Hjartdal kommune Kontrollutvalet Møteinnkalling Hjartdal kontrollutval Signe Nordbø Lonar Dagleg leiar i Russmarken VA AS, Knut Olsen. Dato: 02.09.2015, kl. 9:00 12:00 Møtestad: Kommunehuset, kommunestyresalen Arkivsak: 15/09841 Arkivkode: 033 Forfall meldas til Øystein Bergh, tlf 976 46 606, epost: oystein.bergh@temark.no Joar Lofthus har meldt forfall og Signe Nordbø Lonar vert kalla inn. Sakskart Side Møteinnkalling 1/15 15/09841-2 Godkjenning av møteinnkalling 02.09.2015 3 Møteprotokoll 1/15 15/09841-1 Godkjenning av møteprotokoll frå 09.06.2015 4 Saker til behandling 16/15 15/12310-1 ORIENTERING FRÅ RUSSMARKEN VA A/S 5 17/15 15/12308-1 Orientering frå revisor 7 18/15 15/12456-1 BUDSJETT FOR KONTROLL, TILSYN OG REVISJON 2016 8 19/15 15/12318-1 Innspel til Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 12 20/15 15/12452-1 Bestilling av utarbeiding av plan for selskapskontroll for 2016-2019 14 1
21/15 15/12454-1 Evaluering av kontrollutvalet og momenta til opplæring av nytt utval 15 22/15 15/12309-1 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 02.09.2015 17 Sted, 26.08.2015 Liv Tinnes Leiar av kontrollutvalet Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalet 2
Møteinnkalling 1/15 Godkjenning av møteinnkalling 02.09.2015 Arkivsak-dok. 15/09841-2 Arkivkode. 033 Sakshandsamar Marianne Lundeberg 1 Hjartdal kontrollutval 02.09.2015 1/15 Møteinnkalling 02.09.2015 godkjennast. Vedlegg: -møteinnkalling 02.09.2015 3
Møteprotokoll 1/15 Godkjenning av møteprotokoll frå 09.06.2015 Arkivsak-dok. 15/09841-1 Arkivkode. 033 Sakshandsamar Marianne Lundeberg 1 Hjartdal kontrollutval 02.09.2015 1/15 Møteprotokoll frå 09.06.2015 godkjennast. Vedlegg: -møteprotokoll 09.06.2015 Vedlegg til sak 4
Saker til behandling 16/15 ORIENTERING FRÅ RUSSMARKEN VA A/S Arkivsak-dok. 15/12310-1 Arkivkode. 000 Sakshandsamar Øystein Bergh 1 Hjartdal kontrollutval 02.09.2015 16/15 Kontrollutvalet tar presentasjon og informasjon om Russmarken VA AS til orientering. Saksopplysningar: Kontrollutvalet fekk i møte 03.12.2014 orientering frå dagleg leiar i Russmarken VA AS, Knut Olsen. Kontrollutvalet ønsker å bli oppdatert på prosjektet. Følgjande punkt vart tatt opp: Historikken bak Russmarken VA AS. Eigarskap og organisering. Framdrifta og økonomien i prosjektet. Kontakten med kommunen. Utvalet diskuterte verksemda og kor langt arbeidet var komen på dei enkelte hyttefelta. Saksopplysningar 03.12.2014: Kontrollutvalet har motteke brev frå Hjartdal Høgre om drifta av Russmarken VA AS og kommunen si rolle. Kontrollutvalet inviterer dagleg leiar for å orientere om verksemda. Det er gjort avtale med Knut Olsen som kjem og orienterer. Kontrollutvalet behandla i møte 12.11.2014 sak 23/14. Følgjande vedtak blei fatta: Kontrollutvalet syner til brev frå Hjartdal Høgre om drifta av Russmarken VA AS og kommunen si rolle. Kontrollutvalet inviterer dagleg leiar for å orientere om: Kort generell orientering, formål, eigar, organisasjon. Framdrifta i prosjektet. Økonomien i prosjektet. Rapportering til politisk og administrativ nivå i Hjartdal kommune Samhandlinga mellom Russmarken VA AS og Hjartdal kommune Anna? 5
Det må setjast av tid til spørsmål frå utvalet. Til informasjon kan og nemndas at kontrollutvalet i Plan for selskapskontroll 2012 2015 har satt opp: Hjartdal elverk AS, 100 % eigd av Hjartdal kommune. Russmarken VA AS, 100 % eigd av Hjartdal Elverk AS Vedlegg: Utan vedlegg 6
17/15 Orientering frå revisor Arkivsak-dok. 15/12308-1 Arkivkode. 033 Sakshandsamar Øystein Bergh 1 Hjartdal kontrollutval 02.09.2015 17/15 Kontrollutvalet tar informasjonen om revisjonsarbeidet frå oppdragsrevisor til orientering. Saksopplysningar: Oppdragsrevisor Elizabeth Kasin vil i møte orientere om status i revisjonsarbeidet og plan for revisjon av 2015. Vurdering av oppdragsansvarleg revisor og oppdragsrevisor sitt sjølvstende i høve til Hjartdal kommune. Forskrifter for kontrollutval, 6: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Vedlegg: Utan vedlegg 7
