Møteinnkalling. Utvalg: Kommunestyret Møtested: Nygaardsvoldsalen, Bruket kulturhus Dato: Tidspunkt: 18:00

Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyret Møtested: Nygaardsvoldsalen, Bruket kulturhus Dato: 30.10.2017 Tidspunkt: 18:00 Eventuelt forfall, eller spørsmål om habilitet, skal meldes snarest på e-post til forfall@malvik.kommune.no. Har du ikke mulighet til å sende e-post, ring 73 97 20 00. Møtesekretær innkaller vararepresentanter Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Ingrid Aune ordfører Sissel Langås sekretær 1

Saksliste Utvalgssaksnr Innhold Arkivsaksnr Side Saker til behandling PS 58/17 Regnskapsrapport etter 2.tertial 2017 2017/3286 4 PS 59/17 Overføring av vigselsmyndighet til kommunene - delegering av myndighet 2017/2478 14 PS 60/17 Livsglede for eldre 2017/1956 23 PS 61/17 Bruker- og pårørendesamarbeid innen helse og velferd 2017/2992 47 Referatsaker RS 54/17 Møtereferat eldreråd 4. oktboer 2017 2017/359 55 RS 55/17 Møtereferat Malvik Ungdomsråd 4.okt 2017 2017/3153 57 RS 56/17 Eiermøte Trondheim Havn IKS - referat fra møte 06.10.17 2017/2201 59 RS 57/17 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 10.10.17. 2017/1405 61 RS 58/17 Svar på krav om lovlighetskontroll - spørsmål om habilitet K- sak 15/17 2017/1719 67 RS 59/17 Tilbakemelding til kontrollutvalget revisjonsrapport 2017/3174 72 2

Saker til behandling PS 58/17 Regnskapsrapport etter 2.tertial 2017 3

Arkiv: 210 Arkivsaksnr: 2017/3286-1 Saksbehandler: Einar Spjøtvoll Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 69/17 16.10.2017 Kommunestyret 58/17 30.10.2017 Regnskapsrapport etter 2.tertial 2017 Innstilling til kommunestyret fra formannskapet - 16.10.2017 1. Kommunestyret tar rapporten for 2. tertial 2017 til orientering. 2. Kommunestyret vedtar følgende endring av investeringsbudsjettet for 2017 (tall i tusen kroner): Økt utgift/ redusert inntekt Økt inntekt/ redusert utgift Sandfjæra barnehage 800 Hommelvik ungdomsskole 10 500 Vikhammer ungdomsskole 2 400 Veg Sveberg Hommelvik 1 800 Mindre investeringer 7 100 Vann, avløp selvkost 25 800 Egenkapitalinnskudd KLP 2 200 Bruk av ubundne investeringsfond 2 200 Bruk av lånemidler 58 600 Salg av anleggsmidler 15 100 Kompensasjon for merverdiavgift 10 200 Mottatte avdrag på utlån og refusjoner 5 300 Sum 71 000 71 000 3. Som følge av budsjettendringene vedtar kommunestyret nye hovedoversikter, skjema 2A og 2B slik det framgår i tabell 3 og tabell 4 i denne saken. 4. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å fordele de vedtatte budsjettendringene på drifts- og investeringsområdene. 4

Behandling i Formannskapet - 16.10.2017 Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten for 2. tertial 2017 til orientering. 2. Kommunestyret vedtar følgende endring av investeringsbudsjettet for 2017 (tall i tusen kroner): Økt utgift/ redusert inntekt Økt inntekt/ redusert utgift Sandfjæra barnehage 800 Hommelvik ungdomsskole 10 500 Vikhammer ungdomsskole 2 400 Veg Sveberg Hommelvik 1 800 Mindre investeringer 7 100 Vann, avløp selvkost 25 800 Egenkapitalinnskudd KLP 2 200 Bruk av ubundne investeringsfond 2 200 Bruk av lånemidler 58 600 Salg av anleggsmidler 15 100 Kompensasjon for merverdiavgift 10 200 Mottatte avdrag på utlån og refusjoner 5 300 Sum 71 000 71 000 3. Som følge av budsjettendringene vedtar kommunestyret nye hovedoversikter, skjema 2A og 2B slik det framgår i tabell 3 og tabell 4 i denne saken. 4. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å fordele de vedtatte budsjettendringene på drifts- og investeringsområdene. Regnskapsrapport etter 2. tertial 2017 Driftssiden Tabell 1: Prognose driftsbudsjett, tall i millioner kroner (inntekt med negativt fortegn) Vedtatt budsjett 2017 Prognose årsavvik Sum frie disponible inntekter -749,1-6,0 Netto finansinntekter/utgifter 59,3-3,0 Avsetning til disposisjonsfond 40,0 0,0 5

Bruk av tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk -41,5 0,0 Til fordeling rammeområder -691,4-9,0 Rammeområder: Folkevalgte 7,8 0,0 Rådmann inkl lønnsreserve 60,1-3,6 Eiendomsservice 63,7-2,4 Oppvekst 302,2 0,0 Helse og velferd 230,2 0,0 Tekniske tjenester 21,5 0,0 Kirkelig fellesråd 5,9 0,0 Sum rammeområder 689,9-6,0 Merforbruk (+)/ mindreforbruk (-) -15,0 Prognosen per utgangen av 2. tertial tilsier et mindreforbruk på omlag 15 millioner kroner for 2017. Sum frie disponible inntekter Skatt og rammetilskudd Skatteinngangen har vært bra i de åtte første månedene av 2017, og prognosen for året tilsier en skatteinngang på om lag sju millioner kroner over budsjettet. Men, som følge av at Malvik kommune har en skatteinngang per innbygger som er under landsgjennomsnittet, mottar kommunen inntektsutjevning som en del av rammetilskuddet. Når skatteinngangen er god mottar kommunen mindre i inntektsutjevning. Det meste av den økte skatteinngangen vil dermed motsvares lavere inntektsutjevning. Størrelsen på inntektsutjevningen er imidlertid avhengig av den samlede skatteinngangen for hele kommunesektoren. I dette anslaget er det forutsatt at skatteinngangen for kommunene blir oppjustert i samsvar med det som er beskrevet i brev fra kommunalministeren til stortingsrepresentant Frank Jensen (H). Når denne forutsetningen legges til grunn blir skatt inklusive skatteutjevning om lag fem millioner kroner høyere enn budsjettert. Eiendomsskatt Eiendomsskatten ble oppjustert til 31,5 millioner kroner etter kommunestyrets vedtak i sak 24/2017. Prognosen tilsier at regnskapet vil bli på linje med budsjettet. Andre statlige tilskudd Flyktningeinntekter antas å bli noe høyere enn budsjettert. Foreløpig anslås økningen å bli minst 1 million kroner høyere enn tidligere lagt til grunn. 6

Netto finansinntekter/utgifter Ved inngangen til 2017 var gjelden til Malvik kommune noe lavere enn lagt til grunn for budsjett 2017. En av årsakene til dette er at kommunestyret vedtok å redusere bruk av lån i forbindelse med behandlingen av 2. tertialrapport 2016 som følge av forsinkelser og ubrukte lånemidler fra tidligere år. I tillegg er årets lånebehov mindre enn forventet ettersom årets investeringsutgifter også ser ut til å bli lavere enn forutsatt. Det kan derfor legges til grunn at finansutgiftene blir noe lavere enn budsjettert. Netto avsetninger I tråd med vedtak i sak 35/2017 om årsoppgjørsdisposisjoner, vil disposisjonsfondet styrkes med 40 millioner kroner. Dette finansieres av årsresultatet for 2016. Denne transaksjonen vil bli gjennomført i forbindelse med avslutningen av årsregnskapet for 2017. Rammeområdene Prognosene som er utarbeidet nedenfor baseres på regnskapsinformasjon etter åtte måneders drift. Rådmannen observerer at rammeområdene har god kontroll på økonomien/aktivitetsnivået, og regner med at rammeområdene vil komme nær balanse ved årsskiftet. Det er likevel viktig å påpeke at det er press innenfor flere tjenester, noe som bl.a. skyldes flere brukere med spesielle og ressurskrevende behov. Det kan se ut som om det er et økende antall som får vedtak om omfattende tjenester, og dette vil kunne bli en større utfordring i tiden fremover. Folkevalgte Det forventes at området går i balanse. Rådmannen inklusive lønnsreserven Innenfor dette området vil vakante stillinger føre til mindreforbruk. I tillegg er det avsatt mer midler på lønnsreserven enn det som ble rammene for årets lønnsoppgjør. Innenfor rammen vil rådmannen finne rom for å delta på en nasjonal satsing på digitalisering, som er initiert av KS. Formålet med ordningen er å utvikle flere nye felles digitale løsninger for kommunal sektor. Når kommunen har bidratt med sin engangssum, vil vi få tilgang til alle løsningene som blir utviklet gjennom ordningen. Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) har signalisert at de vil bidra med 125 millioner kroner fordelt over to år, forutsatt at kommunal sektor bidrar med minst like mye. KS vil bidra med inntil 40 millioner kroner. Storbynettverket og de ti største kommunene har signalisert at de vil bidra med til sammen 35 millioner kroner. For å etablere ordningen, og for å utløse midlene fra KMD, er det nødvendig at å reise tilstrekkelig kapital. KS inviterer derfor alle sine medlemmer til å delta med et engangsbeløp på henholdsvis 20 kroner per innbygger for kommuner og 5 kroner per innbygger for fylkeskommuner. For Malvik kommune vil det gi en økt utgift på 280 000 kroner som rådmannen foreslår å dekke innenfor rammeområdet. Eiendomsservice Området forventes å få et mindreforbruk på noe over to millioner kroner. 7

