1 Styreprotokoll Hovedstyret IL Sørfjell Hovedstyret avholdt møte torsdag 4. april 2013 i klubbhuset på Eydehavn. Møte startet kl 19:30. Følgende møtte: Kjetil Sørensen Steinar Rasmussen Ole Tom Tjuslia Tore Madsen Kjell Svanor Anne Stiansen Odd Inge Fjeldstad Forfall: Arne Jenssen Alf T. Altenborg Merete Stokke Lene Slåen Pedersen - hovedleder - sekretær/hovedkasserer - markedsleder - leder husstyret - styremedlem - leder håndballgruppa - rep. fra fotballgruppa - nestleder - leder fotballgruppa - leder barneidretten - styremedlem Saksliste: Sak 01/04/13 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 02/04/13 Godkjenning av styreprotokoll 21. februar 2013 Sak 03/04/13 Referater/skriv Sak 04/04/13 Nytt fra HS, markedsrådet, gallakomiteen og div. grupper Sak 05/04/13 Status utbygging av Stuenes skole/stadion Sak 06/04/13 Arbeidsinstrukser Sak 07/04/13 Stormøte om dugnadsarbeid Sak 08/04/13 Årshjul/møteplan Sak 09/04/13 Godkjenning av regnskap Sommerturneringa Sak 10/04/13 Suppleringsvalg Sak 11/04/13 Regelverk fordeling av midler Sak 12/04/13 Eventuelt Leder ønsket velkommen til det første hovedstyremøte etter årsmøte. Hovedstyret var vedtaksfør med 7 stemmeberettigede. Inntil videre er friidrettsgruppa og trimgruppa ikke en del av hovedstyret siden disse gruppene ikke har valgt sine representanter. Gruppene tiltrer hovedstyret med fulle rettigheter når valga foreligger. Hovedstyret debatterte hvilke roller styrerepresentantene har og hvem som har stemmerett etter lovene i IL Sørfjell. Flertallet mente at gruppene kan stille med en annen representant om gruppas leder har forfall. Mindretallet mente at lovens 14 2.b ikke gir anledning til å stille med vararep. eller nestleder om gruppas leder har forfall.
2 Flertallet i hovedstyret tolker 14 2.b i IL Sørfjells lover dithen at en gruppe kan stille med hvilken som helst styrerepresentant fra gruppa om leder av gruppa melder forfall. ########################################################## Sak 01/04/13 Godkjenning av innkalling og saksliste Ingen merknader. Innkalling og saksliste godkjennes Sak 02/04/13 Godkjenning av styreprotokoll 21. februar 2013 Ingen merknader. Styreprotokoll 21. februar 2013 godkjennes Sak 03/04/13 Referater/skriv Det ble orientert om følgende saker: IL Express inviterer til sponsortreff på Fevik Hotell 25. april Årsmøte Arendal Idrettsråd 23. april Muligheter for IL Sørfjell til å selge andelsbrev for Eydehavn 100 års jubileum HS oppfordrer gruppestyrene til å sende representanter til sponsortreffet på Fevik. Henvendelse sendes gruppestyrene. Ellers tas orienteringene til orientering.
3 Sak 04/04/13 Nytt fra HS, markedsrådet, gallakomiteen og div. grupper Følgende fremkom: Fra Barneidretten ble det orientert om følgende: - Leder av barneidretten ønsker å trekke seg i løpet av året - Barneidretten trenger 2 nye trenere - HS må holdes kontinuerlig oppdatert om utviklingen i barneidretten. Fra dansegallakomiteen ble det orientert om følgende: - Alt er i rute med hensyn til Plumbokonserten 20. april - Annonsering er i gang på flere områder, og gallakomiteen håper på fullt hus. Håndballgruppa orienterte om følgende: - Ferdig med sesongen og planlegger neste sesong. - Skal delta i Svane Cup i Danmark - Gruppa oppfordrer håndballutøvere til å delta i fotballgruppas sommerturnering Fotballgruppa orienterte om følgende: - Alf Altenborg har overtatt som leder av fotballgruppa - Det arbeides med A-lags miljøet i fotballgruppa. A-laget er i 6 divisjon og har en målsetting om å rykke opp. A-laget skal reise til Danmark med en gruppe på 15-16 personer. - Trengs mye arbeid i de yngre rekker, og at dette også kan danne grunnlaget for oppbygging av A-laget - Både barneidretten og A-laget er viktige grupper for en god utvikling av fotballmiljøet i IL Sørfjell Fra Sommerturneringa ble det orienterte om følgende: - Ikke mange påmeldt hittil - Regner med at det påmeldes ca 70 lag Det ble orientert om følgende vedr. økonomien i HS: - 1. kvartal har et underskudd - Hovedkasserer hadde laget en enkel oversikt som viste resultatregnskap for 1. kvartal. Dette synes HS var en grei måte å få presentasjonen på. HS var enige om å se på muligheter for å etablere en felles gruppe innad i IL Sørfjell som omfatter mindre idretter. AU arbeider videre med saken og setter dette opp som sak i neste hovedstyremøte. Leif Arild Svendsen og representanter fra de mindre grupper av idretter inviteres til en dialog om hvordan dette eventuelt bør organiseres. Andre orienteringer tas til orentering.
