Innherred samkommune BUDSJETTSITUASJONEN pr

Innherred samkommune BUDSJETTSITUASJONEN pr. Verdal, 19.05.10

1. INNLEDNING OG ADMINISTRASJONSSJEFENS KOMMENTAR. 3 1.1 Oppsummering av økonomisk status pr. 3 2. SYKEFRAVÆR. 4 3. GJENNOMGANG AV ENHETENE 4 700 Politiske organer 4 702 Økonomi-enheten 5 703 IKT-enheten 6 704 Organisasjons-enheten 7 705 Kemner 8 706 Landbruk og naturforvaltning 9 707 Plan, byggesak og oppmåling 10 725 Dokumentsenteret 11 720 Servicekontoret 13 2

1. Innledning og administrasjonssjefens kommentar. Samkommunen har et krevende for. rammen som er vedtatt av morkommunene ligger ca 3 lavere enn revidert. Alle enhetene har derfor iverksatt effektiviseringstiltak og det er innført stopp i nytilsettinger. Dette også av hensyn til prosesser i morkommuner. Det er ingen ting i regnskapsapporten for 1. tertial som tilsier at en ikke skal nå målene, men administrasjonssjefen peker på at vi står foran en krevende prosess med å bygge opp et felles brannvesen i ISK i løpet av 1. halvår. En må forvente at det tar noe tid før en tar ut de forventete gevinster av dette. et for brann og redningsenheten vil bli lagt inn i samkommuneet fra 1.7.. Etter bestilling i samkommunestyrets møte 12. november er det i første tertial arbeidet med et organisasjonsutviklingsprosess i samkommunen. Ettersom det ikke er flere samkommunestyremøter før sommerferien vil ikke resultatet av denne bli lagt fram til politisk behandling før september. I tråd med den nye forsøksforskriften og forslaget til endringer i kommuneloven vil alle som arbeider i samkommuneenheter bli overført til samkommunen fra 1.7.. 1.1 Oppsummering av økonomisk status pr. Ingen av enhetene i ISK melder om overforbruk ved utgangen av på nåværende tidspunkt. Oversikten nedenfor viser regnskapstall ved utgangen av april, sammenlignet med -tall for hele året og periodisert. Grp.ansvar Forbruk Opprinnelig Forbruk 700 POLITISKE ORGANER -18 379 459-18 498 905 99-52 669 286-52 777 286 35-17 275 388 702 ØKONOMIENHETEN 2 444 166 2 640 950 93 7 004 997 7 004 997 35 2 170 002 703 IKT 8 902 145 8 924 087 100 14 940 998 14 994 998 59 8 242 620 704 ORGANISASJONSENHETEN 2 453 820 2 522 752 97 6 907 870 6 961 870 35 2 631 169 705 KEMNER 1 214 573 1 519 873 80 4 027 498 4 027 498 30 1 382 537 706 LANDBRUK/ NATURFORV. -411 112-415 763 99 4 454 285 4 454 285-9 1 251 649 707 PLAN/BYGGESAK/OPPMÅL. 322 546 384 094 84 1 646 169 1 646 169 20 737 836 720 SERVICEKONTOR 2 981 472 3 037 041 98 8 466 543 8 466 543 35 3 123 827 725 DOKUMENTSENTER 1 776 799 1 843 262 96 5 220 926 5 220 926 34 1 904 105 T o t a l t 1 304 950 1 957 391 67 0 0 0 4 168 357 3

