INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Dato: Torsdag 21. oktober 2010 Tid: Kl. 11:00 Sted: Verdal rådhus, møterom 2. etg. NB! MERK TID OG STED Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste 015/10 Referatsaker 016/10 Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon IKT i samkommunen 017/10 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett 2011 Levanger/Steinkjer, 13.10.10 Karl Meinert Buchholdt leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 78 Mob. 90 95 04 40
SAK 015/10 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 21.10.10 Paul Stenstuen 015/10 433-1798-5.3 Referat Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. SAK 016/10 RAPPORT ETTER GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON IKT I SAMKOMMUNEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 21.10.10 Paul Stenstuen 016/10 433-1798-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapportens konklusjoner og anbefaling. 2. Kontrollutvalget finner det gledelig at enhet IKT i samkommunen synes å ha oppnådd de opprinnelige målsetninger som var for samkommunen. Kontrollutvalget vil videre berømme de ansatte for den innsats som er nedlagt. Saksbehandlers forslag til innstilling til samkommunestyret Samkommunestyret tar rapporten til orientering og ber administrasjonssjefen følge opp revisors anbefalinger. Vedlegg Forvaltningsrevisjon nr. 1719/1721-1/2010 IKT i samkommunen Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalget i Levanger kommune, sak 019/10 2. Kontrollutvalget i Verdal kommune, sak 3. Kontrollutvalget i Levanger kommune, sak 008/10 4. Kontrollutvalget i Verdal kommune, sak 5. Brev datert 07.01.09 fra KomRev Trøndelag IKS 6. Brev datert 05.01.09 til KomRev Trøndelag IKS 7. Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet IKT i samkommunen 8. RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 9. Samarbeidsavtale for Innherred samkommune, vedtatt i Verdal kommunestyre 30.11. 2009 og i Levanger kommunestyre 18.11. 2009 10. Forskrift om vedtekt til forsøk med interkommunalt samarbeid (samkommune) mellom kommunene Levanger og Verdal i Nord-Trøndelag, vedtatt i Verdal kommunestyre 30.11. 2009 og i Levanger kommunestyre 18.11. 2009 11. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 12. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 13. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven)
Saksopplysninger Kontrollutvalgene i henholdsvis Verdal og Levanger kommune valgte å igangsette forvaltningsrevisjon mht. IKT i samkommunen etter en henvendelse fra administrasjonen. Jf. Verdal kontrollutvalg, sak 007/10 og Levanger kontrollutvalg sak 008/10. Kontrollutvalgene ble anmodet om å vurdere kostnadene knyttet opp mot IKT. I revisors forslag til prosjektplan ble det skissert følgende problemstilling for prosjektet: Skiller samkommunen seg fra andre kommuner når det gjelder kostnader til IKT? Vi ser på: Regnskapsføring Kostnadsnivå Innkjøpsordning/avtaler Avgrensning Telefoni og kopiering er vanskelig sammenlignbart, og telefoni utelates også fordi det omfatter ansattes telefonavtaler Revisor har nå ferdigstilt prosjektet, og har avlevert sin rapport. Rapporten ble behandlet av Verdal kontrollutvalg den 14.09.10, sak 017/10. Verdal kontrollutvalg gjorde slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapportens konklusjoner og anbefaling. 2. Kontrollutvalget finner det gledelig at enhet IKT i samkommunen synes å ha oppnådd de opprinnelige målsetninger som var for samkommunen. Kontrollutvalget vil videre berømme de ansatte for den innsats som er nedlagt. 3. Rapporten oversendes kontrollutvalget i ISK til videre behandling. Videre ble rapporten behandlet av Levanger kontrollutvalg den 07.09.10, sak 019/10. Levanger kontrollutvalg gjorde slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. 2. Rapporten oversendes kontrollutvalget i ISK til videre behandling. I revisors rapport heter det bl.a. på side 4: IKT-kostnader er lite tilgjengelig i dagens systemer for rapportering, og det er derfor uoversiktlig hva dette utgjør av kostnader for kommunene. Dette er det enighet om på nasjonalt plan, men det er foreløpig lite som er gjort på området. Vi har på tross av mangler laget en sammenlikning, med en lang rekke forbehold, som vi mener kan gi en pekepinn på hvordan samkommunen ligger an i forhold til nabokommunene når det gjelder kostnadsnivå. Resultatene fra sammenlikningsanalysen viser at samkommunen til tross for økning i driftsutgiftene har lyktes med å holde et kostnadsnivå som er akseptabelt i forhold til nabokommunene. Samkommunen har stordriftsfordeler både når det gjelder innkjøp og driftsmåte i forhold til andre samarbeidsordninger. IKT-enheten drives samlet fra ett kontor og har oversikt over det meste som foregår av innkjøp innenfor IKTområdet i de to kommunene som utgjør Innherred samkommune.
