KONGSVINGER KOMMUNE MØTEINNKALLING FOR FORMANNSKAP Møtedato: 27.01.2009 Møtested: Rådhuset, Lille festsal Møtetid: Kl. 16:30 Eventuelle forfall meldes til tlf. 62 80 80 13. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale SAKSLISTE TILLEGGSSAK: Sak nr. Sakstittel 009/09 Kongsvinger kommunale eiendomsenhet - mål, budsjett og prioriteringer 2009 Kongsvinger, 23.01.08 ARVE BONES ordfører/sign
KONGSVINGER KOMMUNE 2 SKAL BEHANDLES I Utvalg Møtedato Saksnr Saksbehandler Formannskap 27.01.2009 009/09 AOEV Kommunestyret 05.02.2009 AOEV Saksansv. : Karin Nagell Moen Arkiv: K1-145 : Arkivsaknr.: 08/3827 Kongsvinger kommunale eiendomsenhet - mål, budsjett og prioriteringer 2009 Saksopplysninger: Bakgrunn Kommunestyret vedtok den 11.12.2008 at virksomheten i KKE videreføres som en kommunal enhet fra 1.1.2009 med fokus på formålsbyggene. I budsjettdokumentet som ble vedtatt i kommunestyret samme dato står det at overføring av midler fra kommunen til KKE foregår i form av kjøp av tjenester, og at rammen for kjøp av tjenester i 2009 er justert med deflator 4,5 %, samt at kuttet på 2 mill kroner fra 2008 er videreført. Prinsippet om internhusleie videreføres i 2009, men vil ikke ha resultateffekt for Kongsvinger kommune. I lys av avviklingen av KF`et er det foreslått at rammen for drift av kantiner skal tilføres KKE, og ikke være en del av rammen for kjøp av tjenester. Fra 2010 tas det sikte på å overføre det hele FDVU-ansvaret for park/grønt til KKE etter at inneværende år brukes til å utvikle en drift- og forvaltningsplan for park/grønt sammen med Teknisk forvaltning. Mål I dialog mellom ledelsen ved KKE og rådmannen er det satt opp følgende mål for KKE i 2009: Målområde Bidrag Forventet resultat Samfunn Forebygge uheldig profilering delta aktivt i ny markedsstrategi Miljøsertifisering Klima og energiplan 4 positive mediaoppslag Ferdigstille Marikollen bh og skole. Lage plan for øvrige virksomheter Følge opp vedtatt plan ift kommunale bygg
3 Tjenester Organisasjon Økonomi Investeringer Vedlikehold Overgang KF til enhet Brukertilfredshet Gjennomføre medarbeiderskap og lederskap iht plan Sykefraværsoppfølging + forebyggende HMS-arbeid Ny organisasjonsplan med avd.ledere vurdere system for kundeansvar Gjennomføre medarbeiderskap og lederskap iht plan Stram budsjettoppfølging både på inntekts og utgiftssiden Gjennomføre vedtatte investering + tiltakspakke Gjennomføre vedtatte vedlplan + tiltakspakke Videreføre husleieavtaler som internhusleie. Erstatatte SLA-avtaler med serviceerklæring Resultat bedre enn 4 på ny måling høsten 2009 Minimum NAV-krav 1. kvartal 2009 Tidsplan avklares senere Positivt regnskapsresultat på enhetsnivå Budsjett for KKE 2009-2012 R2007 B2008 B2009 B2010 B2011 B2012 Utgifter 72 800 153 079 66 225 65 000 65 000 65 000 Inntekter 25 719 153 079 148 663 156 663 156 663 156 663 Netto 47 081 0-82 630-91 663-91 663-91 663 Av større endringer i rammene/virksomheten fra 2008 til 2009 framheves: Reduksjon eksterne leieinntekter 774 Økt leieinntekter Sentralskolen - HFK 2 584 Økt leieinntekter Sæter 4 400 Nye driftsutgifter ny Bypark 250 Nye driftsutgifter Scene U 472 Nye driftsutgifter Bibliotek 586 Vedlikehold og Investeringsprosjekter 2009 Når det gjelder Vedlikehold og Investeringer, så er det behov for et oppdatert estimat av vedlikeholdsbehovet for bygg og eiendomsmassen. Estimatet skal kunne skille mellom det totale vedlikeholdsbehovet og vedlikeholdsetterslepet, og kostnadene skal kunne identifiseres ut fra type vedlikeholdsbehov og prioriteringer skal gjøres i all hovedsak i tråd med Kongsvinger kommunes arbeid med samfunnsutvikling og vekst, nærings- og befolkningsvekst. Det er i 2008 utarbeidet en overordnet vedlikeholds og investeringsplan ut fra det kartleggingsarbeidet som har vært mulig å gjennomføre på så kort tid, dette arbeidet er gjennomført samtidig som det er utarbeidet husleieavtaler og serviceavtaler.
