LOKALE VEDTEKTER BIS BERGEN GJELDENDE FRA 17.OKTOBER 2012 1
Forord.3 Strategi...3 Dagsorden Generalforsamling..4 Stillingsinstruks for Markedsansvarlig.6 Stillingsinstruks for Næringslivsansvarlig..7 Stillingsinstruks for Leder Næringslivsdagen (NLD) 8 Stillingsinstruks for BI Studentidrett.9 Stillingsinstruks for Næringslivsutvalget.12 Stillingsinstruks for Leder Rederiet.13 Stillingsinstruks for Redaktør for studentavisen 14 Stillingsinstruks for Leder Fadderuken.15 Stillingsinstruks for Markedsutvalget 16 Stillingsinstruks for Leder og Økonomiansvarlig Vinterlekene 17 Stillingsinstruks for Sosialutvalget..18 Stillingsinstruks for Grafisk ansvarlig. 19 Stillingsinstrukser for Linjeforeningene 20 Stillingsinstruks for Valgkomiteen..23 2
Forord: Dette heftet inneholder vedtekter og stillingsinstrukser gjeldende for BI Studentsamfunn, Bergen. Disse skal ikke bryte med de standardiserte vedtektene. Heftet er gyldig frem til eventuelle lokale vedtektsendringer er fattet av Generalforsamlingen. Ved Generalforsamlinger er det viktig at det ikke gjøres vedtektsendringer som strider med, eller avviker fra, det som fremkommer i vedtektene som er vedtatt av BIS Landsmøtet. Ta kontakt med KVK(KVK@bis.no eller KVK2@bis.no ) i BIS Sentralledelsen om du/dere er i tvil. Vedtektene er styrets veileder for hvordan en skal drive BIS lokalavdelingene, og det er således særs viktig at alle tillitsvalgte tar ansvar for at man holder seg innenfor de rammer som Landsmøtet og Generalforsamlingen har vedtatt. Strategi BI Studentsamfunn er en frivillig organisasjon av og for studenter. Formålet er å skape trivsel samt å fremme studentenes interesser overfor Handelshøyskolen BI, det offentlige, næringslivet og samfunnet forøvrig. BI Studentsamfunn sine fokusområder er fag, velferd, samfunn og næringsliv. Innenfor fag ønsker vi å være med på å tilby studentene et læringsmiljø med høy faglig og pedagogisk kvalitet, i tillegg til å kunne tilby muligheten for erfaringer utenfor studiene ved engasjement i studentforeningen. For velferden ønsker vi å kunne skape et engasjerende studiemiljø med et tilbud til alle og enhver, i tillegg til å legge til rette for studentpolitisk aktivitet med fokus på studentenes tilværelse og aktivitet. Innenfor den samfunnsmessige biten ønsker vi å synliggjøre organisasjonen gjennom økt engasjement innenfor næringsliv, politikk og andre fora. Synligheten vil også basere seg på å kunne gjøre organisasjonen synlig i media. Til sist handler fokuset på næringsliv om at BI Studentsamfunn skal være en brobygger mellom studentmassen og næringslivet, hvor formålet er å øke studentenes og organisasjonens attraktivitet. Visjonen til BI Studentsamfunn er som følger: BIS skal tilføre sin studentmasse en merverdi som gjør dem til Norges mest ettertraktede studenter. I dette ligger det at vi gjennom jobben med våre fokusområder på lang sikt skal kunne gjøre vår studentmasse til en studentmasse som skal kunne skille seg ut fra studenter fra andre studentmiljøer i Norge. I vår søken etter oppnåelse av vår visjon har organisasjonen spesifikke kjerneverdier som vi hver dag ønsker å ha som grunnlag for vår jobb. Disse er at vi skal være visjonær, åpen, grensesprengende og engasjerende. Vi skal være visjonær ved å være en fremtidsrettet og omstillingsdyktig organisasjon. Åpen gjennom å være inkluderende og tilgjengelig for studentene. Grensesprengende ved å være en arena for utvikling som med pågangsmot baner vei for studentene. Engasjerende ved å være aktivitetsmaksimerende og skape entusiasme blant studentene. 3
