Integrasjonsstatus uke 48

Integrasjonsstatus uke 48

Overgripende prosjektplan med viktigste milepæler Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase Forberede closing og eierskapsskifte Start operasjonell drift med felles profilering Ferie Operasjonell samordning Legal og fullstendig integrasjon 01.07 Closing 20.07-03.08 31.03-01.07- Alle selgers forpliktelser før closing Alle kjøpers forpliktelser før closing Alle planer for hele integrasjonsprosessen på plass Informasjon og velkomstpakke til alle ansatte sendt ut Ny fullmakt- og rapporteringsstruktur på plass Ny organsisasjonstruktur utarbeidet og bemannet på nivå 1 Avtaler med Siemens AG terminert eller overført Ledersamling 25-26.7 SI skilt fjernet fra alle lokasjoner og erstattet med Bravida skilt Bravida uniformer distribuert og tatt i bruk Temporær profilering av alle biler (SI logo fjernet frist 24.8) Velkomstpakke distribuert til ansatte Bravida styringsmodell og prinsipper gjeldende fra 1/7 Felles konsernstab etablert og samlokalisert Samlokalisering foretatt (i byer med overlapp) Kvartalsgjennomganger Q3 Åpningsbalansen (30.09.09) Tantiemeordning besluttet (01.10.09) IT stand alone (01.11.09) Nye personalvilkår for hele virksomheten ignet og besluttet (31.12.09) Én virksomhet Ett juridisk selskap Én operasjonsmodell Harmoniserte service og prosjektprosesser implementert (15.03.10) Samme ERP plattform og PDA system (01.04.10) Samordnende personalvilkår implementert (01.04.10)

Personal/HR har kartlagt vilkårene i begge selskaper og utarbeidet beslutningsgrunnlag for samordning Personal/HR har som formål å bidra til felles Bedriftskultur, samt like vilkår og policy for det nye Bravida. Bonus/ tantiemeordning for selskapet etablert Etablert Sabeidsutvalg og arbeidsgruppe for harmonisering av vilkår/ pensjon Utarbeidet grunnlag for beslutning for pensjon Oppstart bedriftskulturprosjekt Bistand ledere ifbm nedbemanning Valg av lønnssystem 1. Samordne personalvilkår for Bravida 2. Utarbeide forslag til nye bonusordninger 3. Sikre at kulturaspektet ivaretas og jobbe for å oppnå en felles bedriftskultur 4. Utarbeide forslag og implementere ny løsning for personalhåndbok, herunder inngår samordning av alle HR rutiner og policys Beslutte system for Personalhåndbok Gjennomgang og utarbeidelse av felles personalpolicies Insourcing av lønn og HR personal Personal/HR Personalvilkår Bonus Bedriftskultur Personalhåndbok

IT Drift har nå gjennomført cut-off fra Siemens nettet, og jobber med fullføring av stand alone. Jobber mot integrasjon av plattfom BN1 og BN2. IT Drift har som formål å sikre at virksomheten har nødvendig IT-støtte i perioden hvor systemene flyttes ut fra Siemens og frem til virksomheten er integrert med støtte fra felles IT-systemer. 1. Etablere IT Stand alone/ Cut off fra Siemens nett for BN 2 2. Telefoni 3. Øvrig integrasjon og samordningsaktiviteter IT drift Design av stand alone løsning IT for BN 2 Klargjøring nettverk Telefoni sammenslåtte avdelinger Oppstart innføring trådløs bedrift BN 2 Cut-off fra Siemens 1/11 Valg felles leverandør telefoni Rydde opp i overgangsproblemer etter cut-off Migrering av BN2 inn i BN1 plattform skjer avdelingsvis ila uar Integrasjon mellom BN1 og BN2 IT Drift IT stand-alone Interne integrasjonsaktiviteter

Økonomirapportering har nå innført felles fullmakts og rapporteringsstruktur samt budsjett for Økonomirapportering har som formål å sikre at begge selskapene samordner sine prosedyrer og regnskapsprinsipper, og rapporterer fullverdig fra felles plattform. 1. Fullverdig rapportering 2. Åpningsbalanse 3. Samordne regnskapsprinsipper og prosedyrer 4. Insource Visma Services regnskap 5. Fusjon/ virksomhetsoverdragelse Felles fullmakts og rapporteringsstruktur Åpningsbalanse Fullverdig rapportering Etablert og gjennomført felles budsjettprosess Utrede og implementere felles prosedyrer Årsregnskap begge selskaper Insourcing Visma regnskapstjenester fra 31.12 Økonomirapportering Fullverdig rapportering Åpningsbalanse Samordne regnskapsprinsipper Regnskapsprosedyrer Insourcing Visma services Fusjon/Virksomhetsoverdragelse

