VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 av 5 08.02.2017 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER CATHRINE LOUISE HOLME, TLF. 41608371 FROGN KOMMUNE v/kommunalsjef oppvekst og kultur Postboks 10 1441 DRØBAK Orgnr 963999089 Tilsyn - HEER SKOLE Vi viser til tilsyn den 07.02.2017. Hensikten med tilsynet I tilsynet kontrollerte Arbeidstilsynet noen utvalgte organisatoriske arbeidsbetingelser, samt undersøkte hvordan virksomheten jobber systematisk og forebyggende med helse, miljø og sikkerhet (HMS). Vi var spesielt opptatt av hvilke tiltak arbeidsgiver, sammen med sine arbeidstakere, har iverksatt for å sikre et trygt og godt arbeidsmiljø. Sentrale temaer som ble vektlagt var: Virksomhetens HMS-arbeid for å forebygge sykefravær og fremme inkludering Medvirkning Virksomhetens oppfølging av sykemeldte arbeidstakere Oppsummering av tilsynet Kontrollen ble utført på/ved: Skanseveien 26 1445 DRØBAK Til stede fra virksomheten: Mette Skaarnæs (Rektor), Silje Fledsberg Eriksen (Inspektør), Vigdis Kristiansen (Merkantilt/kontorleder) og Hanne Solberg (verneombud). Til stede fra andre: Berthe Eidsvåg Ellevik (Arbeidslivssenteret i Akershus). Til stede fra Arbeidstilsynet: Cathrine Louise Holme (seniorinspektør). Generelt om virksomheten; Tilsynet ble gjennomført som et oppfølgende tilsyn, ref. 2010/12643. Heer skole har 45 personer ansatt for skoleåret 2016/2017, skolen har ca 325 elever som er fordelt fra 1-7 trinn. Skolen har ikke gjennomført bygningsmessige endringer i perioden fra 2010. Ledelse og verneombudsordning; POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 73 19 97 00 974761211 7468 Trondheim INTERNETT Norge www.arbeidstilsynet.no
VÅR REFERANSE 2 av 5 Skoleledelsen har fra 2010 ansatt ny rektor, nåværende rektor har vært tilsatt i Heer skole som rektor også i perioden 2008-2010 (ikke deltatt på tilsynet i 2010). Skolens ledergruppe består av rektor, inspektør, SFO- leder, og en sekretær/merkantil stilling som gir støtte til stab. Rektor og inspektør utøver personalansvar for alle ansatte på skolen. Skolen har valgt ett verneombud som har hele skolens driftsområde som verneområde. Verneombud opplever å ha tilstrekkelig oversikt over eget verneområde, og opplyser om at det er avsatt tid til å utføre verneombudsoppgaver i arbeidstiden. HMS-kompetanse hos ledelse og verneombud; Det fremkom at rektor og inspektør har gjennomført lovpålagte HMS-opplæringstiltak og at tiltak favner opplæring i bedriftsinterne HMS-rutiner og aktiviteter, og opplæring tilknyttet konkrete aktiviteter som forebyggende tiltak mot vold og trusler i skolen etc. Verneombudet har gjennomført lovpålagt opplæring i regi av arbeidsgiver. Medvirkning og systematisk HMS-arbeid; Skolen har etablerte møteplasser for ledelse og ansatte der drifts- og arbeidsmiljøsaker (HMSrelaterte saker, utviklingsoppgaver og planarbeid) i hovedsak er tema. Møtearenaer er formalisert med felles planleggingstid på ukeplan, og det gjennomføres seminarer og 6 plandager pr skoleår i tillegg. Rektor deltar fast på FAU-møter, og det gjennomføres regelmessige MBU-møter med rektor, inspektør, 2 tillitsvalgte og verneombud. Skolen er ved arbeidsgiver/frogn kommune tilknyttet Follo BHT. Det er utarbeidet overordnet samarbeidsplan mellom Frogn kommune/kommunalområde undervisning og Follo BHT. Det fremgår av plan at prioriterte virksomheter har aktiviteter for perioden forankret i nåværende plan, utover det bestiller virksomheter oppdrag ut fra behov. Det fremkom at skolen samarbeider med personalavdeling i Frogn kommune og at bistand fra BHT besørges når behov