4-3- 1 Dagsorden for Generalforsamling skal inneholde: 1. Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden. 2. Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 3. Oppføring av saker til eventuelt. 4. Godkjenning av referat fra forrige Generalforsamling. 5. Redegjørelse fra styret. 6. Eventuelle endringer i BIS LA sine lokale vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 7. Saker fra styret og BIS LA sine medlemmer. 8. Behandling og godkjenning av revidert regnskap med revisors anmerkning for siste periode. 9. Behandling og godkjenning av budsjett for inneværende og kommende periode. 10. Presentasjon av kandidater til eventuelle ledige tillitsverv. 11. Innstilling fra valgkomiteen. 12. Valg av eventuelt ledige tillitsverv i styret, kontroll- og vedtektskomiteen og valgkomiteen i: BIS LA I II III - Leder - Økonomiansvarlig - Fagansvarlig - Markedsansvarlig - Kommunikasjonsansvarlig - Sosialt ansvarlig - Næringslivsansvarlig Kontroll og vedtektskomiteen (Antall representanter) Valgkomiteen (Antall representanter) Tillitsvalgte har funksjonstid ett - 1- år fra Generalforsamlingens slutt og/eller fram til neste Generalforsamling i høstsemesteret. 4-4- 1 Vårens Generalforsamling skal avholdes senest ti 10 uker etter vårens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret. Dette dreier seg om de stillinger som har vært i funksjon siden forrige skoleårs Generalforsamling på våren, samt de stillinger som eventuelt er fratrådt i perioden fra forrige generalforsamling. Styret, herunder: Leder, Økonomiansvarlig, Fagansvarlig, Markedsansvarlig, Kommunikasjonsansvarlig, Sosialt ansvarlig og Næringslivsansvarlig. 4
- Velge representant(er) for Kontroll- og vedtektskomiteen (KVK). - Velge representant(er) til Valgkomiteen (VK) 4-5- 1 Dagsorden for Generalforsamling skal inneholde: 1. Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden. 3. Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 3. Oppføring av saker til eventuelt. 4. Godkjenning av referat fra forrige Generalforsamling. 5. Redegjørelse fra styret. 6. Eventuelle endringer i BIS LA sine lokale vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 7. Saker fra styret og BIS LA sine medlemmer 8. Behandling og godkjenning av revidert regnskap med revisors anmerkning for siste periode. 9. Behandling og godkjenning av budsjett for inneværende og kommende periode. 10. Presentasjon av kandidater til tillitsverv. 11. Innstilling fra valgkomiteen. 12. Valg av eventuelt ledige tillitsverv i styret, ledelsen, kontroll- og vedtektskomiteen og valgkomiteen i BIS: I II III - Leder - Økonomiansvarlig - Fagansvarlig - Markedsansvarlig - Kommunikasjonsansvarlig - Sosialt ansvarlig - Næringslivsansvarlig Kontroll og vedtektskomiteen (Antall representanter) Valgkomiteen (Antall representanter) 4-7- 2 Det er kun én gruppe som titteleres styret i BIS LA; de tillitsvalgte som er valgt av Generalforsamlingen, herunder: Leder, Økonomiansvarlig, Fagansvarlig, Markedsansvarlig, Kommunikasjonsansvarlig, Sosialt ansvarlig, Næringslivsansvarlig 5
Lokale stillingsinstrukser ved BIS Bergen Stillingsinstruks for Markedsansvarlig BIS LA (MA) Markedsansvarlig er ansvarlig overfor styret for at driften av BIS Markedsutvalg skjer i henhold til budsjett og handlingsplan. (Tekst vedrørende Markedsutvalget gjelder bare ved de LA som har dette). Markedsansvarlig har myndighet overfor de grupper og komiteer som vedrører BIS Markedsutvalget.(Punkter vedrørende Markedsutvalget gjelder bare ved de LA som har dette).markedsansvarlig har ansvar for Karriere Speed Date (KSD) (dersom LA har KSD). Markedsansvarlig skal sørge for at grupper og utvalg underlagt vervet leverer og presenterer budsjett, regnskap, handlingsplan samt rapporter vedrørende større arrangementer til Styret. Markedsansvarlig (MA) har ansvar for at alle linjeforeninger, undergrupper og utvalg kontakter Markedsansvarlig før de lager samarbeidsavtaler. For ivaretakelse av sine funksjoner skal Markedsansvarlig etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre styremedlemmene, og Markedsansvarlig i de øvrige BIS LA. MA er leder av BIS Markedsutvalget. (Ved de LA som har Markedsutvalg) MA skal bistå Leder i arbeider med fagseminar for styret, og Lokalt Engasjementsforum (LEF). (Tekst gjelder bare ved de LA som har dette) 3. Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon Markedsansvarlig skal planlegge, iverksette, lede og kontrollere BIS Markedsutvalg samlede funksjoner og oppgaver. Herunder kan nevnes: (Punkter vedrørende Markedsutvalg gjelder bare ved de LA som har dette). - Fundraising/ generere inntekter til hele BIS LA. - Fremforhandle gode sponsor- og samarbeidsavtaler. - Ekstern markedsføring av BI- studenter - Bistå grupper til å arrangering av kurs, seminarer, PC- messe og gjesteforelesninger, herunder formidle kontakt ved behov. - Bedriftsbesøk - Følge opp og kontrollere arbeidet med KSD 6
Stillingsinstruks for Næringslivsansvarlig (NA) 1. Ansvars og myndighetsområde Næringslivsansvarlig har ansvaret for å følge opp Næringslivsdagen(e) og Karrieredagen(e). Næringslivsansvarlig er leder for Næringslivsutvalget, som har ansvaret for bedriftsbesøk, større samarbeidspartnere i næringslivet og arrangering av næringslivsrelaterte arrangement som går studentene til gode. Næringslivsansvarlig skal rapportere til BIS Bergen sitt styret og sørge for et godt samarbeid med marked- og næringslivsansvarlig i sentralstyret. Næringsansvarlig har signeringsrett ved forhandling med bedrifter. Næringslivsansvarlig skal opprettholde kontakt med næringslivet, ved å innhente bedriftspresentasjoner og stands, samt fremforhandle gode avtaler fra næringslivet. Næringslivsansvarlig skal vise studentene ved Handelshøyskolen BI for næringslivet og være en bidragsyter for at studentene ser sine muligheter. Næringslivsansvarlig skal sørge for at grupper underlagt vervet leverer og presenterer budsjett, regnskap, handlingsplan samt rapporter vedrørende større arrangementer. Næringslivsansvarlig har ansvaret for alle bedrifter som er relevante for BIS. Det vil si at alle linjeforeninger, undergrupper og utvalg i BIS plikter å kontakte en i Næringslivsutvalget når de skal kontakte, eller lage en avtale med en bedrift. I Næringslivsutvalget gjelder denne kontakten fortrinnsvis Næringslivsansvarlig, Linje- og utvalgsansvarlig eller Bedriftskontakt. Næringslivsansvarlig har ansvaret for linjeforeningene. Næringslivsansvarlig plikter å opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt forhold til øvrige medlemmer i BIS, NU- styret, BIS Sentralt, administrasjonen, Næringslivsdagen- styret Samarbeidspartnere og Næringslivet. Næringslivsansvarlig vil fungere som et kontrollorgan og en støttespiller for NLD, samt innhente bedrifter til arrangementet. 3. Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon Næringslivsansvarlig skal delegere oppgaver innad i NU, planlegge og iverksette tiltak i henhold til ansvars- og myndighetsområde. Hovedoppgaver for NU: - Innhente bedriftspresentasjoner. - Innhente bedrifter som kan ha stands. - Fremforhandle gode avtaler med bedrifter. - Innhente bedrifter til Næringslivsdagen (NLD) - Sørge for å formidle karrieremessige arrangement for studentene. - Rapportere til BIS- styret samt økonomiansvarlig. 7
Stillingsinstruks for Leder for Næringslivsdagen(e) (NLD) ved BIS Bergen 1. Ansvars og myndighetsområde Leder for NLD er ansvarlig overfor Styret for at driften av Næringslivsdagen(e) skjer i henhold til budsjett og handlingsplan. Leder for NLD har ansvar og myndighet overfor komitémedlemmene i NLD- komiteen. For ivaretakelse av sine funksjoner skal Leder for NLD etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre medlemmene av NLD- komiteen, Styret, øvrige tillitsvalgte i BIS LA og Ledere for NLD ved de øvrige BIS avdelingene og i Sentral Styret. Leder for NLD er ansvarlig for planlegging og gjennomføring av Næringslivsdagen(e). Leder for NLD skal rapportere til Markedsansvarlig ved behov. Leder for NLD skal levere og presentere budsjett, regnskap, handlingsplan samt rapport vedrørende NLD til Styret. 3. Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon Leder for NLD skal planlegge, iverksette, lede og kontrollere NLD sine samlede funksjoner og oppgave 8