Oppvekst Det forventes at oppvekstområdet samlet sett går i balanse. Det er et press på barnehageområdet som skyldes et økende behov for ressurskrevende tjenester. I tillegg er det flere barn enn forventet i private barnehager i nabokommuner som Malvik må betale for. Innenfor skole er det også utfordringer knyttet til økt behov for ressurskrevende tjenester. På den annen side er det områder innenfor oppvekstområdet som har mindreforbruk, noe som bidrar til at resultatet samlet sett forventes å bli nær balanse ved årets slutt. Helse og velferd Innenfor rammeområdet helse og velferd forventes det merutgifter knyttet til flyktninger og introduksjonstilskudd. Videre er det noe merutgifter knyttet til transport. Imidlertid vil det komme en merinntekt knyttet til refusjon for ressurskrevende tjenester for 2016. I regnskapet for 2016 ble det anslått et beløp. Det er nå klart hvilket beløp kommunen vil få for 2016, og det er en del høyere enn det som ble benyttet i regnskapet for 2016. Denne differansen vil bli inntektsført i 2017, og gir dermed en merinntekt. Samlet sett forventes området å gå i balanse. Tekniske tjenester, Kirkelig fellesråd og fellesformål Disse områdene forventes å gå i balanse. Disponering av årsresultat for 2016 I kommunestyresak 35/2017 ble disponering av årsresultatet for 2016 behandlet. I saken ble det vedtatt en del konkrete tiltak, og rådmannen ønsker å gi kommunestyret en statusoppdatering. Bevilgningen til sommertoget på inntil 150 000 kroner har vært tilstrekkelig for å dekke kostnadene, og beløpet vil bli overført til de områdene som i sommer fikk merkostnader som følge av sommertoget. Kun dokumenterte kostnadene blir refundert, og det forventes at det kan bli noe under 150 000 kroner. Det er overført midler til Jervskogen skisenter som tilskudd til snøproduksjonsanlegg. Det ble bevilget 200 000 kroner til oppgradering av grendehus og lekeplasser begrenset oppad til 25 000 kroner per prosjekt. Det har kommet inn mange søknader som nå blir behandlet. Det forventes at midlene blir utbetalt før årsskiftet. Videre ble det bevilget 100 000 kroner til innkjøp og utplassering av sittebenker. Sittebenker er bestilt og blir levert i oktober/november 2017. Det ble bevilget 50 000 kroner til instrumentkjøp. Midlene er fordelt og vil bli utbetalt ved mottatt dokumentasjon fra korpsene. Som en del av disponeringen av årsresultatet for 2016, vedtok kommunestyret å bevilge 40 000 kroner til innkjøp av «bubble football». I sommer ble det ikke kjøpt inn men leid «bubble football». Det er nå iverksatt innkjøp av dette utstyret, og det vil etter hvert bli tilgjengelig for ungdomshusene i kommunen. I tråd med kommunestyrets vedtak er det overført midler for innkjøp av hjertestarter som skal disponeres av «skogskaran», jf. bevilgningen på 15 000 kroner. Bevilgningen til miljøfremmende tiltak ble styrket med 6 000 kroner til 16 000 kroner. Fordelingen av disse midlene blir behandlet i ARESAM 12. oktober 2017. 8

Investeringssiden Tabell 2: Prognose investering og finansiering, beløp i millioner kroner Årsbudsjett Årsprognose Avvik Sandfjæra barnehage 1,2 0,4-0,8 Hommelvik ungdomsskole 148,0 137,5-10,5 Vikhammer ungdomsskole 3,6 1,2-2,4 Vegbelysning, oppgradering til LED-lys 2,5 2,5 0 Veg Sveberg Hommelvik 1,9 0,1-1,8 Svebergmarka 3. etappe 24,4 24,4 0 Datautstyr 3,8 3,4-0,4 Mindre investeringer 28,8 21,7-7,1 Vann, avløp selvkost 45,7 19,9-25,8 Sum investeringer i anleggsmidler 259,9 211,1-48,8 Utlån og forskutteringer 50,0 50,0 0 Avdrag på lån 35,5 35,5 0 Dekning av tidligere års udekket inv.regnskap 49,0 49,0 0 Årets finansieringsbehov 394,4 345,6-48,8 Bruk av lånemidler -283,5-224,9 58,6 Salg av anleggsmidler -35,9-51,0-15,1 Kompensasjon for merverdiavgift -42,6-32,0 10,6 Mottatte avdrag på utlån og refusjoner -28,7-34,0-5,3 Andre inntekter -3,7-3,7 0 Sum finansiering -394,4-345,6 48,8 Investeringer i anleggsmidler Her beskrives status for de investeringsprosjektene som forventes å få avvik sammenliknet med bevilget beløp i 2017. Årsaken til budsjettavvik er hovedsakelig knyttet til avvik i framdrift, og ikke reelle mindreforbruk i form av at prosjektene er blitt rimeligere. Forbruket vil da komme på et senere tidspunkt, og må bevilges på nytt i neste års budsjett. Alle beløpene er inkludert merverdiavgift, unntatt for selvkostområdene innenfor vann og avløp som har et annet regelverk knyttet til refusjon av merverdiavgift. Større prosjekter Kunstnerisk utsmykking av Sandfjæra barnehage er forsinket, og det vil bli et mindreforbruk i 2017 på 0,8 millioner kroner som følge av dette. Disse midlene vil i stedet blir ført opp i budsjettet for 2018. 9

Hommelvik ungdomsskole fikk økt sin bevilging i forbindelse med behandlingen av regnskapsrapporten etter 1. tertialrapport med 10,5 millioner kroner. Det ser nå ut som om det ikke er behov for denne økningen i 2017, og bevilgningen kan derfor reduseres slik det opprinnelig var vedtatt for 2017. Det er benyttet mindre midler til planleggingen av ny ungdomsskole på Vikhammer i 2017, og det forventes at 2,4 millioner kroner av bevilgningen på 3,6 millioner kroner blir ubrukt i inneværende år. Bevilgningen til planlegging og prosjektering av ny veg mellom Sveberg og Hommelvik blir så å si ikke benyttet i 2017, og kan reduseres med 1,8 millioner kroner. Det forventes et mindreforbruk på kjøp av datautstyr på 0,4 millioner kroner. Mindre prosjekter I investeringsbudsjettet ble det bevilget 1 million kroner til utvikling av sentrumsplan for Vikhammer. Det er ikke anledning til å belaste denne type planleggingutgifter på investeringsbudsjettet, så utgiftene må finansieres over driftsbudsjettet. Bevilgningen på investeringsbudsjettet vil dermed ikke bli benyttet. Det ble bevilget 6 millioner kroner til etablering av fortau og gangveg i Dalabakken og Snurruvegen. Per utgangen av 2. tertial forventes det et mindreforbruk på 4,6 millioner kroner i 2017. Innenfor posten kjøp av datautstyr vil det bli benyttet 1,4 millioner kroner mindre til kjøp av itutstyr på skolene. Det er planlagt at innkjøpene vil bli foretatt i 2018 og 2019. Totalt sett kan budsjettet til mindre prosjekter reduseres med 8,2 millioner kroner i 2017. VAR investeringer Innenfor vann er to prosjektet forsinket. Det gjelder utskiftning av hovedvannsledning Torp- Betania og sikring av damanlegg på Stavsjøen. Innenfor avløpsområdet er nytt kloakkrenseanlegg på Hommelvik forsinket. I tillegg er det mindreforbruk knyttet til oppgradering av vann- og avløpsnettet. Tilsammen utgjør dette 25,8 millioner kroner i forventet mindreutgift i år. Årets finansieringsbehov I tillegg til finansiering av investeringer i anleggsmidler må kommunen finansiere låneopptak til startlån og avdrag knyttet til dette. Det forventes ikke større avvik på disse postene. Finansiering Kompensasjon for merverdiavgift Den reduserte investeringsaktiviteten gir mindre kompensasjonsinntekt for merverdiavgift. Det forventes en inntektsreduksjon på i overkant av 10 millioner kroner. 10

Mottatte avdrag på utlån Prognosen tilsier noe høyere innbetaling av ekstraordinære avdrag fra de som har fått startlån fra Malvik kommune. Prognosen er usikker da det er vanskelig å estimere størrelsen på de ekstraordinære avdragene. Eventuelle merinntekter blir satt på fond, og innbetalt ekstraordinært til Husbanken. Andre inntekter Dette gjelder spillemidler og forventes å bli som budsjettert. Salg av anleggsmidler Salg av tomter på Sveberg går som planlagt. Inntektene forventes å bli noe høyere enn budsjettert, blant annet som følge av at en del salg som ble gjennomført i 2016, først har blitt inntektsført i år. Bruk av lånemidler Samlet sett er det etter rådmannens vurdering rom for å redusere lånerammen med 58,6 millioner kroner i 2017. Andre forhold investeringer i aksjer og andeler I budsjettet for 2017 er det avglemt en post i investeringsbudsjettet for finansiering av egenkapitalinnskudd til KLP (kommunal landspensjonskasse). Denne utgiften er på 2,2 millioner kroner, og er en årlig kostnad som kommunen må budsjettere. Rådmannen foreslår at denne kostnaden blir finansiert med bruk av ubundet investeringsfond. Dette er midler som ikke er bundet til bestemte investeringsformål, og består av salgsinntekter etter tidligere salg av for eksempel fast eiendom eller andre anleggsmidler i kommunen. I 2017 er det foretatt store endringer i investeringsbudsjettet både etter første tertialrapport og i denne tertialrapporten. Rådmannen ønsker derfor å sette opp de formelle hovedoversiktene 2A og 2B slik det legges opp til etter denne tertialrapporten. Det er disse oversiktene som da blir benyttet i kommunens årsregnskap, og i avviksrapportering i kommunens årsberetning. Tabell 3: Skjema 2A - investering og finansiering, beløp i millioner kroner Revidert budsjett 2017 Investeringer i anleggsmidler 211,1 Utlån og forskutteringer 50,0 Kjøp av aksjer og andeler 2,2 Avdrag på lån 35,5 Dekning av tidligere års udekket 49,0 Avsetninger 0 Årets finansieringsbehov 347,8 Bruk av lånemidler -224,9 Inntekter fra salg av anleggsmidler -51,0 Tilskudd til investeringer -3,7 Kompensasjon for merverdiavgift -32,0 Mottatte avdrag på utlån og refusjoner -34,1 11

Andre inntekter 0 Sum ekstern finansiering -345,6 Overført fra driftsregnskapet 0 Bruk av avsetninger -2,2 Sum finansiering -347,8 Udekket/udisponert 0 Tabell 4: Skjema 2B - Investering i anleggsmidler, beløp i millioner kroner Revidert budsjett 2017 Sandfjæra barnehage 0,4 Hommelvik ungdomsskole 137,5 Vikhammer ungdomsskole 1,2 Veg Sveberg-Hommelvik 1 etappe 0,1 Svebergmarka 3 etappe 24,4 Vegbelysning, oppgradering til LED-lys 2,5 IT-utstyr 3,4 Ramme for mindre investeringer 21,7 Ramme for vann, avløp og renovasjon 19,9 Sum investeringer i anleggsmidler 211,1 Budsjettkorrigeringer Rådmannen vil ikke foreslå å endre driftsbudsjettet, selv om det forventes økning i frie disponible midler og reduserte rentekostnader. Dette fordi anslagene er usikre, og det anbefales å vente til årsoppgjøret for 2017 før det foretas endelige disposisjoner av et eventuelt positivt resultat. Innenfor investeringssiden anbefales det å gjennomføre budsjettkorreksjoner, slik at budsjettet harmonerer mer med forventet regnskapsutvikling. Tabell 5: Forslag til budsjettkorrigering av investeringsbudsjettet, tall i tusen kroner Økt utgift/ Redusert inntekt Økt inntekt/ Redusert utgift Sandfjæra barnehage 800 Hommelvik ungdomsskole 10 500 Vikhammer ungdomsskole 2 400 Veg Sveberg Hommelvik 1 800 Mindre investeringer 7 100 Vann, avløp selvkost 25 800 Egenkapitalinnskudd KLP 2 200 Bruk av ubundne investeringsfond 2 200 Bruk av lånemidler 58 600 Salg av anleggsmidler 15 100 12

