Møteinnkalling Fyresdal kontrollutval Dato: 01.12.2016 kl. 9:00 13:00 Møtestad: Næringshagen, møterom Hamaren Arkivsak: 15/13418 Arkivkode: 033 Meld fråfall til marianne.lundeeberg@temark.no eller pr.tlf 90114543 Møtet startar med økonomisjef Kjersti Bergland som syner kontrollutvalet dei nye lokala til kommunen, i Fyresdal næringshage. Det er bestilt lunsj mellom 11:00 og 13:00 i kafeen i Næringshagen. Innkallast: Sak 26/16 Økonomisjef Kjersti Bergland Kl: 09:00 Sak 28-29/16 TKR IKS v/ Anne Sæterdal Kl. 11.00 Sakskart Side Møteinnkalling 4/16 16/12935-1 Godkjenning av møteinnkalling 01.12.2016 3 Møteprotokoll 4/16 16/12938-1 Godkjenning av protokoll 06.10.2016 4 Saker til behandling 26/16 16/13748-1 Orientering frå økonomisjef - budsjettorientering 5 27/16 16/13482-1 Orientering frå revisor 01.12.2016 6 28/16 16/12388-6 29/16 16/13025-2 Oppdatering av forvaltningsrevisjonsprosjekt - Gimle Skule - Fyresdal kommune Selskapskontroll - Brannversamarbeidet i Vest Telemark IKS - Fyresdal kommune 7 8 1
30/16 16/12901-1 Møte- og arbeidsplan 2017 for Fyresdal kontrollutval 10 31/16 16/12917-1 Referat- og drøftingssaker 01.12.2016 13 32/16 16/12916-1 Eventuelt i møte 01.12.2016 14 Sakene vert også lagt ut på www.temark.no Bø, 22.11.2016 For kontrollutvalsleiar Annveig Veum Aas Sekretær Marianne Lundeberg 2
Møteinnkalling 4/16 Godkjenning av møteinnkalling 01.12.2016 Arkivsak-dok. 16/12935-1 Arkivkode. 033 1 Fyresdal kontrollutval 01.12.2016 4/16 Møteinnkalling 01.12.2016 vert godkjend. Møteinnkalling 01.12.2016 leggast fram for godkjenning. Vedlegg: -møteinnkalling 01.12.2016 3
Møteprotokoll 4/16 Godkjenning av protokoll 06.10.2016 Arkivsak-dok. 16/12938-1 Arkivkode. 033 1 Fyresdal kontrollutval 01.12.2016 4/16 Protokoll 06.10.2016 vert godkjend. Protokoll 06.10.2016 leggast fram for godkjenning. Vedlegg: -protokoll 06.10.2016 Vedlegg til sak 4
Saker til behandling 26/16 Orientering frå økonomisjef - budsjettorientering Arkivsak-dok. 16/13748-1 Arkivkode. 210 1 Fyresdal kontrollutval 01.12.2016 26/16 Saka vert teken til vitande. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet ynskjer orientering frå økonomisjef i kvart møte. Økonomisjef Kjersti Bergland orienterar om Fyresdal kommune sin økonomiske situasjon og budsjett for 2017. 5
27/16 Orientering frå revisor 01.12.2016 Arkivsak-dok. 16/13482-1 Arkivkode. 210 1 Fyresdal kontrollutval 01.12.2016 27/16 Saka vert teken til vitande. Oppdragsansvarleg revisor Aud Lie Solheim orienterar sitt arbeid i Fyresdal kommune. 6
28/16 Oppdatering av forvaltningsrevisjonsprosjekt - Gimle Skule - Fyresdal kommune Arkivsak-dok. 16/12388-6 Arkivkode. 217 1 Fyresdal kontrollutval 01.12.2016 28/16 Inga forslag til vedtak. Bakgrunn for saka: Fyresdal kontrollutval handsama saka i møte 06.10.2016 sak 21/16 Vedtak Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan på Gimle skule som den ligg føre med tillegg på kompetansekartlegging og bruk av assistentar, med levering fyrste halvår 2017. TKR IKS v/ Anne Sæterdal møter 01.12.2016 i kontrollutvalet for oppdatering av prosjektet. TKR IKS v/ Anne Sæterdal møter for oppdatering av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Gimle Skule Fyresdal kommune». Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet legg fram saka utan forslag til vedtak, da orientering og diskusjon om prosjektet skjer i møte. 7