2. Sykefravær. Sykefravær pr. enhet 1. tertial 2. tertial 3. tertial 1. tertial ENHET 1-16 d Over 16 d. 1-16 d Over 16 d. 1-16 d Over 16 d. 1-16 d Over 16 d. 702 ISK Økonomi 0,60 7,90 1,50 5,70 0,80 6,50 0,90 4,80 703 ISK IKT 1,70 0,00 1,20 0,00 2,50 0,00 1,00 0,00 704 ISK Organisasjon 0,50 4,80 0,60 9,20 0,60 4,60 1,30 1,30 705 ISK Kemner 1,20 10,20 0,30 6,50 1,40 4,80 1,60 11,70 706 ISK Landbruk 0,90 1,30 0,00 0,60 0,20 0,00 1,00 3,90 707 ISK Plan/oppmåling 2,30 5,90 0,10 5,70 0,80 0,40 1,10 0,60 720 ISK Servicekontor 2,80 1,80 0,70 7,90 0,80 6,90 1,30 4,50 725 ISK Dokumentsenter 1,20 6,50 0,70 7,40 1,90 6,40 2,80 3,80 Pr. tertial 6,5 6,4 5,0 5,0 Sykefraværet for Innherred Samkommune ligger på 5 1. tertial 10. Dette er akkurat samme fraværsprosenten som for 3. tertial 09. Sykefraværet har gått ned fra 6,50 1. tertial 09. Fraværsprosenten er betraktelig lavere i ISK enn i morkommunene. Både Levanger og Verdal rapporterer om 8,5 sykefravær 1. tertial 10, men sammensetningen i stillingstyper gjør at dette ikke er helt relevant sammenligning. Det vises til kommentarer for de enkelte enheter. 3. Gjennomgang av enhetene 700 Politiske organer 1. ØKONOMI 30.04.08 11 Netto lønn 544 420 471 324 116 942 647 942 647 58 180 587 12 Øvrige kostnader 701 161 595 865 118 960 067 960 067 73 425 840 13 Inntekter eks. sykelønnsref. -19 625 040-19 566 094 100-54 572 000-54 680 000 36-17 881 815 T o t a l t -18 379 459-18 498 905 99-52 669 286-52 777 286 35-17 275 388 Avvik Refusjonsinntektene fra morkommuner er med i posten driftsinntekter ovenfor. Det er regnskapsført 1/3 av ert årsrefusjon her. Kostnadene som er ført her er godtgjørelse samkommunestyret, utgifter dialogseminar. Under dette område føres også kontrollutvalg, kvalitetslosen og fellesutgifter til ISK. 4

702 Økonomi-enheten 1. ØKONOMI 11 Netto lønn 2 977 838 3 230 287 92 8 773 186 8 773 186 34 2 766 884 12 Øvrige kostnader 430 492 389 898 110 1 131 811 1 169 811 37 395 479 13 Inntekter eks. sykelønnsref. -964 164-979 235 98-2 900 000-2 938 000 33-992 361 T o t a l t 2 444 166 2 640 950 93 7 004 997 7 004 997 35 2 170 002 Avvik: et pr. viser normal utvikling. Positivt avvik på lønn som følge av langtidssykefravær, og noe høyere påløp for øvrige kostnader som følge av innkjøp inventar og påløp årslisenser. Ingen negative avvik forventes på rammen ved utgangen av året. En stilling forsøkes innspart/holdes vakant fra 1.juni som følge av avgang på grunn av oppnådd alder. Søker å opprettholde tjenestetilbudet bl.a. ved større bruk av e-bilag og e-faktura. Enkelte moduler innkjøpt for å rasjonalisere arbeide på sikt. En medarbeider har noe fravær som følge av tilleggsutdanning høyskole. endringer: Ingen endringer i et ved utgangen av 1.tertial Årsverk 31.12.09 erte Årsverk årsverk 16,7 16,7 16,7 Sykefravær: 0,60 7,90 1,50 5,70 0,80 6,50 0,90 4,80 En 50 stilling har vært langtids sykemeldt i hele 1.tertial, ellers lite fravær. Ingen spesielle tiltak er satt inn i perioden. 5

703 IKT-enheten 1. TJENESTER Tjenestetilbudet er i tråd med det som er planlagt og blir utført med nødvendig og god kvalitet. Tross liten bemanning har ikt klart å effektivisere driften hele tiden. Dette er helt nødvendig for å klare å ta unna den økte aktiviteten som er i organisasjonen. I år har vi tatt i bruk en helt ny teknologi for installasjon av pcer. Dette har spesielt vært krevende på elevsiden. Vi har også tatt i bruk ny teknologi for utrulling og kontroll av programvare. Dette er et kjempeløft for ikt, og noe av det mest teknisk krevende oppgaven vi har løst på lang tid. 2. ØKONOMI 11 Netto lønn 1 648 123 1 639 962 100 4 399 998 4 453 998 37 1 618 579 12 Øvrige kostnader 10 755 635 10 502 523 102 20 197 160 20 197 160 53 9 822 771 13 Inntekter eks. sykelønnsref. -3 501 613-3 218 398 109-9 656 160-9 656 160 36-3 198 730 T o t a l t 8 902 145 8 924 087 100 14 940 998 14 994 998 59 8 242 620 Avvik: Utgiftene er noe høyere enn periodisert. Samtidig er inntektene også noe høyere. Enheten er i balanse pr Enheten regner med å holde et i Ingen spesielle sparetiltak er iverksatt med unntak av en generell stram økonomistyring. Innsparinger betyr jo å nekte andre enheter å anskaffe nødvendig utstyr. Eventuelle innsparingstiltak vil ramme andre enheter som er helt avhengig av de tjenestene vi leverer. Slike innsparingstiltak har ikke Ikt fullmakt til å gjennomføre, så det må behandles i andre fora. endringer: et er styrket med tanke på kostnader knyttet til å ha en lærling ved enheten. Årsverk 31.12.09 erte Årsverk årsverk 7,0 6,9 7,0 Antall årsverk er uendret og i samsvar med. Lønnsutgiftene er i samsvar med et. 6