Stillingsinstruks for BISI Stillingsinstruks for Leder BI Studentidrett (BISI) Leder BISI har hovedansvar for BIS Bergens idrettsmateriell. Leder BISI har ansvar for å holde kontakt med idrettsundergruppene, og sørge for at det er et høyt aktivitetsnivå ved skolen. For ivaretakelse av sin funksjon skal Leder BISI etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med idrettsstyret, BIS- styret, NSI og alle sine underlagte koordinatorer i alle idrettsgrupper, definert i vedtektene. Leder BISI er overordnet ansvarlig for idrettsgruppene på skolen og er underlagt Sosialt ansvarlig i BIS- styret. Leder BISI er ansvarlig for all kontakt med Norges Studentidrett (NSI). Leder BISI skal bistå idrettsgrupper og styret vedrørende problemer og / eller spørsmål i tilknytning til idrett og andre aktivitetsarrangement. Leder BISI skal bistå idrettsgrupper med veiledning, samt rapportere månedtlig til Sosialt ansvarlig om aktivitet. I tillegg skal Leder BISI, sammen med Nestleder BISI, rapportere om økonomisk situasjon til Økonomiansvarlig i BIS. Leder BISI plikter å kontakte Markedsansvarlig når det gjelder å inngå samarbeidsavtaler. Leder BISI skal bistå Sosialt ansvarlig i arbeidet med Aktivitetsdagen. Leder BISI skal arrangere minst en - 1 - idrettsdag i året. 3. Arbeidsoppgaver Hovedfunksjon Leder BISI skal sørge for at det er: - Orden i idrettsmateriell. - Aktive undergrupper. - Aktivt kontaktnett. - Aktivitetsarrangement. - Rapportere til sosialt ansvarlig om aktivitet - Opprettholde et godt og profesjonelt forhold til NSI 9
Retningslinjer for styret til BI Studentidrett (BISI) Formål: BISI skal legge forholdene til rette for at medlemmer av BIS kan drive fysisk fostring. 1. Styret BISI består av syv stillinger med følgende titler og arbeidsoppgaver: Leder: Se Stillingsinstruks for Leder BI Studentidrett Nestleder: Er ansvarlig for økonomistyringen i BISI, i samarbeid med økonomiansvarlig i BIS. Skal ha oversikt over lagene slik at midler og økonomisk støtte fordeles rettferdig. Har ansvaret for at BISI og deres idrettslag søker ekstern støtte. Økonomiansvarlig er leders stedfortreder. Markedsansvarlig: Har ansvaret for å anskaffe og følge opp BISIs samarbeidspartnere, i samarbeid med markedsansvarlig for BIS. Videre har markedsansvarlig ansvaret for å hjelpe og kontrollere de enkelte idrettslagenes eventuelle egne samarbeidspartnere. Kommunikasjonsansvarlig: Har det overordnede ansvaret for kommunikasjon og informasjonsflyt innad i BISI, og utad til studentene. Har ansvar for profilering av alle aktiviteter og arrangementer eksternt og internt, i regi av BISI. Skal bistå ved idrettslagenes promotering av arrangementer. Arrangementsansvarlig: Er hovedansvarlig for alle arrangementer i BISIs regi. Har ansvaret for BISIs fellesarrangementer og BISIs deltakelse i arrangering av idretts- og aktivitetsdager. I tillegg skal arrangementsansvarlig bistå de ulike lagene ved eventuelle interne arrangementer. Styremedlem - Hoved: Skal bistå styret og de ulike idrettslagene etter behov. Har oppmøteplikt på alle interne møter, og er stemmeberettiget. Styremedlem Vara Skal bistå styret og de ulike idrettslagene etter behov. Har oppmøteplikt på alle interne møter, og er stemmeberettiget. 2. Organisering BISI skal rette seg etter fellesinstruksen fra BIS- styret. Føringer for reisetilskudd, kontingenter, honorarer til dommerkurs m.m inngår i BISIs retningslinjer. Alle søknader for økonomisk støtte skal behandles i BISI- styret på et styremøte. 3. Årsmøte Årsmøte skal avholdes en - 1- gang på vårsemesteret. Alle medlemmer av BI Studentsamfunn har stemmerett ved årsmøte. 10
