Trondheim, 29. juni 2008 Rev. 3.0
I Innholdsfortegnelse 1 Forord 2 Kap. I Brukermanual 1 Innledning... 2 2 Ramme... 2 Ny ramme... Budsjettområde... Eksterne budsjettområder... Innsatsområder... Budsjettområder... vs. innsatsområder 3 Tilsagn 2 3 4 7 8... 9 Prosjektbeskrivelse... Finansieringsplan... Mål og resultat... Resultat verbal... Utbetaling... og status Utskriftsrapporter... 13 13 14 15 14 15 4 Søknad... 18 Innvilge søknad... Avslå søknad... 19 19 5 Mottaker... 20 6 KRD-rap... 21 7 System... 25 8 Skreddersøm... 27 Finnmark... Hordaland... Tromsø... Nordland... 28 31 34 35
I Forord
2 1 Brukermanual 1.1 Innledning Velkommen til brukermanual for programmet. Denne dokumentasjonen er både tilgjengelig på internett og som standardhjelp i programmet. I tillegg til dokumentasjon har vi også laget enkelte video sekvenser som demonstrerer bruken av programmet. Disse vil kun være tilgjengelig fra internettversjonen. Klikk på en menyknapp for å starte rutine. Klikk på aktuell lenke under for mer informasjon om rutinene: - åpner rutine for innlegging av ramme, programområder, innsatsområder m.m. Ramme - åpner tilsagnsregister Tilsagn - åpner søknadsregister med rutine for innvilge/avslå søknader Søknad - åpner mottakerregister, register på tilsagnsmottakere Mottaker - åpner rutine for innsendelse av årsrapport til KRD KRD-rap - åpner meny med tilgang til samtlige system registre, parametre og System programoppsett m.m. - åpner standardhjelp i program Hjelp - avslutter programmet Avslutt 1.2 Ramme Introduksjon Under [Ramme] legger du inn rammer, overføringer, budsjettområder og innsatsområder. Posten "kapittel 551 post 60" vil f.eks. representere en ramme i programmet. I er det mulig å legge inn et uendelig antall rammer. I programmet blir følgende data registrert på en ramme: hoveddata: tittel, utvidet beskrivelse av ramme, informasjon om rapporteringsplikt til KRD m.m. budsjettområder: politisk vedtatt budsjettområder og bevilgninger som f.eks. midler til SND, midler til INTERREG, midler til kommunale næringsfond, midler til regionale utviklingsprosjekter osv. innsatsområder: fordeling av midler på definerte innsatsområder. 1.2.1 Ny ramme Legge inn ny ramme: klikk på knappen [Ny ramme]
Brukermanual 3 legg inn hoveddata for rammen dersom rammen er rapporteringspliktig til KRD, må rapporteringsinformasjon også fylles ut som vist under avslutt rutine og lagre rammen ved å klikke på [OK] knappen 1.2.2 Budsjettområde Legge inn budsjettområder på en ramme: på hovedbildet for ramme, klikk på aktuell ramme (blir markert med blå bakgrunn) klikk deretter på knappen [Budsjettområder] som vist ovenfor du vil nå se et tilsvarende skjermbilde som vist under (se instruksjoner under bildet)
4 Legg inn nytt budsjettområde: klikk på knappen [Legg til ny overføring] fyll ut aktuelle verdier på skjermbildet for utfylling av budsjettområde klikk på knappen [OK] for å lagre Endre innlagte data på budsjettområde: klikk på budsjettområde i listen som skal endres klikk på knappen [Endre] utfør aktuelle endringer på skjermbildet (Mer info.) klikk på knappen [OK] for å lagre 1.2.3 Eksterne budsjettområder (Merk! Beskrivelse under gjelder for tilsagn gitt i 2005 eller tidligere.) Vi forklarer her hvordan du bør registrere midler som skal overføres til eksterne virkemiddelaktører som f.eks. SND eller INTERREG. Som hovedregel blir det registrert: 1. et eget budsjettområde for den aktuelle virkemiddelaktør 2. et eget tilsagn for registrering av beløp som overføres Vi forklarer under hvordan du registrerer f.eks. SND budsjettområde og tilsagn. Pkt.1 - Registrer budsjettområde knyttet til ekstern virkemiddelaktør Gå til [Ramme] og klikk på [Budsjettområder]. Klikk nå direkte på knappen Registrer nytt budsjettområde uten å fylle ut de gule feltene, dette åpner bildet vist under. Spesifiser budsjettområdet analogt som vist på bildet under. MERK! Du må registrere korrekt virkemiddelaktør på budsjettområdet. På bildet under har vi registrert SND som virkemiddelaktør.
Brukermanual 5 Når budsjettområdet er registrert, vises dette som følger i oversiktslisten for budsjettområdene. Pkt.2 - Registrer et tilsagn for hele budsjettområdet Gå til tilsagnsregister og start registrering av nytt tilsagn. Skriv inn informasjon analogt som vist på bildet under, merk spesielt utfylling av hovedkategori. MERK! Du må registrere korrekt hovedkategori (07-Ramme) på denne type tilsagn. Dersom et tilsagn som representerer midler til SND ikke blir skilt ut gjennom hovedkategorien, blir all statistikk feil.
