FLATANGER KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 14. mai 2009 Møtetid: Kl. 14:00 Møtested: Miljøbygget, Sal II De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 005/09 Referatsaker 006/09 Flatanger kommunes årsregnskap for 2008 007/09 Flatanger kommunes årsmelding for 2008 008/09 Skatteoppkreverfunksjonen 2008 009/09 Forvaltningsrevisjon - prosjektplan for Flatanger kommune som arbeidsgiver Eventuelt Steinkjer 08.05.09 Ronald Geving Leder Paul Stenstuen Kontrollsekretær (sign) Tel: 74 11 14 78 Mobil: 909 50 440 E-post: paul.stenstuen@komsek.no
SAK 005/09 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 140509 Paul Stenstuen 005/09 430-1749-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referater 1 KomRev Trøndelag IKS Revisjonsnotat for 2008 Vedlagt 2 KomRev Trøndelag IKS Møte i representantskapet 07.05.09 Ikke vedlagt 3 KomSek Trøndelag IKS Møte i representantskapet 07.05.09 Ikke vedlagt 4 Finansdepartementet 5 Kommunal og regiondepartementet Ot.prp. nr. 78 Om lov om endringer i revisorloven og enkelte andre lover (gjennomføring av revisjonsdirektivet) Ot.prp. nr. 50 - Om lov om endringer i forvaltningsloven (habilitet for styremedlemmer i offentlig heleide selskaper) Ikke vedlagt Ikke vedlagt SAK 006/09 FLATANGER KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2008 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 140509 Paul Stenstuen 006/09 430-1749-5.3 Formannskap Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar Uttalelse til Flatanger kommunes årsregnskap for 2008 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Flatanger kommunes årsregnskap for 2008 2. Revisjonsberetning for 2008 datert 04.05.09 fra KomRev Trøndelag IKS 3. Flatanger kommunes årsregnskap for 2008 utsendt fra kommunen. 4. Flatanger kommunes årsmelding for 2008 utsendt fra kommunen.
Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger Bestemmelsene om årsregnskapet og årsberetningen finner vi i kommunelovens 48. Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap fremkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR-2002-12-15) 3, 1. ledd: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og note opplysninger. Det blir for øvrig gitt nærmere regler for hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte. Presentasjon av regnskapet Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet. Men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet. Behandlingsmåten og frister Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 10 gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet for 2008 Regnskapet er gjort opp i balanse. Regnskapet viser at de samlede driftsinntekter og driftsutgifter var på henholdsvis 82,8 og 85,8 millioner kroner, noe som ga et negativt brutto driftsresultat på 2,9 millioner kroner. Driftsregnskapet nøkkeltall i 1000 kr. 2008 Budsjett 2008 2007 Til fordeling drift 82 844 75 289 45 612 Netto driftsresultat - 5 698-3 528 7 744 Bruk av tidligere års avsetninger 7 442 5 923 2 138 Årets avsetninger 1 744 2 396 9 506 Regnskapsmessig mer/mindre forbruk 0-1 376
Investeringsregnskapet for 2008 Sum finansiert, inkl. avsetninger, er 12,2 millioner kroner. Finansieringsbehovet var imidlertid kr. 14,0 millioner kroner, slik at det gjenstår et udekket finansieringsbehov på 1,8 millioner. Kommunen har derfor en ny dekningsforpliktelse i investeringsregnskapet, jf. note 10. Noter til regnskapet Det blir i notene til regnskapet gitt en del viktig tilleggsinformasjon som har betydning for forståelsen av regnskapet. Revisjon Kommunelovens 78 og 79 angir de krav som stilles til revisjon av kommunal virksomhet. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR 2004-06-15) kap. 5 8 Krav til revisor Flatanger kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Revisors arbeid Revisjonsberetningen Revisors beretning, datert 04.05.09, er avgitt med forbehold for virkningene av at negative fond innenfor selvkostområdet skulle vært dekket inn. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon fremgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR 2004-06-15) pålegger kontrollutvalget å påse at kommunens årsregnskap blir revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt omtalte forskrifts kap. 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Dette gjennomfører kontrollutvalget ved løpende tilsyn. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet. Forslag til slik uttalelse følger vedlagt. Saksbehandlers vurdering Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon vil i hovedsak være at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Dette gjennomfører kontrollutvalget ved løpende tilsyn med revisors arbeid.
