Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 3. september 2014 TID: 10:00 STED: Fylkets hus, møterom Setra A 202, Steinkjer De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 027/14 Referatsaker 028/14 Fylkeskommunens praksis knyttet til fylkeskommunens medfinansiering av midler tildelt fra kulturrådet, bl.a. MINK - svar 029/14 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Den årlige uavhengighetserklæring 030/14 Orientering fra revisor - Revisjonsstrategi 2014 031/14 Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon oppstart nytt prosjekt 032/14 Kontroll og tilsyn, forslag til Budsjett 2015 økonomiplan 2015-2018 033/14 Studietur 2014 034/14 Midt-norsk kontrollutvalgskonferanse - orientering 035/14 Orientering fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor vedrørende pågående forvaltningsrevisjonsprosjekt Steinkjer, 27. august 2014 Ola-Morten Teigen Liv Tronstad leder kontrollsjef (sign) tlf:74 11 14 76 / mob: 936 92 526 e-post: liv.tronstad@komsek.no

SAK 027/14 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 3.9.2014 Liv Tronstad 027/14 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 NTFK Økonomirundskriv 2014, del II

SAK 028/14 FYLKESKOMMUNENS PRAKSIS KNYTTET TIL FYLKESKOMMUNENS MEDFINANSIERING AV MIDLER TILDELT FRA KULTURRÅDET, BL.A. MINK - SVAR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 3.9.2014 Liv Tronstad 028/14 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert om hvordan lokal medfinansiering blir løst og senere fulgt opp. Vedlegg 1. Notat fra fylkeskultursjefen i e-post av 22/6-14 med vedlegg 1-9 Ikke trykte vedlegg 1. Brev fra kontrollutvalget 16/6-14 - Forespørsel om dokumenter og andre relevante opplysninger 2. Fylkestingets spørretime 11. juni 2014 3. Skriftlig spørsmål fra Thomas Iver Hallem 21. februar og svar fra fylkesråd for utdanning kultur May Britt Lagesen. 4. Oppslag i Trønder-Avisa knytet til medfinansiering til MINK i. 5. juni 2014 ii. 4. juni 2014 iii. 15. mai 2014 iv. 21. februar 2014 v. 14. februar 2014 5. MINKs hjemmeside http://minkmusikk.no/omoss Saksopplysninger Midtnorsk kompetansenettverk for rytmisk musikk (MINK) er et nettverk som iht deres nettside består av fem parter: Rock City Namsos www.rockcity.no Stiftinga Hilmar Alexandersen www.hilmarfestivalen.no Tempo www.tmpo.no Midtnorsk jazzsenter www.mnj.no Molde International Jazz Festival www.moldejazz.no Det er Rock City Namsos og Stiftinga Hilmar Alexandersen som er lokalisert til Nord- Trøndelag. Norsk kulturråd offentliggjorde i februar i år at de støttet MINK med 878.000 under forutsetning av 40 % lokal medfinansiering.

