1 Sluttrapport Teknisk metodiske funksjoner Fakultetsstyre 21. september 2010
2 Hvorfor forprosjekt teknisk metodiske funksjoner? Store utstyrsanskaffelser (484 MNOK i fase 1 og 2) Betydelig økning i laboratorieareal (ant kvm år 2005: 3010 og år 2010: 7100. I tillegg HUNT) Stor andel midlertidig ansatte i tekniske stillinger (36,5 %) Langsiktig personalplanlegging (krav om strategisk stillingsplan) Økt konkurranse forskningsmidler
3 Avgrensninger i forprosjektet Personell ved IT-seksjonen er holdt utenfor Det er ikke foretatt kartlegging ned på individnivå
4 Utstyr Behov for komplett oversikt over hva som finnes hvor Minimalisere unødvendig duplisering av utstyr Optimalisere bruken av utstyr via samhandling med andre miljø (interne/eksterne) Mulighet for felles database med St. Olavs Hospital? Utvikle modell for kostnader knyttet til bruk av utstyret og sørge for synliggjøring eller fakturering der dette skal foretas
5 Laboratorieareal Optimalisere bruken av laboratoriene etter kartlegging av dagens og fremtidige behov Tilbakemeldinger fra enhetene tyder på at DMF kan utnytte laboratoriefasilitetene bedre. Økt bruk er også viktig med tanke på fremtidig internhusleie ved NTNU.
6 Ansatte i tekniske stillinger (ekskl. IT-seksjonen): Hvilken kompetanse har fakultetet til rådighet? Alle ansatte ved NTNU har krav på årlige medarbeidersamtaler Kan prosessen knyttet til bestillinger forenkles? Kan felles kurs innen basalt laboratoriearbeid og HMS-regler for studenter og nyansatte være en bedre organisering enn dagens løsning? Er det et gjennomgående behov for spesielle typer kurs for tekniske ansatte ved DMF?
7 Kjernefasilitet? Kjernefasilitet: Har et serviceansvar innenfor et område og er en fellesfunksjon for fakultetet og andre Har basisfinansiering og driver i tillegg egen forskning Langsiktighet knyttet til aktivitet. Bred bruk Tekniske stillinger og utstyr prioriteres Eks. FUGE-plattformene, Biobanken Stor egenaktivitet med høy kvalitet. Bør ha høy effekt for DMF/NTNU Viktig med dialog mot helseforetaket. Prislister må utarbeides.
8 Videreføring av prosjektet Delprosjekt 1: Tiltak 1.1: Tiltak 1.2: Tiltak 1.3: Tiltak 1.4: Tiltak 1.5: Tiltak 1.6: Ny laboratoriestruktur ved DMF organisering og drift Definere begrepet kjernefasilitet ved Det medisinske fakultet Videre kartlegging av hvordan laboratoriene ved DMF utnyttes i dag og se på muligheter for bedre utnyttelse Med utgangspunkt i foreslåtte kjernefasiliteter fra forprosjektet og DMF sin strategiplan utarbeide et prioriteringsforslag Foreslå en organisasjonsstruktur for kjernefasilitetene som sendes på høring til enhetene Foreslå hvilke metoder, utstyr og personellkompetanse som er nødvendig for eventuelle prioriterte kjernefasiliteter Eventuell implementering
9 forts videreføring av prosjektet Delprosjekt 2: Tiltak 2.1: Tiltak 2.2: Tiltak 2.3: Tiltak 2.4: Utrede og eventuelt implementere felles database for utstyr og metoder knyttet til funksjon samt oversikt over inputdata Kartlegge hvordan vi best mulig kan ivareta det utstyret vi har og skaffer til veie Kartlegge eksisterende metoder tilknyttet funksjoner/utstyr Legge til rette for synliggjøring av ressurser (utstyr og kompetanse) Etablere et system for å håndtere kurant utstyr som ikke er i bruk
10 forts videreføring av prosjektet Delprosjekt 3: Tiltak 3.1: Personell/organisering Utarbeidelse av en utvidet CV-mal, gjennomføre kartleggingen og sørge for en tilfredsstillende oppbevaring og bruk av disse. Utarbeidelsen av malen bør skje en tid etter oppstart av delprosjekt 1. Mål og hensikt må være tydelig og sees i sammenheng med det sentrale HR-prosjektet. Tiltak 3.2: Ved eventuell implementering av kjernefasiliteter utarbeide prosesskart for organisasjonsendringer og bemanningsendringer.
11 Kommunikasjonsplan/ informasjonsbehov Hvordan sikre tilstrekkelig informasjon til relevante interessenter i prosjektet? Formål: Styre forventninger Synliggjøre hvilke endringer som er utført eller skal utføres Forberede og skape motivasjon for endring Få ansatte til å identifisere seg med prosjektet Metode/media, når, ansvar? NB! Prosjektet skal være transparent og være en totalløsning for DMF.
12 Prosjektvarighet Oppstart medio oktober 2010 Kartleggingsbehov ved enhetene: Optimalisere bruken av laboratoriefasilitetene Utfylling utvidet cv-mal Kartlegging eksisterende metoder knyttet til funksjoner og utstyr Høring forslag kjernefasiliteter og organisering Hvor lang høringsfrist? Mulig beslutningsgrunnlag styremøte ultimo mai 2011? Implementering Hvor lang implementeringsperiode?
13 Fra mandat: Målsetting Prosjektgruppa skal fremskaffe oversikt over laboratorieinfrastrukturen for forskning og undervisning. Dagens omfang av teknisk bistand og en oversikt over fremtidige behov skal kartlegges. Oversikter og analyser av datamaterialet skal vurderes og danne grunnlag for å se om det finnes muligheter for samarbeid på tvers av institutt-/enhetsgrenser. 1) Fellesfunksjoner utført av ansatte i tekniske stillinger (eks. HMS, lagerhold, bestillinger, formidlingsbistand, teknisk service). Beskrive dagens situasjon og synliggjøre eventuelle organiseringsmuligheter for å få et bedre og mer helhetlig tilbud av tekniske tjenester ved DMF, uavhengig av institutt- og enhetsgrenser. 2) Beskrive og synliggjøre hvordan de tekniske ressursene i forskningsaktiviteten er organisert og hvordan de i fremtiden kan organiseres for å gi bedre forskning. 3) Beskrive og synliggjøre hvordan de tekniske ressursene i undervisningsaktiviteten organiseres i dag og hvordan de i fremtiden bør organiseres for å gi bedre undervisning. 4) Beskrive og synliggjøre hvordan samhandling og utnyttelse av ressurser skjer i dag på tvers av institutt-/enhetsgrenser og hvordan DMF i fremtiden kan oppnå større samhandling og utnyttelse av disse ressursene.
14 forts. mandat 5) Prosjektgruppen skal levere en rapport som beskriver omtalte punkter. I tillegg skal det gis en vurdering av om det kan være et udekket bemannings- og kompetansebehov, både kortsiktig og langsiktig. Prosjektet skal videre se på prosessene knyttet til rekruttering av teknisk personale og ivaretakelse av teknisk personale med tanke på ulike tilsettingsforhold.
15 Forslag til styrevedtak: Fakultetsstyret tar sluttrapporten fra forprosjektet teknisk metodiske funksjoner til følge og gir sin tilslutning til videreføring av prosjektet.