TILBUDSMAPPE Analyser av luftkvalitet for Narvik kommune Ved elektronisk utfylling: Bruk TAB for å gå fra post til post, for avkryssing: venstreklikk Firma: Selskapsform: Foretaksnummer: Gateadresse: Postadresse: Telefon: Telefaks: E-post: Internettadresse: Kontaktperson:
Innhold 1. Erklæring fra tilbyder 2. Kvalifikasjonskrav 3. Tildelingskriterier 4. Forbehold 5. Vedlegg Side 2 av 15
1. ERKLÆRING FRA TILBYDER I overensstemmelse med Konkurransegrunnlaget med tilhørende vedlegg tilbyr vi herved å levere målestasjoner, datainnsamling og analyser til oppdragsgiver, slik det er redegjort for i dette tilbudet. Vi bekrefter med dette at vi aksepterer de forutsetninger og regler som ifølge konkurransegrunnlaget gjelder for denne tilbudskonkurransen. Vi bekrefter at vi har mottatt alle tekstsider og vedlegg som er angitt i innholdsfortegnelsen til konkurransegrunnlaget og har satt oss inn i alle dokumenter. Vi har i dette tilbudet gitt svar på alle krav og spørsmål som er stilt. Dette tilbudsbrevet med utfylte skjemaer og annen informasjon utgjør vårt komplette tilbud. Vi er innforstått med at oppdragsgiver vil velge leverandør etter det tilbudet som er økonomisk mest fordelaktig i forhold til oppgitte tildelingskriterier. Vi er også innforstått med at alle utgifter og kostnader vi har i forbindelse med å gi tilbud, er for egen regning og risiko. Vi har satt oss nøye inn i dette konkurransegrunnlaget og har gitt tilbudet under forutsetning av at foreliggende dokumenter skal danne grunnlag for en eventuell kontrakt. Vi aksepterer at vårt tilbud er bindende og vedstår oss det i tre -3- måneder regnet fra tilbudsfristen. Dette tilbudet, sammen med konkurransegrunnlaget og oppdragsgiverens skriftlige aksept av vårt tilbud, vil utgjøre en bindende avtale mellom oss. Underskrift: Dato Stempel og signatur Side 3 av 15
2. KVALIFIKASJONSKRAV Narvik kommune 2.1 Krav til tilbyder Krav Dokumentasjonskrav Vedlegg/ bekreftelse Tilbyder skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiavgiftsinnbetaling. Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244 B)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utenlandske tilbyderer skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert. Vedlegg nr 1 Vedlegg nr 2 Vedlegg nr 3 Tilbyder skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Oppdragsgiver vil benytte Proff.no, se: www.proff.no, for vurdering av tilbyders likviditetsgrad, lønnsomhet og soliditet. Det kreves minimum karakteren «tilfredsstillende» innenfor to av kriteriene. Dersom det finnes opplysninger av nyere dato, som har relevans til foretakets (tilbyders) regnskapstall, og som ikke fremgår av offentlige registre, forplikter leverandør/tilbyder å informere om og dokumentere også dette. Avkryssing vil tolkes som at tilbyder akseptere at opplysninger gitt i Proff.no kan sammenstilles med opplysninger gitt av Tilbyder og at Oppdragsgiver evaluerer disse som samlet gitte/registrert opplysninger efaktura For virksomhetene Narvik kommune skal det leveres efaktura via vår samarbeidspartner Pagero AS. Se www.pagero.no/narvikkommune Tjeneste støtte Tilbyder skal ha personer med god kompetanse innenfor tjenester som tilbys. Disse skal være tilgjengelig, mandag til fredag 08 16, for oppfølging/veiledning. Det forventes tilbakemelding innen rimelig tid. Side 4 av 15
