KJØP AV KONSULENTTJENESTER OG ANNEN EKSTERN BISTAND. Oppland fylkeskommune. Innlandet Revisjon IKS. Rapport 2-2013 2013-344/RG/TG

KJØP AV KONSULENTTJENESTER OG ANNEN EKSTERN BISTAND Oppland fylkeskommune Innlandet Revisjon IKS Rapport 2-2013 2013-344/RG/TG

FORORD Denne rapporten er et resultat av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Kjøp av konsulenttjenester» som er gjennomført på oppdrag av kontrollutvalget i Oppland fylkeskommune. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave. Kontrollutvalget har ansvaret for å påse at det føres kontroll med at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (Kommunelovens 77. nr. 4). Prosjektarbeidet er utført i perioden juni 2012 til februar 2013 av Tove Grini og Reidun Grefsrud. Utkast til rapport er sendt fylkesrådmannen til uttalelse. Svaret fra fylkesrådmannen er vedlagt rapporten. Lillehammer, mars 2013 Innlandet Revisjon IKS Side 2

INNHOLDSFORTEGNELSE FORORD... 2 SAMMENDRAG... 4 1. INNLEDNING... 7 1.1 KONTROLLUTVALGETS BESTILLING... 7 1.2 FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER... 7 2. METODE... 9 3. KILDER FOR REVISJONSKRITERIER... 10 4. PROBLEMSTILLING 1... 11 4.1 ER GJENNOMFØRING AV ANSKAFFELSENE FORMALISERT I SAMSVAR MED RETNINGSLINJENE?... 11 4.2 REVISJONSKRITERIER... 11 4.3 DATA... 14 4.4 REVISJONENS VURDERINGER... 17 5. PROBLEMSTILLING 2... 20 5.1 HAR ENHETENE TILFREDSSTILLENDE KONTRAKTSOPPFØLGING?... 20 5.2 REVISJONSKRITERIER... 20 5.3 DATA... 22 5.4 REVISJONENS VURDERINGER... 26 6. PROBLEMSTILLING 3... 27 6.1 HVILKE VURDERINGER OG VALG GJØRES I PLANLEGGINGSFASEN FOR Å SIKRE EFFEKTIVE OG MÅLRETTA KJØP, OG HVORDAN EVALUERES RESULTATET I ETTERTID?... 27 6.2 REVISJONSKRITERIER... 27 6.3 DATA... 30 6.4 REVISJONENS VURDERINGER... 37 7. KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER... 40 7.1 KONKLUSJONER... 40 7.2 ANBEFALINGER... 42 VEDLEGG 1... 43 REFERANSER... 58 VEDLEGG 2 FYLKESRÅDMANNENS UTTALELSE... 59 Innlandet Revisjon IKS Side 3

SAMMENDRAG Innlandet Revisjon IKS har gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt vedrørende kjøp av konsulenttjenester og annen ekstern bistand. Formålet med prosjektet var å finne ut om fylkeskommunen har god styring med de eksterne oppdragene. Det ble formulert følgende problemstillinger for prosjektet: Er gjennomføring av anskaffelsene formalisert i samsvar med retningslinjene? Har enhetene en tilfredsstillende kontraktsoppfølging? Hvilke vurderinger og valg gjøres i planleggingsfasen for å sikre effektive og målretta kjøp (kost-nytte) og hvordan evalueres resultatet i ettertid? Utgangspunktet for analysen er regnskapsførte utgifter på konto 2700 «Andre tjenester» som omfatter konsulenttjenester, tanntekniske tjenester, undervisningstjenester og diverse andre tjenestekjøp. I 2011 beløp utgiftene på denne kontoen seg til 31 mill. kroner. Dette er stabilt i forhold til 2009 og 2010. Statistikken (Kostra) viser at kjøp av konsulenttjenester og andre tjenester på driftsregnskapet i prosent av sum driftsutgifter er omtrent på nivå med andre fylkeskommuner. Vi har gjort et utvalg på 17 konkrete anskaffelser som vi har undersøkt nærmere. Ni av disse er undervisningstjenester, mens 8 kjøp er konsulenttjenester og ulike andre tjenester. Anskaffelsene er fordelt på 8 fagenheter/skoler. Revisjonskriteriene våre er i hovedsak hentet fra fylkeskommunens innkjøpshåndbok, lov om offentlige anskaffelser og Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) sin veileder i kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser. Konklusjoner Problemstilling 1 - formalisering Undersøkelsen viste at ikke alle anskaffelsene var formalisert i samsvar med retningslinjene. Kravet om føring av anskaffelsesprotokoll var ikke oppfylt for 11 av de 17 konsulentkjøpene. Denne praksisen er i strid med regelverket om offentlige anskaffelser og fylkeskommunens retningslinjer. Fylkeskommunens krav om skriftlige og signerte kontrakter var ikke oppfylt for 12 av de 17 undersøkte kjøpene. Denne undersøkelsen viser at praksis er i strid med fylkeskommunens egne krav. Når det ikke foreligger skriftlige, undertegnede kontrakter for konsulentkjøpene, vurderer revisjonen at det er en betydelig risiko for at leveransene ikke skjer på riktige betingelser. Fylkeskommunens krav om at standardkontrakt og standard avtalevilkår skal brukes, ble i liten grad etterlevd for de kjøpene vi har undersøkt. Innlandet Revisjon IKS Side 4

Problemstilling 2 - Kontraktsoppfølging Fylkeskommunen har ikke sentrale rutiner som sier hvordan kontraktsoppfølging skal utføres. Undersøkelsen viser at det foregår kontraktsoppfølging i forhold til levering, kvalitet, pris og omfang. Det er vanskelig å vurdere om oppfølgingen er et resultat av en etablert praksis, eller om oppfølgingen varierer fra kjøp til kjøp. Det manglet kontrakter for flere av kjøpene som var med i undersøkelsen. Forutsetningen for at det skal kunne utøves en tilfredsstillende kontraktsoppfølging, er at det inngås skriftlige kontrakter som viser hva som er avtalt. Revisjonen har ikke forutsetninger for å bedømme kvaliteten på oppfølgingen, men antar at sentrale retningslinjer for kontraktsoppfølging vil kunne bidra til tilfredsstillende kontraktsoppfølging. Problemstilling 3 - Vurderinger og valg i planleggingsfasen I følge fylkeskommunens innkjøpshåndbok skal enhetene, før de går til en anskaffelse, avklare om det er nødvendig med en anskaffelse, beskrive hvilke behov anskaffelsen skal dekke og vurdere om andre enheter har sammenfallende behov (behovsdefinering). Revisjonen vurderer at enhetenes praksis for behovsdefinering ser ut til å være i samsvar med retningslinjene, bortsett fra når det gjelder vurdering av koordinering med sammenfallende behov hos andre enheter. Videre skal enhetene vurdere hva som er den beste måten å dekke behovet på (behovsverifisering) og det skal gjennomføres markedsanalyser og beregning av anskaffelsens verdi. For de fleste kjøpene hadde enhetene/skolene vurdert alternative måter å dekke behovet på. Markedsundersøkelser ser ut til å være mindre vanlig. Omfanget av slike undersøkelser må tilpasses kjøpenes omfang og kvalitet. For et mindretall av kjøpene er anskaffelsens verdi beregnet for å bestemme anskaffelsesprosedyre. Problemstilling 3 Evaluering av kjøpene En evaluering kan være nyttig for blant annet å følge opp at behovet ble dekket gjennom kjøpet. Revisjonen har ikke funnet grunnlag for å si at enhetene bør evaluere anskaffelsene siden dette ikke er nedfelt i fylkeskommunens innkjøpshåndbok eller annet internt regelverk. Undersøkelsen vår viser likevel at flere av enhetene har gjennomført evalueringer av kjøpene. Dette gjelder særlig skolene. Forhold som er evaluert er om behovet er dekket, leverandørens arbeid, egen styring med oppdraget og betydning for kompetanse i egen organisasjon. Innlandet Revisjon IKS Side 5