Sykefravær: 1,70 0,00 1,20 0,00 2,50 0,00 1,00 0,00 Sykefraværet er svært lavt. Dette skyldes blant annet et ekstremt godt arbeidsmiljø. 704 Organisasjons-enheten 1. TJENESTER Tjenestetilbudets nivå og innhold er opp til de forutsetninger som ligger til grunn for et. I denne perioden er det i tatt i bruk digitalt verktøy på hjemler i lønns- og personalsystemet. Dette har ikke ført til store ekstra lønnsutgifter i form av overtid. 2. ØKONOMI 11 Netto lønn 2 449 230 2 483 093 99 6 689 870 6 743 870 36 2 393 903 12 Øvrige kostnader 250 666 252 651 99 458 000 458 000 55 310 661 13 Inntekter eks. sykelønnsref. -246 076-212 992 116-240 000-240 000 103-73 395 T o t a l t 2 453 820 2 522 752 97 6 907 870 6 961 870 35 2 631 169 Avvik: Det vil ikke bli avvik pr. 31.12. Årsverk 31.12.09 erte Årsverk årsverk 11,8 12,2 12,2 Lønnsutgifter: Enhetens årsverk er i samsvar med erte lønnsutgifter Sykefravær: 0,50 4,80 0,60 9,20 0,60 4,60 1,30 1,30 Sykefraværet er på minimum. 7

705 Kemner 1. TJENESTER Kemneren har målkrav til resultat fra Skattedirektoratet når det gjelder skatteinnfordring og antall arbeidsgiverkontroller. Kravet til arbeidsgiverkontroller er at 5 av alle arbeidsgivere i Levanger og Verdal blir kontrollert hvert år. Etter første tertial er 19 av kravet oppfylt. Ser man på skatteregnskapet for så manglet det 40 kontroller. Som et innsparingstiltak vil enheten ikke ansette i vakant stilling. 2. ØKONOMI 11 Netto lønn 1 662 982 1 872 734 89 5 086 187 5 086 187 33 1 754 147 12 Øvrige kostnader 191 627 197 980 97 594 000 594 000 32 287 008 13 Inntekter eks. sykelønnsref. -640 036-550 841 116-1 652 689-1 652 689 39-658 618 T o t a l t 1 214 573 1 519 873 80 4 027 498 4 027 498 30 1 382 537 Avvik: Pr. er det et positivt resultat, og ved årsskiftet kan resultat bli et overskudd på 500.000. Administrative er kemneren underlagt Rådmannen i ISK, men faglig er kemneren styrt av Skattedirektoratet. Tjenestetilbudet kan av dette få uønskede konsekvenser. Årsverk 31.12.09 erte Årsverk årsverk 10,5 10,5 10,5 Sykefravær: 1,20 10,20 0,30 6,50 1,40 4,80 1,60 11,70 Det er inngått avtale med tilbakeføring til 100 stilling i et tilfelle og vedkommende er i dag kommet i arbeid i 60 stilling som er i henhold til avtalen. I det andre tilfellet er vedkommende 100 sykmeldt, og vil være det ut året, med påfølgende 100 uføretrygd. Sykefraværet skyldes ikke forhold på arbeidsplassen. 8

706 Landbruk og naturforvaltning 1. TJENESTER I forhold til og bemanning gis det et tjenestetilbud til gårdbrukere og andre kunder som er tilfredstillende. Fram til 30. april har det vært ansatt en trainee i åtte mnd. som har arbeidet videre med et kulturlandskapsprosjekt som ble avsluttet høsten. I tillegg er enheten engasjert i et to- årig melkeprosjekt som blir avsluttet i løpet av. 2. ØKONOMI 11 Netto lønn 1 848 870 1 717 390 108 4 664 285 4 664 285 40 1 579 206 12 Øvrige kostnader 497 991 414 926 120 2 235 000 2 235 000 22 774 787 13 Inntekter eks. sykelønnsref. -2 757 973-2 548 079 108-2 445 000-2 445 000 113-1 102 344 T o t a l t -411 112-415 763 99 4 454 285 4 454 285-9 1 251 649 Avvik: Lønnsutbetalingene i 1. tertial er noe høyere enn ert, noe som i hovedsak skyldes lønn til trainee. De ekstraordinære inntektene skyldes bl. annet veterinærordningen og andre fond. Disse inntektene blir gradvis utbetalt utover i året slik at ved årets slutt skal sum utbetalinger være lik inntektene. Pga. av at en fast ansatt sluttet pr. 30.04. og stillingen holdes vakant ut året forventes det at regnskapet ved årets slutt blir i samsvar med et. Arbeidsoppgavene blir fordelt på resten av de ansatte på enheten. Noe lengre saksbehandlingstid må forventes. endringer: et er ikke endret i 1. tertial Årsverk 31.12.09 erte Årsverk årsverk 8,0 8,0 8,0 Lønnsutgifter: Fra 1. mai blir det en fast ansatt mindre. Samtidig slutter traineen. Dette vil føre til reduserte lønnsutbetalinger resten av året. 9

