FAKTAUNDERSØKELSE - formell saksgang ved påstander om mobbing Landskonferansen for BHT 9.-11.mars 2010 Annik Apall Austad, Østfold og Akershus
Disposisjon: Innledning Hva Når Hvordan Husk!
Forankring i Arbeidsmiljøloven Plikt til å undersøke saken Arbeidsgiver har en plikt til å sørge for at arbeidsmiljøet i virksomheten skal være fullt forsvarlig ut fra en enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på arbeidstakernes fysiske og psykiske helse og velferd (AML 4-1 (1)). Dette betyr ikke bare å foreta arbeidsmiljøkartlegginger og vernerunder. Arbeidsgiver må også å ha kunnskap og metodikk for å håndtere de vanskelige sakene og det bør skje på en måte som ikke innebærer ytterligere helsebelastninger.
Kjennetegn ved norsk kultur og arbeidsliv: Uformelle, selvsikre, egalitære, fleksible risikotakere med kort tidsperspektiv Sterk styringsrett og sterk tradisjon for samarbeid/demokrati Lite problematferd Mange fordeler, men også noen ulemper
Eskalerende konflikt Glasl 1980 Fase 3 Motpartens verdi som menneske benektes 7-9 Fase 2 Personlige motsetninger, blokkeringer, sabotasje 4-6 9. Mål: endelig seier 8. Full krig alt er lov 7. Ødelegger motpartens våpen 6. Trusler og åpne angrep 5. Motpart uten moral og sunn fornuft Fase 1 Sakskonflikt, kjernepunkt 1-3 4. Søke støtte hos utenforstående 3. Klar til kamp 2. Partene ser hverandre som motpoler 1. Begynnende frustrasjon
Tiltakstrappa Rettsapparatet 3. Formelt nivå 2. Risikonivå 1. Forebyggende nivå Evaluering Læring Rehabilitering
Begrepsavklaring POLICY: Målsetting og overordnede føringer for arbeid med konflikter/mobbing/trakassering, basert på virksomhetens verdigrunnlag. RETNINGSLINJER/PROSEDYRER/RUTINER: Et sett med anbefalte konkrete tiltak, formelle og uformelle.
Eksempel på organisering (noen HMS-områder) Overordnet nivå VERDI GRUNNLAG Policy Konflikt og mobbing Tiltakstrappa Varsling Vold og trusler Konkrete metoder Grønt lys De 10 råd Retningslinjer for håndtering Retningslinjer for varsling Gult lys Megling Rødt lys Faktaundersøkelse Meldeskjema
1 Forebyggende nivå I fredstid legger vi planene for hvordan vi skal: Nivå 1 1. Forebygge uønskede hendelser 2. Avdekke og løse problemer tidligst mulig 3. Håndtere de vanskelige sakene Forebyggende arbeid. Eks. Policy og retningslinjer i personalhåndbok og IKsystem Arbeidsmiljøkartlegging og risikovurderinger Organisasjonskultur - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Opplæring Tilrettelegging Arbeidsmiljøtiltak Nivå 1 Nivå2 Nivå 3
Hvorfor policy og retningslinjer? Gir en helhetlig ramme Skaper felles forståelse Trygghet og forutsigbarhet Sikrer god saksgang Ivareta juridiske og etiske prinsipper Sikrer at melder tas på alvor Ivareta arb.giveransvar Bidrar til rolleavklaringer Mulighet for å avslutte saker Seriøsitet som arbeidsgiver Ivaretar omdømme Øke bestillerkompetansen
Eksempel på innhold i retningslinjene Beskrivelse av saksgang: Hvordan klage? Klageinstans? Hvem skal/kan involveres i saken? Hvor kan det innhentes kompetanse eller løsningsbistand? Er det formaliteter som skal ivaretas? Tidsfrister? Hvordan påse at begge parter blir ivaretatt i prosessen? Hvilke sanksjonsmuligheter kan anvendes?