6 Gå deretter til [Finansieringsplan] på side 2. Skriv inn et tilsagnsbeløp tilsvarende beløp for budsjettområdet, se bildet under.
Brukermanual 1.2.4 7 Innsatsområder Definere "globale" innsatsområder Før du kan begynne å fordele midler på innsatsområder innenfor ett år, må du definere innsatsområdene i et globalt register. Hensikten med dette er å muliggjøre statistikk over flere år på de samme innsatsområdene. Med utgangspunkt i matrisen ovenfor, er innsatsområdet Reiseliv definert i et globalt register. Under innlegging av 2.000.000,- på Reiseliv i 2003 og 3.000.000,- i 2004, blir det for hvert av årene opprettet en kobling til det globale registeret. Dermed er det mulig å sammenstille flere år i samme matrise. Innlegging av de globale innsatsområdene gjøres fra rutine under [System] knappen som vist under. Fordele midler på innsatsområder Rutine for innlegging av innsatsområder på en ramme er forklart under: på hovedbildet for ramme, klikk på aktuell ramme (blir markert med blå bakgrunn) klikk deretter på knappen [Innsatsområder] som vist ovenfor du vil nå se et tilsvarende skjermbilde som vist under (se instruksjoner under bildet) Legg inn nytt innsatsområde: velg aktuelt år (gult felt med tittel år) fyll ut aktuelle verdier i de gule feltene og klikk på knappen [Legg til innsatsområde]
8 innsatsområdet blir lagret og kopiert ned i listen Endre beløp på innsatsområde: klikk på innsatsområde i listen som skal endres klikk på knappen [Endre] utfør aktuelle endringer på skjermbildet klikk på knappen [OK] for å lagre 1.2.5 Budsjettområder vs. innsatsområder I benytter vi både begrepet Budsjettområder og begrepet Innsatsområder. Det siste begrepet ble også benyttet i gamle programmet Fylkerap (551.51). Vi prøver under å forklare betydningen av de to begrepene i begge programmene. Fylkerap (551.51) Budsjettområder hovedbegrep for registrering av rammefordeling registrere uendelig mange budsjettområder pr.år samtlige tilsagn knyttes mot et av budsjettområdene tilsvarer innsatsområder i Fylkerap begrepet eksisterer ikke Innsatsområder hovedbegrep for registrering av rammefordeling registrere inntil ni innsatsområder pr. år samtlige tilsagn knyttes mot et av de ni innsatsområdene tilsvarer budsjettområder i begrep for registrering av alternativ fordeling fordeling kan sammenlignes fra år til år bruk av innsatsområder er frivillig innsatsområder muliggjør to dimensjonal statistikk som vist i Excel eksempel under Dersom både budsjettområder og innsatsområder benyttes kan statistikk som vist under produseres. (Merk, på bildet under benyttes begrepet Programområde istedet for Budsjettområde).
Brukermanual 1.3 9 Tilsagn Introduksjon I tilsagnsregisteret finner du rutiner for å legge inn nye tilsagn, endre data på et tilsagn og skrive ut ulike rapporter. Samtlige rutiner startes fra tilgjengelige knapper og felter i registeret. I tilsagnsregisteret får du oversikt på samtlige tilsagn registrert i programmet. Normalt vises kun ett tilsagnsår av gangen. Du kan med et par museklikk velge å se samtlige tilsagnsår samlet eller velge et annet tilsagnsår. Tilsagnslisten kan sorteres på ulike felter som tilsagnsår, tilsagnsnummer, prosjektnavn, m.fl. Valgene gjør du fra tilsagnsregisteret med et par museklikk. Hvert tilsagn blir vist på en og samme linje med detaljert informasjon. Dersom du har høy oppløsning på skjermen kan du utvide skjermbildet for å kunne se flere kolonner. Med mindre oppløsning må du "bla" horisontalt for å se kolonnene lengst ute til høyre. Registrere nytt tilsagn I kan du (1) registrere et tilsagn direkte fra tilsagnsregisteret eller (2) registrere en søknad som deretter blir innvilget til et tilsagn. Klikk her for mer informasjon om de to rutinene og forskjellen på de. For begge rutinene åpnes skjermbildet vist under hvor du må skrive inn hoveddata for tilsagnet. Registrere hoveddata på nytt tilsagn: velg aktuelt tilsagnsår velg eller skriv inn tilsagnsdato, må være innenfor valgte tilsagnsår skriv inn et unikt tilsagnsnummer, benytt tilsagnsoversikt i listen til høyre for å vite neste unike tilsagnsnummer klikk på knappen [Opprett nytt tilsagn] for å starte registrering av data på tilsagn Du kommer nå inn på endringsbildet for et tilsagn som vist under. Når du innvilger en søknad, vil bildet under være forhåndsutfylt med data innlagt på søknad.
