KARMØY KOMMUNE Utvalg: Partssammensatt utvalg Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Møtedato: 05.03.08 Tid: Kl. 18.00 MØTEINNKALLING Eventuelle forfall må meldes til møtesekretær på telefon 52 85 74 19/21. Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Type Tittel 5/08 08/265 ÅRSMELDING FOR PERSONALAVDELINGEN 2007 6/08 07/1803 RETNINGSLINJER FOR VARSLING 7/08 08/368 REFERATLISTA Karmøy rådhus, 27.02.08 Didrik Ferkingstad (s) leder Wenche Håvik personalsjef
Sak 5/08 ÅRSMELDING FOR PERSONALAVDELINGEN 2007 Saksbehandler: Wenche Håvik Arkiv: 151 &14 Arkivsaksnr.: 08/265 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 5/08 Partssammensatt utvalgl 05.03.08 Forslag til vedtak: Partssammensatt utvalg tar årsmeldingen fra personalavdelingen til orientering. Side 2 av 11
Sak 5/08 SAKSFRAMSTILLING Personalavdelingen omfatter personalkontoret, lønningskontoret, kantina, HMS-kontoret og servicetorget. Gjennomsnittlig sykefravær for hele personalavdelingen i 2007 var 6,3%. Personalkontoret Personalkontoret har ansvar for kommunens lærlingearbeid, pensjon og forsikring for ansatte, overordna arbeid innen attføring og IA(Inkluderende Arbeidsliv), tverretatlig opplæring og kompetanseutvikling, organisasjonsutvikling og forhandlinger med arbeidstakerorganisasjonene. I 2007 har det vært mye fokus på rekrutteringsutfordringene vi har og vil møte i årene fremover. Videre utføres rådgiving overfor etatene både i generelle saker og i enkeltsaker, samt et utstrakt samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene. Det er utarbeidet og vedtatt en Arbeidsgiverstrategi mot 2020 som i tillegg til strategi og tiltaksplan for å rekruttere og beholde arbeidstakere, har fokus på effektiv og synlig ledelse og på kommunens omdømme. Opplæring/kompetanseutvikling Personalavdelingen utarbeider og arrangerer hvert år kompetansehevende tiltak med målgruppe på tvers av etatene. I 2007 ble det gitt opplæring innen informasjonsteknologi (IT), verne-og miljøarbeid, inkluderende arbeidsliv (IA), personlig effektivitet (PEP), spesialarkiv, saksbehandling, offentleglova, innkjøp, instruktærkurs innen fagopplærling og AKAN for unge. Ellers er gjennomført introduksjonskurs for nyansatte og temadag/inspirasjonsdag om arbeidsmiljø med mange deltakere fra hele organisasjonen. Det er vidkere gjennomført tema-/opplæringsdager for lederne med fokus på samhandling, stresshåndtering og konfliktløsning. Verdensdagen for psykisk helse ble markert med en konferansedag med Finn Skårderud som foredragsholder. Lærlinger Karmøy kommune er godkjent lærebedrift i 12 forskjellige fag. Det var totalt 47 lærlinger i 2007, fordelt på første og andre års lærlinger. 20 lærlinger i omsorgsarbeiderfaget, 20 i barneog ungdomsarbeiderfaget, 1 aktivitør, 2 institusjonskokker, 1 kontorfag lærling og 3 lærlinger innen serviceelektronikerfaget. Tall fra Rogaland fylkeskommune viser en nedgang på ungdom som søker helse og sosialfag. I Karmøy kommune hadde vi 8 omsorgslærlinger i 2006 og 12 stk. i 2007. Dette viser en økning hos oss. For å være i forkant av det økte behovet for spesielt helsefagarbeidere, har det vært gjort et informasjonsarbeid på Åkra videregående og alle ungdomskolene. Det ble informert om hvilke opplæringsfag/yrker Karmøy kommune kan tilby og hvor vi trenger mest arbeidskraft i tiden fremover. I 2006 ble lærlingearbeidet i sin helhet organisert via den enkelte etat hvilket ga en del utfordringer, noe som også ble kommentert i fjorårets årsmelding. I 2007 ble det helhetlige og overordnede arbeidet med lærlinger tilbakeført personalavdelingen. Tilbakemeldingene både fra interne og eksterne aktører er at dette grepet har vært positivt. Side 3 av 11
