Naustdal kontrollutval SEKOM-sekretariat www.sekom.no post@sekom.no Innkalling Utval: Naustdal kontrollutval Møtested: Kommunestyresalen Dato: 10.02.2017 Tid: Kl. 08:30 Innkalling: Faste medlemar i utvalet Revisor i sak 13 og 14 Dersom du ikkje kan møte: Meld frå på e-post: o Arnar Helgheim: ah@sekom.no (mobil: 975 81 418) Sakliste Sak nr. Sakstittel 11/17 Godkjenning av innkalling og sakliste 12/17 Skriv og meldingar 13/17 Forvaltningsrevisjon: Kvalitetssystem og internkontroll - prosjektplan 14/17 Revisor si uavhengigheit 15/17 Ny kommune i indre Sunnfjord - kontrollutvalet si rolle 16/17 Oppfølgingsliste 2-2017 17/17 Eventuelt Med helsing Ole Erik Thingnes Leiar
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 11/17 Naustdal kontrollutval 10.02.2017 Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Godkjenning av innkalling og sakliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent.
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 12/17 Naustdal kontrollutval 10.02.2017 Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Skriv og meldingar 32T Saksnummer Tittel Ny kommune i indre Sunnfjord, referat frå møte i styringsgruppa 02.12.16 Ny kommune - referat Ny kommune i indre Sunnfjord, referat frå møte i prosjektgruppa 27.01.17 Rådmannen sitt tilsyn i høve risiko for misleghald i kommunen Årsrapport 2016 - Skatteoppkrevjaren i Naustdal kommune Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert tekne til orientering.
Ny kommune i indre Sunnfjord Fagutvikling og koordinering Styringsgruppa Dykkar referanse: Sakshandsamar: Øystein Høyvik Tlf. 57612650 Vår referanse: 16/3693-32-ØH- FE - 002 Dato: 14.12.2016 Ny kommune i indre Sunnfjord, referat frå møte i styringsgruppa 02.12.16 Tidspunkt : 02.12.16 kl 12.00 14.45 Stad : Jølster kommunehus, Skei Møteleiar : Olve Grotle Til stades frå styringsgruppa: Oddmund Klakegg, Håkon Myrvang, Mathias Råheim og Olve Grotle. Til stades frå prosjektgruppa Ole John Østenstad, Øyvind Bang-Olsen, Atle Fasteland, Thor Ove Farsund, Marit Solheim, Torill Anita Segtnan, Stian Jakobsen, Elin Kjøsnes, Trond Ueland og Øystein Høyvik. Utsendt dagsorden 1. Gjennomgang og godkjenning av referat frå møte 28.10.16 2. Vedtak knytt til notat i høve kommunestyrevedtak gjort før 01.07.16 v/ Olve Grotle 3. Kommunikasjonsplan v/ Øystein Høyvik (blir sendt ut innan torsdag 01.12.16) 4. Prosjektøkonomi v/ Øystein Høyvik 5. Seminarrekke i regi av KMD og KS mv v/ Olve Grotle a. Evaluere samling nr 1 b. Avklare vidare deltaking c. Avklare evt lokal oppfølging av seminar 6. Informasjon om «Nettverk for administrativ toppleiing i kommunar som skal slå seg saman» v/ Øystein Høyvik (invitasjon ligg vedlagt) 7. Prosess knytt til fastsetting av namn v/ Øystein Høyvik 8. Felles formannskapsmøte 08.02.17 v/ Øystein Høyvik 9. Møte med kommunal-, sektor- og personalsjefar 05.01.17 v/ Øystein Høyvik 10. Møteplan 2017 11. Eventuelt Gjennomgang og godkjenning av referat frå møte 28.10.16 Godkjent Vedtak knytt til notat i høve kommunestyrevedtak gjort før 01.07.16 Utsett til møte 13.01.17 Kommunikasjonsplan Framlegg til kommunikasjonsplan vart vedteken (ligg vedlagt) Prosjektgruppa får fullmakt til å engasjere informasjonsmedarbeidar i storleik 20-40 % Postadresse: Postboks 338, 6802 Førde Telefon: 57 72 20 00 Bankkonto: 3700 07 00720 www.forde.kommune.no Besøksadresse: Hafstadvegen 42 Fax: 57 82 38 76 Org.nr.: NO 963923511 mva E-post: postmottak@forde.kommune.no
Prosjektøkonomi Vedteke prosjektdirektiv viser slikt økonomibilde Vår referanse: 16/3693-32-ØH- Styringsgruppa gjorde vedtak om at midlar avsett til kommunevis prosjektleiing blir brukt slik: o Frikjøp av tillitsvalte; 15% x 4 = 60 % o Informasjonsmedarbeidar; 20-40 % o Prosjektleiing i den enkelte kommune; 20 % pr kommune = 80 % (blir overført den enkelte kommune i 2017) Seminarrekke i regi av KMD og KS mv Til liks med prosjektgruppa vurderer styringsgruppa at den første samlinga hadde eit relevant innhald Styringsgruppa vurderer vidare at det er føremålstenleg at prosjektorganisasjonen deltek på dei tre komande samlingane Med bakgrunn i at samling 2 har «arbeidsgjevaransvar i omstillingsprosessar» som tema vurderer ein det som tenleg at personalsjefane i kommunane blir inviterte til å delta Tema frå seminar 1 og 2 skal inngå som del av innhaldet i felles formannskapsmøte 14. og 15. februar 2017 Prosjektgruppa får i oppgåve å vurdere om det i tillegg til felles formannskapsmøte er aktuelt å invitere til samling for medlemmane av kommunestyra kor tema frå samling 1 og 2 vil vere aktuelle Informasjon om «Nettverk for administrativ toppleiing i kommunar som skal slå seg saman» I epost datert 25.11.16 skriv KS: KS har som målsetting å etablere nettverk for den administrative toppleiinga i dei kommunane som skal slå seg saman frå 01.01.2020. Med administrativ toppleiing meiner vi her rådmann/assisterande rådmann, prosjektleiar/prosjektkoordinator for samanslåingsporsessen. For dei folkevalde i samanslåingskommunane vil kome attende med eigen