NAMDALSEID KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 06.09.2013 Møtetid: Kl. 09.00 Møtested: Kommunehuset, møterom Dåapma De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Namdalseid kommune har vedtatt åpne møter i kontrollutvalget. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 017/13 018/13 019/13 020/13 021/13 022/13 Referatsaker Orientering fra administrasjonen Revisjonen orienterer U.off /Fvl. 13 Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Namdalseid kommune Revisjonsstrategi 2013- U.off /Fvl. 13 Forslag til driftsbudsjett 2013 - kontroll og tilsyn i Namdalseid kommune Steinkjer 28.08.2013 Nils Kristian Lie/s/ leder Einar Sandlund kontrollsekretær E-post: einar.sandlund@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 77 Mob. 938 97 555
SAK 017/13 REFERATSAK Kontrollutvalget 06.09.2013 Einar Sandlund 017/13 420-1725-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat vedlagt: 1. Namdalseid kommune Tilbakemelding på revisjonsnotat 2012 datert 25.06.13 U.off/Fvl. 13. 2. KomSek Trøndelag IKS Tilbakeføring av mindreforbruk 2012 datert 25.06.13 3. KRD Oppnevning av utvalg til å gjennomgå kommuneloven datert 25.06.13 4. KomSek Trøndelag IKS Referat fra kontaktmøte 05.04.13 U.off/Fvl 13 SAK 018/13 ORIENTERING FRA ADMINISTARSJONEN Kontrollutvalget 06.09.2013 Einar Sandlund 018/13 420-1725-5.3 Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen til orientering. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter: Ingen Saksopplysning Kontrollutvalget har bedt rådmannen, eller de han bemyndiger, gi kontrollutvalget en muntlig orientering om aktuelle saker. Likedan gir orienteringen kontrollutvalget mulighet til å stille spørsmål om aktuelle saker til administrasjonen.
SAK 019/13 REVISJONEN ORIENTERER U.off./Fvl. 13 Kontrollutvalget 06.09.2013 Einar Sandlund 019/13 420-1725-5.3 Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter: Ingen Saksopplysninger: Revisjonen vil orientere om status for revisjonsarbeidet. Orienteringen gis i lukket møte, jfr. Off,lovens 13 og Fvl. 13. SAK 020/13 VURDERING AV OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR SIN UAVHENGIGHET I FORHOLD TIL NAMDALSEID KOMMUNE Kontrollutvalget 060913 Einar Sandlund 020/ 13 420-1725-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning og har ingen merknader til revisors vurdering av uavhengighet. Vedlegg 1. KomRev Trøndelag IKS ved oppdragsansvarlig revisor Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Namdalseid kommune, datert 13.08.13 Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Kommunelovens kap. 12 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon
Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon.oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15. Oppdragsansvarlig revisor vil gå gjennom sin årlige egenvurdering i møtet. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jfr. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine økonomiske forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Ny vandelsattest kan fremskaffes hvis kontrollutvalget ønsker det. Oppdragsansvarlig revisor er registrert revisor og får sin vandel kontrollert av finanstilsynet. SAK 021/13 REVISJONSSTRATEGI 2013 U.off./Fvl. 13 Kontrollutvalget 060913 Einar Sandlund 021/13 420-1725-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Deles ut i møtet Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap. 12 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon 4. Internasjonal revisjonsstandard ISA 300 5. Internasjonal revisjonsstandard ISA 315 Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2013 i møtet. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning.
Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og tilsyn med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne vurderinger, samt opplysninger om hvordan revisjonsoppdraget er tenkt løst, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jfr. forvaltningslovens 13. SAK 022/13 BUDSJETT 2014 FOR KONTROLL OG TILSYN I NAMDALSEID KOMMUNE Kontrollutvalget 060913 Einar Sandlund 022/13 420-1725-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2014 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Namdalseid kommune, med en total ramme på kr. 548 000.-. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg 1. Forslag til detaljbudsjett 2014 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Namdalseid kommune. 2. Vedtatt budsjett 2014 og økonomiplan 2014 2017 for KomSek Trøndelag IKS. 3. Vedtatt budsjett 2014 og økonomiplan 2014 2017 for KomRev Trøndelag IKS. Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 2. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner. 3. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den 07. mai 2013. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder: 1) Kontrollutvalgets egne aktiviteter, 2) Kjøp av sekretariatstjenester og 3) Kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i
utvalgets samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader til kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 110 i regnskapet Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag * 2014 2017 2013 2014 2015 2016 2017 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. 58 000 59 000 59 000 59 000 59 000 Kjøp av sekretariatstjenester 104000 107000 107000 107000 107000 Kjøp av revisjonstjenester 367000 382000 382000 382000 382000 Total ramme kontrollutvalget 529 000 548 000 548 000 548 000 548 000 * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,0 % i 2013 er alle tall i 2013-kr. De vesentligste budsjettpostene er kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. Dernest kommer godtgjørelser mv. i forbindelse med møteavvikling og godtgjørelser samt faglig oppdatering for kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer.satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2014 som for tidligere år (4 møter). For de øvrige utgifter er det lagt til grunn en forutsetning om en gjennomsnittlig kostnads-økning på 3,0 %. Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek vedtok den 07. mai 2013 budsjett 2014 og økonomiplan 2014 2017. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er kommunens revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jfr. utredningen i forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til). Representantskapet i KomRev vedtok den 07. mai 2013 budsjett 2014 og økonomiplan 2014 2017. Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme (jfr. forslag til detaljbudsjett 2014) etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt vedtatt av kommunestyret. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettssikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingene til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid.saken legges frem for kontrollutvalget til prinsipiell diskusjon knyttet til utvalgets priori-teringer for kommende år, samt en anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll- og tilsynsarbeidet.
Vedlegg til sak 022/13 Detaljbudsjett 2014 - kontroll og tilsyn i Namdalseid kommune Konto Beskrivelse 2014 2013 10802 Ledergodtgjørelse 5000 4500 Beløpet refererer seg til kommunestyrets vedtak i sak 052/07 10803 Møtegodtgjørelse 7000 7000 Beløpet er stipulert slik at det kan avvikles 4 møter og kst.vedtak i sak 052/07. 10804 Erstatning for tapt arbeidsfortjeneste 7000 7000 10990 Arbeidsgiveravgift 1000 1500 Det er regnet 5,1 % av postene for godtgjørelse 11001 Faglitteratur/tidsskrifter 2000 1300 3 abonnement på tidsskrift 11151 Bevertning 3000 3000 Lengre og mer omfattende møter 11501 Kursavgifter og oppholdsutgifter 25000 25000 Det er foreslått et rundt beløp slik at de faste medlemmene kan delta på aktuelle samlinger for kontrollutvalg 11600 Kjøregodtgjørelse 3000 2500 Beløpet tar sikte på å dekke medlemmers kjøregodtgjørelse til møter, samt kjøring ved deltakelse på kurs/samlinger 11702 Reiseutgifter 6000 6000 Posten gjelder rutegående befordringsmiddel ved møter/kurs 13751 Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS 107000 104000 Representantskapet for selskapet vedtok budsjettet for 2013 i møte den 14. mai 2012. Budsjettet er i antatt 2012-kroner, men kan bli oppjustert når den kommunale deflator blir kjent 13752 Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS 382000 367000 Representantskapet for selskapet vedtok budsjettet for 2013 i møte den 14. mai 2012. Budsjettet er i 2013-kroner, og skal ikke korrigeres for prisstigning eller den kommunale deflator Sum bevilgning - kontroll og tilsyn (funksjon 110) 548000 529000