Innkalling til Årsmøte skal bekjentgjøres senest en 1 - måned før møtestart. Styret er ansvarlig for innkallingen. Godkjent innkalling er publisering på hjemmesiden til BIS (bis.no), og hensiktsmessig intern markedsføring av datoen. Vedtak er fattet ved absolutt flertall av stemmene. (halvparten av stemmene). Vedtektsendringer på årsmøte skal ha 2/3 flertall. Saker som ønskes behandlet på Årsmøte må være styret i hende senest to 2- uker før møte. Sakspapirene skal være tilgjengelig for studentene senest en - 1 uke før møtestart, herunder skal de ligge på hjemmesiden til BIS (bis.no). BISI sitt styret plikter å gjennomføre Årsmøte i henhold til lover og retningslinjer gitt av NSI og NIF. Tillitsvalgte valgt på vårens Årsmøtet har funksjonstid et 1- år etter årsmøtets slutt. Kontingent settes av årsmøte, og er fortiden på.. 4. Økonomi Regnskap og budsjett skal godkjennes av Årsmøte. BISI sitt styret plikter å rapportere om økonomisk status til Økonomiansvarlig i BIS. 5. Arbeidsoppgaver BISI skal sørge for et rikt treningstilbud, både innen- og utendørs. Skal bistå aktuelle idrettslag etter behov for treningstider og halltider. BISI skal jobbe for tilstrekkelig innendørs og utendørs treningsmuligheter i det nærliggende området til BI Bergen. BISI skal hvert semester arrangere minst ett - 1 - idrettsarrangement. Det enkelte idrettslag i BISI er selv ansvarlig for at pålegg fra de representative idrettskretser følges opp. Idrettslagene i BISI står selv for offentliggjøring av, og påmelding til kretsvise, nasjonale og internasjonale konkurranser, etter informasjon fra BISI- styret. Idrettslagene står selv for uttaking og sending av representanter til studentkonkurranser. BISI pålegger sine medlemmer å betale en semestervis medlemskontingent som fastsettes og fremgår av retningslinjene til BISI. Det gis fritak for medlemsavgiften for spillende trenere. Dette gjelder for inntil én trener per seriespillende lag. Retningslinjene for BISI godkjennes årlig av Generalforsamlingen i BIS. Medlemmer av BISI- styret regnes som inhabile i tilfeller der avgjørelser kan føre til at man oppnår personlig gevinst. Likeså er man inhabil når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til vedkommende. Ethvert medlem av styret kan reise spørsmål ved andres habilitet. I slike tilfeller avgjør et eventuelt flertall habilitetsspørsmålet. Den som erklæres inhabil må forlate stedet ved behandlingen av den aktuelle saken. Idrettstyret plikter å ha tilstrekkelig overlapping med påtroppende styret. 11
Stillingsinstruks for Næringslivsutvalget (NU) Medlemmene i Næringslivsutvalget har ansvaret for å arbeide og bistå Næringslivsansvarlig med arrangering av Karrieredagen(e), samt innhente bedrifter til Næringslivsdagen(e). De har ansvar for å innhente bedriftsbesøk, samarbeidspartnere og arrangering av næringslivsrelaterte arrangement som går studentene til gode. Medlemmene av Næringslivsutvalget skal sørge for et hensiktsmessig og tillitsfullt forhold til næringslivet og samarbeidspartnere. De vil fungere som et støtteorgan til Næringslivsdagen (e). I tillegg skal NU innhente bedrifter til arrangementet. Medlemmene av Næringslivsutvalget har ansvaret for kontakten med næringslivet. Det vil si at alle linjeforeninger, undergrupper og utvalg i BIS plikter å kontakte en i Næringslivsutvalget når de skal kontakte, eller lage en avtale med en bedrift. I Næringslivsutvalget gjelder denne kontakten fortrinnsvis Næringslivsansvarlig, Linje- og utvalgsansvarlig eller Bedriftskontakt. 3. Arbeidsoppgaver Hovedfunksjon Næringslivsansvarlig har ansvaret for å delegere oppgavene innad i NU, planlegge og iverksette tiltak i henhold til ansvars- og myndighetsområde. Næringslivsutvalgets hovedoppgaver er som følger: - Innhente bedriftspresentasjoner - Innhente bedrifter som kan ha stands - Fremforhandle gode avtaler med bedrifter - Støtte Næringslivsdagen (e) (NLD) - Innhente bedrifter til Næringslivsdagen (NLD) - Sørge for å formidle karrieremessige arrangement for studentene 12