tilbod. Rådmennene saman med prosjektleiar vil delta i nettverket i regi av KS Prosess knytt til fastsetting av namn Ordførarane (styringsgruppa) skal utgjere namnekomité Prosjektleiar skal vere sekretær for namnekomiteen Ein tek sikte på at styringsgruppa i møte 03.02.17 kan komme med si tilråding til namn på ny kommune Felles formannskapsmøte 08.02.17 Blir flytta til 14. og 15. februar 2017 I tillegg til medlemmane i formannskapa blir gruppeleiarane inviterte til å delta Prosjektgruppa saman med leiar av styringsgruppa får fullmakt til å arbeide vidare med program Møte med kommunal-, sektor- og personalsjefar 05.01.17 I tråd med vedteke prosjektdirektiv er det invitert til møte mellom prosjektgruppa og kommunal-/ sektor-/personalsjefar 05.01.17 Møteplan 2017 Blir vurdert å flytte nokre av prosjektgruppemøta til annan dag enn møte i styringsgruppa 2
Eventuelt Ordførarane har motteke brev frå SV-laga i kommunane, og kor dei skriv at: Vår referanse: 16/3693-32-ØH- Styringsgruppa er samd med SV-laga i at det er viktig å sikre framdrifta i arbeidet med å slå saman kommunane i indre Sunnfjord, noko som er i tråd med kva kommunestyra gjorde vedtak om i september 2016. Men inntil Stortinget har gjort vedtak, og det er fatta konkeleg resolusjon er det i svært avgrensa grad høve til å gjere vedtak og avgjerder for den nye kommunen. Hovudmålet med styringsgruppa sitt arbeid fram mot stortingsvedtak er å legge til rette for at fellesnemnda snarast råd kan starte sitt arbeid på ein effektiv måte. I tråd med vedteken framdriftsplan skal styringsgruppa innan 01.04.17 utarbeide forslag til samansetting, organisering, mandat mv for fellesnemnd, arbeidsutval og partsamansett utval mv. Dersom ein vel å opprette ei midlertidig fellesnemnd vil det krevje det same førebuingsarbeidet som oppretting av ei permanent fellesnemnd. Det er styringsgruppa si vurdering at ved å nytte avgrensa arbeidskapasitet med mål om å etablere midlertidig fellesnemnd så vil ein stå i fare for å miste framdrift og tempo. Styringsgruppa vurderer det som tenleg at arbeidet fram til permanent fellesnemnd er etablert, held fram i tråd med kommunestyrevedtaka frå september 2016. Med helsing Øystein Høyvik leiar Dette brevet er elektronisk godkjent av Førde kommune om det ikkje er signert. Kopi til: Fylkesmannen i Sogn og Fjordane v/ Træen Prosjektgruppa 3
Ny kommune i indre Sunnfjord Styringsgruppa Dykkar referanse: Sakshandsamar: Øystein Høyvik Tlf. 57612650 Vår referanse: 16/3693-50-ØH- FE - 002 Dato: 25.01.2017 Ny kommune i indre Sunnfjord - referat frå møte i styringsgruppa 06.01.17 Tidspunkt : 06.01.17 kl 11.30-13.00 Stad : Kommunehuset i Naustdal Møteleiar : Olve Grotle Til stades frå styringsgruppa: Oddmund Klakegg, Håkon Myrvang, Mathias Råheim og Olve Grotle. Til stades frå prosjektgruppa Ole John Østenstad, Øyvind Bang-Olsen, Atle Fasteland, Thor Ove Farsund, Marit Solheim, Torill Anita Segtnan, Stian Jakobsen, Elin Kjøsnes, Trond Ueland og Øystein Høyvik. Utsendt dagsorden 1. Gjennomgang og godkjenning av referat frå møte 02.12.16 2. Avgjerdssaker a. Notat frå rådmennene datert 24.10.16 3. Drøftingssaker a. Fellesnemnd mv. Innleiing v/ Ole John Østenstad b. Felles formannskapsmøte 14. og 15.02.17 nærare avklaring av dagsorden mv 4. Orienteringssaker a. Tilbakemelding frå møte med kommunal-, sektor- og personalsjefar 05.01.17 5. Møteplan 6. Eventuelt Gjennomgang og godkjenning av referat frå møte 02.12.16 Godkjent Avgjerdssaker Notat frå rådmennene datert 24.10.16 o Ordførarane gav si tilsluttning til hovudlinene i dokumentet o Avgjerd knytt til vidare prosess blir gjort i seinare møte Drøftingssaker Fellesnemnd mv. o Ole John Østenstad orienterte om vurderingar gjort av prosjektgruppa o Prosjektgruppa får i oppgåve å utarbeide notat som skal drøftast i neste møte i styringsgruppa Postadresse: Postboks 338, 6802 Førde Telefon: 57 72 20 00 Bankkonto: 3700 07 00720 www.forde.kommune.no Besøksadresse: Hafstadvegen 42 Fax: 57 82 38 76 Org.nr.: NO 963923511 mva E-post: postmottak@forde.kommune.no
Vår referanse: 16/3693-50-ØH- Felles formannskapsmøte 14. og 15.02.17 o Blir avhelde på Kviknes Hotel i Baletrand o Startar med lunsj 14.02.17, og blir avslutta med lunsj 15.02.17 o Basert på drøftingar får prosjektgruppa i oppgåve å utarbeide forslag til innhald som skal godkjennast av styringsgruppa i møte 03.02.17 Orienteringssaker Tilbakemelding frå møte med kommunal-, sektor- og personalsjefar 05.01.17 o Det vart gitt orientering i samsvar med referat frå møte i prosjektgruppa 06.01.17 Møteplan Grunna møtekollisjon må felles formannskapsmøte 04.04.17 flyttast til annan dag prosjektgruppa kjem med forslag Eventuelt Ein tek sikte på å gjennomføre ope seminar for kommunestyra, næringsliv, organisasjonar mv i april 2017 Olve Grotle tek kontakt med KMD og avklarar om statsråd Jan Tore Sanner kan delta Med helsing Øystein Høyvik leiar Dette brevet er elektronisk godkjent av Førde kommune om det ikkje er signert. Kopi til: Fylkesmannen i Sogn og Fjordane v/ Træen Prosjektgruppa 2
