Endringer i ekteskapsloven - kommunale vigsler

Transkript

1 Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Hilde Øisang Saksgang Møtedato Sak nr. Formannskapet Bystyret Endringer i ekteskapsloven - kommunale vigsler Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Enhetsleder kommunikasjon og service Pål Nilsen, teamleder dokumentservice Ellen Juliussen, spesialrådgiver Lars Noreng Rådmannens innstilling: 1. I tillegg til ordfører og varaordfører, som er gitt vigselsmyndighet direkte gjennom loven, oppnevnes følgende vigslere i Sarpsborg kommune: Fra administrasjonen (vigsler på rådhuset / innenfor arbeidstid): - Ida Odsæter - Linn Mari Haugsten Lind - Rita Karlsen - Morten Nilsen - Christian Nicolai Bjørke - Ellen Juliussen - Pål Nilsen - Hilde Øisang Folkevalgte (vigsler utenfor rådhuset / utenom arbeidstid): - Kristine Gustavsen - Therese Thorbjørnsen - Marit Kildedal - Per Hugo Samuelsen 2. Nytt punkt 9 del A i Regler om godtgjøring, frikjøp og dekning av utgifter til folkevalgte i Sarpsborg kommune: (de øvrige punktene i reglene forskyves) «9. Kommunale vigsler Gjennomføring av vigsler utenfor Sarpsborg rådhus (samt Kulåsparken) og vigsler utenom alminnelig arbeidstid godtgjøres med 2 o/oo av ordførers godtgjøring pr. 1. januar i vigslingsåret. Godtgjøringen skal dekke forberedelse, gjennomføring samt reiseutgifter til den enkelte vigsel og utbetales to ganger pr. år 12. juni og 12. desember.» 3. Det kreves ikke gebyr for vigsler i rådhuset samt i Kulåsparken innenfor arbeidstid for brudepar fra Sarpsborg kommune. For vigsler utenfor Sarpsborg rådhus/kulåsparken og/eller utenfor alminnelig arbeidstid kreves gebyr som skal dekke de ekstrakostnader dette medfører. For vigsler av brudepar fra andre kommuner kreves administrasjonsgebyr. Gebyr fastsettes gjennom behandlingen av kommunens årsbudsjett. 1

2 4. Det bevilges kr til dekning av utgifter i forbindelse med istandsetting av vigselsrom og innkjøp av nødvendig utstyr. Bevilgningen finansieres ved bruk av formannskapets tilleggsbevilgningskonto. 5. Rådmannen gis fullmakt til å organisere arbeidet med forberedelser, tilrettelegging og gjennomføring av vigsler i Sarpsborg kommune. Vedlegg: 1. Lov om endringer i ekteskapsloven og bustøttelova m.m. (kap. 1) 2. Brev/informasjon fra Barne- og likestillingsdepartementet av Brev/informasjon fra Barne- og likestillingsdepartementet av Brev vedr. rundskriv fra Barne- og likestillilingsdepartementet av Rundskriv Q-11/2017 av Forskrift om kommunale vigsler av Forskrift om endring i forskrift om registrering og melding av vigsel av Dokumenter i saken ikke vedlagt: - Rundskriv Q 20/ Proposisjon 91 L (kap 3) Sammendrag: I henhold til vedtatte endringer i ekteskapsloven er vigselsmyndigheten fra overført fra domstolene til kommunene. Ordfører og varaordfører har fått vigselsmyndighet direkte gjennom loven. I tillegg kan den enkelte kommune oppnevne et nødvendig antall vigslere blant ansatte og/eller folkevalgte. Rådmannen anbefaler at det kreves gebyr i de tilfeller der brudeparet ønsker vigselen lagt andre steder enn rådhuset eller Kulåsparken, og/eller utenom ordinær arbeidstid. For vigsler av brudepar fra andre kommuner forslår rådmannen å kreve et administrasjonsgebyr. Det må også vurderes hvordan kommunen skal administrere og tilrettelegge den praktiske gjennomføringen av kommunale vigsler. Utredning: Om lovendringen Stortinget har nylig vedtatt endringer i ekteskapsloven. Endringene trer i kraft fra og innebærer at vigselsmyndigheten