18/15 BUDSJETT FOR KONTROLL, TILSYN OG REVISJON 2016 Arkivsak-dok. 15/12456-1 Arkivkode. 151 Sakshandsamar Øystein Bergh 1 Hjartdal kontrollutval 02.09.2015 18/15 Kontrollutvalet innstiller følgjande til kommunestyret: Kommunestyret vedtar framlegg til budsjett for 2016 for Kontroll og tilsyn i Hjartdal kommune med ei ramme på kr 633 000. Kontrollutvalet sitt budsjett følgjer budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet. Saksopplysningar: Kontrollutvalet er avgjerande for å oppnå ein god fungerande eigen-kontroll i kommunen. Den styrker innbyggjarane sin tillit til kommunen og er viktig for å sikre effektiv og rett bruk av ressursane. Aktørane i eigen-kontrollen er kommunestyret, kontrollutvalet saman med sekretariatet, rådmannen og revisor. Ein god eigen-kontroll krev samspill mellom dei. For at dette samspelet skal fungere, er det nødvendig at aktørane kjenner både sin eigen og kvarandre sine roller. Kontrollutvalet sine medlemmer vil måtte hente inn relevant kunnskap om den kommunale forvaltninga og dei må kjenne Hjartdal kommune. Kurs og synfaring er ein naturleg og nødvendig del. I forskrifter for kontrollutvalet står det: Kontrollutvalet utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalet sitt forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følgje formannskapet si innstilling til kommunestyret. Tilsyn med forvaltninga Kommunelova fastset kommunestyret sitt tilsynsansvar i 76. Tilsynsoppgåva er delegert til kontrollutvalet, 77. Kommunestyret vel sjølv eit kontrollutval for å følgje tilsynet med den kommunale forvaltninga på sine vegne. Revisjon I tillegg til å føre tilsyn med forvaltninga skal kontrollutvalet sjå til at kommunen sine rekneskap vert revidert på ein trygg måte. Forvaltningsrevisjon 8
Kontrollutvalet skal passe på at det vert ført kontroll med den økonomiske forvaltninga etter gjeldane lover og vedtak. Det skal gjennomførast systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet og oppnådde mål. Samt resultata ut frå kommunestyret sine vedtak og føresetnad (forvaltningsrevisjon). Det skal utarbeidast ein plan/overordna analyse som skal godkjennast av kommunestyret. Selskapskontroll Kontrollutvalet skal passe på at det vert ført kontroll med forvaltninga av kommunen sine interesser i selskap m.m. Det skal utarbeidast ein plan som skal godkjennast av kommunestyret. Ekstraordinære forhold Dersom det i løpet av året skulle oppstå/komme uforutsette oppgåver (for eksempel granskingar eller oppgåver frå kommunestyret) som vil krevje ekstra ressursar vil kontrollutvalet komme attende til kommunestyret med oppmoding om ekstra bevillingar. Budsjett 2016 Budsjettet for 2016 er utarbeid med bakgrunn i vedtatt budsjett 2015 og rekneskap 2014. Budsjettet for kontroll og tilsynsverksemda i Hjartdal kommune for 2016 vil innehalde utgiftene til sjølve drifta av utvalet, samt utgiftene knytt til kjøp av sekretariattenester for kontrollutvalet og kjøp av revisjonstenester. For sekretariatet (Temark) og kommunerevisjon (TKR) er det lagt inn den generelle prisauken. Utgiftene vil ikkje være kjent før etter representantskapet sine møter hausten 2015. For selskapskontrollane vert det betalt per oppdrag. Hjartdal kommune er medeigar i selskapa og fattar vedtak saman med dei andre eigarane. Revisjonssjefen opplyser at driftstilskottet for Hjartdal vil i 2016 vere kr 362 700. I 2015 vart det søkt om ekstra midlar til revisjon av selskap, kr 60 000. Dette er tatt ut for 2016. Det er lagt inn kjøp av 7 nettbrett (5 medlemmar og 2 varamedlemmar) av kr 5000, totalt kr 35 000. Dette er ein eingongsutgift ved ny valperiode. Deflator, prisjustering, er stipulert til 3,0 %. Utgifta til kontrollutvalet er alt vesentleg lønnsrelatert. Budsjettet er satt opp for 2016. For langtidsbudsjettet vil det være same aktivitetsnivå framover, unntatt datakjøp som ved starten av valperioden. Frå rekneskapet: Ansvar: 019 KONTROLLUTVALET Budsjett Rekneskap Buds(end) pr d.d. Regnskap 2016 2015 2015 2014 Funksjon: 1100 KONTROLL OG REVISJON 10515 FAST TELEFONGODTGJERSLE 1 100 1 000 667 1 000 FAST GODTGJERSLE 10801 UTVALSLEIAR/-MEDLEMMER 30 900 30 000 14 707 21 333 10802 MØTEGODTGJERSLE FASTE UTVAL 8 300 8 000 7 210 8 694 10990 ARBEIDSGJEVARAVGIFT 4 100 4 000 2 394 3 718 9