Anbefalinger Etterlevelse av regelverket og interne retningslinjer Revisjonen anbefaler at fylkesrådmannen og den enkelte fagenhetsleder og rektor; Går gjennom rutinene for å sikre at kravene til formalisering etterleves, dvs. at det skrives anskaffelsesprotokoll og inngås skriftlig kontrakt. Etablerer lokale rutiner for kontraktsoppfølging der dette mangler. Overordna retningslinjer og veiledninger Revisjonen anbefaler at fylkesrådmannen: Vurderer å utvide innkjøpshåndboka til å omfatte kontraktsoppfølging Vurderer om det bør innføres retningslinjer eller veiledning for evaluering av konsulenttjenester/kjøp av ekstern bistand. Innlandet Revisjon IKS Side 6

1. INNLEDNING 1.1 KONTROLLUTVALGETS BESTILLING Kontrollutvalget vedtok i sak 3/12 i møte den 25.01.12 å gjennomføre et forvaltningsrevisjonsprosjekt vedrørende kjøp av konsulenttjenester. Vedtaket i kontrollutvalget var basert på en foranalyse gjennomført av Innlandet Revisjon IKS. På grunnlag av vedtaket i kontrollutvalget utformet kontrollutvalgssekretariatet en bestilling (datert 29.02.12) som er utgangspunkt for revisjonens arbeid. Formål og problemstillinger i bestillingen tilsvarer det som revisjonen foreslo som mulige problemstillinger i foranalysen. 1.2 FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER Formålet med prosjektet var å finne ut om fylkeskommunen har god styring med konsulentoppdragene/andre eksterne oppdrag. Det ble formulert følgende problemstillinger for prosjektet: Er gjennomføring av anskaffelsene formalisert i samsvar med retningslinjene? Har enhetene en tilfredsstillende kontraktsoppfølging? Hvilke vurderinger og valg gjøres i planleggingsfasen for å sikre effektive og målretta kjøp (kost-nytte) og hvordan evalueres resultatet i ettertid? Avgrensninger Innlandet Revisjon IKS gjennomførte i 2011 en forvaltningsrevisjon vedrørende innkjøpsfunksjonen i Oppland fylkeskommune der det blant annet ble konkludert med at det var risiko for at det ble gjennomført direkte anskaffelser i strid med regelverket. Dette gjaldt også kjøp av konsulenttjenester. I forvaltningsrevisjonen av kjøp av konsulenttjenester har vi fokusert på forhold som ble lite omhandlet i rapporten vedrørende innkjøpsfunksjonen. Dette gjelder særlig de delene av anskaffelsesprosessen som går på behovsvurdering, kontraktsoppfølging og evaluering av måloppnåelse, nytteverdi med mer. Vi har også sett på i hvilken grad kjøpene er formalisert i henhold til regelverket. Riksrevisjonen definerer en konsulent slik: En konsulent er en ekstern person med spesialkompetanse som for en avgrenset periode engasjeres av en virksomhet for å utføre en definert oppgave. Innlandet Revisjon IKS Side 7

I praksis er det vanskelig å avgrense utgifter til konsulenttjenester helt fra andre tjenester. Vi har valgt å ta utgangspunkt i utgiftene som er regnskapsført på art 270 i KOSTRA. Denne arten omfatter andre tjenester som inngår i egenproduksjon og det nevnes i veiledningen fra Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) at for eksempel følgende tjenester skal inngå: Konsulenttjenester (jf. art 165 for utbetaling av oppgavepliktige konsulenthonorarer). Juridisk bistand Kontrolloppgaver Konsulenter på byggeledelse, prosjektering mv. Vikartjenester Kjøp av tanntekniske tjenester Kjøp av bedriftshelsetjenester Kjøp av undervisningstjenester I fylkeskommunens regnskap er art 270 delt inn i konto 2700 «Andre tjenester» og konto 2710 «Konsulenttjenester for bygg og anlegg». I dette prosjektet har vi valgt å avgrense mot konsulenttjenester vedr bygg og anlegg. Dette fordi vi mener det ikke er så hensiktsmessig å se særskilt på denne type konsulenttjenester løsrevet fra resten av investeringsprosjektet. Vi har derfor valgt å se nærmere på utgifter ført på konto 2700 «Andre tjenester». I 2011 beløp disse utgiftene seg til 31 mill. kroner. Dette er omtrent samme beløp som er regnskapsført i årene 2009 og 2010. I 2011 utgjorde kjøp av andre tjenester (art 270) på driftsregnskapet 1,2 % av bruttodriftsutgiftene i Oppland fylkeskommune. Dette er omtrent på nivå med gjennomsnittet for andre fylkeskommuner ifølge Kostra. I foranalysen så vi nærmere på hvilke typer tjenester som inngår i konto 2700 og hvordan de regnskapsførte utgiftene fordelte seg på fagenheter og skoler. Ut fra gjennomgangen i foranalysen vurderte vi at det var lite aktuelt å se på kjøp av tanntekniske tjenester der det nettopp var inngått en større rammeavtale. Kjøp av tjenester fra kommunene er også såpass spesielle i denne sammenhengen at de er holdt utenom vår analyse. For øvrig har vi sett på hele spekteret av tjenester innenfor konto 2700. Problemstillingene våre har relevans til kjøp av tjenester generelt og vi har vurdert at en avgrensing til det som er «konsulenttjenester» i snever forstand ville gjøre revisjonsprosjektet mindre vesentlig. Det betyr blant annet at kjøp av undervisningstjenester er inkludert i vår undersøkelse. Vi har videre avgrenset undersøkelsen til et utvalg konkrete kjøp de siste tre årene med samlet verdi pr kjøp på minst 100.000 kroner. Vi har i det følgende valgt å bruke betegnelsen konsulenttjenester på de kjøpene vi har undersøkt. Innlandet Revisjon IKS Side 8