4 Med de store utfordringene kommunal sektor står overfor i kommende år, med en kombinasjon av store endringsbehov og omfattende oppgraderingsbehov, blir det svært viktig å rasjonalisere med investerings- og vedlikeholdsmidler for å sørge for størst mulig nytteverdi. Dette vil bl.a. innebære satsning på videre utvikling, oppgradering og vedlikehold av de riktige og mest egnede bygningene samt med tiden erstatte de mindre egnede med nye bygg. Det blir derfor svært viktig å håndtere vedlikeholdsplanleggingen som en integrert del av kommunenes utviklingsplanlegging. I dagens forvaltning er det store utfordringer knyttet til å etablere gode og forankrede vedlikeholds- og investeringsplaner på strategisk nivå, samt etablering av gode beslutningsunderlag som synliggjør behov, prioriteringer og konsekvenser ved evt. utsettelse av tiltak fra det operative nivå. Følgende vedlikehold og investeringsprosjekter foreslås i 2009: Vedlikehold KKE 2009 (tusen kr) Amundheimet 70 Austmarka skole 200 Brandval skole 305 Hebergheimen 280 Holt skole 500 Krisesenteret 100 Langeland barnehage 40 Langeland skole 100 Langeland sykehjem 130 Lunden barnehage 70 Roverud barne og ungdomskole 70 Roverudhjemmet 50 Tommelst gate 40 Tråstad 500 Vangen barnehage 150 Vennersberg barnehage 180 Vennersberg skole 360 Vedlikeholdsbuffer 255 Sum 3 400 Dette er ordinært vedlikehold som er en kombinasjon av tekniske behov og brukerbehov. Arbeidet vil i hovedsak bli utført i egenregi av KKE. Investeringer KKE 2009 (tusen kr.) Austmarka skole (skolekjøkken) 865 Brandval skole (tak) 1000 Holt skole (brann) 500 Holthallen (garderober) 920 Langeland barnehage (tak) 100 Langeland skole (brann) 315 Langeland storkjøkken (kjøl) 250 Roverud barne og ungdomskole (UU/HC) 100 Roverudhjemmet (forsterke avdeling) 400 Tråstad (UU/HC) 550 Sum 5 000 Investeringene er en kombinasjon av prioriterte brukerbehov, tekniske behov og pålegg.
5 Prioriteringer vedlikehold og investeringer Regjerningens tiltakspakke I forhold til kommende tiltakspakke er det utarbeidet forslag til prosjekter som kan igangsettes i løpet av 2009. Vedlikehold Tiltakspakke KKE 2009 (tusen kr) Austmarka skole 400 Brandval skole 300 Holt Skole 250 Langeland barnehage 100 Langeland skole 150 Roverud barne og ungdomskole 100 Roverudhjemmet 100 Tråstad 500 Vennersberg skole 300 Skifte av gulv og gulvvarme i barnehager 1 800 Sum 4 000 Tiltakene forsterket ordinært vedlikehold prioritert ut fra en kombinasjon av brukerbehov og tekniske behov. Det vises særlig til prioriteringen av varme gulv i barnehagene. I tillegg vil det være rom for forbedring og kvalitetssikring av uteområder og lekeapparater. Investeringer Tiltakspakke 2009-2010 (tusen kr.) Holt hallen (utstyrsbod) 1 000 Ishallen (egen utredning pågår) 3 000 Tråstad (tak) 1 000 Universell utforming -UU 3 000 Sum 8 000 Sammen med brukerne gjennomføres nå en utredning om hva som bør gjøres i Ishallen sett i lys av de gode resultater ishockeyen oppnår for tiden med mulig opprykk til eliteserien. På grunn av den nye Diskriminerings- og tilgjengelighetsloven må det gjøres enn jobb ved alle kommunale bygg om økt tilrettelegging. Det avsettes midler til dette arbeidet. Vurdering: Rådmannen forsøker gjennom denne saken å finne fram til balansepunktet mellom kommunestyret og administrasjonens rolle og ansvar når det gjelder kommunens eiendommer: Overordna mål for eiendomsdriften fastsettes politisk. I tillegg til det generelle om en effektiv eiendomsforvaltning, er det framkommet flere krav til KKEs virksomhet gjennom foreliggende forslag til Energi- og klimaplan For hver enkelt enhet også KKE implementerer rådmannen de politisk vedtatte målene samt andre resultatmål i form av styringskort for enheten samt lederavtale for enhetsleder Gjennom budsjettet for 2009 vedtok kommunestyret rammer for vedlikeholdet og investeringene i det kommunale formålsbyggene. Rådmannen foreslår at prioriteringene av vedlikehold og investeringer i forhold til de ulike formålsbygg jfr. tabellene som er vist i denne saksutredningen, også bør vedtas politisk til slutt etter gode interne prosesser mellom KKE og brukerenhetene
Samlet utgjør planene for ordinært vedlikehold og oppgradering av kommunale bygg en økonomisk ramme på over 20 mill. kroner. Det er en allmenn oppfatning at dette nivået vil vises positivt i den kommunale bygningsmassen i løpet av året og vil gi mer fornøyde ansatte og brukere. Rådmannen viser til det arbeidet som KKE har igangsatt når det gjelder langsiktig vedlikeholdsplanlegging og kommer tilbake med tall som viser langsiktig vedlikeholdsbehov og vedlikeholdsetterslepet. Den største utfordringa i 2009 er å klare å gjennomføre og levere de tiltak og prosjekter som det er gitt en oversikt over i denne saksutredningen. I den forbindelse styrker nå KKE bemanningen innenfor planlegging, prosjektering og prosjektledelse. 6 Rådmannens INNSTILLING 1. Mål og driftsbudsjett for 2009 vedtas i samsvar med saksframstillinga 2. Prioriteringer av ordinært vedlikehold og ordinære investeringer i de kommunale formålsbyggene godkjennes i samsvar med saksframstillinga 3. Prioritering av ekstraordinært vedlikehold og investeringer i kommunens formålsbygg i forbindelse med Regjeringens tiltakspakke godkjennes 4. Rådmannen gis fullmakt til å foreta administrative budsjettendringer mellom enheter og KKE i forbindelse med overgangen fra KKE KF til KKE
1 Side 1 av7