Asphaugen Samfunnshus SA Årsmøte Tirsdag 14. mars 2017 kl 1900
Sakliste for årsmøte i Asphaugen Samfunnshus SA 14.03.2017 1. Åpning. Valg av møteleder, referent og to til å skrive under protokollen. 2. Godkjenning av innkalling og sakliste. 3. Godkjenning av styrets årsberetning. 4. Godkjenning av regnskap med revisjonsberetning, samt disponering av årsoverskudd. 5. Budsjett for 2017 til orientering. 6. Valg o Styreleder for 1 år o To styremedlemmer for 2 år o En revisor for 2 år o Et varamedlem for 2 år o Ett medlem til valgkomitèen for 3 år.
Styrets årsberetning for 2016. Styret har bestått av: Rune Saursaunet (leder), Lars Petter Holan (sekretær), Synnøve Saursaunet (kasserer), Solbjørg Husby og Hans Magnus Saur (styremedlemmer). Varamedlemmer: Kari Bratberg og Bjarne Saur. Revisorer: Alf Vikan og Odd Helge Eidesmo. Vaktmester har vært Lars Erik Asp. Øyvind Sneve har ført regnskapet. Møter. Styret har hatt 9 styremøter og behandlet til sammen 29 saker. Det ble avholdt ordinært årsmøte den 15. mars 2016. Styreleder har deltatt i en rekke møter og hatt jevnlig dialog med Statens Vegvesen gjennom hele 2016 i forbindelse med forhandlinger og inngåelse av leieavtale. Det høye antall styremøter er også et resultat av nødvendige avklaringer i forbindelse forhandlinger om leieavtale med Statens Vegvesen. Styret er godt fornøyd med den avtalen vi fikk til. Leieavtalen er i tråd med de føringer fjorårets årsmøte gav for inngåelse av leieavtale med Statens Vegvesen. Arrangement. Asphaugen Samfunnshus arrangerte i løpet av 2016 følgende arrangement: Kafe og soddsalg på 17. mai, populært tiltak med bra besøk fra bygdefolket. Dugnadspub 1. oktober med bra oppmøte. Da ryddet vi bort våre eiendeler før Statens Vegvesen startet leieforholdet. Auksjoner. Steinkjer Auksjonsforretning har avholdt jevnlige auksjoner ved Asphaugen Samfunnshus. Asphaugen Samfunnshus SA sto for kjøkkensalg av mat og kaffe ved disse auksjonene. Dette har vært den viktigste inntektskilden til Asphaugen Samfunnshus SA de siste ti årene. På grunn av den langvarige leieavtalen med Statens Vegvesen måtte vi avslutte samarbeidet med Steinkjer Auksjonsforretning for denne gang. I 2016 bidro 23 ulike innbyggere fra bygda med sin dugnadstørn på kjøkkenet og gjorde en flott innsats for økonomien til Asphaugen Samfunnshus SA. Til sammen ble det gjennomført sju auksjoner i 2016. Sigrun Saursaunet vant et gavekort på 1000 kr i uttrekkspremie blant alle som bidro på kjøkkenet. Utleie til Statens Vegvesen. Statens Vegvesen skal leie hele Asphaugen Samfunnshus til prosjektkontor for utbygging av ny E6 forbi Asphaugen og til RV-17 prosjektet i Beitstad. Asphaugen Samfunnshus SA har blitt enige med Statens Vegvesen om et leieforhold i fem år fra 1. oktober 2016. Asphaugen Samfunnshus SA sitt motiv for å leie ut bygningen i fem år er muligheten til å få renovert bygget. Statens Vegvesen vil gjøre vesentlige tekniske oppgraderinger av bygningen. Når leieperioden med Statens Vegvesen er over vil vi ha økonomisk mulighet til å gjennomføre ytterligere renovering av bygningen. En slik oppgradering av bygget ville vi aldri greid med ordinær drift. Avtalen med Statens Vegvesen ser vi dermed på som en investering i fremtida for bygningen og Asphaugen Samfunnshus SA. Feste av parkeringsareal. For å kunne tilfredsstille Statens Vegvesen sitt behov for parkeringsareal til sitt leieforhold har vi inngått en festeavtale med Steinkjer kommune om at vi disponerer parkeringsarealet mellom samfunnshuset og E6 som kommunen eier grunnen til. Statens Vegvesen vil disponere dette parkeringsarealet når de leier bygningen av oss.
Faste leietakere. Som følge av den nye avtalen med Statens Vegvesen måtte vi si opp leieavtalene med de to bandene som leide hvert sitt loftsrom. Økonomi. Styret er tilfreds med det økonomiske resultatet for året 2016. Det ble også i år et tilfredsstillende driftsresultat, noe som er avgjørende for å sikre drift i samfunnshuset også i årene fremover. Overskuddet fra driften er et resultat av et møysommelig arbeid med kostnadskutt som har pågått i flere år, godt bidrag fra kjøkkensalg på auksjonene og en nøktern pengebruk gjennom hele året. Samfunnshuset har noen store faste utgiftsposter som strøm og forsikring som krever et visst aktivitetsnivå og inntekter. Det er viktig at foretaket har noen kroner på bok dersom det kommer år hvor inntekter uteblir. Forsøk på svindel. Våren 2016 ble Asphaugen Samfunnshus forsøkt svindlet av et useriøst katalogfirma som kalte seg nummeropplysninga. Uten at Asphaugen Samfunnshus SA hadde bestilt noe som helst dukket det opp en faktura på om lag 5000 kr i posten. Styret besluttet umiddelbart at vi ikke skulle betale fakturaen, og vi anmeldte firmaet til politiet for forsøk på svindel i mai 2016. Selskapet fortsatte imidlertid å sende purringer på den falske fakturaen, men i oktober ble lederne i selskapet varetektsfengslet, og det har nå kommet over 100 anmeldelser av selskapet. Etter oktober har vi ikke hørt mer fra firmaet. Asphaugen Samfunnshus kommer ALDRI til å betale en eneste krone til dette komplett useriøse firmaet. Takk! Avslutningsvis ønsker styre å takke alle som har bidratt med dugnadsinnsats på ett eller annet vis for samfunnshuset i 2016. Vi vil også takke alle som har møtt opp på ett eller flere av våre arrangement! Hilsen Styret
Sak 6 Valg. Valgkomitèens forslag til årsmøtet i Asphaugen Samfunnshus SA den 14. mars 2017. Verv På valg Forslag Styreleder for ett år Rune Saursaunet Gjenvalg Styremedlem for to år Solbjørg Husby Anita Vengstad Styremedlem for to år Lars Petter Holan Gjenvalg Revisor for to år Odd Helge Eidesmo Gjenvalg Varamedlem Kari Bratberg Gjenvalg Valgkomitèmedlem for tre år Marianne Eidesmo Gjenvalg