GRONG KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 9. mai 2011 Møtetid: Kl. 09.00 Møtested: Grong kommune, Møterom 3 De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 011/11 Grong kommunes årsberetning for 2010 012/11 Grong kommunes årsregnskap for 2010 013/11 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Rutiner og forvaltning legekontor. Prosjektplan 014/11 Referatsaker Eventuelt Grong 2.mai 2011 Turid Gartland (sign) Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: 74 31 21 44 Mob: 99 39 36 88 e-post: gunnhild.berg@komsek.no Kopi: Ordfører Rådmann KomRev Trøndelag IKS, avd. Grong
SAK 011/11 GRONG KOMMUNES ÅRSBERETNING FOR 2010 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 09.05. 2011 Gunnhild Berg 011/11 426-1742-5.3 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget finner Grong kommunes årsberetning for 2010 oversiktlig og informativ, og hvor mål og måloppnåelse for kommunens virksomhet er tydelig beskrevet. 2. Kontrollutvalget berømmer Grong kommune for det arbeidet som er lagt i utformingen av årsberetningen for 2010. 3. Kontrollutvalget tar Grong kommunes årsberetning for 2010 til orientering. Vedlegg: Grong kommunes årsberetning for 2010 utsendt fra kommunen. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Om behandling av kommunens årsberetning heter det i 10 i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner : Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesråd utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest den 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Kommuneloven sier følgende om årsberetningen i 48 nr. 5 Årsregnskapet og årsberetningen : I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven.
Som det fremgår ovenfor, legges årsberetningen frem for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet behandles. Kontrollutvalget gis gjennom denne behandlingen mulighet til å uttale seg om kommunens årsberetning, og kan eksempelvis kommentere: Hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er Hvorvidt årsberetningen gir en oversiktlig og informativ framstilling av kommunens virksomhet foregående år. Mål og måloppnåelse for kommunens virksomhet. Andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere. Saksbehandlers vurderinger: Rådmannen i Grong kommune har i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner utarbeidet årsberetning for kommunens virksomhet i 2010 Årsberetningen er en tilbakemelding til kommunestyret om den kommunale virksomheten for året som har gått, samt den synliggjør utfordringer som vil komme. Grong kommunes årsberetning fremstår som oversiktlig, tiltalende og informativ. Årsberetningen er bygd på samme mal som tidligere år og delt inn i tre hovedkapitler, hvor det første inneholder rådmannens kommentarer, det andre inneholder årsberetninger fra de ulike rammeområder og det tredje kommentarer til samlet regnskapsresultat og diverse oversikter. Denne inndelingen gjør årsberetningen oversiktlig og gir god informasjon om mål, måloppnåelse, og gjennomføring av handlingsplan og tiltak. Årsberetningen inneholder også rapport om finansforvaltningen i henhold til kommunens finansforvaltningsreglement. I likestillingsloven 1a er det krav om redegjørelse i årsberetningen for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling mellom kjønnene, iverksatte tiltak og planlagte tiltak for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven.. Det er ikke planlagt tiltak for å fremme likestilling, men kommunen ønsker å legge forholdene til rette slik at likestilling på alle områder kan oppnås. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten, jf. kommuneloven 48 nr. 5. Årsberetningen for 2009 sa lite om tiltak som var planlagt eller iverksatt for å sikre høy etisk standard. Det samme gjelder for 2010. Vurderinger Kontrollutvalget har i et arbeidsmøte den 26. april 2011 hatt en grundig gjennomgang av kommunens årsberetning. Kontrollutvalget gir ros til Grong kommune for arbeidet som er lagt ned i årsberetningen, et arbeid som også i 2010 gjør årsberetningen oversiktlig, ryddig, informativ og leservennlig. Som et vedlegg til årsberetningen har Grong kommune tatt med kostraanalyse. Dette er med på å heve standarden på årsberetningen ytterligere. Totalt sett gir årsberetningen et godt bilde av aktiviteten i kommunen og inneholder tilstrekkelig informasjon til å bedømme aktiviteten i 2010.