Stillingsinstruks for Leder for Rederiet, BIS Bergen Leder for Rederiet har hovedansvar for kroens daglige drift, samt lokaler og Utstyr/materiell/inventar. Han/ hun har ansvar for å holde kontakt med resten av ledelsen, og sørge for at det er et høyt aktivitetsnivå ved kroen. For ivaretakelse av sin funksjon skal Leder for Rederiet etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med styret, og alle sine underlagte verv i krogruppen, og crew. 3. Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon Leder for kroen har ansvaret for at det utarbeides hensiktsmessige budsjett for kroens drift og aktiviteter, og følger opp dette med regelmessig regnskapsføring, koordinert opp mot økonomiansvarlig i styret. Han/ hun skal selv engasjerer de verv det er behov for, både hva gjelder ulike stillinger i kro- gruppen, samt mannskaper til kroens crew. Leder for kroen skal planlegge, iverksette, lede og kontrollere kroen sine samlede funksjoner og oppgaver. 13
Stillingsinstruks for Redaktør av Studentavisen, BIS Bergen Lederen av gruppen er ansvarlig for at gruppen arbeider i henhold til vedtekter og vedtak gitt av styre, generalforsamlingen. Lederen innehar gruppens ansvar for oppfølging av BIs og BIS' strategi i sin gruppe. Redaktør skal trekke opp retningslinjer for gruppens arbeid samt være ansvarlig for oppfølging av arbeidet. Redaktør er ansvarlig for innholdet i studentavisen. Lederen plikter for ivaretakelse av sine funksjoner å etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre medlemmene av sin gruppe, som han/ hun selv engasjerer, styret, samt øvrige tillitsvalgte i og BIS Bergen. 3. Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon Leder skal planlegge, iverksette, fordele, lede og kontrollere gruppens samlede oppgaver og funksjoner. 14
Stillingsinstruks for Leder for Fadderuken BIS Bergen Lederen av gruppen er ansvarlig for at gruppen arbeider i henhold til vedtekter og vedtak gitt av styre, Generalforsamlingen. Leder skal trekke opp retningslinjer for gruppens arbeid samt være ansvarlig for oppfølging av arbeidet. Lederen innehar gruppens ansvar for oppfølging av BIs og BIS' strategi i sin gruppe. Lederen plikter for ivaretakelse av sine funksjoner å etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre medlemmene av sin gruppe, som han/ hun selv engasjerer, styret, samt øvrige tillitsvalgte i og BIS Bergen. 3. Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon Leder skal planlegge, iverksette, fordele, lede og kontrollere gruppens samlede oppgaver og funksjoner. 15
Stillingsinstruks for Markedsutvalget (MU) Markedsutvalget skal jobbe tett sammen med markedsansvarlig om å skaffe samarbeidspartnere. Hvert enkelt medlem av Markedsutvalget vil få utdelt samarbeidspartnere de har ansvar for. De vil også kunne fungere som stedsfortreder dersom markedsansvarlig ikke er tilgjengelig. Medlemmene av markedsutvalget har ikke rett til å signere avtaler på vegne av studentforeningen, og er heller ikke en del av styret i BIS. Markedsutvalget skal opprettholde og etablere et hensiktsmessig og tillitsfullt forhold til BIS sine samarbeidspartnere. Markedsansvarlig vil gi opplæring i både salg og markedsføring innenfor stillingens omfang, og vil samarbeide tett med markedsansvarlig gjennom året. 3. Arbeidsoppgaver Hovedfunksjon Markedsutvalgets oppgaver er følgende: - Selge standplasser rundt på skolen. - Selge reklame på infoskjermer og nettside. - Forhandle frem markedsavtaler med aktuelle samarbeidspartnere. - Promotere markedsansvarliges arbeid ut på skolen i auditoriene. 16