overføres fra notarius publicus til kommunene. I ekteskapsloven 12 b) fremgår det at vigselsrett gis til «ordførere, varaordførere og kommunalt ansatte eller folkevalgte som kommunestyret selv gir slik myndighet.» Begrunnelsen for at vigselsmyndigheten er flyttet over til kommunene, er bl.a. at dette vil gi bedre tilgjengelighet, både ved at vigsler kan gjennomføres så nær innbyggerne som mulig og at det kan gjøres lokale tilpasninger. Iht. lovforarbeidene er det fremholdt at kommunene bør legge til rette for fleksibilitet når det gjelder tid og sted for gjennomføring av vigsler. Det vil som tidligere være folkeregistermyndigheten som er prøvingsmyndighet ifht. om ekteskapsvilkårene er oppfylt. Det presiseres at all dokumentasjon må foreligge og være i orden før en vigsel kan gjennomføres. Det borgerlige vigselsformularet er en fastsatt tekst som vigsler leser under seremonien og skal fremdeles benyttes ved gjennomføring av borgerlige vigsler. 2

3 Barne- og likestillingsdepartementet har vedtatt bestemmelser for det kommunale vigselstilbudet gjennom forskrift av Oppnevning av vigslere Iht. de nye bestemmelsene i ekteskapsloven har ordfører og varaordfører vigselsmyndighet direkte gjennom loven. I tillegg kan kommunestyret gi vigselsmyndighet til ansatte og folkevalgte i kommunen, og på den måten sørge for at et tilstrekkelig antall personer i kommunen får vigselsmyndighet. Kommunestyret kan ikke delegere tildelingsmyndigheten til andre. De som gis vigselsmyndighet må ha en klar tilknytning til kommunen, enten i form av å være ansatt, ansatt på åremål eller folkevalgt. Dersom ansatte i kommunen oppnevnes som vigslere, er det ikke noe krav om at dette er personer i kommunens ledelse. Det fremgår at kommunen må vurdere hvilke personer som anses å være egnet til å inneha vigselsoppgaven. Det er presisert at det er viktig å sørge for at ekteskap som inngås faktisk er gyldige. Dette krever bl.a. at den som gjennomfører vigselen innehar den nødvendige myndighet etter ekteskapsloven på vigselstidspunktet. Det er også presisert at delegering av vigselsmyndighet må være skriftlig. Det må utstedes en fullmakt til den enkelte vigsler. Etter vigselen skal det føres en vigselsbok og vigsleren skal snarest, og senest innen tre dager sende melding om vigselen til prøvingsmyndigheten, sammen med dokumentasjon for sin vigselsmyndighet. Kommunene får etter de nye bestemmelsene en lovfestet plikt til å ha et vigselstilbud for egne innbyggere. Plikten inntrer hvis minst én av brudefolkene er bosatt i kommunen. Kommunen kan også tilby vigsler til innbyggere fra andre kommuner. Rådmannen har ved vurderingen av hvem som skal oppnevnes som vigslere lagt opp til at det rekrutteres vigslere både fra administrasjonen og blant folkevalgte. Det legges opp til at vigsler som hovedregel foretas i Sarpsborg rådhus innenfor arbeidstiden, av oppnevnte ansatte. Vigsler utenfor rådhuset og utenom ordinær arbeidstid foretas av oppnevnte politikere, som får en godtgjøring for hver vigsel. Rammer for vigslene - vigselsdager og lokaler Departementet legger vekt på at vigselsseremonien fortsatt skal ha et høytidelig preg. Bl.a. er det vist til betydningen av bruk av egnede lokaler og vigselsformular for seremonien. Når det gjelder lokaler er det pekt på at kommunenes rådhus/kommunehus bør være egnet til formålet. Det borgerlige vigselsformularet som tidligere har vært benyttet, skal fremdeles være gjeldende. Det er lagt opp til at det skal være rom for å tilpasse