Tilbyder skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag og det kreves god gjennomføringsevne Tilbyder skal vedlegge referanseliste over tilsvarende relevante positive oppdrag med gjennomført varighet på min. to år. Listen skal inneholde tidsperiode, årlig volum og mottaker (navn, telefon og e-post). Referanser vil kun bli kontaktet ved behov. Vedlegg nr 4 Referanser Oppdragsgiver krever at tilbyder kan dokumentere referanse fra minst et tilsvarende prosjekt. Det skal fremstilles en kort beskrivelse av oppdraget, gjennomføringen og dokumentert med henvisning til kontakt/referansepersoner. Det skal også fremgå personell tilbyder har benyttet til gjennomføringen. Vedlegg nr 5 Bemanning Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. Det skal også henvises til tilbyders akkreditering med henvisning til de aktuelle områdene det kreves godkjenning for å gjennomføre oppdraget. Det vises til Forurensningsforskriftens 7-2 samt øvrige parameter oppgitt i denne forespørsel. Vedlegg nr 6 Opplæring Det kreves at leverandør bidrar til å arrangere tilpasset opplæring for gjennomføring av kontroll og ettersyn av målestasjoner. Dersom det kreves kostnadsdekning føres disse i prismatrisen. Tilbyder skal ha et fungerende internt miljøarbeid og HMSsystem Tilbyder må akseptere at arbeidstakerne sikres like lønns- og arbeidsvilkår uavhengig av nasjonalitet i tråd med ILO 94. Utfylt og underskrevet generell HMS-egenerklæring. Se side 11 Utfylt og underskrevet egenerklæring om tilvirkning samt lønns og arbeidsforhold. Se side 12 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å avlyse konkurransen / utsette prosjektet dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved budsjettoverskridelse, bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Side 5 av 15
2.2 Krav til leveringen Nr Krav Bekreftes og aksepteres av tilbyder: 1 Leveringssted Narvik kommune vil være leveringspunkt. 2 Leveringstid Tilbyder skal akseptere at maksimal leveringstid for første fase skal være 2 mnd., dog ikke skal overskride 1 november. Kontroll/kalibrering av utstyr ikke mer enn 1 mnd., dog skal ikke overskride 30 des. Mnd. rapportering skal leveres senest 10 virkedager etter mnd. slutt. 1.års rapport skal gjennomføres og leveres 30 januar år 2016 3 Kvalitetssikring Overvåkingssystemet skal ha et kvalitetssikringssystem for å sikre god kvalitet på målingene i henhold til "Håndbok for kvalitetssystem for målinger av luftkvalitet". Kvalitetssystemet skal inneholde prosedyrer for kontroll, vedlikehold og kalibrering av måleinstrumentene, samt prosedyrer for kvalitetskontroll av måledata og avviksbehandling. Det skal også være prosedyrer for rapportering av måledata i episoder med forhøyde forurensningsmengder. 4 Levering av data Data skal leveres fra leverandørs datalogger i målestasjonen for svevestøv PM 10 direkte til Sentral måledatabase (SDB) for dataforvaltning og visning på www.luftkvalitet.info. Hvis hensiktsmessig kan data også leveres direkte til NK. Kvaliteten på dataene skal oppfylle de krav som stilles i EUs luftkvalitetskriterier som er redegjort for og konkretisert i Håndbok for kvalitetssystem for målinger av luftkvalitet, M39-2014. Dataene skal også kontrolleres i henhold til samme kriterier som nevnt over. I måleperioden skal datadekningen ikke være under 90 % av tiden. Tilbyder skal presentere et beredskap for å forhindre lengre dataavbrudd som for eksempel ved instrument havari. Side 6 av 15