Ny kommune i indre Sunnfjord Prosjektgruppa Dykkar referanse: Sakshandsamar: Øystein Høyvik Tlf. 57612650 Vår referanse: 16/3693-49-ØH- FE - 002 Dato: 25.01.2017 Ny kommune i indre Sunnfjord - referat frå møte i prosjektgruppa 06.01.17 Tidspunkt : Fredag 06.01.17 kl 09.00 11.00 Stad : Kommunehuset i Naustdal Til stades: Atle Fasteland, Ole John Østenstad, Thor Ove Farsund, Trond Ueland, Torill Anita Segtnan, Marit Solheim, Elin Enebakk, Stian Jakobsen, Øyvind Bang-Olsen og Øystein Høyvik Utsendt dagsorden 1. Gjennomgang og godkjenning av referat frå møte 21.12.16 2. Harmonisering mv a. Evaluering av møte 05.01.17 b. Tilbakeblikk på møte med HTV, HVO mv desember 2016 c. Drøfte vidare arbeid 3. Fellesnemnd mv framhald drøfting. Innleiing v/ Ole John Østenstad 4. Felles formannskapsmøte 14. og 15.02.17 vidare planlegging v/ Øystein Høyvik 5. Nettverk for administrativ toppleiing i kommunar som skal slå seg saman 6. Møteplan 7. Eventuelt Gjennomgang og godkjenning av referat frå møte 21.12.16 Godkjent Harmonisering mv Evaluering av møte 05.01.17 o Samlinga vart evaluert til å vere vellykka sett opp mot målsettingane som var å Sikre lik informasjon Drøfte korleis drifte fire «gamle» og ein «ny» kommune Få innspel på kva område som det kan vere aktuelt å byrje å sjå på harmonisering o Pr i dag er det etablert sektornettverk knytt til personal, oppvekst og helse/omsorg o Ynskjeleg at kommuanane tek initiativ til at det blir nettverk innan arkiv, teknisk og kultur o Prosjektgruppa v/ rådmennene gav signal om at prosjektgruppa organiserer vidare arbeid i sektornettverka knytt til kommunereforma Postadresse: Postboks 338, 6802 Førde Telefon: 57 72 20 00 Bankkonto: 3700 07 00720 www.forde.kommune.no Besøksadresse: Hafstadvegen 42 Fax: 57 82 38 76 Org.nr.: NO 963923511 mva E-post: postmottak@forde.kommune.no
o Prosjektgruppa vil i neste møte drøfta og avklare forventningar til sektornettverka Tilbakeblikk på møte med HTV, HVO mv desember 2016 o Jf. punkt over vurdert som vellykka o Viktig at alle kommunane etablerer faste møte mellom arbeidsgjevar, hovudtillitsvalte og verneapparatet o Blir invitert til 2-3 felles informasjonsmøte før sommaren 2017 Drøfte vidare arbeid o Blir gjort i neste møte prosjektgruppemøte Vår referanse: 16/3693-49-ØH- Fellesnemnd mv framhald drøfting Drøfting gjennomført vart tatt med vidare inn i møte med styringsgruppa 06.01.17 Felles formannskapsmøte 14. og 15.02.17 vidare planlegging Gjort saman med styringsgruppa i møte 06.01.17 Nettverk for administrativ toppleiing i kommunar som skal slå seg saman Det vart bestemt at ein vil delta i oppstartssamlinga Vidare deltaking blir vurdert i neste prosjektgruppemøte Møteplan Ikkje drøfta Eventuelt Ingen saker Med helsing Øystein Høyvik leiar Dette brevet er elektronisk godkjent av Førde kommune om det ikkje er signert. Kopi til: Fylkesmannen i Sogn og Fjordane v/ Træen Styringsgruppa 2
Ny kommune i indre Sunnfjord Namnekomiteen Dykkar referanse: Sakshandsamar: Øystein Høyvik Tlf. 57612650 Vår referanse: 16/3693-51-ØH- FE - 002 Dato: 25.01.2017 Ny kommune i indre Sunnfjord - referat frå møte i namnekomiteen 06.01.17 Tidspunkt : 06.01.17 kl 13.00 14.00 Stad : Kommunehuset i Naustdal Møteleiar : Olve Grotle Til stades: Oddmund Klakegg, Håkon Myrvang, Mathias Råheim og Olve Grotle. Utsendt dagsorden 1. Drøfte og avklare prosess fram mot tilråding 2. Avklare innhald i epostar og brev til KMD, Språkrådet og dei andre Sunnfjord-kommunane 3. Møteplan 4. Eventuelt Drøfte og avklare vidare prosess Vidare prosess vil vere avhengig av tilbakemeldingar frå dei andre Sunnfjord-kommunane og Språkrådet, og blir derfor drøfta i neste møte Avklare innhald i epostar og brev til KMD, Språkrådet og dei andre Sunnfjord-kommunane Olve Grotle og Øystein Høyvik får fullmakt til å utarbeide epost til Språkrådet for å få deira vurdering i høve namnet «Sunnfjord», andre namnealternativ og innspel på aktuelle språkkonsulentar Det blir utarbeidd brev til kommunane Fjaler, Askvoll, Flora og Bremanger. Før utsending skal utkast til brev sendast på høyring til medlemmane av komiteen Brev til KMD blir ikkje vurdert som aktuelt i denne omgang. Møteplan Øystein Høyvik utarbeider forslag til møteplan Eventuelt Ingen saker Med helsing Øystein Høyvik leiar Dette brevet er elektronisk godkjent av Førde kommune om det ikkje er signert. Postadresse: Postboks 338, 6802 Førde Telefon: 57 72 20 00 Bankkonto: 3700 07 00720 www.forde.kommune.no Besøksadresse: Hafstadvegen 42 Fax: 57 82 38 76 Org.nr.: NO 963923511 mva E-post: postmottak@forde.kommune.no
2 Vår referanse: 16/3693-51-ØH-
