Eksamen og vitnemål som fellestjeneste - svar fra UTA

Avdeling for utdanning Arkivref.: 2016/1514 Dato: 01.11.2017 Universitetsdirektøren Eksamen og vitnemål som fellestjeneste - svar fra UTA Viser til brev av 13.09.2017 hvor Avdeling for utdanning får i oppdrag i år svar på hvordan fellestjenesten for eksamen og vitnemål kan operasjonaliseres og utformes. Innledningsvis må det påpekes at eksamensområdet er et stort arbeidsfelt som i mange år har foregått desentralisert ved UiT. Unntak er forvaltning av regelverket, avvikling av skoleeksamener for de fleste fagområder ved Campus Tromsø og prosjektledelse for digital eksamen, som har vært håndtert fra nivå 1. Det gjenstår fortsatt mye arbeid før vi kan besvare all spørsmålene som stilles. Det vil imidlertid ikke hjelpe med en kort utsettelse i fht fristen 1.november, men det må brukes tid etter denne fristen for å utrede nærmere både avgrensinger, arbeidsdeling og ressursbruk. Vi vil under de ulike spørsmålene peke på hva som må jobbes videre med. Det er også i prosessen kommet frem at det er ulik forståelse ute på fakultetene hva som menes med en fellestjeneste og at det for eksamens og vitnemålstjenesten er viktig å tydeliggjøre at følgende definisjon legges til grunn: «En fellestjeneste er et helhetlig, administrativt tjenestetilbud som gis til hele eller deler av organisasjonen, der ressursene brukes samlet til beste for alle de som bruker tjenesten. Normalt vil en fellestjeneste tilbys av én enhet i organisasjonen, men det er også mulig å tenke at flere nivåer tilbyr en fellestjeneste sammen.» Det innebærer ikke at tjenesteleveransen sentraliseres. For eksamens- og vitnemålstjenesten vil det være viktig å ha en tjeneste med ansatte på både nivå 1 og nivå 2 og på alle campus. 1. Avgrensing og arbeidsdeling I første omgang er det her viktig å angi hva fellestjenesten skal omfatte/ikke omfatte og hvordan arbeidsdeling skal legges opp mellom de involverte nivåene. For å besvare dette tas det utgangpunkt i Kvalitetssystemets beskrivelse av arbeidsoppgaver som er beskrevet under forvaltning av eksamen, sensur og vitnemål. I utgangspunktet mener vi at følgende områder bør omfattes av en fellestjeneste ledet fra nivå 1: 1.1.Planlegging av eksamen. Det ble i work-shop 12.-13.oktober startet opp en verdistrømsanalyse av eksamensplanleggingen. Vi anbefaler at dette arbeidet fullføres for å gi oss et bedre beslutningsgrunnlag, mulighet til å synliggjøre gevinstene og for å peke ut evt områder som ikke skal inkluderes i fellestjenesten. Det påbegynte arbeidet viser at vi har ulik praksis i planleggingen og at vi må se nærmere på hvordan planlegging i fht de ulike eksamensformene henger sammen; inklusive de som ikke omfatter bruk av lokaler slik som hjemmeeksamener. Planlegging av eksamen inkluderer bl.a. følgende arbeidsoppgaver: Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no

a. Reservere eksamensrom og fordele kandidater på rom b. Fakultetsvise eksamensplaner med dato, klokkeslett og eksamensrom c. Publisering av eksamensdatoer d. Administrere og koordinere eksamensvakter til skriftlige skoleeksamener i UiTs lokaler e. Administrere og avvikle kontinuasjonseksamener og utsatte prøver f. Fastsette sensorordning g. Oppnevning av sensorer, avtaler/kontrakt med sensorer h. Utarbeide sensorveiledning 1.2 Avvikling av eksterne eksamener For å sikre at eksamener som arrangeres av UiT utenfor våre egne lokaler gjennomføres med like høy kvalitet som de som arrangeres lokalt, bør dette inkluderes i en fellestjeneste. Det gjennomføres både ekstern eksamensavvikling for enkeltstudenter og planlagt ekstern eksamensavvikling. 1.3 Gjennomføring Gjennomføring av eksamen inkluderer mange ulike delprosesser og det ble også her startet opp en verdistrømsanalyse i work-shop 12.