Kompensasjon for merverdiavgift 10 200 Mottatte avdrag på utlån og refusjoner 5 300 Sum 71 000 71 000 Sykefraværsutvikling Figur 1: Utvikling i sykefravær på rammeområder Sykefraværet i andre tertial 2017 var på 8,0 prosent og sammenlignbar periode i 2016 viser et sykefravær på 8,7 prosent. Dette er en relativt stor nedgang, og en gledelig utvikling. Sykefraværet på høsten pleier å gå noe opp, men det forventes at sykefraværet for hele 2017 blir en del lavere enn før. Sammendrag Etter 2. tertial 2017 viser prognosene at driftsregnskapet forventes å vise et regnskapsmessig mindreforbruk på omlag 15 millioner kroner for 2017. Tjenesteproduksjonen går som forventet og innenfor budsjettrammene, selv om enkelte melder om press innenfor rammen. Nedgangen i sykefraværet er positivt, og bidrar til god tjenesteproduksjon og mer forutsigbar økonomistyring. Prognosen for investeringene viser at det er en del forsinkelser i forhold til de forutsetningene budsjettet er basert på. 13

Arkiv: F82 Arkivsaksnr: 2017/2478-4 Saksbehandler: Bjørg Løkken Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 72/17 16.10.2017 Kommunestyret 59/17 30.10.2017 Overføring av vigselsmyndighet til kommunene - delegering av myndighet Innstilling til kommunestyret fra formannskapet - 16.10.2017 1. Med hjemmel i ekteskapslovens 12 b oppnevnes følgende personer som vigslere for Malvik kommune: a) Christine Elveland b) Zhanna Kartum c) Renate Eliassen 2. Rådmannen bes om å finne egnet lokale til vigselsrom. Behov for eventuelle tilleggsbevilgninger til klargjøring av vigselsrom må fremmes som egen sak. Behandling i Formannskapet - 16.10.2017 Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling: 1. Med hjemmel i ekteskapslovens 12 b oppnevnes følgende personer som vigslere for Malvik kommune: a) Christine Elveland b) Zhanna Kartum c) Renate Eliassen 2. Rådmannen bes om å finne egnet lokale til vigselsrom. Behov for eventuelle tilleggsbevilgninger til klargjøring av vigselsrom må fremmes som egen sak. 14

Vedlegg: Vedlegg: Informasjon om endringer i ekteskapsloven Kommunale vigsler Saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen. Sammendrag: Stortinget har vedtatt å overføre vigselsmyndighet til kommunene. Endringen trer i kraft 01.01.2018. Kommunene må vurdere om de skal oppnevne flere personer med vigselsmyndighet enn ordfører og varaordfører. Egnet lokale må også gjøres klart, det må vurderes hvem tilbudet skal omfatte og eventuell betaling hvis seremonien avviker fra det alminnelige tilbudet. Rådmannen anbefaler at kommunestyret oppnevner tre personer fra administrasjonen, i tillegg til ordfører og varaordfører som har vigselsmyndighet direkte i loven. Saksopplysninger Ekteskapsloven er endret slik at kommunene nå får overført vigselsmyndighet som tidligere lå hos notarius publicus. For Malvik betyr dette i praksis at vi overtar ansvaret for de vielsene som tidligere ble utført ved Sør-Trøndelag tingrett i Trondheim. Lovendringen trer i kraft 01.01.2018. Vigselsmyndighet Ordfører og varaordfører har vigselsmyndighet direkte i loven. I tillegg kan kommunestyret selv gi slik myndighet til kommunalt ansatte eller folkevalgte. Kravet om et ansettelsesforhold eller folkevalgt verv gjør at kommunen ikke kan kjøpe denne tjenesten av eksterne. I lovforarbeidene påpeker departementet at det kan være hensiktsmessig at det tilbys vigslere som er politisk nøytrale. Det er ikke noe krav om at ansatte som eventuelt oppnevnes, er knyttet til kommunens administrative ledelse. Egnethet må vurderes for de personene som oppnevnes. Innhold og hvem tilbudet skal gis til Rammen rundt vigselen er viktig. Både selve ritualet, lokalet og omgivelsene må oppleves som høytidelig og verdig. Et av argumentene for å overføre myndigheten til kommunene var at tilgjengeligheten blir bedre, og det blir lettere å tilpasse seremonien etter brudeparets ønsker. Kravet om tilgjengelighet innebærer både at tilbudet skal være hyppig nok og at forholdene skal legges til rette ved særskilte behov, som for eksempel nedsatt funksjonsevne. Kommunens alminnelige tilbud skal være gratis for kommunens egne innbyggere, for norske statsborgere som er bosatt i utlandet og for utenlandske brudepar. Men dersom disse for eksempel ønsker vielse på et annet sted enn det vanlige lokalet, eller andre tilpasninger som kan fordyre seremonien, kan kommunen ta betalt for nødvendige og påregnelige merkostnader knyttet til dette. Kommunen må ta stilling til om det skal gis tilbud ut over det ordinære, og må i 15

så fall regulere hvilke kostnader som skal kreves dekket. Kravet må avtales med brudeparet på forhånd. Barne- og likestillingsdepartementet vil om kort tid komme med en forskrift som gir overordnede regler om tilgjengelighet og betaling. Mulighet til å gi tilbudet til flere Kommunen kan velge å gi tilbud også til innbyggere fra andre kommuner, og kan da kreve dekning av merkostnaden dette gir. Lokaler Det er viktig at lokalene kommunen bruker ved vigsel gir en høytidelig og verdig ramme rundt seremonien. Departementet skriver at de er klar over at ikke alle kommuner umiddelbart vil ha ideelle lokaler tilgjengelig fra 01.01.2018, men de forutsetter at kommunene over tid gjør tilpasninger ut fra de mulighetene de har. Økonomiske og administrative konsekvenser I Prop. 91 L går det fram at oppgaveoverføringen skal fullfinansieres og innlemmes i kommunens rammetilskudd. Den samlede ressursbruken i domstolene knyttet til vigsler anslås til å utgjøre ca. fem saksbehandlerårsverk i dag, dvs. ca. tre millioner kroner. I tillegg til inventar og utstyr til seremonirom, blir det behov for administrative ressurser til bestillinger av seremoni (bookingsystem), klargjøring av rom, forhåndssjekk av nødvendig dokumentasjon (prøvingsattest), forberedelse og gjennomføring av seremoni samt etterarbeid (det skriftlige grunnlaget for vigselsattest). Vurdering Oppnevning av vigslere Rådmannen antar at det i en kommune på Malviks størrelse vil være lite med bare to personer som kan foreta vigsler. Det finnes ingen statistikk som viser hvor mange brudepar fra Malvik som er viet hos sorenskriveren i Trondheim. Vi har fått oppgitt antall personer, men vet ikke om begge var fra Malvik og heller ikke hvor i landet vielsen fant sted. Ut fra antallet vil vi anslå at det kan dreie seg om mellom 20 og 30 vielser i året. Det kan være vanskelig for ordfører og varaordfører å binde opp såpass mye tid som er nødvendig for at tilbudet skal oppleves som tilgjengelig nok. I tillegg vil det kunne være noen brudepar som ønsker å bli viet av en person som framstår som politisk nøytral, jf. lovforarbeidene. Rådmannen anbefaler derfor at det i tillegg oppnevnes tre personer fra administrasjonen, og foreslår at Christine Elveland, Zhanna Kartum og Renate Eliassen oppnevnes til dette. Alle tre vurderes som godt egnet. De er forespurt og har sagt seg villig til å ta på seg oppdraget. Kommunestyret må vurdere om det bør oppnevnes flere politikere enn det som følger automatisk av loven. Innhold i tilbudet 16

Når det gjelder å tilby innhold ut over kommunens alminnelige tilbud, som for eksempel annen tid eller annet sted for vigsel, bør kommunen vente med å ta stilling til dette inntil det er kommet nærmere retningslinjer. Retningslinjer, bl.a. om betaling, vil komme i forskrift og/eller rundskriv fra Barne- og likestillingsdepartementet. Dette gjelder også spørsmålet om å utvide tilbudet til å gjelde brudepar fra andre kommuner. Her kan det være en fordel om vi først høster erfaringer med tilbudet til den målgruppa som skal ha gratis tilbud fra kommunen. Utvidet tilbud og eventuell betaling vil rådmannen komme tilbake til i egen sak. Lokaler Rådmannen vurderer ulike lokaler som kan være aktuelle å bruke som vigselsrom. Siden tilbudet må være på plass allerede fra årsskiftet, må vi se på en midlertidig løsning først. Så kan vi eventuelt senere ta i bruk et lokale som innredes som et permanent vigselsrom. Dersom det blir nødvendig med tilleggsbevilgning i forbindelse med dette, vil kommunestyret få det fremmet som egen sak. Kommunen må regne med utgifter på ca. 60.000 kr. til inventar/utstyr til seremonirom. 17

Ifølge liste Deres ref Vår ref 17/73 Dato 30. juni 2017 Informasjon om endringer i ekteskapsloven Kommunale vigsler Stortinget har nylig vedtatt lovendringer i ekteskapsloven, jf. Lov om endringer i ekteskapsloven og bustøttelova m.m. (oppgaveoverføring til kommunene). Lovendringene innebærer at vigselsmyndighet overføres fra notarius publicus til ordførere, varaordførere og kommunalt ansatte eller folkevalgte som kommunestyret selv gir slik myndighet. Med det overføres ansvaret for gjennomføring av borgerlige vigsler fra tingrettene og Oslo byfogdembete til kommunene. Lovforarbeidene finnes i Prop. 91 L (2016-2017), kapittel 3 og Innst. 376 L (2016-2017). Det er ennå ikke fastsatt når lovendringene skal tre i kraft, men planen er at endringene skal tre i kraft fra 1. januar 2018, slik det også har vært vist til i høringen om saken og i lovproposisjonen. Saken er også varslet i Prop. 128 S Kommuneproposisjonen 2018, punkt 10.6.3. Barne- og likestillingsdepartementet vil gi ut et rundskriv om kommunale vigsler så snart som mulig. I dette brevet vil departementet informere kommunene og domstolene om hva lovvedtaket innebærer, og særlig om hvilke forberedelser kommunene bør begynne med før lovendringen trer i kraft. For kommunene Reglene om ekteskapsinngåelser følger av ekteskapsloven kapittel 3. På Norges domstolers hjemmeside finnes det informasjon om hvordan borgerlige vigsler gjennomføres i domstolene. Postadresse Postboks 8036 Dep 0030 Oslo postmottak@bld.dep.no Kontoradresse Akersgt. 59 www.bld.dep.no Telefon* 22 24 90 90 Org no. 972 417 793 Avdeling Familie- og oppvekstavdelingen Saksbehandler Margrethe Hannevik Harestad 22 24 25 49 18

