Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: , Telefaks: Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10

Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: 73 19 90 00, Telefaks: 73 19 91 01 Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Kjersti Alne Solberg Landbruk og bygdeutvikling Innvalgstelefon 73 19 92 84 I Z O Vår dato 21.03.2017 Deres dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) 2016/1508-521.0 Deres ref. Kommuner i Sør-Trøndelag Erfaringer skogbruk forvaltningskontrollene hos kommunene i 2016 - jord- og Avdeling for Iandbruk og bygdeutvikling hos Fylkesmannen i Sør-Trøndelag er årlig ute på forvaltningskontroll hosflere kommuneri fylket.vårt fokusi forvaltningskontrollene erå kontrollerearbeidetmedtilskuddsforvaltningen på bådejordbruk-og skogbruksområdet i kommunen. Hensikten med kontrollene er å sikre at midlene som er fremforhandlet gjennom jordbruksavtalen nyttes i samsvar med det formålet de er satt til å gjelde. Kontrollene skal også ivareta rettssikkerheten til søker. Måletmedforvaltningskontrollene er å bidratil at kvalitetenpå arbeidetmed tilskuddsforvaltning hos kommunal landbruksforvaltning blir stadig bedre. Kommunene forvalter mye midler gjennom tilskuddsordningene. Det er viktig bådefor statenogfor søker,at arbeidetgjørespå en godmåte. Avdeling for landbruk og bygdeutvikling er hele tiden på jakt etter tiltak som kan bidra til en positiv utvikling på arbeidet med tilskuddsforvaltningen í kommunene i fylket. I 2015 sendte vi ut et tilsvarende brev som dette. Det fikk vi positive tilbakemeldinger på flere kommuner og vi velger derfor å gjøre det samme ogsåi år. Vedå sendeut enoversiktoverdeavvikogmerknader somble avdekket året før, kan også de kommunene som ikke hadde forvaltningskontroll få innblikki hvavi har fokuspå i våre kontroller.kommunenekanogsafå rettet opp eventuelle mangler i egen forvaltning. Vedlagt er oversikt over alle avvik og merknader som ble avdekket under forvaltningskontrollene i 2016. er brudd på regelverk mens merknader er å regne som forbedringspunkter. Rapportene etter den enkelte forvaltningskontroll liggerogsåpå vår hjemmeside. E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: www.fylkesmannen.no/st Organisasjonsnummer: 974754'a<n

2 Enkelte avvik og merknader er <<gjengangere>>i flere kommuner. Det er ønskelig at alle kommunenei Sør-Trøndelaghar fokus på å unngå dissefeilene i sin forvaltning. I tabellen under har vi trukket m avvik eller merknad for hver enkelt tilskuddsordning som vi anser som <<gjengangere>>i 2016. TilskuddsordninL Produksjonstilskudd og tilskudd til avløsning ved ferie og fritid Tilskudd til avløsning ved sykdom mv Typisk merknad/awik i 2016 Det er ikke for alle tilfeller gjennomført avkorting. Avkorting skal vurderes der det avdekkes avvik mellom søknad og faktiske forhold som kunne gitt en merutbetaling av tilskudd. Kravet til dokumentasjon er følgendeog må ligge på sakene: NAV: Altinn: - Utskrift av «Mine utbetaling» - Kopi av vedtaksbrev ved svangerskap og fødsel Når søker har arbeidsgiveransvaret: Utskrift av rapporten <<A07 a- melding avstemming» Ønsket/anbefalt tiltak Selv om 12 sier at tilskuddet kan avkortes, skal avkorting være hovedregelen der det er gitt feilopplysninger som kunne gitt en urettmessig feilutbetaling av tilskudd. Dette gjelder uavhengig av skyldgrad hos søker. Praksis rundt avkorting er strammet inn på alle tilskuddsordningene i landbruket. Det er viktig at dette følges opp av kommunen. Forskriften stiller krav om spesiell dokumentasjon. Dette må foreligge på søknaden. Regionale miljøtilskudd (RMP) Næringsinntekt: Rapporten «Utskrift av Iikning>> for de aktuelle årene som skal legges til grunn. Søknadhar blitt avslått uten at søker har fått avslagsbrev.i henhold til forvaltningsloven er Det må utarbeidesbrev ved avslag av søknad. I tillegg må søknadens