-13.oktober. Også denne bør sluttføres. Dagens arbeidsdeling er stort sett bestemt av eksamensformen. Gjennomføring av eksamen inkluderer bl.a. følgende oppgaver: a. Kontroll av hjelpemidler b. Klargjøring av eksamenslokaler c. Innhenting og utsending av eksamensoppgaver d. Arkivering 1.4 Tilrettelegging Tilrettelegging på eksamen og tilrettelegging i studiesituasjonen, er oppgaver som utføres sjelden. I kartleggingen som ble utført av utdanningsgruppa i ADM2020, viste resultatene at det var under 10% av de spurte som utførte denne typen oppgaver daglig eller flere gang pr.måned. 21 % utførte det sjeldnere og 64 % aldri. 189 studieadministrativt ansatte svarte på dette spørsmålet. Dette i seg selv er et argument for at arbeidsoppgaven bør organiseres inn i en fellestjeneste. Det grunnlag for robuste administrative miljøer og sikrer likt tjenestenivå. Vi kan velge å se på tilrettelegging under eksamen isolert for å sikre likebehandling av studentene innenfor eksamensområdet. Det er også et svært regulert område som egnes seg for bli ivaretatt i en fellestejenste. En del av fakultetene melder om at de jobber tett med tilrettelegging av studiesituasjonen forøvrig og for eksamen, og at det er ikke er god service overfor studentene å skille disse tjenestene. Denne tjenesten krever nærhet til studiet og mer skreddersøm og skjønnsmessige vurderinger en tilrettelegging for eksamen. Vi anbefaler at det foretas en nærmere vurdering om begge disse områdene bør omfattes av fellestjenesten, eller om den utelukkende skal håndtere eksamen. 1.5 Sensur Det ble også igangsatt en kartlegging av sensurarbeidet i work-shopen og denne verdistrømsanalysen bør også fullføres for å få avklart hensiktsmessig arbeidsdeling mellom fellestjenesten og andre nivå. Som en del av sensurarbeidet kan nevnes: a. Fastsette vurderingsuttrykk og karakterfastsettelse b. Kandidatnummerering c. Utsending av besvarelser, kandidatlister og sensorveiledning d. Se til av sensurfrist overholdes e. Sensurregistrering i FS og overføring av sensur til protokoll f. Arkivering av protokoller 1.6. Vitnemål Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2

I dag er vitnemålsarbeidet delegert ut til fakultetene; hvert fakultet skriver ut vitnemål for sine grader. Et vitnemål er et verdipapir som det er knyttet formalkrav til og hvor det er fastsatt regler til for utstedelse. Vitnemålsarbeidet er sesongbetont og derfor en oppgave som utføres sjelden, men for noen med et viss volum og med fordeling på flere personer. Med ulikhet i størrelse på fakultetene er det ved noen fakultet en oppgave som utføres sjelden og av få personer. Det gjør at de er sårbare for fravær og sliter med å klare å opprettholde kompetanse. Ved å legge vitnemålarbeidet til en fellestjeneste vil det føre til en mer enhetlig saksbehandling og kontrollrutiner. En fellestjeneste vil sikre en enhetlig kvaliteskontroll, det er i dag ulik praksis om det utføres vitnemålskontroll eller ikke. Den påbegynte verdistrømsanalysen viser så langt at det er ulikheter i praksis mellom fakultetene. Denne bør fullføres for å sikre en felles rutine slik at risiko for feil minimeres. 2. Oppgaver utenfor fellestjenesten Spesifisering av hvilke oppgaver, om noen, innenfor feltet som eventuelt skal ivaretas av andre nivå enn de som er ansvarlige for tjenesten. Som det går frem under punkt 1 anbefales det at de påbegynte verdistrømsanalysene fullføres. De vil gi oss svar på om det er noen områder som ikke bør inkluderes i fellestjenesten. Så langt er følgende områder identifisert som uavklart om de bør inngå i en fellestjeneste: Ansvar for planlegging og gjennomføring av muntlig eksamen og praktiske/ utøvende prøver. Herunder reservere og klargjøre eksamensrom til disse eksamensformene. Ajourføring av arbeidskrav i FS Saksbehandling av søknader om begrunnelse og klager. Dette arbeidet ble ikke tatt opp i kartlegginga som ble startet i work-shopen. Vi må