Hornindal kontrollutval SEKOM-sekretariat

Transkript

1 Hornindal kontrollutval SEKOM-sekretariat Innkalling Utval: Hornindal kontrollutval Møtested: Kommunestyresalen Dato: Tid: Kl. 11:00 Innkalling: Faste medlemar i utvalet Rådmannen i sak Dersom du ikkje kan møte: Meld frå på e-post: o Arnar Helgheim: ah@sekom.no (mobil: ) Sakliste Sak nr. Sakstittel 25/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 26/16 Skriv og meldingar 27/16 Post- og journalrutinar - informasjon 28/16 Etiske retningsliner for folkevalde og tilsette i Hornindal kommune - orientering 29/16 Spelemidlar til kunstgrasbane - informasjon frå rådmannen 30/16 Kommunereforma - drøftingssak 31/16 Møteplan /16 Oppfølgingsliste /16 Eventuelt Med helsing Rasmus Kirkhorn Leiar

2 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 25/16 Hornindal kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Godkjenning av innkalling og sakliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent.

3 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 26/16 Hornindal kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Skriv og meldingar Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert tekne til orientering. Vedlegg: Høyringsuttale om kommunelova frå Sekretariatforum Budsjett for Kommunerevisjonen i Nordfjord

4 Sekretærforum for kontrollutvalssekretariata i Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane Høyring om NOU Ny kommunelov Tilhøvet mellom kontrollutval, revisjon og kontrollutvalssekretariat Innleiingsvis vil vi gje uttrykk for at det er svært uheldig å svekke kontrollutvala sin funksjon ved å redusere sekretariatet sitt ansvar for å påsjå at sakene i utvalet er forsvarleg utgreidd. At slike oppgåver ligg til sekretariatet er heilt avgjerande for bestiller-utfører modellen i kontroll- og tilsynsordninga vi har i dag. Sekretariatet for kontrollutvalet har tre hovudoppgåver. Dei tre oppgåvene er utgreier, sakshandsamar og administrator. Ved å gå inn for at sekretariatet ikkje kan gjere vurderingar opp mot lover og regler avgrensar utvalet sekretariatet si rolle til berre å vere administrator. Dette vil svekke det kommunale sjølvstyret innanfor kontroll og tilsyn alvorleg. Vi vil særskilt gjere det tydelig overfor departementet at vi ikkje støtter formuleringa i kap : "Etter utvalgets mening har sekretariatet ikke anledning til å innhente informasjon og vurdere denne opp mot et regelverk, vedtak e.l. Dette vil etter utvalgets forslag være å utføre revisjon, og dermed en oppgave for revisor." Dette er ei formulering som definerer revisjon så vidt at omgrepet blir meiningslaust. Kontrollutvalet må ha mogelegheit til sjølv å vurdere korleis oppgåver som ikkje fell inn under ein meir presis definisjon av revisjon, skal utførast og kven som skal utføre desse oppgåvene. Revisjon er definert gjennom nasjonale og internasjonale standardar. Det er ikkje naturleg å utvide revisjonsomgrepet i kommunelova. Eigarskapskontroll er eit typisk eksempel på ei oppgåve som ikkje er ei revisjonsoppgåve. Dette er, og børe vere, ei oppgåve som kontrollutvalet kan be sekretariatet eller andre kompetente organ om å utføre. Lovutvalet sitt syn vil også svekke kontrollutvalet sitt ansvar for å påsjå at kommunen har ein forsvarleg revisjon. I dette arbeidet har sekretariata i dag ei viktig rolle. Det er avgjerande at kontrollutvalssekretariatet vert oppretthalde som eit organ med kompetanse til å utføre oppgåvene som både utgreier, sakshandsamar og administrator. Det bør vere krav i lov eller forskrift om minst ein tilsett med tre års høgare utdanning i eit kontrollutvalssekretariat. Denne uttalen er utarbeidd av eit sekretærforum som består av sekretariata for alle kommunane i Møre og Romsdal, 17 av kommunane i Sogn og Fjordane i tillegg til sekretariata for Møre og Romsdal fylkeskommune og Sogn og Fjordane fylkeskommune. Leikanger Med venleg helsing Einar Ulla Leiar i sekretærforumet

5

6

7

8 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 27/16 Hornindal kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Post- og journalrutinar - informasjon Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tar informasjonen til vitande. Saksutgreiing: Vi viser til handsaming av Eventuelt (sak 24/16) den 7. september: Inger Marie Svingeset stilte spørsmål om kommunen sine rutiner for journalføring og offentleggjering. Rådmannen vert kalla inn til neste møte for å informere om kommunen sine post- og journalrutinar. Rådmannen vert kalla inn for å informere.

9 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 28/16 Hornindal kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Etiske retningsliner for folkevalde og tilsette i Hornindal kommune - orientering Vedlegg i saka: Kap 13 i personalhandbok Hornindal 6315 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Informasjonen vert teken til vitande. Saksutgreiing: Etter avtale med kontrollutvalsleiaren, vert rådmannen kalla inn for å informere om etiske retningsliner for folkevalde og tilsette i Hornindal kommune. Vi legg ved kapittelet frå kommunen si personalhandbok som handlar om dette temaet.

10 Klipp frå Hornindal kommune si personalhandbok:

11

12 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 29/16 Hornindal kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Spelemidlar til kunstgrasbane - informasjon frå rådmannen Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Informasjonen vert teken til vitande. Saksutgreiing: Kontrollutvalsleiaren har fått orientering om ei sak der kommunen stod i fare for å miste selemidlar for kunstgrasbane. Rådmannen vert kalla inn for å informere om saka og om kva kommunen gjer for å sikre seg at ein får dei tilskotsmidlar som ein har fått tilsegn om.