10 Endringsbildet for et tilsagn består av totalt 6 sider som angitt under. For mer informasjon om en side, klikk på aktuell lenke under: Prosjektbeskrivelse - registrering av "personalia" for prosjektet Finansieringsplan - registrering av tilsagnsbeløp, knytte beløp mot ramme, budsjettområde og innsatsområde Resultat verbal - registrere en verbal resultat rapport Mål og resultat - registrere målparametre og resultatverdier for tilsagnet Merknad - registrere egne merknader til tilsagnet Utbetalinger og status - registrering av utbetalinger og endring av prosjektstatus Merk: Felter markert med blå ledetekst er obligatoriske felter og må fylles ut. Om du gjør endringer på et tilsagn, må du alltid klikke på knappen [OK] før endringer blir lagret permanent. Funksjoner i tilsagnsregisteret Vi forklarer her de viktigste funksjonene i tilsagnsregisteret. Spesielt forklarer vi hvordan du kan velge utvalg og sorteringsrekkefølge. Ved utskrift av lister og eksport av data til Excel, blir alltid aktivt utvalg og sorteringsrekkefølge benyttet. Beskrivelse av ikoner I tilsagnsregisteret finner du også enkelte ikoner (kolonnene til venstre) som indikerer enkelte egenskaper knyttet til tilsagnet. Vi forklarer her betydningen av de. På utsnittet ovenfor tatt fra tilsagnsregisteret har ikonene følgende betydning: grønt ikon i kolonne lengst til venstre - indikerer et tilsagn som er "aktivt", dvs. det er ikke ferdigstilt eller kansellert rosa ikon i neste kolonne - indikerer et "kvinnerettet" tilsagn firkantet "dokument" ikon - indikerer det er registrert en merknad på tilsagnet Angi aktivt utvalg
Brukermanual 11 I tilsagnsregisteret vil du finne flere enkle rutiner for å velge et mindre utvalg av tilsagn. Mest iøyenfallende er valg av tilsagnsår. klikk i feltet Velg tilsagnsår som vist ovenfor klikk deretter på ønsket årstall eller klikk på verdien "Alle" for å se hele registeret I tillegg til tilsagnsår kan du velge en del andre faste utvalg som vist på bildet under. klikk på knappen [Utvalg] klikk på valget Faste utvalg klikk på ønsket utvalg i undermeny Det faste utvalget aktiveres sammen med aktivt tilsagnsår. Som vist i menyen ovenfor kan du klikke [Alt+A] for å aktivere standard utvalg igjen. I tillegg til de faste utvalgene er det også mulig å definere egne utvalg. Disse kan lagres med navn og vil også vises i "utvalgsmenyen". (Se valgene Kom.næringsfond og Omstillingsmidler som er egendefinerte utvalg) Klikk her for mer info om spesifikasjon og lagring av egne utvalg. Velg alternativ sorteringsrekkefølge Som vist på bildet ovenfor kan du velge sortering på tilsagnsår, tilsagnsnummer, prosjektnavn (valgt ovenfor), tilsagnsdato og støttemottaker. Skriv ut rapporter Som vist på bildet under er det mulig å skrive ut flere typer faste rapporter. Som tidligere nevnt blir aktiv sorteringsrekkefølge og utvalg benyttet ved utskrift av rapportene med unntak for valget
12 Tilsagnsbrev hvor det kun blir skrevet ut en rapport for det aktive tilsagnet. klikk på knappen [Skriv ut] klikk på ønsket rapport Eksport til Excel Som vist på bildet under er det mulig å eksportere data til Excel i flere formater. Som tidligere nevnt blir aktiv sorteringsrekkefølge og utvalg benyttet ved eksport til Excel. klikk på knappen [Excel] klikk på ønsket format Du må selvfølgelig ha Excel installert på din maskin for å benytte denne rutinen. Lage brev i Word Som vist på bildet under er det mulig å produsere dokumenter i Word med automatisk fletting av data innlagt på tilsagnet. klikk på knappen [Word] klikk på ønsket dokument
Brukermanual 1.3.1 13 Prosjektbeskrivelse Prosjektbeskrivelse Kommentarer: programmet "husker" innlagte saksbehandlere som i ettertid kan velges med et museklikk feltene Saksnr, Vedtaksnr og RUP er rene tekstfelter og benyttes kun internt i fylket de valgbare verdier for feltet Kategori er definert av KRD og kan ikke endres lokalt i fylket de valgbare verdiene f65or feltene Formål og Målgrupper m.fl. kan endres lokalt i fylket Finansieringsplan Kommentarer: tilsagnsbeløp registrert i gule felter ovenfor, blir regnskapsmessig ført mot valgte ramme (eks. 551.60 på bildet) beløp som representerer medfinansiering av andre blir ikke regnskapsmessig ført mot noen ramme i programmet beløpene kan også føres mot et budsjettområde og innsatsområde, disse er definert for valgte ramme
14 Utbetalinger og status Kommentarer: utbetalinger blir regnskapsmessig ført mot samme ramme som valgt for tilsagnsbeløpet Mål og resultat Kommentarer:
Brukermanual 15 maksimalt fem resultatindikatorer med verdier kan registreres pr.tilsagn Resultat verbal Kommentarer: skriv inn en verbal resultat rapport Merknad 1.3.6 Utskriftsrapporter Eksempel på utskriftsrapporter tilgjengelig fra tilsagnsregisteret Dokumenterer under format og egenskaper for de ulike rapportene tilgjengelig under [Skriv ut] menyen. Tilsagnsbrev Format Utvalg: Eksempel: Standard utskriftsrapport av basis data på et tilsagn. Kan ikke endres av bruker. Skriver som standard ut for ett tilsagn (merket tilsagn). For utskrift av samtlige tilsagn i aktivt utvalg i tilsagnsregisteret, hold tasten [CTRL] nede når du klikker på "Tilsagnsbrev" i menyen.
