ALVDAL KOMMUNE MØTEINNKALLING FORMANNSKAPET Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: 14.05.2009 Tid: Etter møte i Fast utvalg for plansaker I FORKANT AV MØTE BLIR DET EN ORIENTERING OM - STORSTEIGEN V/OLA GRINDVOLD - STEIAPROSJEKTET V/YLVA SNELTVEDT SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 28/09 09/53 GODKJENNING AV PROTOKOLLER FORMANNSKAPET 2009 29/09 09/491 ÅRSMELDING - 2008 30/09 09/338 REGNSKAP 2008 FOR ALVDAL KOMMUNE 31/09 09/308 ØKONOMIPLAN 2010-2017 32/09 09/337 TILBUD OM KJØP AV AKSJER I SIKON ØST AS Alvdal, den 07.05.2009 Olov Grøtting /s/ ordfører
Eventuelt forfall meldes snarest til tlf. 62 48 90 00. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling Representanter som er inhabile i en sak varsler ordfører om dette slik at vararepresentant kan innkalles. Møtet er åpent for publikum. Gruppemøte avholdes: SP tirsdag 12.05.09 kl. 19.30 Kommunestyresalen V tirsdag 12.05.09 kl. 19.30 Kammerset AP onsdag 13.05.09 kl. 19.30 Kommunestyresalen Krf onsdag 13.05.09 kl. 19.00 Kammerset
Sak 28/09 Møtebok for Formannskapet Sak 28/09 GODKJENNING AV PROTOKOLLER FORMANNSKAPET 2009 Arkiv: 040 Arkivsaksnr.: 09/53-009 Saksbehandler: Karin Platou Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 1/09 Formannskapet 22.01.2009 4/09 Formannskapet 12.02.2009 14/09 Formannskapet 12.03.2009 20/09 Formannskapet 16.04.2009 28/09 Formannskapet 14.05.2009 Endelig vedtak fattes i: Formnnskapet Vedlegg: Andre dokumenter i saken: Melding om vedtak sendes til Saksopplysninger: Saksvurdering: Innstilling: Protokoll fra møte 16.04.09 godkjennes. Alvdal kommune Møteinnkalling: Formannskapet Side 3 av 13
Sak 29/09 Sak 29/09 ÅRSMELDING - 2008 Møtebok for Formannskapet Arkiv: 004 &14 Arkivsaksnr.: 09/491-001 Saksbehandler: Kolbjørn Kjøllmoen Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 29/09 Formannskapet 14.05.2009 / Kommunestyret Endelig vedtak fattes i: Kommunestyret Vedlegg: Årsmelding 2008 Andre dokumenter i saken: Melding om vedtak sendes til Fylkesmannen i Hedmark, Kommunalavdelingen, Pb. 4034, 2306 HAMAR Revisjon Fjell IKS, Kommunehuset, 2550 OS I ØSTERDALEN Saksopplysninger: Rådmannen legger med dette fram Alvdal kommunes årsmelding for 2008. Kravene til årsmelding er regulert i kommunelovens 48 pkt. 5: I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. Årsmeldingen inneholder hovedtallsanalyser som fremstiller kommunens økonomiske resultat i forhold til den virksomhet som utføres og en analyse av den økonomiske situasjon og utvikling de siste årene. Videre gir årsmeldingen informasjon om den samlede organisasjonen samt den enkelte enhet og relevant informasjon vedrørende likestilling i Alvdal kommune. Driftsbudsjettet for 2008 ble vedtatt i balanse med en avsetning til fond på kr 967.000. Denne avsetningen ble i budsjettjustering 2/08 nedjustert til kr 276.000. Driftsregnskapet viser et mindreforbruk (overskudd) på kr 1.446.899 etter nevnte fondsavsetning. Alvdal kommune Møteinnkalling: Formannskapet Side 4 av 13
Sak 29/09 Saksvurdering: Det vises til vedlagte årsmeldingsdokument. Innstilling: Årsmelding for 2008 godkjennes. Side 5 av 13
Sak 30/09 Møtebok for Formannskapet Sak 30/09 REGNSKAP 2008 FOR ALVDAL KOMMUNE Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 09/338-003 Saksbehandler: Kolbjørn Kjøllmoen Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 30/09 Formannskapet 14.05.2009 / Kommunestyret Endelig vedtak fattes i: Kommunestyret Vedlegg: Årsregnskapet for 2008 Revisjonsberetning fra Revisjon Fjell IKS Kontrollutvalgets behandling av årsregnskapet Andre dokumenter i saken: 31.03.2009 REGNSKAP 2008 FOR ALVDAL KOMMUNE - INNSENDING TIL FYLKESMANNEN 15.04.2009 REVISJONSBERETNING FOR 2008 Melding om vedtak sendes til Fulkesmannen i Hedmark Kommunalavdelingen, Pb. 4034, 2306 HAMAR Revisjon Fjell IKS, Kommunehuset, 