Ledergruppesak Dato dok.: 24.10.2017 Administrerende direktør Møtedato: Vår ref.: 16/12126 Postadresse: 1478 LØRENSKOG Saksansvarlig: Jan Inge Pettersen Saksbehandler: Ida Kinn Telefon: +47 02900 Vedlegg: SAK X/17 FORSLAG TIL BEMANNINGSPRINSIPPER FERIEAVVIKLING 2018 BUDSJETT 2018 Sakens bakgrunn Målet er å etablere tydelige retningslinjer i helseforetaket for sommerferieavviklingen i 2018, samt budsjettforutsetninger for bemanningsplanlegging. Sakens del 2 skal supplere bemanningsprinsippene i budsjettnotat 2018, og sakens del 1 følger opp bestilling i hovedplan sommer 2018. I sakens anledning har det vært nedsatt en arbeidsgruppe bestående av deltakere fra HR. Tillitsvalgte på foretaksnivå og hovedverneombudet har deltatt i møte og for øvrig gitt innspill pr e-post. Disse er informert om anbefalingen som går til Sykehusledelsen. Det fremlegges: 1. Forslag til prinsipper for ferieavvikling for hovedferieperioden 2018. 2. Forslag til reviderte kostnadsprinsipper til budsjett 2018 SAKENS DEL 1 PRINSIPPER FOR FERIEAVVIKLINGEN SOMMEREN 2018 1) Frister for planlegging av ferien Frister for utarbeidelse av hhv bemanningsplan, arbeidsplan og tildeling av ferie til den enkelte ansatte følger detaljert av vedtatt Hovedplan for sommerferieperioden 2018. Bemanningsplanen må kvalitetssikres for optimal planlegging av sommerferieperioden. Bemanningsplaner som ikke ivaretar de vedtatte prinsippene for ferie og budsjett må
erstattes med nye. Det forutsettes at enhetens bemanningsplan i god tid kontrolleres, for å avdekke behov for å etablere ny bemanningsplan, som tar opp i seg de reviderte prinsipper. Det utarbeides arbeidsplaner/hjelpeplaner for alle yrkesgrupper som gjelder ferieperioden(e), for best mulig å styre arbeidskraftressursene, ihht aktivitetsnivået. Med bakgrunn i den fastsatte arbeidsplanen for ferieperioden tildeles og fordeles ferien til den enkelte ansatte, ref. hovedplanens frister. 2) Avvikling av hovedferieperioden -Feriepuljer Hovedferieperioden gjennomføres i flere puljer. Inndelingen av puljeperiodene skal ivareta kravene til tilstedeværelse av kompetanse og forutsigbarhet. Det legges som hovedregel til grunn 3-4 feriepuljer, avhengig av hva som er mest hensiktsmessig for driften ved den enkelte avdeling. -Sammenhengende ferie Ferien skal for den enkelte ansatte være minst 3 uker sammenhengende i hovedferieperioden. Om mulig anbefales å innvilge den enkelte arbeidstaker 4 uker ferie i sommerferieperioden, slik at ferieavvikling i mindre grad forstyrrer driften ellers i året. Maksimalt fravær med ferie og eventuell avspasering bør som hovedregel likevel ikke overstige 4 uker. -Overordnet ferieplan All ferie skal inngå i enhetens overordnede ferieplan for kalenderåret. Det må følgelig planlegges med tidfesting av uttak for hovedferien og restferie. Ferieavviklingen planlegges så langt det er mulig lagt ihht til enhetens aktivitetsplan og (lav)aktivitetsperioder. -Arbeidshelger i tilknytning til ferien Planleggingen av hovedferien vil kunne slå ulikt ut, mht. hvor mange arbeidshelger som blir berørt for den enkelte. Med bakgrunn i foretakets utfordringer med helgedekning, bør den førende regel være at ferien planlegges slik at færrest mulige arbeidshelger berøres. Lovens krav om at arbeidstaker som arbeider på søndager kan kreve å få arbeidsfri på søndag som faller umiddelbart før ferien eller på søndag umiddelbart etter, er ikke til hinder for en slik mer enhetlig og strammere praksis. 