TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 15.11.06 15.30 20.35 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlemmer Andre Rolleiv O Lind Bjørnar Østgård Svein Rasmussen (Gikk kl. 20.10) Geir Finne Fra KomRev NORD: Revisjonsdirektør Oddgeir Albertsen Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lars-André Hanssen Revisor Finn Åvitsland Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Odd Kr. Solberg Rådgiver Elisabeth Riise som fungerte som møtesekretær Behandlede saker Sak nr./år Sak 119/06-129/06 Underskrifter Rolleiv O Lind Bjørnar Østgård Svein Rasmussen Geir Finne
Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 08.11.06 som ble enstemmig godkjent. Ordfører og gruppeledere var invitert til diskusjon i starten av møtet. Tema: Kontakt kommunestyre og kontrollutvalg. 8 gruppeledere og varaordfører møtte til diskusjon: Geir Finne Sp Jens Revold SV Jens Ingvald Olsen RV Jan Blomseth Frp Arild Hausberg Ap Marie Myreng Nilsen Krf Marie Fangel V Anna Amdal Fyhn H Pia Svensgaard varaordfører Møtet i kontrollutvalget som er avtalt onsdag 6. desember 2006 flyttes til torsdag 7. desember 2006 kl. 16.00, rådhuset, møterom 5E09. Sak 126/06 ble behandlet etter sak 122/06. Saknr Tittel 119/06 Godkjenning av protokoll 11.10.06 120/06 Godkjenning av protokoll 03.11.06 121/06 Referater 122/06 Rapportering fra revisjon 123/06 Formannskapssaker 124/06 Interkontroll-rutiner i KF ene 125/06 Hvilhaugsaken/ Pasientregnskap 126/06 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Byggesaksbehandling i Tromsø kommune 127/06 Tromsø kommunes aksjepost i Hurtigruten Group ASA 128/06 Kommunal saksbehandling Trollbakken 8 129/06 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Inntektsskapende virksomhet OFFENTLIGE SAKER
Blad 3 119/06 Godkjenning av protokoll 11.10.06 Protokollen fra møtet 11.10.06 godkjennes. 120/06 Godkjenning av protokoll 03.11.06 Protokollen fra møtet 03.11.06 godkjennes. 121/06 Referater Referert: A. LÅN TIL FASTLEGENE a. Brev av 06.10.06 fra KomRev NORD til Tromsø kommune B. OPPGAVE OVER SKATTEINNGANGEN PR 30.09.06 (KOMMUNENS ANDEL) a. Brev av 11.10.06 fra Kemneren til Tromsø kommune v/ rådmannen /formannskapet C. SELSKAPSKONTROLL I HÅLOGALAND TEATER AS, TROMSØ VEG AS OG TROMS KRAFT AS a. Brev av 16.10.06 fra K-Sekretariatet til kontrollutvalget i Tromsø kommune D. GRIMSBYVEGEN 42, 119/2207 VEDR. SPØRSMÅL OM BYGGEARBEIDER PÅ EIENDOMMEN a. Brev av 12.10.06 fra Tromsø kommune v/ Byutvikling til Alfon John. Hanssen b. Brev av 18.10.06 fra Alfon J. Hanssen til Tromsø Byutvikling E. GRANSKING AV TROMSØ KOMMUNES BYUTVIKLINGSAVDELING a. Brev av 12.10.06 fra Odd Aasli til K-Sekretariatet m/ vedlegg
Blad 4 F. RENNOVASJONSGEBYRER OG HENVENDELSER TIL TROMSØ KOMMUNE a. Brev av 19.10.06 fra Sameiet Dr. Lies gt 2-4 til K-Sekretariatet m/ vedlegg G. REGNSKAP OG ÅRSMELDING 2005, REVISJONSBERETNING OG KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE, KULTURHUSET TROMSØ KF. VEDR. NY BEHANDLING I HENHOLD TIL VEDTAK I KONTROLLUTVALGET 17.08.06, SAK 96/06 D a. Brev av 13.10.06 fra Kulturhuset Tromsø KF til Tromsø kommune v/ rådmannen m/ vedlegg H. SAKER FRA KONTROLLUTVALGET a. E-post av 18.10.06 fra Inger Thomassen til K-Sekretariatet I. KONTROLLUTVALGET SØKNAD OM FRITAK OG NYVALG a. Brev av 01.11.06 fra Tromsø kommune v/ ordføreren til K-Sekretariatet b. E-post av 06.11.06 fra K-Sekretariatet til Inger Thomassen J. UTBYGGINGEN AV LANGNES UNGDOMSSKOLE MED UNDERVISNINGSBASER OG ALDERSBLANDING AV ELEVENE a. Brev av 08.10.06 fra Gunnar Pedersen til kontrollutvalget