2550 OS I ØSTERDALEN Saksopplysninger: Rådmannen legger med dette fram Alvdal kommunes regnskap for 2008 til politisk behandling. Regnskapsdokumentet (vedlegg til denne saken) består av driftsregnskapet, investeringsregnskapet, balanseregnskapet og noteopplysninger. Regnskapet er revidert av Revisjon Fjell IKS, se vedlagte revisjonsberetning. Dokumentet Årsmelding 2008 (se egen sak) gir opplysninger og kommentarer til regnskapstallene utover de opplysninger som regnskapsdokumentet gir. Kommunestyret skal behandle årsregnskapet etter innstilling fra formannskapet. I innstilling og vedtak må det angis disponering av regnskapsmessig overskudd eller dekning av regnskapsmessig underskudd. Saksvurdering: Driftsregnskapet for 2008 viser et overskudd på kr 1.446.899, mens investeringsregnskapet har et merforbruk på kr 2.246.242 (etter at ikke-budsjetterte salgsinntekter er benyttet). Kommunestyret har disse anvendelsesmulighetene for driftsoverskuddet: Betale ekstraordinære avdrag på gjeld Dekke inn fjorårets merforbruk i investeringsregnskapet Avsette til framtidige investeringer Avsette til framtidige ekstraordinære driftstiltak (med øremerking) Alvdal kommune Møteinnkalling: Formannskapet Side 6 av 13
Sak 30/09 Avsette til generelt disposisjonsfond (uten øremerking) Det generelle disposisjonsfondet (konto 2.5699.000) skal i prinsippet i budsjett- og regnskapssammenheng fungere som et salderingsfond/bufferfond. I praksis betyr dette at disposisjonsfondet brukes for å regulere uforutsett inntektssvikt og/eller utgiftsvekst i den normale drifta. Det generelle disposisjonsfondet hadde 31.12.08 en beholdning på kr 7,2 mill. Fondet er i 2008 styrket med ca. 1,1 mill. kr. Fra fondet er det lånt ca. 1 mill. kr til produksjon av bygdebok, slik at fondet i realiteten er på drøye 8 mill. kr. Merforbruket i investeringsregnskapet er spesifisert i note 9 på side 95 i det trykte regnskapsdokumentet. Totalt merforbruk er kr 3.944.329. Ikke-budsjetterte salgsinntekter på kr 1.698.087 er i regnskapet benyttet til finansiering av merforbruket. Regnskapsmessig netto merforbruk er dermed kr 2.246.242. Innstilling: 1. Regnskapet for 2008 godkjennes. 2. Driftsoverskuddet på kr 1.446.899 benyttes til dekning av merforbruket i investeringsregnskapet. 3. Inntekter fra salg av bolig og tomter på kr 1.698.087 brukes til finansiering av merforbruket i investeringsregnskapet. Det resterende merforbruk i investeringsregnskapet finansieres med ekstra låneopptak på kr 799.344 utover den låneramme som er vedtatt i budsjettet for 2009. Side 7 av 13
Sak 31/09 Sak 31/09 ØKONOMIPLAN 2010-2017 Arkiv: 145 Arkivsaksnr.: 09/308-002 Møtebok for Formannskapet Saksbehandler: Erling Straalberg Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 31/09 Formannskapet 14.05.2009 / Formannskapet / Kommunestyret Endelig vedtak fattes i: Kommunestyret Vedlegg: Samlet oppstilling investeringer 2010 2017 Samlet oppstilling endringer driftsnivå 2010-2017 Enhetenes innspill Andre dokumenter i saken: Notat til enhetene Melding om vedtak sendes til Saksopplysninger: Økonomiplanen som legges til grunn for behandling 2009, vil ha et perspektiv til år 2017. Kommunen plikter jamfør kommunelovens 44 å vedta en rullerende økonomiplan en gang i året. Planen skal minimum omfatte de fire neste budsjettår. Økonomiplanen skal omfatte hele kommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. En økonomiplan med et perspektiv på 8 år gir et godt grunnlag for å se på investeringer fram i tid og prioriteringen av nye investeringer blir satt i en større sammenheng. Planen beskriver også driftskostnader i samme periode, men et driftsbudsjett som går 8 år fram i tid er vanskelig å forutse og vil derfor ha vesentlige variabler utover i økonomiplanperioden. 