Nr Krav Bekreftes og aksepteres av tilbyder: Oppdragsgiver har også et krav om å benytte data til animering/simulering av hvorledes forurensning «påvirker» områder innenfor Narvik sentrum. Kan datakvaliteten som leveres brukes til dette formålet? 5 Totalt skal det være fem målestasjoner Måleprogrammet skal bestå av ; 1. Tre målestasjoner for måling av svevestøv PM10 og PM2,5. Disse skal leveres som std. containere og bygges opp slik at de er mobile. Oppdragsgiver vil i utgangspunktet leie disse for måleperioden, men vil vurdere utkjøp som et alternativ. Event. antall vil da være basert på resultatet av målingene. 2. To stasjoner som kun registrerer nedfall. Disse skal leveres og eies av NK. Antallet kan reguleres dersom resultat og anbefalinger tilsier dette. Merking av målestasjoner (reklame og info) skal godkjennes av oppdragsgiver. Det skal måles i en samlet periode på min 12 måneder. : 6 Sammensetning av støvet Analyse av sammensetningen av nedfallsstøv og svevestøv kan gi informasjon om hvilke kilder som har bidratt til støvet. I en viss grad kan slik analyse også avdekke partikkelbundet konsentrasjon av enkeltkomponenter med helsemessig betydning. Det skal utarbeides et måleprogram, basert på opplysninger gitt i denne konkurranse, der skal nedfallsstøv og kvartalsvis oppsamlet svevestøv analysert for innhold av metallene jern, mangan, sink og bly samt kvarts, for øvrig viser en til kapittel 7 Forurensningsforskriften lokal luftkvalitet samt TA-1941/2003. Konsentrasjonsnivået for bly skal også refereres retningslinjer for helse gitt av World Health Organization (WHO) da disse er langt under EU s luftkvalitetsdirektiv for bly. 7 Priser, endringer Pris på oppdraget gis for 1 år med opsjon for registrering og analyser for ytterligere 1 år. Det skal oppgis pris på enheter og gis en sammenstilling av tilbudet. Det skal også gis pris på opsjonene. Mindre endringer i antall målestasjoner/leide instrumenter kan forekomme i perioden. Den totale tilbudssummen vil justeres ut ifra enhetspris angitt av tilbyder. : : : 8 Alminnelige innkjøpsvilkår Tilbyder aksepterer NKs Alminnelige innkjøpsvilkår (se vedlegg til Konkurransegrunnlaget) : Side 7 av 15
2.3 Krav til produkt 2.3.1 Utførelse og sluttprodukt Nr Krav Bekreftes og aksepteres av tilbyder: 1 Krav til dokumentasjon og rettigheter All nødvendig dokumentasjon, som sertifikater, beskrivelser, tegninger, instrukser m.v., utgjør en integrert del av Tjenesten. Oppdragsgiver skal ha innsyn i og bruksrett til de underlag Tilbyder bruker i tilknytning til leveransen av Tjenesten, hva enten disse er Tilbyders eller tredjemanns eiendom. Aksepteres/bekreftes dette? 2 Krav til sertifisering akkreditering Tilbyder skal inneha de nødvendige akkrediteringer/sertifiseringer som kreves for å gjennomføre analysen slik den fremstilles i Prismatrisen. Dersom Tilbyder selv ikke har slik kompetanse er det tilbyders ansvar etablere avtaler som tilfredsstiller forespørselens og forskriftenes krav til dette. Aksepteres/bekreftes dette? 3 Krav til kvalitet Alle stasjonene skal være i drift 12 måneder i året. Kan Tilbyder aksepteres dette? Tilbyder må ha et back up system som lagrer alle målinger i min 120 dager Aksepteres/bekreftes dette? 4 Krav til regulering av prøver. Oppdragsgiver har satt opp hva det som kan påregnes analyser på (se prismatrise). Etter første fase er gjennomført og event senere i prøveperioden (andre fase), vil Oppdragsgiver rådføre seg med tilbyder om hvike analyser som skal gjennomføres. Et bortfall av prøver gir Oppdragsgiver fradrag for ikke gjennomførte prøver. Tilbyder innrømmes ikke rett til kompensasjon for bortfall av prøver. Det reguleres etter faktisk gjennomført prøveprogram. Aksepteres/bekreftes dette? 5 Meteorologi Meteorologistasjonen etableres i nærheten av Narvik sentrum og være representativ for de generelle spredningsforholdene. Vindmålingene må ikke påvirkes i sterk grad av nærliggende bygninger og vegetasjon. Meteorologimålingene skal minimum omfatte vindretning, vindstyrke og atmosfærisk stabilitet. Skal kunne levere observasjonsdata hver time. Side 8 av 15