2. METODE Revisjonen er gjennomført i samsvar med NKRF s Standard for forvaltningsrevisjon (RSK001). Det ble avholdt et oppstartmøte 13.6.12 hvor assisterende fylkesrådmann, leder for fagenhet for videregående opplæring og juridisk rådgiver deltok. Juridisk rådgiver har vært kontaktperson under gjennomføringen av prosjektet. Vi har brukt regnskapsdata og innkjøpsstatistikk for 2010, 2011 og til og med august 2012 som grunnlag for å velge ut konkrete innkjøp for videre undersøkelser. Kriterier for utvelgelse av enheter og konkrete kjøp har blant annet vært beløp. Samlet verdi på anskaffelsene vi har valgt ut er i størrelsesorden 100 000 kr - 1 million kr. Informasjonsinnhenting har i hovedsak foregått gjennom utsendelse av «spørrebrev» på epost til utvalgte fagenhetsledere og rektorer. Dette er leder for regionalenheten, leder for kulturenheten og leder for enhet for videregående opplæring. Videre er det sendt spørrebrev til rektorene ved Gjøvik, Raufoss og Valle videregående skoler, Fagskolen Innlandet og daglig leder for OPUS Hadeland. Det er sendt ut spørrebrev vedrørende 17 anskaffelser. Ni av sytten utvalgte kjøp i undersøkelsen var kjøp av undervisningstjenester. For hvert av de konkrete kjøpene vi har valgt, har vi innhentet opplysninger om følgende forhold: Er det foretatt behovsdefinering?(dvs. er det avklart om anskaffelsen er nødvendig og hvilket behov den skal dekke) Er det foretatt behovsverifisering?(dvs. er det vurdert alternative måter å dekke behovet på, foretatt markedsanalyser, økonomiske analyser) Er anskaffelsens verdi beregnet? Er det skrevet anskaffelsesprotokoll? Er det skrevet kontrakt?/foreligger det eventuelt andre dokumenter som viser hva som ble avtalt? Hvordan er det fulgt opp at leveransen er i samsvar med bestillingen? Er det foretatt evaluering av kjøpet? Svarene på spørsmålene for hvert kjøp er gjengitt i Vedlegg 1 i rapporten. Innlandet Revisjon IKS Side 9

3. KILDER FOR REVISJONSKRITERIER Med revisjonskriterier mener vi de lover, forskrifter, retningslinjer, kommunale vedtak, faglige standarder mv som sier noe om hvordan virksomheten skal drives. Hensikten med revisjonskriteriene er at det skal settes opp noen autoritative standarder som kommunens praksis kan måles opp mot og som er grunnlaget for revisjonens vurderinger. Revisjonskriteriene er hentet fra: Kommuneloven Forskrift om offentlige anskaffelser Fornyings- og administrasjonsdepartementets «Rettleiar til reglane om offentlege anskaffingar». Innkjøpshåndbok for anskaffelsesvirksomheten ved Oppland fylkeskommune Fylkeskommunens rutine/sjekkliste for innkjøpsprosessen Fylkeskommunens økonomihåndbok Fylkeskommunens standard avtalevilkår av 01.01.08 ved kjøp av varer og tjenester. Difi s 1 veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser Utledning av konkrete revisjonskriterier og vurdering av kriteriene kommer i kapitlene for den enkelte problemstilling. 1 Direktoratet for forvaltning og IKT Innlandet Revisjon IKS Side 10

4. PROBLEMSTILLING 1 4.1 ER GJENNOMFØRING AV ANSKAFFELSENE FORMALISERT I SAMSVAR MED RETNINGSLINJENE? Med formalisering mener vi i dette prosjektet kravene om at det skal føres anskaffelsesprotokoller og skrives kontrakter. Problemstillingen er delt i flere underproblemstillinger: Foreligger anskaffelsesprotokoller? Tilfredsstiller protokollen minimumskrav i Forskrift om offentlige anskaffelser? Kravene om beregning av anskaffelsens anslåtte verdi og begrunnelse for eventuelt manglende konkurranse. Foreligger skriftlige kontrakter? Benyttes fylkeskommunens standard kontrakt og standard avtalevilkår? Beskriver kontrakten hva som skal leveres? 4.2 REVISJONSKRITERIER Revisjonskriteriene finner vi i Forskrift om offentlige anskaffelser og fylkeskommunens rutine for gjennomføring av konkurranser og bestemmelser om kontrakter. 4.2.1 KRAV OM FØRING AV ANSKAFFELSESPROTOKOLL OG MINIMUMSKRAV Ifølge Forskrift om offentlige anskaffelser 3-2 første ledd skal oppdragsgiver føre anskaffelsesprotokoll for alle anskaffelser over kr 100 000 ekskl. mva. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. I fylkeskommunens innkjøpshåndbok er beløpsgrensen for å føre anskaffelsesprotokoll satt til kr 50 000 ekskl. mva. Kravet om føring av anskaffelsesprotokoll i fylkeskommunen er altså strengere enn bestemmelsen i forskriften. Manglende anskaffelsesprotokoll for anskaffelser mellom kr 50 000 ekskl. mva. og kr 100 000 ekskl. mva. vil derfor være brudd på fylkeskommunens egne bestemmelser, mens manglende anskaffelsesprotokoll for anskaffelser over kr 100 000 ekskl. mva. vil være brudd på regelverket for offentlige anskaffelser. Anskaffelsesprotokollen skal minst omfatte opplysningene som fremgår av vedlegg 3 eller 4 til forskriften. I denne undersøkelsen har vi spesielt kontrollert to av kravene; om anskaffelsens anslåtte verdi er beregnet og framgår av protokollen, og om det er gitt konkret begrunnelse når det er foretatt anskaffelser uten at det har vært gjennomført konkurranse. Revisjonen legger til grunn at fylkeskommunen må begrunne eventuelt manglende konkurranse opp mot lov og forskriftsbestemmelsene. I følge «Rettleiar til reglane om offentlege anskaffingar» kapittel 7.3.2 er det ikke tilstrekkelig at oppdragsgiver mener det bare er én leverandør som kan oppfylle behovet, det må Innlandet Revisjon IKS Side 11

bevises. Hensynet til konkurranse og likebehandling av leverandører tilsier at det ikke er nok å undersøke det lokale markedet, for eksempel en by eller en kommune, for å konstatere at det bare finnes én leverandør. Ettersom anskaffelsene er under EØS-terskelverdi 2 er det i utgangspunktet nok å bevise at det bare finnes én leverandør i det norske markedet. Den mest effektive måten å gjøre dette på, kan være å legge ut en kunngjøring, eventuelt en frivillig kunngjøring på Doffin dersom anslått verdi på anskaffelsen er under nasjonal terskelverdi på 500 000 kr ekskl. mva. Kjøp av undervisningstjenester er uprioriterte tjenester 3 og følger bestemmelsene i Del I og II i Forskrift om offentlige anskaffelser selv om verdien overstiger EØS-terskelverdi. For disse tjenestene vil det derfor være nok å bevise at det bare finnes én leverandør i det norske markedet selv om samlet anskaffelse overstiger EØS-terskelverdi. Kriterier som fylkeskommunens praksis måles mot i dette prosjektet: Det skal føres anskaffelsesprotokoll for alle anskaffelser over 50 000 kr ekskl. mva. Anskaffelsens anslåtte verdi skal være beregnet og fremgå av protokollen. Det skal være gitt konkret begrunnelse for eventuell manglende konkurranse i protokollen. 4.2.2 BESTEMMELSER OM KONTRAKTER Ifølge fylkeskommunens rutine for gjennomføring av konkurranse skal innkjøpsprosessen avsluttes med signering av kontrakt. Kontrakten skal sikre at fylkeskommunen mottar de varer og tjenester som er lovet i forbindelse med konkurransen, på riktige betingelser. Alle kontrakter skal være skriftlige og undertegnet av bemyndigede personer. Det er viktig at det går klart fram av avtalen hva som skal leveres. Hva som skal tas med i en kontrakt vil være avhengig av anskaffelsens kompleksitet og omfang. Difi har i sin «Veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser» vist til at følgende forhold som et minimum bør være regulert i en kontrakt om varer eller tjenester: Beskrivelse av ytelsen hva som skal leveres, ev med henvisning til tilbud og konkurransegrunnlag. Pris hvilken pris som skal betales, eventuelt hvordan prisen skal beregnes. Betaling når og hvordan betalingen skal skje. Varighet for kontrakter som løper over tid Levering tid og sted Klausul om lønns- og arbeidsvilkår Mislighold hva skjer hvis leverandøren ikke leverer i henhold til kontrakten? Oppsigelse vilkår for oppsigelse av kontrakten. 2 Kr 1 600 000 eksklusiv merverdiavgift for tjenester 3 Uprioriterte tjenester er definert i vedlegg 6 til Forskrift om offentlige anskaffelser Innlandet Revisjon IKS Side 12

