Hvordan redusere deltid desember 2007
Hvordan redusere deltid? Norske kommuner har høy bevissthet og jobber aktivt for å redusere bruken av små stillinger. Undersøkelse viser at i 94 prosent av kommunene har deltid vært tatt opp som tema. KS mener det er viktig å redusere antallet små stillinger for å få bedre kvalitet, mer konitiniutet og forutsigbarhet i tjenestene. Fafo har på oppdrag fra KS foretatt en undersøkelse hos alle landets rådmenn og bydelsdirektørene i Oslo om kommunenes innsats for å redusere uønsket deltid. Rapporten beskriver også vellykket arbeid i utvalgte kommuner. Historien Fra 1990-tallet har partene i arbeidslivet jobbet aktivt for å redusere den store andelen små stillinger. Det tar Kommunene vil Kommunene har i en årrekke jobbet aktivt med å finne nye og bedre måter å organisere arbeidet på, og for å redusere uønsket deltid. Kvalitet på tjenestene, effektiv ressursutnyttelse og arbeidsmiljø er viktige argumenter i kommunes arbeid med å redusere uønsket deltid og omfanget av små stillinger. Det er i svært liten grad et økonomisk spørsmål som ligger til grunn for å velge mange små stillinger, viser resultatet av undersøkelsen. imidlertid tid før intensjoner fra KS og arbeidstakerorganisasjonene, som lå til grunn for tariffoppgjøret i 2003, lar seg gjennomføre ute i kommunene. Blant mulige forklaringer er at kommunene ikke har hatt kompetanse til å gjennomføre de nødvendige organisatoriske endringene som må til for at større stillinger kan tilbys uten større økninger i budsjettene. - 1 -
I forbindelse med tariffoppgjøret 2003 ble partene enige om å sette ned et partsammensatt utvalg, som blant annet skulle belyse årsaker og konsekvenser av ufrivillig deltid. Partene iverksatte forsknings- og utviklingsprosjekt med hensyn til deltid og forsøksordninger i enkeltvirksomheter. Fortrinn ved mindre deltid Det blir bedre tjeneste kvalitet ved heltid eller større stillinger Mer kontinuitet og forutsigbarhet i tjenesten Tjenestemottaker får færre å forholde seg til Arbeidsmiljøet blir bedre Omdømme som attraktiv arbeidplass styrkes ved flere store stillinger Fleksibilitet er et konkurransefortrinn i kampen om arbeidskraft Bedre kompetanseutnyttelse 94 % oppgir at deltidsproblematikken har vært tatt opp som tema i kommunen 63 % opplyser at kommunen har fattet vedtak om å redusere omfanget av små stillinger. 93 % sier at tema har vært tatt opp med fagforeningene. 92 % sier at tema har vært tatt opp i den administrative toppledelsen. 64% av kommunene har behandlet saken i kommunestyret, bydelsutvalg eller formannskap. KS anbefaler disse grepene for å redusere omfanget av uønsket deltid: 1. Kartlegging av omfanget av deltidsarbeidet på tjenestestedene 2. God forankring i alle ledd i organisasjonen 3. Godt samarbeid med tillitsvalgte 4. Kompetente og myndiggjorte medarbeidere 5. Lag delmål og ha et langtidperspektiv 6. Få ansattes interesser opp i dagen, samtidig som ledelsen opplyser om ledige stillingshjemler 7. Brukerfokus 8. Dyrk ildsjelene 9. Ta deltidsansatte med på råd om hvordan ledige hjemler kan benyttes for å bygge ut deltids stillinger. 10. Vurder innføring av fleksible arbeidstidsordninger. Flere helger og langvakter De vanligste virkemidlene er å utvikle arbeidstidsordninger som gjør at de ansatte jobber flere helger. Innføring av langvakter og faste vikarer, eventuelt vikarpool er også blant virkemidlene. Det gjør også fleksible arbeidstidsordninger og turnuser som kombinerer hovedturnus med ekstravakter. Arbeid på tvers En type løsning går ut på at ansatte enten jobber flere steder eller har et bredere spekter av oppgaver enn det som hittil har vært vanlig. Denne formen for fleksibilitet med økt bruker- og/eller oppgavebredde, har store muligheter, men er lite utprøvd. Rapporten presenterer blant annet erfaringer fra Kringlebotn skole og SFO i Bergen. Deres utvikling av samarbeid mellom og oppgavefordeling blant SFO - assistenter, skoleassistenter, renholdere og miljøarbeidere, har vært vellykket. Kartlegge omfang Første skritt for å redusere omfanget av deltid, er å kartlegge omfanget på det enkelte tjenestested og ta ansatte med på råd. Medbestemmelse og medvirkning, både i form av formelt partssamarbeid og medvirkning som involverer den enkelte ansatte er avgjørende for å lykkes. - 2 - - 3 -