Fylkeskommunen har ikke funnet rom innenfor budsjett for den lokale andelen til medfinansiering som utgjør kr 195.111,-, og Nord-Trøndelags to parter i MINK har foreslått en alternativ løsning til medfinansiering. Saken har vært omtalt i media, vært tatt opp i skriftlig spørsmål og svar til fylkesrådet, tatt opp i fylkestingets spørretime, og i kontrollutvalget. Viser til kontrollutvalgets møte 6. juni 2014 sak 026/14, der kontrollutvalget gjorde slikt vedtak: Kontrollutvalget ber om at det utarbeides en oversikt over sakens dokumenter (inklusive all korrespondanse i saken) og praksis fra andre kommuner/ fylkeskommuner i lignende saker. På bakgrunn av dette vedtaket ble det den 16. juni sendt en forespørsel til NTFK om å få oversendt alle relevante opplysninger og dokumenter relatert til MINK og medfinansiering av midler tildelt fra Norsk kulturråd. I første rekke ble det bedt om å få oversendt: Sakens dokumenter inklusive all korrespondanse i tilknytning til denne Andre relevante opplysninger og dokumenter som kan ha betydning for å opplyse saken I brevet ble det også henvist til spørretimen i Fylkestinget den 11. juni der Fylkesråd for kultur viste til praksis fra andre kommuner/fylkeskommuner i lignende saker. Dokumentasjon og opplysninger om dette var det også ønskelig å få oversendt. Svar ble mottatt fra fylkeskultursjefen i e-post av 22. juni, med følgende 1. Tidslinje for MINK Midtnorsk Kompetansenettverk for rytmisk musikk inkludert mailer mellom Nord-Trøndelag fylkeskommune og de to aktuelle aktørene (Vedlegg 1 til 8 til notatet) 2. Modell for utbetaling av restbeløp MINK/ norsk kulturråd og Trondheim kommune 2014 (Vedlegg 9 til notatet) Fylkeskultursjefen viser til modell for utbetaling av restbeløp MINK/ norsk kulturråd og Trondheim kommune 2014. Dette er et brev av 20.01.2014 fra Norsk kulturråd til MINK der det står: Vi viser til mottatt bekreftelse fra Trondheim kommune av 16.01.2014 om at driftstilskuddet til Midtnorsk Jazzsenter (MNJS) kan disponeres til MNJs avdelinger etter senterets egne faglige vurderinger. Vi viser dessuten til signert bekreftelse fra MNJS av 19.01.2014 om at kr 143 333 vil bli anvendt på MNJSs avdeling MINK i 2013. MINK oppfyller dermed kravet om at 40% av den totale offentlige bevilgningen er regional. Vi vil nå overføre restbeløpet for 2013. Den 25. august sendte sekretær en e-post til fylkeskultursjefen med forespørsel om det forelå noen nye opplysninger i saken etter den 22. juni. Dette er foreløpig ikke besvart, og en er derfor ikke kjent med om tilsangsbrev er skrevet. Vurdering Kontrollutvalget bør holde seg orientert om hvordan denne saken endelig blir løst, og senere fulgt opp.

Notat : angående MINK 1. MINK Midtnorsk Kompetansenettverk for rytmisk musikk MINK har vært et prosjekt i perioden fra 1999/2000 2012 - som et av tiltakene foreslått i St.meld nr 21 Samspill ( 2007 2008). Prosjektet styrt av Norsk Kulturråd I midtnorge har følgende aktører vært med i nettverket i prosjektperioden: Midtnorsk Jazzsenter: www.mnj.no ( Nord-Trøndelag fylkeskommune gir ikke driftsmidler hit) Tempo, Trondheim www.tempo.no et nettverk for artister, arrangører og andre musikkaktører i Trondheim Molde International Jazz Festival www.moldejazz.no Stiftinga Hilmar Alexandersen www.hilmarfestivalen.no Rock City Namsos www.rockcity.no Målsetting for MINK: Være pådriver for utvikling og styrking av det rytmiske fagfeltet i Middt-Norge Utveksle erfaring og kompetanse på tvers av sjangergrenser Skape arenaer for samhandling og kompetanseoverføring 2. Evaluering av kompetansenettverkene Videreføring I 2011/12 gjennomførte Norsk Kulturråd en evaluering av prosjektet: regionale kompetansenettverk Konklusjonen her var at disse kompetansenettverkene ikke hadde løst det de var satt til å gjøre og at effekten av dem uteble. Uten å ta kontakt med medfinansiører ble likevel videreføringen gjort fra Norsk Kulturråd. www.norskkulturrad.no

3. Nord-Trøndelag fylkeskommunens økonomi i prosjektperioden a) Nord-Trøndelag fylkeskommune ga i prosjektperioden tilskudd over Regionalt Utviklingsprogram (RUP) Til sammen : De har fått følgende tilskudd; FK-2010-55 kr 133 400,- FK-2011-26 kr 165 000,- RF-2013-11 kr 170 000,- Til sammen: kr 468.400 De andre partnerne som har vært med i prosjektperioden er: Namsos kommune, Steinkjer kommune, Sør-Trøndelag fylkeskommune, Trondheim kommune og Molde kommune. ( Møre og Romsdal fylkeskommune ville ikke være med i prosjektperioden, men har fra 2014 bevilget kr 100.000) I 2013 har det ikke vært noen ny utbetaling fra Nord-Trøndelag fylkeskommune men MINK har bruk det som var igjen av midlene tildelt fra RUP. Fra 2014 ledelsen i MINK vedtatt at fra 2014 skal den offentlige finansieringen gå bare fra fylkeskommunene ( ikke kommunene) b) Det har vært avholdt møte mellom MINK og de tre fylkeskommunene hver for seg. I møte med Nord-Trøndelag fylkeskommune 27. januar 2014 var vi representert med Fylkesråd May Britt Lagesen, musikkleder Anders Skaugen, fylkeskultursjef Ragnhild Kvalø MINK Bjørn Willadsen, Erik Bartnes, Åsmund Prytz Her ble det fra fylkesråd Lagesen tydelig sagt at det er svært vanskelig finne driftsmidler til MINK over fylkeskommunens driftsbudsjett men om det er mulig å vri