Oppgaveoverføringen innebærer at kommunene må være klare til å ta imot brudepar som ønsker å gifte seg borgerlig i kommunen fra de nye reglene trer i kraft. Dette er etter planen fra 1. januar 2018. Kommunene må avklare hvem som skal ha vigselsmyndighet i kommunen før reglene trer i kraft. Ordfører og varaordfører er gitt vigselsmyndighet direkte i loven. Det følger av loven at i tillegg kan kommunestyret selv gi vigselsmyndighet til kommunalt ansatte eller folkevalgte. Kommunestyret må da vurdere behovet og hvem som er egnet til å inneha vigselsoppgaven. Kommunene bør starte forberedelsene med å tilrettelegge for hvor og når ekteskapsinngåelsene kan finne sted, slik at brudefolkene kan få informasjon om dette. Loven gir hjemmel for at departementet kan gi forskrift om kommunalt vigselstilbud med regler om at vigselstilbudet skal være tilgjengelig og om betaling for vigsler, og departementet vil komme tilbake til dette. Lovproposisjonen har en omtale av at kommunens tilbud skal være godt og tilgjengelig. Det er også uttalt at det er viktig at kommunen legger til rette for vigselens seremonielle karakter. Bruk av egnede lokaler vil være av betydning for hvordan en vigselsseremoni oppfattes. I lovforarbeidene er det lagt til grunn at kommunene har rådhus, kommunehus eller andre lokaler som kan gjøres tilgjengelig for vigsler. Lovendringen innebærer en lovfestet plikt til å ha et kommunalt vigselstilbud for egne innbyggere og for personer som ikke er bosatt i Norge. Av lovproposisjonen følger det at det er tilstrekkelig at én av brudefolkene er bosatt i kommunen for at plikten gjelder. Kommunen kan velge å tilby vigsler også for brudefolk bosatt i andre kommuner. I lovproposisjonen omtales også spørsmålet om betaling, og det sies blant annet at et viktig prinsipp for kommunale vigsler er at kommunens alminnelige vigselstilbud skal være gratis for kommunens egne innbyggere og for personer som ikke er bosatt i Norge. Dersom kommunen i tillegg åpner for at vigsler kan skje utenfor kommunens ordinære lokaler, utover ordinære åpningstider eller for brudefolk som ikke er bosatt i kommunen, kan kommunen kreve å få dekket merkostnader ved dette. Eksempler på slike kostnader er utgifter for vigsleren og kostnader knyttet til bruk av kommunale lokaler. Kommunen må i så fall regulere hvilke kostnader som kan kreves dekket. Krav fra kommunen om dekning av slike kostnader må avtales med brudeparet på forhånd. Det skal ikke være anledning for kommunen til å ta betaling for gjennomføring av vigsler ut over dekning av nødvendige, påregnelige merkostnader. Det borgerlige vigselsformularet, som er en tekst som vigsler leser under seremonien, skal benyttes ved gjennomføring av borgerlige vigsler, jf. ekteskapsloven 15. Vigselsformularet er fastsatt ved kgl. res 18. desember 1992, og finnes her. Det er også rom for å tilpasse seremonien med for eksempel tekst og musikk utover dette, dersom brudeparet ønsker det. For domstolene Side 2 19

Når vigselsmyndigheten overføres til de kommunale vigslerne, vil ikke notarius publicus, herunder dommere i tingretten og Oslo byfogdembete, lenger ha vigselsmyndighet. Domstolene må derfor avvise forespørsler om gjennomføring av vigsler som planlegges gjennomført fra og med det tidspunktet lovendringen trer i kraft. Dette er etter planen 1. januar 2018. Brudefolk som henvender seg til domstolen med ønske om vigsel som skal skje etter ikrafttredelsestidspunktet må henvises til sin hjemkommune, eller eventuelt kommunen der vigselen skal skje. Når notarius publicus ikke lenger er vigsler i henhold til ekteskapslovens bestemmelser, innebærer det at dommere i tingretten, Oslo byfogdembete eller andre som har hatt vigselsmyndighet i medhold av lov og forskrift om notarius publicus, ikke lenger vil kunne forestå gyldige ekteskapsinngåelser. Det bes om at informasjon på domstolenes hjemmesider oppdateres i henhold til dette når ikrafttredelsestidspunktet er endelig avklart. Om endringene for øvrig Sysselmannen på Svalbard og utsendte utenrikstjenestemenn vil fortsatt ha vigselsmyndighet, jf. ekteskapsloven 12. Dette brevet er sendt til alle landets kommuner, tingretter, Oslo bygfodembete og Domstoladministrasjonen, med kopi til alle landets fylkesmenn, KS, Sysselmannen på Svalbard, Skattedirektoratet, Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet, Kommunal- og moderniseringsdepartementet og Justis- og beredskapsdepartementet. Med hilsen Ingvild Vesterdal (e.f.) avdelingsdirektør Margrethe Hannevik Harestad seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer Side 3 20

Kopi Alle landets fylkesmenn Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet Justis- og beredskapsdepartementet Kommunal- og moderniseringsdepartementet KS Skattedirektoratet Sysselmannen på Svalbard Side 4 21

Adresseliste Alle landets kommuner Alle landets tingretter Domstoladminstrasjonen Oslo byfogdembete Side 5 22

Arkiv: F03 Arkivsaksnr: 2017/1956-2 Saksbehandler: Eli Trøan Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Utvalg for helse- og velferd 3/17 21.09.2017 Formannskapet 73/17 16.10.2017 Kommunestyret 60/17 30.10.2017 Livsglede for eldre Innstilling til kommunestyret fra formannskapet - 16.10.2017 Malvik kommune inngår ikke avtale om sertifiseringsordning med stiftelsen Livsglede for eldre(lfe). Malvik kommune etablerer nødvendige rutiner for å sikre at innbyggere som har behov for heldøgns omsorg for å komme ut i frisk luft, at de får opprettholdt tidligere hobbyer og tilgang til aktivitet og kulturelle opplevelser i hverdagen. Dette gjøres innen 31.12.2017. Rådmannen gir en tilbakemelding til helse- og velferdsutvalget på erfaringene knyttet til ovennevnte punkt og hvordan dette er fulgt opp. Dette gjøres innen sommeren 2018. Behandling i Formannskapet - 16.10.2017 Torgeir Anda fremmet et utsettelsesforslag. Utsettelsesforslaget falt med 1 stemme mot 6 stemmer. Ole Herman Sveian (SP) fremmet følgende endringsforslag til kulepunkt 2: Linje en, endres til: rutiner for å sikre at innbyggere som har behov for heldøgns omsorg for å komme Votering: Kulepunkt 1 ble enstemmig vedtatt. Sveians endringsforslag ble satt opp mot innstillingens kulepunkt 2. Endringsforslaget ble vedtatt med 4 stemmer mot 3 stemmer. Kulepunkt 3 ble enstemmig vedtatt. 23

Innstilling til formannskapet fra utvalg for helse- og velferd - 21.09.2017 Malvik kommune inngår ikke avtale om sertifiseringsordning med stiftelsen Livsglede for eldre(lfe). Malvik kommune etablerer nødvendige rutiner for å sikre at eldre og funksjonshemmede får komme ut i frisk luft, at de får opprettholdt tidligere hobbyer og tilgang til aktivitet og kulturelle opplevelser i hverdagen. Dette gjøres innen 31.12.2017. Rådmannen gir en tilbakemelding til helse- og velferdsutvalget på erfaringene knyttet til ovennevnte punkt og hvordan dette er fulgt opp. Dette gjøres innen sommeren 2018. Behandling i utvalg for helse- og velferd - 21.09.2017 Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling: Malvik kommune inngår ikke avtale om sertifiseringsordning med stiftelsen Livsglede for eldre(lfe). Malvik kommune etablerer nødvendige rutiner for å sikre at eldre og funksjonshemmede får komme ut i frisk luft, at de får opprettholdt tidligere hobbyer og tilgang til aktivitet og kulturelle opplevelser i hverdagen. Dette gjøres innen 31.12.2017. Rådmannen gir en tilbakemelding til helse- og velferdsutvalget på erfaringene knyttet til ovennevnte punkt og hvordan dette er fulgt opp. Dette gjøres innen sommeren 2018. Vedlegg: Vedlegg 1: Kartlegging ved innkomst Vedlegg 2: Individuell aktivitetstavle Vedlegg 3: Malvik Bladet 8.9.16: Nå blir det færre drosjeturer Vedlegg 4: Aktivitetskalender Vedlegg 5: Malvik Bladet 17.10.15: Fikk firbeint besøk Vedlegg 6: Malvik Bladet 16.6.16: Kunsten lyser opp Saksdokumenter (ikke vedlagt): Kommuneplanens samfunnsdel Kommuneplanens handlingsdel Utviklingsplan Kvalitetsmål og satsningsområder 2015 17 Malvik kommune, helse- og velferd Meld. St. 29 Morgendagens omsorg NOU 2011:11 Innovasjon i omsorg Veileder om pårørende i helse- og omsorgstjenesten 24

