Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Narvik rådhus, Komitérommet 08.06.2009 Fra sak: Til sak: 22/2009 25/2009 Fra kl.: Til kl.: 10.00 12.30 Følgende medlemmer møtte: Anne Rabaas Hagesæter (leder) Per Henrik Mørk (nestleder) Tone Viklem Olsen Anbalagan Ratnasingam Per Storlien IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: Ingen FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra administrasjonen møtte: Sølvi Anita Simonsen, fagsjef regnskap, sak 23/09 Bodil Leirvik, skatteoppkreveren, sak 25/09 Fra sekretariatet møtte: Espen Lund Håvard Nystad ANDRE: Fra KomRev Nord møtte Elsa Saghaug Marion Hauan Fra Narvik Havn KF møtte til sak 24/09 Rune Arnøy Kai Arne Sortebeck 5 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig.
Sak 22/09 Godkjenning av protokoll fra møte den 14. mai 2009. Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 14. mai 2009 ble gjennomgått. Det ble etter gjennomgangen av protokollen fattet slikt VEDTAK: Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 14. mai 2009 godkjennes. Enstemmig vedtak. Sak 23/09 Behandling av årsregnskap for Narvik kommune for 2008. Kontrollutvalgets leder fratrådte under behandlingen av saken. Kontrollutvalgets medlemmer diskuterte innledningsvis enkelte forhold knyttet til regnskapet for 2008. Representant fra administrasjonen orienterte så kort for enkelte sentrale forhold knyttet til regnskapsavleggelsen for 2008. Kontrollutvalgets medlemmer stilte spørsmål til administrasjon og revisjon, som ble tilfredsstillende besvart. Etter en grundig diskusjon avsa kontrollutvalget følgende UTTALELSE: 1: Kontrollutvalget vil anbefale at regnskap 2008 godkjennes. 2: Kontrollutvalget vil likevel få rette oppmerksomheten mot følgende: 2-1: Av revisjonsberetningen fremkommer presisering knyttet til manglende vedtak om inndekning av underskudd fra tidligere år samt presisering om at årsbudsjettet er fremlagt med underbalanse. Da kontrollutvalget er kjent med at kommunens økonomiske situasjon er meget vanskelig, anser en det ikke påkrevd med ytterligere kommentarer til disse punktene i revisors beretning. 2-2: Det fremkommer av Årsmeldingen 2008 for Narvik kommune, jfr. note nr. 4 til regnskapet, at det er aktivert premieavvik (utsatt kostnadsføring) knyttet til fremtidige pensjoner med totalt kr. 106.149.943,-, inkl. arbeidsgiveravgift. Kontrollutvalget ønsker å understreke det som fremkommer av kommentarene i note nr. 4, hvorfra siteres: Siden den nye pensjonsordningen ble innført, har det vært en trend at innbetalt premie har vært større enn beregnet pensjonskostnad. Differansen (premieavviket) blir regnskapsmessig behandlet som inntekt i kommunens regnskap, men medfører ingen kontantinnbetalinger. Akkumulert premieavvik skal utgiftsføres med 1/15 årlig i kommende år. Amortisering av premieavviket innebærer en betydelig årlig kostnad, for 2008 ca. 6,6 millioner kroner. Kontrollutvalget ser det som sentralt å følge opp utviklingen i pensjonskostnader og aktivert premieavvik nøye, og vil foreslå at forventet utvikling utredes og presenteres for bystyret. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 08.06.09sak 22/09 25/09 Side 2 av 5
2-3 Endelig vil kontrollutvalget rette oppmerksomheten mot at revisjonen har presisert at regnskapet ikke er avlagt innen lovens og forskriftens tidsfrist for avleggelse av regnskapet. Kontrollutvalget forutsetter at det etableres rutiner slik at rettidig regnskapsavleggelse kan foretas i fremtiden. Enstemmig uttalelse. Sak 24/09 Behandling av årsregnskap for Narvik Havn KF for 2008. Havnedirektør Rune Arnøy og regnskapssjef Kai Arne Sortebeck i Narvik Havn KF orienterte om regnskapet mv. De gjenga kort det regnskapsmessige resultat for 2008 og brukte resten av tiden til å orientere om regnskapets innhold, samt strategier og utfordringer for Narvik Havn KF. I følge Arnøy rammer det negative økonomiske omdømmet til Narvik det arbeidet de gjør. Det er tungt å selge noe positivt når omdømmet er så negativt. 