16 Tilsagnsliste Format Utvalg: Eksempel: Standard utskriftsrapport med oversiktsliste på tilsagn. Kan ikke endres av bruker. Skriver ut samtlige tilsagn i aktivt utvalg i tilsagnsregisteret.
Brukermanual 17 Tilsagnsliste - mål/strategi Format Utvalg: Eksempel: Standard utskriftsrapport med oversiktsliste på tilsagn som viser tekst for prosjektmål og strategi. Kan ikke endres av bruker. Skriver ut samtlige tilsagn i aktivt utvalg i tilsagnsregisteret. Tilsagnsliste - mål med milepæler Format Utvalg: Eksempel: Standard utskriftsrapport med oversiktsliste på tilsagn som viser informasjon om resultatindikatorer. Kan ikke endres av bruker. Skriver ut samtlige tilsagn i aktivt utvalg i tilsagnsregisteret. Statusoversikt Format Utvalg: Eksempel: Standard utskriftsrapport med oversiktsliste på tilsagn gruppert pr.status. Kan ikke endres av bruker. Skriver ut samtlige tilsagn i aktivt utvalg i tilsagnsregisteret.
18 Saldo ramme Format Utvalg: Eksempel: 1.4 Standard utskriftsrapport som viser saldo for ramme knyttet til merket tilsagn. Dette er samme rapport som skrives ut fra rammeregister og kalt "Saldorapport for ramme, oversikt og detaljer". Kan ikke endres av bruker. Skriver ut saldo rapport for ramme knyttet til merket tilsagn for tilsagnsåret. Søknad Introduksjon I søknadsregisteret legger du fortløpende inn søknader med detaljert informasjon tilsvarende som på et tilsagn. Funksjonene tilgjengelig i søknadsregisteret er stort sett tilsvarende som for tilsagnsregisteret. Klikk her for mer informasjon om funksjoner i tilsagnsregisteret.
Brukermanual 19 I søknadsregisteret finner du rutiner for å legge inn nye søknader, endre data på en søknad og skrive ut ulike rapporter. Samtlige rutiner startes fra tilgjengelige knapper og felter i registeret. I søknadsregisteret får du oversikt på samtlige søknader registrert i programmet. Normalt vises kun ett tilsagnsår av gangen. Du kan med et par museklikk velge å se samtlige tilsagnsår samlet eller velge et annet tilsagnsår. Søknadslisten kan sorteres på ulike felter som tilsagnsår, nummer, prosjektnavn, m.fl. Valgene gjør du fra søknadsregisteret med et par museklikk. Hvert søknad blir vist på en og samme linje med detaljert informasjon. Dersom du har høy oppløsning på skjermen kan du utvide skjermbildet for å kunne se flere kolonner. Med mindre oppløsning må du "bla" horisontalt for å se kolonnene lengst ute til høyre. Søknader innehar ulike status underveis i prosessen fra å være en ubehandlet søknad til å bli innvilget eller avslått. Gjennom rutinene i søknadsregisteret blir søknadsbehandlingen enkel og oversiktlig. Søknadsregisteret fungerer i prinsippet likt som tilsagnsregisteret. Dette gjelder spesielt: opprettelse av ny søknad, endre søknad og slette søknad bruke faste utvalg, definere egne utvalg etc. utskrift av rapporter til skriver Innvilge søknad Rutinen for å innvilge en søknad finner du i søknadsregisteret. Å innvilge en søknad betyr i praksis følgende: Status på søknaden i søknadsregisteret blir endret fra å være "Søknad" til å bli "Innvilget". Det blir opprettet et nytt tilsagn i tilsagnsregisteret hvor du må spesifisere aktuelt tilsagnsår, tilsagnsdato og tilsagnsnummer. All informasjon som var registrert på søknaden blir kopiert til det nye tilsagnet. Det eksisterer ingen direkte kobling i programmet mellom opprinnelig søknad og opprettet tilsagn. Om du i etterkant gjør endringer på innvilget søknad, vil dette ikke ha noen betydning for tilsagnet. For å innvilge en søknad følg punktene under: klikk på aktuell søknad i søknadsregisteret (merkes) og klikk deretter på knappen [Innvilge søknad] skriv inn tilsagnsår, -dato og -nummer og klikk [Opprett tilsagn] samtlige data lagt inn på søknad blir kopiert til tilsagn, skriv inn eventuelle endringer av data på tilsagnet og klikk [OK] for å lagre vindu blir lukket og du kommer tilbake til søknadsregisteret Avslå søknad Rutinen for å åvslå en søknad finner du i søknadsregisteret. Å avslå en søknad betyr i praksis følgende: Status på søknaden i søknadsregisteret blir endret fra å være "Søknad" til å bli "Avslått". Du må oppgi en årsak til avslaget. For å avslå en søknad følg punktene under: klikk på aktuell søknad i søknadsregisteret (merkes) og klikk deretter på knappen [Avslå søknad] velg en avslagsgrunn og eventuelt skriv inn en kommentar knyttet til avslaget.