Karmøy kommune Karmøy kommune har søkt løsninger langs tre hovedveier: Ansatte jobber flere helger, for eksempel to helgevakter i løpet av fem uker eller 3+3-turnus (tre dager jobb, tre dager fri) Ansatte jobber lengre vakter (13 timer) Når tjenesten tilføres nye ressurser brukes disse til å øke eksisterende deltidsstillinger framfor nye ansettelser. Karmøy kommune er antakelig den kommunen som har de mest omfattende erfaringene med utprøving av ulike arbeidstidsordninger for å redusere omfanget av uønsket deltid. De har hatt deltidsproblematikk på dagsorden i ni år budskapet er at ting tar tid. Ledige stillinger skal i størst mulig grad brukes til å fylle øke deltidsansattes stillinger. Kommunen lyser ikke ut stillinger som er mindre enn 40 prosent. Deltidsstillinger skal helst være på 75 prosent eller mer. Dette målet forventes å bli nådd tidligst om fem år. Resultatene i Karmøy kommune er Hvordan gjør Karmøy det? Kommunen har satt seg klare mål for å redusere de små stillingene De arbeider systematisk med deltidsproblematikken De fører en bevisst arbeidsgiverpolitikk Det tenker langsiktig, tema har vært på dagsorden i ni år Medvirkning og god ledelse er nødvendig De prøver ut ulike modeller så langt svært tilfredsstillende. Det er blitt større stillinger gjennomsnittlig stillingsprosent har økt med ca. 10 prosent. Antall stillinger under 40 prosent er redusert fra 178 til 86, og flere deltidsansatte har fått stillinger på 75 prosent eller mer. Bergen kommune Kringlebotn skole og SFO i Bergen Kringlebotn skole har utmerket seg med å ha gjennomført radikale organisatoriske grep, og ved at resultatene har vært usedvanlig gode. Forsøkene ved Kringlebotn har også vært gjort ved en annen sektor enn de andre som er omtalt i Fafos rapport. Det viktigste grepet som er blitt gjort, har vært å føre ulike yrkesgrupper tettere sammen, spesielt skolen og SFO. Hver yrkesgruppe har fått bredere oppgaver enn de tidligere har hatt. Det har blant annet ført til kombinerte jobber for skoleassistenter og SFO-assis- Eksempler på stillinger på Kringlebotn: 1. Miljøarbeider som er skoleassistent og SFO assistent 2. Skoleassistent og SFO assistent 3. Renhold og SFO assistent MATPAUSE: Høytlesing ved Kringbotn skole tenter. Renholdere har fått kombinerte stillinger som SFO-assistenter. I tillegg har man hatt en kombinert miljøarbeiderstilling. - 4 - - 5 -
Målene Tanken med Kringlebotns prosjekt var at det ville bli lettere å få og beholde dyktige personer i alle stillinger dersom disse var varierte og helst opp i 100 prosent. Det var også viktig å legge til rette for best mulig tilbud for elevene og ivareta foreldrenes behov for tilsyn av barna. Få til en bedre og mer helhetlig personalpolitikk Sikre god kvalitet på elevenes tilbud sosialt og faglig Bedre å ivareta foreldrenes behov for tilsyn Målene er oppnådd ved at alle SFOassistenter som har ønsket det, har fått 100 prosent stilling. To har ønsket 80 prosent stilling. Stillingene er blitt attraktive, og det er lettere å rekruttere medarbeidere. De ansatte har vært svært tilfredse. I tillegg har brukerne, barn/elever og foreldre, vært fornøyde med det nye opplegget. Flere effekter ved Kringlebotn skole og SFO SFO assistenter i full stilling. Alle som har ønsket full stilling har fått det. To personer ønsket å jobbe 80 prosent mens de øvrige jobber 100 prosent. Positiv sosial og faglig utvikling blant elever og personale Kompetanseutvikling og bruk av realkompetanse har økt Lettere å få kompetente søkere til kombinerte renholds og assistentstillinger Lettere å rekruttere og viderutvikle kompetente medarbeidere Styrket fagutviklingen for alle ansatte Det har gitt