Stillingsinstruks for Vinterlekene- komiteen Leder Leder har hovedansvaret for arrangementet som helhet både i forkant, under og i etterkant. Leder er ansvarlig for at VL- komiteen arbeider i henhold til vedtekter og retningslinjer gitt av BIS Sentralstyret og Landsmøtet, samt følge opp arbeidet de andre medlemmene av komiteen bedriver. Leder skal planlegge, iverksette, fordele, lede og kontrollere VL- komiteens oppgaver, samt styre og veilede utviklingen i arbeidet. Leder skal etablere og opprettholde et hensiktsmessig samarbeid med Prosjektkoordinator i SL, sosialt ansvarlige på lokalavdelingene og de andre medlemmene i VL- komiteen. Leder VL plikter å gi ukentlig oppsummering til Prosjektkoordinator SL, og henholdsvis skriftlig oppdatering til SA hver andre uke. 3. Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon Leder er ansvarlig for at en fremtidsplan for arrangementet foreligger seks 6 uker etter at VL- komiteen er fastsatt. Fremdriftsplanen skal inneholde tidsfrister for når vesentlig informasjon om arrangementet skal være lokalavdelingene i hende. Økonomiansvarlig Økonomiansvarlig har det økonomiske hovedansvaret for Vinterlekene i samråd med ØA i SL, samt ansvaret for budsjettering og ressursforvalting av VL- komiteens midler. Økonomiansvarlig er pliktet til å ha en jevnlig dialog med ØA i SL. For ivaretakelse av sine funksjoner skal økonomiansvarlig opprettholde et hensiktsmessig samarbeid med de andre medlemmene av komiteen. 3. Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon Økonomiansvarlig plikter å sende en budsjettplan til ØA i sentralstyret senest 6 seks uker etter sin tiltredelse. Denne planen skal godkjennes av ØA i Sentralstyret. Økonomiansvarlig skal månedlig avgi en økonomisk rapport til ØA i Sentralstyret. Rapporten skal inneholde økonomisk bevegelighet som har foregått i perioden, samt en oppdatert budsjettplan. 17
Stillingsinstruks for Sosialutvalget BIS LA (SA) Sosialutvalget er ansvarlig er ansvarlig for å bistå Sosialt ansvarlig med sosiale arrangementer. Dette gjelder alt fra promotering, arrangering og gjennomføring av arrangementene. Sosialutvalget plikter for ivaretakelse av sine funksjoner å etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre medlemmene i Sosialutvalget, BIS LA, samt sosialt ansvarlig i BIS- styret. 3. Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon Sosialutvalget skal bistå sosialt ansvarlig i å opprettholde og kontrollere det sosiale arbeidet ved skolen. 18
Stillingsinstruks for Grafisk ansvarlig 1. Ansvars- og myndighetsområde Grafisk ansvarlig skal jobbe tett sammen med kommunikasjonsansvarlig og bistå med grafisk arbeid. Grafisk ansvarlig skal forholde seg til kommunikasjonsansvarlig og han/hennes retningslinjer. Grafisk ansvarlig har rett til å ferdigstille produkter uten kommunikasjonsansvarlig sitt samtykke. 2. Samarbeid Grafisk ansvarlig skal fungere som en hjelpende hånd for kommunikasjonsansvarlig med alt av grafisk arbeid. Grafisk ansvarlig skal sette tidsfrister etter rimelighetens grenser sammen med kommunikasjonsansvarlig eller oppdragsgiver. Alt av oppdrag skal gjennom kommunikasjonsansvarlig med unntak av det som kommer direkte fra BIS styret. 3. Arbeidsoppgaver Hovedfunksjon - Lage informasjonsplakater og andre oppheng som skal ut til BI studenter - Bistå som alternativ hjelp med grafisk arbeid til undergrupper - Lage grafiske produkter etter kommunikasjonsansvarlig sitt ønske - Forholde seg til tidsfrister utarbeidet sammen med oppdragsgiver 19
Stillingsinstrukser og retningslinjer for linjeforeningene Kapittel 1 : Navn 1-1 Linjeforening/ utvalgets fulle navn skal være godkjent av BIS LA 1-2 Linjeforening/ utvalgets er en del av BI Studentsamfunn Bergen Kapittel 2: Formål 2-1 Linjeforening/ utvalget har som formal å profilere og fremme interesser for studie de representerer ved Handelshøyskolen BI Bergen Kapittel 3 : Medlemmer 3-1 Som fullverdig medlemmer av Linjeforening/ utvalget regnes registrerte studenter ved Handelshøyskolen BI Bergen som har betalt kontingent til BIS, fastsatt av Generalforsamlingen. 