seremonien med for eksempel tekst og musikk utover dette, dersom brudeparet ønsker det. Ifølge informasjon fra Sarpsborg tingrett, som dekker kommunene Sarpsborg og Rakkestad, foretas det ca. 100 vigsler pr. år. Vigslene har vært gjennomført i Sarpsborg tinghus innenfor ordinær arbeidstid. Det har ikke vært foretatt vigsler på lørdager. I Sarpsborg tinghus er det et eget seremonirom som har vært tilrettelagt kun for vigsler, med tilhørende garderobe og toaletter. Rådmannen vurderer at det bør legges opp til at vigsler som hovedregel skal foregå i Sarpsborg rådhus, innenfor ordinær arbeidstid. I Sarpsborg rådhus er det imidlertid ikke mulighet for å avsette et eget rom kun til dette formålet. Det er allerede stort press på møterommene, slik at bruk må kombineres. Vigselsrommet må derfor klargjøres i forkant av vigslene. 3

4 Et vigselsrom må kunne ivareta det seremonielle ved vigslene. Det er som oftest ikke behov for et veldig stort rom, da det vanligvis ikke er store forsamlinger til stede ved vigslene. Etter vurdering av møterommene i rådhuset har rådmannen kommet til at møterom John Joseph Anderson er best egnet. Møterommet ligger i 1. etasje og kan med noen oppgraderinger og tilpasninger bli et fint og verdig vigselsrom. Dersom det er behov for større plass ved enkelte anledninger, vil Bystyresalen kunne benyttes. I tillegg er det tenkt at dersom brudeparet ønsker det så kan vigselen flyttes ut til Kulåsparken. Dvs. at parken anses å være en forlengelse av det ordinære vigselsrommet i rådhuset. Rådmannen har vurdert at det bør legges opp til at vigsler fortrinnsvis legges til fredagene. Det er denne dagen som har vært mest benyttet også i tingretten. I tillegg vil det måtte gjøres tilpasninger etter behov og ønsker fra de som skal vies, med tanke på både tid og sted for vigslene. Ved vigsler utenom ordinært vigselssted må det gjøres avtale med vigselsmyndigheten på forhånd og det må avklares at opplegget er praktisk gjennomførbart. Dersom brudeparet har spesielle ønsker for vigselssted må eventuelle ekstrautgifter dekkes av brudeparet selv. Gebyr og godtgjøring for vigsler I henhold til forskrift om kommunale vigsler ( 2 og 3) skal kommunenes alminnelige vigselstilbud være gratis for kommunens egne innbyggere og for personer som ikke er bosatt i Norge, men som fyller vilkårene for å inngå ekteskap her. Dersom kommunen åpner for at vigsler kan skje utenfor kommunens ordinære lokaler eller utover ordinær åpningstider kan kommunen kreve dekket merkostnader ved dette. Dette skal dekke utgifter til vigsler, transportutgifter m.v. Det kan også kreves gebyr dersom kommunen tilbyr vigsler for brudefolk som ikke er bosatt i kommunen. Brudeparet skal informeres om kostnaden i god tid før vigselen. Rådmannen legger opp til at vigsler som hovedregel skal foregå i Sarpsborg rådhus og innenfor ordinær arbeidstid. Vigslene vil da være gebyrfrie, så fremt brudeparet er hjemmehørende i kommunen. Men det vil sannsynligvis også være ønsker om vigsler utenfor rådhuset eller utenom alminnelig arbeidstid, f.eks. på lørdager. I slike tilfeller anbefaler rådmannen at det kreves et gebyr til dekning av ekstrautgifter dette medfører. Rådmannen mener at det er riktig å kreve et slikt gebyr for at ikke særskilte ønsker fra brudepar om tid og sted for vielse skal belaste kommunen økonomisk. Dersom ingen av de som skal vigsles er bosatt i Sarpsborg kreves også administrasjonsgebyr. Som unntak fra ovennevnte bestemmelser om vigsler utenfor rådhuset, foreslår