Utforming og operasjonalisering av studentopptaket som fellestjeneste

Transkript

1 Avdeling for utdanning Arkivref.: 2017/5476 Dato: Universitetsdirektøren Utforming og operasjonalisering av studentopptaket som fellestjeneste Vi viser til universitetsdirektørens brev datert hvor Avdeling for utdanning blant annet fikk i oppgave å foreslå utforming og operasjonalisering av studentopptaket som fellestjeneste. I arbeidet har vi lagt til grunn rapporten fra arbeidsgruppa for Utdanningsområdet og utformet forslag til fellestjeneste og arbeidsdeling mellom nivåene, som har vært til intern høring ved berørte enheter. Vi har også sett til NTNU som har praktisert opptaket som fellestjeneste en stund og vårt forslag er langt på vei i tråd med hvordan NTNU praktiserer opptaket som en fellestjeneste i dag. 1. Avgrensing og arbeidsdeling Studentopptaket som fellestjeneste Vi foreslår at opptak som fellestjeneste i utgangspunktet skal omfatte opptaket av studenter til alle studiepoengivende studier ved UiT. Dette handler om fordeling av offentlige studieplasser, hvor opptaket er regulert i nasjonale og lokale forskrifter og retningslinjer. Regelverket er komplekst og rammene varierer til dels stort mellom de ulike opptakene. Det er en målsetning om at all saksbehandling i studentopptaket skal skje digitalt i Felles studentsystem. Saksbehandlingen er kompetansekrevende og det stilles krav til forsvarlig saksbehandling. Fellestjenesten omfatter dermed opptak til grunnutdanninger i samarbeid med Samordna opptak, mastergradsprogrammer og etter- og videreutdanning. I tillegg omfattes opptak til årsstudier, enkeltemner på bachelor-, master- og doktorgradsnivå, samt forkurs/realfagskurs/y-vei/3-semester og norsk trinn 3. Det legges også til grunn at tjenesten skal omfatte opptak til Ledige studieplasser og suppleringsopptak. Vi legger videre til grunn at fellestjenesten skal omfatte alle søkere, uavhengig av om søkeren har opptaksgrunnlag innenfor eller utenfor Norden. I det internasjonale studentopptaket er det viktig at UiT har et kontaktpunkt mot UDI og tilsvarende i forhold til Samordna opptak i forbindelse med det nasjonale opptaket til grunnutdanninger. I fellestjenesten, saksbehandlingsprosessen, inngår som utgangspunkt følgende oppgaver: - klargjøring for opptak i søknadsweb, lokalt og nasjonalt - søknadsinformasjon på nett - veiledning av studiesøkere om søknadsprosessen - mottak av søknader og dokumentasjon - purring på manglende dokumentasjon - kontroll/verifisering av dokumentasjon - vurdering av kvalifikasjoner - rangering av kvalifiserte søkere - utforming av begrunnelse for vedtak - utsendelse av avslag og tilbud Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

2 - mottak av svar - supplering fra ventelister - saksbehandling av søknader om dispensasjon fra søknadsfrister - saksbehandling av søknader om utsatt studiestart - saksbehandling av klager over vedtak fattet av fellestjenesten Avgrensninger Tjenesten omfatter ikke opptak til doktorgradsprogrammer. Opptaket til doktorgradsprogram har egne og omfattende rammer, hvor det kreves spesialistkompetanse. Opptaket henger langt på vei sammen med tilsettingsprosesser og det inngår omfattende faglige vurderinger i prosessen. Det finnes gode argumenter for at opptaket til doktorgradsprogrammer bør være en egen fellestjeneste, men det legges her til grunn at slik fellestjeneste ikke skal etableres nå og at dette opptaket uansett bør skilles fra det ordinære studentopptaket. Opptak til enkeltemner på doktorgradsnivå har likhetstrekk med det ordinære enkeltemneopptaket og foreslås innlemmet i fellestjenesten. Tjenesten omfatter ikke opptak til ikke-studiepoenggivende kurs for ansatte ved UiT. Det er her ikke tale om fordeling av offentlige studieplasser