Visma Enterprise HRM Visma.net Expense brukerhåndbok Sist oppdatert 17.08.2015 Molde kommune
INNHOLD Innhold... 1 Innledning... 2 Første gangs oppstart... 3 Pålogging Visma.net Expense... 4 Pålogging fra Enterprise WEB... 4 Direktepålogging Visma.net... 4 Glemt passord... 5 Endre mine opplysninger... 5 Visma.net.Expense Elektronisk hjelp... 6 Approval (attestasjon/anvisning)... 7 Mail om oppgaver... 7 Kontroll av reiseregningen... 7 Mine oppgaver... 7 Min historikk... 8 Visma Enterprise HRM Expense.net
INNLEDNING Expense er et nettbasert reiseregningsprogram som er integrert med Enterprise HRM. Expense er Platform uavhengig og fungerer på nettbrett, pc og mac. Modulen er godkjent for elektronisk saksbehandling. Et av kravene her er at det er kun den som skriver reiseregningen som har anledning til å gjøre endringer på reiseregningen. Det vil si at hvis det er opplysninger i reiseregningen som ikke stemmer, så vil reiseregningen bli sendt tilbake til regningsutsteder for korrigering. Det finnes egne hjelpefiler og brukerdokumentasjoner som tar for seg bruken av modulen inne i systemet under Hjelp Når du fyller ut en reiseregning, finnes det en hurtigguide. Denne ligger til høyre, som vist nedenfor. Fra 1.juli 2014 er det ikke behov for papirkopier av kvitteringer. Visma har en egen app, for å ta bilder av kvitteringene, slik at de blir tilgjengelig i denne løsningen. Se til at bildet av kvitteringen er tydelig og at det er tatt bilde av hele kvitteringen. Ikke makuler kvitteringen før reisen er godkjent av lønnsgruppa. App en heter «Visma Attach». For de som ønsker å ta i bruk denne, kan dere laste ned denne frå Appstore eller Google Play. Denne er gratis. Du kan også legge ved bilder og.pdf filer som du henter fra en filplassering eller skytjenesten dropbox. Logg inn på «Visma Attach» med same brukernavn og passord som den du brukte når du logger på Expense. Denne fungerer utmerket også sammen med andre app er som f.eks «EasyPark». Visma Enterprise HRM Visma.net Expense integrasjon 2
FØRSTE GANGS OPPSTART Du vil få/har fått en e-post fra do.not.reply@visma.net som ser noenlunde slik ut: Her er det bare å følge instruksjonene for å aktivere din bruker. (Benytt den e-postadressen du er registrert med i Visma som er samme adresse som du mottar lønnslipper på) Har du IKKE mottatt denne e-posten: 1. Gå til https://signin.visma.net 2. Legg inn den e-postadressen du er registrert med i Visma som er samme adresse som du mottar lønnslipper på 3. Klikk glemt passord (du får en e-post, følg instruksjonen) Visma Enterprise HRM Visma.net Expense integrasjon 3
PÅLOGGING VISMA.NET EXPENSE For å logge seg på Visma.net Expense kan man enten logge seg på via Enterprise WEB eller direkte på Visma.net Pålogging fra Enterprise WEB For å logge på Visma.net Expense fra Enterprise Web uten bruk av brukernavn/passord, går du frem som beskrevet under: 1. Åpne Visma-løsningen 2. Velg menyvalget Meg selv 3. Velg menyvalget Reiseregning 4. Klikk Start Expense (Ikke Travel) Direktepålogging Visma.net Om du ønsker å benytte Visma.net Expense fra en annen enhet kan du logge direkte på Visma.net Expense som beskrevet under: 4. Logg av på ønsket nettleser 5. Gå til https://signin.visma.net 6. Logg på med Brukernavn (e-post adresse) og Passord Visma Enterprise HRM Visma.net Expense integrasjon 4
Glemt passord Dersom du ikke husker passordet ditt kan du resette passordet ved å klikke på Glemt passord Endre mine opplysninger Ved å klikke på ikonet Mine opplysninger kan du endre språk og andre personlige opplysninger. Her kan du også endre E-postadresse og passord. 1. Klikk rullegardina på navnet ditt oppe i høyre hjørne klikk så på ikonet Mine opplysninger 2. Gjør ønskede endringer 3. Klikk Oppdater opplysningene mine Visma Enterprise HRM Visma.net Expense integrasjon 5
Visma.net.Expense Elektronisk hjelp I den elektroniske hjelp-funksjonen finner du beskrivelse for all funksjonalitet knyttet til bruk av Expense. Når du fyller ut en reiseregning, finnes det en hurtigguide. Denne ligger til høyre, som vist nedenfor. Denne veiledningen gir deg den hjelpen du trenger for å fylle ut reiseregningen. Følg steg for steg i løsningen ved å trykke på «Neste». HUSK å legge ved elektroniske bilag/kvitteringer for dine utlegg. Visma Enterprise HRM Visma.net Expense integrasjon 6
APPROVAL (ATTESTASJON/ANVISNING) Mail om oppgaver Attesterer/anviser får mail som vist under om at det ligger en reiseregning (oppgave) som skal attesteres eller anvises. Gå inn på reiseregningen via startsiden eller følg lenke til Visma.net Approval i mailen. Kontroll av reiseregningen Mine oppgaver Her ligger reiseregninger som skal godkjennes. Du kan velge å klikke på den enkelte reiseregning eller «Håndtere alle». Når kontroll er foretatt velger du «Godkjenne» og reiseregningen sendes til neste steg i saksgangen. Ønsker du å returnere den til reiseregningsutsteder velger du «Avvis». Du må da legge inn begrunnelse for avvising før den sendes tilbake. Visma Enterprise HRM Visma.net Expense integrasjon 7
Behandle dokument: Videresend sende reiseregningen for godkjenning til en annen med rolle Approver. Gjennomgang sende reiseregningen til vurdering hos en annen og så få den tilbake for godkjenning. E-mail sende reiseregningen som vedlegg i e-post. Legg til vedlegg/fjern vedlegg Last opp manglende vedlegg eller fjern vedlegg. Arbeidsflytdetaljer viser hvor i saksgangen reiseregningen, hvem som har hatt den til behandling og dokumentdata. Det anbefales at dersom du har flere roller/og eller har behandlet denne reisen tidligere som enten utfyller/attesterer lar være å gjøre noe med denne og overlater til andre å behandle denne. Ser dere noe feil i saksgangen så ta kontakt med din enhets lønnskonsulent. Her kan du også legge inn kommentarer til reiseregningen ved å klikke på «Rediger». Min historikk Aktive prosesser - når du har godkjent en reiseregning vil den ligge under Aktive prosesser. Visma Enterprise HRM Visma.net Expense integrasjon 8
Her er det sortering og søkemuligheter i den enkelte kolonne. Klikk på kolonneoverskrift for å sortere eller skriv inn søkeord i feltet under kolonneoverskriften. Ferdige prosesser her ligger alle reiseregninger som er ferdig saksbehandlet hvor du har vært involvert i saksgang. Samme sortering- og søkemuligheter som for Aktive prosesser. Hvis du klikker på «pilknappen» i høyre kolonne kommer du til et nytt bilde som viser prosessoversikt. Her kan se på reiseregning, skrive ut, se arbeidsflyt, dokumentdata og eventuelle kommentarer. Klikker på «klokkesymbolet» får du også se arbeidsflytskjemaet. Visma Enterprise HRM Visma.net Expense integrasjon 9
Visma Enterprise HRM Visma.net Expense integrasjon 10