Sak 5/08 Velferd I juni ble det arrangert stor sammenkomst med markering av årets jubilanter. Totalt 55 jubilanter med 25 og 35 års samlet tjeneste i kommunen var sammen med følge, også dette året invitert til middag med overrekkelse av gaver og gavekort. Ellers brukes en del av velferdsmidlene på leieavtale for en hytte i Nedstrand. Denne har også i 2007 vært meget populær blant de ansatte. I helgene var hytten i bruk hele året, mens det i sommermånedene var fullt belegg hele ukene. Det er arbeidsmiljøutvalget som fordeler de årlige velferdsmidlene. I tillegg til ovenstående ble en stor del av velferdsmidlene bruk til sammenkomster/juleavslutning for ansatte, samt tilskudd til bedriftskunstforening og bedriftsidrett. Attføring Sykefraværsoppfølging Kommunen har gode rutiner og verktøy for sykefraværsoppfølging, og det blir gjort mye godt oppfølgingsarbeid på den enkelte arbeidsplass. En del av dette vil framkomme i kommunens IA-rapportering. I 2007 ble det fra myndighetenes side innført en del nye virkemidler som skulle bidra til å få sykemeldte raskere tilbake i arbeid og dermed bidra til reduksjon i sykefraværet. Det ble lagt enda sterkere press på arbeidsgivers ansvar for oppfølging og tilrettelegging av sykemeldte arbeidstakere og for arbeidstakere som står i fare for å bli sykemeldt. Det ble fokus og presisering av aktivitetsplikten for sykemeldte. Fristen for utarbeiding av individuell oppfølgingsplan ble redusert fra 8 til 6 uker. Fra 01.03.07 ble det innført en lovpålagt ordning med dialogmøter: Arbeidsgiver er ansvarlig for å innkalle til dialogmøte med arbeidstaker innen 12 ukers sykemelding. Her møter leder, den sykemeldte, bedriftshelsetjeneste og evt. lege/sykemelder. Karmøy var blant de første kommunen i Rogaland til å lage interne rutiner for gjennomføring av dialogmøtene. Hensikten med dialogmøter er å få mer målrettet oppfølging og raskere avklaring av den sykemeldtes muligheter for tilbakeføring i arbeid. Attføringsutvalg Attføringsarbeidet er organisert med 3 etatsvise (lokale) attføringsutvalg og 1 overordnt tverretatlig (sentralt) attføringsutvalg. Sentralt attføringsutvalg består av 5 faste medlemmer; attføringskonsulent, bedriftssykepleier, lege og 2 arbeidstakerrepresentanter. Dessuten deltar saksbehandler fra NAV Karmøy trygd og Nav Karmøy arbeid. I 2007 hadde utvalget 10 møter. Lokale attføringsutvalg består av 3 faste medlemmer representant for etatsjef, personalkonsulent og arbeidstakerrepresentant. Totalt 75 saker (enkeltpersoner) har vært drøftet i attføringsutvalgene i løpet av året. 34 saker er avslutta i løpet av året. For 22 av de avslutta sakene er det funnet interne løsninger, de resterende arbeidsforhold er avviklet. Side 4 av 11
Sak 5/08 Inkluderende arbeidsliv - IA Karmøy kommune inngikk Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv fra 30.10.02 med varighet tom 31.12.05. Avtalen er forlenget ut 2009. Av IA-arbeid som foregår i organisasjonen kan nevnes HMS/IA-grupper, rullering av målsettinger/ handlingsplaner, arbeidsmiljøkartlegginger, arbeidsplassvurderinger, prosjektarbeid, sykefraværsoppfølging, oppfølging av gravide, seniortiltak, bruk av virkemidler osv. Ansvar for opplæring/informasjon om sykefraværsoppfølging og IA-arbeid ligger på flere plan. Den enkelte leder er ansvarlig for opplæring/informasjon i egen avdeling. Det er opprettet HMS/IA-grupper på avdelings-/etatsnivå. Disse er også viktige medspillere i opplærings-/informasjonsarbeidet. Dessuten har personalavdelingen både etatsvis og sentralt ansvar for større tiltak. Nyheter og presiseringer om IA-arbeid og sykefraværsoppfølging legges fortløpende på intranett. Alle ledere med personalansvar rapporterer status fra egen arbeidsplass 2 ganger årlig. Rapporten gir bl.a. oversikt over sykefravær, oppfølging, arbeidsrelatert