Prosjektplan Statlige arbeidsplasser til Østfold «Statlige arbeidsplasser til Østfold» er et hovedprosjekt i regi av partnerskapet «Næringsriket Østfold». Prosjektets mål er å beholde, etablere og få tilflyttet statlige arbeidsplasser for å styrke arbeidsmarkedet i hele Østfold. Prosjektplan 1
1. MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn Gi en kort beskrivelse for hvorfor prosjektet iverksettes. Her refereres til prosjektmandat, aktuell dokumentasjon og beslutninger som ligger til grunn for prosjektet. På oppdrag fra Næringsriket har Mosseregionens Næringsutvikling ledet og gjennomført forprosjektet «Statlige arbeidsplasser til Østfold». Forprosjektet har jobbet systematisk for å identifisere, kartlegge og aktiv bidra til å flytte en rekke statlige virksomheter til Østfold. Etter som prosjektet skred frem ble det naturlig å også jobbe aktivt for å beholde statlige arbeidsplasser i regionen. Det vises til prosjektkonsept datert 15.11.16, til vedtak i Nærings- og kulturkomiteen 23.11.16 om tilskudd, kr 500.000 til oppstartsmidler og til vedtak i Nærings- og kulturkomiteen 26.04. 17 om tilskudd, kr 450.000 til forprosjekt (fase I og II). 1.2 Effektmål (Hvorfor) Beskriv de effekter eller gevinster prosjekteierne tar sikte på å oppnå ved å gjennomføre hovedprosjektet. Disse vil som oftest først inntreffe en tid etter gjennomført hovedprosjekt. Effektmålet vil ofte ha relasjon til virksomhetens strategiske mål. Styrke arbeidsmarkedet i Østfold gjennom etablering Nye statlige arbeidsplasser. Økt andel sysselsatte, både gjennom å bidra nye statlige arbeidsplasser og etablering av indirekte og Induserte arbeidsplasser. 1.3 Resultatmål for hovedprosjekt (Hva) Beskriv hva som skal foreligge når hovedprosjektet er ferdig (leveranser, tid og kostnad). Følgende resultatmål foreslås for hovedprosjektet: Prosjektplan 2
Resultatmålene underbygger: Formålet som er beskrevet i handlingsprogrammet for Næringsrike Østfold (2016-2026); å bidra til at Østfold blir et attraktivt fylke å starte og drive næring i. Østfold fylkeskommunes mål om å skape netto 6000 arbeidsplasser innen 2020 for å opprettholde dagens sysselsetting i Østfold (jfr. Økonomiplan 2016-2019, vedtatt av fylkestinget). Lykkes man med å etablere et gitt antall statlige arbeidsplasser, vil dette gi ytterligere ringvirkninger for sysselsettingen en de konkrete arbeidsplassene. 1.5 Rammer og avgrensning Uttalte forutsetninger og rammer gitt av oppdragsgiver og/eller premissgiver som finnes for prosjektet, for eksempel vedrørende total tidsramme, tidspunkter, kostnader, ressursbruk, osv. Konkretiser hva som ikke skal inngå i prosjektet. Følgende forutsettinger legger prosjekt til grunn for det videre arbeidet: Prosjektet vil ikke jobbe direkte for å skape private arbeidsplasser, men vil bidra til dette indirekte gjennom å etablere ny statlige arbeidsplasser. Prosjektet vil ikke jobbe aktivt for å skaffe ytterligere ressurser fra eksterne aktører. Det forutsettes at arbeidet i hovedprosjektet er finansiert gjennom Næringsriket og at det er dette partnerskapet som i hovedsak sørger for at prosjektet har tilstrekkelig ressurser for å lykkes. Representanter fra partnerskapet, fylket og kommunene bidrar ikke økonomisk i hovedprosjektet, men bidrar med vederlagsfri arbeidsinnsats. Resultatmålene som er beskrevet i punkt 1.3 er ikke absolutte. Det er flere faktorer, ut over hva prosjektgruppen har mulighet til å påvirke, som vil være avgjørende for hvor mange statlige arbeidsplasser det er mulig å etablere innen de to tidsperspektivene. Målene bør derfor tolkes som ambisjoner slik at alle bidragsytere har noe å strekke seg etter. 2. PROSJEKTORGANISASJON Her beskrives prosjektorganisasjonen med aktuelle roller. Organiseringen av forprosjektet har lagt til rette for effektivt arbeid og foreslås derfor videreført.: Prosjektplan 3