motivasjon til videreutdanning for ufaglærte Det er større forståelse over profesjonsgrensene Bedre arbeidsmiljø stor medarbeidertilfredshet Mer fornøyde brukere (barn, elever og foreldre) Kvalitetsheving av tilbudet Kringlebotn har bred forankring og evalueringer av prosjektet. Både politikere, arbeidstakere og organisasjonene har vært positive. I tillegg har de gjennomført en evaluering rettet mot elever og foreldrene. Det har vært årlige trivselsundersøkelser og medarbeidersamtaler for alle ansatte. Bærum kommune Bærum kommune startet i 2002 opp et fireårig prosjekt for å skape mer attraktive og fleksible arbeidsplasser i kommunen. Det ble satt i gang forsøk med 3+3-turnus (tre dager vakt og tre fri) og tillitstid som er et seniortiltak hvor en kan få redusert arbeidstid. Arbeidet ble drevet frem av en arbeidsgruppe i kommunen. Det at en av personallederne i kommuneadministrasjonen fungerte som ildsjel var viktig. Målet for Bærum kommune var å redusere sykefraværet med seks prosent i prosjektperioden, få redusert bruken av overtid og ekstravakter, og legge til rette for en bedre rekruttering og økt tilfredshet hos de ansatte. Selv om reduksjon av deltid har kommet inn som et mål i den senere tid kan kommunen vise til reduksjon av deltid og små stillinger også ved denne satsningen. Bærum kommunen konkluderer med at samtlige målsettinger er innfridd. Hvordan gjør Bærum det De tar god tid til forberedelser og planer De har klare mål og god informasjon Medvirkning og medbestemmelse er viktig De fører en bevisst arbeidsgiverpolitikk De har oversikt over netto økte kostnader ved å tilby full stilling til de ansatte i pleie- og omsorgssektoren Avdelingsstørrelse er viktig for 3+3 turnus De har en aktiv seniorpolitikk Bruken av overtid og ekstravakter er redusert, rekrutteringen går lettere. Utlysing av stillinger med 3+3-turnus har vært positiv. Ansatte melder om økt jobbtilfredshet. Ansatte oppgir at ny turnusordning har gjort det lettere å påta seg større stillingsprosent. Dette gjelder både deltidsansatte som har økt sin stillingsprosent og deltidsansatte som har økt til full stilling. - 6 - - 7 -
Faste vikarer og økt stabilitet I kommunene Tinn og Båtsfjord har de satset på faste vikarer i pleie og omsorgstjenesten og i barnehagene. I Båtsfjord er de faste vikarene ansatt i 100 prosent stilling og i Tinn er de ansatt i ca. halv stilling og utover dette går de inn i alle typer fravær. Ordningen har en rekke positive effekter. Selv om målsettingene ikke direkte har vært formulert for å redusere deltiden, er ordningen med faste vikarer et godt skritt på veien. søkene har økt effektiviteten, og styrer og personalavdeling bruker mindre tid på ringe etter folk. Men har også spart seg for mye av det papirarbeidet som tilfeldige vikarer medførte, det er spart på tid og ressurser til opplæring og oppfølging, og arbeidet med lønn og personalregistrering har også blitt enklere. Forsøkene har ført til mindre gjennomtrekk blant personalet og gitt bedre kvalitet på vikarene og gitt mindre slitasje på alle ansatte og dermed mindre sykefravær. Undersøkelsen fra Fafo Syn på små stillinger og uønsket deltid Undersøkelsen ble innledet med noen overordnede spørsmål om beslutninger, mål og retningslinjer for bruk av deltid og små stillinger. Hensikten var å få et oversiktsbilde over kommunenes behandling av deltidsproblematikken I hele 63 prosent av kommunene har det vært truffet beslutninger om å redusere omfanget av små stillinger. Når spørsmålene rundt deltid og små stillinger retter seg mot mer konkrete tiltak, viser det seg at andelen kommuner som svarer at de har satt i gang tiltak, minsker. Båtsfjord kommune Tinn kommune Båtsfjord kommune har etablert faste vikarstillinger for ansatte i pleie- og omsorgstjenesten. Dette er stillinger på 80-90 prosent. De ansatte jobber i gjennomsnitt halvparten av tiden i fast turnus mens resten utføres etter behov i de ulike stedene i tjenestesektoren. Den ansatte har imidlertid fast garantert