Sammendrag: Intensjonen med Livsglede for eldre er å drive sykehjem eller omsorgsboliger med heldøgns bemanning med mestring og livsglede som en grunnleggende verdi. Dette er et langsiktig satsnings- og endringsarbeid. Arbeidet kan settes i system enten ved å tilrettelegge for innovasjon og kulturendring internt med egne ressurser, eller gjennom en sertifiseringsordning i regi av stiftelsen Livsglede for eldre (LFE). Sertifiseringsordningen innebærer klare føringer og krav for arbeidet, samt kostnader for Malvik kommune estimert til ca. 2 millioner kroner over en femårsperiode. Malvik kommune har kommet langt i arbeidet med å legge til rette for aktivitet, mestring og opplevelser for den enkelte beboer ved enhetene som yter heldøgns omsorg. Dette arbeidet kan videreutvikles og settes i et enda bedre system, uten at det medfører ekstra kostnader. Rådmannen støtter intensjonen om livsglede for eldre, og ønsker å videreføre arbeidet som er startet med egne ressurser uten å bli sertifisert gjennom LFE. Saksopplysninger Utvalg for helse/ velferd fattet den 27.04.17 følgende vedtak: - Utvalget ber rådmannen om å gi vurderinger om ideen rundt livsglede for eldre. Klargjøring av Helse- og velferdsutvalgets vedtak Vi har forstått det slik at utvalget ønsker at rådmannen vurderer sertifiseringsordningen Livsgledehjem som drives av stiftelsen Livsglede for eldre(lfe). Kort om stiftelsen Livsglede for eldre og sertifiseringsordningen Livsgledehjem Stiftelsen Livsglede for eldre er en ikke-kommersiell stiftelse som er finansiert ved hjelp av tilskudd fra Helsedirektoratet, private stiftelser/givere og kommuner. Stiftelsen tilbyr en sertifiseringsordning for sykehjem og boliger med heldøgns omsorg som kalles «livsgledehjem». Hensikten med ordningen er bedre tjenester og økt livskvalitet for eldre som enten bor i en omsorgsbolig som har bemanning hele døgnet eller på sykehjem. Dersom kommunen ønsker å inngå en avtale om livsgledehjem, må kommunen: - utnevne en kontaktperson med livsgledeansvar på rådmannsnivå - ansette en livsgledekonsulent i kommunen med blant annet ansvar for sertifiseringsprosessen, oppfølgingsarbeid og som skal være bindeleddet mellom kommunen og LFE - utpeke en hovedlivsglede-ansvarlig med overordnet ansvar for livsgledearbeidet på de enkelte virksomhetene - utpeke en livsgledeansvarlig på hver avdeling som får et definert ansvar - etablere en livsgledegruppe på hver virksomhet Livsgledekonsulenten må minimum ansettes i 20% stilling i perioden fra oppstart til virksomheten har blitt sertifisert. Sertifiseringsprosessen - kriterier som må oppfylles Sertifiseringsordningen legger klare føringer og krav til hvordan kommunen organiserer arbeidet. For å bli sertifisert, må kommunen lage et system og en plan for å oppfylle følgende 9 livsgledekriterier; 1. Alle ansatte på sykehjemmet skal vite om hva sertifiseringsordningen er, og hva det innebærer 2. Virksomheten skal legge til rette for at beboeren skal få mulighet til å opprettholde sine hobbyer og fritidssysler 3. Virksomheten skal legge til rette for samarbeid med skoler, barnehager og andre organisasjoner 4. Virksomheten skal legge til rette for at beboeren får komme ut i frisk luft minst en gang per uke 5. Virksomheten skal legge til rette for kontakt med dyr 6. Virksomheten skal legge til rette for sang, musikk og kultur i hverdagen 7. Virksomheten skal legge til rette for å skape en hyggelig ramme rundt måltidene 8. Virksomheten skal legge til rette for god kommunikasjon med pårørende 9. Virksomheten skal legge til rette for å trekke årstidene inn som en naturlig del av sykehjemmets hverdag 25

Kartlegging av den enkelte eldre sin livshistorie danner utgangspunktet for en livsgledekalender. Deretter skal aktivitetene i kalenderen gjennomføres, dokumenteres og evalueres. Etter at virksomheten er sertifisert, plikter kommunen å ha møter med stiftelsen Livsglede for eldre fire ganger i året. I tillegg må kommunen sende rapporter til stiftelsen hvert kvartal. Kommunen blir sertifisert for ett år av gangen. Kostnadsanslag knyttet til sertifiseringsordningen Kostnadene knyttet til sertifiseringsordningen er skissert i tabellen nedenfor. Vi presiserer at dette er et anslag basert på føringer og anbefalinger fra Stiftelsen Livsglede for eldre og erfaringer vi har innhentet fra kommunene Ørland og Orkdal. En evt. oppstart er beregnet fra 2018 og det er forutsatt at Malvik kommune inngår en 5 - årig avtale med stiftelsen. Beregningene er lagt på et nøkternt nivå, og det er ikke beregnet innleie for alle møter. År Startavgift Årsavgift Livsgledekonsulent Annet Totalt pr år 2018 110 000 142 000 1 231 000 2 483 000 2019 90 000 71 000 3 520 500 4 681 500 2020 90 000 16 000 5 231 000 2 337 000 2021 90 000 16 000 5 231 000 2 337 000 2022 90 000 16 000 5 231 000 2 337 000 Totalt i perioden 2018 2022 2 175 500 I dag må kommunene betale en årlig avgift per avdeling på 30 000 kroner til stiftelsen. I tabellen over har vi forutsatt deltagelse fra tre avdelinger som tilbyr heldøgns pleie og omsorgstjenester i kommunen. Kommunen kan søke Fylkesmannen om tilskudd til denne ordningen. De fleste kommuner har fått innvilget en delvis dekning av startavgiften. Hva har vi gjort i Malvik? Kort status Vi vil nå beskrive hva vi har gjort for å bidra til bedre tjenester og økt livskvalitet for eldre som bor i omsorgsbolig med heldøgns bemanning eller på sykehjem. Vi vil kort skissere lokale tiltak som er iverksatt, og vi har systematisert disse tiltakene ut fra noen av de aktuelle kriteriene fra stiftelsen Livsglede for eldre som er nevnt i forrige avsnitt. Verdibasert kultur fokus på mestring og ressurser Malvik kommune har i flere år arbeidet systematisk innen helse- og velferd med å endre tankesettet og bygge en kultur som er i tråd med kommunens verdier og styringsdokumenter, og som bidrar til bedre tjenester som er i tråd med brukernes behov. Dette gjelder både for hjemmeboende og brukere som bor i sykehjem og heldøgns bemannede omsorgsboliger. Blant annet ble det i 2008 ansatt aktivitets- og kulturarbeidere i helse og velferd. For å sikre tverrfaglig tilnærming og fokus på ressursorienterte 1 Beregnet 20% stilling med grunnlag i årslønn kr. 500 000 2 Beregnet innleie for møtevirksomhet (Livsgledegruppe ved 3 enheter, 6 personer møte 2t/14 dag) 3 Beregnet 10% stilling med grunnlag i årslønn kr. 500 000 4 Beregnet innleie for 135 ansatte ved kick off samling, samt innleie ved møtevirksomhet 2, servering kr.15 000, materiell etc. kr. 50 000 5 Beregnet 8 dager oppfølgingsarbeid med møter og rapporter til LFE 26

arbeidsmetoder, er det siste årene blitt ansatt flere yrkesgrupper i turnus, eksempelvis fysioterapeuter og ergoterapeuter. Flere av tjenestene som vi har i dag er utviklet som følge av dialog og god samhandling med brukere/ brukerrepresentanter. Dagens dagtilbud for eldre og tjenesten hverdagsmestring er to gode eksempler på dette. Det er jobbet med kontinuerlig forbedring, økt brukermedvirkning, primærkontaktfunksjon, pårørendesamarbeid, aktivitet og opplevelser for beboerne. Sentralt i det interne endringsarbeidet har vært å lytte til hva som er viktig for den enkelte tjenestemottaker, slik at vi sikrer at tjenestene er i tråd med brukernes behov og ønsker. Når beboere har fått langtidsplass eller heldøgns omsorgsbolig, blir livshistorien til den enkelte beboer kartlagt (se vedlegg 1: Kartlegging ved innkomstsamtale). Med utgangspunkt i dette og den enkeltes ønsker og behov, lages det planer for tilbudet videre hvor livsglede, mestring og aktivitet inngår. Dette er igjen utgangspunkt for den individuelle aktivitetsplanen som følges opp ukentlig. Her legges det inn aktiviteter som den enkelte beboer gjerne vil videreføre, for eksempel turer ut, høre på musikk og høytlesning fra aviser osv. (se vedlegg 2: Individuell aktivitetstavle og vedlegg 3: Malvik Bladet 8.9.2016 Nå blir det færre drosjeturer). Tilbud om fellesaktiviteter: Det utarbeides hver måned en aktivitetskalender for fellesaktiviteter ved helsetunene. Denne kan inneholde for eksempel felles turer, andakt, lesestund og besøk av skoler og frivillige organisasjoner (se vedlegg 4: Aktivitetskalender). Disse aktivitetene gjøres i samarbeid med kulturskolen, barnehage, ungdomsskole, videregående skole og ulike frivillige lag og organisasjoner. Kontakt med dyr: De som bor på helsetunene får ofte besøk av kjæledyr og firbeinte venner. Pårørende og øvrig familie tar med seg kjæledyr, og dette bidrar til at mange av beboerne kan opprettholde tidligere vennskap. I tillegg skaper det positive ringvirkninger for øvrige beboere (se vedlegg 5: Malvik Bladet 17.10.2015 Fikk firbeint besøk). Måltider: Fellesrommene på helsetunene med postkjøkken og stue er selve «hjertet» på avdelingene. Der samles beboerne til felles måltider, og det arbeides bevisst for å skape en hyggelig ramme rundt måltidene. Ernæring er et satsningsområde og dette er en viktig del av den daglige omsorgen. Vi kan bl.a. nevne at tidspunkt og hyppighet på måltider ble endret ved innflyttingen i helsetunene. Middagsserveringen er nå ca. kl.16.00 (tidligere var dette kl.13.00), og i tillegg er det innført et lunsjmåltid på formiddagen. Målet med endringen var å opprettholde en mest mulig «normal» hverdagsrytme for beboerne, økt trivsel og fellesskap, samt å hindre underernæring. Måltidene tilpasses og endres i forhold til årstider og høytider. Sang, musikk og kultur: dette er en del av hverdagen på begge helsetunene. Det arrangeres musikk- cafè og andre sosiale treff i samarbeid med frivillige lag og organisasjoner. Disse er svært viktige bidragsytere ved begge helsetunene, og et samarbeid vi må styrkes ytterligere. Helsetunene er ellers rikt utsmykket med kunst (se vedlegg 6: Malvik Bladet Kunsten lyser opp), og kunstvandring er en aktivitet som gjennomføres spontant gjennom hele året. «Den kulturelle spaserstokken» og samarbeid med virksomhet kultur er et annet positivt tiltak. Det arbeides kontinuerlig med kompetanseheving for ansatte. Blant annet har Nasjonalt kompetansesenter for Aldring og helse utgitt tre aktuelle «pakker» som vi benytter. Det er 1) Musikkbasert miljøbehandling, 2) Demensomsorgens ABC og 3) Demensomsorgens ABC miljøbehandlingen. Demensopplæringen har pågått over flere år, og dette er en videreføring. Vi har fått kompetansemidler fra fylkesmannen til dette arbeidet, og grupper med nye ansatte starter opplæring i høst. Ved å bruke personsentrert omsorg blir miljøhandlingen skreddersydd for hver enkelt beboer. Pårørendearbeid: Pårørende er en viktig og sentral samarbeidspartner, og det arbeides aktivt for å tilrettelegge slik at pårørende skal føle seg velkomne. Pårørende inviteres til samtaler ved innkomst og underveis i oppholdet. Helsedirektoratet har nylig utgitt en pårørendeveileder. I den forbindelse er det igangsatt et samarbeid med eldrerådet og brukerutvalget som blir fremlagt for helse- og velferdsutvalget 27