3 dette et enkeltvedtak, som kan status i EStil endres. påklages,og søkernemå få skriftlig svar på søknadenemed opplysning om kljgeadgni Nærings- og Kommunen mangler overordna Overordna retningslinje miljøtiltak i retningslinjer for NMSK. skal foreligge og disse skogbruket (NMSK) må revideresårlll Skogfond mellom leverandørnummer Det anbefales at og skogfondskonto tilhørende kommunen innfører samme eiendom/person. rutine for å sjekke at leverandørnummer og skogfondskonto tilhører samme eiendom/jgson. Spesielle miljøtiltak Enkelte søknader om tilskudd til Både kart og tiltaksplan i jordbruket (SMIL) SMIL-midler har vedlagt kart der skal foreligge på tiltaket er tegnet inn, men søknaden. mangler plan der miljøtiltaket beskrives og det redegjøres for målenemedgosjektet. ARS Kommunen mangler rutiner for Kommunen bør innsending av kontinuerlig etablere slike rutiner. ajourhold av Ar 5 og innsending av elektronislgordregister. Vi håper brevet med vedlegg kan være nyttig for kommunens arbeid med forvaltningen av tilskuddsordningenepå jord- og skogbruksområdet.vi ønsker dere lykke til videre med det viktige arbeidet som gjøres i kommunene på dette området! Med hilsen Magnhild Melandsø (e.f.) Kjersti Alne Solberg ass. landbruksdirektør seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. 1 vedlegg

4 TILSKUDD TIL AVLØSNING VED SYKDOM MV Awik 1 Ensøkerhar fått utbetalttilskuddtil avløsningved sykdom for 416 dager i løpet av de siste 3 årene. Kommunen har fulgt NAV sin dato. Maks dager en kan få tilskudd for i løpet av siste 3 år er 365. Awik 2 Awik 3 4 Awik 5 6 Awik 7 Forskrift om tilskudd til avløsing og fødsel mv. 4 Rundskriv 2015-43 kg). 1.4.1 Det må avklares om søker har fått innvilget dispensasjon. Har han ikke dispensasjon må det vurderes om for mye utbetalt tilskudd skal kreves tilbakebetalt. En søknad mangler trekk for sykepenger første 16 dager. For mye utbetalt ser ut til å være kr 8.112. Forskrift om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. 2 ggrundskriv 2015-43 kap. 3.5.3 Søknadenmå gjennomgås på nytt og for mye utbetalt må kreves tilbakebetalt. Søknad er ikke underskrevet av den som forplikter selskapet. Fullmakt må i tilfelle foreligge, noe det ikke gjør. Alternativt at også den som forplikter foretaket underskriver i tillegg til den som er avløst. Forskrift om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. 8 ggrundskriv 2015-43 kap. 3.1.5 Det er innvilget tilskudd til søker som har fått avslag på fedrekvote NAV og dermed heller ikke er berettiget tilskudd. Forskrift 5 Saka mågjennomgås på nytt og det måfivurderesom tilskuddet skal kreves tilbakebetalt. Feil år for næringsinntekt lagt til runn for krav om gjennomsnittlig naeringsinntektpa minst /2 G. Forskrift om tilskot til avløysning ved sjukdom og fødsel mv. gjeldende 1.1.2015 3 ( 6 i tidligere forskrift). Saker behandlet i 2016 må gås igjennom og rett dokumentasjon må eventuelt innhentes for å komplettere sakene. Manglende dokumentagpn av sykepenger. Forskrift om tilskot til avløysning ved sjukdom og fødsel mv. gleldende 1.1.2015 2 ( 11 i tidligere forskriftl. Saker behandlet i 2016 må gggjennom og rett dokumentasjon må eventuelt innhentes for å komplettere sakene. Det er ikke lagt ved kvitteringer for innbetalt arbeidsgiveravgift og skattetrekk. Dokumentasjon av dette er et krav. Forskrift om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. 10