virksomheten mot den nye RUP (2014) skulle ikke hun nekte dem å søke med utgangspunkt i at de andre fylkeskommunene ble med. 4) 2014 a) 6. februar : Tilsagn til MINK fra Norsk Kulturråd med utgangspunkt i deres søknad av 01.03.2013 med likelydende brev til fylkeskommunene om følgende tekst: «Det forutsettes et regionalt tilskudd på minimum 40% av samlet offentlig tilskudd. Regional medfinansiering må kunne dokumenteres før hele tilskudd kan utbetales.» b) 6. mars : kontakt mellom Åsmund Prytz og Ragnhild Kvalø i forbindelse med møte i kulturnæringsforum. Åsmund Prytz tok opp muligheten om å kunne omfordele tilskudd til Rock City og Hilmarstiftelsen ( nå regionalt senter for folkemusikk) for 2014 disse to institusjonene er på fylkeskommunens driftsbudsjett 2014 satt opp med midler da MINK aksepterte fylkesråd Lagesen sin informasjon fra møte 27. januar om at det er vanskelig å finne friske driftsmidler til MINK over driftsbudsjettet. Åsmund skulle ta saken opp med Bjerkem i Hilmarstiftelsen. c) 18. mars et uformelt møte mellom Bjerkem, Prytz og Kvalø i forbindelse med festivalkonferansen spørsmålet var når Bjerkem kunne komme med tilbakemelding på Prytz sin løsning. d) 24. mars har MINK søkt Nord-Trøndelag, Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag fylkeskommune om tilskudd for 2014 Søknad til Nord-Trøndelag fylkeskommune er: kr 195.111 - ( som er vår andel av kravet om regional samlet finansiering på kr 585.333.) Verken Nord- eller Sør-Trøndelag fylkeskommune har for 2014 greid å sette av egne friske midler til MINK. e) 4. mai tilbakemelding fra Bjerkem at også de gikk for omfordeling slik Prytz ønsket 6. mai mail fra Ragnhild til Prytz og Bjerkem om hvordan denne omfordelingen vil se ut økonomisk: Rock city : kr 171 453 Regionalt folkemusikksenter kr 23 658 Sum kr 195 111

f) 8. mai mail fra både Bjerkem og Prytz om at de aksepterte denne modellen og de økonomiske utslagene. g) Det er pr i dag ikke skrevet egne tilsagnsbrev verken til MINK eller til de to aktørene Rock City og Regional senter for folkemusikk ( tidligere Hilmarsenteret) h) Omfordeling for å sikre dette tilskuddet fra Norsk Kulturråd har vært gjort for 2012 fra Trondheim kommune, i) Viktig å påpeke at tilsagnet fra staten/ Norsk Kulturråd / Kulturdepartementet til Rock City, Namsos og Regionalt Folkemusikksenter ikke inneholder samme krav om regional medfinansiering slik tilsagnsbrevet for MINK gjør.