høsten 2017. Målet med dette arbeidet er bl.a. å systematisere samarbeidet bedre og sikre at det er i tråd med nasjonale og lokale føringer. Det kan også nevnes at Pårørendeskolen for personer med demens arrangeres for 7.gang i høst. Rådmannen har hatt møte med lederne i Eldreråd og Brukerutvalg 22.8.17, for drøfting og innspill i saken. De gav uttrykk for at dette i stor grad handler om kultur bygging. De har ellers påpekt at det er viktig å sørge for at det som gjøres ikke blir personavhengig, men at det er viktig at det blir innarbeidet i daglig virke. De er også opptatt av at kostnadene må kunne benyttes direkte på brukerne. Vurdering Tilrettelegging for økt livsglede og at alle eldre skal ha en god og meningsfull hverdag er svært viktig, og noe som er understreket i både sentrale og lokale styringsdokumenter. Verdighetsgarantien, som ble vedtatt i 2010, er et eksempel på dette. Den skulle sikre en verdig, trygg og meningsfull alderdom basert på den enkeltes individuelle behov. Dette blir særskilt viktig i faser av livet der vi helt eller delvis er avhengige av hjelp fra andre. Sertifiseringsordningen gjennom LFE oppfyller disse intensjonene. Det er en standard og et «produkt» som legger klare føringer og krav til hvordan kommunen skal organisere arbeidet. Erfaringene viser at det for enkelte kommuner har vært arbeidskrevende prosesser på mange nivå som tar lang tid og som krever mye ressurser. Erfaringer viser at prosessen fram til sertifisering har tatt opptil 2 år. Erfaringene fra Orkdal kommune og Ørland kommune viser at dette arbeidet først og fremst handler om en kulturendring. Ut fra deres ståsted og utgangspunkt, mener de at det har vært en fordel å ha LFEs klare føringer og krav. I tillegg har de gitt uttrykk for at det har vært positivt for disse kommunene at arbeidet har vært forpliktende. Begge kommunene har gitt uttrykk for at de mener at det kan gjøres mye systematisk arbeid på dette område uten å bli sertifisert. På den annen side sier de at prosessen mot sertifisering har vært nyttig, da det blir synlig hva som mangler, hva som må settes i system og at det forplikter å bli sertifisert. De påpeker at suksessfaktorene i sertifiseringsprosessen har vært nærledelse, medarbeiderskap og ansvarliggjøring av ansatte. De mener dessuten at dette har hatt en positiv effekt for brukerne, ved at de er mer våkne og fornøyde. Flere utendørs aktiviteter, endring av tider for måltid og endret kultur mener de er noen av årsakene til dette. Malvik kommune har, som tidligere nevnt, arbeidet mye de senere årene med å bygge en kultur basert på kommunens verdier, åpen, nyskapende og samhandlende. Vi mener at dette har bidratt til økt brukerinvolvering, mestring og deltagelse. Vi har gode eksempler på tjenester som er videreutviklet i tett dialog med brukere/ brukerrepresentanter (eksempelvis dagtilbudet for eldre og tilbudet om hverdagsmestring), og mener selv at vi har kommet langt i denne endringsprosessen. Endring av måltider er et annet eksempel på endring som er gjennomført i forbindelse med innflyttingen i nye helsetun. I hovedsak er det i dag tilrettelagt for mer aktivitet på helsetunene om dagen enn på kveldene. Det finnes imidlertid beboere som ønsker og har behov for mer aktiviteter på ettermiddag/kveld og i helger, og dette er en utfordring med dagens ressurser. For at vi skal få dette til, vil vi i første omgang etablere rutiner som sikrer at beboere får komme ut i frisk luft, at de får opprettholdt tidligere hobbyer og tilgang til kulturelle opplevelser i hverdagen. Videreføring og videreutvikling av samarbeidet med frivillige lag og organisasjoner er en viktig faktor i denne sammenheng. I tillegg er rutiner for pårørendesamarbeid under utvikling. En eventuell sertifiseringsprosess og avtale om livgledehjem vil trolig kunne gi oss tydeligere krav og rammer, og kan på denne måten gi oss ytterligere dra - hjelp i den pågående endringsprosessen. På en annen side mener vi at en intern prosess er mer fleksibel, og lettere lar seg tilpasse den daglige driften. I tillegg ser vi tydelige resultater av det interne arbeidet som pågår, og er usikre på om kostnadene ved en eventuell avtale med vil gi oss tilsvarende nytte. Dersom det interne arbeidet ikke gir oss de resultatene som vi forventer, kan kommunen tilknytte seg sertifiseringsordningen på et senere tidspunkt. Ut fra en totalvurdering, anbefales det derfor ikke at vi inngår en sertifiseringsavtale med LFE. 28

29

HOMMELVIK HELSETUN - BEHANDLING OG PLEIE Bakgrunnsopplysninger Dette skjemaet er utarbeider for at personalet skal kjenne til beboerens oppvekst og bakgrunn. Noen beboere har svekket hukommelse eller de har av andre grunner vanskelig for å sette ord på hva de tenker og føler. Da er det fint om pårørende kan bidra med informasjon til oss personalet. Dette for at vi skal kunne tilpasse aktiviteter og samtaleemner til den enkelte beboeren. Vi ønsker opplysninger som kan brukes i det daglige samværet med beboerne. Opplysningene gjør oss i bedre stand til å finne aktiviteter som kan være av interesse for den enkelte. Målet er å bidra til en meningsfylt hverdag og god livskvalitet. Alle opplysninger vil bli behandlet konfidensielt og i henhold til lov om taushetsplikt. Vi takker for at dere tok dere tid til å svare på skjemaet og ser fram til et godt samarbeid. Vennlig hilsen Personalet på Hommelvik helsetun Behandling og pleie Navn på beboer: Sivilstand: Eventuelt kallenavn/pikenavn: Oppvekststed: Opplysningene er gitt av: Samtykke til å gi informasjon er gitt av beboer: 1 30

Foreldre: Mor, alder pikenavn, eventuelt år for død: Far, alder eventuelt år for død: Yrker til foreldre: Bosteder: Søsken av beboer: Navn, alder, eventuelt år for død: Ektefelle: Yrke: Barn: Navn, alder, eventuelt år for død: Ektefelle: Yrke: Barn: Navn, alder, eventuelt år for død: Ektefelle: Yrke: Barn: Navn, alder, eventuelt år for død: Ektefelle: Yrke: Barn: Navn, alder, eventuelt år for død: Ektefelle: Yrke: Barn: HOMMELVIK HELSETUN - BEHANDLING OG PLEIE Har det vært spesielt mye kontakt med noen av søsknene eller deres barn? Andre opplysninger? 2 31

HOMMELVIK HELSETUN - BEHANDLING OG PLEIE Ektefelle: Navn, evt. pikenavn: Fødselsdato: Evt. årstall for død: Oppvekststed: Årstall for bryllypet: Opplysninger (minner) dere mener det vil være naturlig å ta med: Barn til beboer, +barnebarn og oldebarn: Navn: Fødselsår: Ektefelle, oppvekststed: Barnebarn: Oldebarn: Navn: Fødselsår: Ektefelle, oppvekststed: Barnebarn: Oldebarn: Navn: Fødselsår: Ektefelle, oppvekststed: Barnebarn: Oldebarn: Navn: Fødselsår: Ektefelle, oppvekststed: Barnebarn: Oldebarn: 3 32

HOMMELVIK HELSETUN - BEHANDLING OG PLEIE Har det vært spesielt god kontakt med noen av disse? Andre relevante opplysninger? Bosted: - når og hvor lenge bodde han/hun der Som barn: Som voksen: Som pensjonist: Skolegang, yrker: Navn på folkeskole, senere skoler: Utdannelse: Yrker: Spesielle oppgaver som barn og ungdom: Første arbeidsplass: Senere arbeidsplasser: Er det spesielle arbeidskollegaer som huskes godt? Fortell gjerne litt om spesielle opplevelser fra yrkesaktiv liv. (Morsomme eller triste) Livssyn: Er eller har han/hun tilhørt et kirke/trossamfunn, evt. hvor aktivt: Vært opptatt av religiøs sang? Gått i kirken/møter i trossamfunnet? 4 33

HOMMELVIK HELSETUN - BEHANDLING OG PLEIE Interesser/hobby: Likte beboer: Hagearbeid: Løse kryssord: Håndarbeid (sy, strikke) Trearbeid: (snekring, treskjæring) Biler, båter, sykler: (hva slags) Samlet på noe spesielt: Kjæledyr/husdyr? Evt. hvilke: Reise, Lese, evt. hva (aviser, bøker, blader): Sang og musikk, dans: Natur og friluftsliv: Annet: Noen spesielle opplevelser som bør nevnes som beboeren har vært med på: Personlighet, karakter, beskrivelse av beboeren fra tidligere: Spisevaner, spesielle mat og drikke som beboeren liker: Noe beboer ikke liker: Allergi: Tobakk eller alkoholvaner: Hva slags klær liker beboeren å kle seg i: Spesielle behov i forhold til personlig hygiene: Døgnrytme: Annet som er viktig at personalet kjenner til: 5 34

HOMMELVIK HELSETUN - BEHANDLING OG PLEIE Hvordan er humør, temperament, følelsesmessige svingninger til beboer? Sosiale evner? (Innadvendt, utadvendt, sosiale roller, prate, lytte diskutere) Hvordan er beboers tillitsforhold, selvbilde (i forhold til seg selv og andre) Hvordan takler beboer kriser, stress og vanskelige situasjoner. Eventuelt hvordan har det vært tidligere i livet Hvordan er beboers egen innsikt (forståelse eller manglende innsikt) Pårørendes opplevelse av beboers sykdomsbilde. (Hvordan oppleves det å være pårørende) Eventuelt andre opplysninger (spesielle minner eller hendelser) 6 35

36

MalvikBladet 08 september 2016: - Nå blir det færre drosjeturer Svend Roar Johansen og Birgit Leistad blir kjørt på sin første tur med den elektriske sykkelen sammen med hjelpepleier Ellen Merethe Winge. Foto: Richard Bakken Fikk gave av nedlagt forening: - Nå blir det færre drosjeturer Beboerne på helsetunet har fått et nytt hjelpemiddel. New Articles RichardBakken Mobil: 91382005 Publisert: 08 september 2016 08:29 AM Sist oppdatert: 08 september 2016 15:36 PM 37