Eksempel konkret retningslinje/prosedyre/rutine Hendelse/opplevelse Ta opp saken direkte med den det gjelder Be om uformell støtte samtale Eks.tillitsv, leder Be om/innkalles til formell samtale Formell klage Uformell Løsninger/tiltak Formell håndtering Formell håndtering megling Resultat Konklusjon/tiltak
Formelt nivå Når problemet er der. Ta i bruk intern rutine for håndtering av mobbing Vektlegge å være etisk og juridisk korrekt Nivå 3 Formell håndtering Faktaundersøkelse - et verktøy for arbeidsgiver Dokumentasjon Eventuell tilrettelegging og sanksjoner Nivå 3 Nivå 2 Nivå 1
Eks. påstander: Medarbeider J anklager medarbeider A for å mobbing (pågått siste året): latterliggjort i andres påhør får tildelt oppgaver under sitt kompetansenivå (A er prosjektleder) oversett og overhørt i felles møter sosialt isolert gjort til syndebukk for glipp av stor kontrakt Er det hold i disse påstandene?
Eskalerende konflikt Glasl 1980 Fase 3 Motpartens verdi som menneske benektes 7-9 9. Mål: endelig seier 8. Full krig alt er lov 7. Ødelegger motpartens våpen mobbing
Hva er faktaundersøkelse? God saksbehandlingsrutine ved påstander om alvorlige overtredelser Skal sørge for en rettferdig oppfølging for begge parter Ivaretakelse av arbeidsgiveransvaret Hjelp til å få avsluttet vanskelige saker
Målsetningen med faktaundersøkelse Å avdekke de faktiske forholdene Bidra til at saker kan løses i virksomheten Ta arbeidsgiveransvaret på alvor Bidra til at de involverte får en rask og rettferdig behandling Å være juridisk og etisk forsvarlig Unngå negative arbeidsmiljøkonsekvenser ved bruk av konsulenter/granskere med uklare mandat. Bidra til læring om håndtering av konflikter og mobbing Unngå ytterlige helsebelastninger
SAKSGANG Forberedelsesfasen på organisasjonsnivå: 1. Alvorlighetsgrad? Anklage om mobbing? Er våre interne meldeprosedyrer fulgt? (obs! mobbebegrepet) 2. Avklar din og andres roller i saken habilitetspm; - intern eller eksterne undersøkelse? - hvis ekstern, hvem er oppdragstakere/undersøkere? - dokumentasjon av kompetanse (eks. BHT)? 3. Husk arbeidsgivers omsorgsansvar overfor alle involverte arbeidstakere Skille adferd og person!
Forberedelse for eksterne undersøkere eks. BHT: 1. Hvem er oppdragsgiver for faktaundersøkelsen? 2. - Hvem anses som parter i saken/partsrettigheter - Hvilken rolle har tillitsvalgte, verneombud, AMU osv? 3. Fra roller til regelverk hva er de ulike aktørenes ansvar? Jfr. Lovverket (Ref. Advokat og konsulent Annette Selmer)
Forberedelse for eksterne undersøkere eks. BHT: 4. Har virksomheten retningslinjer, og er det fremsatt en skriftlig klage om mobbing/trakassering? (Grunnleggende forutsetninger for en faktaundersøkelse) 5. Undersøkernes mandat; - HVA skal kartlegges (fakta sammenfatte (subsumsjon) - forslag til tiltak) Skal det leveres en rapport? 6. Hvor skal undersøkelsen gjennomføres - Betydningen av hensiktsmessige og nøytrale lokaler 7. Når skal undersøkelsen gjennomføres - Betydningen av tidsplan (Ref. Advokat og konsulent Annette Selmer)