5 Awik 8 1 2 3 4 5 6 Rundskriv 2015-43 kap. 1.5.3 under Dokumentasjon - generelle vilkår En søker har ikke søkt sykepenger. Skal derfor i utgangpunktet ikke ha avløsertilskudd for den perioden det ikke er søkt sykepenger for. Alternativt kunne en bedt NAVregneut hvasøkerville hafått om det haddeblitt i søkt om sykepenger. I dette tilfellet har Osen kommune stipulert dagsats sykepenger ved hjelp av opplysninger om næringsinntekt tidligere år. Forskrift om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. 4 og 10 og rundskriv 2015-43 kap. 2.3.1 og 2.4.1. Det er tilfeller der søker har underskrevet søknad før søknadsperioden er ferdig. Hvordan kan søker da bekrefte opplysningene for hele søknadsperioden? Dokumentasjon som er innhentet gir i utgangspunktet tilstrekkelige opplysninger for en forsvarlig saksbehandling. Men kravet til dokumentasjon er følgendeog må ligge på sakene: NAV - Utskrift av «Mine utbetaling» - Kopi av vedtaksbrev ved svangerskap og fødsel Altinn - Utskrift av rapporten «A 07 a-melding avstemming» Opplysninger om næringsinntekt er innhentet, men ikke i den form som kravet stiller. Det skal innhentes «Utskrift av likning>> for de aktuelle årene som skal legges til grunn. Det må sjekkes opp om en av søkerne har lønnsinntekt annet arbeid som skal trekkes ved beregning av dagsats. Mulighet for at det er for mye utbetalt. Dette må kommunen sjekke og vurdere krav om tilbakebetaling. Der det er bruka privat avløser så skal brutto lønn og underskrift avløser om at denne lønna er mottatt føres i felt 5. Dette mangler i enkelte søknader. Vær oppmerksom på at alle felt i søknaden skal fylles ut fullstendig. Dette er søker sitt ansvar og grunnlag for kommunens videre saksbehandling. Ta kontakt med søker om dette ikke er gjort. Ved endringer i søknadså kommenter at det er etter telefonsamtale, dato og med initialer. Eventuelt be søker sende opplysningene skriftlig. REGIONALT MILJØTILSKUDD (RMP) Awik 9 Det mangler skjøtselsplan for beiting av kystlynghei og tillatelse Mattilsynet til utedrift hos engprodusent. RMP-forskriften 5, punkt 1 Må foreligge og med neste søknadsomgang hvis vedkommende søker. 10 Ensøknadhar blitt avslåttuten at søkerharfått avslagsbrev. I henhold til forvaltningsloven er dette et

6 Awik 11 Awik 12 Awik 13 14 enkeltvedtak, som kan påklages, og søkerne må få skriftlig svar på søknadene med opplysning om klageadgang. Forvaltningsloven 23. Det er godkjent tilskudd for sau under «bevaringsverdige husdyrraser>> uten at disse er <<rasegodkjent>>i liste Animalia. Individene skal være registrert med låst rasekode, noe som ikke er oppfylt. RMP-forskriften 5 Krav om tilbakebetaling bør vurderes om kravet ikke er oppfylt. En søker har mottatt tilskudd til skjøtsel av gravfelt og tilskudd til beiting av bratt areal for samme areal. Forskrift om tilskudd til regionale miljøtiltak i jordbruket i Sør-Trøndelag 4 og 6. Saksbehandler opplyser at overlapp ikke er noe de systematisk sjekker. Enighet om