Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Ballangen rådhus, formannskapssalen 04.06.2014 Fra sak: Til sak: 10/2014 15/2014 Fra kl.: Til kl.: 10.00 13.30 Følgende medlemmer møtte: Olav H. Steinland (leder) Kjersti Simonsen (nestleder) Oddny Bakke Helge Hveding IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Bente Havaas Karl Otto Kaati FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra administrasjonen møtte: Fra sekretariatet møtte: Espen Lund Håvard Nystad ANDRE: Fra KomRev NORD møtte: Inge Johannessen Thomas Jensen 4 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 04_06_142014 sak 10/14 til 15/14 Side 1
Sak 10/14 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 7. april 2014. Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 7. april 2014 ble gjennomgått. Etter å ha gjennomgått protokoll fra kontrollutvalgsmøtet 7. april 2014 fattet kontrollutvalget slikt VEDTAK: Protokoll fra møte i Ballangen kontrollutvalg den 7. april 2014 godkjennes.. Sak 11/14 Gjennomgang av protokoll fra siste kommunestyremøte Kontrollutvalget gikk gjennom protokoll fra kommunestyremøte 3. april 2014 og kommenterte enkelte saker. Etter gjennomgangen fattet kontrollutvalget slikt Vedtak Kontrollutvalget tar protokollen fra kommunestyremøte 3. april 2014 til etterretning og finner ikke at det der er tatt opp saker som gir grunnlag for oppfølging fra kontrollutvalgets side. Sak 12/14 Regnskap for Ballangen kommune 2013. Per Ove Bjørnå fra administrasjonen var tilstede i møtet og hadde en relativt grundig gjennomgang av regnskapet for kontrollutvalget. Inge Johannessen og Thomas Jensen fra KomRev NORD var også tilstede og orienterte kontrollutvalget om regnskapet. Oppdragsansvarlig Inge Johannessen hadde en gjennomgang av hvordan revisjonen hadde jobbet med revisjonen av 2013 regnskapet og tok også for seg ulike områder av regnskapet og forklarte for kontrollutvalget. Både kontrollutvalget og sekretariatet hadde flere spørsmål både til Per Ove og til revisjonen som ble tilfredsstillende besvart. Etter en omfattende drøfting avsa kontrollutvalget følgende UTTALELSE: 1: Kontrollutvalget vil anbefale at regnskap 2013 godkjennes. 2: Kontrollutvalget vil likevel få rette oppmerksomheten mot følgende: 2-1: Kontrollutvalget viser til forbehold i revisjonsberetningen om vesentlige budsjettavvik for enhetene rådmannen, kultur og Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 04_06_142014 sak 10/14 til 15/14 Side 2
voksenopplæring og tekniske tjenester. Enheten rådmannen har hatt et mindreforbruk i forhold til regulert budsjett på kr. 11,9 millioner, mens enhetene kultur og voksenopplæring og tekniske tjenester hadde et merforbruk på henholdsvis 1,6 millioner, og kr. 5,4 millioner i forhold til regulert budsjett. Det er ikke redegjort for mindreforbruket for enheten rådmannen og for merforbruket for kultur og voksenopplæring i rådmannens årsberetning, slik forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 krever. Kontrollutvalget oppfordrer administrasjonen om snarest å sørge for etablering av rutiner for å fange opp slike avvik slik at fremlagt regnskap viser bedre samsvar mellom regnskap og budsjett. 2-2: Driftsregnskapet er avlagt med et merforbruk (underskudd) på kr. 10 305 149,-. Kontrollutvalget ser med bekymring på at resultatet for 2013 viser så betydelig merforbruk og stiller spørsmål med administrasjonens styring og kontroll med kostnadene i kommunen. 2-3: Det gjenstår kr. 4,5 millioner av tidligere års merforbruk å dekke inn i investeringsregnskapet som kommunestyret må ta stilling til inndekningen av. 2-4: Kontrollutvalget vil rette oppmerksomheten mot at revisjonen under punktet andre forhold i revisjonsberetningen har presisert at regnskapet ikke er avlagt innen lovens og forskriftenes tidsfrist for avleggelse av regnskapet. Kontrollutvalget vil anmode om at det arbeides videre med å få på plass rutiner for å kunne avlegge regnskapet rettidig. 2-5: Kontrollutvalget ber om at de forhold som er tatt opp i revisjonens brev nr. 7 jf. punkt 2-1, 2-3 og punkt 2-5 snarest og senest innen 15.08.2014 besvares. Svar på revisjonens brev nr. 7 stiles direkte til kontrollutvalget, med kopi til KomRev NORD. 2-6: Kontrollutvalget forutsetter at saksgangen i forbindelse med behandling av regnskapet for 2013 er i tråd med forskrift. 