etter gjeldende opptaksregelverk. Disse kursene har også et annet formål. Tjenesten omfatter ikke opptaket til Norsk trinn 1 og 2. Disse kursene er ikke studiepoenggivende og ikke omfattet at opptaksregelverket. Tjenesten omfatter ikke mottak av nye internasjonale gradsstudenter. Ansvaret for mottak av nye internasjonale gradsstudenter bør ligge til nivå 1, som i dag, i samarbeid med fakultetene. Dette inngår imidlertid ikke i selve opptaksarbeidet og holdes derfor utenom opptaket som fellestjeneste. Tjenesten omfatter ikke mottak og kontroll av politiattester. Det finnes gode argumenter for at dette bør være en fellestjeneste i samarbeid med fakultetene. Denne tjenesten inngår ikke i opptaksarbeidet og bør vurderes senere som en mulig egen fellestjeneste. Oppsummering Opptaket som fellestjeneste skal ivaretas av nivå 1. Oppsummeringsvis foreslår vi at fellestjenesten i utgangspunktet skal ha ansvaret for studentopptaket i sin bredde, men som det går frem nedenfor vil det være hensiktsmessig at fakultetene fortsatt ivaretar noen av oppgavene, i samarbeid med fellestjenesten. Målsetningen er at fellestjenesten skal utføre oppgavene innen opptaket så langt det lar seg gjøre innenfor gjeldene regelverk og vurderes som faglig sett forsvarlig. 2. Oppgaver utenfor fellestjenesten Det foreslås at tjenesten ikke skal omfatte gjennomføringen av opptaksprøver eller plasseringstester og rangering av søkere på grunnlag av disse. Flere studier har opptaksprøver, som for eksempel bachelorprogrammet i luftfartsfag og kunstfaglige utdanninger. Norsk trinn 3 har plasseringstester. Dette må gjennomføres på nivå 2, i samarbeid med fellestjenesten som vurderer søkerne i forhold til de formelle opptakskravene. Nivå 2 må også rangere disse søkerne. Begrunnelsen for dette forslaget til arbeidsdeling er at disse delene av studentopptaket avviker fra standard opptaksprosedyrer, hvor gjennomføringen i stor grad er regulert i retningslinjer fastsatt av fakultetene og/eller hvor det inngår stor grad av faglige vurderinger. For disse studiene vil arbeidsdelingen i utgangspunktet være slik som i dag. I studentopptaket inngår det i flere sammenhenger skjønnsmessige faglige vurderinger etter gjeldene regelverk og retningslinjer. Dette gjelder vurdering av relevant faglig fordypning, relevant praksis og av realkompetanse der det ikke er fastsatt faglige minstekrav. Ofte må det også gjøres faglige vurderinger av hvorvidt søkers utdanning er ekvivalent med emner som er satt som faglige opptakskrav. Dette gjelder spesielt ved opptak av internasjonale gradsstudenter, opptak til enkeltemner på doktorgradsnivå, opptak til etter- og videreutdanning og ved suppleringsopptak/overflyttingsopptak. Dette er vurderinger som må gjøres på nivå 2, i samarbeid med fellestjenesten. Nivå 2 må vurdere om realkompetansesøkere er kvalifisert og i Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

3 tillegg rangere realkompetansesøkere til adgangsregulerte studier. Fellestjenesten må vurdere de formelle kravene og det foreslås at nivå 2 koordinerer innhentingen av faglige vurderinger. Tilbud og avslag sendes ut av fellestjenesten. Det samme gjelder opptak til PPU allmennfag og PPU yrkesfag. Her må nivå 2 vurdere om søker har relevante fagkombinasjoner og er i samsvar med tilbud innen fagdidaktikk i tilgjengelige praksisplasser. Ved opptak til PPU er det også krav om faglig yrkesdidaktisk kompetanse, som må vurderes av nivå 2. Ved suppleringsopptak til rammeplanstyrte studier, må nivå 2 være den som avgjør om en kan få til tilpasninger og innpassinger, i samarbeid med fellestjenesten. Det foreslås at tjenesten ikke omfatter opptaket til profesjonsdelen av profesjonsstudiet i psykologi. Dette opptaket må gjennomføres av nivå 2 i samarbeid med