1 april ble rundskriv vedr. økonomiplanen 2010 2017, sendt ut fra rådmannen til enhetene. I rundskrivet legges det til grunn følgende bestilling fra enhetene: 1. Driftsbehov for enheten i perioden 2010-2017, med kostnadsramme. 2. Investeringsbehov i enheten i perioden 2010-2017, med kostnadsramme. Forslagene med kommentarer fra enhetene vil bli benyttet i arbeidet med å sette opp økonomiplanen. Disse vil danne grunnlag for politiske diskusjoner i forkant av vedtak i kommunestyret i juni 2009. For arbeidet med økonomiplanen 2010 2017, legges det til grunn følgende framdriftsplan: Alvdal kommune Møteinnkalling: Formannskapet Side 8 av 13
Sak 31/09 20.april Uke 17 Uke 18 Enhetslederne leverer innspill til økonomiplanen. Rådmannen bearbeider innspill. Tilbakemelding til enhetsleder samt ferdigstilling av dokument fra enhetsleder. Rådmannen ferdigstiller dokumentet. Førstegangsbehandling økonomiplan i FS. Dialog enhetsledere og rådmann. Økonomiplan ferdigstilles fra rådmannen. Økonomiplan behandles i FS. 5.mai 14.mai 14.mai-3.juni 4.juni 11.juni 12.-25. juni Økonomiplanen ligger ute til offentlig høring. 25.juni Behandling av økonomiplan i kommunestyret. Til formannskapets første behandling 14 mai, legges det ved oversikt over investeringer, samlet oversikt over endringer i driftsbehov samt enhetenes kommentarer. Saksvurdering: Rådmannen legger opp til at prosessen framover tar utgangspunkt i økonomiplandokumentet 2009 2016, årsbudsjettet 2009, regnskap 2008,samt innspillene fra enhetene. Kommuneproposisjonen som legges fram 15 mai, tas også med som grunnlag i saken. Økonomiplanen behandles med formannskaps- og kommunestyrevedtak i juni. Saken legges derfor fram uten innstilling til første møte i formannskapet. Innspill fra enhetene vedr endringer i driftsnivå: Det legges fram betydelige forslag fra enhetene vedr endringer i driftsnivå. Forslagene vil i sin helhet medføre driftsmessige endringer i størrelsesorden 3 4 mill. Dette er etter rådmannens mening en urealistisk økning i driftsnivå. For ytterligere kommentarer knyttet til endringene vises det til enhetenes innspill. Det legges for øvrig opp til en grundig debatt knyttet til disse forslagene både i førstkommende budsjettmøte, samt i dialogkonferansen 28 mai. Innspill fra enhetene vedr investeringer. Skole: Det legges kun opp til investeringer for 2010 i planen. Investeringene vurderes ut ifra et behov for sluttføring av investeringer knyttet til garderobe, arbeidsrom og inngangsparti for ansatte ved Plassen skole. På ungdomsskolen foreslås en opprusting av kunst og håndverksavdelingen. Barnehage: Kr 9.370.000 til 2 nye avdelinger i Øwretun, er å betrakte som et forholdsvis nøyaktig kostnadsoverslag. Det er tidligere bevilget 3,5 mill til dette, finansiert ved låneopptak i 2007. I 2011 er det foreslått lagt inn midler til ny avdeling i Plassen. Det knyttes imidlertid usikkerhet til dette, og det vises til foreløpig rapport fra prosjektgruppe for barnehagebygging, samt saksframlegg til formannskapet, sak 21/09. Servicekontoret: Ombygging av ekspedisjon for tilpassing til dagens krav. Side 9 av 13
Sak 31/09 PRO: Prosessen omkring bygging av PRO boliger, viser endrede forutsetninger og behov enn hva som lå til grunn for vedtak i budsjett 2009. Det foreslås at det legges opp til en prosess og gjennomføring som tar høyde for behovet i et lengre tidsperspektiv. Det er i tilegg foreslått diverse ombygginger på institusjon. Kultur: Investering i flerbrukshus omtales nedenfor. Fra enhet kultur er det meldt inn mulig investeringsbehov knyttet opp mot flytting av Barkald skole til tomt ved Husantunet. Dette er ikke tallfestet. Kommunalteknikk: Bioenergianlegg ved Solsida foreslås underet fra forrige planperiode. Vedlikehold brannstasjon er imidlertid flyttet fram fra 2012 til 2010. Situasjonen knyttet til beliggenhet av brannstasjon er ikke omtalt i økonomiplanen for øvrig. Forslaget