Under pkt. 6 konklusjon gir revisor uttrykk for at Vi mener at på bakgrunn av de forholdene vi har vurdert at målsettingene for felles IKT- tjeneste i Innherred samkommune er oppfylt. Revisor anbefaler videre kommunene om å etterspørre fremtidige KOSTRA-tall for IKTområdet. Revisor gir imidlertid også uttrykk for at det er viktig at samkommunen har oppdaterte oversikter over hva og hvor mye som driftes. Det vises for øvrig til revisors rapport i sin helhet. Vurdering Prosjektet ble bestilt av kontrollutvalgene i Verdal og Levanger. IKT-enheten er imidlertid organisatorisk underlagt samkommunestyret, og det er levert en felles rapport. Eventuelle svakheter knyttet til datamaterialet er en gjennomgående problemstilling i forbindelse med alt analysearbeid. Slike svakheter kan bl.a. skyldes et magert datatilfang og/eller skjevheter i dette. Som eksempel her kan nevnes at en eventuell uensartet og/eller unøyaktig rapportering vil kunne introdusere skjevheter i datagrunnlaget. I forbindelse med sammenlignende analyser bør en i tillegg være oppmerksom på at det kan være forhold knyttet til den enkelte kommune som vil kunne medføre ulikheter i produksjonen av de ulike tjenester. En bør derfor utvise en viss varsomhet ved fortolkningen. Presis styringsinformasjon er imidlertid viktig. Revisor påpeker i sin rapport at IKT kostnader er lite tilgjengelig i dagens systemer, og anbefaler at samkommunen etterspør fremtidige KOSTRA tall for IKT området. Revisor finner, på bakgrunn av de undersøkelser som er gjort, å kunne konkludere med at IKT-enheten har lyktes med å holde et kostnadsnivå som er akseptabelt sett i forhold til nabokommunene, og for at målsettingene i forbindelse med etableringen av en felles IKTtjeneste i Innherred samkommune synes å være oppfylt. SAK 017/10 KONTROLL OG TILSYN - FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2011 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 21.10.10 Paul Stenstuen 017/10 433-1798-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2011 for kontrollutvalget - med en total ramme på kr. 194 900. Budsjettforslaget tar ikke høyde for et eventuelt ekstraordinært ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes administrasjonssjefen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg.
Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.6.2004. 2. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. 3. Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. 4. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den 10.05.10. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor samkommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar i første rekke et påseeransvar, og utvalgets oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kjøp av revisjonstjenester, kjøp av sekretariatstjenester samt kontrollutvalgets egne aktiviteter. De vesentligste budsjettpostene er således kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. KomSek Trøndelag IKS (KomSek) er utvalgets operative ledd og har bl.a. ansvaret for saksutredning og oppfølging av utvalgets saker. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er revisjonsoppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jf. utredningen i forkant av selskapets stiftelse og prospekt for selskapet som deltakerkommunene sluttet seg til.) Representantskapene i de to selskapene vedtok budsjett for 2011 og økonomiplan for perioden 2011-2014 i møte den 10. mai. De øvrige kostnader er godtgjørelser mv. for kontrollutvalgets medlemmer og andre kostnader i forbindelse med møteavvikling. I tillegg er det tatt høyde for at kontrollutvalgets medlemmer skal kunne holde seg faglig oppdatert. Satsene for godtgjøring til folkevalgte mv. fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2011 som for tidligere år.
På bakgrunn av dette har en satt opp følgende forslag til budsjettramme og økonomiplan for perioden 2010-2014: Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag 2009-2013 2010 2011 2012 2013 2014 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. 29 900 29 900 29 900 29 900 Kjøp av tjenester fra IKS 190000 Kjøp av sekretariatstjenester 25000 25000 25000 25000 Kjøp av revisjonstjenester 140000 140000 140000 140000 Total ramme kontrollutvalget 190 000 194 900 194 900 194 900 194 900 Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt fastsatt av samkommunestyret. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i det samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader mht. kontroll og tilsyn skal for øvrig føres på funksjon 110. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet samkommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunenes innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestiller rollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingen til revisor tilfredsstiller samkommunens behov til enhver tid. Kontrollutvalget har hatt en spesiell oppmerksomhet rettet mot samkommunens internkontroll og kvalitetssikringssystem. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at et eventuelt fortsatt sterkt fokus på kommunens internkontroll kan løses ved regelmessige orienteringer fra administrasjonssjefen. Saken legges med dette frem for kontrollutvalget til en diskusjon knyttet til kontrollutvalgets budsjett og anbefaling til samkommunestyret for kommende års ramme for kontroll og tilsyn. Steinkjer den 13.10.10 Paul Stenstuen Kontrollsekretær