Sykefravær: 0,90 1,30 0,00 0,60 0,20 0,00 1,00 3,90 Sykefraværet på enheten er lavt. Foruten tradisjonelle HMS-tiltak er det ikke iverksatt tiltak for å redusere sykefraværet. 707 Plan, byggesak og oppmåling 1. TJENESTER DELEGERTE PLAN- og BYGGESAKER BEHANDLINGER I PUK OPPGAVER VERDAL LEVANGER SUM PLAN/ BYGGE-/DELINGSSAKER 1. ter. -10 SUM 1.ter. -09 87 154 241 250 22 36 58 57 MATRIKKELBREV 33 15 48 74 MEGLERPAKKER 48 83 131 102 Oversikten omfatter ikke saker til politisk behandling i kommunestyret eller samkommunestyret. Behandlinger av klagesaker inngår i oversikten. Antall delegerte saker og behandlinger i PUK er helt på linje med 1. tertial -09. At det forrige år hadde flere matrikkelbrev skyldes et større prosjekt (Kjønstadmarka). Det er oppgang i antall meglerpakker. Enheten vurderer det til at hussalget har tatt seg opp etter finanskrisen. Enheten er med sine 2 nye medarbeidere endelig fullt bemannet. Som resultat av dette har arbeidet med kommuneplanens arealdel blitt meget høyt prioritert i denne tertial, og vil være klar til 1. g behandling i løpet av mai. Enheten har store utfordringer som følge av endrete eller nye lover. Dette medfører relativt mye kursing av medarbeidere. Matrikkelloven er innført, plandelen i Plan- og bygningsloven har trådt i kraft mens byggedelen begynner å virke fra 1. juli. Naturmangfallsloven er ny. Oppgavene i Vanndirektivet løses ved deling av en delstilling mellom Steinkjer, Levanger og Verdal. Oppgavene for Ressurskommune universell utforming tilligger enheten. Enheten har betydelige planleggings- og oppfølgingsarbeider i forbindelse med jernbaneundergangen 10

2. ØKONOMI 11 Netto lønn 3 515 014 3 538 796 99 9 611 069 9 611 069 37 3 190 671 12 Øvrige kostnader 304 681 340 333 90 1 021 100 1 021 100 30 287 808 13 Inntekter eks. sykelønnsref. -3 497 149-3 495 034 100-8 986 000-8 986 000 39-2 740 643 T o t a l t 322 546 384 094 84 1 646 169 1 646 169 20 737 836 Situasjonen er under kontroll. En tar sikte på å holde. Årsverk 31.12.09 erte Årsverk årsverk 15,45 17,5 17,25 Det er ansatt to nye medarbeidere. Begge erstatter medarbeidere som har sluttet. Årsak til endring i årsverk fra årsskiftet er at de nye medarbeiderne enda ikke hadde begynt. Lønnsutgifter: Totalt arbeider flere personer ved enheten enn det oversikten viser. Enheten leier inn en person på deltid fra dokumentsenteret, og flere stillingsandeler utfører for og betales av Teknisk drift, Verdal Totalt har enheten 20 medarbeidere. 1 person utleies en dag pr uke til Mosvik kommune. Det er få reduserte stillinger. messig har enheten inntekt på prosjektleder til universell utforming og utleie til Mosvik kommune. Sykefravær: 2,30 5,90 0,10 5,70 0,80 0,40 1,10 0,60 Sykefraværet er lavt. Det drives aktivt HMS-arbeid og det er ikke behov for øvrige tiltak for å redusere fraværet. 725 Dokumentsenteret 1. TJENESTER Enheten har støttefunksjoner ut i mot morkommunene og ISK. Informasjon gjennom Internett og intranett, samt arkivering er de sentrale oppgavene. Statistikken viser nå stadig økende bruk av de nye hjemmesidene, spesielt økning har det vært på Verdal. Kvalitetsforbedring av innholdet er en kontinuerlig prosess som enhetene må ta større ansvar for. Arbeidet videreføres med spesielt fokus på elektroniske skjemaer og selvbetjening i. 11