6 Løpende rapport og rapportformat Resultater fra målingene skal rapporteres i årsrapport som skal sendes til blant andre oppdragsgiver, Tiltaksgruppen for bedre luftkvalitet i Narvik. For svevestøv skal det i tillegg rapporteres pr. måned via epost. Rapportene skal være i et slikt format at de kan sammenlignes med hverandre og lett kunne brukes i den videre rapporteringen til Narvik bystyre, hvor måledataene knyttes opp mot «Tiltaksutredningen for bedre luftkvalitet i Narvik». Måledataene skal sammenliknes mot grenseverdier og vurderingsterskler. Tabeller, diagram, figurer og annet tallmateriale skal være i et format som skal kunne bearbeides i Microsoft Excel. Rapportene skal vise sammenhengen mellom målinger av meteorologiske parameter, operative hendelser og luftforurensning. Rapportene skal også inneholde statistikk som viser endringer i forurensningsmengdene gjennom året og fra måned til måned, og hvilke værforhold som gir høyest luftforurensning. Rapporten skal leveres på norsk. 7 Sluttrapport. Det skal gjennomføres en sluttrapport basert på alle månedsrapporter for perioden. Denne skal bygges på rapport M 48/2013 samt gjeldende regelverk og resultere i en lokal anbefaling for reduksjon av forurensning. Dersom Oppdragsgiver utløser en et årlig prolongering for datainnsamling/rapportering, kan oppdragsgiver utsette kravet til sluttrapport til etter denne perioden er sluttført. Sluttrapport skal ferdigstilles og leveres, på digitalt lesbart format, innen 10 uker etter siste måling er utført Side 9 av 15
Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Organisasjonsnr. Virksomhetens navn Adresse Postnummer Poststed Land* Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. Side 10 av 15
Egenerklæring om tilvirkning samt lønns og arbeidsforhold Om kvalifikasjonskravet: Oppdragsgiver krever at tilbyder har gjort seg kjent med tilvirkningsprosessen av de varer/produkter kontrakten omfatter, og garanterer at de er produsert med arbeidskraft i overensstemmelse med FN`s barnekonvensjon og ILO-konvensjon nr.138. Det kreves også at tilbyder aksepterer at arbeidstakerne sikres like lønns- og arbeidsvilkår uavhengig av nasjonalitet i tråd med ILO 94. Tilbyder skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for yrket. Dette gjelder for ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Tilbyder skal på anmodning legge fram dokumentasjon om lønns- og arbeidsvilkårene til de ansatte. Alle avtaler tilbyder inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende forskrifter. Dersom tilbyder ikke etterlever disse pliktene, har Narvik Kommune sine medlemmer rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare ca. 2 ganger innsparingen for firmaet. Bevis for at de stilte krav er oppfylt 1. Tilbyder bekrefter at en har gjort seg kjent med tilvirkningsprosessen av de varer/produkter kontrakten omfatter, og garanterer at de er produsert med arbeidskraft i overensstemmelse med FN`s barnekonvensjon og ILO-konvensjon nr. 138. 2. Tilbyder bekrefter at arbeidstakerne sikres like lønns- og arbeidsvilkår uavhengig av nasjonalitet i tråd med ILO 94. Dvs. at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for yrket. Dette gjelder for ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Tilbyder skal på anmodning legge fram dokumentasjon om lønns- og arbeidsvilkårene til de ansatte. Alle avtaler tilbyder inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende forskrifter. Dersom tilbyder ikke etterlever disse pliktene, har Narvik kommune sine medlemmer rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare ca. 2 ganger innsparingen for firmaet. Bekreftende signatur og stempel fra leverandør: Side 11 av 15