Forberedelsesfasen: 8. Hvordan skal undersøkelsen skje - hvem skal intervjues, dokumentundersøkelser, åstedsbefaring, sakkyndig bistand, osv - hvilken kompetanse/holdning har undersøkerne? 9. Husk krav til rettssikkerhet./: Partsrettigheter og generelt krav til grundig, saklig forsvarlig saksbehandling, kontradiksjon ( den annen parts mulighet for å få lagt frem sin versjon av saken), personvern (Ref. Advokat og konsulent Annette Selmer)
Undersøkelsesfasen; selve intervjuet Tenk både individ og kontekst (organisasjon/ledelse); Undersøker med en upartisk, ikke-dømmende holdning a) Fakta/adferd; Konkretisèr og dokumentèr; - Fortell hva som skjedde; Hvem, hva, hvor, når - Still åpne spørsmål, ikke ledende - Sortèr ut følelser, rykter og fortolkninger å tåle emosjoner b) Tanker og subjektive opplevelser - refleksjoner; - Hva du tenkte da.. Hvordan opplevde du det? - Hva var din rolle i situasjonen.., noe du kunne gjort annerledes? - Tror du NN var bevisst sin effekt, - Hvordan tror du NN opplevde situasjonen/har det nå? (Ref. Advokat og konsulent Annette Selmer)
Intervju avslutning: C) Behov, relasjoner, tiltak fra fortid mot fremtid; - Hva er det viktigste for deg nå og fremover? - Hva kan du gjøre selv? (ansvarliggjøre og myndiggjøre)
Etisk perspektiv: Hvordan møte parter i en sårbar situasjon Integritet - Respekt for rollen i organisasjonen uansett nivå - Respekt for bakgrunn ( kompetansenivå) - Del og helhet ( situasjonen i lys av konteksten) Verdighet - Respekt for begge parter - Rett til å ha med en støtteperson ( ivareta omsorg) - Verdien av å bli forstått ( betyr ikke det samme som å være enig)
Juridisk perspektiv Arbeidsgivers omsorgsplikt: Plikt til å ivareta alle ansattes helse og verdighet Arbeidsgivers styringsrett: Retten til å fordele, styre og lede arbeidet Undersøkelses og aktivitetsplikt Avgrenset bare av lov/regelverk/avtaler Det fullt forsvarlige arbeidsmiljø Saklighet og prosess
Mobbing er et todelt problem Personalsak: Finne løsninger Tilrettelegging og eventuelle sanksjoner Ivareta personvernet Arbeidsmiljøsak: Hvordan kunne problemet oppstå? Hvordan kunne det pågå over tid uten at noen reagerte? Hva kan gjøres for å hindre at det skjer igjen? Med personalsak mener vi enhver sak som angår enkeltpersoners arbeidsutførelse, kompetanseutvikling, sykefraværsoppfølging, adferd, disiplinærsake eller andre private forhold som krever ivaretakelse av personvern.
Kartlegging kontra faktaundersøkelse Arbeidsmiljøkartlegging ubegrenset kompetanse i Norge: Generelle arbeidsmiljøfaktorer Det kollektive arbeidsmiljø Nåtid Identifisering av risiko Handlingsplaner Metoder: Spørreskjema, intervju, fokusgruppe Faktaundersøkelse begrenset kompetanse i Norge: Konkrete påstander Personalsak Fortid Undersøke Konkluderer Metoder: Intervju, saksdokumentasjon, befaring
Ulike metoder for ulike nivå jfr. konflikteskaleringstrappa Når en grønt lys metode (arbeidsmiljøkartlegging), blir brukt i en rødt lys fase, blir resultatet som galest. Jfr. artikkel i Arbeidsmiljø. Når en rødt lys metode (faktaundersøkelse), blir brukt i en grønn/gul fase, blir resultatet også som galest. Jfr. virksomhet X. Ibsen: Hvor udgangspunktet er galest, blir tidt resultatet orginalest
Synlighet og sårbarhet Organisasjoner lever av sitt rykte, og det er kvaliteten ved det relasjonelle samspillet som langt på vei bestemmer dette ryktet (Bjørg Aase Sørensen)