Fylkeskommunen har utarbeidet en kontraktsmal og standard avtalevilkår som skal brukes, så framt det ikke er utarbeidet egne avtalevilkår for den aktuelle konkurransen eller statens standardavtaler benyttes; jf. hjemmeside/ansattportal/innkjøp/gjennomføring av konkurranse/kontrakt. Fylkeskommunens kontraktsmal med avtalevilkår dekker opp anbefalingene fra Difi. Standardkontrakten inneholder følgende punkter: 1. Avtaleomfang avtalen omfatter levering av 2. Avtalebeskrivelse 3. Avtaleperioden fra start til slutt 4. Følgende vilkår gjelder for avtalen: a. Leveringsvilkår b. Betalingsvilkår c. Leveringstid 5. Avtalen består av denne underskrevne side og følgende vedlegg: a. Spesielle avtalevilkår b. Prisskjema c. Tilbud fra leverandør d. Standard avtalevilkår fra Oppland fylkeskommune 6. Opplysninger om leverandøren: Foretaksnummer, telefon, ordrekontor, distriktsrepresentant, avtaleansvarlig, epostadresse og telefaks. 7. Opplysninger om fylkeskommunen; Telefon, kontaktperson og epostadresse. 8. Underskrifter: Leverandør og Oppland fylkeskommune Standard avtalevilkår er en del av standard kontrakt; jf. Kontraktens punkt 5 d., og gjelder for kjøp av varer og/eller tjenester. Det er 26 hovedpunkter som er ment å dekke forhold som kan oppstå i kontraktsperioden; blant annet reglene som gjelder ved forsinket levering, mangler og mislighold av kontrakten. Det er kontraktdokumentene som regulerer og formaliserer partenes rettigheter og plikter vedrørende leveransen, fordeler risikoen mellom partene, fungerer som bevismiddel og gir rettsvirkninger. Revisjonen legger dette til grunn ved utledning av revisjonskriterier. I de tilfeller standard kontrakt og standard avtalevilkår ikke er brukt, legger vi til grunn at avtalene bør ha tilsvarende hovedpunkter; såframt det ikke er utarbeidet egne avtalevilkår for det aktuelle kjøpet. Kriterier som fylkeskommunens praksis måles mot når det gjelder kontrakter er følgende: Det skal foreligge skriftlige signerte kontrakter for å sikre leveranser på riktige betingelser. Fylkeskommunens standardkontrakt og avtalevilkår skal brukes dersom det ikke er utarbeidet egne avtalevilkår for den aktuelle konkurransen eller statens standardavtaler benyttes. Det skal fremgå av kontraktdokumentene hva som skal leveres. Det skal fremgå av kontraktdokumentene hva som skjer dersom levering ikke skjer i henhold til kontrakten. Innlandet Revisjon IKS Side 13

4.3 DATA Vi innhentet informasjon om de valgte konsulentkjøpene var formalisert i henhold til kravene via spørrebrev. Svarene er skjematisk fremstilt i vedlegg 1, tabell V1. Vi ba også om å få tilsendt anskaffelsesprotokollene og kontraktene, eventuelt annen dokumentasjon. 4.3.1 ANSKAFFELSESPROTOKOLL Foreligger anskaffelsesprotokoll? Undersøkelsen viser at det foreligger anskaffelsesprotokoller for 9 av de 17 konsulentkjøpene. Dette gjelder kjøp nr. 7, 8, 9, 10, 11, 13, 14, 15 og 16 i tabell V1. Tre av disse kjøpene er innleie av undervisningskompetanse hvor det er inngått avtaler knyttet til hvert skoleår og anskaffelsesprotokollene gjelder for skoleåret 2010-2011. Det foreligger ikke anskaffelsesprotokoller for 8 av de 17 konsulentkjøpene; kjøp nr. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 12 og 17. For 3 av de 8 konsulentkjøpene hvor det ikke foreligger anskaffelsesprotokoll, nr. 1, 4 og 17, er det lagt fram annen dokumentasjon som vurdering av innkomne tilbud og/eller åpningsprotokoll. For kjøp nr. 17 er det i tillegg til de nevnte dokumenter, lagt fram konkurransegrunnlag, kravspesifikasjon/ prosjektplan og kopi av brev om valg av tilbyder. For de resterende 5 kjøpene; nr.2, 3, 5, 6 og 12 er det ikke fremlagt noen dokumentasjon. Undersøkelsen viser at det er ført anskaffelsesprotokoll for kjøp av konsulenttjenester ved Fagenhet for Videregående opplæring, Gjøvik videregående skole, Raufoss videregående skole og Valle videregående skole. Ved Fagskolen Innlandet er det ført anskaffelsesprotokoll for 3 av 4 kontrollerte kjøp, mens det mangler anskaffelsesprotokoll for 1 av kjøpene. Anskaffelsesprotokoller er ikke ført ved Regionalenheten, Fagenhet for Kultur og Opus Hadeland. Fremgår anskaffelsens anslåtte verdi av anskaffelsesprotokollen? Det var ført anskaffelsesprotokoll for 9 konsulentkjøp, jf. 4.3.1. Anskaffelsens anslåtte verdi fremgikk av protokollen for 8 av de 9 anskaffelsene. Er manglende konkurranse begrunnet i anskaffelsesprotokollen? Det var ført anskaffelsesprotokoll for 9 konsulentkjøp; nr. 7, 8, 9, 10, 11, 13, 14, 15 og 16. Sju av disse kjøpene var foretatt uten konkurranse; kjøp nr. 7, 8, 9, 10, 11, 13 og 15. Det var gitt begrunnelser for manglende konkurranse for kjøpene. Seks av kjøpene var begrunnet med at det bare finnes én leverandør. De fleste av disse kjøpene gjelder skolers kjøp av undervisningstjenester. Begrunnelsen for det sjuende kjøpet var at siden kjøpet gjelder psykisk utviklingshemmede elever med stort behov for stabilitet, forutsigbarhet og trygghet, var tjenesten kjøpt direkte fra samme sted som kommunen Innlandet Revisjon IKS Side 14