Oversikt over vedlegg i e-post av 22. juni 2014 1. Fylkesrådets sak 11/178 2. Vedtatt budsjett MINK 2014 3. Årsrapport MINK 2013 4. Regnskap og Balanse MINK 2013 5. Søknad fra MINK 6. Løsning i Nord-Trøndelag Rock City 7. Løsning i Nord-Trøndelag - Stiftinga Hilmar Alexandersen 8. MINK løsning i Nord-Trøndelag - NTFK Utbetaling av restbeløp Norsk kulturråd

SAK 029/14 OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 3.9.2014 Liv Tronstad 029/14 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til regnskapsrevisors vurdering av uavhengighet. Vedlegg KomRev Trøndelag IKS ved oppdragsansvarlig regnskapsrevisor, Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Nord-Trøndelag fylkeskommune Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap 12 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger KomRev Trøndelag IKS valgt i 2013 å dele revisjonsoppdraget for Nord-Trøndelag fylkeskommune mellom, hhv. oppdragsansvarlig regnskapsrevisor og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet, og skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Oppdragsansvarlig regnskaps revisor er registrert revisor og får sin vandel kontrollert av finanstilsynet. Kontrollutvalget fikk seg forelagt vandelsattest senest i 2013. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor vil gå gjennom sin årlige egenvurdering i møte. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor la for øvrig frem sin uavhengighet og vandelsattest i forbindelse med skifte av oppdragsansvarlig i møte den 4. april, sak 013/14, og legges ikke frem på nytt nå.

SAK 030/14 ORIENTERING FRA REVISOR REVISJONSSTRATEGI 2014 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 3.9.2014 Liv Tronstad 030/14 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap 12 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2014 i møtet. Vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og tilsyn med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne vurderinger, samt opplysninger om hvordan revisjonsoppdraget er tenkt løst, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Orienteringen gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13.

SAK 031/14 SELSKAPSKONTROLL MED FORVALTNINGSREVISJON OPPSTART NYTT PROSJEKT Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 3.9.2014 Liv Tronstad 031/14 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget ber revisor til førstkommende møte utarbeide utkast til prosjektplan for selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i tilknytning til Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk Holding AS med datterselskaper. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. NTE Holding AS - organisasjonskart 2. Fylkestingets sak 12/50 Plan for selskapskontroll http://www.ntfk.no/bibliotek/saker/2012/ft/ft1250.htm 3. FT sak 11/41, NTE Holding AS med datterselskaper selskapskontroll http://www.ntfk.no/bibliotek/saker/2011/ft/ft011041.htm 4. Kommuneloven 5. Forskrift om kontrollutvalg Saksopplysninger Viser til plan for selskapskontroll 2012-2015 vedtatt av fylkestinget 14. juni 2012, sak 50/12. Iht planen er neste prosjekt Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk Holding AS (NTE Holding AS), der det i tillegg til den obligatoriske eierskapskontroll også er lagt opp til forvaltningsrevisjon. Hjemmel for selskapskontroll ligger i koml. 77 nr 5, og innsyn- og undersøkelsesretten i koml. 80 og om fatter bl.a. fylkeskommunale/kommunale heleide aksjeselskap og heleide datterselskaper til disse. NTE Holding AS med datterselskaper var også omfattet av selskapskontroll i 2011, jf FT sak 11/41, der FT gjorde slikt vedtak: 1. Fylkestinget tar rapporten til orientering. 2.Fylkestinget ønsker bl.a. fokus på eierstyring og selskapsledelse gjennom folkevalgtopplæringen. 3. Fylkestinget vil ta revisors vurderinger i betraktning når ny eierskapsstrategi overfor NTE skal utvikles Selv om selskapet var omfattet av selskapskontroll i 2011, har selskapet en så stor betydning for innbyggerne i fylket og fylkeskommunens økonomi at det vil være naturlig med selskapskontroll i tilknytning til selskapet i løpet av hver valgperiode.

Det er nå tid for å starte opp et nyttselskapskontrollprosjekt, men før igangsetting er det viktig at kontrollutvalget kommer med innspill til prosjektplan ut fra hvilken vinkling kontrollutvalget ønsker. Vurdering En vellykket selskapskontroll med forvaltningsrevisjon betinger bl.a. at problemstillingene er så konkrete og avgrenset som mulig, slik at de er mulig å besvare for revisjonen. Før revisor starter opp prosjektet i tilknytning til NTE Holding AS med datterselskaper er det derfor ønskelig at kontrollutvalget kommer med innspill til prosjektplan. Prosjektplan forventes lagt frem for kontrollutvalget i neste møte