20 klikk på knappen [OK] for endelig å avslå søknaden 1.5 Mottaker Mottakerregisteret i inneholder data på mottakere registrert både på tilsagn og søknader. Hensikten med registeret er i hovedsak å forenkle innlegging av mottakerdata ved å kopiere informasjon til hhv. tilsagn eller søknad. Mottakerregisteret fungerer i prinsippet som et manuelt kundekartotek. Når en søknad blir opprettet på en ny mottaker, blir mottakers data både lagret i "kundekartoteket" og på selve søknaden. Dersom du i etterkant endrer noe av informasjonen i mottakerregisteret, vil dette ikke
Brukermanual 21 automatisk oppdatere data lagret med søknaden. Virkemåten er selvfølgelig også identisk for tilsagn. Data som legges inn i mottakerregisteret er som vist under. Kommentarer: Navnet på støttemottaker er selve koblingen mellom mottakerregister og tilsagn/søknad, vær derfor nøye med å skrive korrekt navn ved førstegangsregistrering. Innlagt e-post adresse blir benyttet for utsendelse av e-post til mottaker. Bankgiro/postgiro blir benyttet på utbetalingsanvisning. Tilsvarende informasjon som vist her blir også lagret på hvert tilsagn eller hver søknad. 1.6 KRD-rap For produksjon av årsrapport og halvårsrapport klikk på knappen [KRD-rap.] i hovedbildet. Før produksjon av rapport anbefaler vi deg å lukke samtlige vinduer åpne internt i. Vi beskriver her kort rutine for produksjon av årsrapport og halvårsrapport. Begge rapportene er lik i utseende men vil inneholde forskjellig data basert på følgende regler: i halvårsrapporten vil kun budsjettområder registrert i perioden 01.01-30.06 være inkludert i halvårsrapporten vil kun tilsagn med positivt tilsagnsbeløp registrert i perioden 01.01-30.06 være inkludert i halvårsrapporten vil kun tilbakeføring på tilsagn registrert i perioden 01.01-30.06 være inkludert i halvårsrapport vil tittel i rapport være "Halvårsrapport 2004..." Veiviser for produksjon av årsrapport For produksjon av årsrapport utfør følgende rutine: lukk alle åpne vinduer internt i programmet klikk på [KRD-rap.] i hovedvinduet, som åpner veiviser vist under
22 som standard er valg for type rapport satt til "Årsrapport (standard)" for produksjon av halvårsrapport, klikk på valget "Halvårsrapport pr.30.06" klikk deretter på knappen [Neste] som åpner bilde tilsvarende under Merk rapporteringspliktige rammer merk aktuelle rammer som skal rapporteres til KRD som standard er alle rapporteringspliktige rammer merket rammer som er registrert som "Avsluttet" i rammeregisteret, vil ikke vises i listen ovenfor klikk deretter på knappen [Neste] som åpner bilde tilsvarende under
Brukermanual 23 Målmappe for lagring av årsrapport spesifiser i hvilken mappe årsrapporten skal lagres lokalt på din maskin eller på en server, merk følgende: mappen du angir må eksistere du må ha "skrivetilgang" til mappen ellers vil feilmelding oppstå under produksjon av rapport klikk deretter på knappen [Neste] som åpner bilde tilsvarende under Informasjon om avsender skriv inn ditt navn og epostadresse vennligst sjekk at epostadressen er korrekt skrevet kvittering på mottak av årsrapport hos mottaker, blir automatisk sendt til spesifiserte adresse
24 velg status for rapport med status "Reell årsrapport.." blir rapporten behandlet i mottaksapparatet som en endelig innsendt årsrapport med status "Test rapport..." blir rapporten "forkastet" i mottaksapparatet informasjon vist i rammen "Status for overføringsmetoder" indikerer hvilke automatiske metoder for innsendelse av årsrapport som synes å være tilgjengelig, dersom "brannmur" hindrer programmet å sende via SMTP eller FTP må rapport sendes manuelt via ordinært epost program som filvedlegg klikk deretter på knappen [Neste] som åpner bilde tilsvarende under Ny årsrapport produsert og klar for innsendelse i bildet ovenfor får du informasjon om navn og mappe til følgende: (felt med hvit bakgrunn) navn på Excel fil som kan åpnes direkte i Excel (felt med gul bakgrunn) navn på årsrapportfilen som skal sendes til KRD klikk på knappen [Excel] for å åpne Excel filen i Excel du må ha Microsoft Excel 2000 eller senere versjon for å kunne åpne filen ta kontakt med oss om du ikke kan se årsrapporten i Excel, vi kan konvertere filen til et eldre Excel format og sende i retur klikk på knappen [Utforsker] for å åpne Windows Utforsker i mappen hvor årsrapport er lagret, for mer informasjon om manuell innsendelse fra utforsker klikk her klikk på "den lille knappen" bak felt med gul bakgrunn for å kopiere hele filnavn med mappe til utklippstavle, du kan da benytte "lim-inn" under spesifikasjon av filvedlegg i ditt ordinære epostprogram under manuell innsendelse klikk deretter på knappen [Neste] som åpner bilde tilsvarende under Årsrapport sendt og veiviser ferdig