månedslønn for begge stillingsandelene. I Tinn kommunes barnehager har man forsøkt en ordning med at de ansatte jobber i halv stilling i stedet for å gå som ekstravakter. Den faste stillingsandelen suppleres med ekstravakter. Det er fast månedslønn for den faste deltidsstillingen. Lønnen varierer etter hvor mange vakter som tas. Resultatene i Tinn Kommunen konkluderer med at for- - 8 - Effekter oppsummert: Økt effektivitet, mindre tid til å dekke opp vikariater, mindre tid til opplæring m.m. Mer stabil personalgruppe Bedre kvalitet på tjenestene ved at barna ikke stadig blir møtt med nye og ukjente ansikter Mer stabilitet gir mindre slitasje på alle ansatte og er positivt for reduksjon av sykefraværet over tid 30 prosent svarer at de har utarbeidet lokale retningslinjer for å redusere bruken av deltidsstillinger. I Hovedtariffavtalens 2.3 deltid/midlertidig tilsatt (2006 2008) har krav om at arbeidsgiver og tillitsvalgte skal drøfte utarbeidelsen av retningslinjer og hvordan det kan tilstrebes redusert bruk av deltidsstillinger. I drøftinger i forbindelse med retningslinjer bør en se på årsaken til at det er deltidsstillinger i kommunen. Årsaker kan for eksempel være arbeidstidsordninger, prosedyrer for utlysning av ledige stillinger, prioritet mellom fortrinnsberettigede m.m. - 9 -
Hvor er deltidsspørsmålet behandlet? De som svarte at deltidsspørsmålet hadde vært tatt opp som et tema i kommunen, fikk også spørsmål om i hvilke sammenhenger spørsmålet har vært behandlet, og hvilke tiltak de hadde satt i verk. 1 2 Flere tiltak Fleksible arbeidstidsordninger har mange positive effekter både i forhold til tjenestekvalitet og for et godt arbeidsmiljø. KS har to tidligere rapporter og veiledere som også stadfester dette 1 Når fleksibilitet fremmer fellesskap evaluering av tre ulike arbeidstidsordninger innen pleie og omsorgssektoren og 2 Fleksible arbeidstidsordninger i pleie og omsorg veileder for innføring og bruk. Arbeidsgiverstrategien får anledning til å prøves ut i praksis ved at ledere må gi tydelige signaler, være overordnede ledere som gir fra seg ansvar. Medarbeiderne må ta ansvar sammen for å lage en turnus som ivaretar kvalitet på tjenestene og hensynet til den enkelte medarbeiders individuelle behov. Erfaringsutveksling tjenestesteder imellom og kommuner imellom bærer frukter. Disse arbeidstidsordningene har ulik grad av fleksibilitet men er noen eksempler på arbeidstidsordninger som prøves ut i ulike kommuner; Forhandlingsturnus (ønsketunus) Årsturnus/langturnus med forhandling BTA = brukertilpasset arbeidstid 3 + 3 (flere varianter) Oljeturnus Medlever-turnus Gautun, Heidi (2002), Når fleksibilitet fremmer fellesskap. Nye arbeidstidsordninger innen pleie og omsorg. Fafo-rapport 399. Oslo: Fafo KS (2005 b), Fleksible arbeidstidsordninger i pleie- og omsorg - veileder for innføring og bruk - 10 - Undersøkelsen viser at de fleste kommunene prøver ut ulike fleksible arbeidstidsordninger i ulikt omfang. Rådmennene ble spurt om de har innført fleksible arbeidstidsordninger for å redusere omfanget av uønsket deltid. 13 prosent svarer at de har gjort dette i stor utstrekning, i noen utstrekning 46 prosent og i liten utstrekning 31 prosent. Store eller små stillinger Rådmennene er oppmerksomme på de negative faktorer i forhold til å ha mange små stillinger. Tidligere undersøkelser har vist at tjenesteledere har sett både fordeler og ulemper ved små stillinger. I svarene fra rådmennene nå går det frem at turnusordningen er det argumentet som ser ut til å veie tyngst for å se fordelene ved små stillinger. Bruk av små stillinger gjør det lettere å få turnusen til å gå opp og bidrar til at det blir flere å fordele de ubekvemme vaktene på. Dette viser nødvendigheten av å jobbe fram mer fleksibilitet i arbeidsorganiseringen. - 11 - Rådmennene har høyt fokus på kommunens omdømme, og peker på problemet med å rekruttere kompetent arbeidskraft til de små stillinger. De mener det kan ha negativ effekt på kommunens omdømme som attraktiv arbeidsplass, og for arbeidsmiljøet, når mange har et for løst forhold til arbeidsplassen. Mange av rådmennene er også opptatt av hva mange små stillinger betyr i et brukerperspektiv, det går blant annet utover effektiviteten. I tillegg mener nær to av tre rådmenn at det virker negativt fordi brukerne får for mange å forholde seg til og fordi deltidsansatte kjenner brukerne for dårlig. Det er forskjell her på store og små kommuner. I de større kommunene er det flere som ser de kritiske sidene ved mange små stillinger enn i de mindre