Ny kommune i indre Sunnfjord Prosjektgruppa Dykkar referanse: Sakshandsamar: Øystein Høyvik Tlf. 57612650 Vår referanse: 16/3693-53-ØH- FE - 002 Dato: 29.01.2017 Ny kommune i indre Sunnfjord - referat frå møte i prosjektgruppa 27.01.17 Tidspunkt : Fredag 27.01.17 kl 11.00 13.30 Stad : Førde rådhus, møterom Haukedalen Til stades: Atle Fasteland, Ole John Østenstad, Thor Ove Farsund, Ellen Jensen, Torill Anita Segtnan (til og med sak 6), Stian Jakobsen, Øyvind Bang-Olsen og Øystein Høyvik Ikkje til stades: Trond Ueland, Marit Solheim og Elin Enebakk Utsendt dagsorden 1. Gjennomgang og godkjenning av referat frå 06.01.17 2. Status framdriftsplan v/ Øystein Høyvik 3. Status kommunikasjonsplan v/ Øystein Høyvik 4. Prosjektrekneskapen - godkjenning knytt til årsavslutting 2016 5. Tilbakemelding frå administrativt nettverk v/ Atle Fasteland og Øystein Høyvik 6. Oppsummering seminar 2 i regi av KMD mv v/ HTV 7. Fellesnemnd - vidare gjennomgang av første utkast til notat 8. Prosjektorganisering etter oppretting av fellesnemnd - drøfting knytt til kladd 9. Oversikt og harmonisering - drøfting i høve kva kartleggingsarbeid som kan starte opp v/ Øystein Høyvik 10. Felles formannskapsmøte 14. og 15. februar 2017 planlegge innhald 11. Invitasjon til idedugnad om digital gjennomføring av kommune- og regionreformene 12. Møteplan a. Møte med kommunalsjefar mv - fastsetting av tidspunkt b. Felles formannskapsmøte 4. april 2017 - endring av tidspunkt c. Seminar april 2017 - fastsetting av tidspunkt 13. Planlegge styringsgruppemøte 03.02.17 14. Eventuelt Gjennomgang og godkjenning av referat frå 06.01.17 Godkjent Status framdriftsplan Framdrift godkjent jf. vedteke prosjektdirektiv Status kommunikasjonsplan I rute med unntak av engasjering av informasjonsmedarbeidar Postadresse: Postboks 338, 6802 Førde Telefon: 57 72 20 00 Bankkonto: 3700 07 00720 www.forde.kommune.no Besøksadresse: Hafstadvegen 42 Fax: 57 82 38 76 Org.nr.: NO 963923511 mva E-post: postmottak@forde.kommune.no
Prosjektrekneskapen - godkjenning knytt til årsavslutting 2016 Prosjektgruppa har ingen merknader til framlagt prosjektrekneskap for 2016 Endeleg godkjenning blir gjort av styringsgruppa i møte 03.02.17 Vår referanse: 16/3693-53-ØH- Tilbakemelding frå administrativt nettverk Om nettverket: o KS Vest i samarbeid med KS Konsulent er ansvarlege for nettverket o Administrativt nettverk for dei kommunar som har vedteke å slå seg saman o Føremålet er å utveksle erfaringar mellom kommunane Om første samlinga 19.01.17: o Frå våre kommunar deltok rådmann Atle Fasteland, assisterande rådmann Lise Mari Haugen og prosjektleiar Øystein Høyvik o Føremålet med første samlinga var å informere kvarande om status, samt drøfte behovet for eit slikt slikt nettverk Vidare deltaking: o Til liks med dei fleste av dei andre kommunane vurderer ein det vil vere aktuelt med vidare deltaking under føresetnad av at innhaldet blir meir «spissa» og relevant o Det blir lagt opp til to samlingar før sommaren 2017 Oppsummering seminar 2 i regi av KMD mv Prosjektgruppa vurderer at det var ein god og nyttig samling sett i høve fagleg innhald og kulturbygging mellom kommunane Link til presentasjonar: http://www.ks.no/fagomrader/samfunn-ogdemokrati/kommunereformen/ks-tilbud-til-kommunene/arbeidsgiveransvar-vedkommunesammenslainger-pa-dagsorden/ Fellesnemnd - vidare gjennomgang av første utkast til notat Utkast til notat drøfta I samsvar med drøftingane blir notatet oppdatert, ansvar Ole John Østenstad. Før utsending til styringsgruppa sitt møte 03.02.17 skal utkastet på høyring til medlemmane i prosjektgruppa Prosjektorganisering etter oppretting av fellesnemnd - drøfting knytt til kladd Drøfting knytt til kladd som på eit tidspunkt kan bli notat til styringsgruppa vart drøfta Delar av innhaldet i kladden blir flytta til notat om fellesnemd Kladd til notat om prosjektorgansering vil bli oppdatert etter møte med styringsgruppa 03.02.17 Oversikt og harmonisering - drøfting i høve kva kartleggingsarbeid som kan starte opp Grunna tidsråma ikkje drøfta Øystein Høyvik utarbeider forslag som blir sendt på høyring til medlemmane av prosjektgruppa Felles formannskapsmøte 14. og 15. februar 2017 planlegge innhald Basert på drøftingane utarbeidar Øystein Høyvik forslag til dagsorden, og som skal sendast til medlemmane i prosjektgruppa for innspel Dagsorden blir endeleg fastsett av styringsgruppa i møte 03.02.17 Invitasjon til idedugnad om digital gjennomføring av kommune- og regionreformene Utsett 2
Vår referanse: 16/3693-53-ØH- Møteplan Møte med kommunalsjefar mv - fastsetting av tidspunkt o Øystein Høyvik kjem med forslag på tidspunkt Felles formannskapsmøte 4. april 2017 - endring av tidspunkt o Utsett til seinare møte Seminar april 2017 - fastsetting av tidspunkt o Utsett til seinare møte Planlegge styringsgruppemøte 03.02.17 Øystein Høyvik utarbeider forslag til dagsorden som blir sendt prosjektgruppa for uttale før oversending til prosjekteigar Eventuelt Ingen saker Med helsing Øystein Høyvik leiar Dette brevet er elektronisk godkjent av Førde kommune om det ikkje er signert. Kopi til: Fylkesmannen i Sogn og Fjordane v/ Træen Sekom v/ Arnar Helgheim Styringsgruppa 3