brukte da den hadde ansvaret for elevene. For 2 kjøp som gjelder undervisningstjenester, nr. 14 og 16, er det opplyst i anskaffelsesprotokollen at andre leverandører er kontaktet. I begge tilfeller opplyses det at det også har vært utlyst stillinger flere ganger, men at det ikke har vært kvalifiserte søkere/at det ikke har vært søkere. 4.3.2 SKRIFTLIG KONTRAKT Foreligger skriftlig signert kontrakt? Det foreligger skriftlig kontrakt for 10 av de 17 konsulentkjøpene. Dette er kjøp nr. 1, 2, 3, 4, 7, 8, 10, 12, 16 og 17. Fem av kontraktene vi fikk forelagt var underskrevet av begge parter, to av kontraktene var underskrevet av bare leverandør, en av kontraktene var bare underskrevet av fylkeskommunen mens tre mottatte kontrakter ikke hadde noen underskrifter. For de resterende 7 konsulentkjøpene foreligger det ikke kontrakt. Dette er kjøp nr. 5, 6, 9, 11, 13, 14 og 15. Undersøkelsen viser at det foreligger skriftlige kontrakter for kontrollerte kjøp ved Regionalenheten, Fagenhet for Videregående opplæring, Raufoss videregående skole og Opus Hadeland. For Gjøvik videregående skole foreligger det kontrakt for 1 av de 2 kontrollerte kjøpene, mens ved Fagskolen Innlandet foreligger det skriftlig kontrakt for 2 av 4 kontrollerte kjøp. Det foreligger ikke skriftlige kontrakter for kontrollerte kjøp ved Fagenhet for Kultur og Valle videregående skole. Dessuten mangler det skriftlig kontrakt for 1 av 2 kontrollerte kjøp ved Gjøvik videregående skole og 2 av 4 kontrollerte kjøp ved Fagskolen Innlandet. Benyttes standardkontrakt? Oppland fylkeskommunes standardkontrakt og standard avtalevilkår er brukt for 3 av de 10 konsulentkjøpene hvor det foreligger skriftlig kontrakt. Dette gjelder kjøp nr. 1, 3 og 17. For kjøp nr. 8 er det brukt KSL - standardavtale for «Inn på tunet» (Kvalitetssystemet i landbruket). Er det beskrevet hva som skjer dersom levering ikke skjer i henhold til kontrakten. For de 7 kjøpene(nr.2, 4, 7, 8, 10, 12 og 16) hvor fylkeskommunens standardkontrakt ikke er brukt, er det leverandørenes formularer som er brukt(merking med leverandørenes logo). Disse kontraktene inneholder hovedpunktene i standardavtalen, men har ikke bestemmelser om sanksjoner ved manglende eller forsinket levering. Ved bruk av fylkeskommunens standardkontrakt er dette forhold som fremgår av fylkeskommunens standard avtalevilkår. Innlandet Revisjon IKS Side 15

Er det beskrevet hva som skal leveres? Det er beskrevet i kontraktdokumentene hva som skal leveres for de 10 konsulentkjøpene hvor det foreligger kontraktdokumenter. For 2 av de 7 kjøpene uten kontrakter, kjøp nr. 9 og 11, er det fremlagt annen dokumentasjon hvor det er beskrevet hva som skal leveres. For kjøp nr. 5 og 13 er det ikke fremlagt annen dokumentasjon, men det er opplyst at det skal foreligge korrespondanse på mail. For kjøp nr. 6, 14 og 15 er det ikke fremlagt annen dokumentasjon. 4.3.3 OPPSUMMERING ANSKAFFELSESPROTOKOLL OG SKRIFTLIG KONTRAKT TOTALT OG PR ENHET Tabellen viser en oversikt over våre funn vedrørende føring av anskaffelsesprotokoller og inngåelse av skriftlige kontrakter. Kategoriene 1-4 viser de ulike kombinasjonene og antall konsulentkjøp i hver kategori. Tabell 4.1 Antall kjøp som har anskaffelsesprotokoll og/skriftlig kontrakt Kategori Anskaffelsesprotokoll Skriftlig kontrakt Antall 1 Både protokoll og kontrakt Ja Ja 4 2 Bare protokoll Ja Nei 5 3 Bare kontrakt Nei Ja 6 4 Mangler både protokoll og kontrakt Nei Nei 2 17 Kategori 1 Undersøkelsen viser at det foreligger både anskaffelsesprotokoll og skriftlig kontrakt for 4 av 17 konsulentkjøp. Dette gjelder kjøp ved Fagenhet for Videregående opplæring, 1 av 2 kjøp ved Gjøvik videregående skole, Raufoss videregående skole samt 1 av 4 konsulentkjøp ved Fagskolen Innlandet. Kategori 2 For 5 konsulentkjøp er det skrevet anskaffelsesprotokoll, men det foreligger ikke skriftlige kontrakter. Dette gjelder for konsulentkjøpene ved Valle videregående skole, Gjøvik videregående skole(1 av 2 kjøp) og 2 av 4 kjøp ved Fagskolen Innlandet. Kategori 3 For 6 konsulentkjøp er det ikke skrevet anskaffelsesprotokoll, men det er foreligger skriftlige kontrakter. Dette gjelder konsulentkjøpene ved Regionalenheten og Opus Hadeland samt ett av konsulentkjøpene ved Fagskolen Innlandet. Kategori 4 For 2 konsulentkjøp mangler både anskaffelsesprotokoll og skriftlige kontrakter. Dette gjelder konsulentkjøp ved Fagenhet for Kultur. Innlandet Revisjon IKS Side 16

Undersøkelsen viser at Fagskolen Innlandet og Gjøvik videregående skole har varierende praksis. Fagskolen Innlandet har konsulentkjøp i kategoriene 1, 2, og 3 over, mens Gjøvik videregående skole har kjøp i kategori 1 og 2. 4.4 REVISJONENS VURDERINGER Våre vurderinger er basert på spørreundersøkelsen og de vedlagte dokumentene. 4.4.1 ANSKAFFELSESPROTOKOLL Revisjonen har vurdert fylkeskommunens praksis mot følgende kriterier: Det skal føres anskaffelsesprotokoll for alle anskaffelser over 50 000 kr ekskl. mva. Anskaffelsens anslåtte verdi skal være beregnet og fremgå av anskaffelsesprotokollen Det skal være gitt konkret begrunnelse for eventuell manglende konkurranse i anskaffelsesprotokollen Alle de utvalgte konsulentkjøpene er over 100 000 kr. Det er ført anskaffelsesprotokoller for 9 av 17 kjøp av konsulenttjenester. For 3 av kjøpene foreligger anskaffelsesprotokoller for skoleåret 2010-2011, men ikke for 2011-2012. Revisjonen vurderer at dette ikke er tilstrekkelig da det foretas nye anskaffelser for hvert skoleår. Revisjonen vurderer derfor at kravet om føring av anskaffelsesprotokoll er oppfylt for 6 av de 17 konsulentkjøpene, mens kravet ikke er oppfylt for de resterende 11 konsulentkjøpene. Revisjonen har kontrollert om minimumskravet om at anskaffelsens anslåtte verdi skal fremgå av anskaffelsesprotokollen, er oppfylt for de 9 mottatte anskaffelsesprotokollene. For 8 av 9 anskaffelsesprotokoller er anslått verdi på anskaffelsene oppgitt og revisjonen vurderer at kravet er oppfylt for disse, mens kravet ikke er oppfylt i 1 av anskaffelsesprotokollene. Revisjonen vil imidlertid bemerke at kravet om at anskaffelsens anslåtte verdi skal beregnes, gjelder uavhengig av om anskaffelsesprotokoll er ført eller ikke. Videre har revisjonen kontrollert om minimumskravet til begrunnelse for eventuell manglende konkurranse er oppfylt i anskaffelsesprotokollene. Det var foretatt kjøp uten konkurranse for 7 av de 9 anskaffelsene hvor det forelå anskaffelsesprotokoll. Begrunnelsene som var gitt, er at valgt leverandør var eneste kvalifiserte tilbyder. Etter revisjonens vurdering er det ikke tilstrekkelig at det skrives i protokollen at oppdragsgiver mener at det bare er en leverandør som kan oppfylle behovet. Dette må begrunnes konkret opp mot regelverket for anskaffelser. I følge «Rettleiar til reglane om offentlege anskaffingar» kapittel 7.3.2 må oppdragsgiver bevise at det bare er en leverandør som kan oppfylle behovet. Hensynet til konkurranse og likebehandling av leverandører tilsier at det ikke er nok å undersøke det lokale markedet, for eksempel en by eller en kommune, for å konstatere at det Innlandet Revisjon IKS Side 17