2008-regnskapet bærer i tillegg preg av at de har nedskrevet aksjene i Hurtigruten samt at renteutviklingen var mer negativ enn forventet. Revisjonsberetningen og brev til Narvik Havn KF ble diskutert, og det ble understreket fra revisjonen at forbeholdet i revisjonsberetningen gikk på at det i balanseregnskapet er aktivert 19 eiendommer hvor tidligere eiere fortsatt har grunnbokshjemmel. Det meste av dette skal nå være inne til tinglysning, en heftelse på ca. kr. 62 mill skal også være fjernet. Arnøy synes det er positivt at revisjonen påpeker dette. Kontrollutvalget stilte spørsmål som ble tilfredsstillende besvart. Etter en grundig diskusjon avsa kontrollutvalget følgende UTTALELSE: Kontrollutvalget har i møte 8. juni 2009 behandlet regnskapet til Narvik Havn KF for regnskapssåret 2008. Grunnlaget for behandlingen har vært det fremlagte årsregnskapet, styrets beretning og revisjonsberetningen datert 19. mai 2009. Havnedirektør Rune Arnøy og økonomisjef Kai Arne Sortebeck i Narvik Havn KF orienterte kort om regnskapet for 2008 og kom inn på en del utfordringer for Narvik Havn KF i 2008 og fremover. Det ble også svart på spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer. Kontrollutvalget har merket seg at Narvik Havn KF s regnskap for 2008 viser et årsunderskudd for 2008 på kr. 1.407.000,-. Kontrollutvalget ønsker å henlede bystyrets oppmerksomhet på at det er tatt forbehold i revisjonsberetningen for regnskap 2008 for Narvik Havn KF knyttet til manglende grunnboksregistrering for faste eiendommer. Forholdet er tatt opp i eget brev fra revisjonen til foretaket. Kontrollutvalget forutsetter at dette forholdet bringes i orden snarest. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 08.06.09sak 22/09 25/09 Side 3 av 5
For øvrig vil kontrollutvalget vise til revisjonens presisering i revisjonsberetningen om manglende oversikt over finansiering av budsjettårets investeringer. Kontrollutvalget vil anbefale at Narvik Havn KF for alle fremtidige investeringer, uavhengig av om disse finansieres eksternt eller gjennom egne midler, utarbeider oversikt over finansieringer med tilhørende finansieringsform. Endelig viser kontrollutvalget til revisjonens presisering knyttet til usikkerhet rundt mulige økonomiske konsekvenser av inngått samarbeidsavtale mellom Narvik kommune og LKAB. Ut over dette har kontrollutvalget ingen merknader til Narvik Havn KF s årsregnskap for 2008. For å øke bystyrets forståelse av og informasjon om den aktiviteten Narvik Havn KF forestår, foreslår kontrollutvalget at Narvik Havn KF innvilges tid til å orientere Narvik bystyre om sin aktivitet en til to ganger i året. Enstemmig uttalelse. Sak 25/09 Eventuelt/orienteringssaker - Skatteoppkreverfunksjonen i Narvik kommune. I sak 15/09 gjennomgikk kontrollutvalget kontrollrapport 2008 for skatteoppkreverfunksjonen i Narvik kommune. I rapporten fremkommer det at mangel på ressurser gjør at det stilles tvil om pålagte gjøremål i fremtiden vil kunne utføres uten tilførte ressurser. Bodil Leirvik fra Skatteoppkreveren var tilstede og orienterte om skatteoppkreverefunksjonen til kommunen samt ressurssituasjonen. I følge Bodil er de to færre ansatte på to år i tillegg til at kommunen er fri for kemner. På skatteinnkreving skal de ha førti kontroller i året, men har bare kapasitet til tjue. Har tidligere hatt ansatt to personer til dette men har nå bare en. I fjor fikk de spørsmål fra andre kommuner om å ta kontroller for dem. Med en stilling til vil de kunne ta de kontroller de skal pluss at de vil få kapasitet til å selge tjenester. Det er ikke gjort noe estimering om hva de taper ved å ikke få tatt nok kontroller, ved å ha mistet to saksbehandlingsstillinger pluss kemner. Et annet forhold som ble nevnt er rammetilskuddet fra staten blir redusert når kommunen innkrever mer skatt. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 08.06.09sak 22/09 25/09 Side 4 av 5
Etter at Bodil forlot møtet diskuterte kontrollutvalget den informasjon man hadde fått fattet følgende VEDTAK: Redegjørelsen fra Skatteoppkreveren tas til orientering. Enstemmig vedtak Møte ble deretter hevet ca. kl. 12.30. Narvik, 8. juni 2009 Anne Rabaas Hagesæther Leder kontrollutvalget i Narvik Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 08.06.09sak 22/09 25/09 Side 5 av 5