Fra: Terje Førde Sendt: 10. januar 2017 09:49 Til: Øyvind Bang-Olsen; Naustdal Postmottak Kopi: Håkon Myrvang; Sekom postmottak; Kari Sygna Emne: Rådmannen sitt tilsyn i høve risiko for misleghald i kommunen Vedlegg: Naustdal, Rådmannen tilsyn risiko misleghald, 050117.pdf Hei. Vedlagt følgjer vårt årlege skriv til rådmannen om rådmannen sine vurderingar kring rådmannen sitt interne tilsyn i høve risiko for misleghald, m.v., i kommunen. Skrivet er forankra i internasjonal revisjonsstandard for vårt arbeid. Vi viser til innhaldet i vårt skriv og tør be om tilbakemelding i saka innan 31.01.17. sendast attende hit pr. e-post. Svar kan gjerne Vi gjer merksam på at vårt brev er sendt kun elektronisk som vedlegg her; i pdf.format. Med helsing KRYSS Revisjon Terje Førde Dagleg leiar/revisjonssjef Mobil: 99 22 92 27 E-post: terje.forde@kryssrevisjon.no <mailto:terje.forde@kryssrevisjon.no>
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 13/17 Naustdal kontrollutval 10.02.2017 Arkiv FE - 217 Sakshandsamar Arnar Helgheim Forvaltningsrevisjon: Kvalitetssystem og internkontroll - prosjektplan Vedlegg i saka: 03.02.2017 Prosjektplan Naustdal - Kvalitetssystem og internkontroll 7013 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Prosjektplan datert 1.2.2017 vert godkjent. Saksutgreiing: Kontrollutvalet vedtok tinging av forvaltningsrevisjon i sak 06 den 13. januar: 1. Kontrollutvalet tingar forvaltningsrevisjon om Kvalitetssystem og internkontroll hjå KRYSS Revisjon. 2. Hovudproblemstilling: Har kommunen rutinar for internkontroll, og korleis vert dette følgt opp? 3. Underproblemstillingar: Har kommunen rutinar for melding og oppfølging av avvik, og vert desse følgde? Vert det rapportert om oppfølging av innmelde avvik, oppover i organisasjonen og tilbake til dei som melder avvik? Har kommunen eit system for å registrere og handsame forslag til forbetringar, og korleis vert dette følgt opp? 4. Frist for levering av prosjektplan: 1.2.2017 5. Frist for levering av rapport: 27.11.2017. KRYSS Revisjon har laga den vedlagde prosjektplanen som vert lagt fram for godkjenning i utvalet.
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 14/17 Naustdal kontrollutval 10.02.2017 Arkiv FE - 216 Sakshandsamar Arnar Helgheim Revisor si uavhengigheit Vedlegg i saka: 12.01.2017 Revisor sin uavhengigheit 2017 6775 12.01.2017 Revisor sin uavhengigheit 2017 6774 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tek revisor si vurdering av uavhengigheit til orientering. Saksutgreiing: Sitat frå Forskrift om revisjon av 15.06.2004 15: Den som foretar revisjon skal løpende vurdere sin uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Den vedlagde erklæringa frå oppdragsansvarleg revisor i KRYSS Revisjon, Terje Førde er svar på kravet i forskrifta. Som det går fram av brevet, gjer andre revisorar tilsvarande Vurdering som er dokumentert i selskapet. Oppdragsansvarleg revisor har vurdert sin ubundenskap med utgangspunkt i dei objektivitetskrav som kjem til uttrykk i Kommuneloven 79 og Forskrift om revisjon 13 og 14.
Fra: Terje Førde Sendt: 9. januar 2017 10:54 Til: Sekom postmottak Emne: Revisor sin uavhengigheit 2017 Vedlegg: Uavhengigheitserklæring Askvoll 2017, 050117.pdf; Uavhengigheitserklæring Bremanger 2017, 050117.pdf; Uavhengigheitserklæring Fjaler 2017, 050117.pdf; Uavhengigheitserklæring Flora 2017, 050117.pdf; Uavhengigheitserklæring Førde 2017, 050117.pdf; Uavhengigheitserklæring Gaular 2017, 050117.pdf; Uavhengigheitserklæring Gulen 2017, 050117.pdf; Uavhengigheitserklæring Hyllestad 2017, 050117.pdf; Uavhengigheitserklæring Jølster 2017, 050117.pdf; Uavhengigheitserklæring Naustdal 2017, 050117.pdf; Uavhengigheitserklæring Solund 2017, 050117.pdf Vedlagt følgjer oppdragsansvarleg (underteikna) sine uavhengigheitserklæringar for 2017; ein for kvar av dei 11 kommunane i KRYSS Revisjon. Dei avløysar eksisterande erklæringar for 2016. Det vert vist til ordlyden i kvar av erklæringane. Vi gjer merksam på at einkvar medarbeidar hos oss utferdigar eigne/særskilde erklæringar for alle oppdrag. Desse dokumenta har vi internt hos oss, slik forskriftene/revisjonsttandardene stiller krav om, og for ein eventuell gjennomgang/kontroll ved ekstern kvalitetskontroll; om vi skulle bli utsett for det i året. Det er oppdragsansvarleg si erklæring som skal handsamast som sak i kontrollutvalet i kommunen, med rapportering frå KU til kommunestyret/bystyret. Vi sender kopi av erklæringa til kommunestyret/bystyret v/ordførar, og ein kopi til rådmannen, i kvar av kommunane, til orientering. Er det spørsmål til erklæringane, ta gjerne kontakt med underteikna. Vedlagt følgjer 11 vedlegg; - (Uavhengigheitserklæring overfor kommunane Askvoll, Bremanger, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gulen, Hyllestad, Naustdal og Solund) Med helsing KRYSS Revisjon Terje Førde Dagleg leiar/revisjonssjef Mobil: 99 22 92 27 E-post: terje.forde@kryssrevisjon.no <mailto:terje.forde@kryssrevisjon.no>