hente inn erfaringer fra fakultetene på hvordan begrunnelser håndteres av fagmiljøene. Det vi så langt har fått inn viser at det er ulik praksis 3. Beskrivelse av endringer Kort beskrivelse av hvilke endringer (prosess/organisering/personell/økonomi) som kreves for etablering av tjenesten, sammenlignet med dagens situasjon. En etablering av fellestjeneste for eksamen og vitnemål krever store endringer, både av praktisk og holdningsmessig karakter. Nivå 1 har i dag 2 faste ansatte med hovedansvar for eksamen, samt 1,5 i prosjekt digital eksamen. Personer som i dag er ansatt på nivå 2 og 3 og som skal være en del av fellestjenesten, må ansettes på nivå 1. Det er også flere som arbeider med eksamen og vitnemål som deler av sin stilling, dette gjelder bl.a. de som er tilsatt som studiekonsulenter på instituttnivå. Vi må også så snart som mulig avgjøre hvilke oppgaver som ikke skal omfattes av fellestjenesten, slik at vi kan gjøre en fordeling av ansvar og stillingsressurser. Arbeidsflyt må endres for å få til standardisering. 4. Digitalisering Klargjøring av hvilke behov tjenesten har med hensyn til digitalisering av arbeidsprosesser og verktøy. UiT er godt i gang med digitalisering av hele eksamensprosessen og har digitalisert stort sett all innlevering av hjemmeeksamener og ca 30% av skoleeksamenene. Ved å øke omfanget av digitale eksamener vil vi få bort en del tidstyver som vi dag har identifisert. Som eksempel kan nevnes at vi i dag benytter budbiltjeneste for å frakte eksamensoppgaver mellom eksamenslokalene våre. Det koster ressurser både i tid og penger. Ved å forlenge digital eksamensprosjektet i ytterligere 3 år vil vi bl.a. ha fokus på å utvikle muligheter for å digitalisere de eksamensordningen som i dag ikke kan inkluderes i det verktøyet som benyttes og få enda flere til å gå over fra papir til digital eksamensavvikling. Når vi har som mål å digitalisere hele eksamensprosessen, så innebærer det også den administrative delen av jobben. Vi har frem til i dag gjennomført planleggingen av skoleeksamenene manuelt og vi er i ferd med å ta i Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 3

bruk et elektronisk verktøy til dette. Verktøyet vi skal ta i bruk leveres av UiO som en del av BOTTsamarbeidet om TP- rom-, time- og eksamensplanlegging. Felles studentsystem (FS) kan også utnyttes bedre og utvikles videre. For eksempel så er det spilt inn et ønske om fortløpende produksjon av kandidatnummer. Dette er en jobb som i dag utføres på fakultetsnivå og vil forenkles betydelig om vi kan få dette automatisert. 5. Gevinster I henhold til prinsippene for adm2020 må det synliggjøres hvordan fellestjenesten kan bidra til å oppfylle disse (flyteffektivitet, standardisering, likt tjenestenivå, økt administrativ fleksibilitet osv se innledning i brevet). Det må også synliggjøres hvordan opprettelse av fellestjenesten vil føre til reduksjon i administrativ ressursbruk. Vi vurderer at innføring av eksamen og vitnemål som fellestjeneste vil kunne bidra til: Økt standardisering av eksamensforvaltningen vil bidra mer forutsigbarhet og likt tjenestetilbud overfor studenter og fagmiljøene. Vi unngår etablering av lokale variasjoner som er risiko for feil og forskjellsbehandling. Økt spesialisering og kompetanse innen eksamensforvaltingen minsker risiko for feil, færre klager på formelle feil og gi medarbeidere en større trygghet. Økt koordinering og samordning. Dagens krav til eksamensforvaltningen krever større koordinering og samordning mellom fagmiljø og campus, enn når dagens organisering ble iverksatt i 2009. Dette er tydeliggjort i digitaliseringsprosjektet hvor eksamensavvikling i samme emne, til samme tid og på flere campus er et godt eksempel på hva vi måta hensyn til i dag. En fellestjeneste vil ha en større helhetlig oversikt over behovene, enn hva vil klarer i dag. Økt