at det kunne vært fordel om Fylkesmannen hadde laget en tabell som får m hvilke ordninger som ikke kan overlappe. Det gjelder for nesten alle RMP-ordninger at man ikke får flere tilskudd til samme areal. For skjøtsel av utvalgte naturtyper og prioriterte naturverdier og skjøtsel av automatisk fredete kulturminner er det krav om at skjøtselsplan skal legges ved søknaden. Her har flere søknader blitt godkjent uten slikt vedlegg. Forskrift om tilskudd til regionale miljøtiltak i jordbruket i Sør-Trøndelag 5 og 6. Ei fellesseter er plassert under <<8uker eller mer». I rundskriv har vi opplyst om at vi av tekniske årsaker bruker den kategorien for fellesseter godkjent som enkeltseter, som dermed får høyere sats. I følge saksbehandler er ikke denne setra godkjent som enkeltseter, og er plassert der pga mer enn 8 uker beiting. Dette har medført urettmessig utbetaling. En søker har fått tilskudd til fellesseter med foredling, men det står oppført bare en deltaker. Forskrift om tilskudd til regionale miljøtiltak i jordbruket i Sør-Trøndelagg 6, tilhørende retninälingr og rundskriv. Kommunen må vurdere trekk eller tilbakebetaling og eventuelt sende varsel om dette innen 15.6.2016. Videre må praksis endres mover. Forskrift om tilskudd til regionale miljøtiltak i jordbruket i Sør-Trøndelag 16 (Tilbakebetaling og renter mv.), samt Rundskriv 2015-31 Landbruksdirektoratet: Retningslinjer for saksbehandling ved feil utbetalt tilskudd eller erstatning. 7 Kommunen har ikke lagt inn i estil at RMP-søknader er trukket ut til stedlig kontroll i 2015. Saksbehandler opplyser om at en er trukket ut og at han ikke visste hvordan han skulle legge det inn i estil. Framover må

7 8 9 10 11 12 13 dette legges inn i estil, FM kan evt forklare hvordan det gjøres. Kommunen må ha en journal over søkerne. Journalen må oppfylle de krav som stilles, jfr. Rundskriv 2015-14 Landbruksdirektoratet. I estil kan det tas ut journal over søkere. Denne kan oppbevares enten som en papirjournal eller elektronisk i kommunens eget arkiv. Dette må følges opp mover. Alt på en sak bør være samla, dvs. at ogsåpapirsøknad, vedlegg til saken eller avslagsbrev bør scannes og legges i estil. Alternativt at alt legges samlet i kommunens arkiv. FM mener at det enkleste vil være å ha alt i estil. Dersom kommunen velger å samle alt i estil bør en papirsøknaden i 2015 scannes ogegges inn. En søker har 40 dyr på 315 daa kystlynghei. Dette tyder på mye tílleggsfôr. Vanlig å regne at en sau trenger min 20 daa kystlynghei, noe som ville tilsvart 800 daa. Vurder nærmere mover det som står i RMP-forskriften 5 om at «det kreves at sauene går ute hele året og tar opp det vesentligste av næringsbehovet beite, så fremt de klimamessige og dyreetiske forholdene tillater det». Dette for å sikre at det faktisk skjer beiting av kystlynghei. Kommunen har ikke trukket ut noen RMP-søknader til stedlig kontroll i 2013-2015. I følge Rundskriv 1/2015 retningslinjer for saksbehandling Fylkesmannen skal det gjennomføres stikkprøvekontroll av 5 % av søknadene. I 2015 var det kun 4 innvilga RMP-søknader, dvs. at 0,2 % søknader skulle vært kontrollert i 2015. Det er forståelig at man da dropper kontroll et år, men vi vil oppfordre til å se RMP-søknadene i sammenheng med PTsøknadene, slik at det hvert år blir noe kontroll av RMP. I 2014 er det ingen papirsøknader som er stemplet med mottatt dato, i 2015 er det en søknad som mangler mottatt dato., _ På noen søknader har kommunen endret opplysningene i søknaden uten at det er satt inn merknader om hvorfor dette er gjort. Det er viktig at kommunen har fokus på å dokumentere alle endringer som gjøres på søknadene med forklarende merknader og dato. FORSKRIFT OM SKOGFOND O.A. 14 For en virkeskategori <<Rundvirke flis» i 2014, er det ikke trukket skogfond. Kommunen bes å sjekke forholdet og eventuelt bedre rutinene. Forskrift om skogfond o.a. 6. 