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 15/17 Naustdal kontrollutval 10.02.2017 Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Ny kommune i indre Sunnfjord - kontrollutvalet si rolle Vedlegg i saka: 03.02.2017 Tidsskriftet Kommunerevisoren om kommunereforma 7014 03.02.2017 Kommunesammenslutningar og grensejusteringar - presentasjonar frå Orrvar Dalby frå NKRF si kontrollutvalskonferanse 2017 7015 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet deltek på fellessamling for kontrollutval i fylket den 15. juni. Utvalet deltek på fellesmøte for kontrollutvala i Naustdal, Gaular, Førde og Jølster. Aktuelle datoar for fellesmøte: Veke 34: Måndag 21.8., tysdag 22.8., onsdag 23.8., torsdag 24.8. Veke 35: Tysdag 29.8., onsdag 30.8., fredag 1.9. Saksutgreiing: SEKOM-sekretariat legg med dette fram drøftingssak om arbeidet med ny kommune i Indre Sunnfjord. I utgreiing med vedlegg prøvar vi å gi innsyn i aktuelle problemstillingar og skissere kva framdrift sekretariatet ser føre seg. Vi rår til at utvalet vedtar å delta på fellessamling for fylket og fellesmøte i indre Sunnfjord. Sidan 4 utval skal finne dato som høver alle, har vi tilrådd dei datoane i veke 34 og 35 som høver for oss i sekretariatet. Vi håpar vi finn ein eller fleire datoar som høver både for alle utvala og sekretariatet. Skisse til framdrift: Sak i kvart utval med drøfting av kontrollutvalet si rolle, avklaring om fellesmøte med meir.
Førde: 7.3. Gaular: 29.3. Jølster, 23.3. Naustdal 10.2. Førde: 7.3. Gaular: 29.3. Jølster, 23.3. Naustdal 10.2. Felles konferanse for kontrollutval anten for heile fylket (eller dei 15 «SEKOMkommunane») den 15. juni. Aktuelle tema: Kontrollutvalet si rolle ved kommunesamanslåing Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Erfaringsutveksling mellom utvala. Kontrollutvalet si rolle ved kommunesamanslåing Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Erfaringsutveksling mellom utvala. Felles møte mellom dei 4 kontrollutvala i Naustdal, Gaular, Jølster og Førde rett etter sommarferien. Referata frå styringsgruppa for ny kommune vert sendt ut til kontrollutvala som informasjon. Sekretariatet legg opp til ei opa drøfting av prosessen og spesielt kontrollutvalet si rolle i dette møtet. Sjølvsagt også med rom for å drøfte og gje innspel til den skisserte framdrifta. Bakgrunnsinformasjon Klipp frå Regjeringa si nettside med milepælar for kommunereforma: Frå Forum for Kontroll og tilsyn (FKT) si nettside om samanslåingsprosjekt: FKT har sammen med NKRF utarbeidet en felles anbefaling om valg av kontrollutvalgssekretariat og revisor i tilknytning til gjennomføring av ev. kommunesammenslåingsprosjekter. Problemstillingene og anbefalingene følger nedenfor: Hvilken saksgang skal benyttes ved valg av revisor til fellesnemnda? Inndelingslova sier ingenting om saksgangen knytte til spørsmålet om valg av revisor til fellesnemnda.
Inndelingslova angir imidlertid prosedyre for valg av revisor til den nye kommunen/fylkeskommunen. Praksis fra kommunene i Vestfold viser at i tre av fire tilfeller har revisor blitt valgt etter innstilling fra kommunenes kontrollutvalg. Det anbefales å følge vanlig prosedyre ved valg av revisor i kommunene, dvs. valg foretas etter innstilling fra de sammenslående kommunenes kontrollutvalg. Hvilken prosedyre skal følges ved valg av revisor i den nye kommunen (der fellesnemnda er gitt fullmakt til å velge løsning)? Inndelingslova angir prosedyre for valg av revisor i den nye kommunen. Kontrollutvalgene i de sammenslående kommunene skal avgi hver sin innstilling. Dette kan føre til at det blir ulike innstillinger. Der fellesnemnda har fått fullmakt til å velge løsning, er det opp til den å foreta valget. Hvem skal forberede saken om valg av kontrollutvalgssekretariat for den nye kommunen? Spørsmålet om valg av kontrollutvalgssekretariat for den nye kommunen er ikke regulert av inndelingslova. Det anbefales at det benyttes et settesekretariat til å forberede saken. Vi legg også ved ein artikkel frå Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sitt fagblad om emnet og ein presentasjon frå Kontrollutvalskonferansen 2.2.17.
Kommunereform Frå Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) si nettside den 3.11.16:
Kontrollutvalgskonferansen 2017 Kommunesammenslutninger i et kontroll- og tilsynsperspektiv. v/ Orrvar Dalby Daglig leder Vestfold Kontrollutvalgssekretariat (VIKS). Innhold Belyse noen problemstillinger som kontrollutvalgene vil møte i forbindelse med kommunesammenslåing. Erfaringer fra Vestfold. Erfaringer fra arbeidet med «Kommunereformen sjekkliste for revisor, kontrollutvalg og sekretariat».
Status for reformen pr. 1.1.2017 88 kommuner har gjort gjensidige vedtak om sammenslåing 55 av dem står uten partnere 267 kommuner har vedtatt at de ikke ønsker sammenslåing Sluttresultat: ca.50 færre kommuner? Frivillighet og tvang
Konsekvenser for kontroll og tilsyn Kommunesammenslåing er svært arbeidskrevende! Kontroll- og tilsynsvirksomheten er absolutt ikke det politikerne har mest fokus på! Men kontroll og tilsyn er viktig, både i «nedpakkingen» av kommuner som skal opphøre og i «utpakkingen» av nye kommuner! Viktig å ha fokus på at innbyggernes rettigheter skal sikres både i sammenslåingsprosessen og i den nye kommunen! Fokus på tilstrekkelig internkontroll er sentralt!