bare finnes én leverandør. I dette tilfellet gjelder de fleste anskaffelsene kjøp av undervisningstjenester som er uprioriterte tjenester 4 og følger bestemmelsene i Del I og II i Forskrift om offentlige anskaffelser selv om verdien overstiger EØS-terskelverdi. For disse tjenestene vil det derfor være nok å bevise at det bare finnes én leverandør i det norske markedet selv om samlet anskaffelse overstiger EØS-terskelverdi. For øvrige anskaffelser under EØS-terskelverdi 5 er det i utgangspunktet nok å bevise at det bare finnes én leverandør i det norske markedet. 4.4.2 SKRIFTLIG KONTRAKT Revisjonen har vurdert fylkeskommunens praksis for bruk av skriftlige kontrakter mot følgende kriterier: Det skal foreligge skriftlige signerte kontrakter for å sikre leveranser på riktige betingelser. Fylkeskommunens standardkontrakt og avtalevilkår skal brukes dersom det ikke er utarbeidet egne avtalevilkår for den aktuelle konkurransen eller statens standardavtaler benyttes. Det skal fremgå av kontraktdokumentene hva som skal leveres. Det skal fremgå av kontraktdokumentene hva som skjer dersom levering ikke skjer i henhold til kontrakten. Det forelå skriftlige kontrakter for 10 av de 17 konsulentkjøpene. Revisjonen vurderer at de 5 kontraktene som er underskrevet av begge partene, tilfredsstiller fylkeskommunens retningslinjer om å sikre leveranser på riktige betingelser. Revisjonen konstaterer at 3 av de fremlagte kontraktene bare var undertegnet av en av partene, mens 2 kontrakter ikke hadde noen underskrifter. For å sikre leveranser på riktige betingelser mener revisjonen at fylkeskommunen må sørge for at kontraktene blir underskrevet av begge parter i samsvar med retningslinjene. Når det ikke foreligger skriftlige signerte kontrakter for konsulentkjøpene, vurderer revisjonen at det er en betydelig risiko for at leveransene ikke skjer på riktige betingelser. Det synes å være liten bevissthet om bruk av fylkeskommunens standardkontrakt og avtalevilkår ved inngåelse av kontrakter. Standardkontrakt og standard avtalevilkår er utarbeidet for å sikre at leveransene skjer på fylkeskommunens premisser. Fylkeskommunens standardkontrakt og standard avtalevilkår er bare benyttet for 3 av anskaffelsene. For én anskaffelse var det brukt en annen standardavtale. Revisjonen har ingen opplysninger om at fylkeskommunen hadde utarbeidet egne avtalevilkår for de andre kjøpene. Revisjonen vurderer derfor at fylkeskommunens bestemmelser om bruk av standardavtale og avtalevilkår ikke er etterlevd. 4 Uprioriterte tjenester er definert i vedlegg 6 til Forskrift om offentlige anskaffelser 5 Kr 1 600 000 eksklusiv merverdiavgift for tjenester Innlandet Revisjon IKS Side 18

Etter revisjonens vurdering er det beskrevet i kontraktdokumentene hva som skal leveres for de 10 konsulentkjøpene med kontraktdokumenter. Det samme gjelder for to kjøp uten kontrakt hvor det er fremlagt annen dokumentasjon. For de resterende fem kjøpene er det ikke fremlagt dokumentasjon. Revisjonen har vurdert de 7 kontraktene som er inngått uten bruk av standard kontrakt opp mot fylkeskommunens standard avtalevilkår. Kontraktene inneholder ikke bestemmelser om sanksjoner ved manglende eller forsinket levering. Revisjonen vurderer videre at de for kjøpene som var foretatt uten kontrakter, vil manglende kontraktdokumenter øke risikoen for at fylkeskommunen ikke mottar de tjenestene som var lovet i forbindelse med kjøpet, på avtalte vilkår. Innlandet Revisjon IKS Side 19

5. PROBLEMSTILLING 2 5.1 HAR ENHETENE TILFREDSSTILLENDE KONTRAKTSOPPFØLGING? Problemstillingen har følgende underproblemstillinger: Er det etablert rutiner for kontraktsoppfølging? Følges det opp at leverte konsulenttjenester er i samsvar med kontraktbetingelsene? Difi definerer kontraktsoppfølging på følgende måte: Kontraktsoppfølging er «alle forhold og situasjoner som oppstår fra kontrakt er signert til kontrakten er avsluttet og partene ikke lenger har rettigheter og plikter etter kontrakten». Dette innebærer særlig å kontrollere og sørge for at leverandøren leverer det han skal, når han skal, og ellers oppfyller alle sine plikter. Men det innebærer også å implementere kontrakten i egen virksomhet, så man selv etterlever sine forpliktelser overfor leverandøren. Kontraktsoppfølging handler også om å håndtere uventede og endrede situasjoner som man ikke forventer når kontrakten ble inngått.(jf. Veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser fra Difi kapittel 1 3.avsnitt). Kontraktsoppfølging er viktig for å sikre en vellykket anskaffelse gjennom oppfølging av leveransen, og ved å ivareta rettigheter og plikter som påhviler partene etter kontrakten. God kontraktsoppfølging er også tvisteforebyggende, og bidrar således til effektiv ressursbruk både for oppdragsgiver, leverandøren og samfunnet. 5.2 REVISJONSKRITERIER 5.2.1 KOMMUNELOVEN På et overordnet nivå viser vi til kommunelovens 23 2.ledd som pålegger administrasjonssjefen å sørge for at administrasjonen er gjenstand for betryggende kontroll. 5.2.2 FYLKESKOMMUNENS REGELVERK Fylkeskommunen omtaler kontraktsoppfølging i innkjøpshåndboka og økonomihåndboka. Innkjøpshåndboka I fylkeskommunens innkjøpshåndbok er anskaffelsesprosessen delt i tre faser; planleggingsfasen, gjennomføringsfasen og oppfølgingsfasen. Innlandet Revisjon IKS Side 20