fellestjenesten, på samme måte som i dag. Dette opptaket avviker fra opptaket til andre profesjonsutdanninger og gjennomføres langt på vei i henhold til retningslinjer fastsatt på nivå 2. Samtidig er det tale om offentlig saksbehandling, hvor det stilles krav til kompetanse og forsvarlighet. Vi legger til grunn at dette opptaket er til evaluering og at det kan være aktuelt å innlemme dette opptaket i det nasjonale studentopptaket i regi av Samordna opptak. Kompetansen om dette opptaket ligger ved Institutt for psykologi og det er et spørsmål hvorvidt det er hensiktsmessig å bygge denne kompetansen i en fellestjeneste for en potensielt begrenset periode. Utfyllende opptaksregler knyttet til særskilte studieprogrammer må fastsettes av nivå 2. Dette gjelder for eksempel hva som er relevant fordypning ved opptak til mastergradsstudier, eventuelle faglige minstekrav og krav om særskilte emner for opptak. Dimensjonering av opptakskapasiteten for hvert enkelt studieprogram må fastsettes på nivå 2 i samarbeid med fellestjenesten. 3. Beskrivelse av endringer En stor endring er at opptak til ordinære studier, opptaket av nye internasjonale gradsstudenter og opptak til enkeltemner på doktorgradsnivå samles i en felles opptakstjeneste. Denne innebærer behov for å øke de tilsattes kompetanse innen opptaket på tvers av de ulike opptakene. Det er en målsetning om at flest mulig av oppgavene innen opptaksprosessen skal flyttes til fellestjenesten både på kort og lang sikt. Det vil si at oppgaver som fakultetene gjør i dag flyttes til fellestjenesten, med unntakene som beskrevet ovenfor under punkt 2. Følgende endringer vil på kort sikt ha størst betydning i forhold til dagens arbeidsdeling mellom nivå 1 og fakultetene: Rangering av søkere til mastergradsprogrammer. Utforming av begrunnelse for vedtak om opptak. Utsending av tilbud og avslag til alle søkere. Supplering fra ventelister. Endringene innebærer økt arbeidsmengde i fellestjenesten. Det er nødvendig å vurdere og fastsette behovet for personell. Videre er det nødvendig å vurdere tidsperiodene for det enkelte opptaket for å få en god logistikk i opptaksarbeidet i forhold til tilgjengelige ressurser. Det må også fastsettes hvordan fellestjenesten og nivå 2 skal samarbeide i de opptakene hvor det er nødvendig med faglige vurderinger. 4. Digitalisering Saksbehandlingen av søknader om opptak vil skje i Fellesstudentsystem. I utgangspunktet legger systemet til rette for digitalisering av hele opptaksprosessen, fra søknad til svar. For at fellestjenesten skal kunne utføre oppgaver som i dag gjøres av fakultetene må det lages kompetanse- og rangeringsregelverk i Felles Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

4 studentsystem i samarbeid med CERES. Dette blant annet for at fellestjenesten skal kunne rangere søkere og sende ut tilbud der fakultetene gjør arbeidet i dag. Dette er et stort arbeid som må påbegynnes tidlig i 2018 og fullføres våren Det må videre gjennomføres tilpasninger i form av ytterligere brevmaler lokalt i Felles studentsystem. 5. Gevinster Vi vurderer det slik at utvidelsen av opptaket som fellestjeneste vil kunne bidra til: Økt standardisering av opptaket til de ulike studieprogrammene, noe som vil bidra mer forutsigbarhet og likt tjenestetilbud overfor søkerne og fagmiljøene. For eksempel ved at søkerne får svar på samme måte, den samme nødvendige informasjonen og til samme tid innen det enkelte opptaket. Økt digitalisering av saksbehandlingsprosessen, noe som vil bidra til mer effektiv saksbehandling og bedre sørvis overfør søkerne. For eksempel vil tilsatte i fellestjenesten spesialisere seg og dermed opparbeide kompetanse til å bruke de tekniske mulighetene til digitalisering i Felles studentsystem. Økt spesialisering og kompetanse