3-2 Det kan ikke tas vider avgift for medlemskap i Linjeforening/ utvalget 3-3 Alle som vil være medlem i Linjeforening/ utvalget må være student ved Handelshøyskolen BI Bergen. Medlemmene må oppfylle krav i 3-1 3-4 Medlemmene må gå linjen som tilhører sin respektive Linjeforening/ utvalg Kapittel 4 : Generelle bestemmelser 4-1 Leder for Linjeforening/ utvalget plikter å holde NU orientert om sin linjes aktiviteter ut mot næringslivet gjennom møter mellom linjeledere og Linje og utvalgsansvarlig I NU 4-2 Alle eventuelle sponsor- og samarbeidsavtaler for Linjeforening/ utvalget skal gå igjennom Linje og utvalgsansvarlig i NU Stillingsinstruks for Leder Leder er ansvarlig for at Linjeforeningen/ utvalget arbeider i henhold til vedtekter og vedtak gitt av BIS. Leder skal trekke opp retningslinjer for styrets arbeid samt være ansvarlig for oppfølging av arbeid. Leder plikter for ivaretakelse av sine funksjoner å etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre styremedlemmene i Linjeforening/ 20
utvalget, NU, BIS og leder for andre linjeforeninger/ utvalg. Leder skal rapportere til Linje og utvalgsansvarlig i NU. Stillingsinstruks for Nestleder Nestleder er ansvarlig for de oppgaver som ikke blir utført av leder eller delegert bort av leder. Nestleder skal også være stedfortreder dersom leder ikke har mulighet å være til stedet. Nestleder plikter for ivaretakelse av sine funksjoner å etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre styremedlemmene Stillingsinstruks for Økonomiansvarlig Økonomiansvarlig har det økonomiske hovedansvaret i linjeforening/ utvalget, samt ansvaret for budsjettering og ressursforvaltning av linjeforeninger/ utvalgets midler. Økonomiansvarlig skal ha jevnlig dialog og rapportering til Økonomiansvarlig i BIS. Økonomiansvarlig plikter for ivaretakelse av sine funksjoner å etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre styremedlemmene, samt Økonomiansvarlig i BIS. Stillingsinstruks for Kommunikasjonsansvarlig Se til at kommunikasjonen internt i styret skjer på en hensiktsmessig måte. Se til at alle næringslivsrettete arrangement annonseres på bis.no. Dette gjøres i samarbeid med Kommunikasjonsansvarlig i BIS, samt være en støttespiller for styret i alle oppgaver som omhandler interne- og ekstern informasjon. 21
For ivaretakelse av sin funksjon skal kommunikasjonsansvarlig etablere og opprettholde et hensiktsmessig samarbeid med de andre styremedlemmene i linjeforeningen/ utvalget Kommunikasjonsansvarlig skal, dersom de vil bruke BIS sin kommunikasjonskanaler, dette gjøres i samarbeid med Kommunikasjonsansvarlig i BIS. Unntak Næringslivsarrangement 22
9 5 RETNINGSLINJER FOR VALGKOMITEEN (VK) 1. Valgkomiteen (VK) skal arbeide aktivt for å fremme rekrutteringen til de forskjellige Styreverv i BIS LA. VK kan innstille en - 1- kandidat til hvert Styreverv på Generalforsamlingen. VK kan innstille to - 2 kandidater til de vervene det trengs to - 2 kandidater til. Valgkomiteen (VK) skal videre arbeide aktivt for å fremme rekrutteringen til de forskjellige vervene i Ledelsen i BIS LA. VK kan innstille en - 1- kandidat til hvert verv i Ledelsen til Styret. VK har mulighet til å innstille to - 2 - kandidater i de vervene det trengs to - 2 kandidater til. 2. Samtlige av VKs medlemmer pålegges taushetsplikt. Medlemmene kan kun løses fra sin Taushetsplikt ved skriftlig samtykke fra den gjeldende kandidat. Unntatt fra dette er offentliggjøringen av kandidatur. 3. VK pålegges å utføre sitt arbeid objektivt. 4. VK skal motta en søknad og levnetsbeskrivelse (CV) fra hver enkelt kandidat til styret. Dette er dog ikke nødvendig til ledelsen i samme grad. 5. VK innstiller sin kandidat til hvert enkelt verv. Verken i skriftlig eller muntlig form aksepteres subjektivitet som kan skade en person direkte eller indirekte. 6. VK pålegges å gi opplysninger om en eventuell dissens (uenighet) i VK. 7. Medlemmer i VK er å anse som inhabile ved behandling av søknader til verv de selv søker. I slike tilfeller består VK av de resterende medlemmer. 8. Valgkomiteen skal bistå til å promotere vedtektsførte undergrupper, prosjektutvalg og linjeutvalg når disse har stillingsutlysninger. VK har også rett til å delta på intervjuene dersom det er mulig. 23