Sttorrd kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 20.09.11 Kl.: 10.00 12.50 Stad: Formannskapsalen Saknr.: 29/11 35/11 MØTELEIAR Amram Hadida (Ap) DESSE MØTTE Odd Martin Myhre (FrP) Grethe Søyland (H) Torill Knudsen (Ap) Inge Bjelland (Frp) møtte i staden for Ola Malvin Lomheim FORFALL Ola Malvin Lomheim (KrF) DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/else Holst Larsen Frå administrasjonen møtte rådmann Magnus Mjør i sak 34/11 Evaluering av kontrollutvalet sitt arbeid Ordførar Liv Kari Eskeland møtte og under denne saka (sak 34/11) Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 29/11 Godkjenning av innkalling og sakliste 30/11 Godkjenning av protokoll frå møte 31.05.11 31/11 Orienteringssaker 32/11 Meldingar 33/11 Framlegg til budsjett 2012 for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2012 34/11 Arbeidet i kontrollutvalet 2007 2011 evaluering og erfaringsoverføring 35/11 Gjennomgang av møteprotokollar 1
29/11 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 30/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 31.05.11 Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 31.05.11. Protokollen frå møte 31.05.11 vart samrøystes godkjend. 31/11 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Revisjonsplan for rekneskapsrevisjon 2011 2 Deloitte Løypemelding om forvaltningsrevisjon vedr. institusjonstenesta i Stord kommune 3 Sekretariatet Om innkjøp av revisjonstenester til kyrkjeleg fellesråd FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering. Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Else Holst Larsen frå Deloitte gjennomgjekk revisjonsplan for 2011 / 2012. Revisjonsplanen vil og bli drøfta i møte med med rådmann og økonomisjef. Det vart peika på at samhandling mellom kommunen og dei kommunale føretaka må vera god for å få gjennomført kontroll-oppgåver. Særleg gjeld dette når årsmeldingar og rekneskapar skal handsamast. 2 Deloitte Else Holst Larsen gjennomgjekk og løypemelding om forvaltningsrevisjon vedr. institusjonstenesta i Stord kommune. Rapporten er sendt til rådmann til uttale og vil bli sendt over til kontrollutvalet til neste møte i utvalet. Hovudtrekka i rapporten vart og referert og kommentert. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. 3 Sekretariatet Sekretariatet orienterte om inngått avtale om revisjonstenester for Kyrkjeleg Fellesråd: Kyrkjeleg fellesråd i Stord kommune har inngått avtale om revisjon av rekneskapen sin med eit revisjonsfirma. Dette vart gjort samstundes med at det vart gjennomført ein open anbodskonkurranse, som la opp til at det skulle vera opsjon på slik revisjon med det firmaet som vart valgt etter konkurransen Kontrollutvalet drøfta dette, og konklusjonen vart at utvalet gjev kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å sende brev til kyrkjeleg fellesråd i Stord kommune for å få klarlagt kva som har skjedd i høve avtale om revisjonsteneste for fellesrådet. 2
Det vart teke opp at neste kontrollutval bør få ei orientering om avslutning av prosjekt vedr. bygging av Nordbygda ungdomskule og idrettshall, saman med rekneskapsrapport for prosjektet. Sekretariatet syter for dette : Orienteringssak nr. 3 Kontrollutvalet gjev kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å sende brev til kyrkjeleg fellesråd i Stord kommune for å få klarlagt kva som har skjedd i høve avtale om revisjonsteneste for fellesrådet. Kontrollutvalet tek dei øvrige orienteringssakene til orientering. 32/11 MELDINGAR Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Melding om vedtak frå kommunestyret: 2 Kommunal og regionaldep. (KRD) Høyring om endringar i kommunelova Eigenkontroll i kommunane m.m. 3 Forum for Kontroll og Medlemsbrev nr. 3 2011 Tilsyn (FKT) Medlemsbrev nr. 4-2011 4 Sunnhordland SIM-konsernet sine oppgåver og organisering på høyring til kommunane Interkommunaler miljøverk (SIM) 5 Sekretariatet Møteplan for kontrollutvalet hausten 2011 FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Vedtak frå kommunestyret vart gjennomgått, kommentert og teke til orientering 2 Kommunal og regionaldep. (KRD) 3 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) 4 Sunnhordland Interkommunaler miljøverk (SIM) Hovudpunkta i høyringsutkast om endringar i kommunelova vedr. eigenkontroll i kommunane m.m., vart kort gjennomgått og drøfta. Det vert m.a. sett framlegg om at møter i kontrollutvalet skal vera opne, på lik linje med andre kommunale møter. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. Innhaldet i dei to medlemsbreva frå FKT vart gjennomgått, drøfta og teke til orientering. Sak om SIM-konsernet sine oppgåver og organisering er sendt ut på høyring til kommunane. Sekretariatet orienterte kort om kva som ligg i denne saka. Det vart og orientert om at kontrollutval i andre kommunar har sett fram spørsmål om å vurdera å gjennomføra selskapskontroll av Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS. Dette vil såleis vera eit prosjekt fleire kommunar må samarbeida om. Det nye kontrollutvalet må få kjennskap til dette når arbeid med plan for selskapskontroll skal gjennomførast, for å ta det med i sine vurderingar. Dette vert å legga fram for det nye kontrollutvalet. Sekretariatet får i oppgåve å syta for slik informasjon til det nye kontrollutvalet. 5 Sekretariatet Møteplan for kontrollutvalet hausten 2011 vart drøfta. Konklusjonen vart at sekretariatet set opp forslag til møtedatoar for kontrollutvalet som passar inn i kommunen sin møteplan. Ingen meldingar under ymse 3
