TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5A07 10.2.2010 15.30 17.30 Tilstede på møtet Medlemmer Bjørn-Gunnar Jørgensen Britt Sofie Illguth Rolleiv O. Lind Åshild Fause Varamedlemmer Svein Rasmussen Andre Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lars-Andre Hanssen Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Revisor Sissel Rasmussen Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Rådgiver Martin S. Krane Behandlede saker Sak nr./år Sak 07-15/10 Underskrifter Bjørn-Gunnar Jørgensen sign. Åshild Fause sign. Rolleiv O Lind sign. Svein Rasmussen Sign Britt Sofie Illguth sign.
Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 2.2.2010 som ble enstemmig godkjent. I tillegg ble en ekstra sak føyd på saklisten sak 15/10 Eventuelt. Saknr Tittel U.off. 07/10 Godkjenning av protokollen fra møte 13.1.2010 08/10 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser 09/10 Rapportering fra revisor status i revisjonsarbeidet 2009 Tromsø kommune 10/10 Revisjonsbrev nr. 9 Tromsø Miljøpark KF avvik fra kommunestyrevedtak 11/10 Revisjonsbrev nr. 10 Tromsø Miljøpark KF manglende oppfølging av kommunestyrevedtak 12/10 Drøfting - etatsbesøk ved sykehjem 13/10 Gjennomgang av formannskapssaker 14/10 Referatsaker 15/10 Eventuelt
Blad 3 OFFENTLIGE SAKER 07/10 Godkjenning av protokollen fra møtet 13.1.2010 Protokollen fra møtet 13.1.2010 godkjennes. Protokollen fra møtet 13.1.2010 godkjennes. 08/10 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser Kontrollutvalget rår kommunestyret til å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til brev av 12.1.2010 fra rådmannen, samt brev av 5.1.2010 fra Tromsø Havn KF, hvor det er skissert hvilke tiltak henholdsvis kommunen og Tromsø Havn KF har iverksatt og planlegger å iverksette for å imøtekomme anbefalingene som framkommer i rapporten Offentlige anskaffelser. 2. Kommunestyret tar til orientering de tiltakene som opplyses iverksatt eller planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på å imøtekomme anbefalingene gitt i rapporten tas med i det videre arbeidet. Kontrollutvalget rår kommunestyret til å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til brev av 12.1.2010 fra rådmannen, samt brev av 5.1.2010 fra Tromsø Havn KF, hvor det er skissert hvilke tiltak henholdsvis kommunen og Tromsø Havn KF har iverksatt og planlegger å iverksette for å imøtekomme anbefalingene som framkommer i rapporten Offentlige anskaffelser.
Blad 4 2. Kommunestyret tar til orientering de tiltakene som opplyses iverksatt eller planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på å imøtekomme anbefalingene gitt i rapporten tas med i det videre arbeidet. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 11.2.2010 til (frist 4.3.2010): - Tromsø kommune v/rådmannen Utskrift av saksprotokoll sendt xx.2.2010 til: - Tromsø kommune v/ordfører 09/10 Rapportering fra revisor status i revisjonsarbeidet 2009 Tromsø kommune Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse til orientering. 10/10 Revisjonsbrev nr. 9 Tromsø Miljøpark KF avvik fra kommunestyrevedtak 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 9, og tar det foreløpig til orientering. 2. Kontrollutvalget følger opp forholdet videre i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet for 2009. Felles forslag til endring: I innstillingens pkt. 1 sløyfes ordet foreløpig. Innstillingen med foreslåtte endring enstemmig vedtatt.
Blad 5 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 9, og tar det til orientering. 2. Kontrollutvalget følger opp forholdet videre i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet for 2009. 11/10 Revisjonsbrev nr. 10 Tromsø Miljøpark KF Manglende oppfølging av kommunestyrevedtak 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 10, og ber styret svare kontrollutvalget innen 25. februar 2010, med gjenpart til revisjonen. 2. Når svar foreligger fra styret, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret fra revisjonen. 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 10, og ber styret svare kontrollutvalget innen 25. februar 2010, med gjenpart til revisjonen. 2. Når svar foreligger fra styret, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret fra revisjonen. Utskrift av saksprotokoll sendt 11.2.2010 til: - Tromsø Miljøpark K v/styret (styrets leder Jarle Heitmann) - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 12/10 Drøfting etatsbesøk ved sykehjem Felles forslag til vedtak: Etatsbesøk gjennomføres 9. juni ved Kroken sykehjem.