K. AD KLAGE OVER KOMMUNAL SAKSBEHANDLING, TROLLBAKKEN 8, GNR.200 BNR. 1771 I TROMSØ KOMMUNE a. Brev av 06.07.06 fra K-Sekretariatet til Advokat Jens Johan Hjort b. Brev av 06.07.06 fra K-Sekretariatet til Tromsø kommune v/ Byutvikling c. Brev av 20.07.06 fra Advokat Jens Johan Hjort til K-Sekretariatet d. Brev av 07.08.06 fra K-Sekretariatet til Advokat Jens Johan Hjort L. KLAGE MANGLENDE OPPFØLGING AV ULOVLIGHETER ETTER PLAN- OG BYGNINGSLOVEN LEILIGHETSBYGG I BLÅREVSVINGEN 1 OG 3 a. Brev av 31.10.06 fra Sameiet Blårevsvingen 1 og 3 til Tromsø kommune v/ planutvalget m/ vedlegg 1. Ang. referatsak A: Kontrollutvalget konstaterer at rutinene nå er endret på området og anmoder rådmannen om at nødvendig innberetning til likningsmyndighetene skjer med tilbakevirkende kraft. Kontrollutvalget ber om bekreftelse innen 15.12.06 med kopi til revisjon. 2. Ang. referatsak D: Kontrollutvalget har registrert saken, som vil bli vurdert i sammenheng med totalbehandlingen av byggesaksprosjektet. 3. Ang. referatsak E: Kontrollutvalget har registrert saken, som vil bli vurdert i sammenheng med totalbehandlingen av byggesaksprosjektet. 4. Ang. referatsak F: Kontrollutvalget forutsetter at Tromsø kommune følger selvkostprinsippet, og anmoder om at kontrollutvalget får kopi av kommunens svarbrev til Sameiet Dr. Lies gt 2-4.
Blad 5 5. Ang. referatsak G: Kontrollutvalget anmoder revisjonen å følge saken videre opp. 6. Ang. referatsak J: Sekretariatet sender brev til rådmannen og ber henne om å møte på neste møte i kontrollutvalget for å gi en orientering om saken. 7. Ang. referatsak L: Kontrollutvalget har registrert saken, som vil bli vurdert i sammenheng med totalbehandlingen av byggesaksprosjektet. 8. Referatsakene for øvrig tas til orientering. Særutskrift av punkt 1 sendt 20.11.06 til rådmann med kopi til ordfører Særutskrift av punkt 2 sendt 20.11.06 til Alfon J. Hanssen Særutskrift av punkt 3 sendt 20.11.06 til Odd Aasli Særutskrift av punkt 4 sendt 20.11.06 til rådmann med kopi til Sameiet Dr. Lies gt 2-4 Særutskrift av punkt 5 sendt 20.11.06 til revisjon Særutskrift av punkt 7 sendt 20.11.06 til Sameiet Blårevsvingen 1 og 3 122/06 Rapportering fra revisjon Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann og revisor Finn Åvitsland orienterte om revisjonsstrategi for 2006. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 123/06 Gjennomgang av formannskapssaker Saken utsettes.
Blad 6 124/06 Internkontroll-rutiner i KF ene Saken utsettes. 125/06 Hvilhaugsaken/ Pasientregnskap Saken utsettes. 126/06 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Byggesaksbehandling i Tromsø kommune Mulige problemstillinger og angrepsvinkler ble tatt opp og diskutert. Saken kommer opp på neste møte. 127/06 Tromsø kommunes aksjepost i Hurtigruten Group ASA Oppdragsansvarlig revisor orienterte om saken. Revisjonen lager et notat til neste møte.
Blad 7 128/06 Kommunal saksbehandling Trollbakken 8 Kontrollutvalget har registrert saken, som vil bli vurdert i sammenheng med totalbehandlingen av byggesaksprosjektet. Særutskrift sendt 20.11.06 til advokat Hjort 129/06 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Inntektsskapende virksomhet Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lars-André Hanssen redegjorde for foranalysen. Kontrollutvalget konstaterer at forundersøkelsen viser at det ikke er grunnlag for å gå videre med denne konkrete problemstillingen. Nytt prosjekt vil måtte fremlegges til neste møte. Særutskrift sendt 20.11.06 til revisjon Rett utskrift: Tromsø, 16.11.06 Elisabeth Riise