: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 33/11 FRAMLEGG TIL BUDSJETT FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET FOR 2011. FORSLAG TIL Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget vert å senda Stord kommune for vidare handsaming. Framlegget til budsjett vart gjennomgått og drøfta. Det kom ikkje forslag til endringar i nokon av postane, og framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget vert å senda Stord kommune for vidare handsaming. 34/11 ARBEID I KONTROLLUTVALET 2007 2011 EVALUERING OG ERFARINGSOVERFØRING FORSLAG TIL : Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Innleiingsvis vart det påpeika av utvalsleiar at utvikling av kontrollutvalet sitt arbeid har vore positiv, og at ordning med eige sekretariat har hatt stor verdi. Kontrollutvalet er sett på kartet på ein betre måte enn før. Nr. Spørsmål Svar 1 Blir møta gjennomførte på ein effektiv og engasjerande måte? 2 Er talet på møte tilstrekkeleg i høve til saksmengda? 3 Klarer kontrollutvalet å fylle kontrollfunksjonen på ein god måte? 4 Korleis blir utvalet oppfatta av andre sentrale aktørar slik som kommunestyret og administrasjonen? 5 Er det klåre roller og klår ansvarsdeling mellom kontrollutvalet, kommunestyret og administrasjonen? Ja, kontrollutvalet meiner møta er effektive. Ja Det er viktig at ikkje kontrollutvalet vert oppfatta som klageorgan. Kunnskap om kontrollutvalet sitt arbeid er viktig, saman med synleggjering av arbeidet. - Bør bruka meir tid på å skaffa grunnlagskunnskap for planane som skal utarbeidast (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll). Presentera planane og kontrollutvalet sitt arbeid for kommunestyret, drøfta roller. - Samarbeidet med administrasjonen fungerer godt, men det kan og vera problematisk med for tett kontakt, og difor bør ein vera bevisst på korleis denne kontakten vert utøvd. - Kontrollutvalet, saman med sekretariatet bør vurdera nøye når, korleis, og på kva måte saker skal fremjast - Førespurnader om rapportering / orientering og tilbakemelding til KU må vera godt førebudde - Å ha rolle som både kommunestyremedlem og kontrollutvalsmedlem kan av og til vera utfordrande. - Det er viktig at det sit nokon frå kontrollutvalet i kommunestyret som har politikarhatten på 4
6 Bør kontrollutvalet gjere meir og/ eller mindre av noko? 7 Korleis fungerer samhandlinga med revisor? 8 Korleis fungerer samhandlinga med sekretariatet? 9 Kva forbetringstiltak kan gjennomførast? 10 Kva bør folkevaldopplæringa for det nye kontrollutvalet innehalde og kor omfattande bør det vera? - Samarbeid med andre kommunar / kontrollutval i saker som har felles interesse over kommunegrensene / interkommunale selskap. - Åpenheit er viktig, og nytt kontrollutval bør vurdera opne møter. Samhandling med revisor fungerer svært godt. Også samhandlinga med sekretariatet fungerer svært godt. Kommunikasjon og utveksling av info frå/til kontrollutvalet og kommunen kan i nokon høve betrast. (Døme: vedtak i kommunen som vedkjem kontrollutvalet, og rapportar frå kontrollutvalet til kommunestyret) Det bør vera felles folkevaldopplæring for kommunestyret og kontrollutvalet. Men og særskild opplæring for kontrollutvalet. Viktig med opplæring for det nye kontrollutvalet, og god erfaringsoverføring til nytt kontrollutval. Noverande kontrollutvalsleiar bør vera med på eit møte når det nye utvalet startar opp. Kontrollutvalsleiar avslutta med å takka alle for godt samarbeid. Resultatet av evalueringa vert å legga fram for det nye kontrollutvalet. 35/11 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Det var ingen saker frå møteprotokollane som kontrollutvalet ville be om meir informasjon om. Men det vart drøft om det kan vera aktuelt for det nye kontrollutvalet å be om informasjon om: Er det rutinar / reglement for kva saker som kan avgjerast på sommarfullmakt? Innbyggarinitiativet, kva inneber dette, og er det regelverk for det? Kontrollutvalet ville vidare rå til at det nye kontrollutvalet også har fast post på saklista med Gjennomgang av møteprotokollar. Det nye kontrollutvalet bør vurdera å be om orientering / informasjon om dei emne som er nemnt i kulepunkta over. Kontrollutvalet tok ellers møteprotokollane til orientering. YMSE Det var ingen saker å ta opp under ymse. Amram Hadida Leiar Kari Nygard Sekretær 5