Brukermanual 25 under innsendelse av årsrapporten vil det dukke opp noen "status vinduer" med informasjon om sending dersom det dukker opp feilmelding under innsendelse må du sende rapporten manuelt dersom innsendelse er vellykket vil det bli sendt kvittering i retur på din epostadresse 1.7 System Vi har samlet alle "oppslagsregistre" under knappen [System] på hovedbildet. Fra denne menyen får du tilgang til ulike registre for innlegging av alt fra rapporteringskategorier til nye brukere med passord. Kun brukere med spesiell tilgang kan gjøre endringer her. Nasjonale koder (KRD) Kommentarer: verdier for nasjonale koder er definert av KRD og kan ikke endres lokalt Regionale koder
26 Kommentarer: verdier for regionale koder defineres lokalt i fylket regionale formål kan både benyttes som utdyping av hovedformål eller som alternative regionale formål Administrative koder Kommentarer: Systemrutiner Kommentarer: rutiner for sikkerhetskopiering/tilbakekopiering vil normalt ikke bli benyttet da alternative rutiner eksisterer i fylket Internett
Brukermanual 27 Kommentarer: 1.8 Skreddersøm Vi dokumenterer her funksjonalitet i utviklet spesifikt og på oppdrag for enkelt fylker. Funksjonaliteten beskrevet her må eksplisitt aktiveres i programmet av det enkelte fylket. Brukerdokumentasjon på skreddersøm Klikk på lenke under for beskrivelse av skreddersøm for ditt fylke. Implementert i versjon v2004.11 v2004.09c v2004.02 v2006.02c Skreddersøm for fylke Finnmark Tromsø Hordaland Nordland Generelt om aktivering av skreddersøm Rutiner for aktivering og oppsett av skreddersøm er lokalisert under programoppsett som vist på bildet under. Gå til fane "Skreddersøm"
28 Skriv inn passord for ditt fylke Klikk på [Åpne skreddersøm] 1.8.1 Finnmark Vi dokumenterer her skreddersøm for Finnmark implementert oktober/november 2004. Innholdsfortegnelse Oppsett og aktivering Beskrivelse av skreddersøm for Finnmark Generelt om ny mål-/resultatstruktur Registrering av indikator Registrering av milepæl Utskrift med mål-/resultatinformasjon Oppsett og aktivering Skjermbilde for aktivering og oppsett av skreddersøm for Finnmark er vist under. Bildet under er lokalisert under programoppsett som forklart her. Beskrivelse skreddersøm Finnmark Vi beskriver her de endringer som er utført i programmet for å muliggjøre mer fleksibel mål- og resultatstyring. Bildet under viser fanen "Mål og resultat" for ett tilsagn og viser hvordan mål med milepæler vises i programmet.
Brukermanual 29 Generelt om ny mål-/resultatstruktur Vi forklarer her i korte trekk egenskaper ved ny mål-/resultatstruktur: målindikatorer som registreres til et tilsagn er delt inn i to hovedtyper: resultatmål: er knyttet til den konkrete effekten av tiltaket prosessmål: er knyttet til "læring" i organisasjon og nettverk det kan registreres et uendelig antall resultatmål og prosessmål for hver målindikator kan det registreres et uendelig antall milepæler en milepæl består av en beskrivelse med tidsangitt planlagt status og tidsangitt oppnådd status Registrering av mål-/resultatindikator på et tilsagn Beskriver her hvordan du legger inn mål-/resultatindikator på et tilsagn. Som vist på bildet ovenfor er rutinene lokalisert på endringsbildet for et tilsagn og under fanen "Mål og resultat". Legg inn mål-/resultatindikator: klikk høyre musetast i listeboksen for å åpne meny klikk på menyvalget "Ny indikator"
30 fyll ut data som beskriver indikator og klikk [OK] for å lagre når feltet under rammen "Milepæl" er avkrysset får du anledning til umiddelbart å legge inn en milepæl knyttet til indikator, alternativt må milepæler registrere i etterkant Registrering av milepæler Beskriver her hvordan du legger inn milepæler knyttet til en mål-/resultatindikator. Det kan registreres et uendelig antall milepæler. Legg inn milepæl: klikk høyre musetast i listeboksen på aktuell mål-/resultatindikator du ønsker å knytte milepæler til klikk på menyvalget "Ny milepæl" fyll ut data for milepæl og klikk [OK] for å lagre registrerte milepæl blir knyttet til valgte målindikator og presenteres i en trestruktur
Brukermanual 31 merk: datofeltet som vises for en milepæl er avhengig av hvilke datofelter som har fått verdi, rekkefølgen er: resultatdato->plandato->registreringsdato merk: rekkefølgen for milepælene er bestemt av rekkefølgen de ble registrert Ny rapport som viser mål-/resultatindikatorer I tilsagnsregisteret er det laget en ny rapport som viser informasjon om mål-/resultatindikatorene i et tekstbasert format. Starte rapport med informasjon om mål-/resultatindikatorer: klikk på knappen [Skriv ut] i tilsagnsregisteret klikk på menyvalget "Tilsagnsliste - mål med milepæler" Et utsnitt av rapporten er vist under. 1.8.2 Hordaland Vi dokumenterer her skreddersøm for Hordaland Fylkeskommune implementert i februar 2004. Oppsett og aktivering Skjermbilde for aktivering og oppsett av skreddersøm for Finnmark er vist under. Bildet under er lokalisert under programoppsett som forklart her.