Om styringsgruppen partnerskapet Næringsriket Østfold: Næringsriket ledes av Østfold fylkeskommune (ØFK), ved fylkesordfører. Partnerskapet møtes 2-6 ganger i året. I disse møtene, og løpende, vil partnerskapet ha anledning til å styre hovedprosjektet på en hensiktsmessig måte. Prosjektleder i hovedprosjektet deltar i Næringsriket. Om prosjekt- og ressursgruppen: Prosjektleder: Daglig leder for Mosseregionens Næringsutvikling,. Prosjektgruppen: Prosjektgruppen skal være en operativ arbeidsgruppe som møtes annenhver måned eller etter avtale/behov og som legger inn betydelig arbeidsinnsats mellom møtene. Deltakere i gruppen er representanter fra ØFK ved regionalutviklingsavdelingen og kommunikasjonsstaben, næringsseksjoner i enkelte kommuner, samt innleid prosjektstøtte. Ressursgruppe: Deltakere inviteres med i arbeidet med bakgrunn i deres eierskap til, og/eller kompetanse om, de ulike delprosjekt som hovedprosjektet til enhver tid jobber med. Om delprosjekter: Hovedprosjektet «Statlige arbeidsplasser til Østfold» definerer delprosjekter for de statlige etater og virksomheter som anses som en reell flyttekandidat og som gruppen skal jobbe aktivt med. Delprosjektene som er jobbet med i forprosjektfasen tas i all hovedsak med videre, og nye skal kontinuerlig identifiseres og eventuelt jobbes aktivt med. Nye delprosjekt blir til gjennom ulike prosesser, enkelt illustrert i figuren under. Prosjektgruppen tar selv initiativ til å identifisere og kartlegge kandidater, samtidig som den jobber aktivt for å få frem lokale initiativ og forslag. Her er det også avgjørende at prosjektgruppen sørger for nødvendig koordinering og i de enkelte delprosjektene, koordinere relaterte prosesser, samt bidrar til å utvikle og kommunisere lokale prosesser der det er behov. I sum har, og skal dette, bidra til å nå målene. Prosjektplan 4
3. PROSJEKTOPPFØLGING 3.1 Beslutningspunkt Er det behov for beslutningspunkter ut over de to obligatoriske? Hva skal i så fall vurderes og hvilken dokumentasjon/informasjon må være tilgjengelig. Sett opp liste over beslutningspunktmøter med dato og hvilket beslutningsgrunnlag (dokumentasjon) som må være tilstede. Det er ikke behov for å definere beslutningspunkter, ut over eventuelle beslutninger som prosjektet legger opp til at Næringsriket bør ta når partnerskapet møtes. Beslutninger vedrørende hvilke delprosjekter som skal prioriteres avgjøres av prosjektleder og prosjektgruppen, og forankres i partnerskapet. 3.2 Statusrapportering Er det behov for/krav til faste statusmøter i prosjektet? Hvilke krav til rapportering til og fra statusmøte foreligger? Prosjektet anbefaler å følge den strukturen som er lagt til grunn i forprosjektet videre. Næringsriket orienteres hver gang partnerskapet møtes, eller ved behov. Videre foreslås det også at det prosjektet deler møtereferater og annen relevant informasjon med prosjektgruppen, ressursgruppen og andre relevante aktører som kan bidra til at prosjektet når sine definerte mål. 3.3 Milepæler List opp viktige milepæler med dato og navn på oppgaver/resultater som skal være utført/oppnådd. Nr Dato Tilstand/Hendelse 01 1/11-17 Kick-off, oppstart på hovedprosjekt Statlige arbeidsplasser til Østfold 02 29/6-18 Rapport/oppsummering etter første halvår 2018 03 21/01-19 Rapport/oppsummering 2018 04 28/6-19 Rapport/oppsummering etter første halvår 2018 05 19/12-19 Rapport/oppsummering 2018 06 21/1-20 Resultat og erfaringsrapport knyttet til mål B) 1000 statlige arbeidsplasser innen 2020 07 4. MÅLGRUPPER, INTERESSENTER OG KOMMUNIKASJONSSTRATEGI En enkel interessentanalyse med eventuell kommunikasjonsplan. Prosjektansvarlig er ansvarlig for ekstern kommunikasjon (kan delegeres i konkrete tilfelle) mens prosjektleder er ansvarlig for intern kommunikasjon i prosjektorganisasjonen. 4.1 Interessenter/målgrupper En interessent er en aktør som kan påvirke eller blir påvirket av prosjektet. Hvis det er fare for at interessenter kan påvirke gjennomføringen av prosjektet bør en interessentanalyse gjennomføres. Aktiviteter som skal bidra til å håndtere interessenter, bør inngå i prosjektplanen. Prosjektplan 5