4 Sak 05/04/13 Status utbygging av Stuenes skole/stadion Hovedleder orienterte om gjennomslaget i bystyret for utbygging av Stuenes skole og kunstgressbane. Styret debatterte eventuelle alternativer i forhold til baneutbygging og en sak som var sendt inn av Merethe Stokke i Barneidretten. Styret var enige om å utarbeide et brev som sendes Arendal Kommune, og hensikten med brevet er å invitere til samarbeid om utbygging av skole og bane. Leder av barneidretten bes om å møte i neste styremøte for å fremlegge saken som ble sendt HS. Det utarbeides et brev med invitasjon til kommunen om samarbeid vedr. utbygging av skole og bane på Stuenes. Brevet sendes Arendal Kommune etter at styret har behandlet brevet pr. mail. Merethe Stokke bes møte i neste styremøte i HS og presentere saken som ble sendt inn. Sak 06/04/13 Arbeidsinstrukser Leder fremla forslag til instruks for både banemester og rengjøringhjelp klubbhus. I tillegg har det kommet et ønske fra banemester om lønnsforhøyelse. Styret diskuterte saken og var enige om at banemester skulle få lønnsforhøyelse med forutsetning om en liten justering av instruksen. HS øker lønna til banemester, slik at lønna blir kr 20.000 pr. år. Feriepenger (10,2 %) kommer i tillegg. Furutsetning for økningen er at instruksen justeres med følgende punkter: Banemester har ansvaret for å holde tilsyn med vannpumpe og skal stenge av vannet i samråd med leder av fotballgruppa. Banemester skal også lese av vannmåler og sende målerstand til hovedkasserer. Banemester må avklare med leder av fotballgruppa om hovedbanen og/eller treningsfelt må stenges for en lengre periode. Instruks for renholder godkjennes, og instruks for banemester godkjennes med justeringen ovenfor. Sak 07/04/13 Stormøte om dugnadsarbeid Hovedleder orienterte om planen for at IL Sørfjell tar initiativet til et arrangement som omhandler problematikken vedr. dugnadsånd. Det er innledet samarbeid med Svein Lien i idrettskretsen, og leder fremla forslag om et stormøte i Stueneshallen. Hovedleder arbeider videre med saken, og saken tas opp i neste styremøte.
5 Sak 08/04/13 Årshjul/møteplan Leder fremla et forslag til årshjul/møteplan. Styret diskuterte saken og ble enige om å flytte møtetidspunkt for styremøtene. Ellers tas saken opp til endelig godkjenning i neste styremøte. Møtetidspunkt endres til kl 18:00 20:30. Årshjul/møteplan tas opp til endelig godkjenning i neste styremøte, men sendes styremedlemmene pr. mail for kommentarer før neste møte. Sak 09/04/13 Godkjenning av regnskap Sommerturneringa Regnskapet fra Sommerturneringen ble fremlagt, men det forelå ingen bekreftelse fra revisor om at regnskapet er godkjent Hovedkasserer tar kontakt med kasserer for Sommerturneringen og tidligere kasserer for fotballgruppa og etterlyser revidert regnskap for Sommerturneringa. Behandlinga av saken utsettes til neste styremøte. Sak 10/04/13 Suppleringsvalg Styret behandlet valg av representanter til årsmøte i idrettskretsen. Følgende velges som representanter til årsmøte i Idrettkretsen: Kjetil Sørensen Steinar Rasmussen Linda Kittelsen (må forespørres) Merethe Stokke (må forespørres) Christina Ellingsen (må forespørres) Silje Sørensen (må forespørres) Leder og sekretær får fullmakt til at IL Sørfjells kvote blir fylt opp av representanter til årsmøte i Idrettskretsen. Disse vil i så fall være valgte personer fra IL Sørfjell.
6 Sak 11/04/13 Regelverk fordeling av midler Saken utsettes. Saken utsettes Sak 12/04/13 Eventuelt Ingen saker å behandle. Saltrød 5. april 2013 Steinar Rasmussen referent