32 Klikk på [Aktiver tema struktur for merknadsfelt] for å aktivere funksjonalitet med tema struktur på merknadsfeltet på tilsagn/søknad. Klikk på [Sett standard tekst] for å legge inn standard tekst spesifisert i mottatt dokument. Tekst kan endres i etterkant etter behov. Klikk på [Aktiver bruk av andre ledetekster knyttet til resultatindikatorer] for å benytte ledetekst som "Produkt indikator" og "Effekt indikator" Funksjonalitet knyttet til egenskapene ovenfor er forklart nærmere i de to neste kapittel. Tema struktur i merknadsfelt Når tema struktur er aktivert for merknadsfelt betyr det følgende: Under registrering av tilsagn/søknad vises siden med merknad som med tema som vist på siden under. Ledetekst for hvert tema er som angitt under oppsett. Ved utskrift av rapporten "Tilsagnsbrev" vises merknaden som vist på eksempel under.
Brukermanual 33 For endring i tema feltet "RUP koordinator si vurdering med avslag/tilråding" må bruker være definert som "RUP Koordinator". Denne tilgangen markeres som normalt for en bruker i bruker-/passordregisteret. Brukere uten denne rettigheten kan lese innhold i tema men ikke utføre noen endringer. Konvertering av eksisterende merknad første gang Når funksjonaliteten med tema struktur aktiveres vil eksisterende tekst for hvert tilsagn/søknad alltid kun vises i det første feltet (evt. første og andre om det er mye tekst). Dere må da manuelt "klippe-og-lime" tekst til de andre temaene. Alternative ledetekster for resultatindikatorer Ved aktivering av "Aktiver bruk av andre ledetekster knyttet til resultatindikatorer" vil ledetekster på fanen "Mål og resultat" bli noe endret for både tilsagn og søknad. Denne funksjonaliteten forandrer kun ledetekster på to skjermbilder, det er mao. ingen andre programmessige endringer knyttet til funksjonen. Fanen "Mål og resultat" vises på skjerm tilsvarende som eksempel under. Istedet for fem rader med resultatindikatorer er dette nå delt inn i: tre rader med produkt indikatorer to rader med effekt indikatorer For øvrig fungerer konseptet med "indikator" identisk som tidligere.
34 1.8.3 Tromsø Vi dokumenterer her skreddersøm for Tromsø implementert september 2004. Oppsett og aktivering Skjermbilde for aktivering og oppsett av skreddersøm for Finnmark er vist under. Bildet under er lokalisert under programoppsett som forklart her. Beskrivelse av skreddersøm funksjonalitet Funksjonene under kan kun aktiveres under skreddersøm for Tromsø. Feltene RUP og Innsatsområder er inkludert i diverse rapport og vises i tilsagnsregister/søknadsregister m.m. Sorteringsmulighet i tilsagnsregister og rapporter på saksnummer og saksbehandler Utvidet utvalgsfunksjonalitet i tilsagnsregisteret med feltet RUP (Regionalt UtviklingsProgram). I tillegg er det utført tilretteleggende arbeid for å forenklere dokumentproduksjon for lagring i internt dokumenthåndteringssystemet. Beskrivelse av andre endringer Noen endringer som ble utført i forbindelse med utvikling av skreddersøm for Tromsø, er gjort tilgjengelig for alle brukere da endringene representerer generell forbedring av programmet. forbedret fletterfunksjonalitet med Word med bl.a. flere nye feltkoder: nye feltkoder: RAMME, BUDSJETTOMRÅDE, INNSATSOMRÅDE, RUP, HOVEDKATEGORI, DUSONE, REGIONALFORMÅL, MÅLGRUPPER, MILJØ, REISELIV, UNGDOM, KVINNER, SØKNADSDATO, AKSEPTDATO, SVARFRISTDATO, for enkelte tekstfelter er det mulig å konvertere til store bokstaver ved å legge på tegnet "^" etter feltnavn, dette gjelder feltene: RAMME^, BUDSJETTOMRÅDE^, INNSATSOMRÅDE^, RUP^, MOTTAKERNAVN^, PROSJEKTBESKRIVELSE^, PROSJEKTNAVN^ endret maldokumentet "allefeltkoder.doc" med bedre struktur og presentasjon av alle feltkodene innlagt eksempel med "prosjektfinansiering" som også inkluderer medfinansiører, denne kan evt. kopieres til egne dokumenter
Brukermanual 1.8.4 Nordland Vi dokumenterer her skreddersøm implementert for Nordland vinter 2005/2006. Innholdsfortegnelse Kort beskrivelse av skreddersøm for Nordland Oppsett og aktivering Definere fylkesplan for Nordland Definere rapporteringsprofil Registrere resultatverdier på tilsagn Kort beskrivelse av skreddersøm for Nordland Tilpasninger for Nordland er i hovedsak følgende: nytt konsept for mål-/resultatstyring tilpasning av registreringsbildet for tilsagn til fylkesspesifikk informasjon ekstra felt for spesifikasjon av budsjett Det nye konseptet for mål-/resultatstyring er en egendefinert standardisering av mål-/ resultatstyring som vist på skjermbildet under. 35
36 Egenskaper ved mål-/resultatopplegg: resultatparametrene er delt i kvalitative og kvantitative indikatorer verdier kan angis for en periode på 5 år for å ivareta historikk det angis forhåndsdefinerte verdier for de kvalitative indikatorene det angis tall/tekst som verdier for de kvantitative indikatorene det kan legges inn flere rapporteringsprofiler med ulike sett av kvalitative/kvantitative indikatorer systemadministrator definerer selv rapporteringsprofilene Skjermbildet for innlegging av tilsagn er tilpasset Nordlands eget programopplegg som vist på skjermbildet under.