Aktør Aktørens interesse av prosjektet Grad av påvirkning på prosjektet Prosjekttiltak/ aktiviteter Næringsriket Eier Stor Som beskrevet tidligere i rapporten Østfold fylkeskommune Stor Østfoldbenken Kommunepolitiker, spesielt ordfører Rådmenn/kommunal næringsavdeling Næringsforeninger og lokal næring 4.2 Kommunikasjonsstrategi Fasilitator for Næringriket, jobber med tilsvarende problemstillinger Politiske vinnersaker som kan synliggjøre deres innsats for Østfold Politisk vinnersaker for den konkrete kommunen, relatet til et delprosjekt Interesse knyttet til lokale og nærliggende delprosjekt Interesse knyttet til lokale og nærliggende delprosjekt Stor Middels til stor Middels til stor Liten til middels Deltakere i prosjektgruppen, aktivt og løpende kommunikasjon Orienteres jevnlig slik at de i størst mulig grad bidra til prosjektets mål. Involveres og informeres ved behov. Involveres og informeres ved behov. Involveres og informeres ved behov. Beskriv hvordan prosjektet skal kommunisere med de viktigste interessentene. Beskriv målet med kommunikasjonen det mest sentrale budskapet, egnet kommunikasjonsform og hvem som er ansvarlig for å gjennomføre tiltaket. Aktør Mål Budskap Kommunikasjonsform Ansvarlig Næringsriket Forankring Avhengig av sak og Østfold fylkeskommune Østfoldbenken Kommunepolitiker, spesielt ordfører Rådmenn/kommunal næringavdeling Næringsforeninger og lokal næring Forankring, avsjekk, bistand Politisk forankring, støtte til å fremme sak Politisk forankring, støtte til å fremme sak Politisk forankring, støtte til å fremme sak Politisk forankring, støtte til å fremme sak Avhengig av sak og Avhengig av sak og Avhengig av sak og Avhengig av sak og Avhengig av sak og Skriftlig underlag, samt presentasjon, ved Næringsriket-møter, samt løpende orientert per epost Møter, dialog per e-post og telefon Møter, dialog per e-post og telefon samlet eller en-til-en. Møter, dialog per e-post og telefon samlet eller en-til-en. Dialog per e-post og telefon samlet eller entil-en. Dialog per e-post og telefon samlet eller entil-en. Prosjektplan 6
5. RISIKOVURDERING Beskriv de kritiske risikofaktorene. Gi en kort vurdering av sannsynligheten for at den/de kritiske risikofaktorer vil inntreffe, og hvilken konsekvens dette vil kunne medføre for prosjektoppnåelse. 5.1 Risikofaktorer List opp de risikofaktorer som oppfattes om viktige for gjennomføring av aktuell fase Risikofaktor S K RF Mottiltak Lykkes Østfold med å få tilflyttet flere statlige virksomheter, så kan politiske hensyn gjøre at det blir vanskelig å få flere ( Østfold har fått nok ) Manglede forankring og koordinering mellom prosjektet og Næringsriket At enkelte kommuner føler seg utelatt fra, eller nedprioritert i, prosjektet - Bygge opp god argumentasjon, skille mellom å få etablert/tilflyttet arbeidsplasser og det å beholde/forsterke eksiterende virksomheter - Argumentere med andre forhold som tilsier at det er naturlig å legge flere arbeidsplasser til regionen - Kommunisere et mer nyansert bilde av arbeidsmarkedet i Østfold, eks. tilsier ikke flere nyetablerte statlige arbeidsplasser i Moss at det ikke skal etableres nye i indre Østfold. - Tydelig forankring fra start, løpende og god dialog. - Prosjektet skal jobbe for hele Østfold og må hele tiden være god på å kommunisere dette. - Inkluderende prosjekt- og kommunikasjonsarbeid, gitt at ikke delprosjektet eller deler av informasjonen er sensitiv og kan hindre ønsket måloppnåelse. 5.2 Risikohåndtering Konkretiser mulige kritiske risikofaktorer ut fra ovenstående liste. Beskriv tiltak for oppfølging av de kritiske risikofaktorene slik at sannsynligheten for at de inntreffer reduseres/holdes under bedre kontroll/oppfølging. Det vises til ovenstående tabell med mottiltak. Prosjektplan 7