SAK 012/11 GRONG KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2010 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 09.05. 2011 Gunnhild Berg 012/11 426-1742-5.3 Formannskapet Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Det fremlagte forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Grong kommunes årsregnskap 2010. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg (Vedlegg 2, 3 og 5 delt ut til kontrollutvalget i arbeidsmøtet den 26.04. 2011) 1. Forslag til uttalelse til Grong kommunes årsregnskap for 2010. Vedlagt 2. Revisjonsberetning for 2010 fra KomRev Trøndelag IKS datert 13.04. 2011 3. Brev nr 2-2010 4. Grong kommunes årsregnskap for 2010 utsendt fra kommunen. 5. Oppsummering av revisjon årsregnskapet 2010 til rådmannen fra KomRev Trøndelag IKS av 13.04.11 dokumentet sendes kun kontrollutvalget. Unntatt off., off.l. 13 og kom.l. 78,7. Saksopplysninger Alle kommuner og fylkeskommuner skal ha et årsregnskap. Dette fastslår kommuneloven i 48 Årsregnskapet og årsberetningen. Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap framkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR-2002-12-15). I forskriftens 3, 1. ledd heter det om årsregnskapet: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Videre fremgår det hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte. Presentasjon av regnskapet Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet. Men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet. Behandlingsmåten og frister Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner gjelder følgende frister:
Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Revisjon Kommunelovens 78 og 79 angir de krav som stilles til revisjon av kommunal virksomhet. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR 2004-06-15) kap. 5 8 omhandler revisors kvalifikasjoner og plikter. Grong kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS avd. Grong. Oppdragsansvarlig revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon fremgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kapittel 4. 6 Regnskapsrevisjon 7 Uttalelse om årsregnskapet 8 Oppfølgning av revisjonsmerknader Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Dette gjennomfører kontrollutvalget ved løpende tilsyn. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet. Forslag til slik uttalelse følger vedlagt. Årsregnskapet for 2010 Grong kommunes årsregnskap for 2010 ble mottatt av KomSek Trøndelag IKS 01.april 2011. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomisk oversikt og noter. Kommunens årsregnskap for 2010 viser 119.376.000,- kr. til fordeling drift. Regnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk på 3.885.000,-. Driftsregnskapet nøkkeltall Regnskap 2010 Budsjett 2010 Regnskap 2009 Til fordeling drift 119.376.000,- -122.354.000,- -118.038.000,- Revidert budsjett Netto driftsresultat -13.376.413,- -6.453.000,- -8.036.547,-
Bruk av avsetninger -20.839.309,- -21.207.000,- -18.129.695,- Sum avsetninger 30.331.098,- 27.660.000,- 18.484.557,- Regnskapsmessig overskudd / mindreforbruk -3.884.624,- -7.681.685,- Investeringsregnskapet Investeringsregnskapet er avsluttet med udekket på 354.946,-. Det gjelder blant annet udekkede investeringsutgifter på formidlingslån med kr 147.316,-. I forbindelse med gjennomgang av leverandørbilag bokført januar 2011, ble det avdekket 6 bilag som vedrørte tre ulike investeringsprosjekt. Fakturaene var datert i perioden 17.12. 2010 31.12. 2010. Beløpsmessig utgjorde disse investeringskostnadene på kr. 1.843.231,-. Etter revisors oppfatning skulle investeringsbeløpene vært regnskapsført i 2010. Kontrollutvalget har fått forholdene omtalt i nummerert brev 2/2010. Kravene til balanseregnskapet er gitt i Forskrift om årsregnskap og årsberetning 3. Noter til regnskapet Grong kommune har utarbeidet noter til regnskapet. Det heter seg at for en rekke forhold som har betydning for bedømmelsen av regnskapet skal det gis tilleggsinformasjon i notene til regnskapet. Alle obligatoriske noter er tatt med i regnskapet. Driftsregnskapet Driftsregnskapet er avsluttet med et mindreforbruk på kr. 3.884.624,-. Mindreforbruket har i all hovedsak oppstått ved innsparing drift på rammeområdene. Revisjonen har foretatt avviksanalyse når det gjelder avvik mellom regnskap og budsjett på enhetsnivå. Avvik er omtalt i årsberetningen. Revisjonen har også påpekt overfor administrasjonen at to ulike ansvar ikke er budsjettert i 2010. Brev nr 2-2010 Feil som kan medføre feilinformasjon i årsregnskapet I følge forskrift om revisjon 4 plikter revisor å informere kontrollutvalget om en del nærmere angitte forhold, herunder Feil som kan medføre feilinformasjon i årsregnskapet. Kontrollutvalget har fått forholdene omkring periodisering av investeringskostnader omtalt i nummerert brev 2/2010. Revisjonsberetningen: KomRev Trøndelag IKS avd. Grong har som kommunens revisor utstedt revisjonsberetning for 2010. Beretningen er datert 13.04. 2011 og er undertegnet av oppdragsansvarlig revisor. Revisjonen mener at: Årsregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Grong kommune pr. 31. desember 2010, og av resultatet for regnskapsåret i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge
De disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god kommunal regnskapsskikk i Norge Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og i samsvar med lov og forskrifter Revisjonsnotat til regnskapet for 2010: I tillegg til revisjonsberetningen er det fra KomRev Trøndelag IKS utarbeidet et revisjonsnotat til regnskapet for 2010 som er oversendt rådmannen. Notatet kommenterer diverse forhold - og gir anbefalinger til tiltak. De nevnte forhold er ikke av en slik art at de tas med i vurderingen av årsregnskapet, men er ment som en veiledning til administrasjonen fra revisjonen. Notatet legges fram under referatsaker, og følger ikke automatisk med til formannskapet og kommunestyrets behandling. Revisjonen ønsker rådmannens kommentarer til notatet innen 13. mai 2011. Saksbehandlers vurdering: Driftsregnskapet for 2010 legges fram med et regnskapsmessig resultat med kr. 3.885.000,- i mindreforbruk. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, revidert av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget gjennomfører dette ved løpende tilsyn av revisors arbeid. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet (utkast til slik uttalelse er vedlagt). Kontrollutvalget har blitt underrettet om feil som kan medføre feilinformasjon i årsregnskapet i Brev nr 2-2010. Dette gjelder periodisering av investeringskostnader. Under henvisning til ovenstående kan Grong kommunes årsregnskap for 2010 anbefales godkjent. Saksbehandler anbefaler kontrollutvalget å vedta vedlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2010. Det vises for øvrig til revisjonsberetning 2010 for Grong kommune fra KomRev Trøndelag IKS, datert 13.04. 2011. SAK 013/11 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT PROSJEKTPLAN: RUTINER OG FORVALTNING LEGEKONTOR. Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 09.05. 2011 Gunnhild Berg 013/11 426-1742-5.3
Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget slutter seg til forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Rutiner og forvaltning legekontor Vedlegg Utkast til prosjektplan deles ut i møtet den 09.05. 2011 Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Kontrollutvalgets sak 021/10 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011 2. Brev fra KomRev Trøndelag IKS av 27.08. 2010 angående forvaltningsrevisjonsprosjekt 1. kvartal 2011. 3. Kommunestyrets sak 52/08 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2008-2011 Grong kommune Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at kommunens forvaltning årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget vedtok Plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011 i møte den 29.09. 2008, sak nr.19/08 og av kommunestyret den 06.11.2008 sak nr. 52/08. KomRev Trøndelag IKS har i brev av 27.08. 2010 bekreftet at Grong kommune vil få et nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt igangsatt 1. kvartal 2011. Kontrollutvalget vedtok i sak 021/10 i møte den 08.11. 2010 en rullering av plan for forvaltningsrevisjon. I vedtaket heter det seg: 1. Kontrollutvalget vedtar følgende prioritering i plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011: Prosjekt angående rutiner og forvaltning, legekontor igangsettes 1. kvartal 2011. 2. Som 2. prioritet følger rutiner og praksis ved innkjøp generelt, samt mindre prosjekt. 3. prioritet barnehage og skole På bakgrunn av dette har revisjonen utarbeidet et utkast til prosjektplan som blir lagt frem i møtet den 09.05. 2011. Prosjektplanen skal beskriv bl.a. bakgrunnen for prosjektet, problemstilling, hvordan prosjektet er avgrenset og revisjonskriterier. Prosjektplanen redegjør videre for habilitet, metode, milepæler, tids- og ressursbruk. Rapporten forventes behandling kontrollutvalget i september 2011. Vurdering Kontrollutvalget gis med dette en mulighet til å sikre at problemstillingene er egnet til å svare på de forhold som kontrollutvalget ønsker undersøkt. Det er viktig at problemstillingene er så konkrete og avgrenset som mulig slik at de er mulig å besvare for revisjonen. Prosjektplanen vil bli gjennomgått i møtet.
SAK 014/11 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 09052011 Gunnhild Berg 014/11 426-1742-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referater 1. KomRev Trøndelag IKS Oversendelse av dokumenter etter avsluttet 17.12. 2010 Årsoppgjørsrevisjon 2010 (utdelt til kontrollutvalget) 2. KomSek Trøndelag IKS Innkalling til representantskapsmøter og Temadag 02.05. 2011. 3. KomSek Trøndelag IKS Innkalling til møte i representantskaps, Kom Sek Trøndelag IKS 02.05. 2011 4. KomRev Trøndelag IKS Innkalling til møte i representantskaps, Kom Rev Trøndelag IKS 02.05. 2011 5. Grong kommune Melding om politisk vedtak - Rapport vedr skatteoppkreverfunksjon 2010 26.04. 2011 6. Grong kommune Melding om politisk vedtak Rapport etter gjennomganga av saker behandlet i Formannskapet og kommunestyret 2.halvår 2010 26.04. 2011 7. Grong kommune Melding om politisk vedtak Kontrollutvalgets årsrapport 2010 26.04. 2011 8. Grong kommune Møteinnkalling, administrasjonsutvalget 10.03. 2011 9. Grong kommune Møteinnkalling, arbeidsmiljøutvalget 10.03. 2011 10. Grong kommune Møteprotokoll, arbeidsmiljøutvalget 10.03. 2011 11. KomRev Trøndelag IKS Informasjon om endret praksis mht å unnta våre 28.03. 2011 brev og dokumenter fra offentlighet revisors taushetsplikt 12. Grong kommune Årsberetning for 2010 01.04. 2011 13. Grong kommune Årsregnskap for 2010 01.04. 2011 Grong 02.05. 2011 Gunnhild Berg Kontrollsekretær