fravær, planlagte/iverksatte tiltak og bruk av virkemidler. Arbeidsplasser med mer enn 8% sykefravær må spesielt belyse og konkretisere årsaksforhold og tiltak. Det rapporteres også om seniortiltak, arbeidsmiljøkartlegginger, arbeidstakere som slutter m.m. Tilretteleggingstilskudd Tilretteleggingstilskudd er et rammetilskudd som er forbeholdt IA-bedrifter. Tilskuddet skal være en kompensasjon for arbeidsgivers merutgifter/merinnsats i forbindelse med konkrete tilretteleggingstiltak. Det kan også brukes forebyggende. I 2007 fikk vi tilført ca 850.000 i tilretteleggingstilskudd fra NAV. Dette er et mye større beløp enn vi noen gang har fått. I 2006 fikk til til sammenligning ca 380.000. Inkludert i totalbeløpet for 2007 utgjør tilskuddet til gravide ca 220.000. Utfordringer ved bedriftsintern attføring er å finne egnede, ledige stillinger som passer den enkeltes kompetanse og funksjonsevne, samt finne rom for tilrettelegging på arbeidsplassene Vi er blitt bedre på tidlig oppfølging/medvirkning og får raskere avklaring på sakene, men dette er et område vi må ha stadig fokus på og hvor vi stadig kan bli bedre. Selv om målsettingen for nedgang i sykefraværet ikke er nådd viser arbeidet vårt at vi faktisk klarer å hindre at en del arbeidstakere må forlate arbeidslivet. Lønningskontoret 2007 har vært et travelt år driftsår med stor utskifting av ansatte med derav følgende fokus på og behov for opplæring. Lønningskontoret forestår all utlønning for kommunen og alt arbeid med sykelønnsrefusjon. All punsjing av timelister foregår i dag på lønningskontoret. Det er høsten 2007 arbeidd med et prosjekt med elektronisk registrering av timelister for helse-og sosialetaten og skoleetaten, og derav direkte overvelting av data til lønnssystemet. Arbeidet sluttføres i 2008. HMS-kontoret Side 5 av 11
Sak 5/08 HMS-kontoret har 1,6 årsverk for bedriftssykepleiere og 0,2 årsverk for IK-koordinator. I tillegg er lege med spesialitet innen arbeidsmedisin tilknyttet kontoret på timebasis. I dag er ca 500 av kommunens ansatte omfattet av ordningen med lovpålagt HMS-tjeneste. HMS-kontoret bruker mesteparten av tiden på de lovpålagte gruppene som hovedsakelig er utearbeidere i teknisk etat, renholdere, brannvesen, nattevakter i omsorgstjenesten. Ansatte i brann-og redningsvesenet har en tettere oppfølging med egne rutiner for helsekontroller regulert utfra veiledningen for røyk-og kjemikaliedykkere. De som arbeider med avløp har helsekontroll hvert annet år. De øvrige har helsekontroll hvert tredje år. Som en følge av IA-avtalen blir bedriftshelsetjenesten nå også benyttet av de arbeidsplassene som ikke har lovpålagt HMS-tjeneste. Ikke direkte i form av helsekontroller, mer i forbindelse med sykefraværsoppfølging, forebyggende sykefraværsarbeid og tilrettelegging av arbeidsplasser. Arbeidsoppgavene som følger av et utvidet IA-arbeid og dialogsamtaler (jfr. avsnittet under attføring) har medført en betydelig økning av arbeidsoppgaver. En nærmere vurdering av hva som er mulig innen dagens ressurser vil derfor måtte tvinge seg fram. Andre oppgaver som tilligger/blir utført av bedriftssykepleierne er AKAN-arbeid, arbeidsmiljøkartlegging, arbeidsplassvurdering, vaksinering med mer. HMS-kontoret har ansvar for gjennomføring av HMS-opplæring. Bedriftssykepleierne har ellers laga opplegg for og gjennomfører kursing innen ulike emner som førstehjelp, mobbing i arbeidslivet, ryggskole, røykeslutt og stress/utbrenthet. Servicetorg Servicetorget utfører et bredt spekter av kunderelaterte oppgaver. Av totalt antall henvendelser til servicetorget utgjør besøkende ca 30%. I 2006 åpnet kommunen nye internettsider og i 2007 ble kommunens nye extranettsider åpnet. Det er lagt ned et betydelig arbeid