SAK 032/14 KONTROLL OG TILSYN, FORSLAG TIL BUDSJETT 2015 ØKONOMIPLAN 2015-2018 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: kontrollutvalget 3.9.13 Liv Tronstad 032/14 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2014 for kontrollog tilsyn - med en total ramme på kr. 5 472 000. 2. Forslaget oversendes fylkesrådet for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg Forslag til detaljert driftsbudsjett for 2015 for kontroll og tilsyn sendes bare kontrollutvalget Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Budsjettvedtak i representantskapet for KomSek Trøndelag IKS den 5.5.2014 2. Budsjettvedtak i representantskapet for KomRev Trøndelag IKS den 5.5.2014 3. NTFK FT sak 034/14 - Økonomistrategi 2015-2018 4. NTFK FT-sak 75/13 Årsbudsjett 2014 og økonomiplan 2014-2017 5. Årsregnskap NTFK 2013 sektor 6, kontroll og tilsyn 6. Årsregnskap NTFK 2012 sektor 6, kontroll og tilsyn 7. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor fylkestinget. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kontrollutvalgets egne aktiviteter, kjøp av sekretariatstjenester og kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader mht. kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 410.

Iht økomiplan 2012-2015 vedtatt av fylkestinget i sak 11/82 skulle driftsnivået for NTFK tas ned fra 2014. Det ble den gang meldt at dette også ville ha konsekvenser for kontrollutvalget, og i økonomiplanen for 2014-2017 var dette hensyntatt Regjeringens forslag til nytt inntektssystem for fylkeskommunene fra og med 2015 viser en ytterligere svekking av fylkeskommunens økonomi i forhold til økonomiplanen 2014-2017, noe som også får betydning for kontrollutvalgets rammer. Fylkestinget gjorde bl.a. slikt vedtak ifm behandlingen av økonomistrategi 2015-2018: Fylkestinget mener at dagens rammefordeling i økonomiplan videreføres. Det betyr at reduserte inntekter som følge av nytt inntektssystem i utgangspunktet fordeles forholdsmessig mellom sektorene. I løpet av økonomiplanperioden får dette derfor stor betydning for budsjettrammene for kontroll og tilsyn, og som først og fremst rammer lønn, kjøp av varer og tjenester og kjøpte tjenester bedrifter. For kontrollutvalgets budsjett for 2015 er antatt aktivitet lagt til grunn, tilpasset de nye rammene. Budsjett Forslag Forslag Forslag Forslag Kontroll og tilsyn 2014 2015 ØP 2016 ØP 2017 ØP 2018 Lønn 399 000 382 500 382 000 382 000 374 000 Kjøp av varer og tjenester 386 000 313 000 261 500 207 500 171 000 Kjøpte tjenester bedrifter 40 000 20 000 Kjøp fra IKS der fylkeskom. selv er deltager 4 557 000 4 756 500 4 756 500 4 756 500 4 756 500 TOTALT KONTROLL OG TILSYN 5 382 000 5 472 000 5 400 000 5 346 000 5 302 000 Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek Trøndelag IKS (KomSek) vedtok den 5. mai budsjett 2015 og økonomiplan 2015-2018. Det er her lagt inn enn forutsetning om en kostnadsvekst på 3 % i forhold til 2014 kr. Dersom denne avviker vesentlig fra den kommunale deflator vil det bli nødvendig med endringer. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er fylkeskommunens valgte revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jf. utredningen i forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til.). Representantskapet i KomRev Trøndelag IKS (KomRev) vedtok den 5. mai budsjett 2015 og økonomiplan 2015-2018. Det er her lagt inn enn forutsetning om en kostnadsvekst på ca 5 % i forhold til 2014-kr, som bl.a. begrunnes ut fra økte utgifter til KLP. Som for tidligere år er det lagt opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er fastsatt av fylkestinget. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet fylkestinget. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i fylkesrådet/administrasjonen og i de

øvrige politiske organer fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor fylkets innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingen til revisor tilfredsstiller fylkeskommunens behov til enhver tid. Saken legges frem for kontrollutvalget til diskusjon knyttet til utvalgets prioriteringer for kommende år, samt en anbefaling til fylkestinget for kommende års ramme for kontroll og tilsyn.

