av 38

Sak 7/12 FRAVÆRSSTATISTIKK 2011 Saksbehandler: Turid Sønstabø Arkiv: 461 Arkivsaksnr.: 12/489 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 7/12 Hovedutvalg administrasjon 25.01.2012 Forslag til vedtak: Fraværsstatistikken tas til orientering.

SAKSFRAMSTILLING Sykefravær Karmøy kommune 2011 Hva saken gjelder: Saken omhandler sykefraværsstatistikk i Karmøy kommune. 1. Sykefraværsstatistikk i Karmøy kommune og rapporteringsrutiner Sykefraværsstatistikken for Karmøy kommune er utarbeidet på grunnlag av registreringer som er gjort i vårt ansattsystem (Visma Enterprise). Statistikken omfatter ansatte med fast månedslønn, ikke timelønnede. Når arbeidstakeren har vært sykemeldt i over ett år tas vedkommende ut av statistikken og teller ikke med i antall mulige dagsverk. Karmøy kommune har som et av hovedmålene i IA-avtalen å øke arbeidsnærværet til minst 94 % innen 31.12.2013. Fraværstallene er tatt ut pr 12.01.12 så det kan være at all fravær ikke registrert inn. 2. Utvikling av sykefraværet i Karmøy kommune a. For hele kommunen og etatene Fraværet for Karmøy kommune har de siste årene vært mellom 7,2 % og 8 %. Fravær for 2011 er på 6,9 %. Dette er lavere enn de siste års fravær. Fraværsprosent 8,2 8 7,8 7,6 Fraværsprosent 7,4 7,2 7 Fraværsprosent 6,8 6,6 6,4 6,2 2006 2007 2008 2009 2010 2011 År Side 30 av 38

Neste diagram viser fravær pr måned og her ser vi at det er 2. halvår som viser en tydelig nedgang i fraværet. Fravær 12 10 8 6 2007 2008 2009 2010 2011 4 2 0 Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Sentraladministrasjon og helse- og omsorg har økt fravær, teknisk og oppvekst- og kultur har nedgang. 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Sentraladm 5,4 3,4 4,3 3,6 2,8 4,3 Oppvekst og kultur 6,1 6,8 6,7 6,3 6,1 5,2 Teknisk 7,4 7,3 6,7 6,5 6,4 5,4 Helse- og omsorg 9,7 10,1 9,7 10,5 9,2 9,4 Side 31 av 38

b. Kvinner menn Kvinner og menn 10 9 8 7 6 5 4 2008 2009 2010 2011 3 2 1 0 Kvinner - sum Menn - sum Kvinner - egenmelding Menn - egenmelding Kvinner - sykemelding Menn - sykemelding Både kvinner og menn har nedgang i 2011, størst nedgang har menn og det er det legemeldte fraværet som er redusert. 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Kvinner 8,5 9,1 8,5 8,6 7,8 7,6 Menn 4,5 4,2 5,2 5,4 5 4,1 c. Aldersgrupper Litt variasjon mellom aldersgruppene er det, lavest har 40-åringen og 60-åringene har høyest. Legemeldt fravær er høyest blant de eldste, egenmeldt fravær synker med alderen. Side 32 av 38

Aldersfordelt fravær 12 10 8 6 2008 2009 2010 2011 4 2 0 20-29 år 30-39 år 40-49 år 50-59 år >59 år For menn stiger fraværet med alderen, for kvinnene er det de eldste og de yngste som har høyest fravær. d. Fravær i fht stillingsstørrelse Neste tabell viser fravær i forhold til stillingsstørrelse. Ut fra denne kan det se ut som det er mest gunstig å jobbe lavere enn 35 % eller over 70 %. Imidlertid så viser ikke disse tallene et helt rett bilde. En medarbeider kan være ansatt i 100 % stilling, men lønnen skal fordeles på flere funksjoner i budsjett/regnskap. Vi må da opprette flere stilings-id for å få dette til. Et eksempel kan være at 60 % av lønnen skal på en funksjon og 40 % på en annen. I tabellen nedenfor vil begge stillingene bli plassert i gruppen 35-70 % selv om medarbeideren jobber i 100 % stilling. Når fraværsrapporten kjøres for alle samlet, telles det 3223 ansatte. Når den splittes på stillingsbrøk, telles det 3908 ansatte. Siden feilkilden er såpass stor, har tallene begrenset verdi. Stillingsstørrels e Antall Fraværsprosent Antall ansatte kvinner Antall menn 1-35 % 5,9 662 576 86 35-70 % 8,3 1362 1275 87 70-100 % 6,4 1884 1417 467 Sum 3908 3268 640 1-100 % 6,9 3223 2635 588 Side 33 av 38