13 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 30/16 Hornindal kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Kommunereforma - drøftingssak Vedlegg i saka: Kommunerevisoren om kommunereform november Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Saka vert lagt fram til drøfting. Saksutgreiing: Etter avtale med kontrollutvalsleiaren, vert det sett opp drøftingssak om kommunereforma. Frå Forum for Kontroll og tilsyn (FKT) si nettside om samanslåingsprosjekt: FKT har sammen med NKRF utarbeidet en felles anbefaling om valg av kontrollutvalgssekretariat og revisor i tilknytning til gjennomføring av ev. kommunesammenslåingsprosjekter. Problemstillingene og anbefalingene følger nedenfor: Hvilken saksgang skal benyttes ved valg av revisor til fellesnemnda? Inndelingslova sier ingenting om saksgangen knytte til spørsmålet om valg av revisor til fellesnemnda. Inndelingslova angir imidlertid prosedyre for valg av revisor til den nye kommunen/fylkeskommunen. Praksis fra kommunene i Vestfold viser at i tre av fire tilfeller har revisor blitt valgt etter innstilling fra kommunenes kontrollutvalg. Det anbefales å følge vanlig prosedyre ved valg av revisor i kommunene, dvs. valg foretas etter innstilling fra de sammenslående kommunenes kontrollutvalg. Hvilken prosedyre skal følges ved valg av revisor i den nye kommunen (der fellesnemnda er gitt fullmakt til å velge løsning)? Inndelingslova angir prosedyre for valg av revisor i den nye kommunen. Kontrollutvalgene i de sammenslående kommunene skal avgi hver sin innstilling. Dette kan føre til at det blir ulike

14 innstillinger. Der fellesnemnda har fått fullmakt til å velge løsning, er det opp til den å foreta valget. Hvem skal forberede saken om valg av kontrollutvalgssekretariat for den nye kommunen? Spørsmålet om valg av kontrollutvalgssekretariat for den nye kommunen er ikke regulert av inndelingslova. Det anbefales at det benyttes et settesekretariat til å forberede saken. Vi legg også ved ein artikkel frå Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sitt fagblad om emnet.

15 Kommunereform Frå Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) si nettside den :

16

17

18 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 31/16 Hornindal kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Møteplan 2017 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet legg opp til følgjande møteplan for 2017: 14. februar 28. mars 8. mai 4. september 27. november Møtestart kl Saksutgreiing: SEKOM-sekretariat har laga framlegg til møteplan for dei 15 kontrollutvala «våre». Møteplanen bygger på erfaringar frå tidlegare år. Hornindal kontrollutval har hatt 4 møte dei seinaste åra, men i framlegget har sekretariatet lagt inn 5 møte i Utvalet har tinga forvaltningsrevisjon med frist for levering Rapporten er såleis klar til handsaming på møte 14. februar. Vi reknar med at utvalet samstundes tingar nytt prosjekt, med prosjektplan til handsaming i møte 28. mars. Vi reknar med at rekneskapen for Hornindal kommune er klar til handsaming i møte den 8. mai.

19 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 32/16 Hornindal kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Oppfølgingsliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. Saksutgreiing: Sak Dato Status Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (starta med overordna analyse) , KU-vedtak I sak 13/16: 1. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prioritering av prosjekt: Beredskap/klimaendring Felles prosjekt om IKT og Nordfjordnett Sjølvområdet vatn og avlaup Offentlege innkjøp Møteplan 2016 Saker og oppgåver for kontrollutvalet 2. Kommunestyret gjev kontrollutvalet fullmakt til å leggje til nye prosjekt og/eller endre prioritering i perioden : Kommunestyret vedtok kontrollutvalet si tilråding (sak 25/16) , sak 027/15 Vedtak: Hornindal kontrollutval legg opp til møtetidspunkt kl 11:00 på følgjande møtedatoar i 2016: 8. februar 9. mai 1. September flyttast til 7. september 10. november 25. januar deltek utvalet på felles opplæring for alle kontrollutvala i fylket , sak 7/16 Stikkord frå saka: Aktuelle skriv og meldingar: Skatterekneskapen Årsrapportar frå SEKOM og revisjonsselskapa Tertial-/kvartalsrapportar

20 Forvaltningsrevisjon: Klimatilpassing og beredskap Tilsynsrapportar frå Fylkesmannen Særattestasjonar frå revisor Orientering frå revisor: vår rekneskap/haust revisjonsplan KU-sak 21/16 den , vedtak: 1. Kontrollutvalet tingar forvaltningsrevisjon om «Klimatilpassing og beredskap» hjå Kommunerevisjonen i Nordfjord. 2. Hovudproblemstilling: Følgjer kommunen krava om kommunal klimatilpassing og beredskapsplikt? 3. Underproblemstillingar: Har kommunen utarbeidd heilheitleg risiko- og sårbarheitsanalyse som tilfredstiller krava? Vert denne nytta aktivt? Har kommunen rutiner / regelverk som sikrar varsling og ansvarstilhøve ved kriser og ulukker? I kor stor grad har kommunen nådd måla i klimaplanen? 4. Prosjektplan datert vert godkjent slik den ligg føre. 5. Frist for levering av rapport: 31. januar Budsjett 2017 for kontrollutvalet KU-sak 22/16 den , vedtak: Journalføring og offentleggjering : Framlegget sendt til Hornindal kommune KU-sak 24/16, Eventuelt. Frå handsaming: Inger Marie Svingeset stilte spørsmål om kommunen sine rutiner for journalføring og offentleggjering. Rådmannen vert kalla inn til neste møte for å informere om kommunen sine post- og journalrutinar.

21 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 33/16 Hornindal kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Eventuelt