Protokoll fra ordinært styremøte Sted: Fotball/budbilkontoret Dag/dato: Tirsdag 13.desember 2016 Varighet: 17.30 21.00 Tilstede styret: Fra administrasjonen: Forfall: Hanne Dahl Molden (HM), Terje Bråthen (TB), Kenneth Brørby (KB), Tom Erik R. Frydenlund (TF), Ole Martin Lafton (OL) og Espen Hagen (EH) Tor Haug (TH) Espen A. Johansen (EJ) Dagsorden Sak 120 Godkjenning av innkalling og saksliste Styret godkjente innkallingen og saksliste. Sak 121 Signering av møteprotokoll fra styremøte 21.09.16 Styreprotokollen var ikke skrevet ut og blir signert ved neste møte. Sak 122 Valgkomiteen Valgkomiteen hadde bedt seg selv til møtet. De lurte på hva styret tenkte. De ønsket seg en organisasjonsplan før jul på roller med oppgaver. Den enkelte fikk i oppgave å skrive ned sine arbeidsoppgaver og sende til Hanne som sammenstiller og sender valgkomiteen. Det må være et mål om 40 % kvinneandel. Man bør også se på om man bør utvide antall faste styremedlemmer fra 5 til 6/7. Dette må sees på i sammenheng med orgplan og plassering av oppgaver. Styret prøver å levere en kladd over de forskjellige oppgavene styremedlemmene utfører i dag. Sak 123 Status senior TB orienterte om status senior. Trening i gang tirsdag og torsdag. Få på treningene.
Skriftlig tilbud overlevert til mulig A-lagstrener. Svarer ja eller nei førstkommende fredag. Vært i kontakt med spennende keeper fra 2 div. Han trenger hjelp til å få jobb fra 1 februar. Har bakgrunn fra barn og unge og jobber som lærer i dag. Styret tok orienteringen til etterretning Sak 124 Status yngres BU leder TF gjennomgikk status for yngres. Er i rute og venter i spenning på utfallet av A-lagstrener. Sportsplanen ønskes revidert av BU og det ble besluttet at man i denne omgang skal konsentrere arbeide med å få inn tydelige punkter og retningslinjer når det gjelder hospitering og fast opprykk til eldre lag. Målet er å komme med forslag til ny sportsplan på årsmøte 2017. Styret vedtok at man ved revidering av sportsplan skal konsentrere seg om tydeliggjøring av riktig prosess ved hospitering og fast opprykk til eldre lag. Sak 125 Status anlegg KB gjennomgikk status anlegg. Strømmåler overføres kommunen. Treningstider på kunstgress må på plass så raskt som mulig etter A-laget treningstider er fastsatt. Døra i klubbhuset står oppe men pumpa fungerer nå, slik at døra ikke blir stående oppe. Sak 126 Status kontingenter og avgifter TF orienterte om uendret status siden sist styremøte. Vi må legge frem forslag om nye satser frem til neste årsmøte. Styret tok orienteringen til etterretning. Sak 127 Administrasjonsoppgaver Mesterhus Julecup var en suksess med mange, gode tilbakemeldinger. Hadde vært ønskelig med et større overskudd, som ble på rundt 60.000kr.
Juleavslutning var også en suksess, selv om det kun var i underkant av 30stykker som deltok. Konklusjonen var at dette var en bedre løsning enn at noen har julebord på Torbjørnrud. Har hatt møtet med Svein Skarpsno som skal selge reklame til kunstgressbanen fra nyttår. Lagt inn salg for 70.000kr. Reklameservice skal ha opp skilt som står ved kiosken. Kenneth møtte for Espen i Idrettsrådet. Sak 128 Oppfølging vedtatte styreoppgaver Punkt utgikk Sak 129 Damelag 2017 HM orienterte om status rundt damelaget. Trener tirsdag og torsdag. Foreløpig ikke mange nok til å kunne melde på lag til serien. Har deadline 10.jan for å ta en beslutning på dette. Roger er fortsatt trener og det er pt ikke noe poeng å se etter trener før de blir flere på trening. Styret tok orienteringen til etterretning. Sak 130 Status økonomi TH presenterte regnskap og likviditetsprognose for resten av 2016. Det er god kontroll på økonomien og det styres mot et overskudd på 200.000kr i 2016. En 3 er bane er kjøpt inn. Budbilene gjør det fortsatt bra. Styret besluttet å føre innkjøp av 3 er banen på budsjettet for 2016. Sak 131 Budsjett 2017 Tar dette på møtet i januar når vi forhåpentligvis har klar en trener til A-laget. Sak 132 Mesterhus Julecup 2016 Det er laget en evalueringsrapport.
110 lag deltok. Målet for 2017 bør være 150 lag. Kan kjøre flere kamper samtidig for å få «tid» til flere lag. Forbedringspotensialet på koordinering av dommere. Ellers var det bra. 60.000kr i overskudd. Tanker rundt samarbeid meg HG ang billetter for å kunne spille kamper, blåse glass på HG ++. Spennende tanker. Datoer neste år er 25.-26.nov og 2.-3.des 2017. Sak 133 Valg av revisor Valgkomiteen fikk oppgaven. Sak 134 JIF Budbiler TH kom med forslag om leasing av ny bil. Styret positive da budbilene har et sterkt ønske om 4hjulstrekk. 5000kr per mnd, engangsavgift 41.000kr, restverdi 135.000kr. TH skal sjekke om Haugli kan være sponsor på bilen for å redusere engangsavgiften på 41.000kr. Styret besluttet å inngå leasingavtale på ny bil. Sak 135 Sportslig utvalg Junior: Kommer med 1 til 2 personer avhengig av behov (Morten Bråthen eller Espen Grongstad). Mangler Senior og damer. Erik har et ønske om å ha et felles opplegg/mål/retning for trenere på G16, junior og A-lag for å lage en rød tråd. Sak 136 A-lagsteam 2017 John Menzies er foreløpig klar. Fysiokontrakt skal overleveres. Sak 137 Eventuelt Arbeide med Sportsplan - 1 fra Senior og 1 fra Junior, 2 fra ungdom, 2 fra barn + BU, DL eventuelle treningskoordinator. Jobbe frem kun endel som håndterer kun hospitering og spilleropp. Juniorlaget ønsker å melde seg på NM kvalikken. Tor sjekker ut og får bekreftet dato.
Bookingløsning på klubbhuset Lage kalender på hjemmesiden med booking. Tom Erik tar dette med Frode. Frode for GO for å lage en løsning på hjemmesiden. Helst åpen. Signering: ------------------------------- ------------------------------- ----------------------------- Espen A. Johansen - leder Hanne Dahl Molden nestleder Tom Erik R. Frydenlund ------------------------------- ------------------------------- ----------------------------- Terje Bråthen Kenneth Brørby Ole M. Lafton (vara) ------------------------------- Espen Hagen (vara)