innen opptaksforvaltingen, noe som vil kunne bidra til færre saksbehandlingsfeil. Forsvarlig saksbehandling, herunder å gi gode begrunnelser for vedtak, vil forebygge klager fra søkerne. Saksbehandlerne vil lettere kunne dele på kompetansen ved tilhørighet til en fellestjeneste. Økt robusthet i opptaket, noe som vil bidra til økt forutsigbarhet for søkerne og forenkle informasjonsflyten. Økt robusthet vil også kunne bidra positivt for saksbehandlernes arbeidsmiljø ved at oppgavene blir mindre personavhengige, noe som er et problem ved eksempel fravær på grunn av sykdom eller ferie. Disse gevinstene er langt på vei av kvalitativ art. Det totale volumet av opptaksarbeid blir ikke direkte berørt og universitetet har mål om å øke antall studenter. Systemene og de lovmessige kravene til saksbehandlingen setter grenser for hvordan opptaksarbeidet kan løses og organiseres. Men det må kunne forventes at disse kvalitative gevinstene indirekte gir besparelser og i alle fall på sikt etter at ny fellestjeneste er etablert og har funnet sin detaljorganisering. Forslaget til arbeidsdeling mellom nivå 1 og 2, som beskrevet ovenfor under punkt 2 vil innebære at det fortsatt vil være nødvendig med ressurser på nivå 2 til å gjennomføre praktiske opptaksprøver og koordinere og gjennomføre nødvendige faglige vurderinger, slik regelverket er i dag. Når fellestjenesten er på plass bør det startes en prosess med å klargjøre faglige krav i opptaket, så langt det vurderes som faglig forsvarlig og uten å komme i konflikt med formålet med nasjonale regler. Dette gjelder for eksempel klargjøring av faglige minstekrav for søkere som søker opptak på grunnlag av realkompetanse. I fellestjenesten vil det også bygges opp en kompetansebank om faglige vurderinger, slik at fellestjenesten vil kunne sile søknadene og bare oversende søknader som de mener det er nødvendig med en faglig vurdering av. Slike tiltak vil kunne redusere behovet for faglige vurderinger på nivå 2 i studentopptaket på sikt betydelig. Universitetet må også jobbe for økt standardisering av det nasjonale opptaksregelverket og gode digitale løsninger i Felles studentsystem, herunder å jobbe for nasjonal samordning av opptaket av nye internasjonale gradsstudenter. Endringer i de ytre rammene for opptaket vil kunne ha størst direkte betydning for den administrative ressursbruken innen opptaket. 6. Lokalisering/organisering Opptak som fellestjeneste bør organiseres i prosjekter/team knyttet til de ulike opptakstypene. NOM-opptaket, som gjennomføres i sommermånedene, har vært prosjektorganisert i flere år med svært godt resultat og motiverte tilsatte. Flere opptak kan med fordel prosjektorganiseres i større grad enn i dag. Opptakstypene har ulike formelle rammer og regler, samt ulike sesonger. Prosjektene må tidfestes og tilpasses hverandre for å kunne få en mest mulig hensiktsmessig fordeling av ressurser i løpet av året. Saksbehandlerne vil inngå i en eller flere team. Ved prosjektorganisering vil det være en fordel om saksbehandlerne er fysisk samlokalisert. Det vil sannsynligvis ikke være mulig på kort sikt, men det bør være et langsiktig mål. Hvor fellestjenesten skal lokaliseres beror på tilgang til personell og rom. I og med at flere saksbehandlerne vil Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4