15 Refusjon av rentemidler til saksbehandler er anvist av sideordna saksbehandler, refusjonskrav kommunen er anvist av saksbehandler. Tilskuddssaker er behandlet av sideordna pga av at saksbehandler har følt seg inhabil. Kommunen har systematisk sendt tilskuddssaker angående tilskudd til kommuneskog over til Fylkesmannen som da har anvisningsansvaret og kontrollansvar. Vi

8 anbefaler at det i de sakene som er nevnt over enten anvises 16 av overordna i kommunen, Fylkesmannen. Det anbefales at kommunen settekommune eller innfører rutine for å sjekke at leverandørnummer og skogfondskonto tilhører samme eiendom/person. 17 Skogfond til juletre og andre plantinger med utenlandske treslag. I flere saker er skogfond refundert til planting av utenlandske treslag, men det mangler dokumentasjon på tillatelse etter forskrift om tilplanting med utenlandske treslag for skogbruksformål. Kommunen har ikke konsekvent praksis på å sjekke at slik tillatelse er gitt. Vi anbefaler at kopi av vedtak om tillatelse legges i bllagsperm eller at det påføres anvisning at slik utsjekking er utført. Spesielle Awik miljøtiltak 15 Awik 16 i jordbrukets kulturlandskap (SMIL) Enkelte søknader om tilskudd til SMIL-midler har vedlagt kart der tiltaket er tegnet inn, men mangler plan der miljøtiltaket beskrives og det redegjøres for målene med prosjektet. SMIL-forskriften 6. Det er gitt SMIL-tilskudd til investering i radiobjeller for å lette tilsyn med dyr på beite og kjøp av kalvehytter for å bedre tilvekst og trivsel for kalv og frigjøre plass inne i fjøs. Begge tiltakene kan være positive for skjøtsel av kulturlandskap, men er innenfor det en kan forvente gjennom vanlig jordbruksdrift. SMIL-forskriften 1 Tilskudd til radiobjeller kan omsøkes gjennom ordningen for tiltak i beiteområder. I områder der tap av sau til rovdyr kan være et problem kan det også søkes om tilskudd til radiobjeller for å avdekketapsårsak gjennom 18 ordningen for forebyggende og konfliktdempende tiltak. Kommunen bruker maksimal tilskuddssats (70 %) ved innvilgning av SMIL-tilskudd jf 5 (kulturlandskaps - og forurensingstiltak). Retningslinjer for prioritering av SMILtiltak 19 vedtas av Hovedutvalg for teknisk, landbruk og miljø, etter at prioriteringen er sjekket ut med næringsorganisasjonene. Fylkesmannen anbefaler at kommunen vurderer å fastsette tilskuddssats i forbindelse med at kommunale retningslinjer for prioritering av SMILmidler tas opp til rullering. Vurdering av miljøprinsippene i naturmangfoldloven er dokumentert i vedtakene om SMIL-midler som ble sjekket ut under kontrollen. Dette er påkrevd i alle saker som kan berøre naturmangfoldet. I saker som ikke berører naturmangfoldet er det imidlertid unødvendigå ta med disse vurderingene (eksempel SMIL-midler restaurering av stabbur på gården). for