e. Fravær i forhold til funksjon Fravær i forhold til funksjon (regnskapsrapportering). Høyest har kort- og langtidsopphold, lavest har ungdomsskoler. Funksjon 2011 KOMMUNALE BARNEHAGEAKTIVITETER 7,7 BARNESKOLER 1-7 KLASSE 5,1 UNGDOMSSKOLER 8-10 KLASSE 4,3 SFO BARNESKOLER 1-7 KLASSE 10,8 RENHOLD GRUNNSKOLER 7,8 HELSESTASJONSTJENESTE 5,1 KORT- OG LANGTIDSOPPHOLD 11,7 HJEMMETJENESTER 9 BOLIGER HELDØGNS OMSORG 9,4 f. Nærvær pr arbeidsplass Hovedmål 1 er å øke arbeidsnærværet til minst 94 % innen 31.12.13. I stedet for å ha fokus på fravær så tar man her utgangspunkt i nærvær, det at arbeidstakerne kommer på jobb. I statistikkene på arbeidsplassnivå er derfor nærværsprosenten oppgitt. For hele kommunen er tallene: 2008 2009 2010 2011 Nærværsprosent 92,2 92,1 92,8 93,1 Nærværsprosenten varierer fra 79,5 % (v. 12 Kopervik bbh) til 99,3 % (økonomiavdelingen). Sentraladm 2007 2008 2009 2010 2011 12300 ØKONOMIAVD. 98,1 93,6 98,7 99,2 99,3 12400 PERSONALAVD. 93,3 93,8 91,1 96,8 96,6 12800 NAV 95,5 91,2 Side 34 av 38

Skoler m.m. 2007 2008 2009 2010 2011 22111 SKUDENESHAVN SKOLE 92,9 97 91,2 95,2 91,7 22112 SØRHÅLAND SKOLE 90,7 86,5 96,2 93,6 91,4 22114 FERKINGSTAD SKOLE 90,1 95,7 97,8 89,2 95,4 22119 SKUDENES UNGDOMSSKOLE 90,2 94,5 95,6 96,4 95,2 22121 ÅDLAND SKOLE 87,4 91,5 92,9 88,3 92,2 22122 GRINDHAUG SKOLE 95,9 87,5 91,4 95,8 89,1 22123 ÅKRA SKOLE 95,6 96,2 96,7 96,5 98,3 22124 SEVLAND SKOLE 92,4 87,9 95,4 88,7 93,5 22125 VEDAVÅGEN SKOLE 94,6 94,6 95,7 94 93,4 22129 ÅKRA UNGDOMSSKOLE 94,6 95,5 94,5 94,5 93 22131 EIDE SKOLE 94,4 94,6 91,6 95,4 98,5 22133 KOPERVIK SKOLE 89,6 93,3 92,7 94,7 94 22134 STOKKASTRAND SKOLE 95,7 95,4 95,8 98,4 98,9 22139 STANGELAND UNGDOMSSKOLE 91,9 92,3 93,7 94,2 96,1 22141 HÅVIK SKOLE 89,5 94,5 94,5 95,1 92,9 22143 AVALDSNES SKOLE 89,3 91,9 93,3 94,6 93,4 22144 HAUGE SKOLE 87 95,6 96,5 93,5 95 22145 HÅLAND SKOLE 96,4 93,8 93,1 92,4 96,7 22149 BØ UNGDOMSSKOLE 97,2 96,6 94,7 95,1 98,3 22151 NORHEIM SKOLE 92 95,2 92,4 91,2 92 22152 TUASTAD SKOLE 95,9 96,6 98,9 92,6 94,8 22153 KOLNES SKOLE 92,8 94,5 94,5 91,7 96,4 22154 MYKJE SKOLE 100 91,3 93,3 92,5 95,7 22159 VORMEDAL UNGDOMSSKOLE 95,7 96 94,8 96,3 96,8 22169 HOLMEN SKOLE 99,4 100 91,8 100 96,2 22174 KARMØY KULTURSKOLE 92 90,5 92,9 87,4 96,1 22170 PPT 97,9 96,6 96,6 98,5 96,6 22171 PEDAGOGISK SENTER 97,8 98,1 95,3 97,2 95 22310 VOKSENOPPLÆRINGSSENTER 91,6 90,8 93,9 92,7 96 25110 HOVEDBIBLIOTEKET 94,3 94,4 98,1 96,9 95,9 25803 KARMØYHALLEN 94,6 95,4 96 96,8 94,4 Barnehager 2007 2008 2009 2010 2011 22240 AVALDSNES BARNEHAGE 86,6 84,9 83,7 89,9 91,4 22241 VEA BARNEHAGE 90,6 86,3 87,6 92,3 84,3 22242 SKUDENES BARNEHAGE 87 87,3 95,2 93,2 92,8 22245 VORMEDAL BARNEHAGE 95 89,6 90,8 91,6 91,1 22247 KOLNES BARNEHAGE 93,1 95,4 94,4 96,2 94,5 22270 SEVLAND BARNEHAGE 95,5 94,1 95,6 95,8 94,6 22271 STORESUND BARNEHAGE 89,6 90,3 90 86 94,5 22276 ÅKRA SOKNERÅDSBARNEHAGE 98 96,9 97,5 90,2 92,6 22277 BYGNES VITENBARNEHAGE 94,6 Side 35 av 38