5 inngå i flere team, vil det være en fordel om hele fellestjenesten er samlokalisert. Samlokalisering vil forenkle arbeidet, være hensiktsmessig i forhold til løpende dialog og løsningsorientering mellom saksbehandlere og bidra til et godt arbeidsmiljø. Før oppstart av det enkelte opptaket vil det være nødvendig med felles oppstartsmøte for å gi informasjon og nødvendig opplæring. Alle tjenestene i opptaket som fellestjeneste kan utføres uten å forutsette nær lokalisering til brukerne. Studiesøkerne forholder seg til veiledningen som gis på universitetets og Samordna opptaks nettsider og i søknadsweben, og er ikke stedsavhengig. Ressursestimat En stor utfordring knyttet til dimensjoneringen av opptaket som fellestjente er at opptaksarbeidet er sesongbetont, og hvor høstopptaket har betydelig større omfang enn våropptaket. Det største ressursbehovet er også i sommermånedene, juni, juli og august, hvor de fast tilsatte har lovmessig krav på ferie i minst 3 uker sammenhengende. Hensynet til robusthet, kompetansebygging og spesialisering tilsier at fellestjenesten i størst mulig grad bør bemannes med faste tilsatte. Samtidig kan ikke universitetet i forhold til fast bemanning ta utgangspunkt i perioder hvor ressursbehovet er størst. Det vil si at den største toppen i sommermånedene må avhjelpes ved hjelp av midlertidige tilsatte. Videre må opptaksperiodene og opptaksarbeidet vurderes og tilpasses så langt det lar seg gjøre ut over året, slik at ressursbehovet blir jevnere. Opptaksarbeid er komplisert både når det gjelder forvaltning og system og rammene varierer mellom de ulike opptakene. Det er nødvendig med faglig opptaksledelse innen det enkelte opptaket. Gjennomføringen av lokalopptaket og NOM-opptaket trenger to faglige ledere, som kan overlappe hverandre ved fravær. Videre er det nødvendig med en faglig opptaksleder som koordinerer opptaket av nye internasjonale gradsstudenter. Nedenfor følger en oversikt over tidsperiodene for det enkelte opptaket, omtrentlig slik de er i dag. Videre følger et grovt estimat over behov for ressurser for å ivareta oppgavene som ligger til fellestjenesten, hvor usikkerheten ligger til de oppgaver som kommer i tillegg eller utvides i forhold til dagens arbeidsdeling mellom enhetene. Når det under estimat oppgis tall i stillinger så gjør vi oppmerksom at det vil være flere personer som er involvert i det enkelte opptaket, men at det totale ressursbehovet som oppgis. Vi har også laget en tabell fordelt per måned. Prosjektgruppe Tidsperiode Estimert ressurser i 100 % NOM-opptaket og opptak til Ledige studieplasser - høst stillinger fra 1.3 til 1.6 og 8 i perioden Opptak til grunnutdanninger stillinger vår Opptaket av internasjonale studenter grunnutdanninger og master - høst stillinger i perioden og 2 stillinger i perioden Opptak til masterprogrammer - høst stillinger i perioden og 5 stillinger i perioden Opptak til masterprogrammer stillinger vår Opptak til stillinger enkeltemner/engelskspråklige årsstudier - høst Opptak til stilling enkeltemner/årsstudier - vår Opptak til phd. emner høst og /2 stilling Opptak til phd. emner vår og /2 stilling Opptak til EVU-emner Hele året 3 stillinger Forkurs/realfagskurs/Y-vei/ stillinger semester - høst Realfagskurs - vår /2 stilling Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 5

6 Opptaksledelse faglig, tilretteleggende og koordinerende ansvar Hele året 3 stillinger Prosjekt arbeid jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Faglig opptaksledelse NOM Master - ord Master - int Enkeltemner/årsstudier Enkeltemner phd 1/2 1/2 1/2 1/2 1/2 1/2 EVU Forkurs, realfagskurs /2 Totalt 13,5 12, , ,5 6, I tillegg kommer arbeid med forberedelse og tilrettelegging av det enkelte opptak. Det legges til grunn at dette ivaretas av de faglige lederne. Videre kommer i tillegg ressurser til etterarbeid som behandling av dispensasjonssøknader, reservering av studieplasser, supplering fra ventelister, samt saksbehandling av klager. Dette er arbeid som vanligvis gjennomføres, og har størst omfang, i høstsemesteret. I forhold til nye internasjonale gradsstudenter vil etterarbeidet i vårsemesteret og frem til semesterstart være spesielt omfattende da dette også omfatter veiledning i