Planlegging Gjennomføring Oppfølging I følge innkjøpshåndboka vil beslutninger i et trinn av prosessen påvirke de etterfølgende trinnene, og en feil tidlig i prosessen kan få store konsekvenser for hva virksomheten til slutt står igjen med til å dekke sitt behov. Trinn 3 oppfølgingsfasen er inndelt i kontraktsoppfølging, livssykluskostnader og utfasing. Oppfølgingsfasen er imidlertid ikke nærmere omtalt i innkjøpshåndboka. Økonomihåndboka Fylkeskommunens økonomihåndbok del II om «Instrukser og rutiner for økonomiforvaltningen» sier i kapittel 1 følgende om ansvar for utarbeidelse av lokale rutiner: «Den enkelte rektor for de videregående skolene/lederne for fagenhetene i fylkeskommunen må sørge for at det etableres rutiner for den enkelte enhet, og at disse rutinene tilfredsstiller alle kravene til prosedyrer/instrukser, herunder internkontroll. Disse rutinebeskrivelsene må tilpasses de lokale forholdene, og kan derfor bli noe mer detaljerte enn de prosedyrer/instrukser som er felles.» Fylkeskommunens økonomihåndbok del II inneholder instrukser om arbeidsdeling i kapittel 4 hvor det heter at: «Den som mottar varen eller tjenesten skal påse at leveransen er i henhold til bestillingen som er gjort med hensyn til riktig pris, mengde og kvalitet.» Fylkeskommunen har ikke sentrale rutiner som sier hvordan kontraktsoppfølging skal utføres. Vi forstår bestemmelsene slik at det er den enkelte rektor/enhetsleder som har ansvar for å etablere rutiner for hvordan kontraktsoppfølgingen skal foregå i egen enhet. 5.2.3 VEILEDER I KONTRAKTSOPPFØLGING FRA DIFI Regelverket for offentlige anskaffelser gir ikke noen anvisninger på hvordan oppdragsgiver skal forholde seg i kontraktoppfølgingsfasen. Direktoratet for forvaltning og IKT, Difi, har derfor utarbeidet en veileder i kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser ved kjøp av varer og tjenester. I følge veilederen bør oppdragsgiver ha etablert rutiner og retningslinjer for god kontraktsoppfølging og fakturahåndtering. For å følge opp at leveransen er i samsvar med bestillingen, må oppdragsgiver sette seg godt inn i alle kontraktsvilkårene: Hvilke varer/tjenester skal leveres, kvalitetsmessige krav og spesifikasjoner, hoved-leveranse/tilleggs-leveranse, opsjoner, priser, leveringstider og kontraktklausuler. Difi anbefaler å ha på plass kontrollrutiner for å påse at man faktisk får det man betaler for. Ved kjøp av konsulenttjenester kan det være vanskelig å avgjøre om ytelsen er som beskrevet i kontrakten utover objektive faktorer som tidsforbruk. Konsulentens kvalitative ytelse er som regel beskrevet i tilbudet ved angivelse av erfaring og kunnskaper. For å kontrollere om ytelsen er i Innlandet Revisjon IKS Side 21

samsvar med kontrakten, kan man intervjue eller ha en spørreundersøkelse blant de som har jobbet sammen med konsulenten og som har fagkunnskap til å vurdere konsulentens kvalitet. Jf. Veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser kapittel 4.2. 5.2.4 KONTRAKTEN Revisjonen legger til grunn at en tilfredsstillende kontraktsoppfølging når det gjelder kjøp av konsulenttjenester, avhenger av at det er inngått en skriftlig kontrakt. Denne kontrakten bør tilfredsstille de vilkårene som fremgår av fylkeskommunens standardkontrakt, jf. omtalen i kapittel 4. Revisjonen har utledet følgende revisjonskriterier på grunnlag av bestemmelser i Oppland fylkeskommunes økonomihåndbok og interne retningslinjer for kontrakter: Den enkelte rektor for de videregående skolene og lederne for fagenhetene i fylkeskommunen bør ha etablert rutiner for kontraktsoppfølging tilpasset de lokale forholdene. Den som mottar tjenesten skal påse at kontraktbestemmelsene blir oppfylt; herunder at leveransen er i henhold til bestillingen med hensyn på rettidig levering, rett kvalitet og riktig pris og omfang. 5.3 DATA Vi har innhentet opplysninger om enhetenes/skolenes rutiner for kontraktsoppfølging. Vi spurte om hvilke rutiner som var etablert for kontraktsoppfølging, og mer spesifikt hvordan oppfølgingen hadde vært for de utvalgte konsulentkjøpene når det gjelder levering til rett tid og med rett kvalitet. Videre ønsket vi opplysninger om hvordan det ble kontrollert at faktureringen har vært i samsvar med kontraktbetingelsene for pris og omfang. De mottatte svarene er skjematisk fremstilt i vedlegg 1, tabell V2. Regionalenheten Det var skriftlige kontrakter for de fire kjøpene vi undersøkte; kjøp nr. 1, 2, 3 og 4. Ved kjøp nr. 1 og 3 var det brukt fylkeskommunens standardkontrakt og standard avtalevilkår. Regionalenheten opplyste at for kjøp nr. 1 og 2 vedrørende prosjektledelse for utarbeidelse av regionale planer og kjøp nr.3 prosessevaluering var det etablert styringsgrupper som hadde fulgt opp milepælsplan/eller hadde fått rapportering underveis. For en fjerde kontrakt vedrørende kartlegging av reiselivsbedrifter opplyste Regionalenheten at de ikke har hatt noen rutine for kontraktsoppfølging. Dette var et samarbeidsprosjekt med Hedmark fylkeskommune. På spørsmålet om hvordan enheten hadde fulgt opp at tjenestene var levert til rett tid, med rett kvalitet i samsvar med kontraktbetingelsene, svarte Regionalenheten at oppfølgingen for kjøp nr. 1, 2 Innlandet Revisjon IKS Side 22