9 20 21 SMIL-forskriften setter 70 % tilskudd som øvre ramme for tilskudd til tiltak jf. 5, men kommunen har lagt se på en linje med lav tilskuddssats for å fordele midler pa flest mulig tiltak. Fylkesmannen anbefaler kommunen å vurdere en sterkere prioritering av de viktigste miljøtiltakene gjennom å øke tilskuddssatsen til tiltak med stor miljøeffekt. Satsene bør tas inn i kommunens tiltaksstrategi. Vedtak om SMIL tilskudd behandles politisk i hovedutvalg for Utvikling og miljø i Osen kommune. I saksfremlegget til utvalget bør det fremgå at tiltaket er sjekket ut med hensyn til miljøverdier (kunnskapsgrunnlaget jf. miljøprinsippene i naturmangfoldloven). Vurderingene av miljøprinsippenei NMLskal også fremgå av vedtaket om tilskudd. 22 23 Kommunen gjennomfører kontinuerlig ajourhold av AR5 på en bra måte. Kommunen har ikke levert nytt jordregister for innlesing i landbruksregisteret og gjør dette så langt, på en tungvint og manuell måte. Vi anbefaler at dere tar i bruk rutinen med å kjøre jordregister og sende det inn etter hver leveranse av ajourhold. Det er også viktig at kommunens avdeling for plan og oppmåling og avdeling for landbruk har et godt samarbeid slik at endringer som for eksempel følger av nye reguleringsplaner blir oppdatert også i AR5. Vi har inntrykk av at kommunen har et forbedrmgspotensiale i dette samarbeidet. Kommunen mangler rutiner for innsending av kontinuerlig ajourhold av Ar 5 og innsending av elektronisk jordregister. Kommunen bør innen kort tid etablere slike rutiner. PRODUKSJONSTILSKUDD 17 Søkere som driver økologisk skal sjekkes om er godkjent av Debio ved å gå inn på oversikten på www.debío.nofør økologisk tilskudd godkjennes. Dette blir ikke gjort i Osen kommune i dag. 18 19 Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket 3 og 4 samt Veiledningshefte august 2015 kap. 3.8, Rundskriv 2015-27 kap. 6.6.7 og kap. 14. Kalvingsinten/allskalværepå maksimalt15 månederforå få tilskudd til melkeku. Ved stikkprøvekontroll skal dette kravet gjennomgås. Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd 3 samt Rundskriv 2015-27 kap. 6.6.4. Søknad om produksjonstilskudd august 2015 er underskrevet av ektefelle. Søknad skal underskrives av den som forplikter foretaket. Likeså mangler fullmakt for et dødsbo som viser at rette fullmaktshaver har underskrevet søknad.

10 20 21 22 23 24 Frist for å lukke avviket Rundskriv 2015~27 kap. 5.1.2 Det er ikke for alle tilfeller gjennomført avkorting. Avkorting skal vurderes der det avdekkes avvik mellom søknadog faktiske forhold som kunne gitt en merutbetaling av tilskudd. Selv om 12 sier at tilskuddet kan avkortes, skal avkorting være hovedregelen der det er gitt feilopplysninger som kunne gitt en urettmessig feilutbetaling av tilskudd. Dette gjelder uavhengig av skyldgrad hos søker. Eksempelvis: Redusert avløserutgifter på søknad i kommunens kolonne uten merknad. Avkorting er ikke vurdert. Avkorting av tilskuddsbeløpet, jf. forskriften 11 og 12. Rundskriv 2015-46 kap 10.5 og 2015-41 kap 11 og 12. Praksis rundt avkorting er strammet inn påalle tilskuddsordningene i landbruket. Det er viktig at dette følges opp av kommunen. Vanligjordbruksdrift nårrdet bl.a. gjelder saue- og melkeproduksjon er ikke godt nok fulgt opp. For saueproduksjon gir liste PT-1050 - klassifisering av lammeslakt og PT-1001a-c - varsel for lammeprosent pr. søye/vanlig jordbruksproduksjon oversikt over aktuelle foretak. For melkeproduksjonvil det gå m av inputkontroll-listene PT1001a-c hvilke foretak det produseres for lite melk i forhold til kravet. Ut listene de kontrollerte søknadsomgangene, er det stor sannsynlighet for at enkelte foretak burde fått avslag på sin søknad om husdyrproduksjon. Dette må kommunen ta tak i. Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd 2 Rundskriv 2015-41 kap 2.3 og kap 4.4 Flere søkere har ikke søkt om tilskudd i rubrikken for avløsertilskudd. Kommunen har ført inn beløp etter liste avløserlaget uten merknad på søknad. Det er søkers ansvar å søke og_at søknaden er fullstendig. Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd 6 og 8. Rundskriv 2015-46 kap. 5 og 16.2. Kommunen har for enkelte foretak innvilget tilskudd til beiting uten at det er beitegrunnlag nok for alle dyra som går på beite. Det har i realitetenvært luftingogtilskudd skulle ikke vært innvilget. Dette gjelder melkekyr i store besetningger. Forskrift omproduksjonstilskudd og avløsertilskudd, 3c Søknad er ikke underskrevet av den som forplikter selskapet. Fullmakt må i såfall foreligge, noe det ikkegjør. Veiledningsheftet søknadsomgang januar 2015 kap 3.11.3. Endring av praksis mover.

11 25 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 En søknader registrert som avslått i Wespasaksbehandlingsprogrammet. Det finnes ikke vedtak som er sendt til søker med begrunnelse for avslag gjort av kommunen. Forvaltninäloven FL24 PT-1050 Har ført lammeslakt som beste kvalitet i sine søknader, men slakteri har andre tal som er langt lavere for beste kvalitet. Her burde det vært vurdert avkorting samt at foretaka burde vært kontrollert med tanke på vanlig jordbruksproduksjon. Mulig i dialog med Mattilsynet. Komplett søkerliste for produksjonstilskudd bør journalføres og det bør skrives en merknad i Ephorte om hvor permeneer å finne. En søknad om produksjonstilskudd januar2015 er underskrevet av en annen enn søker. Søknad skal underskrives av den som forplikter foretaket. Kommunen har økt dyretallet på søknad om produksjonstilskuddnår man på stedlig kontroll har funnet flere dyr enn det som er oppgitt på søknad i forbindelse med 5 % kontroll. Kommunen skal ikke øke dyretallet ved kontroll. To kontrollskjema er signert av annen person enn den som forplikter selskapet. Det må foreligge fullmakt hvis det skal gjøres på den måten. Fylkesmannen anbefaler at kommunen informerer søkerne om dette når kontroll varsles. En søker har fñafttutbetalt avløsertilskudd etter fakturaer der timesatsen er svært høy. Avløserutgiftene skal ikke inkludere eventuelle maskinkostnader. Det er særlig viktig at man vurderer timesatsen når foretaket har kjøpt tjenester andre foretak enn avl serlag_eiler ring. Kommunen har ikke sjekket økologisk areal mot Debio sine register. Søkere som driver økologisk skal sjekkes om de er godkjent av Debioved å gå inn på oversikten på www.debio.no før økologisk tilskudd godkjennes. Det er Debios arealtall som skal brukes så lenge disse er under det som er godkjent som tilskuddsberettiget areal av kommunen. Det skal søkespfsøknadsskjema fastsatt av Landbruksdirektoratet og ikke i form av en utskrift Wegoa. Kommunen har rutiner for behandling av søknader til ansatte som søker tilskudd. I praksis blir ikke denne rutinen fulgt opp fullstendig. Det er viktig at overordna eller settekommune behandler disse søknadene start til slutt. Dersom kommunen skal gjøre endringer i søknaden skal dette gjøres i kommunens kolonne. Kalvingsintervallskal være på maksimalt 15 månederfor å få tilskudd til melkeku. Ved stikkprøvekontroll skal dette