Når det gjelder arkiv er det gjort framskritt. Som den første kommunen i landet er alle historiske data i byggesaksarkivet lastet over til kommunens sak- og arkivsystem. Fordelen med dette er at en har et arkiv å forholde seg til, og at både gamle og nye saker er tilgjengelig. Dataene er overført fra eksternt system (BraArkiv). Enheten ser at arbeidet med å få alle saksbehandlere til å forholde seg til et elektronisk arkiv krever mye tid og ressurser. 2. ØKONOMI 11 Netto lønn 1 795 276 1 879 266 96 5 103 926 5 103 926 35 1 818 283 12 Øvrige kostnader 346 429 375 622 92 1 352 000 1 352 000 26 470 570 13 Inntekter eks. sykelønnsref. -364 906-411 626 89-1 235 000-1 235 000 30-384 748 T o t a l t 1 776 799 1 843 262 96 5 220 926 5 220 926 34 1 904 105 Avvik: Det foreligger ingen store avvik mellom regnskap og i 1.kvartal. De største utgiftspostene er kopipapir og annonsering, her har enheten et overforbruk. Enheten har gått i dialog med enhetene om mulige sparetiltak. Årsverk 31.12.09 erte Årsverk årsverk 10,6 10,5 10,5 Lønnsutgifter: Det er ert med et lønnstilskudd på lærling kr 50.000. NAV dekker lønnsutg for hele lærlingeperioden på lærlingen som er ved Dokumentsentret, og enheten vil ikke få noen utgifter, og utløser derfor ikke noe lønnstilskudd. Sykefravær: 1,20 6,50 0,70 7,40 1,90 6,40 2,80 3,80 Vi har ikke foretatt noen spesielle tiltak, da langtids sykefraværet har gått ned. 12

720 Servicekontoret 1. TJENESTER Servicekontoret i Verdal og Levanger opprettholder et godt tjenestetilbud, dette bekreftes gjennom god servicegrad på telefonstatistikk og positive tilbakemeldinger fra interne og eksterne brukere. Kvalitetsheving av servicekontoret forutsetter kontinuerlig kompetanseheving og stabil bemanning. Redusert bemanning gjennom sykefravær og vakanser fører til et mer sårbart servicekontor. God service i 1.linjetjenesten har en direkte besparende effekt på henvendelser i baklandet. Det foreligger ingen store avvik mellom regnskap og i 1.kvartal. De største utgiftene for servicekontoret foruten lønn, er porto og bilutgifter (kommunale leiebiler) disse postene ligger innenfor erte rammer. 2. ØKONOMI 11 Netto lønn 2 258 275 2 269 785 99 6 164 543 6 164 543 37 2 150 085 12 Øvrige kostnader 960 957 977 249 98 3 172 000 2 542 000 38 1 321 695 13 Inntekter eks. sykelønnsref. -237 760-209 992 113-870 000-240 000 99-347 953 T o t a l t 2 981 472 3 037 041 98 8 466 543 8 466 543 35 3 123 827 Avvik: Et lite negativ avvik på lønnsutgifter. Dette vil bli justert i neste tertial gjennom avklaringer rundt sykefravær og vakanse i stilling ved permisjon. et etter 1. tertial viser ingen avvik som foreløpig skal resultere i anslåtte avvik pr 31.12.10 Turistinformasjon, servicekontoret leier infokiosker med faste leieutgifter, deler av dette dekkes gjennom markedsføring, det er usikkert om disse avtalene videreføres videre. Redusert bemanning (vakanser) ved servicekontoret har direkte innvirkning på intern og ekstern service. Sparetiltak gir mindre handlingsrom for kompetanseheving og videreutvikling av servicekontoret. endringer: Husbanken har tidligere vært ert under regnskapet til Servicekontoret Innherred samkommune. Dette er nå tatt ut av regnskapet og føres i morkommunene. Lønn til de som jobber med husbanksaker på servicekontoret føres som tidligere på lønnset til servicekontoret. Årsverk 31.12.09 erte Årsverk årsverk 13 13 13 Årsverk i servicekontoret er i samsvar med et. 13

Sykefravær: 2,80 1,80 0,70 7,90 0,80 6,90 1,30 4,50 Forebyggende tiltak, samtaler og samarbeid med bedriftshelsetjenesten er gjennomført. HMS fagdag er gjennomført med fokus på helse, trivsel, humor, ergonomi, stressmestring. 14