Brukermanual 37 Beskrivelse av skjermbildet ovenfor: viser side 1 under innlegging av tilsagn egne felter for innlegging av fylkes spesifikk informasjon som FPL, KIRI, UPN og Gjennomgående perspektiv i FPL. innlegging av budjettoppstilling (helt uavhengig "Finansieringsplan", kun rent informasjonsfelt) I tillegg er det gjort endringer i programmet som viser de fylkes spesifikke feltene i tilsagnsregister og rapporter. Oppsett og aktivering Skjermbildet for oppsett og aktivering av skreddersøm for Nordland er vist under. Utfør følgende for å åpne skjermbildet for Nordland: klikk på hovedknappen [System] på menylinjen gå til menyvalg "Systemrutiner -> Skreddersøm" legg inn passord for Nordland kryss av felt vist ovenfor for å aktivere skreddersøm for Nordland Definere fylkesplan for Nordland Fylkesplan for Nordland må manuelt legges inn i programmet. I programmet representerer fylkesplan de verdier det er mulig å velge på et tilsagn når det gjelder feltene: FPL, KIRI, UPN og Gjennomgående perspektiv i FPL.
38 Skjermbildet for innlegging av fylkesplan er lokalisert som angitt under: klikk på hovedknappen [System] på menylinjen gå til menyvalg "Regionale koder -> Fylkesplaner Nordland" Du vil da komme inn i et standard register for administrasjon av poster som vist under. Definere rapporteringsprofil Etter avtale med Nordland er det lagt inn en "standard" rapporteringsprofil som skal benyttes på alle tilsagnene. Viser skjermbildet for innlegging av rapporteringsprofiler under. Skjermbildet for innlegging av rapporteringsprofiler er lokalisert som angitt under: klikk på hovedknappen [System] på menylinjen gå til menyvalg "Regionale koder -> Rapporteringsprofiler"
Brukermanual 39 Egenskaper knyttet til rapporteringsprofil: en rapporteringsprofil må ha et unikt navn kalt "Profiltype" det kan legges inn en beskrivende tekst som definerer målsetting for rapporteringsprofil, vises også på tilsagnsskjermbildet de kvalitative indikatorene legges inn i et tekstfelt hvor hver indikator er adskilt med linjeskift (ENTER) de kvantitative indikatorene legges inn i et tekstfelt hvor hver indikator er adskilt med linjeskift (ENTER) Registrere resultatverdier på tilsagn Innlegging av resultatverdier på et tilsagn utføres på registreringsbildet for tilsagn og normalt når nytt tilsagn opprettes. Under opprettelse av nytt tilsagn må du velge hvilken rapporteringsprofil som skal benyttes. Klikk på knappen angitt på bildet under for å knytte rapporteringsprofil til tilsagnet. Når rapporteringsprofil er valgt, vil definerte indikatorer vises i listeboksene for h.h.v. kvalitative og kvantitative. Du kan nå begynne å legge inn resultatverdier på aktuelle indikatorer. Klikk på knappen [Endre kvalitative verdier] eller [Endre kvantitative verdier] for innlegging av respektive verdier. Endre kvalitative verdier Klikk på knappen [Endre kvalitative verdier] for å legge inn kvalitative verdier. Du vil nå komme inn på et skjermbilde tilsvarende vist under.
40 Egenskaper ved skjermbildet vist ovenfor: angi hvilket år du ønsker å registrere for du kan totalt registrere verdier for fem år (tilsagnsåret + 4 år) klikk på felt for aktuell indikator og velg en av fem forhåndsdefinerte verdier klikk på knappen [OK] for å lagre verdiene på tilsagnet Endre kvantitative verdier Klikk på knappen [Endre kvantitative verdier] for å legge inn kvantitative verdier. Du vil nå komme inn på et skjermbilde tilsvarende vist under. Egenskaper ved skjermbildet vist ovenfor: angi hvilket år du ønsker å registrere for du kan totalt registrere verdier for fem år (tilsagnsåret + 4 år) gå til felt for aktuell indikator og skriv inn alfanumerisk verdi klikk på knappen [OK] for å lagre verdiene på tilsagnet