forhold til oppholdstillatelse i samarbeid med nasjonale myndigheter og bolig i samarbeid med Samskipnaden. I studentopptaket er det nødvendig med evalueringer og kontinuerlig forbedringsarbeid for å ta i bruk nye digitale løsninger, for å bruke ressursene på en hensiktsmessig måte og forbedre sørvisen ovenfor søkere og fagmiljøene. Dette er arbeid som det er hensiktsmessig blir lagt til perioder med lavere aktivitet i høstsemesteret. Tidsperiodene for opptakene styres i stor grad av ytre rammer, men de bør uansett vurderes og justeres der det er mulig for å få en hensiktsmessig logistikk mellom de ulike opptakene. Det er også vanlig at tilsatte som arbeider med opptak, etter eget ønske, avvikler deler av sin ferie i høstsemesteret for å hjelpe til å få gjennomført opptaksarbeidet i sommermånedene. Målsetningen må imidlertid være at fellestjenesten er så robust at de tilsatte kan avvikle ferie om sommeren. NTNU har hatt fellestjeneste innen studentopptaket en stund. Det er relevant å se til dem da de har erfaring med opptaket som fellestjeneste og på grunn av at de har samme kompleksitet i opptaket som UiT. NTNU har oppgitt at de har 14,5 stillinger i sin fellestjeneste innen studentopptaket og at de har utstrakt bruk av midlertidige tilsatte i sommermånedene både i NOM-opptaket og det lokale opptaket. De har opplyst om at opptaket ikke ville ha vært gjennomførbart om sommeren, uten vikarer. Vi deler den erfaringen og anser det som nødvendig å bruke sommervikarer i NOM-opptaket for å ta unna det ekstra arbeidet som er i denne perioden og for at de faste tilsatte skal kunne avvikle lovmessig ferie om sommeren. UiT har til nå ikke brukt sommervikarer i lokalopptaket, men det bør vurderes hvorvidt det er nødvendig med tanke på avvikling av de faste tilsattes ferie. Det er ikke forsvarlig å belage seg på bare sommervikarer. Faste tilsatte/opptaksleder må inngå i prosjektgruppene for å bidra med nødvendig kompetanse. Vi har også sett hen til Høgskolen i Sørøst-Norge, som også har opptaket som fellestjeneste. De har mindre kompleksitet i opptaket enn UiT. De oppgir å ha 12 stillinger knyttet til opptaket. Høsten 2017 er det gjennomført en kompetansekartlegging i administrasjonen og den viser at 133 tilsatte ved UiT har krysset av for av de arbeider med opptak av studenter, hvorav 14 tilsatte ved Avdeling for utdanning. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 6

7 Karleggingen viser ikke hvor mye den enkelte arbeider med opptak, men vi vet at det er bare noen få som arbeider 100 % med studentopptak. Et ressursestimat for UiT og opptaket som fellestjeneste er mellom 12 til 14 faste i 100 % stilling, samt bruk av 8 vikarer i sommermånedene i 100 % stilling knyttet til NOM-opptaket. Avhengig av hvor mange faste tilsatte det er i fellestjenesten, må det også tas høyde for 1 til 2 sommervikarer i lokalopptaket. 7. Involvering Studentopptaket i dag langt på vei en fellestjeneste. Endringene innebærer en utvidelse av fellestjenesten og overføring av en del oppgaver innen opptaket fra nivå 2/3 til nivå 1. Avdeling for utdanning har tidligere evaluert studentopptaket og spesielt mastergradsopptaket, hvor det er stor grad av arbeidsdeling mellom nivåene i dag og hvor vi ser størst potensiale for forbedringer. Det er levert et eget notat om organisering av opptak til mastergradsstudier ved UiT til arbeidsgruppen ADM2020 Utdanning, som har beskrevet opptaket som fellestjeneste særskilt i sin rapport datert ble det gjennomført et eget møte om opptaket som fellestjeneste med fakultetenes studiesjefer og deres saksbehandlere. Videre var tilsatte som arbeider med opptak til enkeltemner på doktorgradsnivå ved Avdeling for forskning og utvikling invitert. Fra Avdeling for utdanning deltok fungerende opptaksleder