digitalisering av hele eksamensprosessen. Digitalisering av eksamen er et strategisk mål for UiT og det er en klar forventning fra studentene. Vi imøtekommer disse og vil samtidig ved å digitalisere for og etterarbeidet gi gevinster både i fht tidsbruk og hvordan vi utnytter våre administrative ressurser. I dag ser vi at de vitenskapelige ansatte får tilsendt oppgaver til sensur umiddelbart etter at en digital eksamen er gjennomført, mens det for papireksamen brukes tid til kopiering og forsendelse. Digitalisering av planleggingsarbeidet gjør administrasjonen mindre sårbar. Økt robusthet i eksamensavviklingen. Økt robusthet vil kunne bidra positivt for saksbehandlernes arbeidsmiljø ved at oppgavene blir mindre personavhengige, noe som er et problem ved eksempel fravær på grunn av sykdom eller ferie. Økt kvalitet i vitnemålsarbeidet gjennom mer enhetlige rutiner. Administrativ ressursbruk Det var 144 personer i kompetansekartlegging gjennomført av POA, som svarte at de på en eller annen måte var involvert i eksamen. Vi gikk inn i tallene for å se på hvor stor andel av sin stilling de jobbet med eksamen, sett i forhold til de 12 andre svaralternativene de hadde. Kun 3 hadde da 70% eller mer, en 50% og resten under 30% av sin stilling satt av til eksamensarbeid. Kun en person oppgav å jobbe 100% og dette er en person ansatt i UTA. Dette resultatet er vanskelig å bruke til å beregne hvor mye ressurser vi trenger for å etablere en fellestjeneste. I kartlegging som ble gjennomført av utdanningsgruppa i ADM2020 svarte 185-188 personer på spørsmål knyttet til eksamen. Det er inntil 56 personer som svarer at de har en eller flere arbeidsoppgaver knyttet til eksamen 1 gang i måneden eller oftere. Inntil 38 personer svarer at de gjør dette sjeldnere. De øvrige som har svart er ikke involvert i eksamensoppgaver. Dette omfanget av personer ligger nok nærmere virkeligheten enn de 144. Vi vet at både seksjonsledere, kontorsjefer og studiekonsulenter på insituttnivå har eksamen som en liten andel av sin stilling. Her er spørsmål som de svarte på: Hvor ofte utfører du følgende oppgaver knyttet til eksamen? Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 4

Opprette vurderingsenhet i FS: 27 har svart at de gjør dette 1 gang pr måned eller oftere, 29 gjør det sjeldnere. Kontroller og endre opprettede vurderingsenheter i FS: 41 svarer at de gjøre dette 1 gang pr måned eller oftere, 38 gjør det sjeldnere. Forvalte liste over godkjente sensorer: 41 svarer at de gjør dette 1 gang i måneden eller oftere Forvalte liste over eksamensdato, vurderingsform og sensurordning: 56 svarer at de gjør dette 1 gang i måneden eller oftere. Godkjenne kandidater til tidlig eksamen: 27 svarer at de gjør dette 1 gang pr måned eller oftere. Plassere skoleeksamen på dato og rom: 20 personer svarer at de utfører denne arbeidsoppgaven. Samme gjelder rekruttering av eksamensvakter og 13 setter opp vaktlister for eksamensvaktene. 6. Lokalisering/organisering Hvordan bør de ansatte som gir tjenesten være lokalisert og organisert? - Hvilke oppgaver krever at de ansatte er lokalisert nært brukere/tjenestemottakere? - Hvilke oppgaver kan utføres uten å forutsette nær lokalisering til brukere/tjenestemottakere? - Hvilke oppgaver kan egne seg for plassering/oppbygging av adm. kompetansemiljø som helt eller delvis er lokalisert utenfor campus Tromsø? I organiseringen og lokaliseringen av eksamens og vitnemålsarbeidet må vi ta hensyn til at det både finnes arbeidsoppgaver som krever nærhet til studenter og ansatte, men også oppgaver som kan utføres uten geografisk nærhet til brukerne. Det betyr at vi anbefaler å legge opp til en fellestjeneste som har ansatte både på nivå 1, nivå 2 og våre campus, men under samme ledelse. Dette var også føringen i utdanningsrapporten i ADM2020. Det stiller store krav til koordinering av de som leder