avdekkes. Skolen har etablert samarbeid med NAV ALS Akershus, IA-rådgiver informerte på tilsynet om kommende aktivitet som skolen og NAV ALS Akershus skal samarbeide om. Det fremkom at skolens skriftlige HMS-system er tilpasset på bakgrunn av kommunens overordnede system. Nåværende ledelse og verneombud er kjent med systemet og iverksetter rutiner og aktiviteter i henhold til overordnet rutine, ref. system 13.10.no. System 13.10.no er et nylig etablert system som skal ivareta at aktiviteter gjennomføres i henhold til årsplan. System 13.10.no er fastsatt som rutine for alle kommunale enheter i Frogn kommune. Systemet ble fremlagt og det ble vist til eksempler på rutiner for Heer skole. De rutiner og aktiviteter som ennå ikke er implementert i system 13.10.no er ivaretatt skriftlig i skolens øvrige HMS-system (HMSpermer). Psykososialt arbeidsmiljø;
VÅR REFERANSE 3 av 5 Både skolens ledelse og verneombud viser til at skolens arbeidsmiljø oppleves å være godt og at miljøet «bærer preg av høy trivsel», det er lav grad av turn-over blant ansatte og skolen er fortsatt en ettertraktet arbeidsplass i kommunen. Skolen gjennomfører flere undersøkelser der psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø blir kartlagt og fulgt opp med nødvendige tiltak. Både gruppevise undersøkelser og medarbeidersamtaler gjennomføres flere ganger i året. Undersøkelsene rettes mot elevlærermiljø, og lærer-pårørendemiljø. Likeså gjennomføres «10-faktor» undersøkelse som er rettet mot ansattes arbeidsmiljø. Det kan fremlegges resultater på at arbeidsmiljøet scorer høyt på trivsel, inkludering og kollega-lederstøtte. Skolen vektlegger forbyggende tiltak mot vold-, trussel- og emosjonell belastning, og viser til at det er «0-toleranse» for utilbørlig adferd fra elever mot skolens ansatte. Skolen har etablerte rutiner for å melde inn HMS-avvik på hendelser som oppstår, og rutinen skal sikre nødvendig oppfølging av avvikene som meldes inn. Det iverksettes strakstiltak utover skriftliggjøring av avvik, det vises til god kollegastøtte og det gjennomføres regelmessige oppfriskningskurs på tema forebygging av vold-, trussel- og emosjonell belastning i skolen. Fysisk, kjemisk og inneklimarelatert arbeidsmiljø; Skolen gjennomfører rutinemessige vernerunder hvor rektor, verneombud, renholder, drifts- og bygningsansvarlig deltar. Vernerunde skal gjennomføres i henhold til rutine for gjennomføring og bruk av et skjema med sjekkpunkter. Arbeidstilsynets oppfattelse er at vernerunde gjennomføres med den hensikt å avdekke mangler og nødvendige forbedringspunkter i og rundt skolebygget. Vernerundeskjema skal bidra til å dekke blant annet risikofaktorer som kjemisk helsefare, inneklima (ventilasjon, luftkvalitet), orden og renhold, belysning, sikkerhet, støv. Det fremkom under tilsynet at arbeidsplassvurdering tilknyttet den enkeltes arbeidsplass (ergonomi) og støyforhold i arbeidslokaler blir ivaretatt gjennom andre kartleggingsaktiviteter utover vernerunde. Skjema inneholder ikke sjekkpunkter for ergonomi og støy. Arbeidstilsynet viser til at arbeidsmiljøfaktorer som ergonomi og støy særlig kan utgjøre risiko for at ansatte kan pådra seg arbeidsrelaterte helseplager. Av den grunn gir vi virksomheten tilråding om å utbedre vernerundeskjema med sjekkpunkter kvalitetssikret opp mot lov- og forskriftskrav på tema støy og ergonomi. Se www.arbeidstilsynet.no/støy og www.arbeidstilsynet.no/ergonomi. En slik tilråding er ment med den hensikt å sørge for at vernerunde gjennomføres med fokus på å dekke alle relevante risikofaktorer innenfor fysisk, kjemisk og inneklimarelatert arbeidsmiljø