Konsekvenser for kontroll og tilsyn Prosessen vil berøre en rekke kontrollutvalg, revisjonsselskaper og kontrollutvalgssekretariater. Viktig at selskapene har fokus på hva kommune- og regionreformen vil bety for dem. De formelle rammene Lov om fastsetting og endring av kommune- og fylkesgrenser (Inndelingsloven) med tilhørende rundskriv og veiledninger setter rammene. En rekke problemstillinger er ikke avklart i lovverket!
Fellesnemnd - juridiske status og myndighet Valg og opphør av fellesnemnda Fellesnemnda er ikke å anse som en egen juridisk enhet Fellesnemnda har den myndighet som er definert i inndelingslovens 26, samt den myndighet kommunestyrene velger å delegere til nemnda. Kontrollutvalg De eksisterende kontrollutvalgene fungerer fram til ny kommune er etablert. Det er ikke hjemmel for å etablere felles kontrollutvalg i sammenslåingsprosessen
Folkevalgt kontroll med fellesnemnda «Når det gjeld folkevalt kontroll med verksemda i fellesnemnda, bør den liggje til den enkelte kommunen sitt kontrollutval, som kan føre kontroll på vegne av sin kommune. Dermed må revisor rapportere til alle dei aktuelle kommunane/fylkeskommunane.» Ot.prp. Nr.41 (2000-2001) pkt. 8.2.3 Valg av revisor for fellesnemnda Inndelingsloven sier ikke noe om kontrollutvalgenes rolle i behandlingen. Det anbefales at kontrollutvalgene avgir innstilling Kommunestyrene fatter vedtak.
Valg av revisor for den nye kommunen Sekretariatet utreder saken. Her fastslår inndelingsloven at kontrollutvalgene skal avgi innstilling. Fellesnemnda gjør vedtak. Valg av sekretariatsløsning «Settesekretariat» eller administrasjonen utreder Kontrollutvalgene skal avgi innstilling Fellesnemnda fatter vedtak
Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon Kun for perioden fram til sammenslåing. Ny overordnet analyse og ny plan for den nye kommunen må utarbeides. Valg av forvaltningsrevisjonsprosjekter vanskelig og viktig! For flere detaljer www.nkrf.no
Dette går neppe over med det første.!! Får vi en tilfredsstillende kommuneog regionstruktur? Vil det bli behov for tilpasninger? Lokal og regional statsforvaltning Grensejusteringer
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 16/17 Naustdal kontrollutval 10.02.2017 Arkiv FE - 040 Sakshandsamar Arnar Helgheim Oppfølgingsliste 2-2017 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Saksutgreiing: Sak Dato Status Forvaltningsrevisjon: Sakshandsaming, vedtak og svargjeving 33/14 8.12.14 KU-sak 33/14 Val av nytt prosjekt 2014. 18.9.15, KU-sak 29/15: Rapporten frå forvaltningsrevisjon om Sakshandsaming, vedtak og svargjeving vert teken til orientering. Rådmannen følgjer opp funn og tilrådingar med spesiell vekt på sakshandsamingsrutinar som: Bruk av førebels svar Mal for vedtak Informasjon om innsyns- og klagerett Utsending av vedtak Tilsyn fosterheimsbarn 12.5.16: Kommunestyresak 19/16: Saka vert utsett. Dette for å gjennomføre handsaming i komité for landbruk miljø og teknikk, samt utval for plansaker. 30.1.17: Etterspurt status hjå Naustdal kommune. 8.12.14 8.12.14: Frå sak 37/14 Eventuelt: Tilsyn fosterheimsbarn Spørsmål til rådmannen: Til neste møte ønskjer kontrollutvalet svar på kva tilsynsordning Naustdal kommune har for fosterheimsbarn. 8.12.14: Spørsmålet sendt til rådmannen. 30.01.15: KU-sak 03/15: Rådmann Øyvind Bang-Olsen informerte. Vedtak 03/15: Informasjonen vert teken til orientering. Rådmannen informerer på nytt i neste kontrollutvalsmøte. 16.03.15: KU-sak 13/15, vedtak: Saka vert teken opp på neste møte.
22.5.15: Vedtak etter orientering ved barnevernleiar Vidar Nytun: Kontrollutvalet sender sak til kommunestyret: Kontrollutvalet konstaterer at avvik om manglande tilsyn til fosterheimsbarn ikkje er lukka. Utvalet ser alvorleg på dette, og rår til at kommunestyret gir rådmannen pålegg om å lukke avvika innan 1. september. 26.5.15: Saka sendt til Naustdal kommune. 28.1.16: Svar frå Naustdal kommune ved Rolf Kalland: Saka har ikkje vore fremja for kommunestyret. Barnevernleiar opplyser at avviket ikkje er lukka. Barnevernet har vanskar med å rekruttere tilsynspersonar og gjennomføre dei tilsyn med fosterheimar som regelverket krev. Barnevernet er no styrka med ei ny fast stilling og ei engasjementsstilling som vil forbetre arbeidssituasjonen vesentleg. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Saker og oppgåver for kontrollutvalet Rådmannen er innstilt på å møte i kontrollutvalet for å gje nærare orientering. 6.9.16: Ved gjennomgang av oppfølgingslista, bad KU om at sekretariatet undersøker status for lukking av avviket. 23.9.16: Førespurnad om status til rådmannen 30.11.16: Informasjon frå Naustdal kommune: Vi har pr i dag 5 barn der vi har tilsynsansvaret. Tre står i dag som at dei ikkje oppfyller krav til tilsyn. I to av desse sakene veit eg at det nett har vore tilsyn, men vi har ikkje fått inn rapportar og registrert desse enda. Siste tilsynssaka, skal vi purre på. Frå sak 38/16 (oppfølgingsliste) den 9.12.16: Kontrollutvalet ønskjer informasjon frå rådmann på møte 10.2. om lukking av avvik på tilsyn fosterheimsbarn. KU-sak 04/17 den 13.1.17: Rådmann Øyvind Bang-Olsen informerte. Rådmannen undersøker om det er eit formelt avvik i høve Fylkesmannen og melder tilbake. Informasjonen vert teken til vitande. 