8 200 11001 AVISER OG FAGTIDSSKRIFT 8 000 9 980-11150 KOMMUNAL BEVERTNING 4 200 4 000 1 275 3 092 IKKJE OPPGÅVEPLIKTIG 11207 UTGIFTSDEKNING 0-1 781-11300 DATA 35 000 11500 KURS- & OPPLÆRING 51 400 50 000 15 000 28 300 SKYSS- & KOSTGODTGJERING - 6 100 11600 TENESTEREISER 6 000 4 933 5 248 11700 TRANSPORT, ÅRSAVGIFTER 2 100 2 000-1 184 11952 KONTINGENTAR & LISENSAR 2 100 2 000-1 300 0 11954 ANDRE AVGIFTER - 1 300-12700 KONSULENTTENESTAR 11 500 11 200 3 563 21 737 13750 KJØP FRÅ IKS DER KOM. ER DELT. 105 000 135 700 42 800 82 700 MOMS GENERELL 14290 KOMPENSASJONSORDNING 0 - - 4 470 REFUSJON MVA. PÅLØPT I 17290 DRIFTSREKN.SK. 0 - - -4 470 Sum funksjon: 1100 KONTROLL OG 270 000 REVISJON 261 900 105 609 178 305 Sum ansvar: 019 KONTROLLUTVALET 270 000 272 200 105 609 178 305 Kommunerevisjon 363 000 345 800 T O T A L T 633 000 618 000 105 609 178 305 Budsjett Budsjett Regnskap 2016 2015 2014 KOMMUNEREVISJON 363 000 345 800 TILLEGGSBEVILLING 60 000 KONTROLLUTVALET 270 000 212 200 178 305 SUM KONTROLL OG TILSYN 633 000 618 000 Konklusjon: Framlegg for budsjett for 2016 er på kr: 633 000 for kontrollutvalet, dette inkluderer utvalet sine eigne utgifter og kjøp av tenester. Skulle det oppstå situasjonar som nemnt over der det vert behov for ekstraordinære granskingar/rapporter, kan behovet for tilleggsbevillingar til kontroll- og tilsynsverksemd oppstå. Det same gjeld om det vert naudsynt å hente inn ekstern kompetanse Dette er i så fall ei sak som må leggjast fram for kommunestyret. 10
Vedlegg: Utan vedlegg. 11
19/15 Innspel til Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Arkivsak-dok. 15/12318-1 Arkivkode. 217 Sakshandsamar Øystein Bergh 1 Hjartdal kontrollutval 02.09.2015 19/15 Saka vert lagt fram utan innstilling. Saksopplysningar: Saken vert lagt fram til drøfting i kontrollutvalet utan forslag til vedtak. Kontrollutvalet sine medlemmar gis anledning til å komme med innspel til planarbeidet i møte. Bestemmelsane om planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll finn ein i kontrollutvalet si forskrift, hhv. 10 og 13. For å sikre at kommunestyret vel ut dei mest relevante prosjekta, skal kontrollutvalet utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon og ein plan for selskapskontroll. Planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er i utgangspunktet uavhengige av kvarandre, men det kan være ein fordel å samordne planarbeidet. Det nye kontrollutvalet og kommunestyret vil handsama plan for forvaltningsrevisjon for neste valperiode våren 2016 For å utarbeide gode planar på dei viktigaste områdane i kommunen som bør kontrollerast, må det gjennomførast ei overordna analyse av kommunen si verksemd. Den overordna analysa skal gi svar på områda det er knytt størst risiko til, og dei områda det er mest vesentleg for kontrollutvalet å undersøke. Ei slik analyse er planlagt gjennomført vinteren/våren 2015/2016 og det er tradisjonelt revisjonen som gjennomfører den overordna analysa i samarbeid med kontrollutvalet og sekretariatet. Det er viktig at kontrollutvalet er aktivt involvert i prosessen, spesielt når det gjeld vurdering og prioritering av prosjekt som skal gjennomførast i planperioden. Det kjem også fram av «Kontrollutvalgsboken» at kontrollutvalet sjølv er ein viktig kjelde til informasjon i analysearbeidet. Det er derfor ein fordel at kontrollutvalet sjølv er aktivt involvert i analysearbeidet. Kontrollutvalsmedlemmane sitter på viktig kunnskap om kommunen med bakgrunn i sitt politiske engasjement og arbeidet i utvalet. Også revisjonen og sekretariatet vil ha erfaringar frå gjennomførte revisjonar, kontrollar og saker som kan være viktige kjelde for informasjon. Det er ein fordel om det vert lagt til rette for ein god prosess som sikrar at alle kontrollutvalsmedlemmane deltar og får uttrykt si meining. Det sittande kontrollutvalet har god kjennskap til kommunen si verksemd og eigarinteresser, derfor er det viktig at det sittande 12