rådmannen at vigsler som foretas i Kulåsparken (f.eks. i paviljongen) innenfor arbeidstid også skal være gebyrfritt. Rådmannen har etter vurdering kommet til at dette området kan anses å være en forlengelse av vigselsrommet inne i rådhuset. Det vil ikke påløpe ekstra tidsbruk eller ekstra utgifter til disse vigslene. Rådmannen anbefaler at gebyr for vigsler som gjennomføres andre steder enn i Sarpsborg rådhus eller Kulåsparken, og/eller foregår utenfor alminnelig arbeidstid, settes til kr. i Dette tilsvarer 2 o/oo av ordførers godtgjøring. For alle vigsler av brudepar som ikke er bosatt i kommunen kreves et administrasjonsgebyr som for 2018 settes til kr. For alle vigsler som skal faktureres vil det også påløpe et faktureringsgebyr. Iht. forskrift om kommunale vigsler ( 4), bør krav om betaling for vigsler fastsettes i egne bestemmelser. Gebyret vil bli fastsatt ved behandling av årsbudsjett for

5 Det foreslås videre at den folkevalgte som foretar vigselen får en godtgjøring på 2 o/oo av ordførers godtgjøring. Godtgjøringen utbetales to ganger pr. år den 12. juni og 12. desember, på samme måte som møtegodtgjøringer. Godtgjøringen fastsettes i kommunens regler om godtgjøring, frikjøp og dekning av utgifter til folkevalgte i Sarpsborg kommune, som nytt punkt 9. Ansatte som oppnevnes som vigslere får denne oppgaven som en del av sine ordinære arbeidsoppgaver. Organisering/administrasjon Det er mange forhold som må tilrettelegges i forbindelse med forberedelse og gjennomføring av vigsler i Sarpsborg. I tillegg til oppnevning av vigslere og tilrettelegging av lokaler, så vil det også være en rekke praktiske og administrative oppgaver. Bl.a. kontakt med brudefolk/avtaler om vigsler, klargjøring av dokumenter, tilrettelegging av vigselsrom, administrering av vigslene, føring av vigselsbok og håndtering av dokumenter etter vigsler. Det anbefales at rådmannen gis myndighet til å organisere det administrative arbeidet med forberedelser og gjennomføring av vigsler i Sarpsborg kommune. Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Det fremgår av mottatt rundskriv at det er lagt opp til at oppgaveoverføringen skal fullfinansieres, jfr. Stortingets forutsetning. Regjeringen foreslår en overføring på 3 mill. kr. totalt til kommunene på årsbasis, hvilket betyr ca kroner til Sarpsborg kommune. Rådmannen anslår at oppgavene vil kreve administrative ressurser tilsvarende omtrent 10 prosent av et årsverk. Det vil også komme noen øvrige kostnader i tillegg. I realiteten innebærer dette at ordningen ikke fullfinansieres. Ekstra utgifter til vigsler utenom ordinær arbeidstid og/eller utenfor rådhuset skal dekkes i sin helhet av brudeparet. Det samme gjelder vigsler for brudepar som ikke er bosatt i Sarpsborg kommune. Gebyr for vigsler utenfor rådhuset/utenom ordinær arbeidstid og gebyr for vigsler av innbyggere fra andre kommuner innarbeides i kommunens årsbudsjett. Det foreslås en bevilgning på kr til istandsetting av vigselsrom og innkjøp av nødvendig utstyr. Beløpet dekkes over formannskapets tilleggsbevilgningskonto. Driftsoppgaver knyttet til vigsler vil bli håndtert innenfor gjeldende driftsrammer. Miljø: Ingen konsekvenser. Folkehelse: Med lokalisering i første etasje i rådhuset vil vigselsrommet ha universelt utformet adkomst. Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne vil bli kontaktet om innredning av rommet med sikte på at ulike hensyn skal ivaretas best mulig. Saken har for øvrig ingen vesentlige konsekvenser for folkehelsen. 5