Blad 6 Forslaget enstemmig vedtatt. Etatsbesøk gjennomføres 9. juni ved Kroken sykehjem. 06/10 Gjennomgang av formannskapssaker Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Britt Sofie Illguth redegjorde for utvalgte saker fra formannskapet. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 14/10 Referatsaker Referert: A. SAKSPROTOKOLL KOMMUNSTYREMØTE 27.1.2010 - Sak 1/10 Forvaltningsrevisjonsrapport Arbeidsmiljø, sykefravær og skader ved sykehjemmene - Sak 2/10 Kontrollutvalgssak 85/09 Visit Tromsø AS oppfølging av vedtak i formannskapssak 143/09 B. ÅRSOPPGJØRET - Brev av 7.1.2010 fra KomRev NORD til Tromsø kommune - Brev av 14.1.2010 fra KomRev NORD til Remiks Tromsø KF Tillegg orientert muntlig i møtet: C. REVISORFORENINGEN INVITASJON FROKOSTSEMINAR OM EGENKONTROLL 18. FEBRUAR - Orientering av kontrollutvalgets leder
Blad 7 D. UTBYGGING/ARBEIDER I SIMAVIKA/KIRKEGÅRDSVEIEN - K-Sekretariatet orienterte om e-post av 9.2.2010 fra enhetsleder Vann og avløp. Felles forslag til vedtak: 1. Referatsak C: Dersom noen av utvalgets medlemmer har interesse for deltakelse ordner den enkelte med påmelding selv. 2. Referatsak D: Saken utsettes til neste møte. E-posten oversendes revisjonen for vurdering. 3. De øvrige referatsakene tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Referatsak C: Dersom noen av utvalgets medlemmer har interesse for deltakelse ordner den enkelte med påmelding selv. 2. Referatsak D: Saken utsettes til neste møte. E-posten oversendes revisjonen for vurdering. 3. De øvrige referatsakene tas til orientering. 15/10 Eventuelt Til behandling forelå forslag fra Tor Zachariassen til saker som drøftes for eventuell videre behandling av utvalget. Saker til drøfting: A. Intern kontroll i Tromsø kommune Saken ble drøftet ut i fra både hvordan rutinene er etablert i kommunen, samt med bakgrunn i rapporten fra arbeidsgruppa nedsatt av Kommunal- og regionaldepartementet for å styrke egenkontrollen i kommunene. B. Rus- og psykiatritilbudet ved Ørretholmen Det er igangsatt et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor dette tjenestetilbudet i kommunen, og en eventuell videre behandling av kontrollutvalget avventes inntil rapporten fra forvaltningrevisjonen foreligger. C. Tromsø Veg AS forvaltningsrevisjon Saken tas opp til drøfting i forbindelse med kontrollutvalgets årsplan for 2011.
Blad 8 D. NAV kontorets organisering og kommunens ansvarsområde Saken ble drøftet ut i fra kommunens ansvar i forbindelse med etablering av NAVkontoret, der kommunens har ansvaret for sosialdelen. Felles forslag til vedtak: 1. Intern kontroll i Tromsø kommune: Utvalget ønsker en orientering fra rådmannen angående intern kontroll slik rutinene fungerer i dag, og med særlig fokus på etterlevelsen av rutinene og intern kvalitetssikring i denne forbindelse. 2. NAV-kontorets organisering og kommunens ansvarsområde: Utvalget ønsker å gjøre seg kjent med organiseringen og etableringen av NAV-kontoret. K-Sekretariatet undersøker muligheten for å få en orientering om NAV-kontorets virksomhet i kontorets lokaler. Det er ønskelig at orienteringen gjennomføres 10. mars. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Intern kontroll i Tromsø kommune: Utvalget ønsker en orientering fra rådmannen angående intern kontroll slik rutinene fungerer i dag, og med særlig fokus på etterlevelsen av rutinene og intern kvalitetssikring i denne forbindelse. 2. NAV-kontorets organisering og kommunens ansvarsområde: Utvalget ønsker å gjøre seg kjent med organiseringen og etableringen av NAV-kontoret. K-Sekretariatet undersøker muligheten for å få en orientering om NAV-kontorets virksomhet i kontorets lokaler. Det er ønskelig at orienteringen gjennomføres 10. mars. Rett utskrift: Tromsø den 11. februar 2010 Inger Johansen