Å kjøre rundt i elsykkel trodde ikke Birgit Leistad hun skulle oppleve på helsetunet. Hun og Svend Roar Johansen fikk sin første tur i sittevogna denne uka. - Ja dette vil vi bruke. Du store min, sier Leistad fornøyd etter den første runden sammen med Johansen som passasjer i den nye elektriske sykkel på Vikhammer helsetun. Gikk det fort nok? Det er så mange kantsteiner og greier, så dem kan ikke kjør fortere, sier Johansen. Vi har vært oppe i tretti kilometer bortover her, så det går fort nok, sier hjelpepleier Ellen Merethe Winge som trødde pedalene. Er det en råsyklist som kjører dere? Nei, dem er veldig forsiktig. Vi må finne på noe smart, slik at vi får brukt denne sykkelen mye, sier en meget fornøyd Svend Roar Johansen. Gave Marvell Dybvik var leder i det tidligere Malvik husflidslag som ble lagt ned for over 10 år siden. Det siste styret har brukt penger som sto på konto da laget ble lagt ned til sykkelen ved helsetunet. Vi hadde en del penger fra loddsalg, kaffesalg, temauke og kurs, som vi disponerer. Vi var ikke tilsluttet kretsen og da sto pengene til vår disposisjon. Vi har brukt mange år å finne et formål å gi pengene til, sier Dybvik. Dere har ruget på pengene? Ja, for det var viktig å finne en ordentlig ting å gi. Syntes ikke at Malvik kommune har så mange jeg kunne tenke meg å gi det til, før dette dukket opp. 70.000 kroner Hva koster en slik sykkel? Den kostet over 70.000 kroner, sier Dybvik og forteller at det som fikk henne på ideen om å gi bort en slik sykkel kom fra et tv-program. Det var et tv-program med et innslag hvor det ble gitt bort en slik sykkel på Leka. Der spurte de en av brukerne, hvor han ville hen. Han fortalte at han ville på coop-en. Dermed fant jeg ut at dette var en fin gave. Lengre turer Avdelingsleder Grethe Berg Forbord ved Vikhammer helsehus forteller at sykkelen har vært i bruk et par uker. Hvordan har dere tenkt å bruke den? 38

Jeg tenker at nå har vi mulighet til å ta med beboerne på litt lengre turer enn med rullestol. Det er strøm nok til at vi kommer oss helt til Hommelvik og tilbake. Så vi har mulighet til å dra på kafé og andre turer. Pårørende kan også ta med sine hjem med sykkelen. Det blir færre drosjeturer? Ja, tidligere kunne vi ikke bevege oss langt uten transport. For eksempel hvis noen ville til Midtsandtangen, så var vi avhengig av transport. Men nå har vi en ekstra mulighet. Populært Hvordan har responsen vært fra brukerne? De synes det er kjempeartig. Vi tar på dem sykkelhjelmer og pledd, slik at de ikke blir frossen i trekken. Og de får mulighet til å oppleve natur og det miljøet rundt oss på en helt annen måte enn ved å sitte i en bil. De synes det er stas å være med på sykkeltur. Brukes den bare sammen med pleiere? Ja, hittil er det bare pleiere som har syklet med den. Men det kan bli mulighet for dem som mestrer å bruke den selv. Det siste styret i Malvik husflidslag som har gitt gaven består av Marvell Dybvik, Inger-Lise Holden, Kari Eian, Randi Herjuaune og Helga Gjervan. 39

40

41

MalvikBladet 16.juni 2016: Kunsten lyser opp hverdagen Marit Leikvold synes det ble flott i Stasjonsvegen 20 etter at kunsten kom på veggene. Det synes også sykepleier Anne Waagan. Foto: Richard Bakken Kunsten lyser opp hverdagen Marit Leikvold er godt fornøyd med kunstverkene som er kjøpt inn til Stasjonsvegen 20. Kultur RichardBakken Mobil: 91382005 Publisert: 16 juni 2016 11:36 AM Sist oppdatert: 16 juni 2016 11:39 AM 84-åringen kommer fra Malvik og har bodd i Stasjonsvegen siden helsehuset ble åpnet for ett år siden. 42

- Ble veldig bra Mandag var det høytidelig markering av at kunstverkene i bygget er på plass. En prosent av byggekostnadene er brukt på kunst. Penger brukt på kunst Marit Leikvold mener har lyst opp hverdagen hennes. Jeg synes det er viktig at det er fint i bygget. Det var langsamt før kunsten kom opp på veggene. Dette ble veldig bra, sa Leikvold da hun var med rundturen i bygget sammen med kunstnere og kunstkonsulent Ingunn Myrstad. Hun får støtte av beboer Geir Ivar Hansen. Totalt sett er dette veldig bra. Man kan sikkert diskutere hvilken type kunst man vil ha. Jeg er ikke så glad i abstrakt kunst, men her ble det litt av hvert. Også kan en prøve å tenke seg hvordan bygget ville ha vært uten kunsten. Det ville blitt som en tom sykehuskorridor, sier Hansen. 51 kunstverk Virksomhetsleder Åshild Johansen er tydelig stolt over kunsten. Vi startet for ett år siden. En prosent av byggeprosjektet er brukt til innkjøp av kunst. Det er en million kroner. Er folk fornøyd? Det er litt forskjellig. Smaken er som baken. Tanken er at det skal være noe for enhver smak. Vi har prøvd å finne litt forskjellig kunst, men vi har fått tilbakemeldinger på at det har blitt veldig fint. Det var jo veldig sterilt og nakent før kunsten kom opp, sier Johansen som sammen med avdelingsleder Grete Forbord fra Stasjonsvegen 20 og kunstkonsulent Ingunn Myrstad har sittet i kunstutvalget og stått for innkjøpet av kunsten. Ingunn har samlet informasjon, ønsker og tanker fra oss også har hun kommet med forslag til kunst før vi har besluttet hva vi skulle kjøpe, sier Johansen. Bestillingsverk Grete Forbord fortalte at de stort sett har vi kjøpt eksisterende kunst, men også noen bestillingsverk. - Fire kunstnere som er her i dag har vi bestilt kunstverk fra. Det er Rune Johansen, Birgit Eide, Anita Abtahi og Per Formo. I tillegg har Ingunn Myrstad vært til uvurderlig hjelp, vi kunne ikke ha gjort dette uten hennes kunnskaper. Det har kommet farge i bygget og vi ser kunstverkene når vi forflytter oss, sa Forbord. Omvisning Ingunn Myrstad tok med beboere og besøk på en rundtur rundt i bygget. I lange korridorer kan alt bli langt. Kunsten er med på å bryte opp den lange korridorfølelsen og tilføre noe å se på og skaper litt rommelighet. En annen ting er at man ser kunstverket i enden av korridoren. En har noe å gå imot. Dette har vi vært bevist på når vi har plassert kunsten. Vi har kjøpt inn tre fotografi av Rune Johansen som er plassert i trappeløpet. Er det så sentralt kan man spørre. 43

Kanskje er det ikke det, men vi oppdaget stua som er hovedrommet i etasjene ikke har ledige vegger. Derfor måtte vi henge kunsten i trafikksoner. I begge etasjer har en liten stue til besøk, med fantastisk utsikt over fjorden. I begge de to småstuene er det bestillingsverk. I tredje etasjer har vi tekstilkunstner Birgitt Eides collage, som er tilpasset stedet med tanke til brukere i bygget. Meningen er at man kan finne detaljer hver gang. Ikke sikkert at man ser med en gang. Men det er en detaljrikdom slik at brukere kan erindre ting man har opplevd tidligere, sa Myrstad. Kunstneren fortalte at hennes far var trønder fra Fosen. Jeg var bestandig veldig stolt av at jeg var halvt trønder. Min far var meierist og hadde en bunke med siler som jeg har beholdt. En av dem måtte bare være med på dette verket, sa Eide. Kunstner Birgitt Eide med sin collage. Foto: Richard Bakken 44

Kunstkonsulent Ingunn Myrstad fortalte om kunsten som er kjøpt inn. Foto: Richard Bakken 45

Livsglede for eldre livsgledehjem. Eldrerådet har i møte 23. august 2017 behandlet spørsmålet om livsgledehjem sertifisering av livsgledehjem. Eldrerådets utgangspunkt er at vi vanligvis støtter tiltak som kan bedre forholdene for eldre på sykehjem og lignende. Eldrerådet er imidlertid skeptisk til om opprettelse /sertifisering av livsgledehjem gir den forventede virkning. Kostnadene er store. Ordningen med sertifisering og gjentatt sertifisering synes tungrodd og arbeidskrevende. Eldrerådet mener at forholdene for eldre ved helsehusene i Malvik er akseptable. Det er imidlertid forbedringspotensiale. Eldrerådet, 14.september 2017. Jan Henrik Dahle leder 46

Arkiv: Arkivsaksnr: 2017/2992-1 Saksbehandler: Eli Trøan Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Utvalg for helse- og velferd 4/17 21.09.2017 Formannskapet 74/17 16.10.2017 Kommunestyret 61/17 30.10.2017 Bruker- og pårørendesamarbeid innen helse og velferd Innstilling til kommunestyre fra formannskapet - 16.10.2017 Forslag til bruker- og pårørendesamarbeid på tjenestenivå, vedtas Tiltakene evalueres i 2020 Evt. økte kostnader knyttet til velferdsteknologiske løsninger må synliggjøres i budsjett/ økonomiplanprosessen Behandling i Formannskapet - 16.10.2017 Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Innstilling til formannskapet fra utvalg for helse- og velferd - 21.09.2017 Forslag til bruker- og pårørendesamarbeid på tjenestenivå, vedtas Tiltakene evalueres i 2020 Evt. økte kostnader knyttet til velferdsteknologiske løsninger må synliggjøres i budsjett/ økonomiplanprosessen Behandling i Utvalg for helse- og velferd - 21.09.2017 Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling: Forslag til bruker- og pårørendesamarbeid på tjenestenivå, vedtas 47

Tiltakene evalueres i 2020 Evt. økte kostnader knyttet til velferdsteknologiske løsninger må synliggjøres i budsjett/ økonomiplanprosessen Vedlegg: Forslag til bruker- og pårørendesamarbeid på tjenestenivå Saksdokumenter (ikke vedlagt): Veileder om pårørende i helse- og omsorgstjenesten 1 Nasjonal helse- og omsorgsplan Lov om pasient- og brukerrettigheter (pasient- og brukerrettighetsloven) Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten 2 Sammendrag: I tråd med sentrale føringer er det utarbeidet forslag til bruker- og pårørendesamarbeid på tjenestenivå i Malvik kommune (se vedlegg). Arbeidet omfatter alle pårørendegrupper, uavhengig av brukerens diagnose, og inkluderer eldre, voksne, ungdom og barn som pårørende. Det vil bli utviklet en egen prosedyre knyttet til barn som pårørende. Forslaget til bruker- og pårørendearbeid er lagt opp på et nøkternt nivå, og vil være gjennomførbart innenfor dagens rammer. Innføringen vil kreve noe opplæring av ansatte, utvikling av interne prosederer, rutiner og verktøy. Det er i tillegg ønskelig å vurdere mer innovative løsninger som kan bidra til bedre kommunikasjon og samhandling (f.eks. velferdsteknologiske løsninger). Det foreslås en evaluering i løpet av 2020 for å oppsummere erfaringer og eventuelt gjøre endringer på bakgrunn av dette. 1 https://helsedirektoratet.no/retningslinjer/parorendeveileder 2 https://lovdata.no/dokument/lti/forskrift/2016-10-28-1250 48