12 kravet gjennomgås. 35 PT-1001a-c Varselmeldingersom går på at søker har sau men ikke Iammeslakt, andel Iammeslakt pr. sau er lav og gjennomsnittlig slaktevekt er lav. Disse må følges opp i forhold til vanlig jordbruksproduksjon. PT-1050 kan også være til hjelp i forhold til Iammeslakt innrapportert slakteri med de ulike kvalitetsklassifiseringene. FORSKRIFT OM TILSKUDD TIL NÆRINGS OG MILJØTILTAK I SKOGBRUKET (NMSK). Awik 26 Det er mange bilag med mangler i 2014 og 2015: ø o Manglende dokumentasjon av kostnader i form av fakturakopier i tilknytning til mange søknader Det mangler søknader i noen tilfeller Underskrift søker mangler på noen bilag. o Mangelfulle opplysninger på søknader eksempelvis for eget arbeid Bilagsperm for 2016 er i stor grad forbedret, men det er fortsatt mangler i noen søknader i form av manglende underskrift, søknad og i ett tilfelle kopi av faktura. Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak skogbruket, 9 Vi anbefaler at kommunen utarbeider en sjekkliste til bruk i forbindelse med søknadsbehandlingen. Sjekklisten bør som minimum inneholde følgende sjekkpunkt: foreligger fakturakopi, foreligger søknad med underskrift, er søknad komplett m.h.t. opplysninger. Det skal ikke foretas utbetalinger dersom søknad ikke foreligger. Awik Kommunen mangler overordna retningslinjer for NMSK. Forskrift om tilskudd til nærings og miljøtiltak i skogbruket 3. Retningslinjer utarbeidet innen 1.7.2016. Mye av det som forlanges publiseres gjennom meldingsblad. Det anbefales å innta i retningslinjene rutiner for prioritering av søknader, rekkefølge-bestemmelser inklusive rutiner dersom tildelingsramme blir oppbrukt. Kostnader timesatser/daa kan inntas i retningslinjene. Kommunen har ikke revidert overordna retningslinjer for prioritering av NMSK søknader i.h.t. forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket jf. 3 2.ledd. Disse 27 36 i Fylkesmannenbes om å få tilsendt revidert eksemplarav 37 retningslinjene Kommunen har ikke gjennomført foryngelseskontroll i samsvar med retningslinjene. Dette gjelder en sak 2013 og en sak for 2014. Kommunen bør etablere rutiner for slik kontroll selv om det ikke er nye kontrollfelt for

A 13 f r 38 39 k 40 41 verken 2015 og 2016. Kontroll av 10 % av søknader om NMSK tilskudd. Kommunen harí henhold til ØKS i 2014 kontrollert 12,5 % av sakene og 0 % i 2015. Kommunen må etablere rutiner slik at 10 % av sakene kontrolleres og dokumentere resultatet. Dokumentasjon enten gjennom opplastet vedlegg i WEBSKAS eller som dokument lagt på sak i bilagsperm, 10% kontroll er ikke gjennomført fullt ut i 2015. I henhold til egenvurderingen vil etterslep av kontroll bli utført i 2016. Det bes om at dette rapporteres. En utbetaling av tilskudd til mekanisk etterarbeid mangler fakturakopi. Bilagspermeneer noe mangelfulle på andre områder. Vi anbefaler: c at det leggespå bilagen dokumentasjonfor de sakene som er kontrollert i felt - at det i bilagsperm, ved årets slutt skrives ut oversikt over alle bilag. Til kuad.itildrenerilyi. i ' i 28 Itre kontrollerte saker har kommunen definert tiltakene som systematisk grøfting med tilskuddsats pr daa kr 1000. Tiltakene dreier seg i realiteten om annen grøfting der tilskuddet skal beregnes ved 15 kr per løpemeter grøft. Kommunen bekrefter i intervjuet at andre dreneringssaker samme tidsperiode er behandlet på samme måte. 2 gg 4.