i å gjøre nettsidene så brukervennlige og gode som mulig. Internettsidene fikk i 2007 (som i 2006) 5 stjerner i kåringen som Norge.no gjennomfører. Vi kom på 13.plass blant landets kommunale nettsider og ble best i Rogaland. Det jobbes kontinuerlig med å forbedre tjenetsetilbudet på nettstedet slik at kundene kan betjene seg selv i større og større grad. Karmøy kommune kom ellers best ut av rogalandskommunene i en landsomfattende serviceundersøkelse som Forbrukerrådet gjennomførte, og på hederlige 7.plass i landssammenheng. Personalsjefen i Karmøy Wenche Håvik sign. Side 6 av 11
Sak 6/08 RETNINGSLINJER FOR VARSLING Saksbehandler: Wenche Håvik Arkiv: 007 &00 Arkivsaksnr.: 07/1803 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 6/08 Partssammensatt utvalg 05.03.08 6/08 Arbeidsmiljøutvalget 05.03.08 Forslag til vedtak: Partsammensatt utvalg vedtar utarbeidd forslag til retningslinjer for varsling. Side 7 av 11
Sak 6/08 SAKSFRAMSTILLING Fakta/saksopplysninger: Bakgrunn for saken Nye lovbestemmelser om varsling trådte i kraft 1.januar 2007. Bestemmelsene lovfester retten til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten, og gir arbeidstakerne vern mot gjengjeldelse. Arbeidsgiver skal legge til rette for intern varsling, jfr. Aml. 3-6. Kommunestyret vedtok nye Etiske retningslinger for ansatte i Karmøy kommune den 25.09.07. Den nye bestemmelsen i arbeidsmiljøloven om retten til varsle om kritikkverdige forhold, er nevnt i dette reglement punkt 2.3. Retninglinjene for varsling som nå er utarbeidd omhandler bl.a. varslingskanaler, samt fremgangs-måte og behandling av varslede forhold. Retningslinjene for varsling skal bidra til å styrke ytringsfriheten i ansettelsesforholdet og skal fremme åpenhet, samt bidra til et godt ytringsklima i virksomheten. Lovbestemmelsene. Bestemmelsene i arbeidsmiljøloven har følgende ordlyd: 2-4 Varsling av kritikkverdige forhold i virksomheten (1) Arbeidstaker har rett til å varlse om kritikkverdige forhold i virksomheten. (2) Arbeidstakers fremgangsmåte skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. (3) Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen. 2-5 Vern mot gjengjeldelse ved varsling (1) Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med 2-4 er forbudt. Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse i strid med første punktum, skal det legges til grunn at slik gjengjeldelse har funnet sted hvis ikke arbeidsgiveren sannsynliggjør noe annet. (2) Første ledd gjelder tilsvarende ved gjengjeldelse mot arbeidstaker som gir til kjenne at retten til å varsle etter 2-4 vil bli brukt, for eksempel ved å fremskaffe opplysninger. (3) Den som er blitt utsatt for gjengjeldelse i strid med første eller andre ledd, kan kreve oppreisning uten hensyn til arbeidsgivers skyld. Oppreisningen fastsettes til det beløp som retten finner rimelig under henyn til partenes forhold og omstendighetene for øvrig. Erstatningen for økonomisk tap kan kreves etter alminnelige regler. 3-6 Plikt til å legge til rette for varsling Arbeisgiveren skal, i tilknytning til det systematiske helse-miljø og sikkerhetsarbeidet, utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med 2-4, dersom forholdene i virksomheten tilsier det. Side 8 av 11