legger derfor opp til at brannstasjonens plassering forblir uendret, og at påkrevet vedlikehold framskyndes. Vedomlegging skurlaget foreslås uendret fra forrige planperiode. Rådmannen påpeker imidlertid en stor grad av usikkerhet knyttet til prosjektet hva angår investeringsbehov fra kommunens side. Var-området: Investeringene under VAR området omtales ikke ytterligere, med unntak av foreslått investering i nytt renseanlegg i 2015. Det har siste halvåret vært nedsatt en prosjektgruppe som har jobbet med problematikk knyttet til kapasitet hva gjelder håndtering av prosessavløp fra Synnøve Finden. Dagens renseanlegg håndterer en avløpsmengde som er i overkant av kapasitet. I tillegg ble det arbeidet for å kartlegge en løsning som kunne ta høyde for en produksjonsøkning ved Synnøve Finden. Signalene fra nevnte aktør er imidlertid endret den siste tiden, og mye tyder på at behovet for å takle økt mengde prosessavløp er endret på kort sikt. Imidlertid presiseres det fra Synnøve Finden at en produksjonsøkning vil kunne være aktuelt i et 5 års perspektiv. Likevel er dagens situasjon av en slik karakter at det bør gjøres tilpasninger for å kunne håndtere eksisterende mengde prosessavløp på en tilfredsstillende måte. Følgelig foreslås det 2 mill. til dette tiltaket i 2010. Investering i nytt renseanlegg med kr 40.mill, foreslås plassert til år 2015. Flerbrukshus og skole. I økonomiplanen 2009 2016, er nytt flerbrukshus lagt som investering i 2012. I utkast til økonomiplan 2010 2017, skyves denne ut til 2013. Gjøres ikke dette, vil det bli satt krav til en detaljert utredning av de driftsmessige konsekvenser ettersom investeringen faller innenfor et 4 års perspektiv. Rådmannen ser det som hensiktsmessig at det gjøres ytterligere utredninger mht flerbrukshus, før de driftsmessige konsekvensene utredes. I 2009 settes det i gang komitearbeid som skal utrede innholdet i et framtidig flerbrukshus. I kommunedelplanen vil plassering av et eventuelt flerbrukshus bli avgjort. Alt dette er faktorer som sterkt vil influere på utforming, beliggenhet og til slutt en kostnad for et flerbrukshus. Usikkerhetsmomentene er derfor for mange til at Rådmannen ser det som hensiktsmessig å arbeide videre med det foreliggende tallgrunnlaget for et flerbrukshus. Usikkerheter knyttet til eksterne finansieringskilder, støtter også opp om denne slutningen. I budsjettet for 2009, er det vedtatt 1,25 mill til vedlikehold og oppgradering av barneskolene. Sett på bakgrunn av den forholdsvis gode tekniske standarden ved skolene, synes det å være Side 10 av 13
Sak 31/09 riktig strategi at skolene fortsatt vedlikeholdes. Imidlertid begynner deler av skolene, spesielt Steigen skole, og preges av alder. Det er derfor all grunn til å anta at vedlikeholdsbehovet i barneskolene vil tilta i de kommende årene. Et spørsmål som aktualiseres i den sammenheng, er hvor lenge det vil være lønnsomt å restaurere / vedlikeholde i stedet for å vurdere å bygge nytt. Dette er et vanskelig spørsmål, men rådmannen tror det på tide at denne debatten startes. En diskusjon i forbindelse med økonomiplanen er således det rette stedet. Et nytt skolebygg er naturligvis et prosjekt som ikke kan realiseres på mange år, men debatten er viktig for å avdekke tidspunktet der man starter en nedslitingsstrategi. En periode med nedslitingsstrategi vil være perioden der vedlikehold holdes på et absolutt minimum, gjeldsbelastningen reduseres, og man økonomisk forbereder seg på en kommende stor investering. Ved å trekke opp diskusjonen omkring skole, vil man da forholde seg til to store investeringer for kommunen, skole og flerbrukshus. Hvorvidt ny skole tas med innenfor denne økonomiplanen, kommenteres ikke. Rådmannen er imidlertid tydelig på at disse investeringene er av en slik størrelse at det må være et stort tidsintervall mellom dem for at de skal være håndterlige i kommunens framtidige budsjetter. Forslag til innspil fra Formannskapet: Saken legges fram uten innstilling, men rådmannen ber om at Formannskapet gir innspill på følgende: Enhetenes forslag til investeringer i økonomiplanperioden 2010 2017 Enhetenes forslag til driftsmessige endringer i perioden 2010-2017, og eventuell prioritering av disse. Ny skole inn arbeidet med økonomiplanen. Saksvurdering: Innstilling: Side 11 av 13