3. TILDELINGSKRITERIER Narvik kommune Oppdragsgiver vil velge den tilbyder med det for Narvik kommune økonomisk mest fordelaktige tilbud ved kontraktstildeling. Følgende kriterier legges til grunn: Tildelingskriterier Vekting av hvert kriterium Pris 95 % Miljø 5 % 3.1 Pris Om Pris: Innenfor dette tildelingskriteriet vurderes tilbyders priser. Nr 1 Prisangivelse Tilbyder skal prise sitt tilbud i ihht. til vedlagte Prismatrise, vedlegg C Skjemaene legges som Vedlegg 7 Priser i Tilbudsmappen. Prismatrisen innholder en oversikt over produkttyper samt estimert volum basert på en case. Alle priser skal oppgis i norske kroner, ekskl. mva. og inkl. samtlige kostnader som ekspedisjons- og faktureringsgebyr, transport- og leveringskostnader, toll, skatter, avgifter o.l. Bekreftes og aksepteres av tilbyder: Vedlegg nr 7 Bekreftes av tilbyder. : Nei: 2 Faste priser og prisregulering Prisen holdes uendret i 12 måneder fra kontraktsinngåelse. : Nei: Tilbyder plikter å gi skriftlig melding, med begrunnelse, om prisendring senest 3 måneder før endringen trer i kraft. : Nei: Dersom krav om prisjustering utgjør mer enn 80% av Konsumprisindeksen skal dette dokumenteres. : Nei: Dersom tilbyder krysser av for Nei i tabellen ovenfor er dette å tolke som et forbehold. Tilbyder utdyper sitt forbehold under punkt 4 Forbehold. Side 12 av 15
3.2 Miljø Om Miljø: Innenfor dette tildelingskriteriet vurderes tilbyders produktinformasjon, returordning og innformasjon. Internt miljøarbeid Har bedriften en egen miljøpolitikk og dokumenterte miljømål? : Nei: Hvis ja, vedlegg dokumentasjon Vedlegg nr 8 Stilles det miljøkrav til underleverandørene? : Nei: Er bedriften godkjent etter miljøsystemet ISO 14 001, EMAS eller Miljøfyrtårn eller tilsvarende? : Nei: Hvis ja, vedlegg dokumentasjon Vedlegg nr 9 Hvis nei, Planlegges det miljøsertifisering av bedriften? Når vil den event. være gjennomført? : Nei: Dato:.. Er bedriften medlem av returordning? : Nei: Hvis ja, hvilke;... Øvrig informasjon (dokumenteres på vedlegg) : Nei: Dersom tilbyder krysser av for Nei i tabellen ovenfor er dette å tolke som et forbehold. Tilbyder utdyper sitt forbehold under punkt 4 Forbehold. Side 13 av 15
4. FORBEHOLD Om Forbehold: Dersom tilbyder tar forbehold til krav i forespørselen må følgende gjøres: Tilbyder skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudsmappen det enkelte forbehold/unntak refererer seg til (referanse og punkt eksempel: Referanse: 3.1 Pris, Punkt: 2 Faste priser og prisregulering). Tilbyder skal oppgi hvilke konsekvenser det får dersom oppdragsgiver ikke kan akseptere forbeholdet (fortrinnsvis pris). Avvikene skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder. Forbehold og konsekvens av forbeholdet Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens: Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens: Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens: Side 14 av 15
5. Vedlegg Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Vedlegg 7 Vedlegg 8 Vedlegg 9 Skatteattest Merverdiavgiftattest Firmaattest Erfaring Referanseliste Bemanning Prismatrise (Dokumentasjon 1 Miljø) (Dokumentasjon 2 Miljø) Vedlegg 10 Vedlegg 11 Side 15 av 15