Sak 6/08 Saksorientering Ytringsfriheten som er utledet av grunnlovens 100 gir ansatte rett til å uttale seg kritisk om forhold i virksomheten de jobber i. Politiske og faglige ytringer regnes ikke som varsling etter bestemmelsene i Arbeidsmiljøloven, men er regulert gjennom vernet i Grunnloven 100 med de begrensninger som følger av den ulovfestede lojalitetsplikten og regler om taushetsplikt m.v. Et ytringsklima som er åpent for frie og kritiske ytringer, vil være et virkemiddel for Karmøy kommune som arbeidsgiver til å kunne avdekke og ordne opp i eventuelle misligheter og andre kritiske forhold. Arbeidsmiljølovens 2-4 slår fast at arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Kritikkverdige forhold er brudd på lovverket eller brudd på interne regler. Verneombudet har en særskilt varslingsplikt for forhold som kan medføre ulykke eller helsefare etter Aml. 6-2 tredje ledd, helsepersonell har også en slik varslingsplikt som gjelder for pasienters sikkerhet etter helse- personelloven 17. Varsling skal skje på en forsvarlig måte: Varsling må skje i henhold til gjeldende regler om taushetsplikt. Varsling i samsvar med Karmøy kommunes rutiner om varsling vil alltid være forsvarlig fremgangsmåte. Varsling til verneombud eller tillitsvalgt vil alltid være forsvarlig fremgangsmåte. Varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter vil alltid være forsvarlig fremgangsmåte. I kravet til forsvarlighet ligger at det skal foretas en avveining mellom hensynet til arbeidstakers ytringsfrihet og arbeidsgivers interesser, herunder krav på en viss loljalitet fra arbeidstakers side. Hensynet til ytringsfriheten skal veie tyngst, og det skal mye til for at ytringsfriheten skal vike. Vurderingstema er hvorvidt arbeidstaker har saklig grunn for kritikken og om arbeidstaker har tatt tilbørlig hensyn til arbeidsgivers og virksomhetens legitime interesser med hensyn til måten det varsles på. Arbeidstaker skal være i aktsom god tro om at det faktisk foreligger kritikkverdige forhold dette innebærer at en arbeidstaker ikke skal gå ut med grunnløse eller svakt funderte påstander. Offentlige tilsynsmyndigheter kan være politiet, arbeidstilsynet, datatilsynet, helsetilsynet, mattilsynet med mer. Ansatte kan også varsle arbeidstilsynet anonymt om forhold som er i strid med Arbeidsmiljøloven. I følge Aml 18-2 skal da melders navn holdes hemmelig også for den anmeldte, altså arbeidsgiveren. Arbeidsmiljølovens 2-5 omhandler at den som varsler forsvarlig har et generelt vern mot gjengjeldelse. Ansatte som tar opp kritikkverdige forhold på en forsvarlig måte skal ikke bli utsatt for negative reaksjoner i forhold til arbeidsoppgaver, lønn, hersketeknikker, mobbing eller utfrysing. Dette innebærer ikke at arbeidsgiver ikke kan komme med motytringer, men arbeidsgivers reaksjon må ikke ha karakter av trakassering. Arbeidsmioljølovens 3-6 sier noe om at arbeidsgivers plikt til å legge forholdene til rette for varsling. Side 9 av 11
Sak 6/08 Utarbeidelsen av disse retningslinjene for varsling skal være med å legge forholdene til rette. Når retningslinjene er vedtatt vil det bli utarbeidet eget skjema for intern varsling, samt eget skjema for intern oppfølging/behandling av varselet. Melding/varsel om kritikkverdige forhold registreres som andre dokumenter og behandles ellers i henhold til gjeldende lovverk, jfr. forvaltningslov, offentlighetlov og personopplysningslov. Forslaget til retningslinjer ble sendt arbeidstakerorganisasjonene den 8.februar og foreløpig drøftet på møte med hovedtillitsvalgte den 14.februar. Eventuelle endringsforslag ble bedt sendt skriftlig til personalsjefen innen fastsatt uttalefrist den 22.februar. Personalsjefen har ikke mottatt noen skriftlige endringsforslag. Saken behandles i Arbeidsmiljøutvalget for tilråding før endelig behandling i partssammensatt utvalg. Personalsjefen i Karmøy, 26.02.08 Wenche Håvik sign. Side 10 av 11
Sak 7/08 REFERATLISTA Saksbehandler: Elin Davidsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 08/368 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 7/08 Partssammensatt utvalg 05.03.08 1. Møtereferat heltid/deltid 19.02.08 2. Møtereferat heltid/deltid 30.01.08 3. Spørreundersøkelse aktiv seniorpolitikk Side 11 av 11