3) Krav til bemanning i hovedferieperioden Det skal som en hovedregel sikres tilstedeværelse av 2/3 kompetent/kjent personell under hovedferieperioden. Dette skal fremkomme av planverket rundt ferieavvikling for den enkelte enhet (aktivitetsplan, ferieplan, bemanningsplan og arbeidsplan). SAKENS DEL II PRINSIPPER FOR BEMANNING BUDSJETT 2018 For oversiktens skyld gjengis først de prinsipper som allerede er vedtatt og videreføres i foretaket knyttet til bemanning. Prinsippene følger av dokument for felles kostnadsprinsipper i foretaket og er senest lagt til grunn i budsjett 2017: 2
GJELDENDE KOSTNADSPRINSIPPER 1. Lønnsfastsettelse og justering «Kun i henhold til lønnspolitikk utarbeidet av HR» Gjeldende kostnadsprinsipper for lønnsfastsettelse og lønnsjustering videreføres. Disse handler i stor grad om å etterleve gjeldende overenskomster. Det vurderes løpende hvorvidt det er behov for informasjon og opplæring i korrekt registrerings- og godtgjøringspraksis. 2. Bemanningsplanlegging, herunder jul, påske og andre perioder med avvikende aktivitet og bemanning «Bemanning planlegges i henhold til planlagt pasientaktivitet og kompetansebehov. Felles arbeidsplanprinsipper for alle yrkesgrupper, herunder Hjelpeplan i ferieperioder/mest mulig arbeidskraft på ordinær lønn Linjeansvar å tilrettelegge for samarbeid mellom seksjoner/avdelinger for best mulig utnyttelse av personalressursene.» Forslag til justering: Vi har også annen aktivitet enn «pasientaktivitet» (kjerneoppgaver) bør endres til «aktivitet». Forslag til justering: Ordet «hjelpeplan» bør endres til «arbeidsplan», se kommentar under. Planleggingen av bemanning gjennom året skal være i samsvar med aktivitetsnivået, og må ta høyde for sesongvariasjoner, høy- og lav aktivitetsuker mv. Enhetens bemanningsplan skal gjenspeile dette, slik at det gis et reelt og mest mulig korrekt grunnlag for god virksomhetsstyring gjennom året. Det utarbeides arbeidsplaner for alle yrkesgrupper som gjelder ferieperioden(e), for best mulig å styre arbeidskraftressursene ihht aktivitetsnivået. Personellressursene må planlegges sammen/samtidig med hensyn til kompetanse og arbeidstid/tilstedetid på tvers av yrkesgruppene, for mest mulig effektiv drift. Arbeidsplanen skal være i overensstemmelse med aktivitetsplan og bemanningsplan (ferieavvikling mv.) for enheten. 3. Tidsoverlapp vakter «Hovedregel max 20 min på to vakter pr dag for alle seksjoner med turnus (30 min på tredje vaktskifte).» 3
Det skal fortsatt tilstrebes at tidsoverlapping er på 20 minutter ved 2 av vaktskiftene og 30 minutter ved ett av vaktskiftene. 4. Forskyvning av vakter «Forskyvning av vakter skal kun gjøres/besluttes av leder. Ved behov for større endringer mer enn 14 dager frem i tid etableres i stedet ny arbeidsplan etter drøftinger med tillitsvalgte (arbeidsmiljøloven 10-3). Slik endring av arbeidsplanen utløser ikke tillegg for forskjøvet arbeidstid.» Ved behov for vesentlige endringer i arbeidsplanen, så utarbeides i stedet ny arbeidsplan, for å unngå unødvendige og fordyrede forskyvningstillegg. Den nye arbeidsplanen drøftes og varsles på vanlig måte ihht arbeidsmiljølovens bestemmelser. 5. Kurs og seminarer «Kurs og seminarer som hovedregel kun iht enhetens mål og strategiplan og ansattes individuelle utviklingsplan.» 