og 3 hadde foregått gjennom rapporteringer underveis til styringsgruppen for prosjektene og oppdragsansvarlig i OFK, gjennom egne møter og i forhold til godkjent milepælsplan. For kjøp nr. 4 opplyste regionalenheten at oppfølgingen hadde foregått ved tett kontakt mellom prosjektleder og konsulent. På spørsmål om hvordan det er kontrollert at faktureringen er i samsvar med kontraktbetingelsene med hensyn til pris og omfang svarte Regionalenheten følgende for de 4 utvalgte kjøpene: Kontroll av alle fakturaer i forhold til utført arbeid og kontrakt(nr.1), månedlig kontroll av faktura mot kontraktbetingelser(nr.2), utført arbeid har blitt kontrollert(nr.3) eller kontroll med at betalingsplanen ble fulgt(nr.4). Fagenhet for Kultur Det var ikke inngått skriftlige kontrakter for de to kjøpene vi undersøkte; kjøp nr. 5 og 6 vedrørende innleie av instruktører til filmtiltak for barn og unge og arbeid for filmverkstedet. For det første kjøpet har vi fått opplyst at det skal foreligge mailkorrespondanse om behovet for instruktører og satsene i den kulturelle skolesekken, mens for det andre kjøpet er det en muntlig avtale med fagenhetsleder. Kulturenheten opplyste for det første kjøpet at på turnéer hvor instruktører er blitt benyttet, har prosjektleder fulgt opp de innleide instruktørene kontinuerlig. For det andre kjøpet er det opplyst at det har vært kontroll med at tjenestene faktisk ble utført. Fagenhet for kultur opplyste at de har hatt kontinuerlig oppfølging av kvalitet og rettidig leveranse og at tjenestene er av en slik art at de må gjennomføres til rett tid. For det første kjøpet opplyste fagenheten for Kultur at det har blitt sjekket at fakturaene samsvarte med oppdragene som faktisk var utført. For det andre kjøpet er det opplyst at det ble kontrollert at faktureringen stemmer med oppgavene som skulle utføres og med satsene i den kulturelle skolesekken. Fagenhet for videregående opplæring Det var inngått skriftlig kontrakt for kjøpet; kjøp nr.7 vedrørende analyse av resultater for nasjonal elev- og lærlingeundersøkelse. Fagenhet for videregående opplæring opplyste at det for slike kontrakter vil være i kontinuerlig dialog med leverandøren med underveisevalueringer og planlegging av fremtidige leveranser, og at avvik blir tatt opp umiddelbart. Den viktigste kontraktsoppfølgingen blir gjort gjennom tett dialog. Fagenhet for videregående opplæring opplyste at de har fulgt opp leveransen med hensyn på levering til rett tid og til rett kvalitet gjennom elektronisk korrespondanse, fysiske møter og presentasjoner. Fagenhet for videregående opplæring opplyste at kontroll med at faktureringen er i samsvar med kontraktbetingelsene med hensyn til pris og omfang er foretatt opp mot kontrakt ved kontering og anvisning av faktura. Innlandet Revisjon IKS Side 23

Gjøvik videregående skole Det var inngått skriftlig kontrakt for det første kjøpet vi undersøkte; kjøp nr. 8. Kjøpet gjaldt pedagogisk opplegg for psykisk utviklingshemmede elever. For det andre kjøpet(nr.9) som gjaldt alternativ opplæring i bedrift, ble det ikke fremlagt kontrakt, men en utplasseringsavtale mellom eleven og bedriften. Gjøvik videregående skole opplyste at de har følgende rutine for kontraktevaluering med hensyn på kvalitet, kvantitet og pris: Kontrakter med utløpsdato skal evalueres minimum 1 mnd. før oppsigelsestiden starter eller 3 måneder før utløpsdato. Løpende kontrakter skal evalueres minimum 1 gang pr år for kontrakter > kr. 100 000 og minimum hvert andre år for mindre kontrakter. For det første kjøpet opplyste Gjøvik videregående skole at levering til rett tid med rett kvalitet har blitt fulgt opp gjennom dialog med de ansatte som har vært med elevene på aktiviteten. For det andre kjøpet er det opplyst at skolens representanter har besøkt bedriften for å se at opplegget fungerer etter forutsetningene. Ved behov har skolens assistent fulgt eleven i opplæringen ved bedriften. For det første kjøpet opplyste Gjøvik videregående skole at det er kontrollert at faktureringen er i samsvar med kontraktbetingelsene gjennom ordinær fakturakontroll, basert på avtalt dagspris. For det andre kjøpet er det opplyst at kontrollen gjennomføres gjennom fakturagodkjenningsprogrammet som spesialpedagogisk leder utfører. Fagskolen Innlandet Det forelå skriftlige kontrakter for to kjøp; nr. 10 og nr.12 innleid undervisning i tekniske datafag og maskintekniske fag. Fagskolen Innlandet opplyste at de to kontraktene er fulgt opp gjennom møter med ledelsen i firmaene og lærere eller avdelingsledere og tillitsmenn i klassene. For to andre kjøp foreligger ikke skriftlig kontrakt. Dette gjelder innleie av undervisningskompetanse innen VVS, klimaenergi og miljø, kjøp nr. 11, hvor det foreligger annen dokumentasjon i form av en detaljert spesifikasjon over klasser, fag, lærere og tidsramme. Timepriser er også angitt. For innleie av undervisningskompetanse i bygningsautomasjon, kjøp nr.13, er det opplyst at det foreligger mailkorrespondanse. For disse to kjøpene er det opplyst at kontraktsoppfølgingen foregår gjennom kontakt med avdelingsleder og skolens koordinator innen fagområdet. For alle de fire kjøpene opplyste fagskolen at oppfølging av rettidig leveranse med rett kvalitet har foregått gjennom ledelsens dialog med lærer/løpende kontakt med fagkoordinator, studentevalueringer og klasseteammøter. Innlandet Revisjon IKS Side 24

Kontroll av at faktureringen er i samsvar med kontraktbetingelsene med hensyn på pris og omfang har foregått på følgende måte: For de to kjøpene med kontrakt opplyste Fagskolen Innlandet at de har kontrollert fakturaene mot kontrakter, mens for de to kjøpene uten kontrakt opplyste de at faktura er kontrollert mot avtalt timetall. Valle videregående skole Det forelå ikke skriftlige kontrakter for de to utvalgte kjøpene av undervisningstjenester; anleggsgartnerfag og hest/hovslager. Revisjonen har ikke fått tilsendt andre dokumenter som viser hva som var avtalt. Når det gjelder kontraktsoppfølging, opplyste Valle videregående skole at de har hatt møter om kvaliteten på undervisningen innen fagfeltene, og at det er etablert eget lærings- og utviklingsteam. Valle videregående skole opplyste videre at de har hatt jevnlige møter og har sjekket at undervisningen har blitt gjennomført. For å kontrollere at fakturering var i samsvar med avtale, opplyste Valle videregående skole at de hadde sjekket planlagt timetall mot timetall i faktura. Det ble ikke gitt opplysninger om kontroll av pris. Raufoss videregående skole For kjøp av undervisningstjeneste for studiet Dataelektroniker var det inngått skriftlig engasjementsavtale. Raufoss videregående skole opplyste at de ikke har etablert rutiner for kontraktsoppfølging. For kontroll av at tjenestene er levert til rett tid og med rett kvalitet opplyste Raufoss videregående skole at de har fulgt interne oppfølgingsrutiner med lærerevaluering, elevundersøkelser, HKI 6, fraværsstatistikk og frafallstatistikk. For kontroll av at faktureringen har vært i samsvar med betingelsene for pris og omfang, opplyste Raufoss videregående skole at de har fulgt ordinære internrutiner hvor kontoret konterer, fagansvarlig attesterer og rektor anviser. Opus Hadeland Det forelå skriftlig kontrakt for kjøp av kompetanseutvikling for ansatte i grunnskolene på Hadeland. Fylkeskommunens standard kontrakt og standard avtalevilkår var brukt. Opus Hadeland opplyste at kontraktsoppfølging foregår ved jevnlige møter med oppdragsgiverne. For kontroll av at levering skjer til rett tid og med rett kvalitet opplyste Opus Hadeland at dette ble ivaretatt gjennom møter mellom oppdragsgiver og leverandør. Videre ble det opplyst at kontroll av at faktureringen er i samsvar med kontraktbetingelsene skjer ved kontroll mot avtaler og tilbud. 6 Human Kapital Indeks; måle- og tiltaksverktøy som styrker arbeidsmiljø, operativt lederskap og engasjement. Innlandet Revisjon IKS Side 25