Sak 32/09 Møtebok for Formannskapet Sak 32/09 TILBUD OM KJØP AV AKSJER I SIKON ØST AS Arkiv: 255 Arkivsaksnr.: 09/337-002 Saksbehandler: Morten Often Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 32/09 Formannskapet 14.05.2009 Endelig vedtak fattes i: Formannskapet Vedlegg: Tilbud om kjøp av aksjene i Sikon Øst AS, skriv fra styret i Sikon Øst AS, datert 31.03.09 Bud på aksjer i Sikon Øst AS, skriv fra Newco as datert 01.04.09 Andre dokumenter i saken: 31.03.2009 TILBUD OM KJØP AV AKSJER I SIKON ØST AS Melding om vedtak sendes til Sikon Øst ASA Sjusjøveien 174 2372 BRØTTUM Saksopplysninger: Alvdal kommune har mottatt bud på kommunens aksjer i Sikon Øst AS fra Newco AS (selskap under stiftelse eiet av Scanbio Eiendom AS og Hauken Invest AS). Alvdal kommune eier 1066 aksjer. Budet er kr 40,00 pr aksjer. Samlet kjøpesum er kr 42.640,- Sikon Øst AS ble på midten av 1990-tallet etablert som et investeringsselskap for Hedmark, Oppland og Fjellregionen. Kommunenes motivasjon for å delta som eiere var først og fremst å bidra til å utløse interesse hos mer kapitalsterke aktører i næringslivet i regionen, spesielt banker og forsikringsselskaper. I Fjellregionen gikk både Rørosbanken og Tolga-Os sparebank inn som relativt store eiere sammen med Sparebanken Hedmark. Selskapet skulle bidra med både kapital og styrekompetanse i bedrifter med betydelig vekstpotensial innenfor sitt geografiske virkeområde. Blant Sikon Østs porteføljebedrifter i Fjellregionen var Idrettsparken Hotell, Malmlaft og Daldata. Selskapet har ikke hatt den ønskede utvikling som man forventet. Generalforsamlingen i 2008 ga styret et klart mandat om at selskapets investeringer skulle avvikles og midlene tilbakebetales til aksjonærene. Salg av enkeltposter, som var den opprinnelige strategien, har ikke lyktes. Budet fra Newco er et resultat av bestrebelser på å få fram bud på hele selskapet. Budet fra Newco priser egenkapitalen i Sikon Øst AS til ca 20,5 mill NOK i tillegg til 12,0 mill NOK som generalforsamlingen allerede har besluttet å tilbakeføre til aksjonærene. Bokført egenkapital i selskapet pr 31.12.08 var på 50,1 mill NOK. Alvdal kommune Møteinnkalling: Formannskapet Side 12 av 13
Sak 32/09 I en egen vurdering fra styret i Sikon Øst AS anbefales aksjonærene å akseptere NewCos bud på selskapet. Hittil har ca 94 % av aksjonærene sagt ja til salg. Saksvurdering: Styret i Sikon Øst AS arbeider for at selskapet skal avvikles innen rimelig tid, og at fristilte midler skal tilbakebetales eierne. Samtidig er styrets vurdering av budet at det er noe lavt. Spørsmålet blir da hvorvidt det er realistisk å tro at man kan oppnå en bedre pris fra andre budgivere, evt vente med å selge. Styret gir en vurdering av dette og dagens finanssituasjon tilsier ikke at det er grunnlag for å mene at man kan få en høyere pris. Det er også i skrivet fra styret beskrevet en felles fortolkning av budet mellom styret i Sikon Øst AS og Newco as som sikrer en ryddig prosess for salget. Rådmannen vurderer det som fornuftig å slutte seg til anbefalingen fra styret i Sikon Øst AS. For øvrig kjenner rådmannen til at Folldal, Tolga og Tynset kommuner har fattet vedtak om å selge sine aksjer. Innstilling: Alvdal kommune aksepterer budet fra Newco AS på kr 42.640,- på kommunens aksjer i Sikon Øst AS. Midler fra salget settes av på kapitalfond. Side 13 av 13