tjenesten og at det legges opp til faste møtepunkt for å sikre god koordinering, informasjon og kompetanseutvikling for de ansatte. Vi er ikke kommet langt nok i utvikling av tjenesten til å si hvordan fordelingen mellom nivåene bør være. 7. Involvering Beskrivelse av hvordan ansatte med relevant kompetanse og erfaring har vært / skal involveres i arbeidet. Fordi tjenestene er av ulik art og krever ulike former for planlegging kan dette gjøres på flere måter, for eksempel ved: - Bruk av faste møtearenaer (personalsjefmøte, studiesjefsmøte etc) - Opprettelse av prosjektgrupper m.m. - Igangsetting av verdistrømskartlegging og forbedringsprosjekt Bakgrunnen for at eksamen og vitnemål skal etableres som fellestjeneste er de innspill og vurderinger som er gjort i ADM2020 prosjektet frem til i dag. Dagens ansvarsfordeling ble fastsatt i 2009, men med noen nødvendige tilføyelser og endringer som følge av at UiT senere har fusjonert med flere høgskoler og fått flere campuser utenfor Tromsø. Gjeldende ansvarsfordeling gjør arbeidet innenfor eksamensområdet fragmentert og det involverer svært mange ansatte på alle organisatoriske nivå. Dette fører til at det etableres ulike praksiser og lokale variasjoner i arbeidet, og det gjør koordineringen vanskelig. Risikoen for forskjellsbehandling og feil er dessuten stor. Behovet for å samordne og koordinere eksamensarbeidet bedre har økt i takt med økende antall studenter, eksamener og campuser. Med så mange involverte ansatte og nivåer er dette utfordrende å få til. Mange fakulteter har spilt inn eksamen som et område som bør gjennomgås i forbindelse med Adm2020, og det er en generell oppfatning i organisasjonen om at det er nødvendig med en reorganisering. Det ble derfor foreslått av utdanningsgruppen i ADM2020, uten at det ble sagt hvordan dette skulle gjøres i detalj. Etter at beslutningen ble tatt av universitetsdirektøren har det vært gjennomført en works-shop 12.-13.oktober hvor alle fakultetene ble bedt om å peke ut deltakere. Alle nivå og campus har var representert. Det ble i denne works-shopen startet opp verdistrømsanalyser knyttet til følgende områder: Planlegging Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 5

Gjennomføring Vitnemål Sensur Dette arbeidet må fullføres gjennom nye samlinger med ansatte med erfaring fra disse arbeidsområdene. Det ble også i forbindelse med denne bestillingen utarbeidet et notat som tok utgangspunkt i de arbeidsoppgavene som er beskrevet i Kvalitetssystemet under forvaltning av eksamen, sensur og vitnemål. Det innehold de samme punktene som er beskrevet under punkt 1 i dette notatet, men litt mer utfyllende. Studiesjefforum som referansegruppe ble involvert for å få tilbakemelding fra fakultetene på foreslått områder som skulle inngå i fellestjenesten. Det ble presisert at dette var en utfyllende oversikt. I tilbakemeldingen påpeker flere at de har fått korte frister og at de ikke har involvert nivå 3 i stor nok grad. De svarer, forståelig nok, med utgangspunkt i dagens arbeidsdeling mellom nivå 2 og 3. Vi vil derfor foreslå at vi i den videre prosess viderefører de verdistrømsanalysene som er startet opp og at vi i enda større grad involverer de som jobber innenfor de ulike områdene. Det kan også være fornuftig å se nærmere på de fakultet som har erfaring med eksamen som fellestjeneste levert fra nivå 2. Uttalelsene fra fakultetene gjennomgås ikke her, men tas med i den videre arbeidet med definisjon av fellestjenesten. Det gjøres også oppmerksom på at tilbakemeldingene kan tyde på at det er ulike oppfatning av hva en fellestjeneste ledet fra nivå 1 kan være og hvordan den kan organiseres. Noen har en oppfatning av at det innebærer en sentralisering av alle oppgaver. Vennlig hilsen Heidi Adolfsen studiedirektør heidi.adolfsen@uit.no 77 64 59 12 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 6