29/16 Selskapskontroll - Brannversamarbeidet i Vest Telemark IKS - Fyresdal kommune Arkivsak-dok. 16/13025-2 Arkivkode. 216 1 Fyresdal kontrollutval 01.12.2016 29/16 Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan og tilbodet på Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Brannvernsamarbeidet i Vest Telemark IKS frå Telemark kommunerevisjon som det ligg føre. Med ein samla pris på kr. 200 000,-. Bakgrunn for saka: Kontrollutvala i dei seks eigarkommunane (Tokke,Vinje, Kviteseid, Seljord, Fyresdal og Nissedal) har i likelydande vedtak hausten 2016 bestilt selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Vest-Telemark Brannvernsamarbeid IKS med tema sjølvkost. Bestillingane er i samsvar med plan for selskapskontroll i alle eigarkommunane. Problemstilling/vinkling Korleis er Brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark IKS organisert? o Formell organisering o Økonomisk organisering og fordeling av utgifter mellom kommunane og selskapet o Ansvarsfordeling og roller selskapet og kommunane o Dokumentasjon av verksemda Korleis er nivået på utgifter og tenester for eigarkommunane i forhold til andre kommunar? I kva grad får kommunane god nok dokumentasjon på at feie- og tilsynstenestene blir gitt til sjølvkost? Prosjektplan og tilbodsbrev leggast fram som vedlegg i saka. Telemark kommunerevisjon IKS kan gjennomføre forvaltningsrevisjonen i samsvar med omtale i plan for selskapskontroll og vedlagte prosjektplan innanfor ein samla pris på kr. 200 000,-. Prisen inkluderer nødvendige reiser, ein samla presentasjon av rapporten for kontrollutvala og for kommunestyra om ynskjeleg. Tillegg sjølvkosthandtering i den einskilde kommune: Dersom kommunen ynskjer å ta med ei undersøking av den einskilde kommunen si prissetting av feie- og tilsynstenestene i forhold til sjølvkostreglane kan vi tilby det. Det vil i så fall koste kr. 20 000,- ekstra for del av kommunane som eventuelt ynskjer det. 8
Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet legg fram forslag til vedtak om å godkjenne prosjektplan og tilbodet som det ligg føre. Forvaltningsrevisjonen er avgrensa mot sjølvkostberekninga i den enkelte kommune. Kontrollutvalet veljer i møte om dei vil ha med sjølvkostberekninga for sin eigen kommune i prosjektet. Det vil i så fall koste kr. 20 000,- ekstra for dei av kommunane som eventuelt ynskjer det. Vedlegg: - Prosjektplan Brannvernsamarbeidet - Tilbudsbrev Brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark IKS - forvaltningsrevisjon i selskap Vedlegg til sak 9
30/16 Møte- og arbeidsplan 2017 for Fyresdal kontrollutval Arkivsak-dok. 16/12901-1 Arkivkode. 004 1 Fyresdal kontrollutval 01.12.2016 30/16 Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet 2017 vert godkjend. Planen og møtedatoane er leiande og kontrollutvalet står fritt til å ta opp dei saker og avhalde dei møte utvalet ynskjer. Møtedato 2017: Torsdag: kl: 10:00, 22.02-11.05-18.09-30.11. Sekretariatet legg med detta fram ei eiga sak om møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet. Saka skal vidare leggast fram som orienteringssak i kommunestyret. Møte- og