og fungerende koordinator i opptaket av internasjonale gradsstudenter. Hovedtemaet for møtet var arbeidsdeling mellom nivå 1 og 2 i studentopptaket. Det var godt oppmøte og stort engasjement på dette møtet. Etter møtet ble det gjennomført en intern høring blant berørte enheter med fokus på innhold i fellestjenesten og arbeidsdeling mellom nivåene i opptaksarbeidet, se ephorte 2017/ Høringssvarene finnes på samme sak og gjengis nedenfor i korthet. Det juridiske fakultet støtter forslaget til arbeidsdeling og peker på at opptak til doktorgradsprogram også bør vurderes etablert som en fellestjeneste. Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi uttaler at det foreslås et nyttig skille mellom oppgaver som bør ligge til en fellestjeneste og oppgaver som må følges opp i tilknytning til fagmiljøer. Rask og effektiv utsending av tilbud til søkere vil bidra positivt til studentrekruteringen. De peker på at det vil være behov for å kunne formidle lokal informasjon til nye studenter om forhold de må være forberedt på til semesterstart. Fakultetet er enige i at gevinstene her primært er av kvalitativ art. Standardisering av rutiner og regelverk må gjennomføres og digitale løsninger i Felles studentsystem må komme på plass. Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning ser potensial for gevinster ved etablering av et miljø med fellestjenester innen opptak med høy faglig kompetanse. Det er avgjørende for å lykkes at fellestjenesten får tilstrekkelige ressurser til å kunne tilby god sørvis til fakultetene. De viser til at flere tjenester gradvis har blitt redusert eller borte de siste årene. Dette for eksempel ved at ledige studieplasser på mastergradsprogrammer ikke blir lyst ut lenger via Ledige studieplasser. Fakultetet ønsker også at muligheten for studenter til å bytte studieprogram gjeninnføres. Det må også sikres at det er studieveiledere på nivå 2 som kan noe om opptak og studieprogram. Det helsevitenskapelige fakultet anser det som viktig at fellestjenesten omfatter hele opptaket, inkludert lokalopptaket som en helhet. I lokalopptaket mener fakultetet at opptaksarbeidet stort sett vil foregå som i dag, hvor den faglige vurderingen fortsatt utføres på nivå 2 og 3. De peker også på at dersom informasjonsflyten går til nivå 2 og ikke direkte til nivå 3, vil det ikke gi besvarelser i tids- eller ressursbruk. Nivå 3 er videre bekymret for at den skisserte arbeidsdelingen ikke gir noen forbedring i arbeidsprosedyre, men at personalressurser likevel flyttes til en fellestjeneste. Fakultetet ønsker at fellestjenesten skal koordinere innhenting av faglige vurderinger og ikke sender oppgaven til nivå 2. Når det gjelder suppleringsopptaket er fakultetet bekymret for at en fellestjeneste ikke vil kunne ivareta fakultetets interesser på god nok måte. De ønsker seg god fleksibilitet og samhandling ved suppleringsopptaket. Videre mener fakultetet at overflyttingsopptak til 2. og 3. studieår på odontologistudiet må håndteres av fakultetet. Fakultetet anser også at mottak og kontroll av politiattester er noe som bør ligge til en fellestjeneste. Avslutningsvis ser fakultet Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 7

8 behov for presisering av arbeidsdeling mellom nivå 2 og 3 og at det tas hensyn til at fakultetet opererer med to nivåer og at kommunikasjon mellom alle nivåene er krevende. Fakultet for ingeniørvitenskap og teknologi viser til at de har en 100 % stilling som dekker opptaksarbeid i dag. Dersom hele stillinger tenkes omorganisert til fellestjenesten og at dette berører denne ressursen, vil fakultetet stå uten ressurs til å løse opptaksfunksjoner som ikke legges til fellestjenesten. Oppgavene som er foreslått utenfor fellestjenesten, mener fakultetet klart må ligge på nivå 