Konto Konto(T) Ansvar Tjeneste R 2013 B 2014 B 2015 ØP 2016 ØP 2017 ØP 2018 10507 Trekkpliktig reisegodtgjøring 101000 4100 1 529,80 2 000 2 000 2 000 2 000 2 000 10801 Fast godtgjøring heldags folkevalgte 101000 4100 215 400,00 225 000 230 000 230 000 230 000 230 000 10802 Fast årlig godtgjøring folkevalgte 101000 4100 44 546,02 50 000 50 000 50 000 50 000 50 000 10804 Møtegodtgjørelse ombud 101000 4100 14 050,00 35 000 24 000 24 000 24 000 18 500 10805 Erstatning tapt arbeidsfortjeneste ombud 101000 4100 2 143,00 30 000 27 000 27 000 27 000 25 000 10806 Annen trekkpliktig godtgjøring/erstatning ombud 101000 4100 7 000 2 500 2 000 2 000 2 000 10901 Gruppelivsforsikring arbeidstaker 101000 4100 240,03 109002 Ulykkesforsikring arbeidstaker 101000 4100 280,00 10990 Arbeidsgiveravgift 101000 4100 39 224,63 50 000 47 000 47 000 47 000 47 000 11003 Aviser/faglitteratur 101000 4100 5 830,00 6 000 6 000 11152 Servering v/møter, etc 101000 4100 2 342,56 5 000 5 000 11200 Samlepost annet forbruksmateriell, råvarer og tjenester 101000 4100 67 585,76 51 000 10 000 10 000 10 000 10 000 11202 Hotell, diett etter regning osv 101000 4100 69 583,45 35 000 36 000 20 000 20 000 20 000 11403 Representasjon 101000 4100 1 250,00 3 000 3 000 3 000 3 000 3 000 11501 Opplæring/kurs ansatte (ikke oppgavepliktig) 101000 4100 47 720,00 80 000 80 000 80 000 56 000 35 000 11601 Utgifter og godtgjørelser for reiser, diett, bil mv folkevalgte/ombud 101000 4100 26 663,50 85 000 80 000 80 000 50 000 40 000 11650 Andre oppgavepliktige godtgjørelser 101000 4100 15 000 13 000 13 000 13 000 13 000 11706 Møte/reiseutgifter - transport 101000 4100 68 217,50 65 000 60 000 55 500 55 500 50 000 11855 Yrkesskadeforsikring 101000 4100 304,20 11954 OU-trekk 101000 4100 467,90 12701 Kjøp av fagpersonell-,konsulent-,rådgivertjeneste 101000 4100 41 000 20 000 12901 Fordeling av budsjett (dummykonto) 101000 8991 13703 Kjøpte tjenester (bedrifter) 101000 4100 40 000 20 000 13750 Kjøp fra IKS der kommunen/fylkeskommunen selv er deltager 101000 4100 4 528 597,00 4 557 000 4 756 500 4 756 500 4 756 500 4 756 500 Refusjoner -63 622,00 10 Kontroll og tilsyn 5 135 975,35 5 382 000 5 472 000 5 400 000 5 346 000 5 302 000 KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76; e-post: post@komsek.no

SAK 033/14 STUDIETUR 2014 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 3.9.2014 Liv Tronstad 033/14 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak Vedlegg: Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 015/14 - Orientering fra sekretær 2. Årsplan 2014 Saksopplysninger Iht årsplan 2014 er det planlagt studietur også i 2014. Opprinnelig dato var 7. mai, senere endret til november. Målet for studieturen i 2014 er å få kunnskapen om og trekke erfaringer fra andre fylkeskommuner/kommuner som har innført parlamentarisme, både ut fra et kontrollperspektiv og fra et politisk perspektiv. Foreløpig er innføringen av parlamentarisme i fylkeskommuner og kommuner noe begrenset. Det er derfor vurdert å reise nordover der både Nordland og Troms fylkeskommune har innført parlamentarisme. Av disse to har Troms tidligere blitt foretrukket, ut fra at en samtidig kan forsøke å få et møte med Tromsø kommune som også har parlamentarisme. For at kontrollutvalget skal få så godt utbytte som mulig må studieturer planlegges og tilrettelegges på en god måte, og i god tid. Ved budsjettering av eierkommunenes deltageravgift i KomSek Trøndelag IKS (KomSek) og KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er det ikke budsjettert for reise og oppholds utgifter i forbindelse med kontrollutvalgs studieturer av denne art, dvs. studieturer utenfor fylkesgrensen/kommunegrensen både innenlands og utenlands, og studieturer som foregår over flere dager. Dersom KomSek og KomRev skal være deltager på en slik studietur betinger det at reise- og oppholdsutgifter dekkes av kontrollutvalget. Vurdering Før det gjøres nærmere avtaler ønsker sekretær en tilbakemelding på tidsplan, innhold i program, og om datoen fortsatt passer for samtlige av kontrollutvalgets medlemmer. I tillegg må kontrollutvalget ta stilling til om sekretær, samt om oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor og / eller oppdragsansvarlig regnskapsrevisor skal delta der kontrollutvalget dekker reise og oppholdsutgifter. KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76; e-post: post@komsek.no