Saksopplysninger Bakgrunn I Nasjonal helse- og omsorgsplan slår sentrale myndigheter fast at involvering og innflytelse fra brukere og pårørende er én av flere viktige faktorer i kvalitetsarbeidet. Retten til medvirkning er hjemlet i en rekke lover og forskrifter, bl.a. Lov om pasient- og brukerrettigheter. Det vises spesielt til veileder om pårørende i helse- og omsorgstjenesten, samt forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring. Malvik kommune har arbeidet med brukermedvirkning på systemnivå i lengre tid, og har svært gode erfaringer med dette. Vi kan tilrettelegge for medvirkning på tjenestenivå ved hjelp av ulike metoder. Veilederen peker bl.a. på: 1. Etablering av bruker- og pårørendeutvalg 2. Åpne allmøter for alle pasienter/brukere og pårørende, avdelingsmøter, osv. 3. Temavise arbeidsgrupper eller liknende med representasjon av pasienter/brukere og pårørende 4. Systematisk innsamling av informasjon om brukeropplevd kvalitet gjennom pasient-, bruker- og pårørendeundersøkelser 5. Forslagskasse, gjennomgang av klager, tilbakemeldingsskjema, mm Status i Malvik Malvik kommune har satset på hverdagsmestring, som tar utgangspunkt i hva som er viktig for den enkelte tjenestemottaker og aktiviteter knyttet til dette. Selve fundamentet bak denne metodikken er «empowerment» - eller myndiggjøring- av tjenestemottakeren, og tilrettelegge for at vedkommende klarer å hente frem og benytte egne ressurser. Pkt. 1) Etablering av bruker- og pårørendeutvalg Malvik kommune har etablert ulike råd for å sikre dialog og medvirkning, bl.a. ungdomsråd, brukerutvalg og eldreråd. Utvalgene har en rådgivende funksjon, de skal tale de ulike interessegruppene sak og arbeider på systemnivå. Brukerutvalget og eldrerådet er viktige samarbeidspartnere innen helse- og velferd som har bidratt positivt i utviklingen av tjenestetilbudet i mange år. Malvik kommune har svært gode erfaringer med dette samarbeidet. Pkt. 2) Allmøter Enkelte virksomheter gjennomfører pr i dag allmøter for pårørende som en del av sitt kvalitetsarbeid. Dette gjelder imidlertid ikke alle virksomheter innen helse- og velferd. Pkt. 3) Temavise arbeidsgrupper med representanter fra brukere/ pasienter/pårørende Malvik kommune har tradisjon for å involvere representanter fra brukere i ulike prosjekter og temagrupper, f.eks. ved planlegging og bygging av nytt sykehjem, dagtilbud for eldre, osv. Dette har vært viktig, og representantene har bidratt med viktige innspill og korrigeringer underveis i arbeidet. Graden av involvering må vurderes fra tema til tema, men medvirkning fra brukerne og deres pårørende vil være helt sentralt fremover. Det vil være mest naturlig at representanter blir oppnevnt av dagens etablerte råd/ utvalg. (eks. Eldreråd og/eller Brukerutvalg). Pårørendeskolen for personer med demens er et annet tiltak som i år arrangeres for 7.gang. Pkt. 4) Systematisk innsamling av informasjon om brukeropplevd kvalitet gjennom pasient-, bruker- og pårørendeundersøkelser Malvik kommune har pr i dag ikke et fast system for å innhente brukeropplevd kvalitet. Det gjennomføres sporadisk pårørende - eller brukerundersøkelser av ulik karakter (evalueringer, 49

brukerplan), men dette gjøres ikke systematisk og etter en fastlagt mal som eksempelvis gjør det mulig å sammenligne oss med øvrige kommuner. Resultatene av slike undersøkelser vil kunne gi viktige innspill og bidra til ytterligere læring og kvalitetsforbedring i organisasjonen. Trondheim kommune har selv utviklet slike undersøkelser, og de har en egen enhet som er ansvarlig for å gjennomføre disse og foreta analysene. Undersøkelsene i Trondheim kommune er både rettet mot brukere av tjenesten og mot ansatte. KS har utviklet undersøkelser som er rettet både mot institusjon og hjemmebaserte tjenester. KS sin undersøkelse har separate spørsmål til beboere og til pårørende. Malvik kommune skal nå i høst ta i bruk en ny medarbeiderundersøkelse som er utviklet av KS, og som heter "10-FAKTOR". Denne undersøkelsen gir oss samtidig tilgang til de undersøkelsene som er nevnt over uten ekstra kostnader. Pkt. 5) Forslagskasse, gjennomgang av klager, tilbakemeldingsskjema, mm Noe av dette praktiseres i enkelte avdelinger, men det gjøres ikke systematisk i alle virksomheter pr. i dag. Rådmannen har gjennomført møte med lederne i eldreråd og brukerutvalg 12.6.17, for drøfting og innspill i saken. Vurdering I tråd med sentrale krav til bruker- og pårørendesamarbeid i helse- og omsorgstjenesten er det viktig å sette dette arbeidet i et godt system med klare føringer og krav til hvordan dette skal følges opp i virksomhetene. Arbeidet omfatter alle pårørendegrupper, uavhengig av brukerens diagnose, og inkluderer eldre, voksne, ungdom og barn som pårørende. Det er presisert at det er viktig at barn som pårørende med omsorgsoppgaver og/eller belastninger tilbys individuelt tilpasset støtte og oppfølging. Det arbeides pr i dag med en egen prosedyre som skal omfatte barn som pårørende. Et godt og konstruktivt samarbeid med pårørende som informasjonskilde, representant for brukeren, omsorgsgiver eller støtte for brukeren vil bidra til et godt pasientforløp og ofte være en avgjørende faktor i brukerens bedringsprosess. Samtidig vil ofte pårørende ha behov for støtte og informasjon, og det er viktig å legge til rette for et godt system i alle virksomheter som ivaretar dette. Helsetjenesten har en generell veiledningsplikt som innebærer at pårørende som henvender seg skal gis generell informasjon. Generell informasjon krever ikke samtykke fra brukeren, og helsepersonell bryter ikke taushetsplikten ved å gi generell informasjon. Når brukeren samtykker til det, er helsepersonell fritatt fra taushetsplikten og kan gi nærmeste pårørende informasjon om brukerens helsetilstand og helsehjelp. På systemnivå har vi pr i dag et godt samarbeid med eldrerådet og brukerutvalget. Dette foreslås videreført. I tillegg ser vi at det pr i dag er ulik praksis for dialog med pårørende og brukere. Rådmannen foreslår derfor at virksomhetene får et ansvar for å arrangere allmøter min. 1 gang pr år, og at representanter fra brukerutvalg og eldreråd inviteres til disse møtene. Formålet med disse møtene er bl.a. informasjonsutveksling og samarbeid om kvalitet og forbedringsarbeid. Dersom det er naturlig og hensiktsmessig, kan enkelte virksomheter arrangere felles møter. Pr i dag gjennomføres det ikke jevnlige spørreundersøkelser/ brukerundersøkelser innen helse/ velferd. Brukeropplevd erfaring er viktig for kvalitetsforbedring og utvikling av tjenestene, og dette må gjøres etter et standardisert system som gjør det mulig å sammenligne resultatene. 50

Malvik kommune har allerede inngått avtale om KS sin medarbeiderundersøkelse. Vi foreslår derfor at helse/ velferd tar i bruk KS sine pasient/bruker- og pårørendeundersøkelser. med gjennomføring fra 2018 og at disse undersøkelsene gjennomføres hvert 2.år. Systemet innfrir kommunens krav til en slik type undersøkelse og medfører ingen ekstra kostnad. Det må også være etableres et system oppfølging av resultatene i etterkant av undersøkelsen, slik at funnene blir analysert og benyttet til kvalitetsforbedring i tjenesten. Malvik kommune ønsker å prøve ut ny teknologi for å bedre kommunikasjon og dialog med pårørende og brukere. Dette foreslås gjennomført i tett samarbeid med Trondheim kommune som allerede har iverksatt et omfattende velferdsteknologiprogram i samarbeid med aktuelle leverandører og forskningsmiljø. Brukerutvalget og eldrerådet involveres i denne prosessen. Innføring av ny teknologi og andre innovative løsninger kan medføre økte kostnader, og det er viktig at dette konkretiseres i økonomiplanprosessen. Innføringen vil kreve noe opplæring av ansatte, utvikling av interne prosederer, rutiner og verktøy. Forslaget til bruker- og pårørendearbeid er lagt opp på et nøkternt nivå, og vil være gjennomførbart innenfor dagens rammer i alle virksomheter. Det er ønskelig med en evaluering i løpet av 2020 for å oppsummere erfaringer og eventuelt gjøre endringer på bakgrunn av dette. 51

Forslag til Bruker- og pårørendesamarbeid på virksomhetsnivå Helse/ velferd, Malvik kommune 1. Åpne allmøter oppstart høst 2017 Alle virksomheter arrangerer åpne allmøter for pårørende og brukere en til to ganger pr. år. Dersom det er hensiktsmessig, kan virksomhetene samarbeide om slike møter. Allmøtene skal være en arena for dialog, informasjonsutveksling, samarbeid om kvalitet og forbedringsarbeid, trivselstiltak mm. Kun generell informasjon og saker kan tas opp i disse allmøtene. Dersom det er behov for å ta opp saker på brukernivå, må det avtales individuelle møter, og bruker må samtykke til dette. Allmøtet må planlegges i god tid før det skal avholdes, og må kommuniseres ut til målgruppen på en hensiktsmessig måte. Brukere og pårørende gis anledning til å melde inn saker pr. e-post eller i digital forslagskasse. På allmøtene møter virksomhetens ledere, representanter fra tillitsvalgte og verneombud. Representanter fra Brukerutvalg og Eldreråd inviteres til å delta, og invitasjon sendes til lederne av disse utvalgene. Oppstart høst 2017. Ordningen med allmøter evalueres i 2020. 2. Pasient/bruker- og pårørendeundersøkelser innføres fra 2018 For å innhente brukeropplevd kvalitet gjennomføres det pasient/bruker- og pårørendeundersøkelser annethvert år. Malvik kommune tar i bruk KS pasient/bruker- og pårørendeundersøkelser, med gjennomføring fra 2018. Dette gjøres etter et standardisert system som gjør det mulig å sammenligne resultatene. Virksomhetene må sørge for at resultatene gjennomgås og følges opp, slik at dette bidrar til kvalitetsforbedring i tjenesten. Ordningen med pasient/bruker- og pårørendeundersøkelser evalueres etter to gjennomførte undersøkelser. 3. Forslagskasse, gjennomgang av klager, tilbakemeldingsskjema, mm Alle virksomheter oppretter en digital forslagskasse med system for oppfølging av denne. 52