2-7: Kontrollutvalget er av den oppfatning at det ut fra rådmannens årsberetning er vanskelig å få en forståelse for hvor merforbruket på 10,3 millioner har oppstått. Kontrollutvalget anmoder at rådmannen følger revisjonens anbefaling om å kommentere avvik på enhetene i sin del av årsmeldingen. Ut over ovenstående har kontrollutvalget ingen kommentarer til regnskapet for 2013. Enstemmig uttalelse. Sak 13/14 Status for Amu Ballangen kommune. Kontrollutvalget fikk tilbakemelding fra Rådmann at AMU for øyeblikket ligger nede men at han har begynt jobben med å få det operativt igjen. Kontrollutvalget fattet så slikt Vedtak Kontrollutvalget tar orienteringen til etterretning og følger opp saken igjen i august 2014. Sak 14/14 Forvaltningsrevisjon Ballangen Energi AS Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 04_06_142014 sak 10/14 til 15/14 Side 3
I forrige kontrollutvalgsmøte ble kommunestyrets vedtak i sak 64/13 og rådmannens presisering av kommunestyrets bestilling av verdivurdering og forvaltningsrevisjon av Ballangen Energi gjennomgått. Kontrollutvalget vedtok at bestillingen måtte gjennomføres i to punkter: verdivurdering og forvaltningsrevisjon. Sekretariatet fikk i oppdrag å innhente minst tre tilbud samt utarbeide en prosjektskisse som grunnlag for bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt fra KomRev NORD. Revisjonen orienterte om at kommunens tilgjengelige 50 timer til forvaltningsrevisjon er brukt opp og at de derfor vil bli nødt til å betale for timene som vil bli brukt til et forvaltningsprosjekt. På bakgrunn av forslaget til prosjektskisse vil det medgå minst 200 timer bare for punkt nr. 5 i problemstillingen, noe som gjør at kommunestyret bør spesifisere grundig hva de er ute etter å få undersøkt. En verdivurdering vil på bakgrunn av de tilbakemeldinger sekretariatet har fått komme på minst kr. 150.000,- eks. mva. og ca. kr. 240.000,- eks. mva for en verdivurdering med langtidsprognose. Kontrollutvalget besluttet at man måtte sende en henvendelse til kommunestyret og be om å få et budsjett eller avklaring av kostnadene. På bakgrunn av dette besluttet kontrollutvalget å lage et saksfremlegg til kommunestyret med følgende INNSTILLING Alt 1: Kommunestyret bevilger inntil kr. 700.000,- til gjennomføring av forvaltningsrevisjon av Ballangen Energi AS slik dette fremkommer av vedlagte prosjektskisse, samt utvidet verdivurdering som også viser en langtidsprognose for Ballangen Energi AS. Alt 2: Kommunestyret bevilger inntil kr. 250.000,- til gjennomføring av utvidet verdivurdering som også viser en langtidsprognose for Ballangen Energi AS. Alt 3: Kommunestyret bevilger inntil kr. 160.000,- til gjennomføring av verdivurdering av Ballangen Energi AS. Sak 15/14 Eventuelt/orienteringssaker Revisjonsbrev nr. 7 I forbindelse med revisjonen av regnskapet for 2013 har revisjonen funnet det påkrevd med to forbehold til regnskapet. Forholdene er tatt opp i eget nummerert brev til kommunen. Forholdene som er tatt opp i brevet ble gjennomgått i forbindelse med behandlingen av regnskapet for 2013. Brevet er sendt til kontrollutvalget i den hensikt kontrollutvalget skal Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 04_06_142014 sak 10/14 til 15/14 Side 4
behandle dette og videreformidle innholdet til kommunens administrasjon med anmodning om å etterkomme de forhold som er tatt opp av revisjonen. Kontrollutvalget behandlet innholdet i brevet og fattet følgende: VEDTAK Det vises til kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet for 2013 i sak 12/14. Sekretariatet bes sende dette til kommunens administrasjon og ber om at administrasjonen svarer kontrollutvalget på brev nr. 7 snarest og senest innen utgangen av august 2013 med kopi til KomRev NORD. Forvaltningsprosjekt ny skole, orientering om status Sekretariatet orienterte om at de har vært i KomRev NORD angående prosjektet. De venter nå på tilbakemelding fra Sweco på et par anskaffelser. Deretter gjenstår analysen før det skal til verifisering og høring som vil ta minst 2-3 uker. De anslår at det ikke vil bli klart før i august/ september 2014. Kontrollutvalget fattet så slikt VEDTAK Orienteringen tas til etterretning. Møtet ble etter dette hevet. Ballangen, 4. juni 2014 Olav H. Steinland Leder i Ballangen kontrollutvalg Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 04_06_142014 sak 10/14 til 15/14 Side 5