6. GJENNOMFØRING Dette kapittel beskriver aktiviteter, ressurser og. Dersom dette er et større prosjekt kan en også henvise til egen splan (gjerne som excel) som vedlegges. 6.1 Hovedaktiviteter Beskriv prosjektets hovedaktiviteter med hensikt, viktige oppgaver og resultat. Hovedaktivitet Hensikt Viktige deloppgaver Resultat Ajourholde liste over kandidater for statlig utflytting Ajourholde liste over sentrale politikere og beslutningstakere fra, eller som bor i, Østfold Medieovervåking Prosjektmøter Generell informasjonsinnhenting- og behandling Oversikt over virksomheter som kan flytte til Østfold Oversikt over aktører som kan bidra til å realisere prosjektets mål Prosjektet må holde seg løpende orientert om relaterte nyheter, spesielt knyttet til delprosjektene Orienter om progresjon, diskutere muligheter knyttet til eksisterende og nye delprosjekt Oppdage nye delprosjekt, samt ha god informasjonsunderlag for arbeidet Listen må jevnlig oppdateres og kvalitetssikres, samt at den må sees i forhold til regionale og lokale satsninger Listen må jevnlig oppdateres og kvalitetssikres Daglig medieovervåking, listen og søkeord må holdes ved like. Revideres hver gang delprosjekter blir lagt til eller faller ut. Fordele og sjekke status knyttet til arbeidsoppgaver i prosjektgruppen Må hentes inn på flere nivå: a) politisk; b) byråkrati; c) eksperthjelp; d) etc. Gir prosjektet mulighet til å være raskt ute med å vurder potensielle flyttekandidater før andre fylker og kommuner gjør tilsvarende. Gir prosjektet mulighet til å få vesentlig drahjelp i ulike flytteprosesser Tidsriktig og godt informasjonsgrunnlag til støtte for arbeidet med de ulike delprosjektene Effektivt og målrettet arbeid for å skape flere arbeidsplasser, skape kvalitet blant eiere og fylkets befolkning generelt. Tidlig og nyttig informasjon for prosjektets arbeid og mål. Prosjektplan 8
6.2 Tids- og ressursplaner Sett hovedaktivitetene inn i et ganttskjema med angivelse av ressursforbruk pr hovedaktivitet (gjerne min/maks). Hoved- Tidsplan (fra Q4 2017 til Q1 2020) ress. Aktiviteter Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 5 bruk 0 Løpende 90 90 90 90 90 90 90 90 90 90 900t prosjektstøtte (basert på 30 timer per måned/ ca en arbeidsdag per uke) Prosjektmøter 200 200 200 125 200 200 200 125 200 200 1850t (basert på prosjektleder og 4 prosjektmedlemm er) Styringsgruppemø 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 50t ter (prosjektleder) Milepæler - Beslutningspunkt - Rapportering 5 5 5 5 10 5 5 5 5 20 70 Kommunikasjonsarbeid (eksternt) 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 50 Sum timeverk: 2920 Prosjektplan 9
6.3 Ressurs- og kompetanseplan Her anføres navn på prosjektdeltakere, gjerne som i nedenstående tabell. Det anvises hvilke hovedaktiviteter de skal delta i. Navn Avd/org. Hovedaktiviteter Tidsperiode Timeverk MNU Alle Q4 17-Q1 20 540t Tone E N Stenbek ØFK Prosjektmøter + Q4 17-Q1 20 370t Helge Hasvold Fredrikstad kommune Prosjektmøter + arbeid Q4 17-Q1 20 370t Jan-Erik Erichsen Øvrige deltakere (estimert 1 ytterligere deltaker) Prosjektstøtte - rådgiver Halden kommune MNU + innleid støtte Prosjektmøter + arbeid Prosjektmøter + arbeid Alle Q4 17-Q1 20 370t Q4 17-Q1 20 370t Q4 17-Q1 20 900t Prosjektplan 10
7. ØKONOMI Stipuler kostnadstyper og størrelser. Sett opp ett budsjett og en finansieringsplan. Kostnader Finansiering Kostnadsart/Kostn pr hovedakt Beløp Finansieringstype og kilde Beløp Timer for prosjektleder og 4 1.616.00 prosjektdeltakere (2020t x 800 NOK) 1.616.00 Egenfinansiering Timer for MNU innleid 1.620.00 ØFK 1.620.000 rådgiver, (900t*1800NOK) Utstyr, materiell, reiser, lokaler 300.000 Egenfinansiering 300.000 Sum 3.536.000 Sum 3.536.000 8. KONTRAKTER OG AVTALER Det er ofte viktig at det foreligger avtaler med prosjektmedlemmenes (både interne og eksterne ressurser) arbeidsgivere mht hvilke ressurser de skal stille med, når og hvor lenge. Her anføres hvilke avtaler som er inngått. Det samme gjelder kontrakter med leverandører av produkter og tjenester. Prosjektets medlemmer hører i all vesentlighet til ØFK eller er tilknyttet Næringsriket. Disse prosjektdeltakeren og deres arbeidsgivere tilfører ikke direkte finansiering, men arbeidstimer. Mosseregionens Næringsutvikling AS har rammeavtaler med eksterne rådgivere etter gjennomført anbud. For å sikre nødvendig i prosjektet er det avgjørende å få prosjektstøtte fra en eller flere av disse. Disse vil være en kostnad for prosjektet, og reguleres gjennom avtalen som forvaltes av MNU. Prosjektplan 11