Teknisk 2007 2008 2009 2010 2011 43000 FORVALTNINGSAVD. 95,1 95,6 97,3 97,3 94 44000 EIENDOMSAVD. 89,8 92 90,4 92,7 94,6 45000 DRIFTSAVD. 93,1 92,3 95,6 93,3 93,3 46000 BRANN OG REDNING 94,4 96,2 96,7 84,8 91,3 37000 VARAVD. 97,4 96 97,8 97,3 96,7 Helse- og omsorg 2007 2008 2009 2010 2011 50000 STAB HELSE OG SOSIALSJEF 94,1 93,2 93,6 96,4 97,5 50100 HJ TJENESTEN SKUDENES SØR 85,7 94,7 88,9 85,6 79,8 50200 HJ TJENESTEN SKUDENES NORD 91,7 91,9 91,6 89,9 91,3 50300 SKUDENES BBH 2 ETG 87,4 88,4 88,6 88,1 90,3 50400 SKUDENES BBH 3 ETG 87,8 88,1 82,1 82,8 82,6 50500 HJ TJENESTEN ÅKRA SØR 92,6 93,9 90 88,3 90,5 BOFELLESSKAP FREDHEIM OG 50600 MOSBRONVEIEN 86,7 89,9 89,5 85,8 92,5 50700 HJ TJENESTEN ÅKRA - VEA 88,2 88 94,1 92,2 86,3 50800 ÅKRA BBH 91,5 89,2 87,1 91,5 91,8 50900 HJ TJENESTE KOPERVIK ØST 91,4 88,4 87,7 91,9 87,5 51000 HJ TJENESTE KOPERVIK VEST 88,7 89,6 90,1 93,2 92,2 51100 KOPERVIK ALDERSHEIM 89,6 86,8 89,3 87,7 92,7 51200 KOPERVIK BBH 2. ETG 79,5 81,5 90,9 86,1 79,5 51300 KOPERVIK BBH3. ETG 86,5 81,9 80,5 91,2 91,2 51400 HJ TJENESTE AVALDSNES 88,4 93,1 88,6 89,5 87,4 51500 AVALDSNES ALDERSHEIM 92,5 91,7 86,7 88,7 88,7 51600 STORESUND BBH VEST 92,6 92,4 93,3 89,1 89,2 51700 STORESUND BBH ØST 87,3 94 91,7 93,1 91,7 51800 HJ TJENESTE TORVASTAD 93,6 92,3 88,7 89,3 89,4 51900 HJ TJENESTE NORHEIM 86,6 92,4 91,4 92,6 93,5 52000 NORHEIM BBH 92,2 91,1 89,1 88,1 87,6 52100 AVLASTNINGSAVDELING 85,6 88,1 84,4 92,7 89,1 52200 AKTIVITETS OG TRENINGSAVD 92,2 90,2 90,9 94,8 94,6 52300 HELSESTASJON OG SKOLEHELSETJ 91,2 93,9 94,7 95,8 94,9 52400 LEGEVAKT OG KOMM LEGETJENESTE 99 99,1 99,2 98,3 98,4 52500 BARNEVERN OG UNGDOMSTJ 89,3 89 93,2 93 91,4 52600 FYSIO/ERGO. 95 93,6 94,2 95,2 95,4 52700 SOSIALTJENESTEN 90,6 85,4 87,2 95,5 93,2 52900 ØSTREMTUNET 94,4 91,1 94,8 93,9 53000 KJØKKENDRIFT 82,8 88,1 90,5 55000 BESTILLERKONTOR 94,5 96,4 93,3 94,2 93,6 Side 36 av 38