kommunene. Også bydelsdirektørene deler disse oppfatningene. I de mindre kommunene (under 5000 innbyggere) er det et felles trekk at de i mindre grad er opptatt av om mange deltidsansatte kan gi en negativ effekt på grunn av at brukerne får mange å forholde seg til. Det kan skyldes at i små kommuner er forholdene mindre og folk dermed bedre kjent med hverandre. Noen ønsker deltidsarbeid Selv om det her er fokusert mye på små stillinger og uønsket deltid, skal det ikke underslås at mange arbeidstakere ønsker deltidsarbeid. Tidligere undersøkelser har vist at for eksempel 37 prosent av deltidsarbeidende hjelpepleiere ønsket å beholde sine stillinger slik de var. En undersøkelse i Oslo har vist at 33 prosent av alle yrkesgrupper innen pleie, omsorg og SFO ønsket å fortsette med deltidsarbeid. Senior- og livsfasepolitikk I tillegg kommer senior- og livsfasepolitikken inn. Muligheten for deltid er også noe som kan ses på som en fleksibel ordning fra arbeidsgiver overfor den enkelte medarbeider. I en studie av tidligpensjonering og seniorpolitikk i staten fant Midtsundstad 3 (2005) at det særlig blant kvinner er vanlig at man jobber deltid før man blir pensjonert. Midtsundstad anslår at totalt for de som jobber deltid i staten kan ca 40 prosent anses å jobbe deltid som en form for tidlig avgang. Seniorene ønsker mer fritid Et gjennomgående trekk fra flere undersøkelser viser at eldre medarbeidere ikke ønsker å øke stillingsandelen sin. De har heller valgt redusert arbeidstid. Mange har begrunnet sitt valg med at de enten er slitne eller ønsker mer fritid. De har gjort sine valg ut fra personlige ønsker, og selv tatt omkostningene. Samlet viser det seg at mange kommuner benytter deltid som en del av en senior- og livsfasepolitikken. Undersøkelse Fafo gjorde på oppdrag av KS med tittel 4 Seniorpolitikk i seks kommuner viser at det er en rekke tiltak som bidrar til påvirke yrkesavgangen. Tiltak som nevnes er blant annet fleksible arbeidstidsordninger, kompetanseutvikling og oppgraderinger gjennom hele yrkesløpet, god lederstil og generell bedring av arbeidsmiljøet. Nær 2 av 3 rådmenn angir at ønsket deltid er del av deres inkluderende arbeidsgiverpolitikk og nær halvparten svarer at ønsket deltid med lønnskompensasjon inngår som ledd i kommunens senior-/livsfasepolitikk. Ca 40 prosent benytter deltid uten lønnskompensasjon i livsfasepolitikken. Heftet Hvordan redusere deltid? bygger på rapporten Hva gjør norske kommuner med deltid? utørt av Leif E. Moland og Rolf K. Andersen i Fafo på oppdrag fra KS. Denne kortversjonen har også med noen anbefalinger og henvisninger fra KS (i skraverte blå felter). Hensikten med prosjektet var å få innhentet og systematisert resultater fra kommunenes innsats for å redusere uønsket deltid. Heftet beskriver eksempler fra kommuner som på ulikt vis har jobbet med deltidsproblematikken. Eksemplene er hentet fra Bergen, Karmøy, Bærum, Båtsfjord og Tinn kommune. Heftet kan lastes ned fra www.ks.no/fou (akjonsknapp Kortversjoner ) Kortversjonen kan også bestille vederlagsfritt i papirversjon på: ksfou@ks.no KS Haakon VII gt. 9, Oslo Postboks 1378 Vika, 0114 Oslo Tlf.: 24 13 26 00 Faks: 22 83 22 22 E-post: ks@ks.no 3 Midtsundstad, Tove (2005), Ikke nødvendigvis sliten En analyse av tidligpensjonering og seniorpolitikk i staten. Fafo 4 Bogen Hanne og Midtsundstad Tove (2007) - Noen år til? Erfaring med seniorpolitikk i seks kommuner. Fafo - 12 -