Produksjon har 3 delprosjekt som har formål å sikre at vi jobber etter like prosesser og rutiner i hele selskapet Produksjon har som formål å sikre at vi jobber likt i hele selskapet innenfor Prosjekt, Service og Innkjøp. Det er viktig at vi samordner våre leveranrosesser for å sikre kvalitet i våre produkter og tjenester, samtidig som det er en forutsetning for at vi skal kunne dra nytte av vår størrelse. 1. Kartlegge og foreslå harmonisert Serviceprosess med tilhørende roller, ansvar og støtteverktøy 2. Kartlegge og foreslå harmonisert Prosjektstyringsprosess med tilhørende roller, ansvar og støtteverktøy 3. Samordne innkjøpsprosesser, prisstrategi og sørge for å sikre bedre innkjøpsbetingelser med grossister Viktige leveranser og fokus fremover: ProsjektBas: Prosjektprosessen er ignet ferdig Referansegruppe går gjennom rutiner og verktøy i uke 49 ServiceBas: Beskrivelse og organisering av serviceprosessen er klar for formell godkjenning, skal skje innen 14.12 Plan for innføring avdelingene, inklusive opplæringsplan 90% ferdig PDA med ny innkjøpsløsning er under testing Innkjøp: Reforhandlet rammeavtaler med grossister for å realisere tidlige innkjøpsgevinster Forslag til felles prisstrategidokument er i arbeid hos tverrfaglig prisgruppe satt sammen av nøkkelpersoner fra BN1 og BN2 Produksjon ProsjektBas ServiceBas Innkjøp /Beslutning

ERP skal levere forretningssystemer som sikrer støtte til arbeidsprosessene slik at vi kan slå sammen virksomhetene og realisere en optimal drift 1. Overføre Axapta (BN2) over til Agresso 2. Etablere felles lønn og HR system Startet Agresso prosjekt for å overføre Axapta til Agresso Valgt løsning for Lønn og HR system Axapta (løsning som BN2) Startet prosjekt for implementering av Lønn/ HR system Planlegge utrulling og opplæring - Agresso Axapta-Agresso konvertering høyt trykk Utvikle INS portalen -(web portal medarbeidere) Beslutte før jul: Funksjonalitet i INS portalen) Tidspunkt for BN1 over i Axapta lønn ERP Agresso Lønn/HR PDA/Innkjøp CRM

Destinasjon 200 skal bidra til å øke vår konkurransekraft slik at vi kommer styrket ut av lavkonjunkturen / fokusområder Status Destinasjon 200 har som formål å sikre at vi når målene om 200 millioner i EBITA og ett indirekte kostnadsnivå på 17%. Dette er et ledd i arbeidet med å sikre vår konkurransekraft i et krevende ked, samtidig som vi må forberede oss for et nytt ked etter lavkonjunkturen. Fokus i første omgang er salgsfremmende tiltak og reduksjon av indirekte kostnader 1 2 Beslutningsgrunnlag kostnadsprogram Beslutningsgrunnlag økt salgsfokus Startet opp implementerting av kostnadsprogrammet Startet opp implementering salgsprogrammet INDIREKTE KOSTNADER KOSTNADSREDUKSJON Følge opp salgsprogrammet Følge opp kostnadsprogrammet PRODUKSJONSKOSTNADER PROSESSFORBEDRING 3 KAPITALEFFEKTIVISERING 4 SALGSFOKUS ØKTE INNTEKTER Destinasjon 200 Indirekte kostnadsreduksjon Salgsfokus Produksjonskostnader - prosessforbedring Kapitaleffektivisering

27.11. Overordnet milepælsplan for Fase 3 av integrasjonen SG/Ledergruppemøter Personal/HR Personalvilkår Bonusordning Bedriftskultur Personalhåndbok IT drift IT stand-alone Interne integrasjonsaktiviteter Økonomirapportering Fullverdig rapportering Åpningsbalanse Samordne regnskapsprinsipper Prosedyrer Insourcing Visma services Fusjon/Virksomhetsoverdragelse Produksjon* ProsjektBas ServiceBas Innkjøp ERP* Agresso Lønn/HR Innkjøp/PDA CRM Destinasjon 200 Indirekte kostnadsreduksjon Salgsfokus Produksjonskost - prosessforbedring Kapitaleffektivisering *ERP plan kun foreløpig Kartlegging/analyse ferdigstilt (overføring til linje) 9