2 på grunn av nærhet til fagmiljøene. Fakultetet ser likevel mulige gevinster gjennom økt digitalisering av opptaksrutinene og da spesielt i forhold til masteropptaket. I forhold til lokalisering fremhever fakultet at geografisk nærhet til fagmiljø har betydning for hvorvidt universitetet kan sikre god dialog, tverrfaglig samarbeid og ivaretagelse av lokale behov gjennom fellestjenesten. Avslutningsvis viser fakultetet til at det har vært misnøye blant tilsatte på grunn av for kort prosess bak forslaget om fellestjenester. Man må ha fokus på involvering og medvirkning av den enkelte. Fakultet for naturvitenskap og teknologi opplyser om at det ved fakultet er instituttene som koordinerer og gjennomfører faglige vurderinger i forbindelse med opptak. Oppgaver som kan flyttes til fellestjenesten er å sendte ut tilbud og avslag, motta svar på tilbud og i sin helhet behandle søkere som klart er kvalifisert. Generelt mener fakultet at faglige vurderinger ved opptak bør innhentes og koordineres av nivå 3 med inngående kjennskap til faget. Studiekonsulent tilknyttet det aktuelle studieprogrammet vil langt på vei kunne gjøre faglige vurderinger, med begrenset behov for konsultasjon med faglige. Dette kan UiT ikke i like stor grad forvente av tilsatte på nivå 1. Dersom oppgaven skal løses i fellestjenesten, kan det føre til økt belastning på faglige tilsatte, noe som er lite ønskelig. Ut over dette har fakultetet detaljerte forslag til saksflyt mellom fellestjenesten og fakultetet. Fakultetet peker på at opptaksarbeidet ved fakultetet er sårbart om sommeren. Det kunstfaglige fakultet viser til at de aller fleste av fakultetets utdanninger har lokalt opptak, andre søknadsfrister, forholder seg til nasjonale opptaksprøver og tidsfrister. Det gjør at ikke alle oppgavene som i utgangspunktet inngår i fellestjenesten vil kunne ivaretas og organiseres i en fellestjeneste, men i stedet må utføres med dagens arbeidsdeling mellom nivåene. I dag er fakultet ansvarlig for de alle fleste tjenestene innen studentopptaket for sine utdanninger. For fakultet er det vanskelig å se gevinster for opptaket til fakultetets utdanninger. Fakultet for idrett, reiseliv og sosialfag har ingen innvendinger mot at realkompetanseopptaket og masteropptaket kan foretas av en fellestjeneste. Dette forutsetter at opptakskravene er så standardisert at opptaksvurderingen kan foretas av fellestjenesten. I forhold til rekrutering gjør de oppmerksom på at det er viktig å bruke mye tid på de som har søkt for å holde potensielle studenter fortsatt interessert. Fakultet har noen studier som utlyses i det lokale opptaket, hvor det kan være en fordel med utlysning via Samordna opptak med tanke på rekrutering. Etter at fellestjenesten er etablert vil det være nødvendig å oppdatere forskrift om opptak til studier ved UiT, samt universitetets kvalitetssystem del 5 kapittel 10 i forhold til ny arbeidsdeling og eventuelle nye rutiner. Videre vil det være hensiktsmessig med et forbedringsprosjekt som vurderer gjeldende rutiner som innbefatter faglige vurderinger i opptaket med mål om ytterligere standardisering, så langt det er faglig sett forsvarlig. Dette gjelder blant annet realkompetanse, faglig vurdering av fordypning i master og rangering av disse søkerne. Ytterligere standardisering vil redusere behovet for faglige vurderinger i opptaket. På sikt vil det også bygges opp en kompetansebank i fellestjenesten om faglige vurderinger, slik flere søknader vil bli behandlet i fellestjenesten. Fellestjenesten må vurdere hvor det er nødvendig med faglig vurdering og oversendelse til nivå 2 for dette. Vennlig hilsen Heidi Adolfsen e.f. studiedirektør Joakim Bakkevold seksjonsleder joakim.bakkevold@uit.no Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 8