i Heer skole. Arbeidstilsynet ga også informasjon og veiledning på bruk av handlingsplan for å forankre at tiltak skal iverksettes etter at funn etter vernerunde er risikovurdert. Tidsfrist skal også fremkomme og være vurdert opp mot risiko for at ansatte i Heer skole kan pådra seg arbeidsrelaterte helseplager, sykdom og skade. Det er Arbeidstilsynets oppfattelse at virksomheten tok informasjon til etterretning. Virksomheten kan ellers vise til godt og systematisk arbeid og at tiltak iverksettes løpende med den hensikt å øke arbeidsnærvær og forebygge for arbeidsrelaterte helseplager og sykdom. Arbeidstilsynet vurderer derfor at manglende handlingsplan etter vernerunde ikke er å anse som et vesentlig avvik i denne omgang. Arbeidstilsynet gir likevel Heer skole tilråding om å sørge for bedre etterlevelse av rutine for vernerunde, herunder sørge for at tiltak og handlingsplan utarbeides fremover som ledd i det
VÅR REFERANSE 4 av 5 oppfølgende arbeid etter vernerunden. Arbeidstilsynet viser til at det å kartlegge fysisk, kjemisk og inneklimarelatert arbeidsmiljø i arbeidslokaler og ved den enkeltes arbeidsplass er kompetansekrevende aktivitet, og således aktivitet en bedriftshelsetjeneste kan bistå virksomheter med. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-3 andre ledd, jf. forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 13-2. Arbeidstilsynet ga informasjon på hvordan bruke bedriftshelsetjeneste som bistandspartner ved gjennomføring av vernerunde i Heer skole. Det er Arbeidstilsynets oppfattelse at informasjonen til etterretning. Lovpålagt sykefraværsoppfølging og tilretteleggingstiltak; Skolen kan vise til at det er etablert bedriftsinterne og lovpålagte sykefraværsrutiner og at rutinene følges ved sykdomsfravær. Det informeres i tillegg om at det iverksettes tilretteleggingstiltak så langt det er mulig når individuelle behov hos arbeidstakere avdekkes. Det opplyses om at samarbeid mellom arbeidsgiver/personalavdeling og skolen oppleves å være godt når sykefravær skal forebygges og/eller følges opp. Arbeidstilsynets oppsummering; Det er Arbeidstilsynets inntrykk at virksomheten vektlegger og har fokus på forebyggende tiltak i arbeidsmiljøet til den enkelte, og gruppa som sådan, på en slik måte at arbeidsrelaterte helseplager skal unngås og innenfor arbeidsgivers plikt om å ivareta et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for den enkelte arbeidstaker så langt det lar seg gjøre. Arbeidstilsynet gjør oppmerksom på at tilsynet ikke var en fullstendig gjennomgang av virksomhetens arbeidsmiljøarbeid. Det er arbeidsgivers ansvar å sørge for at helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet er forsvarlig, samt at lov- og forskriftskrav som gjelder for virksomheten overholdes. Informasjon til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har sendt en egen kopi av dette brevet til verneombudet. Hvis virksomheten ikke har verneombud, skal arbeidsgiveren gi kopien til representanten for de ansatte. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på www.arbeidstilsynet.no og www.regelhjelp.no. Dere kan også kontakte oss på telefon 73 19 97 00. Dersom dere har spørsmål til saken, kontakt saksbehandler, oppgi referansenummer.
VÅR REFERANSE 5 av 5 Med hilsen Arbeidstilsynet Vigdis Tingelstad, for Mette Bakkerud Lundeland tilsynsleder psa (sign.) Cathrine Louise Holme seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: HEER SKOLE v/verneombud HEER SKOLE v/rektor, c/o Frogn Kommune Postboks 10, 1441 DRØBAK NAV ARBEIDSLIVSSENTER AKERHUS v/atle Heitmann, Postboks 6603 St Olavs Plass, 0129 OSLO