6. Velferdspermisjoner «Alle permisjoner gis ihht retningslinjer for velferdspermisjon» Prinsippet gjelder etter sin ordlyd kun (ulovfestet) velferdspermisjon. Det legges til grunn at for eksempel overlegepermisjon, praktiseres korrekt i henhold til overenskomst og HR lønnsprinsipper. Med bakgrunn i budsjettnotat 2018 foreslås gjeldende prinsipper supplert med følgende forslag til nye/utvidede prinsipper: 1. Budsjettert bemanningsplan «Alle enheter skal utarbeide en bemanningsplan som viser antall ansatte på dag, kveld og natt i løpet av en arbeidsuke. Planen skal der det er relevant baseres på en aktivitets- og døgnrytmeplan. Alle bemanningsplaner legges i GAT.» Siktemålet med prinsippet er å tydeliggjøre for ledere hvordan en arbeidsplan i GAT ser ut, sammenliknet med budsjettert bemanningsplan. Dette kan bidra til økt bevissthet rundt bemanningsforbruk, samtidig som det vil være mulig å se bemanningsbehov i sammenheng med planlagt og faktisk bemanning for 2018. 4
2. GAT «Følgende prinsipper gjelder ved opprettelsen av bemanningsplan i GAT: Planlagt aktivitet skal så langt det er mulig dekkes innenfor fast bemanning/ordinær arbeidstid. Eventuell «buffer»-bemanning skal synliggjøres i budsjettprosessen, men ikke inkluderes i bemanningsplanen i GAT Bemanningsplanen skal så langt det er mulig spesifiseres på stillingskategori Bemanningsplanen skal legges inn for hele 2018 og ta inn over seg forventede svingninger i bemanningsbehov» 3. Organisering av arbeidet a) Arbeidstid «Arbeidsgiver må så langt det er mulig løse planlagt aktivitet innenfor de alminnelige arbeidstidsrammene, og unngå ekstraordinære ordninger basert på frivillighet til den enkelte ansatte med ekstra betaling.» b) Åpningstid «Ordinær legearbeidstid kan benyttes frem til kl. 18.00. ihht. legeoverenskomsten. Der det anses hensiktsmessig ut i fra for eksempel mangel på areal, utstyr o.l. bør poliklinikkens åpningstid vurderes utvidet.» Dette vil for enkelte enheter gi en mer optimal driftssituasjon og bedre utnyttelse av ressurser. Prinsippet vil kunne bidra til å redusere bruk av svært kostnadskrevende ekstraordinære betalingsordninger (kveldspoliklinikk). c) Hvilepauser «Hvilepausen (spisepausen) inngår kun i arbeidstiden (betalt) når den ansatte må være tilgjengelig i pausen. Der den ansatte i all hovedsak kan ha pauser uten forstyrrelser skal spisepausen være fritid (ubetalt).» På denne måten sikres større/lenger tilstedeværelse av kompetanse, samtidig som arbeidstaker får sin lovfestede pause i løpet av dagen. 4. Innleie av personell «Ekstern innleie av personell skal benyttes som en siste løsning for å sikre forsvarlig bemanning.» Ekstern innleie skal registreres i GAT, slik at det fremkommer på hvilket tidspunkt vikaren har arbeidet. Dette sikrer mulighet for oppfølging som ser ekstern innleie i sammenheng med eget personell i 2018, samtidig som det dokumenteres hvilket personell som til enhver tid tjenestegjør i foretaket. 5
5. Helgearbeid «Sykepleiere ansettes (nytilsetting) som hovedregel med krav om å måtte arbeide inntil 2 ekstra helger i året utover hver 3. helg.» «Vikarer (ferieperioder/vikarperioder) arbeider som hovedregel hver 2. helg når driftsbehovet tilsier det.» ***** Det anses som sentralt at alle prinsipper følges opp i form av controlling, slik at det kan gis nødvendig veiledning og bistand til ledere for å sikre etterlevelse. 6