SAK 034/14 MIDT-NORSK KONTROLLUTVALGSKONFERANSE - ORIENTERING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 3.9.2014 Liv Tronstad 034/14 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar saken til etterretning. Vedlegg: Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets saker: 1. 015/14 Orientering fra sekretær 2. 055/13 Virksomhetsplan 2014 3. 050/13 Innspill til virksomhetsplan 2014 Saksopplysninger Midt-norsk kontrollutvalgskonferanse er en konferanse som har vært arranger hvert år siden 1993, og gått på omgang mellom deltagerne. Tre Svensken lân kom med i 2002 og konferansen vekslet 2. hvert år mellom Norge og Sverige til svenskene trakk seg ut i 2009. Trondheim kom med i 2007 etter initiativ fra svenskene, og Nord-Trøndelag var ikke aktivt med i perioden 2005-2007. I løpet av sommeren ble det sendt ut invitasjon med program, med kontrollutvalget i Nord- Trøndelag fylkeskommune som årets arrangør. Programmet var i hovedsak utarbeidet i fellesskap med sekretærene for de 4 kontrollutvalgene, der skisser til program var drøftet i de respektive kontrollutvalgene. Da påmeldingsfristen 19. august var gått ut var det godt under halve av antall inviterte kontrollutvalgsmedlemmer som hadde meldt seg på. Det ble derfor foretatt en purring, og noen flere utvalgsmedlemmer viste da sin interesse for konferansen, hhv. 11 utvalgsmedlemmer tirsdag og 12 onsdag. På bakgrunn av den lave interessen for årets konferanse, avtale med hotellet og respekt for innleide forelesere og deltagere hadde sekretærene for kontrollutvalgene i de tre fylkeskommunene et møte den 22. august der det ble bestemt at konferansen for 2014 skulle avlyses. Det var også liten deltagelse på konferansen i 2013, der det også ble erfart stort forfall like før og under konferansen. KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76; e-post: post@komsek.no

Det vil bli tatt initiativ til at lederne i de 4 kontrollutvalgene sammen med sekretærene i løpet av høsten møtes, der lederne får komme med innspill i forhold til fremtidige konferanser. Møtet vil bli lagt til Stjørdal eller Trondheim. Dato vil en komme tilbake til. Vurdering Dette er en konferanse som har vært arranger i over 20 år, og har bl.a. vært med på å sette fokus på kontroll og tilsynsarbeidet, engasjere kontrollutvalgsmedlemmer, dele kunnskap over fylkesgrensene, og etablere kontakt mellom ulike kontrollutvalg. På grunn av dårlig oppslutning om konferansen de siste årene er det nødvendig å ta stilling til konferansens fremtid. Kontrollutvalgene oppfordres til å gi tilbakemelding på hva en ser for seg med konferansen fremover. KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76; e-post: post@komsek.no

SAK 035/14 ORIENTERING FRA OPPDRAGSANSVARLIG FORVALTNINGSREVISOR - VEDRØRENDE PÅGÅENDE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 3.9.2014 Liv Tronstad 035/14 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Revisor ønsker å gi en kort orientering om det pågående forvaltningsrevisjonsarbeidet. Vurdering Dersom det vil bli gitt informasjon om oppdraget og fremgangsmåter, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Det kan derfor bli nødvendig å lukke møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76; e-post: post@komsek.no