arbeidsplanen er ikkje å forstå som ein fullstendig presentasjon av alle dei oppgåver/saker som kontrollutvalet vil handsame i løpet av året, men legg vekt på dei oppgåver som utvalet etter eigen forskrift er pålagt å handsame. Kontrollutvalet i Fyresdal kommune har fire møte i året, fordelt på to møte på våren og to møte på hausten. Lengda på møta bestemmast av kor mange saker som skal opp i møte. Sekretariatet legg fram forslag til følgjande møtetidspunkt og forslag til agenda for 2017: 10
Fyresdal kommune - Kontrollutvalet Møte- og arbeidsplan 2017 Torsdag 22. Februar 2017 kl. 10:00 Godkjenning av møteprotokoll og Innkalling Orientering frå økonomisjef Årsmelding 2016 frå kontrollutvalet Orientering frå revisjonen Referatsaker/Eventuelt Torsdag 11. Mai 2017 kl. 10:00 Godkjenning av møteprotokoll og Innkalling Rekneskapssak 2016 for kommunen /Orientering frå økonomisjefen Melding om andre reviderte rekneskap (bl.a skatteoppkrevjaren) Orientering frå revisjonen Referatsaker/Eventuelt Torsdag 28. September 2017 kl. 10:00 Godkjenning av møteprotokoll og Innkalling Budsjett for kontroll og tilsyn Orientering frå økonomisjef Orientering frå revisjonen Overordna rekneskapsrevisjon for 2017 Revisors eigenvurdering av uavhengighet Referatsaker/Eventuelt Torsdag 30. November 2017 kl. 10:00 Godkjenning av møteprotokoll og Innkalling Kontrollutvalets møte- og arbeidsplan for 2018 Budsjettorientering frå økonomisjef Orientering frå revisjonen Referatsaker/Eventuelt 11
Det kan være aktuelt å kalle inn representantar frå administrasjonen for å orientere om aktuelle saker/tema utover dei punkt som er nemnd ovanfor. Framlegging, bestilling og oppfylging av forvaltningsrevisjonar og selskapskontrollar leggast fram fortløpande. Det stillas stadig større krav og forventningar til kontrollutvalets kompetanse, både frå det politiske miljø og kommunens innbyggarar. Endra regelverk gjør det naudsynt å leggje til rette for opplæring og kursverksemd for alle medlem av kontrollutvalet. Kunnskap om kontrollutvalets rolle, oppgåver og lovverk er naudsynt for å utføre dei oppgåver som frem går av lov og forskrift. Slik opplæring og kursverksemd kan skje lokalt (haust og vår konferanse i regi av Temark) eller gjennom sentrale tilbod. Kontrollutvalet inviterast blant anna årlig til landskonferansen for kontrollutval i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF). Detta er ei viktige samling for å tilføre kontrollutvalets medlemmer ny kunnskap, og det er ein arena der kontrollutvalsmedlemmer frå heile landet møtast og drøfter saker og arbeidsmetodar. Planen er leiande og kontrollutvalet står fritt til å ta opp saker og avhalde dei møte dei ynskjer 12
31/16 Referat- og drøftingssaker 01.12.2016 Arkivsak-dok. 16/12917-1 Arkivkode. 033 1 Fyresdal kontrollutval 01.12.2016 31/16 Sakene vert tekne til vitande. Temark sin Haustkonferanse betraktningar tilsynsrapport med varsel om vedtak - etter tilsyn med vannverkets beredskap deltakelse på NKRF sin kontrollutvalgskonferanse 01-02.02.2017 Vedlegg: - tilsynsrapport med varsel om vedtak - etter tilsyn med vannverkets beredskap Vedlegg til sak 13
32/16 Eventuelt i møte 01.12.2016 Arkivsak-dok. 16/12916-1 Arkivkode. 033 1 Fyresdal kontrollutval 01.12.2016 32/16 14