kontrollutvalet vert involvert i arbeidet med den overordna analysa. Eit erfarent kontrollutval på tampen av sin periode kan bidra med viktig informasjon, og oversikt over, kommunen si verksemd og kontrollutvalet sitt arbeid i perioden som har vært. Det er derfor viktig at denne prosessen vert vektlagt i kontrollutvalet, og det er bakgrunn for at kontrollutvalet får seg forelagt denne saka på tampen av perioden. Det vert lagt med dette opp til at det sittande kontrollutvalet får anledning til å gi innspel i forkant av prosessen med analysearbeidet. Denne prosessen er ofte basert på innsamla informasjon som, saman med kontrollutvalet sine eigne erfaringar, dannar grunnlag for å vurdere kommunen sine ulike tenesteområder og eigarstyring. Saken vert lagt fram til drøfting i kontrollutvalet utan forslag til vedtak. Kontrollutvalet sine medlemmar gis anledning til å komme med innspel til planarbeidet i møte. Vedlegg: Utan vedlegg 13
20/15 Bestilling av utarbeiding av plan for selskapskontroll for 2016-2019 Arkivsak-dok. 15/12452-1 Arkivkode. 216 Sakshandsamar Øystein Bergh 1 Hjartdal kontrollutval 02.09.2015 20/15 Kontrollutvalet i Hjartdal kommune bestiller utarbeiding av plan for selskapskontroll 2016 2019 frå Telemark kommunerevisjon IKS. Tilbodsbrev frå TKR IKS av 12.06.2015 vert akseptert. Saksopplysningar: Vedlagt fylgjer tilbod på utarbeiding av plan for selskapskontroll 2016 2019, brev av 12.06.2015. Vedlegg: Tilbod på utarbeiding av plan for selskapskontroll 2016 2019, brev av 12.06.2015. 14
21/15 Evaluering av kontrollutvalet og momenta til opplæring av nytt utval Arkivsak-dok. 15/12454-1 Arkivkode. 033 Sakshandsamar Øystein Bergh 1 Hjartdal kontrollutval 02.09.2015 21/15 Utan innstilling Saksopplysningar: Kontrollutvalet vurderer si ege verksemd. Kva er bra og kva kan ein gjera betre? Det gjeld også å ta opp aktuelle tema i organisasjonen, kontrollutvalsarbeid kan ikkje berre utførast i kontrollutvalet. Typiske tema kan vere internkontroll og kvalitetsarbeid. Kontroll og tilsynsarbeid drives både i kommunestyret, kontrollutvalet, andre politiske fora og administrasjonen. I september er det val og dermed ny valperiode for kontrollutvalet. Kva er viktig å vektlegge? Korleis gjennomførast god opplæring? I Forskrifter for kontrollutvalet er mandatet: 4. Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget har rett til å være til stede i lukket møte i kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kommunestyret eller fylkestinget kan bestemme, i forskrift eller for ett enkelt møte, at kontrollutvalget ikke har rett til å være til stede i lukket møte i kommunestyret eller fylkestinget. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Endret ved forskrift 6 des 2012 nr. 1151 (i kraft 1 jan 2013). 5. Innhenting av opplysninger Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Dersom kommunen eller fylkeskommunen har eigen ansatt revisor, kan kontrollutvalet be om adgang til revisjonen sine arbeidsdokumenter og kan krevje opplysningar av revisjonen. 15
Vedlegg: Utan vedlegg 16
22/15 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 02.09.2015 Arkivsak-dok. 15/12309-1 Arkivkode. 030 Sakshandsamar Øystein Bergh 1 Hjartdal kontrollutval 02.09.2015 22/15 Sakene tas til orientering. Saksopplysningar: Oppnemning av valkomité for kommunalt eigde selskap. Eventuelt Vedlegg: Utan vedlegg 17