SAK 007/09 FLATANGER KOMMUNES ÅRSMELDING FOR 2008 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 140509 Paul Stenstuen 007/09 430-1749-5.3 Formannskap Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar Årsmelding for Flatanger kommune for 2008 til orientering. Vedlegg 5. Flatanger kommunes årsregnskap for 2008 utsendt fra kommunen. 6. Flatanger kommunes årsmelding for 2008 utsendt fra kommunen. Ikke trykte vedlegg 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 5. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 6. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger Kommuneloven med tilhørende forskrifter gir regler om hvilke opplysninger som skal gis i årsberetningen. Behandlingsmåte og tidsfrister er også nærmere regulert. Årsberetningen skal inneholde opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen. Det skal videre redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i kommunen. Det skal også redegjøres for iverksatte og planlagte tiltak for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene, jf. kommunelovens 48. Årsberetningen skal legges frem for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet blir behandles. Det vil være nærliggende for kontrollutvalget å kommentere eventuelle feil eller mangler revisor måtte ha påpekt. Men kontrollutvalget kan eksempelvis også kommentere: hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er hvorvidt årsberetningen gir en oversiktlig og informativ fremstilling av kommunens virksomhet forrige år mål og måloppnåelse for kommunens ulike virksomheter andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere Mange kommuner velger i likhet med Flatanger kommune å gi informasjon utover den pliktige i det samme dokument - ofte omtalt som årsmelding eller årsrapport.
Vurdering Flatanger kommunes årsmelding for 2008 synes å inneholde tilstrekkelig informasjon til å kunne bedømme aktiviteten i kommunen. Det blir redegjort for status mht. likestilling, helse, miljø og sikkerhet (HMS), samt for det ytre miljø. Videre blir det gitt informasjon om en del utfordringer kommunen står overfor. SAK 008/09 SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN 2008 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv: Kontrollutvalget 140509 Paul Stenstuen 008/09 430-1749-5.3 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens redegjørelse for skatteregnskapet 2008 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2008 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Flatanger kommune til orientering. 3. Saken oversendes kommunestyret. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1) Kommunestyret tar Skatteoppkreverens redegjørelse for skatteregnskapet 2008 til orientering. 2) Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2008 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Flatanger kommune til orientering. Vedlegg 1. Skatteoppkreverens redegjørelse om Flatanger kommunes skatteregnskap for 2008. 2. Kontrollrapport 2008 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Flatanger kommune av 06.02.09 til Kommunestyret fra Skatteetaten v/ Skatt Midt-Norge. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 1. Brev av 21.2.2005 fra Skattedirektoratet til kommunene Kommunens behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten. 2. Brev av 2.7.2004 fra Skattedirektoratet til skatteoppkreverkontorene Overføring av kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i sin helhet fra kommunene til Skatteetaten. Saksopplysninger Skatteetatens kontrollrapport 2008 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Flatanger kommune Skatteregnskapet avgis overfor Skattedirektoratet. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i den enkelte kommune, men forutsetter at eventuelle anmerkninger og forbedringspunkter blir fulgt opp.
Kontrollutvalget plikter imidlertid å følge opp at kommunen ivaretar skatteoppkreverfunksjonen på en tilfredsstillende måte, og at funksjonen blir utøvd i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg fra skatteetaten. Skatteetaten gjennomfører løpende kontroll med skatteoppkrever. I forbindelse med denne kontrollen utarbeides det en årlig kontrollrapport som sendes til kommunestyret i den enkelte kommune, med gjenpart til kontrollutvalget. Ved denne kontrollrapporten får kommunestyret og kontrollutvalget en tilbakemelding mht. hvorledes skatteoppkreverfunksjonen er blitt ivaretatt og utført. Rapporten vil også kunne inneholde konkrete forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skatteetaten gir i sin rapport uttrykk for at regnskapsføringen og utførelsen av oppgavene i det alt vesentligste er i samsvar mer regelverket og er av tilstrekkelig kvalitet. Skatteetaten har ingen spesielle bemerkninger til ressurssituasjonen. Skatteoppkreverens beretning for skatteregnskapet 2008 Den totale skatteinngangen for året 2008 utgjorde kr. 63 795 087. Tilsvarende tall for 2007 var kr. 60 756 922. Tallmaterialet er nærmere forklart i skatteoppkrevers redegjørelse. Vurdering Da det verken i skatteoppkrevers rapport eller i skatteetatens rapport fremkommer forhold som må følges opp ut over den stedlige arbeidsgiverkontrollen, anses det tilstrekkelig at kontrollutvalget tar rapportene til orientering. Redegjørelse og rapport oversendes kommunestyret til orientering. SAK 009/09 FORVALTNINGSREVISJON - PROSJEKTPLAN FOR Flatanger kommune som arbeidsgiver Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 140509 Paul Stenstuen 009/09 430-1749-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget vedtar prosjektplan for Flatanger kommune som arbeidsgiver. Vedlegg Prosjektplan for Flatanger kommune som arbeidsgiver.
Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 1. Kommunestyrets sak 062/08 2. Kontrollutvalgets sak 015/08 3. Kontrollutvalgets sak 019/07 4. RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. 5. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 6. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger Ved behandlingen av sak 015/08 gjorde kontrollutvalget slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar følgende prioriterte rekkefølge på forvaltningsrevisjonsprosjekter for perioden 2008 2011: Nr Prosjekt 1 Flatanger kommune som arbeidsgiver 2 Innkjøpsrutiner og bruk av anbud 3 Etiske retningslinjer 4 Tjenestetilbudet i en sektor / enhet 5 Evaluering av Startpakke for ungdom 2. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: Kommunestyret i Flatanger vedtar plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011 med prioriteringer fra pkt 1. Det delegeres til kontrollutvalget å foreta eventuelle rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden. Kommunestyret behandlet plan for forvaltningsrevisjon under sak 062/08. Kontrollutvalgets innstilling i saken ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget har ansvaret for at prosjektet tilfredsstiller kommunestyrets forventninger og informasjonsbehov. Kontrollutvalget vil først og fremst kunne styre prosjektets retning gjennom å fastsette problemstillinger og avgrensninger for prosjektet. Ut fra de valgte problemstillinger og avgrensninger skal for øvrig revisor utlede revisjonskriterier for ethvert forvaltningsrevisjonsprosjekt. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner sier dette i 7 om forvaltningsrevisjonens innhold: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a. forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b. forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c. regelverket etterleves, d. forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e. beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f. resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd.
Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt. I departementets merknader til bestemmelsen fremgår det bl.a: Det sentrale er vurderinger av om resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon er i denne forstand resultatorientert. Forvaltningsrevisjon er dermed ikke begrenset til undersøkelser av økonomiforvaltningen. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt kan dreie seg om hvorvidt den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser om vedtak, men perspektivet er langt videre enn dette. Bokstavene a til f inneholder en oppregning av elementer som vil kunne være tema i et forvaltningsrevisjonsprosjekt. Oppregningen er ikke uttømmende. Hvilke elementer som inngår i et forvaltningsrevisjonsprosjekt vil avhenge av formål og problemstilling for det konkrete prosjektet. Annet ledd fastslår at forvaltningsrevisjon og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, samt at det skal utarbeides revisjonskriterier for det enkelte forvaltningsrevisjonsprosjekt. Forvaltningsrevisjon er et selvstendig fagområde. Ved gjennomføring av systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og/eller virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger, skal det etableres/utledes revisjonskriterier. Revisjonskriterier er normer og/eller standarder som forvaltningsrevisjonsobjektet skal vurderes/revideres i forhold til. Revisjonskriteriene skal brukes som grunnlag for å vurdere om forvaltningens økonomi, produktivitet, måloppnåelse og/eller virkninger er i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger og/eller det regelverk som gjelder på området. Revisor har utarbeidet forslag til prosjektplan som følger vedlagt. Her skisserer revisor følgende problemstillinger for prosjektet: Hvordan oppfylles krav i eksterne lover og avtaler ved ansettelser? I hvor stor grad etterlever kommune egne vedtatte krav i personalpolitikken? Revisor foreslår videre at prosjektet avgrenses til å gjelde rekruttering, nyansettelser og utøvelse av personalpolitikk på overordnet nivå, og at enkeltsaker ikke vil bli gjennomgått. Revisor anslår prosjektets totale tidsforbruk internt hos seg til 300 timer.
Vurdering Kontrollutvalget opptrer på vegne av kommunestyret og skal sikre kommunestyret objektiv og uavhengig informasjon. Kontrollutvalgets eierskap til vedtatte prosjekter, sikres normalt best ved at problemstillingene for det enkelte prosjekt er grundig drøftet i utvalget. Kontrollutvalget gis med dette, om ønskelig, mulighet til å spisse prosjektets problemstillinger og/eller avgrensninger nærmere. Steinkjer 08.05.09 Paul Stenstuen Kontrollsekretær