4.10.16, KU-sak 32/16, vedtok tilråding til kommunestyret. 14.12.16: Kommunestyret vedtok kontrollutvalet si tilråding: 1) Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prioritering av prosjekt: 1. Kvalitetssystem og internkontroll (A) 2. Prosjekt- og økonomistyring (D) 3. Oppfølging av vedtak (C) 4. Omstilling / kommunereform (G) 2) Kontrollutvalet får fullmakt til å gjere endringar i prioritering, og å legge til nye prosjekt i perioden. 5.4.16 KU-sak 10/16 den 5.4.16: Kontrollutvalet ber sekretariatet om å førebu og legge fram saker i tråd med oversiktene i saksutgreiinga. Aktuelle skriv og meldingar: Skatterekneskapen Årsrapportar frå SEKOM og revisjonsselskapa Tertial-/kvartalsrapportar Tilsynsrapportar frå Fylkesmannen Årleg liste over særattestasjonar frå revisor Orientering frå revisor: vår rekneskap/haust revisjonsplan
Felles samling med kontrollutvala i Førde, Jølster og Gaular? Budsjett for kontrollutvalet 2017 6.9.16 Frå sak 21/16, Skriv og meldingar: Utvalet drøfta mogeleg felles samling med kontrollutvala i Førde, Jølster og Gaular i slutten av første halvår 2016. Gjerne invitere nyvald leiar Benedikte Muruvik Vonen til ei slik samling. Sekretariatet: Har drøfta med dei 3 andre utvala. Dei er positive til opplegget. 14.10.16: E-post frå Benedikte Muruvik Vonen om at ho gjerne stiller på ei slik samling. Kjem tilbake til mogelege datoar når ho veit meir om eigen kalender for 2017. 23.12.16: Dialog med Benedikte M Vonen. Det ligg an til samling 15. juni 2017. Det er aktuelt å invitere alle dei 15 utvala i SEKOM-området til samlinga. 13.1.17, sak 02/17 skriv og meldingar: Informasjon om samling 15.6.17 var sendt ut. 6.9.16 KU-sak 25/17: NAV arbeidsmåtar og organisering 30.1.17: Etterspurd avklaring på innhaldet i kommunestyret sitt vedtak. 4.10.16 Frå sak 33/16 (eventuelt) den 4.10.16: Kontrollutvalet kallar inn rådmann og leiar for NAV-kontoret til neste møte for å informere om arbeidsmåtar og organisering. Sak 36/16 den 9.12.16: Naustdal kommune ved NAV-leiar Frode Svalheim og kommunalsjef Rolf Kalland informerte. Kontrollutvalet ønskjer nærare informasjon på eit seinare møte med meir spesifikk informasjon for Naustdal. Slik som sakshandsaming, klagehandsaming, lokale utfordringar, ytingar, framtidig organisering og arbeidsdeling ved NAVkontoret. Frå sak 37/16 (møteplan) den 9.12.16: NAV-leiar vert invitert til møte 10.2.16 med tidsråme på 45 minutt. KU-sak 03/17 den 13.1.17: NAV-leiar Frode Svalheim og rådmann Øyvind Bang-Olsen informerte. Informasjonen vert teken til vitande. Investeringsrekneskapar 9.12.16 Frå sak 35/16, Skriv og meldingar den9.12.16: KRYSS Revisjon ved Kari Sygna orienterte om utsende skriv frå revisjonen om investeringsprosjekt og revisjonsmelding for momskompensasjon. Kontrollutvalet ønskjer informasjon frå rådmannen i neste møte om kva som vert gjort for å avslutte investeringsrekneskapar og svare på spørsmål frå revisor (jf dei utsende dokumenta til dette møtet). KU-sak 05/17 den 13.1.17: Rådmann Øyvind Bang-Olsen informerte. Jobbar no med avslutting av Naustdalshallen 2 og Lunden barnehage. Han gjekk
også gjennom gangen i utbyggingssaker i kommunen generelt og om Naustdal barne og ungdomsskule spesielt. Informasjonen vert teken til vitande. Møteplan 2017 9.12.16 Sak 37/16 den9.12.16: Kontrollutvalet legg opp til følgjande møteplan for 2017: 13. januar 10. februar 19. mai 15. september 8. desember Møtetid: kl 8.30 Forvaltningsrevisjon: Kvalitetssystem og internkontroll 13.1.17 KU-sak 06/17 den 13.1.17. Vedtak: 1. Kontrollutvalet tingar forvaltningsrevisjon om Kvalitetssystem og internkontroll hjå KRYSS Revisjon. 2. Hovudproblemstilling: Har kommunen rutinar for internkontroll, og korleis vert dette følgt opp? 3. Underproblemstillingar: Har kommunen rutinar for melding og oppfølging av avvik, og vert desse følgde? Vert det rapportert om oppfølging av innmelde avvik, oppover i organisasjonen og tilbake til dei som melder avvik? Har kommunen eit system for å registrere og handsame forslag til forbetringar, og korleis vert dette følgt opp? Årsmelding 2016 kontrollutvalet Eigedomsskatt informasjon 4. Frist for levering av prosjektplan: 1.2.2017 5. Frist for levering av rapport: 27.11.2017. 16.1.17: Sendt til KRYSS Revisjon 13.1.17 KU-sak 07/17 den 13.1.17. Vedtak: Framlegg til årsmelding 2016 for Naustdal kontrollutval vert vedteke. 16.1.17: Sendt over til kommunestyret for handsaming. 13.1.17 KU_sak 10/17 den 13.1.17: Rådmann Øyvind Bang-Olsen informerte. Gjekk gjennom takseringmåten som er brukt. Rådmannen legg opp til å tilrå redusert promillesats frå 5,5 til 5,0. Det er sett opp kommunestyremøte torsdag 19.1. Informasjonen vert teken til vitande.
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 17/17 Naustdal kontrollutval 10.02.2017 Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Eventuelt